Inspiratie en handvatten voor meer flexibiliteit

Transcriptie

1 Gemeenten zijn opvallend creatief Inspiratie en handvatten voor meer flexibiliteit Door: Fenny Brandsma / Fotografie: Kees Winkelman en Merlin Daleman

2 Gemeenten zijn opvallend creatief in het vergroten van hun flexibiliteit. Dat laat een onderzoek van het A+O fonds Gemeenten zien. Ze ontwikkelen een waaier aan samenwerkingsvormen. En maken elk weer andere keuzes rond organisatieontwikkeling. In dit artikel brengen we verschillende varianten voor het voetlicht. Om collegagemeenten te inspireren en handvatten te geven. Alle gemeenten vinden een flexibele organisatie belangrijk, want allemaal weten ze dat hun omgeving turbulent en dynamisch is. Alleen, hoe flexibel je moet zijn en hoe je dat voor elkaar krijgt, dat verschilt per gemeente. Er is geen blauwdruk; elke keuze die een gemeente maakt is een oplossing op maat, aldus Robert van Zijl, afdelingshoofd en locosecretaris bij de gemeente Goeree-Overflakkee, en lid van de begeleidingscommissie Ontwikkeling & Mobiliteit en Het Nieuwe Werken bij A+O fonds Gemeenten. Hij leidde het onderzoek naar flexibiliteit bij Nederlandse gemeenten. Eigen context De drie aanstaande grote decentralisaties, de bezuinigingen, Robert van Zijl de arbeidsmarkt die verandert en de hogere eisen die burgers stellen, dwingen gemeenten om flexibel te worden. Ontwikkelde je tot een paar jaar geleden nog een strategie voor vijf jaar of meer, tegenwoordig is de kans groot dat je al na een jaar je strategie weer moet wijzigen. Maar hoe je flexibiliteit in je organisatie vormgeeft, verschilt per gemeente. Elke gemeente heeft een eigen context. Ben je een grote of kleine gemeente, een gemeente in de Randstad of in de periferie? Die omstandigheden beïnvloeden de richting die gemeenten kiezen.

3 Grotere gemeenten kiezen meestal een andere ontwikkellijn dan kleinere gemeenten. De eersten zetten meer in op de eigen organisatieontwikkeling in relatie tot wat de omgeving vraagt. Zij zoeken vanuit hun eigen mogelijkheden. Kleinere gemeenten zijn gericht op samenwerking met andere gemeenten, om straks de decentralisaties te kunnen uitvoeren. Zij hebben hun handen vol aan het dagelijks werk dat er op hen afkomt. De samenwerking met andere gemeenten kan allerlei vormen hebben. De gemeente Ridderkerk werkt bijvoorbeeld samen met de gemeenten Albrandswaard en Barendrecht aan een gezamenlijke uitvoeringsorganisatie, de BAR- Gemeente Ridderkerk: samen uitvoeren Wij gaan bewust niet fuseren, vertelt Anny Attema, burgemeester van Ridderkerk. Bij gemeenten gaat het om nabijheid, eigenheid en kleinschaligheid. Die willen we in stand houden en dat lukt niet als grootschalige gemeente. Tegelijkertijd moet je je bewust zijn van de tekortkomingen van kleinschaligheid, bijvoorbeeld het gebrek aan efficiency en deskundigheid. Dat vangen we dus op door structurele samenwerking. Goeree-Overflakkee: opleidingskwaliteiten in eigen huis Wij inventariseren ook welke opleidingskwaliteiten we zelf in huis hebben, vertelt Boudewijn Marinussen, gemeentesecretaris. We ontdekten bijvoorbeeld dat er medewerkers zijn die in hun vrije tijd cursussen geven zoals: financiën voor niet-financiële medewerkers, timemanagement en het presentatieprogramma Prezi. Dit betekent dat je én gratis trainers in huis hebt én dat deze medewerkers hun kwaliteiten kwijt kunnen in de organisatie. Hiermee geven we medewerkers ruimte in de organisatie en zetten we ze in voor de doelstellingen van de organisatie. Een mooie vorm van flexibiliteit.

4 uitvoeringsorganisatie. De drie gemeentesecretarissen vormen samen de directie van die uitvoeringsorganisatie. Tegelijkertijd blijven de drie gemeenten wel zelfstandig, met elk hun eigen raad en college. Dezelfde soort samenwerking zien we bij de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden. De gemeente Lingewaal kiest weer een andere vorm. Een aantal jaren geleden kwam in die regio de samenwerking tussen negen gemeenten niet goed van de grond. Nu hebben de gemeenten ervoor gekozen in kleinere clusters samen te werken, en die vorm slaat wel aan. Lingewaal gaat bijvoorbeeld ICT-diensten afnemen bij een van die clusters. Creatief Opvallend in de onderzoeksuitkomsten is volgens Robert de grote creativiteit van gemeenten. Allemaal zijn ze bewust bezig met hun toekomst en zetten ze ontwikkelingen in gang die bij hun specifieke situatie passen. Als het rechtsom niet lukt, proberen ze het linksom. Gemeenten zijn ook sensitief voor wat er in hun omgeving gebeurt en proberen daarop in te spelen. Ook een fusie kan de creativiteit van gemeenten stimuleren. Veel gemeenten zijn de laatste jaren gefuseerd of gaan dat op korte termijn doen. Op het Zuid-Hollandse eiland Goeree-Overflakkee zijn vier gemeenten opgegaan in de nieuwe gemeente Goeree-Overflakkee. Die gemeente neemt bewust de tijd om een nieuwe cultuur op te bouwen. Ze werkt toe naar een organisatie waarbij medewerkers zelf verantwoordelijkheid nemen en zelf hun netwerk beheren. Het beste uit mensen halen en sterk inzetten op opleiding zijn daarbij de kernwoorden. Samenwerken met maatschappelijk middenveld Samenwerken met het maatschappelijk middenveld krijgt in bijna alle interviews in het onderzoek aandacht. De aanpak van gemeenten is in dat opzicht honderdtachtig graden gedraaid. Voorheen signaleerde je als ambtenaar een probleem, zocht je een oplossing en ging je in gesprek. Nu signaleer je een probleem en ga je daarover met de relevante partners uit het veld in gesprek. Je gaat dus als het ware met lege handen op pad. Dat is wennen voor gemeenten, maar ook voor de partijen in het veld. Heldere communicatie daarover is erg belangrijk:

5 gemeenten moeten goed uitleggen hoe ze werken en waarom ze dat zo doen. Vanuit de communicatieafdelingen lukt dat goed, maar voor individuele ambtenaren is dat soms nog lastig. Ik denk dat gemeenten daarin nog wel een slag zouden kunnen maken. Je moet de partijen waarmee je samenwerkt, goed uitleggen hoe de gemeente nu werkt en waarom dat zo is. De meeste mensen begrijpen dan ook wel dat je als gemeente soms een besluit moet nemen dat minder prettig is. Duidelijke uitleg doet vaak wonderen. En medewerkers die aan de voorkant van een project werken, moeten zich realiseren dat alles begint met het ontwikkelen van een relatie met je netwerk. Je moet met dat netwerk in gesprek en gemeenschappelijke delers zoeken. Dat is natuurlijk een compleet andere aanpak dan gemeenten jarenlang gewend zijn geweest. Hoe gemeenten samenwerken met het maatschappelijk middenveld verschilt overigens per gemeente. Waalwijk bijvoorbeeld kiest voor de regielijn. Ze slankt de eigen Waalwijk ont-zorgt Een regieorganisatie zijn, betekent voor onze gemeente dat we meer uitvoeringstaken op afstand plaatsen en dat de ambtelijke organisatie zich verder specialiseert, vertelt Arie de Wit, gemeentesecretaris. Het gaat daarbij vooral om ont-zorgen. Taken die we aan externe partners toebedelen, vragen wel regie van die taken, maar de gemeente hoeft zich niet meer bezig te houden met de bedrijfsvoeringaspecten. Zodoende kan de gemeente zich meer richten op de kerntaken. Gemeente Deventer: netwerkorganisatie Als je denkt dat de gemeente regie kan blijven voeren in de drie grote decentralisaties, dan heb je het mis. De partners in het maatschappelijk middenveld zijn hard nodig. Als je resultaten wilt verbeteren, zul je dit samen met anderen moeten doen. We hebben daarin als gemeente niet de regie, maar zijn aanjager en stimulator in het proces met alle partijen.

6 organisatie af, legt verantwoordelijkheden voor de uitvoering bij andere partijen en huurt eventueel professionals in. Deventer op haar beurt ziet daar helemaal geen heil in. Gemeentesecretaris Ardwin Lantain ziet zijn gemeente vooral als een netwerkorganisatie. Complicerende factoren Er zijn ook complicerende factoren rond flexibiliteit, bijvoorbeeld de wettelijke en bestuurlijke kaders. De omgeving verwacht bijvoorbeeld dat gemeenten inspelen op ontwikkelingen, maar die gemeenten zijn vaak wel gebonden aan de wettelijke en bestuurlijke kaders. Zo zou je de hausse aan paspoortaanvragen voor de zomervakantie creatief kunnen oplossen door de paspoorten thuis te bezorgen, zoals de gemeente Molenwaard nastreeft. De wet staat dat echter voorlopig nog niet toe. Ook de verwachtingen van het bestuur kunnen een flexibeler gemeentelijke organisatie in de weg zitten. Zo betekent samenwerken met het maatschappelijk middenveld dat je minder te zeggen hebt over de eindoplossing. Dat is voor veel bestuurders nog een grote stap, maar ook daarin zie je ontwikkeling. Kortom, gemeenten zijn volop in beweging. Ze zoeken innovatieve wegen om tot flexibiliteit te komen. Dat gaat stapsgewijs. Hoe gemeenten er over tien jaar uitzien, kan niemand nu voorspellen. Maar dat er in hun organisatie veel gaat veranderen, daarvan is bijna iedereen wel overtuigd. < Verder lezen? Ga dan naar het volledige rapport Flexibel in flexibiliteit op onze site.