Beschrijving Cloudstation Muziekvereniging Sint Rochus

Transcriptie

1 Beschrijving Cloudstation Muziekvereniging Sint Rochus Door Rob Jacobs D.d. 20 oktober 2013 Versie 0.22 Gebaseerd op firmware DSM 4.3 (3776) Synology Cloud Station Versie Dit document in PDF-vorm HTML-vorm Pagina 1 van 22

2 Omschrijving: Dit is de handleiding over hoe CloudStation (bestandsuitwisseling PC <-> bestandsserver van muziekvereniging St. Rochus) geïnstalleerd, geconfigureerd en gebruikt moet worden op je eigen Windows PC of Mac. Heb je vragen/opmerkingen, stuur dan een mailtje naar de systeembeheerders Rob Jacobs of Geert Wientjens, of spreek ze hier even over aan. Pagina 2 van 22

3 Wat is CloudStation? Er is nu de mogelijkheid om alle bestanden/folders waar je toegang op hebt vanuit de bestandsserver van Muziekvereniging Sint Rochus lokaal op je PC te hebben. Altijd up-to-date en klaar om snel te bekijken, af te drukken maar ook om gewoonweg te bewerken. Alles wat er op de server wijzigt wordt op jouw PC overgenomen, en vice versa indien je rechten hebt om iets in dat stuk te mogen wijzigen. Dit uitwisselen gebeurt in de achtergrond door een programma geheten Synology CloudStation. Via een beveiligde verbinding zorgt dit programma er voor dat zowel server als PC zoveel mogelijk bijgewerkt zijn, dit alles als je wilt zonder verdere tussenkomst van jou als gebruiker. Als je hier meer van wilt weten kun je kijken naar de link op internet met uitleg vanuit de fabrikant: Let wel: dit is de uitleg bedoelt voor systeembeheerders... Deze methode van bestandsuitwisseling kan langs het gebruik van Webfolders gezien worden, het een sluit het ander niet uit. Deze methode is qua gebruikersgemak en werksnelheid overigens wel beter dan die van webfolders. Pagina 3 van 22

4 Hierna volgt de uitleg hoe het programma te installeren op jouw Windows PC of Mac. Haal via de browser het bestand Synology-CloudStation-Setup-2561.exe (of een hoger versienummer) in de SintRochusLeden\IT-folder op naar jouw computer en installeer dat (gewoonweg starten). Je kunt de laatste versie voor Windows (alle versies) ook ophalen van internet via de link CloudStation-Setup-2570.exe Voor Mac is het Mac-Installer.dmg Na het ophalen moet je dit programma opstarten. Dit installeert dan CloudStation op jouw computer. Kies eerst Nederlands: En druk op Ok Mocht je dit programma al eerder geinstalleerd hebben (deze handleiding is ook bedoelt voor in de verdere toekomst...) dan krijg je de volgende vraag: Kies Yes Pagina 4 van 22

5 Probeer de aanbeveling op te volgen, en kies dan Volgende. Pagina 5 van 22

6 De gebruikersovereenkomst accepteren door op Akkoord te klikken. (wederom) Mocht je dit al eerder geinstalleerd hebben, dan krijg je de volgende vraag: Kies dan Ok. De volgende schermen komen nu voorbij: Pagina 6 van 22

7 Rustig wachten Pagina 7 van 22

8 Nadat de installatie gereed is, klik op Voltooien. Zoals het vinkje aangeeft wordt nu CloudStation gestart. Pagina 8 van 22

9 In de taakbalk komt het icoontje tevoorschijn dat CloudStation loopt op deze PC. Ook komt er nu dit scherm naar voren: Klik op Volgende Pagina 9 van 22

10 Vul het serveradres in: strochusserver3. In het volgende vakje jouw eigen gebruikersnaam en tenslotte je wachtwoord. Klik dan op Volgende. Je krijgt dan Pagina 10 van 22

11 Vul bij Computernaam je eigen naam in, gevolgd (PC/laptop/tablet).lokatie. In dit voorbeeld hierboven is dat dus PC.Huiskamer. Het pad staat standaard in je eigen documentenfolder. Dit betekent dus dat als je naar je eigen documenten gaat, je de subfolders van de Sint Rochus bestandsserver daar terug kunt vinden. LET OP! We raden aan om de standaard folder Cloudstation om te noemen naar SintRochus (of Sodejuu ) en deze onder je eigen documentenfolder te zetten. Dus als je inlogt onder de naam Pietje Puk, dan vul je in Pad naar map hierboven in: C:\Documents and Settings\ Pietje Puk \Mijn documenten\sintrochus Dan staan al je documenten van de server ook meteen in je eigen documentenmap. Kies Volgende Pagina 11 van 22

12 Nu klik je op Voltooien. Pagina 12 van 22

13 Gaat verbinding maken goed? Maak dan de default instellingen. Er wordt automatisch een verkenner-window geopend die in je documentenbak kijkt. De bestanden waar een kruisje bij staat, zijn nog niet gesynchroniseerd met de server. Ook staat nu op de taakbalk een + in het wolkje. Doe hierop een rechtermuis klik en druk op Instellingen. Klik op Algemeen en zorg dat de volgende instellingen van kracht zijn: Pagina 13 van 22

14 Als je hier iets wijzigt, druk dan op Toepassen. Bij Proxy zal bij de meeste mensen de volgende instelling correct zijn: Ga nu naar Delen en kies de mappen die je ook lokaal op je PC of laptop wilt hebben. Pagina 14 van 22

15 Je krijgt dan b.v. een beeld zoals hierboven. Vergeet niet op Toepassen te drukken nadat je iets gewijzigd hebt. Pagina 15 van 22

16 Beperken van te synchroniseren bestanden Als je niet alle bestanden uit een Gedeelde map wilt hebben, maar b.v. alleen recente zaken, kun je op de steeksleutel klikken. Vervolgens komt er een scherm tevoorschijn waarop je per subfolder met een vinkje aan kunt geven of je de bestanden in die folder ook lokaal op je PC of laptop wilt hebben. Dus als je b.v. een subfolder hebt die je niet lokaal wilt hebben, zet je het vinkje uit. In onderstaand voorbeeld zou je dus het vinkje bij MIL Conversie weg kunnen halen. Alles wat in die folder staat, komt na het aanklikken van Toepassen dus NIET- op jouw PC te staan. Pagina 16 van 22

17 Klik je op Geavanceerd, dan kun je de volgende items ook nog aanpassen als je daar behoefte aan hebt. De maximale bestandsgrootte is standaard 10 Gigabyte. Denk er aan: na wijzigen op Toepassen of Annuleren klikken... Pagina 17 van 22

18 Het dagelijks gebruik Hierna zal CloudStation druk bezig gaan om de bestanden over te halen naar jouw PC. Dit heet in CloudStation termen x bestanden geüpload. Gedurende synchronisatie staat er ook een ronddraaiend pijltje bij het wolkicoon. Is alles synchroon, dan staat er een groene vink bij het icoon. Als er grote mappen gekozen zijn, kan dit proces een hele tijd in beslag nemen. Je kunt ondertussen gewoon aan andere dingen werken, CloudStation doet dit alles in de achtergrond. Je PC kun je ook afsluiten, maakt niet uit. Vanaf nu kun je lokaal in de folders werken. Dit kun je via Documents and Settings\(Gebruikersnaam) doen, daar staan desbetreffende folders als subfolder. Dit is te zien aan het verkennericoon met het wolkje, zie navolgend. Deze Verkenner is ook te voorschijn te halen als je een rechtermuisklik op het Wolkicoon in je taakbalk doet. Pagina 18 van 22

19 Bovenaan staat Map CloudStation openen. Als je met je muis daar op gaat staan, klapt het menu open met daarin al je folders die je aangekruist hebt om lokaal te zetten: Kies waar je naar toe wilt gaan, en de bijbehorende verkenner wordt voor je geopend. De bestanden die in de folder staan worden nu alle voorzien van de status of ze synchroon zijn met de server of niet: Dit is te zien aan het rode kruisje, danwel het groene vinkje. Sommige bestanden worden nooit gesynchroniseerd. Vaak zijn die bestanden ook hidden, en de meeste mensen hebben hun instellingen zo staan dat je die bestanden sowieso niet ziet. Normaliter moeten dus alle bestanden groene vinkjes hebben, tenzij CloudStation er mee bezig is. In dat geval heb je dat bestand zelf net Pagina 19 van 22

20 bewerkt of gesaved, danwel heeft iemand anders dat gedaan en wordt nu de laatste versie bij jou geplaatst. Gaat verbinding maken mis? Gaat het bij het verbinding maken mis dan krijg je een melding als volgt: Verbinding maken mislukt, controleer uw instellingen. (Nog onvoldoende info van... Maak je dat zelf mee? Druk op Shift-Prtscrn en zet dit in een mail naar mij) Probeer het gewoon nog een keer, we hebben al meldingen gekregen dat het dan wel lukt. Hoe moet ik omgaan met bestanden en Webfolders? Zoals vaak is het beter om aan de veilige kant te zitten. CloudStation is een prachtig middel, maar er zijn wat kanttekeningen. 1) Het kan veel ruimte in beslag nemen. Alle bestanden die op de server staan, komen ook bij jou. Voorbeeld, de map SintRochusActiviteitencommissie bevat op moment van schrijven ongeveer 2,7 Gb. Aan gegevens. Heb je die ruimte niet en zet je deze gegevens op dezelfde schijf als waarop je Windows hebt staan dan kom je in de problemen. Pas dus op met wat je aanvinkt. Ook is het waarschijnlijk handiger als je de mappen die je wilt hebben 1 voor 1 inschakelt en dan het programma rustig de synchronisatie laat verrichten. Zo houdt je in ieder geval meer grip er op wat er gebeurt met je schijfruimte. 2) Denk er ook aan dat er waarschijnlijk in de toekomst alleen nog maar meer bij komt. Houdt dus wat marge aan zodat je niet alsnog in de problemen komt. Het beste is een aparte schijfletter voor gegevens te hebben. 3) Als je een bestand bewerkt, en exact tegelijk wordt ditzelfde bestand door iemand anders bewerkt dan is er een probleem dat de applicatie niet meer op kan lossen (wie zou er moeten winnen met het uiteindelijke bestand dat overblijft?) Op dat moment zal de systeembeheerder (Rob/Geert) hier een oplossing moeten zoeken. Laat het ons weten als er iets mis is! Pagina 20 van 22

21 Als ik nu op de server zelf werk, hoe zit dat dan? Om vorige versies van uw bestand door te bladeren en te downloaden meldt u zich aan bij DSM (onze serverpagina, te bereiken via en klikt u op File Station op Hoofdmenu, klik rechts op het bestand van uw Cloud Station -map en klik op Vorige versies doorbladeren om toegang te krijgen tot eerdere bestandversies. Pagina 21 van 22

22 Indien je over meer dan 1 computer beschikt kun je deze installatie herhalen met dezelfde parameters om nog meer computers te synchroniseren met de Cloud Station-map op de centrale fileserver. Denk er wel aan dat je per lokatie dit duidelijk in je PC-naam invult. Hoe blijft dit up-to-date? Het programma CloudStation zorgt er zelf voor dat het de nieuwste versie installeert wanneer de server daar ook mee overweg kan. Er komt dan bij het taakbalkicoon in beeld te staan: Bezig met bijwerken En nu? Succes er mee, en vooral veel werkplezier! Pagina 22 van 22