6. Redigeren en samenwerken

Transcriptie

1 Redigeren en samenwerken Soms vergt het opstellen van een document veel tijd. Denk bijvoorbeeld aan een belangrijk rapport of een ingewikkeld beleidsdocument waaraan meer mensen een bijdrage moeten leveren. Vaak wordt dan eerst een concept gemaakt waar later nog van alles aan wordt toegevoegd of gewijzigd. In Word kunt u de wijzigingen laten bijhouden en ziet u precies wat er veranderd is. Soms wordt het stuk daar beter van, maar het kan ook voorkomen dat u de voorgaande versie weer terug wilt hebben. In Word kunt u die verschillende versies van een document apart bewaren, zodat u met een paar muisklikken één van de voorgaande versies kunt openen. Handig is ook de optie waarmee mee-lezers een document kunnen voorzien van opmerkingen. U kunt ook verschillende versies van een document met elkaar laten vergelijken. U kiest dan zelf welke correcties u wilt accepteren en welke niet. Met deze handige opties van Word kunt u efficiënter samenwerken aan een document. In dit hoofdstuk leert u het volgende: verschillende versies van een document bewaren; hoe u wijzigingen in een document kunt bijhouden; welke mogelijkheden er zijn om de wijzigingen te bekijken; hoe u wijzigingen accepteert of negeert; een vorige versie van een document oproepen; een versie van een document als normaal document opslaan; vorige versies van een document verwijderen; twee documenten vergelijken; opmerkingen in de tekst plaatsen; tekst markeren; een document beveiligen.

2 226 Handboek Word voor gevorderden Verschillende versies bewaren Als u in een eerder gemaakt document wijzigingen aanbrengt en het document weer opslaat, overschrijft u de vorige versie. Als u dat niet wilt, kunt u het document met de wijzigingen onder een andere naam opslaan. U kunt echter ook verschillende versies in één bestand bewaren. Het oorspronkelijke document wordt daarin bewaard plus alle wijzigingen. Op deze manier wordt er veel opslagruimte bespaard. U kunt een versie als volgt bewaren: Start Word en sluit het taakvenster Aan de slag Open het document Kroonreizen uit de map met oefenbestanden Typ: originele versie

3 Hoofdstuk 6 Redigeren en samenwerken 227 Tip Nieuwe versies automatisch opslaan Als u zeker wilt zijn dat alle versies bewaard blijven, activeer dan de optie. Klik een vinkje voor Als u dit document heeft gewijzigd en daarna sluit, zal deze versie automatisch worden opgeslagen. De eerste versie van dit document is opgeslagen. Verderop in dit hoofdstuk ziet u hoe u de verschillende versies kunt bekijken. Tekst- en opmaakwijzigingen bijhouden en weergeven Als u wijzigingen in tekst en opmaak van een document wilt laten bijhouden, moet u dat vooraf aangeven. Daarvoor gebruikt u de werkbalk Redigeren: Laat de werkbalk Redigeren weergeven 30 U ziet de werkbalk Redigeren: Het pictogram is nu actief. U ziet dat aan de oranje kleur. Let op! De werkbalk Redigeren kan ook op een andere plaats in uw venster staan.

4 228 Handboek Word voor gevorderden Iedere wijziging die u aanbrengt, wordt nu in het document vastgelegd. Dat geldt bijvoorbeeld voor: het wissen van tekst; het toevoegen van tekst; het veranderen van de opmaak. De weergave van deze wijzigingen in het document, hangt af van de instelling die u kiest. Dit zijn de keuzes die u kunt maken: Oorspronkelijk Weergave: het oorspronkelijke, ongewijzigde document zoals het eruitziet als u alle wijzigingen negeert. Uiteindelijk Weergave: het document zoals het eruitziet als u alle wijzigingen accepteert. Oorspronkelijke weergegeven opmaak Weergave: ingevoegde tekst en opmaakwijzigingen worden weergegeven in ballonnen en verwijderde tekst wordt in de regel weergegeven. (Ballonnen zijn tekstballonnen die in de marge van het document worden getoond - in de afdrukweergave.) Uiteindelijke weergegeven opmaak Weergave: verwijderde tekst wordt weergegeven in ballonnen en ingevoegde tekst en opmaakwijzigingen worden in de regel weergegeven. U ziet de mogelijke instellingen:

5 Hoofdstuk 6 Redigeren en samenwerken 229 Maak de titel van de tekst vet Verander in Verander in Wis Omdat u de wijzigingen heeft laten bijhouden, kunt u die nu zichtbaar maken: U ziet de tekst met de markeringen van de wijzigingen: U ziet dat de wijzigingen op verschillende manieren worden aangegeven. In dit voorbeeld is de weergave als volgt: Nieuw ingetypte tekst is rood en onderstreept, bijvoorbeeld. Opmaakveranderingen worden met een ballon weergegeven. Gewiste tekst wordt eveneens met een ballon aangegeven. Heeft u tekst gewijzigd, dan wordt dat aangegeven als een verwijdering en toevoeging van tekst. Voor iedere regel die gewijzigd is, staat een verticale lijn. Een rode stippellijn geeft aan waar de opmaak veranderd is of tekst gewist is. De beschreven weergave van de wijzigingen kan afwijken van de weergave op uw pc. De instellingen voor de opmaak van deze wijzigingen kunt u namelijk zelf aanpassen. Zie voor informatie de Tip over dit onderwerp op bladzijde 257.

6 230 Handboek Word voor gevorderden De tekst die u nu ziet is de uiteindelijke tekst, dus na de wijzigingen. U kunt de tekst ook laten zien zoals deze was: U ziet de oorspronkelijke tekst, dus zoals die was vóór de wijzigingen: U ziet nu de oorspronkelijke tekst met daarin aangegeven de wijzigingen: Net als in het eerste voorbeeld, worden hier de wijzigingen met gekleurde teksten en ballonnen aangegeven. Verschil is echter, dat nu de oorspronkelijke tekst geheel getoond wordt en de wijzigingen op de volgende manier (opmaak en kleur kan op uw pc anders zijn): Nieuw ingetypte tekst wordt met een ballon aangegeven. Opmaakveranderingen worden met een ballon weergegeven. Gewiste tekst wordt doorgehaald aangegeven, bijvoorbeeld. Heeft u tekst gewijzigd, dan wordt dat aangegeven als een verwijdering en toevoeging van tekst. Voor iedere regel die gewijzigd is, staat een verticale lijn. Een rode stippellijn geeft aan waar de opmaak veranderd is en geeft aan waar tekst ingevoegd is.

7 Hoofdstuk 6 Redigeren en samenwerken 231 U kunt zelf kiezen welke instelling u het meest praktisch vindt in een bepaalde situatie. Wilt u zien hoe het uiteindelijk gaat worden, maar toch ook zien wat er gewijzigd is, dan kiest u. Wilt u zien wat er in de originele tekst is gewijzigd, dan kiest u. Tip Wie heeft wat gewijzigd? Als u een ballon aanwijst, krijgt u meer informatie te zien: Wijs aan U ziet wie de wijziging heeft ingevoegd: Wijzigingen accepteren/negeren Om tot een definitieve versie te komen, kunt u per wijziging aangeven of u deze wilt accepteren of dat u deze negeert: Plaats de cursor aan het begin van het document De eerste wijziging wordt gemarkeerd en de rode stippellijn wordt een doorgetrokken lijn:

8 232 Handboek Word voor gevorderden De eerste wijziging was het vet maken van de titel. Die wijziging gaat u accepteren: De tekst wordt vet. Let op de knop : De ballon is verdwenen: U gaat de volgende wijziging opzoeken: De volgende wijziging wordt gemarkeerd: Deze wijziging gaat u negeren: De tekst blijft ongewijzigd: De ballon is verdwenen: