algemeen bestuur 18 e vergadering, vrijdag 1 juni 2018, u

Transcriptie

1 AGENDA algemeen bestuur 18 e vergadering, vrijdag 1 juni 2018, u Stadhuis, Burgerzaal, Markt 11 te Vlaardingen De vergadering wordt voorgezeten door burgemeester Aboutaleb Opening en mededelingen 1. Mededelingen en vaststellen agenda Bespreekpunten 2. Strategische Agenda MRDH Gevraagd besluit: 1. Het gesprek te voeren over het opstellen van de inhoud van de concept strategische agenda langs het volgende drieluik: - regionale geformuleerde opgaven langs vier investeringslijnen; - vertaling van de opgaven naar voor alle 23 gemeenten herkenbare projecten; - aangeven per opgave of project hoe dit georganiseerd wordt, welke partij wat doet en financiert. 2. Het gesprek te voeren over de mogelijke rol van de MRDH bij de thema s energie, groen en toerisme als bouwsteen voor de verdere uitwerking van de concept strategische agenda. Toelichting: Conform het door u vastgestelde proces is voor de gemeenteraadsverkiezingen van 21 maart jl. de voorronde van de strategische agenda afgerond. Op 9 maart 2018 heeft u kennis genomen van de terugkoppelingen uit de bestuurscommissies en adviescommissies waar de inhoud van de strategische agenda onderwerp van gesprek is geweest. Het is aan de nieuwe wethouders en raadsleden om de strategische agenda inhoudelijk verder te vullen. In oktober worden daarvoor bijeenkomsten voor bestuurders en raadsleden georganiseerd. Tot die tijd wordt verder gewerkt aan een concept agenda die dan het startpunt van het gesprek kan zijn. Het AB stelt in de eerste helft van 2019 de strategische agenda vast, inclusief een zienswijzeprocedure door de gemeenteraden. Op basis van de gesprekken in de bestuurlijke gremia van de MRDH tot nu toe zijn er binnen de vier investeringslijnen die ook worden gehanteerd bij het regionaal investeringsprogramma, voorlopig 12 regionale en strategische opgaven geformuleerd. Een toelichting op dit agendapunt wordt tijdens de vergadering gegeven door de heer Aptroot, bestuurlijk eigenaar van de strategische agenda namens het Algemeen bestuur. 3. Programmatische aanpak verstedelijking, economie en bereikbaarheid Gevraagd besluit: 1. Opdracht te geven om op basis van de lopende trajecten een programmatische aanpak voor de opgaven van verstedelijking, vernieuwing van de economie en bereikbaarheid te ontwikkelen, inclusief tijdspad en bekostiging; 2. In deze programmatische aanpak de rollen, gewenste inzet en bestuurlijke verantwoordelijkheden van de betrokken partijen in kaart te brengen; 3. De programmatische aanpak door alle betrokken stakeholders uit de regio (gemeenten, provincie, bedrijfsleven, kennisinstellingen) actief onder de aandacht te laten brengen bij de relevante ministeries; 4. In te zetten op meer financiële ruimte voor de opgaven van verstedelijking, vernieuwing van de economie en bereikbaarheid; gezamenlijke inzet van het Rijk, de provincie en gemeenten zal nodig zijn om de opgaven te realiseren. Toelichting: De regio staat voor een gigantische verstedelijkingsopgave: woningen in de Pagina 1 van 3

2 aankomende 20 jaar. Daarnaast neemt de werkgelegenheid toe en groeit de mobiliteitsvraag navenant. Tot slot ligt er een grote opgave om het energiesysteem te transformeren. Deze opgaven hangen onderling samen. Op 21 december heeft het Algemeen Bestuur de opdracht gegeven om te komen tot een samenhangend beeld en plan voor het verbeteren van de bereikbaarheid gekoppeld aan (binnenstedelijke) woningbouw, energietransitie en economische ontwikkeling. Op 9 maart is in het AB gesproken over een programmatische aanpak waaraan in samenwerking met alle betrokken stakeholders verdere ontwikkeling en uitvoering aan dit plan gegeven kan worden. Om die reden brengen we de opgaven letterlijk in kaart, inclusief fasering, prioritering en financiering. Door deze kaart brengen we de samenhang in kaart en kunnen we effectief, gezamenlijk, werken aan de realisatie van onze opgaven. Een toelichting op dit agendapunt wordt tijdens de vergadering gegeven door de heer Rosier (gemeente Zoetermeer). 4. Stand van zaken: introductieprogramma MRDH Gevraagd besluit: Kennisnemen van de voortgang van het introductieprogramma. Toelichting: Voor de nieuwe bestuursperiode van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag is een introductieprogramma voor de nieuwe raadsleden en collegeleden opgesteld. Het Algemeen bestuur heeft in haar vergadering van 21 december 2017 ingestemd met dit programma. Het introductieprogramma is bedoeld om het debat te faciliteren met de nieuwe raden en colleges over doel en inhoud, nut en noodzaak van de regionale samenwerking en welke rol zij daarin kunnen spelen. De uitkomsten van de Tussentijdse Evaluatie GR MRDH worden hierin meegenomen. Ook is er een relatie met de ontwikkeling van de nieuwe strategische agenda. Het introductieprogramma hanteert bij alle activiteiten en ondersteunende middelen de vier thema s: vernieuwen verbindingen, vernieuwen economie, vernieuwen energie en vernieuwen stad en omgeving. Een toelichting op dit agendapunt wordt tijdens de vergadering gegeven door de heer Bezuijen, bestuurlijk eigenaar van het introductieprogramma namens het Algemeen bestuur. 5. Stand van zaken: follow-up programma evaluatie GR MRDH Gevraagd besluit: Kennisnemen van de voortgang van het follow-up programma van de evaluatie GR MRDH. Toelichting: Het follow-up programma van de evaluatie voorziet in de uitwerking en implementatie van de aanbevelingen die zijn gedaan tijdens de evaluatie van de GR MRDH. Middels een dashboard is weergegeven welke aanbevelingen zijn vertaald naar welke acties, welke voortgang hier op zit en wie er eigenaar van de actie is. Een toelichting op dit agendapunt wordt tijdens de vergadering gegeven door mevrouw van Bijsterveldt en de heer Lamers, voorzitters van de stuurgroep die het follow-up programma begeleiden. Pagina 2 van 3

3 Hamerstukken De hamerstukken zullen ter vergadering in één keer worden afgedaan. Indien u toch wenst te spreken over een hamerstuk dient u dit voorafgaand aan de vergadering kenbaar te maken aan de voorzitter via r.meulenbeld@mrdh.nl. 6. Verordening Algemene Verordening Gegevensbescherming MRDH Gevraagd besluit: De Verordening MRDH-AVG vast te stellen, waarin de beleidsregels zijn opgenomen op basis waarvan de MRDH aan de EU verordening Algemene Verordening Gegevensbescherming zal voldoen. Toelichting: De Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU vervangt per 25 mei 2018 de Wet Bescherming Persoonsgegevens. De EU Verordening heeft directe werking voor alle inwoners van de EU. De Verordening kent een groot aantal bepalingen; gedeeltelijk gericht op de bewoners, gedeeltelijk gericht op de landen van de EU. De verordening MRDH-AVG is een uitvoeringsbepaling voor de MRDH, alleen gericht op de uitvoering van de bepalingen uit de AVG die rechtstreeks op personen betrekking hebben. Het AB wordt gevraagd de Verordening AVG vast te stellen. 7. Vaststellen verslag algemeen bestuur MRDH 9 maart 2018 Gevraagd besluit: Vaststellen van het verslag van het algemeen bestuur van 9 maart Rondvraag en sluiting 8. Rondvraag Volgende vergadering: Vrijdag 6 juli, u Westersingel 12, Rotterdam (MRDH) De vergadering wordt voorgezeten door burgemeester Krikke Pagina 3 van 3

4 Algemeen bestuur 1 juni 2018 agendapunt 2 Onderwerp Strategische Agenda MRDH Voorstel 1. Het gesprek te voeren over het opstellen van de inhoud van de concept strategische agenda langs het volgende drieluik: - regionale geformuleerde opgaven langs vier investeringslijnen; - vertaling van de opgaven naar voor alle 23 gemeenten herkenbare projecten; - aangeven per opgave of project hoe dit georganiseerd wordt, welke partij wat doet en financiert. 2. Het gesprek te voeren over de mogelijke rol van de MRDH bij de thema s energie, groen en toerisme als bouwsteen voor de verdere uitwerking van de concept strategische agenda. Korte motivering Een toelichting op dit agendapunt wordt tijdens de DB en AB vergadering gegeven door de heer Aptroot, bestuurlijk eigenaar van de strategische agenda namens het algemeen bestuur. Opzet strategische agenda Conform het door het AB vastgestelde proces is voor de gemeenteraadsverkiezingen van 21 maart j.l. de voorronde van de strategische agenda afgerond. Op 9 maart 2018 heeft het AB kennis genomen van de terugkoppelingen uit de bestuurscommissies en adviescommissies waar de inhoud van de strategische agenda onderwerp van gesprek is geweest. Het is aan de nieuwe wethouders en raadsleden om de strategische agenda inhoudelijk verder te vullen. In oktober worden daarvoor bijeenkomsten voor bestuurders en raadsleden georganiseerd. Tot die tijd wordt verder gewerkt aan een concept agenda die dan het startpunt van het gesprek kan zijn. Het AB stelt in de eerste helft van 2019 de strategische agenda vast, inclusief een zienswijzeprocedure door de gemeenteraden. Op basis van de gesprekken in de bestuurlijke gremia van de MRDH tot nu toe, zijn er voorlopig 12 regionale opgaven geformuleerd binnen de vier investeringslijnen die ook worden gehanteerd bij het regionaal investeringsprogramma. Deze opgaven kunt u terugvinden in het midden van de bijgevoegde sheet (zie bijlage), inclusief een aantal niet uitputtende voorbeelden in gemeenten. Deze strategische opgaven hebben hun lokale weerslag en die weerslag verschilt per gemeente. Deze lokale vertaling wordt verwerkt in 23 blokken die rond de vier investeringslijnen staan ingetekend in de bijlage. In de bijlage is ter illustratie en in concept een eerste voorbeeld uitgewerkt voor de gemeente Rijswijk, waar reeds een hooflijnenakkoord is opgesteld. Na de regionale opgaven en de lokale vertaling daarvan, kan de strategische agenda een derde onderdeel gaan bevatten waarin wordt aangeven wie wat doet en financiert. De overzichtssheet met het drieluik als uitgangspunt kan bij de uitwerking worden aangevuld met een verhaal waarin de noodzaak tot samenwerking en kansen voor deze regio worden toegelicht. Als bouwsteen voor de strategische agenda, die wordt opgesteld door de nieuwe colleges en gemeenteraden in de tweede helft van dit jaar, wordt u gevraagd het gesprek te voeren over de inhoud en opzet tot nu toe. Discussiepunten In de tot nu toe gevoerde gesprekken over de strategische agenda komt een drietal thema s naar voren die van belang zijn voor de regio, samenhang hebben met economisch vestigingsklimaat en bereikbaarheid, maar die niet een vanzelfsprekende inzet van de MRDH vragen. Voor de drie thema s die hieronder staan beschreven wordt u gevraagd het gesprek te voeren over de beschreven mogelijke rol van de MRDH, als bouwsteen voor het opstellen van de strategische agenda.

5 Energietransitie De MRDH heeft formeel geen bevoegdheid op het gebied van de energietransitie, al raakt deze opgave alle investeringslijnen. Sinds 2015 bestaat een door de MRDH gefaciliteerde informele overlegtafel over het thema energie waar de wethouders energie/duurzaamheid aan deelnemen. Gemeenten hebben de MRDH gevraagd met de overlegtafel een faciliterende rol te spelen bij het opstellen van de regionale energiestrategie Rotterdam Den Haag. De komende jaren heeft deze regio behoefte aan meer duidelijkheid over de toekomstige vraag en het aanbod van duurzame energie en inrichting van de bijbehorende infrastructuur. De MRDH kan voor dit thema, samen met de provincie Zuid-Holland, een regisserende rol op zich nemen voor bovenlokale publieke opgaven. Groen De kwaliteit en de aanwezigheid van het groen in onze regio is mede bepalend voor het economisch vestigingsklimaat. Zeker in het kader van de verstedelijkingsopgave is het belangrijk dat we onze huidige groene gebieden behouden en versterken. In relatie tot de verstedelijking en het economisch vestigingsklimaat heeft de MRDH een rol als het gaat om het instandhouden en verbeteren van het groen met regionale betekenis. Alleen op uitdrukkelijk verzoek van gemeenten is de MRDH aan zet om in een faciliterende rol andere programma s en activiteiten op te zetten of te ondersteunen met betrekking tot de kwaliteit van de groene gebieden in de regio. Toerisme Een groeiend aantal toeristen bezoekt Nederland en levert een bijdrage aan de groei van de economie. Hier ligt een kans voor de regio die nu nog niet ten volle wordt benut. De MRDH neemt als er om wordt gevraagd alleen een faciliterende rol op zich, met als doel om de economische potentie van toerisme meer te gaan benutten. De inspanning van de MRDH zal zich in de eerste plaats moeten richten om de bestaande bureaus voor toerisme nog beter te laten samenwerken waar dat meerwaarde heeft voor de regio. Naast deze drie thema s zullen er altijd regionale opgaven langskomen waar betrokkenheid van de MRDH van meerwaarde is maar die niet direct tot de taken van de MRDH behoren. In de evaluatie is afgesproken dat gemeenten in gesprek gaan over of en hoe samenwerking in MRDH verband op andere terreinen dan verkeer en vervoer en economisch vestigingsklimaat wenselijk is. In het follow-up programma van de evaluatie wordt hier, mede in het licht van de strategische agenda , nadere invulling aan gegeven. Financiën Dit besluit heeft geen directe financiële consequenties. In de strategische agenda op te nemen opgaven vinden plaats binnen nog vast te stellen MRDH begroting Indien aan de orde zullen te zijner tijd voorstellen voor begrotingswijzigingen worden gedaan. Juridisch n.v.t. Communicatie n.v.t. Bijlagen 1. Sheet strategische agenda MRDH Gevolgde procedure Bestuurscommissie Zienswijzetermijn Adviescommissie Dagelijks bestuur 18 mei 2018 Anders, te weten n.v.t. Input geleverd voor de strategische agenda door: BcVa op 31 januari 2018 BcEV op 1 februari 2018 n.v.t. Input geleverd voor de strategische agenda door: AcVa op 14 februari 2018 AcEV op 15 februari 2018 Verdere procedure Openbaar besluit ja Contactpersoon Broer Duursma Wet. bekendmaking nee Telefoonnummer September en ktober 2018: bespreking in Bestuurscommissies en bijeenkomsten voor bestuurders en raadsleden

6 Brielle Barendrecht Albrandswaard Zoetermeer Westvoorne Strategische agenda MRDH Westland Capelle aan den IJssel Delft Den Haag 1) Vernieuwen economie Via de fieldlabs en campussen wordt aan de hand van vier maartschappelijke thema s economische vernieuwing gestimuleerd: Maakindustrie, Slimme Zorg, Leefklimaat & Energie en Voedselproductie. Composietencluster Ypenburg Den Haag,Dutch Windwheel Rotterdam, Equestrum Midden-Delfland, Fieldlab Smart, Safe & Resilient Mainports Spijkenisse, Dutch Innovation Factory Zoetermeer, Innovatiezone Westvoorne Nieuwe economische bedrijvigheid vraagt om goed geschoold personeel met de juiste skills. Living Lab Palenstein Zoetermeer, Ketenontwikkeling Circulaire Economie Brielle Verbeteren digitale bereikbaarheid van de regio 5 G in Living Lab Scheveningen en Rotterdamse haven, Green village Delft als regelvrije proeftuin 2) Vernieuwen verbindingen Verbetering bereikbaarheid toplocaties en banen met 10% OV, fiets en ketenmobiliteit Metropolitaan OV, verstedelijking en mobiliteitstransitie: capaciteit RandstadRail, 4sporigheid Schiedam-Delft Verkenningen OV CID/Den Haag, Oeververbinding Rotterdam inclusief Algeracorridor Krimpen aan den IJssel Capelle aan den IJssel, gebiedsuitwerking Zoetermeer. Metropolitane fietsroutes Zoetermeer Rotterdam en Pijnacker-Den Haag, ketenmobiliteit, AVLM: Laan van NOI, Barendrecht, AVLM RTHA, Rivium Kwaliteitsverbetering en verhoging efficiency OV Aansturing concessies en beheer en onderhoud infrastructuur Combinatie doelgroepen en MaaS, Pilot Voorne-Putten Versnelling tram, diverse tramlijnen in Den Haag en Rotterdam Verbetering betrouwbaarheid autonetwerk Verkeersmanagement/ITS, afstemming wegwerkzaamheden, Intelligente verkeerslichten Gebiedsuitwerkingen Voorne-Putten en Westland HWN/OWN-programma A4 Rijswijk, aanpak betrouwbaarheidsproblemen, N44 Wassenaar en A20 Rotterdam Verkeersveiligheid: Opnieuw investeren in infrastructuur; handhaving op orde Wassenaar Vlaardingen Schiedam Hellevoetsluis Krimpen aan den IJssel 3) Vernieuwen stad en omgeving De verstedelijkingsalliantie van 8 gemeenten, PZH en MRDH richt zich op een regionaal plan ter versnelling van de woningbouw op 13 meest geëigende locaties. Afspraken over de investeringen in OV-infrastructuur die nodig is om de nieuw te bouwen woningen goed bereikbaar te laten zijn per OV. Schieoevers Campus Delft, A20 zone Schieveste Schiedam, CID/Binckhorst/Laakhavens Scheveningen Knoop Moerwijk Den Haag, Feyenoord City Binnenstad Stadshavens XL,Kop van Feyenoord Rotterdam, Stationszone Zoetermeer, Plaspoelpolder Rijswijk Verbeteren van kwaliteit en het laten aansluiten van vraag en aanbod voor kantorenlocaties en bedrijventerreinen. Rivium Capelle a/d IJssel, Plaspoelpolder Rijswijk, Kickersbloem 3 Hellevoetsluis, Unileverterrein Vlaardingen, Schieoevers Delft, Nieuw Reijerwaard Ridderkerk/Barendrecht, Stormpolder Krimpen a/d Ijssel, Rotterdam The Hague Airport, Station Voorburg Kwaliteitsverbetering winkelgebieden met een bovenlokale functie Centrum Pijnacker, Centrum Maassluis, Centrum Bergschenhoek en Bleiswijk Lansingerland 4) Vernieuwen energie Bijdragen aan 30% CO 2 -reductie in de mobiliteitssector in 2025 Maatregelen distributie, bouwlogistiek, inzet op OV en fiets Emissieloze bussen, waterstof tankstation Albrandswaard Bijdragen aan energietransitie via het regionale netwerk energie Next generation Woonwijken, Prinsenland Rotterdam, Sterrenkwartier Nissewaard, Moerwijk Den Haag Creëren van regionale randvoorwaarden voor een succesvolle lokale energie transitie, warmteinfrastructuur Westland, geothermie Pijnacker-Nootdorp Rotterdam Rijswijk Plaspoelpolder Kesslerpark In den Boogaart/Beatrixlaan Rijswijk Buiten Lansingerland Leidschendam-Voorburg Maassluis Midden-Delfland Nissewaard Pijnacker-Nootdorp Ridderkerk

7 Rijswijk (ter illustratie) Plaspoelpolder: de gemeente Rijswijk investeert in verbetering van de kwaliteit van de buitenruimte. De MRDH organiseert afspraken tussen Rijswijk, Den Haag en provincie Zuid-Holland over herprofilering en MRDH draagt bij aan het dekken van de onrendabele top om te komen tot een waardevolle transformatie van de plaspoelpolder. Voor het havenkwartier wordt ingezet op ontwikkeling tot gemengd stedelijk gebied, rondom het station op transformatie van kantoren naar woningen. De MRDH ondersteunt de gemeente bij de verbetering van het OV-knooppunt Rijswijk. Kesslerpark: MRDH ondersteunt de gemeente Rijswijk om te komen tot een nieuwe invulling van de locatie Kesslerpark, gekoppeld aan de MBO/HBO ontwikkeling gericht op duurzaamheid. In den Boogaard/Beatrixlaan: Gemeente Rijswijk ontwikkelt een toekomstvisie op het winkelcentrum en de nabije omgeving als kader voor transformatie van kantoren naar woningen, versterking van de functie van het winkelcentrum en de vormgeving van de Beatrixlaan. MRDH ondersteunt bij versterking van de bovenlokale functie van het winkelcentrum en de besluitvorming over verkeerskundige ontwikkeling in het kader van het project A4 Passage, Poorten en Inprikkers. Rijswijk Buiten: Als grootste woningbouwlocatie in ontwikkeling laat de gemeente Rijswijk zien hoe een zeer hoge duurzaamheidsstandaard kan worden gerealiseerd. Via het netwerk energie van de MRDH wordt dit als goed voorbeeld gedeeld met de andere gemeenten. In het kader van de Werkplaats Metropolitaan OV onderzoekt de MRDH de mogelijkheden van een nieuw station Rijswijk Buiten in combinatie met stedelijke verdichting.

8 Algemeen bestuur 1 juni 2018 agendapunt 3 Onderwerp Programmatische aanpak verstedelijking, economie en bereikbaarheid Voorstel 1. Opdracht te geven om op basis van de lopende trajecten een programmatische aanpak voor de opgaven van verstedelijking, vernieuwing van de economie en bereikbaarheid te ontwikkelen, inclusief tijdspad en bekostiging; 2. In deze programmatische aanpak de rollen, gewenste inzet en bestuurlijke verantwoordelijkheden van de betrokken partijen in kaart te brengen; 3. De programmatische aanpak door alle betrokken stakeholders uit de regio (gemeenten, provincie, bedrijfsleven, kennisinstellingen) actief onder de aandacht te laten brengen bij de relevante ministeries; 4. In te zetten op meer financiële ruimte voor de opgaven van verstedelijking, vernieuwing van de economie en bereikbaarheid; gezamenlijke inzet van het Rijk, de provincie en gemeenten zal nodig zijn om de opgaven te realiseren. Korte motivering De regio staat voor een gigantische verstedelijkingsopgave: woningen ontwikkelen in de aankomende 20 jaar. Daarnaast neemt de werkgelegenheid toe en groeit de mobiliteitsvraag navenant. Tot slot ligt er een grote opgave om het energiesysteem te transformeren. Deze opgaven hangen onderling samen. Op 21 december heeft het Algemeen bestuur de opdracht gegeven om te komen tot een samenhangend beeld en plan voor het verbeteren van de bereikbaarheid gekoppeld aan (binnenstedelijke) woningbouw, energietransitie en economische ontwikkeling. Op 9 maart is in het AB gesproken over een programmatische aanpak waaraan in samenwerking met alle betrokken stakeholders verdere ontwikkeling en uitvoering aan dit plan gegeven kan worden. Ondertussen werken gemeenten, provincie, vervoerders en MRDH in verschillende lopende trajecten aan de genoemde opgaven: De Verstedelijkingsalliantie werkt aan de realisatie van nieuwe woningen tot 2040 in bestaand stedelijk gebied, waarvan in directe invloedssfeer van het spoor tussen Leiden-Den Haag-Rotterdam-Dordrecht en Randstadrail. Hiervoor worden nu voor 13 locaties woningbouwplannen in samenhang uitgewerkt: Campus Leiden, Scheveningen, CID/Binckhorst, Knoop Moerwijk, Plaspoelpolder/In de Bogaard, Zoetermeer Stationszone, Schieoevers/Campus Delft, A20-zone/Schieveste, Stadshavens XL, Rotterdam Binnenstad, Willemsas, Stadionpark, Spoorzone Dordrecht. In het kader van het MIRT werken partijen in de regio en het Rijk samen aan de realisatie van de bereikbaarheidsopgave. Deze opgave wordt in samenhang met de woningbouwopgave ingevuld. Ook de samenhang met de economische vernieuwing heeft de aandacht in de gebiedsagenda van het MIRT. Ten behoeve van de regionale energiestrategie is voor elke gemeente de potentie voor alternatieve warmtebronnen in kaart gebracht. Deze inzichten worden bij de planvorming van de Verstedelijkingsalliantie betrokken. Daarnaast werken 23 gemeenten samen aan een regionale energiestrategie. Hierin worden de te nemen noodzakelijke stappen op weg naar een CO2-arm energiesysteem systematisch en in samenhang vastgelegd. Tot slot werkt de MRDH samen met de provincie aan een MRDH-brede gezamenlijke aanpak voor werklocaties. Hierin is de samenhang met wonen en bereikbaarheid een belangrijk aspect. Hierin gaat onder meer aandacht uit naar de mogelijkheden van het creëren van nieuwe werkmilieus, functiemenging en intensivering van ruimtegebruik op werklocaties als de Binckhorst, Plaspoelpolder, Schieoevers, etc. Daarnaast worden de mogelijkheden voor de ontwikkeling van belangrijke regionale voorzieningen voor bedrijvigheid in de context van de regio als geheel bezien.

9 Financiën Juridisch Communicatie Bijlagen Gevolgde procedure Relatie met strategische agenda MRDH De MRDH werkt momenteel aan een nieuwe strategische agenda voor de bestuursperiode Hierin staan de vier lijnen van het regionaal investeringsprogramma centraal. De ontwikkeling van een programmatische aanpak Verstedelijking, economie en bereikbaarheid zal hierin één van de dragende programma s zijn. Aankomende periode De komende periode is het zaak om de verschillende lopende trajecten in parallelle afstemming verder uit te werken en te concretiseren. Hiertoe is door de MRDH het initiatief genomen om de verschillende plannen ruimtelijk inzichtelijk te maken om zo alle verschillende ruimtelijke mogelijkheden en knelpunten en dilemma s in de optelsom van de plannen inzichtelijk te maken. Daarnaast kan op deze wijze ook de mogelijke fasering van ontwikkelingen en mogelijke oplossingsrichtingen voor de knelpunten en dilemma s onderbouwd besproken worden. Tijdens het AB zal een eerste presentatie van deze ruimtelijke verbeelding gegeven worden. Deze toelichting kan (voorstel) vervolgens ook in het Algemeen bestuur van 1 jujni worden gegeven. Hierin wordt ook weergegeven welke no regret maatregelen voor de aankomende periode genomen zouden moeten worden. In de aankomende periode zullen in de gemeenten nieuwe colleges geïnstalleerd worden. In gesprek met deze colleges en op basis van de nieuwe collegeprogramma s zal daar waar gewenst de inhoud van de programmatische aanpak in overleg met de betrokken partijen bijgesteld worden. Producten Medio mei zijn een aantal producten gereed gekomen, deze zijn de basis voor de presentatie in het AB: integrale kaartbeelden ontwikkelperspectief Verstedelijking economie en bereikbaarheid (wonen, bereikbaarheid, energie, werklocaties); uitgewerkt overzicht benodigde investeringen en opbrengsten voor de mobiliteitsopgave, gecombineerd met scenario s voor bekostiging; storyline, fasering en eerste mogelijke eindbeeld voor een programmatische aanpak. Mijlpalen 1 juni 2018 bespreken en vaststellen van aanpak in Algemeen bestuur MRDH; 6 juni 2018 werkbezoek i.h.k.v. MIRT (ministers Ollongren en Nieuwenhuizen, stas. Van Veldhoven), mogelijkheid tot het maken van een principe afspraak over het gezamenlijk doorontwikkelen van een programma Verstedelijking economie en bereikbaarheid; Vóór zomerreces: brief van de stas. van I&W over ontwikkeling van lightrail i.c.m. woningbouwprogrammering aan de Tweede Kamer; Vóór zomerreces: brief van de minister van BZK aan de Kamer over de verdere inhoudelijke uitwerking van de Nationale Omgevingsvisie; Zomer 2018: ontwikkelperspectief als richtinggevende regionale inbreng in Werkplaats Metropolitaan OV;Oktober 2018: BO MIRT, beoogde startbeslissing voor de MIRT-verkenningen Binckhorst/CID Den Haag en Oververbinding/Rotterdam-Oost. Geen Geen N.v.t. Geen Bestuurscommissie - Zienswijzetermijn N.v.t. Adviescommissie N.v.t. Dagelijks bestuur 18 mei 2018 Anders, te weten N.v.t. Verdere - 13 juni 2018: Bestuurscommissie Va procedure - 28 juni 2018: Bestuurscommissie EV Openbaar besluit Ja Contactpersoon Bart Nijhof Wet. bekendmaking Nee Telefoonnummer

10 Algemeen bestuur 1 juni 2018 agendapunt 4 Onderwerp Voorstel Korte motivering Introductieprogramma nieuwe gemeentebesturen Kennis te nemen van de voortgang van het introductieprogramma Voor de nieuwe bestuursperiode van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag is een introductieprogramma voor de nieuwe raadsleden en collegeleden opgesteld. Het algemeen bestuur heeft in haar vergadering van 21 december 2017 ingestemd met dit programma. Het introductieprogramma is bedoeld om het debat te faciliteren met de nieuwe raden en colleges over doel en inhoud, nut en noodzaak van de regionale samenwerking en welke rol zij daarin kunnen spelen. De uitkomsten van de Tussentijdse Evaluatie GR MRDH worden hierin meegenomen. Ook is er een relatie met de ontwikkeling van de nieuwe strategische agenda. Het introductieprogramma hanteert bij alle activiteiten en ondersteunende middelen de vier thema s: vernieuwen verbindingen, vernieuwen economie, vernieuwen energie en vernieuwen stad en omgeving. Hieronder vindt u een beknopte voortgang van het introductieprogramma. Financiën Juridisch Communicatie Een gezamenlijke introductiebijeenkomst voor de (plv.) leden van de adviescommissies en Rekeningencommissie voorafgaand aan de reguliere vergaderingen van de adviescommissies Va en EV vindt plaats op 6 juni a.s. vanaf uur. Burgemeester Van Bijsterveldt gaat tijdens deze introductie in op de regionale samenwerking en burgemeester Lamers zal ingaan op de rol van de adviescommissies en de aanbevelingen uit het evaluatierapport. Tijdens de bijeenkomst is een informatiemarkt waar de genodigden kennis kunnen maken met de onderwerpen waar de 23 gemeenten van de metropoolregio samen aan werken. In samenwerking met de gemeenten organiseert de MRDH in oktober een aantal subregionale bijeenkomsten voor raden en colleges waarin de burgemeesters Aboutaleb en Krikke het gesprek aangaan over de regionale samenwerking en burgemeester Aptroot (bestuurlijk eigenaar van de strategische agenda) het gesprek voert met de aanwezigen over de strategische agenda. Dit laatste ter voorbereiding op de zienswijze hierover. De data hiervoor worden z.s.m. in afstemming met de agenda s van de betrokken burgemeesters gekozen. In de tweede helft van november organiseert de MRDH samen met de gemeenten Zoetermeer, Westland, Hellevoetsluis, Rijswijk, Den Haag en Rotterdam een Regiomiddag van uur. Het doel van dit event is om de kennis over de resultaten van de regionale samenwerking te vergroten en het belang van de regionale samenwerking te delen. Tijdens de Regiomiddag kunnen de genodigden projecten/organisaties in de regio bezoeken. Aansluitend ontmoet iedereen elkaar tijdens het plenaire deel in Rijswijk. Voor de Regiomiddag worden raadsleden, collegeleden en stakeholders van de MRDH uitgenodigd. De datum voor dit evenement wordt z.s.m. gekozen in afstemming met de agenda s van de burgemeesters Krikke, Aboutaleb en Bezuijen. Dit past binnen de in de begroting 2018 opgenomen budgetten voor apparaatslasten, mits gemeente(n) i.s.m. de MRDH-organisatie de regiomiddag willen organiseren. n.v.t. Aan de gemeenten is de Werkwijzer voor de nieuwe leden van de bestuurscommissies, de adviescommissies en de rekeningencommissie aangeboden. Hierin staat o.a. informatie over de besluitvormingsprocessen en de verschillende MRDH-gremia. De Werkwijzer is beschikbaar in print en via de MRDH website. De brochure over de metropoolregio Rotterdam Den Haag Samenwerken maakt sterker, is beschikbaar in print en via de MRDH website.

11 Bijlagen Gevolgde procedure Geen Bestuurscommissie N.v.t. Zienswijzetermijn N.v.t. Adviescommissie N.v.t. Dagelijks bestuur 18 mei 2018 Anders, te weten - N.v.t. Verdere procedure Openbaar besluit ja Contactpersoon Bart Nijhof/Dorine Dijs Wet. bekendmaking nee Telefoonnummer /

12 Algemeen bestuur 1 juni 2018 agendapunt 5 Onderwerp Voorstel Korte motivering Voortgang follow-up programma evaluatie Kennisnemen van de voortgang van het follow-up programma van de evaluatie GR MRDH. Het follow-up programma van de evaluatie voorziet in de uitwerking en implementatie van de aanbevelingen die zijn gedaan tijdens de evaluatie van de GR MRDH. Middels een dashboard (zie bijlage) is weergegeven welke aanbevelingen zijn vertaald naar welke acties, welke voortgang hier op zit en wie er eigenaar van de actie is. Voortgang In overleg met de bestuurlijke stuurgroep die het follow-up programma van de evaluatie begeleidt zijn de volgende acties in gang gezet: - Overlegtafels en adviescommissies Wat betreft de samenwerking in MRDH verband op overlegtafels met een onderwerp anders dan Verkeer en Vervoer en Economisch Vestigingsklimaat, en de vormgeving van de adviescommissies, worden scenario s voorbereid als voorbeeld hoe hier invulling aan gegeven zou kunnen worden. De scenario s worden voor de zomer verkend en opgewerkt in overleg met bestuurders en MRDH coördinatoren, maar besluitvorming vindt pas plaats wanneer de nieuwe colleges gevormd zijn; - Besluitvormingscyclus Om de besluitvormingscyclus te verhelderen en te expliciteren zijn vanaf heden de verzendtermijnen voor alle MRDH gremia eenduidig aangepast naar twee weken voorafgaand aan de vergaderingen. Ook wordt ieder agendapunt voorzien van 1 A4 waar het voorgenomen besluit en de financiële, juridische en communicatie impact staat opgenomen. Daarnaast is gestart met de implementatie van een E-systeem dat aansluit bij de E-systemen die worden gebruikt door de gemeenten (bjiv. Ibabs of notubiz) en wordt het interne werkproces gedigitaliseerd. De MRDH coördinatoren treden als klankbord voor het implementeren van deze werkwijze op; - Introductieprogramma Bij aanvang van de nieuwe bestuursperiode is namens de voorzitters van de stuurgroep een brief aan de 23 gemeenten verzonden, waarin aandacht is gevraagd voor de aanbevelingen uit de evaluatie die gericht zijn aan de gemeenten zelf, zoals het instellen van een klankbordgroep per gemeente. Daarbij is een bijlage gevoegd met voorbeelden van hoe dit reeds in de gemeenten is georganiseerd; Ook is in de werkwijzer voor nieuwe raadsleden en bestuurders verwezen naar aandachtspunten uit de evaluatie; - Strategische agenda Het proces om te komen tot een strategische agenda MRDH voor de periode loopt. Burgemeester Aptroot is bestuurlijk eigenaar van dit proces. Eind mei wordt in een overleg tussen de voorzitters van de stuurgroep en burgemeester Aptroot de synergie tussen de strategische agenda en de aanbevelingen uit de evaluatie besproken; - Aanvullende voorstellen uit de zienswijze en bestuurlijke bespreking Voor een aantal meer praktische aanbevelingen uit de evaluatie (zoals het opstellen en vaststellen van de procesregels rondom de procedure van uittreding van gemeenten) wordt door de ambtelijke organisatie een voorstel voorbereid. Deze voorstellen worden in het algemeen bestuur van 6 juli ingebracht. Financiën Juridisch Communicatie N.v.t. N.v.t. N.v.t.

13 Bijlagen Gevolgde procedure Dashboard met uitwerking acties follow-up programma evaluatie. Bestuurscommissie N.v.t. Zienswijzetermijn N.v.t. Adviescommissie N.v.t. Dagelijks bestuur 18 mei 2018 Anders, te weten N.v.t. De MRDH gremia en gemeenten zullen periodiek over de voortgang van het follow-up programma worden geïnformeerd. Verdere procedure Openbaar besluit Ja Contactpersoon Rosanne Meulenbeld Wet. bekendmaking Nee Telefoonnummer

14 Dashboard aanbevelingen follow-up programma evaluatie Categorie 1: Aanbevelingen die breed draagvlak hebben en direct geïmplementeerd kunnen worden Aanbeveling uit het evaluatierapport Voorgestelde uitwerking door het algemeen bestuur Voortgang + planning Wie 9. Ook griffiers moeten elkaar in MRDH-verband gaan vinden. Een eerste belangrijk resultaat van deze samenwerking is de voorbereiding van een MRDH-inwerkpakket voor nieuwe raadsleden na de gemeenteraadsverkiezingen. Ook kunnen in dit verband best practices over de gemeentelijke klankbordgroepen worden gedeeld. Het algemeen bestuur onderschrijft het belang dat ook de griffiers elkaar treffen en onderling afstemming zoeken. Bijvoorbeeld op onderwerpen als (eenduidige) informatievoorziening richting raadsleden (dit hangt samen met aanbeveling 10), de uitwerking van de gemeentelijke MRDH-klankbordgroepen (aanbeveling 5) en het maken van een jaarlijkse agenda. Het algemeen bestuur verzoekt de griffiers, in samenwerking met de MRDH-organisatie, een voorstel uit te werken voor eenduidige informatievoorziening richting raadsleden en het initiatief te nemen voor de voorbereiding van een MRDH-werkpakket voor nieuwe raadsleden, in afstemming met het introductieprogramma dat vanuit de MRDH wordt opgesteld. Introductieprogramma voor nieuwe raadsleden en bestuurders is gestart, bestaande uit informatiebrochure en standaard presentatie, werkwijzer en introductiebijeenkomsten voor de ACs en BCs, subregionale (brede) kennismakingsbijeenkomsten en centrale regiodag. De 23 gemeentesecretarissen en griffies, coördinatoren, alsmede aparte werkgroep voor het organiseren van de bijeenkomsten, zijn hierbij betrokken. MRDH werkorganisatie. 23 griffies, MRDH coördinatoren. 13. De MRDH geniet een zeer geringe naamsbekendheid bij burgers, maar dit hoeft niet geproblematiseerd worden. De MRDH-organisatie zou niet extra belast moeten worden met meer communicatie naar burgers. De MRDH-organisatie moet zich met name richten op de interne informatievoorziening en het ondersteunen van de gemeenten bij het boeken van resultaat, waarover de gemeenten vervolgens moeten communiceren met hun inwoners. 14. Zowel raadsleden als bestuurders hebben de taak om over de MRDH te communiceren. Met name burgemeesters moeten hun bestuurlijke kracht meer inzetten om het MRDH-netwerk voor het voetlicht te brengen in de lokale media, maar ook in de Haagse en Brusselse arena. Het algemeen bestuur onderschrijft deze aanbevelingen volledig en is de bestuurders en raadsleden die zich inzetten voor de regio zeer erkentelijk. De MRDH-organisatie richt zich, op aanbeveling van het onderzoeksteam, niet op de communicatie met burgers, anders dan zij via haar website doet. Dit sluit aan op de huidige communicatiestrategie. Hierin staat centraal dat de communicatie vanuit de MRDH tot doel heeft om de meerwaarde en kracht te laten zien van de 23 samenwerkende gemeenten in de Metropoolregio Rotterdam Den Haag, het eigenaarschap van de gemeenten te vergroten, werken aan meer samenhang en het zichtbaar maken van tastbare voortgang als bewijslast voor de gezamenlijke ambitie (werken aan een Europese topregio). De bestuurders van de MRDH hebben een centrale rol in de corporate communicatiestrategie. Zij zijn de ambassadeurs van de Metropoolregio, spreken namens de 23 samenwerkende gemeenten en maken de resultaten van de Metropoolregio zichtbaar. Dit versterkt de verbinding tussen en het eigenaarschap van de 23 gemeenten en draagt bij aan het tot uitvoering brengen van het principe van, voor en door de 23 gemeenten. In de media en bij bijeenkomsten dragen de MRDH-bestuurders de gezamenlijke ambitie uit en het belang van de regionale samenwerking voor de gemeenten/inwoners. Deze communicatie inzet over de MRDH door raadsleden en bestuurders kan wel verder verbreed worden. De MRDH-organisatie kan de bestuurders en raadsleden hier vanuit public-affairs en strategische communicatie in ondersteunen. Opnemen bij vaststelling van de public affairs en communicatiestrategie. MRDH werkorganisatie. Raadsleden en bestuurders. Categorie 2: Aanbevelingen die breed draagvlak hebben maar nog uitgewerkt dienen te worden voor implementatie Aanbeveling Voorgestelde uitwerking door het algemeen bestuur Voortgang + planning Wie 2. De MRDH moet (in verlengde van aanbeveling 1) een discussie voeren over de Opwerken van voorstellen (scenario s) uitbreiding van het aantal taken (pijlers). Deze discussie dient in het licht van de bestaande gemeenschappelijke regeling te worden gevoerd. Op basis van de groepsgesprekken concluderen wij dat vele gemeenten wonen en ruimtelijke ordening zouden willen toevoegen. Er zijn echter ook gemeenten tegen, waardoor de wijziging van de gemeenschappelijke regeling niet tot de mogelijkheden lijkt te behoren. Zonder wijziging van de gemeenschappelijke regeling kunnen diverse thema s wel een plek krijgen binnen de MRDH samenwerking (zie aanbeveling 3). Het is van belang dat deze thema s in het AB worden bediscussieerd en dat het AB een visie vaststelt over deze thema s. Bijvoorbeeld over het thema wonen en ruimtelijke ordening. Ook de provincie voor invulling van deze aanbeveling in samenwerking met MRDH coördinatoren. Deze voorstellen worden met de stuurgroep en in bredere setting besproken en verder vormgegeven, waarna pas na de vorming van nieuwe raden en colleges de definitieve invulling van deze aanbeveling wordt besproken. moet tijdig in deze discussie worden betrokken. Voorstellen worden uiteindelijk voorgelegd aan het Algemeen bestuur. 3. Wij adviseren te gaan werken met een opt-in systeem voor de terreinen die niet onder Va of onder EV in enge zin vallen. Het staat gemeenten dan vrij om op die aanvullende terreinen samen te werken aan het versterken van de regio. De MRDH-organisatie faciliteert deze tafels, op basis van een bijdrage (in euro s en ambtelijke capaciteit) van de deelnemende gemeenten naar rato van hun inwonertal. Ook de overige triple helix Het onderzoeksteam stelt in aanbeveling 2 en 3 dat het met oog op de strategische agenda goed zou zijn dat de gemeenten, zonder de huidige gemeenschappelijke regeling aan te passen, met elkaar in gesprek gaan over samenwerking in MRDH-verband op andere terreinen dan Verkeer en Vervoer en Economisch Vestigingsklimaat, zoals bijvoorbeeld op het terrein van ruimtelijke ordening en wonen. Dit zou dan gaan om het in MRDH-verband faciliteren van bestuurlijke overlegtafels, zonder overdracht van bevoegdheden, waarbij besluitvorming over deelname plaatsvindt in de eigen gemeente en gemeenten ook zelf zorgen voor het inzetten van middelen en het formuleren van doelen. In de zienswijzen zijn uiteenlopende standpunten ingenomen met betrekking tot deze aanbeveling. Het algemeen bestuur herkent de brede behoefte naar afstemming in MRDH-verband op andere terreinen dan Vervoer en Economisch Vestigingsklimaat vanuit het belang van inhoudelijke samenhang voor het MRDH-gebied, alsmede vanuit het belang van het leggen van de relatie met de strategische agenda van de MRDH-samenwerking en de huidige kerntaken van de gemeenschappelijke regeling. Tegelijkertijd constateert het algemeen bestuur dat er geen draagvlak is om de gemeenschappelijke regeling aan te Stuurgroep, MRDH coördinatoren, MRDH werkorganisatie.

15 partners moeten hierbij kunnen aansluiten. passen en dat gemeenten de bestuurlijke drukte ook willen beperken. Het algemeen bestuur stelt daarom het volgende voor: Met de strategische agenda als uitgangspunt kan in het algemeen bestuur worden afgestemd op andere inhoudelijke onderwerpen die raken aan de strategische agenda en de kerntaken Verkeer en Vervoer en Economisch Vestigingsklimaat, zonder overdracht van bevoegdheden. Het algemeen bestuur is in die zin ook een natuurlijk platform om de relatie te leggen met andere inhoudelijke onderwerpen en de bestaande netwerken en tafels in het MRDH-gebied op die terreinen. De gemeenschappelijke regeling voorziet daarnaast in artikel 3.5 in de mogelijkheid tot in MRDH-verband faciliteren van platforms voor afstemming, op verzoek van 2 of meer gemeenten. Het algemeen bestuur besluit over dit verzoek. Dit betekent dat coalities van gemeenten op eigen initiatief de keuze kunnen maken om in MRDH-verband een bestuurlijk afstemmingsplatform in het leven te roepen, zonder overdracht van bevoegdheden, waarbij het algemeen bestuur de relatie legt met de strategische agenda en de kerntaken. De gemeenten zijn hierbij wel zelf verantwoordelijk voor het inzetten van middelen en het formuleren van doelen, waarbij besluitvorming over deelname plaatsvindt in de eigen gemeente. Deze bestuurlijke afstemmingsplatforms kunnen overigens breder van samenstelling zijn dan de MRDH-gemeenten alleen, denk aan triple helix partijen, waterschappen of gemeenten buiten het MRDH-gebied. Een op te stellen verordening legt de spelregels voor het verzoek aan en de besluitvorming door het algemeen bestuur over een dergelijk afstemmingsplatform vast. De stuurgroep wordt gevraagd om, gehoord de discussie in het algemeen bestuur, de uitwerking van deze aanbeveling te verzorgen en hiertoe voorstellen te doen aan het algemeen bestuur. Voorgesteld wordt dat de stuurgroep hierbij een aantal gemeenten betrekt. De MRDH-organisatie ondersteunt hierbij. Het onderzoeksteam stelt in aanbeveling 6 voor om de democratische legitimatie te versterken door per gemeente een klankbordgroep van in ieder geval bestuurders en raadsleden in te stellen, de adviescommissies lichter te maken en aanvullend hierop en aan de voorkant van het beleidsproces brainstormmomenten en roadshows voor raadsleden te organiseren. Uit de zienswijzen blijkt dat er draagvlak bestaat om per gemeente een klankbordgroep in te stellen om, voorafgaand aan vergaderingen van de bestuurscommissies en het algemeen bestuur, tussen bestuurders en raadsleden voorstellen te bespreken en besluitvorming terug te koppelen. Uit de zienswijzen blijkt daarnaast duidelijk dat de invulling van de adviescommissies niet lichter, maar anders moet worden vormgegeven, aan de voorkant van het beleidsproces. Ook is er behoefte aan het organiseren van brainstormmomenten en roadshows om niet alleen de leden van de adviescommissie, maar alle raadsleden meer te betrekken. Het algemeen bestuur is van mening dat de betrokkenheid van gemeenteraden bij de input, throughput en output van beleid versterkt kan worden, binnen de gemeenten maar ook in MRDH-verband. 6. Met de instelling van een MRDH-klankbordgroep per gemeente, kunnen de adviescommissies waarvan het bestaan in de gemeenschappelijke regeling is vastgelegd een lichtere invulling krijgen. Zo kunnen in plaats van de adviescommissiebijeenkomsten brainstormmomenten en roadshows aan de voorkant van het beleidsproces worden georganiseerd. Daarnaast adviseren wij regio-dagen te organiseren waarop strategische vraagstukken worden besproken. Opwerken van voorstellen (scenario s) voor invulling van deze aanbeveling in samenwerking met MRDH coördinatoren. Deze voorstellen worden met de stuurgroep en in bredere setting besproken en verder vormgegeven, waarna pas na de vorming van nieuwe raden en colleges de definitieve invulling van deze aanbeveling wordt besproken. Voorstellen worden uiteindelijk voorgelegd aan het Algemeen bestuur. Stuurgroep, MRDH coördinatoren, MRDH werkorganisatie. Het algemeen bestuur stelt daarom het volgende voor: De adviescommissies worden eerder in het beleidsproces gepositioneerd, voordat door de bestuurscommissies en/of het algemeen bestuur beleidsbeslissingen worden genomen of daarover zienswijzeprocedures worden gestart. De adviescommissies komen daartoe geregeld bij elkaar en kunnen vooraf op een meer kaderstellende wijze dan nu gevraagd en ongevraagd advies geven aan de bestuurders, die ook in de vergaderingen aanwezig zijn. De instellingsbesluiten en de regelementen van orde zullen daarop aangepast worden. Daarin zal ook de mogelijkheid tot inspraak voor burgers worden opgenomen. Het instellen van een digitaal informatiesysteem en het opstellen van een inhoudelijke termijnagenda kunnen helpen om de informatiepositie van de adviescommissies en de gemeentelijke klankbordgroepen en gemeenteraden te versterken. De openbare agenda en stukken van de vergaderingen van de bestuurscommissies en het algemeen bestuur worden voorafgaand door de MRDH-organisatie actief gedeeld met de adviescommissies. Deze stukken kunnen ook benut worden door de gemeentelijke klankbordgroepen en gemeenteraden. Daarnaast worden er periodiek brainstormmomenten en roadshows georganiseerd om alle gemeenteraadsleden nauwer bij de inhoud te betrekken.

16 1. Een aanscherping van het inhoudelijke verhaal van de MRDH is gewenst. De MRDH moet de studies, waarin ambities en logische taakgebieden worden aanbevolen, bundelen en komen tot een keuze van een aantal heldere kernopgaven. Deze moeten herkenbaar zijn voor deelnemende gemeenten, maar ook voor samenwerkingspartners. De MRDH-organisatie wordt aangeraden hier een strategische discussie voor te organiseren tussen alle MRDH-partners De verantwoording en controle achteraf hebben, net als nu, plaats in de eigen gemeenteraad met de eigen bestuurders. Doordat de adviescommissies eerder in het beleidsproces betrokken worden, hoeven zij geen advies meer uit te brengen over onderwerpen die reeds voor zienswijze voorliggen in de gemeenteraden. De stuurgroep wordt gevraagd om, gehoord de discussie in het algemeen bestuur, de uitwerking van deze aanbeveling te verzorgen en daartoe voorstellen aan het algemeen bestuur te doen. Voorgesteld wordt dat de stuurgroep een aantal leden van de adviescommissie betrekt bij de uitwerking. De MRDH-organisatie ondersteunt hierbij. Het algemeen bestuur herkent het belang dat het inhoudelijk verhaal van de MRDH bekend is en wordt herkend door de 23 gemeenten en de partners. Op grond van de GR MRDH wordt er vierjaarlijks voor elke nieuwe bestuursperiode een strategische agenda opgesteld. Bij het opstellen van de strategische agenda wordt aan deze aanbeveling invulling gegeven. De strategische agenda wordt in samenspraak met de 23 gemeenten opgesteld. o In de strategische agenda worden de ambities en kernopgaven in samenspraak met de 23 gemeenten geformuleerd en gebundeld. o De inhoudelijke discussie hierover wordt zowel met de huidige als de nieuwe gemeentebesturen gevoerd, waarna in 2018 het voorstel voor de strategische agenda in een zienswijzeprocedure aan de 23 gemeenten wordt voorgelegd. o Vaststelling vindt derhalve door het nieuwe algemeen bestuur plaats. o Aanvullend aan de strategische agenda zal de MRDH-organisatie een voorstel doen om het aantal bestuurlijke en ambtelijke overleggen in en om de MRDH te verminderen en scherper te verbinden aan de opgestelde kernopgaven. De stuurgroep treedt in overleg met de bestuurlijk eigenaar van de strategische agenda om te bekijken hoe deze aanbeveling goed belegd kan worden in het proces van de strategische agenda. Het proces om te komen tot een strategische agenda voor de periode loopt. Burgemeester Aptroot is bestuurlijk eigenaar van dit proces. Hij wordt ondersteund door een ambtelijke werkgroep waaraan vertegenwoordigers van de 23 gemeenten en de MRDH organisatie deelnemen. In het laatste kwartaal van 2017 en het eerste kwartaal van 2018 is de input van de bestuurs- en adviescommissies opgehaald. Na de gemeenteraadsverkiezingen wordt een ronde langs de nieuwe raden en colleges gemaakt om input op te halen, waarna er een concept agenda wordt opgesteld die als zienswijze zal worden voorgelegd. Bestuurlijke en ambtelijke werkgroep strategische agenda 5. Elke gemeente moet een MRDH-klankbordgroep inrichten of versterken die structureel geïnformeerd (zie aanbevelingen hoofdstuk 4 en 5) is en op vaste momenten bijeenkomt, geënt op de beleidscyclus van de MRDH. De klankbordgroep draagt zorg voor een vroegtijdige en heldere standpuntbepaling van de gemeente, en zorgt voor een grotere impact van de gemeente in het AB en de bestuurscommissies De aanbevelingen 5 en 6 hangen nauw met elkaar samen. Het algemeen bestuur onderschrijft het belang van een goede interne afstemming van MRDH-onderwerpen binnen de gemeenten via een gemeentelijke MRDH klankbordgroep. De keuze of en hoe een dergelijke klankbordgroep in te richten is uiteraard aan de gemeenten zelf. Het algemeen bestuur wil daarbij de volgende overwegingen meegeven: o Dit biedt de betrokken raadsleden de mogelijkheid om vroegtijdig betrokken te zijn bij de standpuntbepaling van de gemeente. Met een eenduidige overlegstructuur binnen de gemeente kunnen stukken in gezamenlijkheid van bestuurders en raadsleden worden voorbereid hetgeen recht doet aan de democratische legitimatie. o Dit draagt ook bij aan een grotere impact van gemeenten op het MRDH-beleid en de besluitvorming. o De huidige invulling van een dergelijke klankbordgroep in bijvoorbeeld de gemeenten Delft, Westland en Capelle aan den IJssel kunnen als voorbeeld dienen voor andere gemeenten. In het MRDH coördinatoren-overleg zullen best-practices van de klankbordgroepen worden gedeeld en zal worden besproken op welk moment in de besluitvormingscyclus de klankbordgroepen het beste bijeen kunnen komen. De MRDH-coördinatoren kunnen de uitwerking van de gemeentelijke MRDH-klankbordgroep samen met de griffiers initiëren en verder vorm geven. Middels een governancebrief zijn de gemeenten na de gemeenteraadsverkiezingen gewezen op aandachtspunten uit de evaluatie, waaronder het instellen van een klankbordgroep. In het MRDH coördinatoren-overleg zullen best-practices van de klankbordgroepen worden gedeeld en zal worden besproken op welk moment in de besluitvormingscyclus de klankbordgroepen het beste bijeen kunnen komen. De MRDHcoördinatoren kunnen de uitwerking van de gemeentelijke MRDHklankbordgroep samen met de griffiers initiëren en verder vorm geven. MRDH coördinatoren; Griffiers; MRDH gemeenten. 4. De MRDH-besluitvormingscyclus moet verhelderd en geëxpliciteerd worden. Dit houdt in dat de cyclus en rollen van betrokkenen helderder beschreven en krachtiger gecommuniceerd moeten worden, zodat betrokkenen op ieder moment precies weten waar een onderwerp zich bevindt in de cyclus, hoe dit samenhangt met andere onderwerpen en op welk moment zij hun stem kunnen doen gelden. De rollen van het AB en DB moeten strategischer worden en de financiële controle op de MRDH dient te worden uitgewerkt 10. De MRDH-organisatie moet er zorg voor dragen dat de stukkenstroom richting de gemeenten beter behapbaar wordt. Dat betekent minder stukken, kortere stukken en helderdere stukken. De MRDH-organisatie moet ieder stuk dat richting de gemeenten Het algemeen bestuur constateert dat de aanbevelingen 4, 10, 11 en 12 nauw met elkaar samenhangen. Het algemeen bestuur is en blijft eindverantwoordelijk voor de gehele MRDH en de samenhang van de inhoud. Het dagelijks bestuur is en blijft de agendacommissie van het algemeen bestuur en is tevens verantwoordelijk voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Het algemeen bestuur herkent de wens dat de besluitvormingscyclus verhelderd en geëxpliciteerd moet worden en dat de stukkenstroom beter behapbaar moet worden gemaakt. het algemeen bestuur neemt deze aanbevelingen daarover ter harte. De stuurgroep wordt gevraagd deze aanbevelingen uit te werken. De MRDH organisatie ondersteunt dit. De volgende onderdelen worden ter overweging meegenomen: De MRDH-organisatie is gestart met de overgang naar een e-systeem (digitaal informatiesysteem) dat aansluit bij de systemen die de gemeenten gebruiken. Daarnaast is gestart met het digitaliseren van de interne en externe workflow. Een gestandaardiseerde verzendtermijn van 14 dagen voor de vergadering is ingevoerd voor verzending van de stukken van alle gremia. Stuurgroep; MRDH organisatie; Rekeningcommissie.

17 gaan voorzien van een heldere samenvatting, waarin het betreffende stuk ook in de context en langere ontwikkellijn geplaatst wordt. De annotatie van de stukken, die voor elke gemeente anders zal zijn, wordt door het ambtelijk apparaat in de gemeenten gemaakt 11. De MRDH-organisatie moet een digitaal informatiesysteem inrichten om de stukkenstroom beter inzichtelijk te maken en informatie gelijktijdig beschikbaar te stellen. Dit moet aansluiten op de systemen waar de gemeenten intern al mee werken, zodat gemeenten in hun eigen digitale informatiesysteem kunnen blijven werken en ook zelf gemeentelijke documenten over de MRDH kunnen toevoegen. 12. Dit informatiesysteem zou onderdeel moeten zijn van een bredere online werkomgeving voor de MRDH, waarin raadsleden (maar ook bedrijfsleven en kennisinstellingen uit de regio) online kunnen bijdragen aan ideevorming. Daarnaast kan op een besloten deel van deze portal de online samenwerking tussen ambtenaren worden vormgegeven: zo kunnen ambtenaren van de MRDH-organisatie en de MRDHgemeenten elkaar gemakkelijker vinden, wordt communicatie versterkt, kan locatieonafhankelijk worden samengewerkt en kunnen best practices worden gedeeld. o Het inrichten van een digitaal informatiesysteem dat aansluit bij de systemen waar de gemeenten reeds mee werken. In principe wordt de huidige begrotingsruimte voor zover mogelijk benut, maar wanneer dit budgettaire of andere relevante consequenties heeft zal dit via de stuurgroep geagendeerd worden bij het algemeen bestuur; o Het verhelderen en expliciteren van de MRDH-besluitvormingscyclus middels een digitaal informatiesysteem en het actief delen van de agenda en stukken van het algemeen bestuur en de bestuurscommissies met adviescommissieleden; o Dat elk besluit genomen kan worden op basis van een samenvatting van 1 á 2 pagina s om de stukkenstroom overzichtelijk en behapbaar te maken en dat het digitale informatiesysteem instrumenteel is aan de tijdige en volledige beschikbaarheid van stukken. Uiteraard zal alle achterliggende documentatie beschikbaar komen via het digitaal informatiesysteem. Het algemeen bestuur herkent daarnaast de wens om de rekeningencommissie bestaande uit raadsleden meer in positie te brengen. De stuurgroep wordt gevraagd om samen met een aantal leden van de rekeningencommissie een voorstel te doen voor het nader invullen van de rol van de rekeningencommissie bij de financiën. De MRDH-organisatie ondersteunt. Ook wordt ieder agendapunt voorzien van 1 A4 waar het voorgenomen besluit en de financiële, juridische en communicatie impact staan vermeld. De stuurgroep wordt gevraagd om samen met een aantal leden van de rekeningencommissie een voorstel te doen voor het nader invullen van de rol van de rekeningencommissie bij de financiën. De MRDH-organisatie ondersteunt. 7. Om uitvoering te kunnen geven aan de MRDH-strategie zou de MRDH meer gebruik moeten maken van de ambtelijke capaciteit van de gemeenten. Gemeenten moeten zich ruimhartig opstellen in het beschikbaar stellen van ambtelijke capaciteit aan de samenwerking en duidelijk kiezen aan welke specifieke onderwerpen binnen MRDHverband zij prioriteit geven. 8. Voor het inzetten van ambtelijke capaciteit zijn de gemeentesecretarissen in eerste instantie verantwoordelijk. Het MRDH-gemeentesecretarissenoverleg moet geactiveerd worden, zodat onderling goede afspraken gemaakt kunnen worden gemaakt over het organiseren van de benodigde capaciteit binnen de gemeenten Het algemeen bestuur ziet deze aanbeveling in het licht van de Van, Voor en Door gedachte en acht het van belang dat over en weer meer van elkaars ambtelijke capaciteit gebruik gemaakt moet worden; Het algemeen bestuur verzoekt de gemeentesecretarissen, in samenwerking met de directie van de MRDH-organisatie, om daar waar nodig ambtelijke capaciteit beschikbaar te stellen voor de gewenste samenwerking. Ook kan door meer gebruik te maken van de ambtelijke capaciteit in gemeenten meer uitvoering gegeven worden aan het koppelen van de gemeentelijke en de MRDH strategie. In voorgenoemd verzoek zal het algemeen bestuur de gemeentesecretarissen vragen om samen met de directie van de MRDH-organisatie met een voorstel te komen voor het versterken van het ambtelijke strategisch netwerk. De stuurgroep bewaakt de voortgang van de uitwerking van deze aanbevelingen. De gemeentesecretarissen zullen in samenwerking met de directie van de MRDH organisatie het gesprek aangaan over de inzet van ambtelijke capaciteit, in het licht van de Van, Voor en Door gedachte. Stuurgroep; Gemeentesecretarissen. Aanvullende voorstellen uit de zienswijze en bestuurlijke bespreking van de aanbevelingen Aanvullende voorstellen en voorgestelde uitwerking door het algemeen bestuur Voortgang + planning Wie Ten aanzien van de kabinetsvoornemens over de aanpassing van de Wgr om de Wanneer de Wgr wordt aangepast aan de voornemens van het kabinet, zal dit in de GR vertaald MRDH organisatie. politieke verantwoording over gemeentelijke samenwerking te verbeteren is de GR worden; MRDH volgend aan de Wgr. Binnenkort vindt er een eerste ambtelijk verkennend gesprek over de wijzigingen met het ministerie Wanneer de Wgr wordt aangepast aan de voornemens van het kabinet, zullen de van BZK plaats. aanpassingen ook in de GR MRDH worden verwerkt; Het algemeen bestuur zal op verzoek de algemene procesregels rondom de procedure van uittreding van gemeenten opstellen en vaststellen. De stuurgroep wordt gevraagd met een voorstel te komen. De MRDH organisatie doet voor het AB van 6 juli een voorstel aan de stuurgroep. Stuurgroep; MRDH organisatie. In de reglementen van orde van het algemeen bestuur, de bestuurscommissies en de adviescommissies, zal de mogelijkheid tot inspraak van burgers worden opgenomen. Voor wat betreft de volgende evaluatie van de GR MRDH schrijft de GR voor dat de volgende evaluatie over vier jaar gehouden wordt. De evaluatie daarna heeft volgens de GR plaats in Om op een werkbare wijze tegemoet te komen aan de wens van sommige gemeenten om op een kortere termijn dan dat op nieuw te evalueren, en tegelijkertijd niet in een permanente staat van evaluatie terecht te komen, heeft Algemeen Bestuur aangegeven eind 2020 te starten met de volgende evaluatie. De MRDH organisatie zal de nodige aanpassingen verzorgen. MRDH organisatie. De MRDH organisatie zorgt te zijner tijd voor de organisatie van de volgende evaluatie. MRDH organisatie.

18 Algemeen bestuur 1 juni 2018 agendapunt 6 Onderwerp Voorstel Korte motivering Verordening Algemene Verordening Gegevensbescherming MRDH De Verordening MRDH-AVG vast te stellen, waarin de beleidsregels zijn opgenomen op basis waarvan de MRDH aan de EU verordening Algemene Verordening Gegevensbescherming zal voldoen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU vervangt per 25 mei 2018 de Wet Bescherming Persoonsgegevens. De Eu Verordening heeft directe werking voor alle inwoners van de EU. De Verordening kent een groot aantal bepalingen; gedeeltelijk gericht op de bewoners, gedeeltelijk gericht op de landen van de EU. De verordening MRDH-AVG is een uitvoeringsbepaling voor de MRDH, alleen gericht op de uitvoering van de bepalingen uit de AVG die rechtstreeks op personen betrekking hebben. Na de vaststelling van deze uitvoeringsverordening zal de implementatie als volgt plaatsvinden: a) Met de gemeente Den Haag zal en overeenkomst gesloten worden waarin de gemeente Den Haag de voor overheden verplicht gestelde functionaris gegevensbescherming ook voor MRDH ter beschikking zal stellen. b) Aangezien de AVG een beperkt aantal grondslagen noemt waardoor MRDH persoonsgegevens mag verwerken, zullen alle op dit moment verwerkte persoonsgegevens binnen MRDH gecontroleerd worden op een grondslag van de AVG. Indien die grondslag er niet is, zal die alsnog gemaakt worden. Een eigen verklaring zorgt voor een AVG-grondslag. c) Met door MRDH ingeschakelde derden die persoonsgegevens verwerken(bijvoorbeeld de firma s die een website van MRDH beheren waarbij personen informatie verstrekken (zoals een adres), zal een op de AVG gebaseerde verwerkingsovereenkomst gesloten worden. In een dergelijke overeenkomst verklaart de derde zich te houden aan de VAG bepalingen.. d) Op iedere positie waar persoonsgegevens door of namens MRDH verwerkt worden, zal een door de AVG voorgeschreven privacyverklaring worden kenbaar gemaakt. Daarmee weten personen altijd welke gegevens door of namens MRDH verwerkt worden en hoe men daarover verwerkte informatie kan opvragen, verwerkte informatie kan aanpassen of verwerkte informatie kan laten verwijden. Financiën Juridisch Communicatie Bijlagen Gevolgde procedure Verdere Aangezien het een nieuwe EU verordening is, zal daar ongetwijfeld jurisprudentie over ontstaan. De algemeen directeur is gemandateerd die ontwikkelingen direct in de MRDH verordening op te nemen. N.v.t. De verordening MRDH-AVG is door juridische zaken opgesteld. Na vaststelling door het algemeen bestuur van de MRDH-AVG zal de verordening op de gebruikelijke wijze gepubliceerd worden. De MRDH-AVG, inclusief de Privacyverklaring, de verwerkingsovereenkomst zoals die door het ministerie is opgesteld, een standaard verzoek om volgens de AVG persoonsgegevens op te vragen, te veranderen of te verwijderen en een implementatieoverzicht binnen MRDH. Bestuurscommissie N.v.t Zienswijzetermijn N.v.t Adviescommissie N.v.t Dagelijks bestuur 18 mei 2018 Anders, te weten N.v.t N.v.t

19 procedure Openbaar besluit Ja Contactpersoon Henk Zwennes/Bernadette Livain Wet. bekendmaking Nee Telefoonnummer /

20 1 juni 2018 agendapunt 6 Onderwerp: Invoering Uitvoeringsverordening Metropoolregio Rotterdam Den Haag Algemene Verordening Gegevensbescherming Datum: XX-XX-XXXX Contactpersoon: Henk Zwennes Telefoonnummer: Aan het algemeen bestuur, Voorstel 1. Besluit aan te nemen de Metropoolregio Rotterdam Den Haag Algemene Verordening Gegevensbescherming (MRDH-AVG) 2. Manager Strategie en Bestuur te mandateren alle noodzakelijke aanvullende uitvoeringsmaatregelen te nemen om deze verordening binnen MRDH te implementeren. Toelichting Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegegevensbescherming (AVG) van toepassing. Het is een Eurpese verorderning die rechtstreekse werking heeft binnen de lidstaten. Nederland heeft op dit moment een wet Bescherming Persoonsgegevens (WBp), die gebaseerd is op de richtlijn bescherming persoonsgegevens. Op 25 mei 2018 komt deze richtlijn en daamee de Nederlandse wet, te vervallen. De gegevensbescherming van MRDH voldoet op dit moment aan de eisen van deze wet. De nieuwe verordening heeft rechtstreekse werking in Nederland en kent een aantal bepalingen die afwijkend zijn van de huidige wet. Het is dus noodzakelijk de huidige procedures van MRDH voor het opslaan en verwerken van persoonsgegevens heeft (of die namens MRDH door derde partijen worden uitgevoerd), aan te scherpen. Daar waar hieronder een arikel genoemd wordt, is dat het artikel uit de EU Verordening (de AVG). Uitgangspunten AVG voor MRDH De EU Verordening kent een groot aantal bepalingen. Een deel daarvan is echter expliciet aan de landen van de EU gericht. Een MRDH-AVG maakt dan eenvoudig duidelijk welke bepalingen uit de AVG voor MRDH van toepassing zijn en hoe deze worden geïmplementeerd. De AVG uit de EU blijft natuurlijk primair van toepassing. De MRDH maakt daar alleen een praktische uitvoeringsverordening van: de MRDH-AVG. Uitgangspunt van de MRDH verorderning is dat verwerking van persoonsgegevens altijd rechtmatig moet zijn, behoorlijk en transparant moet zijn, een specifiek doel moet dienen, de verwerking van persoonsgegeens minimaal moet zijn, de persoonsgegevens juist moeten zijn, persoonsgegevens beperkt opgeslagen worden en zodanig zijn beveiligd dat de integriteit en vertrouwelijkheid is gewaarborgd (artikel 5 AVG). De rechtmatigheid zit met name in de exlpliciete grond die de verordening aangeeft op basis waarvan persoonsgegevens mogen worden verwerkt en opgeslagen. De grondslagen die het opslaan van persoonsgegevens rechtmatig maken, zijn (artikel 6): 1

21 1) Toestemming van de betrokken persoon. 2) De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst. 3) De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. 4) De gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen. 5) De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag. 6) De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen. MRDH is zelf verantwoordelijk om te beoordelen of één van de 6 grondslagen van toepassing is bij de verweking van gegevens. Daarnaast zijn er ook het verwerken van specifieke persoonsgegevens expliciet verboden, (artikel 9) tenzij aan eeen aantal bschreven voorwaarden is voldaan. MRDH moet passende maatregelen nemen om er voor te zorgen dat de rechten van een betrokkene waarvan persoonsgegevens zijn of worden verwerkt, schriftelijk en in begrijpelijke taal wordt duidelik gemaakt (artikel 12). Ook als MRDH de persoonsgegevesns van een derde krijgt, moet MRDH de betrokkene bepaalde informatie verstrekken (artikel 14). MRDH moet er voor zorgen dat aan een betrokkene op zijn verzoek uitsluitsel kan worden gegeven over de al dan niet verwerkte of te verwerken persoonsgegevens.(artikel 15). Een betrokkenen heeft het recht onjuiste persoonsgegevens onverwijld te laten rectificeren door MRDH (artikel 16) dan wel verwerkte persoonsgegevens te laten wissen (artikel 17). MRDH moet er voor zorgdragen dat een betrokkene zijn door de MRDH verwerkte persoonsgegevens kan verkrijgen om die persoonsgegevens over te overdragen aan een derde (artikel 20). MRDH moet er voor zorgdragen dat een betrokkenen bezwaar kan maken tegen de verwerking door MRDH van zijn persoonsgegevens (artikel 21). Om aan al die eisen te voldoen, moet MRDH er als verwerkingsverantwoordelijke voor zorgdragen dat er passende technische en organisatorische maaregelen genomen zijn die het mogelijk maken aan te tonen dat de verwerking van persoonsgegeens heeft plaatsgevonden op basis van de AVG (artikel 24). MRDH moet er voor zorgdragen dat partijen die namens haar persoonsgegevens verwerken, garanties hebben gegeven ten aanzien van genomen technische en organisatorische maatregelen zodat ook die partijen aan de verordening voldoen (artikel 28). MRDH zal een register bijhouden van verwerking van persoonsgegevens die onder de verantwoordelijkheid van MRDH worden verwerkt (artikel 30). MRDH zal bij een inbreuk op persoonsgegevens deze inbreuk melden bij de toezichthoudende autoriteit, maar bij een inbreuk op persoonsgegevens met een hoog risico dit ook melden aan de betrokkene. (artikelen 33 en 34). MRDH moet als overheidsorgaan een functionaris voor gegevensbescherming aanwijzen (artikel 37). 2

22 MRDH zal er voor zorgdragen dat een betrokkene is geïnformeerd over zijn rechten ten aanzien van administratief beroep, een voorziening in rechte of zijn klachtrecht bij de toezichthoudende instantie (Artikel 77). Al deze bepalingen plus de praktische vormgeving daarvan, zijn opgenomen in de Uitvoeringsverordening MRDH-AVG. 3

23 . Uitvoeringsverordening Metropoolregio Rotterdam Den Haag Algemene Verordening Gegevensbescherming (MRDH-AVG) Het algemeen bestuur van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag, Gelet op op artikel 33, eerste lid en artikel 136 van de Wet gemeenschappelijke regelingen en artikel 212 van de Gemeentewet; gezien het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. DATUM;; BESLUIT: vast te stellen de navolgende: De Uitvoeringsverordening Metropoolregio Rotterdam Den Haag Algemene Verordening Gegevensbescherming (MRDH-AVG), inhoudende regels en uitvoeringsbepalingen voor de uitvoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) door de Metropoolregio Rotterdam Den Haag 4

24 Hoofdstuk 1 Definities Artikel 1 Begripsbepalingen AVG: de door de Europese Commissie vastgestelde Algemene Verordening Gegevensbescherming die door de rechtstreekse werking van deze verordening met ingang van 25 mei 2018 de wet Bescherming Persoonsgegevens, vervangt. Uitvoeringsverordening MRDH-AVG: de uitvoeringsverordening voor MRDH waarin de op de MRDH van toepassing zijnde bepalingen uit de AVG concreet zijn gemaakt op welke wijze deze bepalingen in en door MRDH worden uitgevoerd. Derde partij: een wederpartij van MRDH die persoonsgegevens bewerkt en die door middel van een bewerkingsovereenkomst heeft aangegeven de persoonsgegevens zo op te slaan dat daarmee voldaan wordt aan de AVG en de daarop gebaseerde MRDH-AVG. Betrokkene: de natuurlijke persoon of diens erfgenaam, waarvan MRDH of een door MRDH ingeschakelde Derde partij persoonsgegevens heeft verwerkt of zal gaan verwerken. 5

25 Artikel 2 Verhouding AVG en de MRDH-AVG De AVG verordening zoals die door de Europese Commissie is aangenomen. is integraal van toepassing op de MRDH. MRDH heeft de in deze verordening opgenomen verplichtingen die rechtstreeks van toepassing zijn op verwerking van persoonsgegevens door of namens MRDH, verwerkt in deze uitvoeringsverordening MRDH-AVG. Bij strijd tussen deze uitvoeringsverordening van MRDH en de AVG, geldt of gelden de bepalingen of de bepalingen uit de AVG. Artikel 3 Beginselen verwerking persoonsgegevens MRDH MRDH draagt er zorg voor dat de verwerking van persoonsgegevens, zowel als door een door MRDH ingeschakelde derde partij, te allen tijde zal plaatsvinden op basis van de grondslagen benoemd in de AVG. Verwerking van persoonsgegevens zullen te allen tijde rechtmatig zijn, behoorlijk en transparant zijn, altijd een specifiek doel dienen en alleen persoonsgegevens betreffen die voor dat doel minimaal noodzakelijk zijn. Aansluitend zullen de persoonsgegevens te allen tijde juist zijn dan wel juist gemaakt kunnen worden, beperkt en beveiligd opgeslagen worden zodat de integriteit en vertrouwelijkheid gewaarborgd is. Artikel 4 Specifieke persoonsgegevens MRDH zal geen persoonsgegevens opslaan dan wel door een derde partij laten opslaan waarin ras en/of etnische afkomst en/of politieke opvattingen en/of religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging en/of lidmaatschap van een vakbond blijken, tenzij de voorwaarden uit artikel 9 lid 2 uit de AVG op die persoonsgegevens van toepassing zijn. De voorwaarden voor verwerking van deze specifieke persoonsgegevens door of namens MRDH zijn met name: uitdrukkelijke toestemming, de verwerking is noodzakelijk op basis van het arbeidsrecht of het sociale zekerheidsrecht, ter bescherming van vitale belangen van de betrokkene en deze niet in staat is zelf toestemming te geven, als de gegevens door betrokkene openbaar zijn gemaakt, de verwerking noodzakelijk is bij een rechtsvordering, er een zwaarwegend algemeen belang aan de orde is, het algemeen belang aan de orde is op het gebied van volksgezondheid of de persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de beoordeling van arbeidsgeschiktheid.. 6

26 Artikel 5 Melding verwerking persoonsgegevens MRDH, dan wel een door haar ingeschakelde derde partij, zal iedere betrokkene in heldere en begrijpelijke taal schriftelijk duidelijk maken met welk doel persoonsgegevens worden gevraagd en verwerkt en welke rechten een betrokkene heeft ten aanzien van de verwerkte persoonsgegevens. MRDH zal bovenstaande bepaling ook in acht nemen op het moment dat de persoonsgegevens van een derde verkregen worden. Artikel 6 Inzicht in verwerkte gegevens MRDH zal er voor zorgdragen dat iedere betrokkene in staat is een verzoek in te dienen waarin verzocht kan worden om inzicht te verkrijgen over de al dan niet door MRDH of een derde verwerkte persoonsgegevens. MRDH zal gevolg geven aan een verzoek indien dit verzoek voldoet aan de eisen gesteld in artikel 15 van de AVG. Het vezoek moet betrekking hebben op de verwerkingsdoeleinden, de categorie van persoonsgegevens, MRDH kan gemotiveerd afwijken van dit verzoek indien het verzoek naar het oordeel van MRDH geen doel dient dat de AVG beoogt te beschermen. Artikel 7 Rectificatie van verwerkte persoonsgegevens MRDH zal er voor zorgdragen dat een betrokkene in staat is om blijkbaar onjuist verwerkte persoonsgegevens door MRDH, dan wel een door haar ingeschakelde derde, te laten rectificeren. Een betrokkene kan een verzoek om rectificatie van een verwerkt persoonsgegeven dan wel verwerkte persoonsgegevens schriftelijk aan MRDH richten, onder vermelding van het onjuist verwerkte persoongegeven of de onjuist verwerkte persoonsgegevens. Een dergeijk verzoek tot rectificatie moet daarbij ook voorzien zijn van een voorstel op welke wijze het reeds verwerkte persoonsgegeven of de verwerkte persoonsgegevens door MRDH of een door haar ingeschakelde derde, moet worden gewijzigd. MRDH kan een dergelijk verzoek tot rectificatie gemotiveerd afwijzen indien MRDH gerechtvaardigde redenen heeft aan te nemen dat de voorgestelde rectificatie niet overeenkomst met de daadwerkelijke situaitie van betrokkene. 7

27 Artikel 8 Wissen van verwerkte persoonsgegevens MRDH zal er voor zorgdragen dat een betrokkene in staat is een verzoek in te dienen waarbij een betrokkene kan verzoeken de door MRDH of een door MRDH ingeschakelde derde verwerkte persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, te laten wissen. Een betrokkene kan een schriftelijk verzoek indienen bij MRDH om één of meer verwerkte persoonsgegevens, te wissen. MRDH zal daarvoor een formulieren en voorwaarden beschikbaar stellen. MRDH kan een dergelijk verzoek tot het wissen van persoonsgegevens gemotiveerd afwijzen indien MRDH van mening is dat de voorgestelde actie tot verwijdering van persoonsgegeens in strijd komt met een wettelijke verplichting van MRDH. Artikel 9 Overdragen verwerkte persoonsgegevens Een betrokkene kan een schriftelijk verzoek indienen bij MRDH om zijn door of namens MRDH verwerkte persoonsgegevens zodanig aan hem aan te beiden dat hij deze persoonsgegevens kan overdragen aan een derde. Een dergelijk verzoek staat nietgelijk aan het door of namens MRDH rectificeren of verwidjeren van persoonsgegevens. Artikel 10 Bezwaar Een betrokkene kan bezwaar indienen bij MRDH over een door of namens MRDH genomen beslissing met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens. Een dergelijk bezwaar moet voldoen aan de eisen die de Algemene Wet Bestuursrecht stelt aan een bezwaarschrift. Het bezwaarschift wordt ondertekend en bevat ten minste: a. de naam en het adres van de indiener; b. de dagtekening; c. een omschrijving van de omstandigheid waartegen het bezwaar t.a.v. de verwerking van persoonsgegeens is gericht; Artikel 11 Functionaris gegevensbescherming MRDH maakt gerbuik van de functionaris gegevensbescherming van de gemeetne Den Haag. MRDH zal in nauw overleg met deze functionaris afspraken vastleggen waarin geborgd wordt dat deze functionaris ook de AVG compliance van MRDH kan garanderen. 8

28 Artikel 12 Algemeen MRDH zal te allen tijde passende technische en organisatorische maatregelen nemen die het mogelijk maken aan te tonen dat de verwerking van persoonsgegevens door of namens MRDH op een wijze plaatsvindt die overeenkomst met de AVG. MRDH houdt een register bij op welke wijze, waar en door wie persoonsgegevens door of namens MRDH zijn of worden verwerkt. MRDH zal bij signalering van een inbreuk waarbij mogelijk persoonsgegevens zijn betrokken, direct de toezichthoudende autoriteit informeren. Indien de inbreuk van persoonsgegevens een hoog risico betekenen voor een betrokkene of betrokkenen, zal MRDH alles in het werk stellen om ook deze persoon of personen direct te informeren. MRDH zal door middel van een passende privcayverklaring duidelijk maken dat het op welke wijze dan ook aanbieden van persoonsgegevens aan MRDH tot gevolg heeft dat deze persooonsgegevens zullen worden verwerkt overeenkomstig de bepalingen van de AVG en aangegeven wat dienaangaande de rechten van een betrokkene zijn. Artikel 13 Aanpassing MRDH-AVG Het algemeen bestuur van MRDH mandateert de algemeen directeur tot het aanpassen van deze verordening op het moment dat de uitvoering van de AVG door MRDH dat noodzakelijk maakt. Artikel 14 Citeertitel Deze verordening kan aangehaald worden als de MRDH-AVG. Datum: XX-XX-XX Voorzitter Secretaris Ing. A. Aboutaleb L. Vokurka 9

29 Bijlage 1 Privacyverklaring De onderstaande privacy verklaring zal op een zodanige wijze worden aangebracht op alle plaatsen waar personen persoonsgegevesn aan MRDH verstrekken dan wel waar MRDH persoonsgegevens vraagt. Door middel van het actief bevestigen van het gelezen hebben van deze verklaring, worden gpersoonsgege3vens altijd vrijwillig ter beschikking gesteld aan MRDH. Privacyverklaring Metropoolregio Rotterdam Den Haag Doeleinden van gebruik Metropoolregio Rotterdam Den Haag (hierna ook: MRDH) of door MRDH ingeschakelde derde partijen, verwerkt uw persoonsgegevens alleen voor werkzaamheden die betrekking hebben op de bedrijfsvoering van MRDH. Opgeslagen persoonsgegevens kunnen daarbij gebrukt worden voor statistische analyses maar door of namens MRDH verwerkte persoonsgegevens zullen nooit zonder toestemming aan derde ter bechikking worden gesteld. De uitzondering op deze regel geldt indien MRDH dat moet doen door een wettelijke grondslag.. Persoonsgegevens kunnen wel gebruikt worden voor het opsporen van (pogingen tot) onrechtmatige en/of strafbare gedragingen gericht tegen MRDH, haar partners en/of medewerkers. Indien u zelf persoonsgegevens verstrekt aan MRDH door middel van één of meer al dan niet geautomatiseerde systemen, geeft u daarbij actief toestemming voor het verwerken van deze gegevens door of namens MRDH. De veiligheid van uw persoonsgegevens MRDH maakt gebruik van de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente Den Haag. MRDH en door haar ingesschakelde derde partijen hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Rechten Op de website mrdh.nl staat informatie op welke wijze u gebruik kunt maken van uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien aan de orde, kunt u door middel van een door MRDH ter beschikking gesteld formulier verzoeken MRDH kenbaar te maken welke persoonsgegeens van u door of namens MRDH verwerkt zijn. Ook kunt u door middel van dit formulier verzoeken persooonsgegeevns te wijzigen dan wel te verwijderen. Een klacht over de wijze waarop MRDH uw persoonsgegevens verwerkt of laat verwerken, dan wel over de wijze waarop MRDH gevolg geeeft aan uw verzoek gericht op de toepsssing van de AVG, kunt u richten aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Contact Als u wenst te reageren op ons privacy beleid of als u vindt dat onze site of ons handelen hiermee niet in overeenstemming is, vragen we u eveneens contact met ons op te nemen. Voor bovengenoemde verzoeken, vragen, klachten of reacties kunt u contact opnemen met MRDH, afdeling Communicatie, via info@mrdh.nl. IK HEB DEZE VERKLARING GELEZEN EN GEEF DOOR MIDDEL VAN HET ACTIVEREN VAN ONDERSTAANDE OPTIE AAN DAT DEZE GEGEVENS VERWERKT KUNNNEN WORDEN DOOR OF NAMENS MRDH. 10

30 Bijlage 2 Verzoek AVG aan MRDH VERZOEK om INFORMATIE en/of RECTIFICATIE en/of VERWIJDERING DOOR OF NAMENS MRDH VERWERKTE PERSOONSGEGEVENS Dit verzoek kan alleen per post worden aangeboden aan Metropoolegio Rotterdam Den Haag. De gegevens uit het verzoek worden na verwerking NIET opgeslagen. De ondergetekende, NAAM:,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, ADRES:. TELEFOONNUMMER: Verzoekt Metropoolregio Rottterdam Den Haag: (aankruizen welke vraag van toepassing is) O kenbaar te maken welke onderstaande aangemerkte persoonsgegevens van hem door of namens MRDH op een digitale wijze zijn verwerkt O de door aanvrager aangegeven personeesgevens te rectificeren O de door aanvrager aangegeven persoonsgegevens permanent te verwijderen ***************************************************************************************** Aanvrager wenst informatie te krijgen welke van onderstaande persoonsgegevens verwerkt zijn bij MRDH : O achternaam O voornaam O voorletters O adres O huisnummer O postcode O adres O anders, namelijk:.. ****************************************************************************************** Als de aanvraag betrekking heeft op de rectificatie van persoonsgegevens, verzoekt de ondergetekende de vollende persoonsgegevens als volgt te wijzigen: Het huidige persoonsgegeven: Veranderen in: 1).. 2) 3).. 4).. 5).. 6).. 7). 8)... ****************************************************************************************** Aanvrager verzoekt MRDH de ondertaande persoonsgegevens van hem permanent te verwijdern: O achternaam O voornaam O voorletters O adres O huisnummer O postcode O adres O anders, namelijk:. Datum: Handtekening:.. 11

31 Hieronder de standaard bewerkingsovereenkomst zoals beschikbaargesteld door de Rijksoverheid STANDAARD VERWERKINGSOVEREENKOMST voor derden die namens MRDH persoonsgegevens verwerken Inhoud Artikel 1. Begrippen Artikel 2. Voorwerp van deze Verwerkersovereenkomst Artikel 3. Inwerkingtreding en duur Artikel 4. Omvang verwerkingsbevoegdheid Opdrachtnemer Artikel 5. Beveiliging van de Verwerking Artikel 6. Geheimhouding door Personeel van Opdrachtnemer Artikel 7. Subverwerker Artikel 8. Bijstand vanwege rechten van Betrokkene Artikel 9. Inbreuk in verband met Persoonsgegevens Artikel 10. Terugbezorgen of wissen Persoonsgegevens Artikel 11. Informatieverplichting en audit Bijlage 1. De Verwerking van Persoonsgegevens Bijlage 2. Passende technische en organisatorische maatregelen Bijlage 3: Afspraken betreffende Inbreuken in verband met Persoonsgegevens Verwerkersovereenkomst ARVODI-2016 Contractnummer: [ ]. De ondergetekenden: 1. De Staat der Nederlanden, waarvan de zetel is gevestigd te Den Haag, te dezen vertegenwoordigd door de Minister/Staatssecretaris van/voor [naam portefeuille], namens deze, [functienaam en naam ondertekenaar] hierna te noemen: Opdrachtgever, en 2. [volledige naam en rechtsvorm contractant], (statutair) gevestigd te [plaats], te dezen vertegenwoordigd door... (en...) [naam ondertekenaar] hierna te noemen: Opdrachtnemer, 12

32 hierna gezamenlijk te noemen: Partijen; OVERWEGENDE DAT: voor zover Opdrachtnemer Persoonsgegevens Verwerkt ten behoeve van Opdrachtgever in het kader van de Overeenkomst, Opdrachtgever krachtens artikel 4, onderdeel 7 en onderdeel 8, van de Verordening kwalificeert als verwerkingsverantwoordelijke voor de Verwerking van Persoonsgegevens en Opdrachtnemer als verwerker; Partijen in deze Verwerkersovereenkomst, zoals bedoeld in artikel 28, derde lid, van de Verordening, hun afspraken over de Verwerking van Persoonsgegevens door Opdrachtnemer wensen vast te leggen. KOMEN OVEREEN: Artikel 1. Begrippen In deze Verwerkersovereenkomst wordt een aantal begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Aan deze begrippen komt de betekenis toe die hieraan wordt gegeven in artikel 1 van de Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten 2016 (ARVODI-2016). In afwijking daarvan of in aanvulling daarop wordt onder de volgende begrippen in deze Verwerkersovereenkomst verstaan: 1.1 Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft. 1.2 Inbreuk in verband met Persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens. 1.3 Overeenkomst: de overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer [titel] van [datum], met kenmerk [kenmerk]. 1.4 Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, die Opdrachtnemer in het kader van de Overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever verwerkt. 1.5 Verordening: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van de Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming). 1.6 Verwerkersovereenkomst: deze overeenkomst inclusief overwegingen en bijbehorende bijlagen. 13

33 1.7 Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen in het kader van de Overeenkomst met betrekking tot Persoonsgegevens, of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen. Artikel 2. Voorwerp van deze Verwerkersovereenkomst 2.1 Deze Verwerkersovereenkomst regelt de Verwerking van Persoonsgegevens door Opdrachtnemer in het kader van de Overeenkomst. 2.2 De aard en het doel van de Verwerking, het soort Persoonsgegevens en de categorieën van Persoonsgegevens, Betrokkenen en ontvangers zijn in Bijlage 1 omschreven. 2.3 Opdrachtnemer garandeert de toepassing van passende technische en organisatorische maatregelen, opdat de Verwerking aan de vereisten van de Verordening voldoet en de bescherming van de rechten van de Betrokkene is gewaarborgd. 2.4 Opdrachtnemer garandeert te voldoen aan de vereisten van de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens. Artikel 3. Inwerkingtreding en duur 3.1 Deze Verwerkersovereenkomst treedt in werking op het moment waarop deze door Partijen is ondertekend. 3.2 Deze Verwerkersovereenkomst eindigt nadat en voor zover Opdrachtnemer alle Persoonsgegevens overeenkomstig artikel 10 heeft gewist of terugbezorgd. 3.3 Geen van Partijen kan deze Verwerkersovereenkomst tussentijds opzeggen. Artikel 4. Omvang verwerkingsbevoegdheid Opdrachtnemer 4.1 Opdrachtnemer Verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en op basis van schriftelijke instructies van Opdrachtgever behoudens afwijkende wettelijke voorschriften die op Opdrachtnemer van toepassing zijn. 4.2 Indien een instructie als bedoeld in het eerste lid naar het oordeel van Opdrachtnemer in strijd is met een wettelijk voorschrift inzake gegevensbescherming, stelt hij Opdrachtgever daarvan voorafgaand aan de Verwerking in kennis, tenzij een wettelijk voorschrift deze kennisgeving verbiedt. 4.3 Indien Opdrachtnemer op grond van een wettelijk voorschrift Persoonsgegevens dient te verstrekken, informeert hij Opdrachtgever onmiddellijk, en zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking. 4.4 Opdrachtnemer heeft geen zeggenschap over het doel van en de middelen voor de Verwerking van Persoonsgegevens. 14

34 Artikel 5. Beveiliging van de Verwerking 5.1 In aanvulling op artikel 15 van de ARVODI-2016 en onverminderd artikel 2.3 treft Opdrachtnemer de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zoals beschreven in Bijlage Partijen erkennen dat het waarborgen van een passend beveiligingsniveau voortdurend kan dwingen tot het treffen van aanvullende beveiligingsmaatregelen. Opdrachtnemer waarborgt een op het risico afgestemd beveiligingsniveau. 5.3 Indien en voor zover Opdrachtgever daarom uitdrukkelijk schriftelijk verzoekt, zal Opdrachtnemer aanvullende maatregelen treffen met het oog op de beveiliging van de Persoonsgegevens. 5.4 Opdrachtnemer Verwerkt Persoonsgegevens niet buiten de Europese Unie, tenzij hij daarvoor uitdrukkelijk schriftelijk toestemming heeft verkregen van Opdrachtgever en behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen. 5.5 Opdrachtnemer informeert Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging zodra hij kennis heeft genomen van onrechtmatige Verwerkingen van Persoonsgegevens of inbreuken op beveiligingsmaatregelen zoals genoemd in het eerste en tweede lid. 5.6 Opdrachtnemer verleent Opdrachtgever bijstand bij het doen nakomen van de verplichtingen uit hoofde van de artikelen 32 tot en met 36 van de Verordening. Artikel 6. Geheimhouding door Personeel van Opdrachtnemer 6.1 De Persoonsgegevens hebben een vertrouwelijk karakter als bedoeld in artikel 13.1 van de ARVODI Opdrachtnemer toont op verzoek van Opdrachtgever aan dat zijn Personeel zich ertoe heeft verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen als bedoeld in artikel 13.2 van de ARVODI Artikel 7. Subverwerker Wanneer Opdrachtnemer, met inachtneming van het bepaalde in artikel 8 van de ARVODI- 2016, een andere verwerker inschakelt om ten behoeve van Opdrachtgever verwerkingsactiviteiten te verrichten, worden aan deze andere verwerker bij een overeenkomst dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming opgelegd als die welke in deze Verwerkersovereenkomst zijn opgenomen. Artikel 8. Bijstand vanwege rechten van Betrokkene Opdrachtnemer verleent Opdrachtgever bijstand bij het vervullen van diens plicht om verzoeken om uitoefening van de in hoofdstuk III van de Verordening vastgelegde rechten van de Betrokkene te beantwoorden. Artikel 9. Inbreuk in verband met Persoonsgegevens 15

35 9.1 Opdrachtnemer informeert Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging, zodra hij kennis heeft genomen van een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens, overeenkomstig de afspraken zoals vastgelegd in Bijlage Opdrachtnemer informeert Opdrachtgever ook na een melding op grond van het eerste lid over ontwikkelingen betreffende de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens. 9.3 Partijen dragen elk de door henzelf in verband met de melding aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit en Betrokkene te maken kosten. Artikel 10. Terugbezorgen of wissen Persoonsgegevens 10.1 Na afloop van de Overeenkomst draagt Opdrachtnemer, naar gelang de keuze van Opdrachtgever, zorg voor het terugbezorgen aan Opdrachtgever of het wissen van alle Persoonsgegevens. Opdrachtnemer verwijdert kopieën, behoudens afwijkende wettelijke voorschriften <OPTIONEEL>Opdrachtnemer [wist of retourneert] de Persoonsgegevens binnen [aantal] [dagen/weken] na afloop van de Overeenkomst, bij gebreke waarvan Opdrachtnemer een boete verschuldigd is van [bedrag] per dag, met een maximum van [bedrag] <OPTIONEEL> Persoonsgegevens worden in de door Opdrachtgever aangegeven vorm en op de door Opdrachtgever aangegeven wijze terugbezorgd. OF 10.3 <OPTIONEEL> De Persoonsgegevens worden als volgt terugbezorgd: [bestandsformaat] [wijze] [adres]. Artikel 11. Informatieverplichting en audit 11.1 Opdrachtnemer stelt alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst zijn en worden nagekomen Opdrachtnemer verleent alle benodigde medewerking aan audits <OPTIONEEL> Opdrachtgever laat eenmaal per [ ] een audit uitvoeren door een onafhankelijke partij. OF 11.3 <OPTIONEEL> Opdrachtnemer verstrekt met een frequentie van eenmaal per [ ], uiterlijk op [datum] aan Opdrachtgever een verklaring van een onafhankelijke externe deskundige, waarin deze een oordeel geeft over de genoemde naleving. 16

36 Aldus op de laatste van de twee hierna genoemde data overeengekomen en in tweevoud ondertekend, Den Haag, [datum] [Plaats], [datum] DE MINISTER/STAATSSECRETARIS VAN/VOOR [naam portefeuille] [naam Opdrachtnemer] namens deze, [functienaam ondertekenaar] [naam ondertekenaar] [functie en naam ondertekenaar] 17

37 IMPLEMENTATIETRAJECT MRDH-AVG 1 Deze verordening laten vaststellen door het AB 2 De verordening publiceren rond 25 mei Achterstallig onderhoud: Aan alle personen waarvan nu bij of door MRDH persoonsgegevens zijn opgeslagen die niet op basis van een wettelijk voorschrift zijn opgeslagen, een verklaring laten tekenen dat deze gegevens met zijn toestemming door MRDH mogen worden verwerkt. Het gaat daarbij om gegevens waarmee een natuurlijk persoon herleidbaar is zoals persoonlijk adres, foto, adres end. 4 Nieuwe gevallen: Er voor zorgdragen dat op in alle situaties waarin MRDH om persoonsgegevens vraagt, de privacyverklaring actief wordt aangeklikt of aangekruist. 5 Dezelfde acties gelden voor derden die op dit moment namens MRDH persoonsgegevens verwerken. Deze krijgen een (zie bijlage) standaard verwerkingsovereenkomst waarin zij verklaren compliant te zijn en te blijven met de AVG en de MRDH-AVG. 6 De privacy verklaring plaatsen binnen de MRDH en bij door MRDH ingeschakelde derde om de verwerking van persoonsgegevens mogelijk te maken. 7 Parallel daaraan: afspraken met de gemeente Den Haag vastleggen op welke wijze zij de Functionaris Gegevensbescherming voor MRDH zullen inzetten. 8 Daarna (25 mei 2018) handelen op de wijze zoals die door de praktijk wordt toegepast en geaccepteerd. Indien er aanpassingen in het beleid noodzakelijk zijn, deze vastleggen en communiceren. 18

38 Verslag van de vergadering van het algemeen bestuur van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag op vrijdag 9 maart 2018 om uur, in de Raadzaal van de gemeente Maassluis, Koningshoek , 3144 BA Maassluis. Aanwezig: voorzitter wnd secretaris-algemeen directeur mevrouw P.C. Krikke L. Vokurka leden: Albrandswaard Barendrecht Brielle Capelle aan den IJssel Delft Hellevoetsluis Krimpen aan den IJssel Lansingerland Leidschendam-Voorburg Maassluis Midden-Delfland Nissewaard Pijnacker-Nootdorp Ridderkerk Rotterdam Rijswijk Schiedam Vlaardingen Wassenaar Westland Westvoorne Gasten de heer M. Goedknegt; de heer J. van Belzen; de heer G.G.J. Rensen; de heer D.P. van Sluis; mevrouw J. M. van Bijsterveldt; mevrouw M.C. Junius; de heer M. W. Vroom; de heer P. H. van de Stadt; mevrouw L. de Ridder; de heer T.J. Haan; de heer H.H.V. Horlings; de heer H. de Graad; mevrouw F. Ravestein; mevrouw A. Attema; de heer A. Aboutaleb de heer M.J. Bezuijen; de heer C.H.J. Lamers; de heer A. Hoekstra; de heer J.F. Koen; mevrouw A. van Ardenne-van der Hoeven; de heer P.E. de Jong; de heer F. Vermeulen, gedeputeerde provincie Zuid-Holland; Afwezig: Capelle aan den IJssel Den Haag Leidschendam-Voorburg Nissewaard Rotterdam Vlaardingen Zoetermeer de heer P. Oskam; de heer T. de Bruijn de heer K. Tigelaar; de heer W.J. Mijnans; de heer M. Struijvenberg; de heer A. Visser; mevrouw A.A.M. Jetten; de heer Ch.B. Aptroot. AB MRDH 9 maart