M E M O R A N D U M. leden van de gemeenteraad. college van Heusden. Datum: 27 oktober Onderwerp: bestuurlijke uitgaven 2008

Transcriptie

1 M E M O R A N D U M Aan: Van: leden van de gemeenteraad college van Heusden Datum: 27 oktober 2009 Onderwerp: bestuurlijke uitgaven 2008 Geachte leden van de raad, Op 23 maart jl. ontvingen wij, evenals vele andere gemeenten, van RTL Nieuws een verzoek om een overzicht te verstrekken van betalingen, ongeacht welke constructie of formulering dan ook, aan burgemeester en wethouders, anders dan reguliere betalingen, die ten laste komen van de publieke middelen van uw bestuursorgaan. Dat verzoek werd gedaan op grond van de Wet openbaarheid van bestuur. RTL beweerde, na ontvangst van de informatie van alle gemeenten, dat de gemeente Heusden, in haar declaratiegedrag, tot de 20 opmerkelijkste gemeenten van het onderzoek behoorde. In de periode hierna is, in de pers en in de samenleving, van ons college het beeld ontstaan van zakkenvullers die zich over de rug van inwoners verrijken. Wij hebben reeds aangegeven dat wij ons hierover enorm gekwetst, gegriefd en diep beledigd hebben gevoeld. Vanuit de samenleving bereikten ons vervolgens ook signalen die in onze ogen buitenproportioneel waren. Reden waarom wij met dit memorandum proberen klaarheid te scheppen in ons handelen op dit punt en aan uw raad verantwoording willen afleggen. Hiermee reageren wij overigens ook op de vragen ex artikel 61 Reglement van Orde, die door fractie DMP/Van Bokhoven zijn gesteld. In het navolgende stuk geven wij eerst uitleg over de geldende regels en richtlijnen voor bestuurlijke uitgaven. Vervolgens passen wij deze regels toe op de besteding van bestuurlijke gelden in 2008, en komen wij tot de conclusie dat wij binnen de geldende richtlijnen zijn gebleven en dus volstrekt rechtmatig hebben gehandeld. Tenslotte plaatsen wij nog een aantal kanttekeningen bij het onderwerp. Wettelijke basis en richtlijnen De wettelijke grondslag voor de rechtspositie van burgemeester en wethouders is gelegen in de Gemeentewet, het Rechtspositiebesluit burgemeesters c.q. de Regeling rechtspositie burgemeesters, het Rechtspositiebesluit wethouders c.q. de Regeling rechtspositie wethouders en tenslotte in de gemeentelijke (Heusdense) Verordening rechtspositie wethouders en raadsleden Hierna treft u een weergave van de relevante regels en richtlijnen aan. We hebben ons daarbij met name gebaseerd op het beleid en de informatie van de Vereniging Nederlandse Gemeenten. 1/4

2 Bestuurlijke uitgaven zijn functionele kosten die noodzakelijk zijn om het politieke ambt van burgemeester of wethouder te vervullen. Bestuurlijke uitgaven moeten functioneel zijn, en daartoe voldoen aan twee criteria: 1. met de uitgave is het belang van de gemeente gediend, en 2. de uitgave vloeit voort uit het politieke ambt. De grens tussen wat publiek domein en wat privédomein is, is in de praktijk niet altijd even scherp. Het feit dat uitgaven (mede) een privévoordeel opleveren, betekent niet noodzakelijkerwijs dat de kosten niet tot de functionele uitgaven gerekend kunnen worden (bijvoorbeeld een zakendiner). Bestuurlijke uitgaven kunnen onderverdeeld worden in drie categorieën: a. ambtsgerelateerde voorzieningen; b. vaste onkostenvergoeding (wethouders) of ambtstoelage (burgemeester); c. declaraties Ad a: ambtsgerelateerde voorzieningen Politieke ambtsdragers dienen te beschikken over voor de uitoefening van het ambt noodzakelijke voorzieningen en faciliteiten. Deze zogenaamde ambtsgerelateerde voorzieningen maken integraal onderdeel uit van de bedrijfsvoering van de gemeente. In de regel worden deze rechtstreeks door de gemeente betaald, dus zonder tussenkomst van de ambtsdrager in kwestie. Onder deze categorie vallen zaken als computer, bureauvoorzieningen, en dergelijke, maar ook door het bestuurssecretariaat georganiseerde werklunches en diners worden geacht hiervan deel uit te maken. Ad b: Op grond van hun eigen rechtpositieregeling ontvangen wethouders een vaste onkostenvergoeding en de burgemeester een ambtstoelage (beide verder genoemd: vaste onkostenvergoeding). Deze vergoeding is opgebouwd uit een aantal kostencomponenten, zoals representatie, vakliteratuur, lidmaatschappen, zakelijke giften. Burgemeester en wethouders ontvangen deze vergoeding ongevraagd, waardoor voor deze kostenposten geen afzonderlijke declaraties meer hoeven te worden ingediend. Van de ambtstoelage stelt de Minister van Binnenlandse Zaken de hoogte vast, voor wethouders stelt de Minister het maximum vast, de gemeenteraad heeft vervolgens de bevoegdheid om de hoogte vast te stellen. In Heusden geldt op grond van bestendigde besluitvorming van de gemeenteraad overigens dit maximum als feitelijke vergoeding. Ad c: Sluitstuk van de bestuurlijke uitgaven is de mogelijkheid voor politieke ambtsdragers om declaraties in te dienen. Onder declaratie wordt verstaan een voorschotbetaling die vervolgens door de gemeente aan de bestuurder wordt terugbetaald. Hiervoor geldt dat deze uitsluitend in aanmerking komen voor betaling voor zover de post niet geacht wordt reeds bestreken te worden door een (vaste) vergoeding. Toetsing van handelen aan regels Door RTL Nieuws is gevraagd om een opgave van betalingen, ongeacht welke constructie of formulering dan ook, aan burgemeester en wethouders, anders dan reguliere betalingen, die ten laste komen van de publieke middelen van uw bestuursorgaan. 2/4

3 Wij hebben dit verzoek bewust ruim uitgelegd. Wij hechten immers grote waarde aan volledige transparantie van ons handelen. Naar aanleiding van de media-aandacht hebben wij contact opgenomen met RTL met de vraag of zij een toets hadden gepleegd op de vergelijkbaarheid van de door de gemeenten aangeleverde gegevens; dit bleek niet het geval. Vervolgens zijn wij in contact getreden met een aantal collegagemeenten. Uit deze gesprekken bleek dat andere gemeenten en bestuurders een andere invulling hadden gekozen van het aanleveren van de informatie. Wij hebben - met de beste bedoelingen - een overzicht verstrekt van alle door de gemeente betaalde ambtsgerelateerde voorzieningen en door de gemeente gerestitueerde declaraties van bestuurders. Naar later bleek, hebben wij met onze ruimhartige opstelling een verkeerd beeld van de werkelijkheid opgeroepen; dit is onze fout geweest. Nu dit zo is, willen we de door ons verstrekte informatie nader duiden en aantonen dat we rechtmatig hebben gehandeld. Zouden wij het RTL-verzoek geïnterpreteerd hebben als andere gemeenten, hadden wij aan betaalde declaraties het bedrag van 317,15 opgegeven. Hiermee waren wij ten opzichte van andere gemeenten niet uit de toon gevallen. Ter argumentatie hiervan het volgende. Het aan RTL verstrekte overzicht achten wij bij u bekend. Het totaalbedrag aan bestuurlijke uitgaven 2008 van ,60 kan vrijwel volledig worden toegerekend aan kosten die gemaakt zijn in het kader van de gemeentelijke bedrijfsvoering (zie hierboven: categorie a); enige uitzondering is een bedrag van 27,73 dat onterecht door de gemeente is vergoed; inmiddels is dit gecorrigeerd. Het totaalbedrag aan bestuurlijke uitgaven betreft een reeks van activiteiten, bijv. werkoverleg van bestuurders met externen of medewerkers, heisessie van het college, diner college met partners. Binnen genoemd bedrag hebben twee bestuurders voor een totaalbedrag van 317,15 kosten gedeclareerd: het gaat om een bedrag van 157,15 (wethouder van den Bos) en 160,- (wethouder van Mierlo). De aard van deze uitgaven is niet anders dan alle andere in het overzicht genoemde kosten. Om praktische redenen zijn deze kosten gedeclareerd in plaats van rechtstreeks door de gemeente betaald. In deze gevallen namelijk hebben de collegeleden de nota ter plaatse contant betaald in plaats van de afgetekende bon naar het gemeentehuis te laten sturen. Wij stellen ons dus op het standpunt dat de gemaakte kosten ad ,87 (= ,60 27,73) volledig zijn toe te schrijven aan de categorie ambtsgerelateerde voorzieningen (categorie a). Deze manier van vergoeden, die ook in onze gemeente al jarenlang gebruikelijk is, valt binnen de hierboven genoemde richtlijnen. Immers, de uitgaven voldoen aan de criteria dat met de uitgaven het belang van de gemeente gediend is, en dat ze voortvloeien uit de uitoefening van het ambt. Verder zijn het kosten die niet uit de vaste onkostenvergoeding hoeven te worden betaald. De vaste onkostenvergoeding is immers een wettelijk geregeld, vast bedrag, in de besteding waarvan een ambtsdrager vrij is en waarover hij geen verantwoording hoeft af te leggen. De huidige, gemeentelijke regelgeving over en wijze van vergoeding van bestuurlijke uitgaven is in onze gemeente reeds sinds jaar en dag gemeengoed. Dat wil niet zeggen dat er geen behoefte kan zijn aan andere of duidelijkere normen en/of regels, ter inkleuring van de huidige systematiek. Wij zullen hiertoe voorbereidende voorstellen doen, in samenhang met en daarbij rekening houdend met initiatieven die vanuit het Ministerie van Binnenlandse Zaken worden genomen. 3/4

4 Conclusie Wij komen tot de conclusie dat wij rechtmatig hebben gehandeld in de bestuurlijke uitgaven over Bij de opgave aan RTL hebben wij ons door een ruimhartige opstelling onnodig in een kwetsbare positie gemanoeuvreerd. Kanttekeningen Voor bestuurlijke uitgaven is transparantie van groot belang. In het kader van de financiële cyclus leggen wij in de jaarrekening verantwoording af over o.a. de bestuurlijke uitgaven. In 2008 heeft de accountant daarvoor een verklaring van getrouwheid en (financiële) rechtmatigheid verschaft. Door vaststelling van de Jaarrekening 2008 heeft uw raad ons college décharge verleend. Dit ontslaat ons niet van de verplichting om u een inzichtelijke verantwoording van bestuurlijke uitgaven te geven. Daarvoor is het nodig dat er heldere procedures en een adequate administratieve organisatie zijn. Door alle aandacht die we aan dit onderwerp hebben gegeven hebben we ook de interne procedures met betrekking tot de betaling van bestuurlijke uitgaven nog eens kritisch tegen het licht gehouden, qua zowel structuur als uitvoering. We hebben geconstateerd dat de huidige manier van vergoeding van bestuurlijke uitgaven jarenlang gemeengoed is binnen onze gemeente. We hebben ons mede daardoor nimmer afgevraagd of deze werkwijze de toets der kritiek kon doorstaan. De onderhavige kwestie heeft ons nadrukkelijk doen stilstaan bij de (uitvoering van de) regels. Wij hebben naar aanleiding daarvan, ondanks onze conclusie dat er sprake is van rechtmatige gedragingen, besloten in het administratieve proces een aantal verbeteringen door te gaan voeren. Hierbij kunt u o.a. denken aan een versterkte controle (AO/IC) en het verhelderen en/of aanscherpen van de regels. 4/4

5

6

7

8

9 Onderwerp Vragen art. 61; declaraties onkosten burgemeester en wethouders Geacht college, Op 29 juni jl. heeft DMP/van Bokhoven vragen gesteld over het declaratiegedrag van burgemeester en wethouders. Op 27 juli jl. heeft het college een eerste voorlopige reactie toegezonden aan onze fractie. Op 10 sept. jl. hebben wij een aanvullende beantwoording ontvangen van uw college. Aan College van B&W van de gemeente Heusden Kopie aan pers Datum Van DMP - Van Bokhoven. Wij stellen, na het lezen van uw antwoorden, het volgende vast: - - het college geeft geen volledige openheid van zaken, hetgeen o.a. blijkt uit het niet aangeven van welke wethouder wat heeft gedeclareerd en hoeveel uit de maandelijkse onkostenvergoeding is betaald) - - uit de beantwoording en opgave kan niet worden vastgesteld of de door de gemeente betaalde kosten (zoals uitgewerkt in het overzicht aan RTL) wel of niet uit de vaste onkostenvergoeding betaald hadden moeten worden, - - het is niet duidelijk of de in het overzicht genoemde kosten alle onkosten betreffen die door de gemeente rechtstreeks zijn betaald of zijn betaald door het college en nadien werden vergoed, - niet duidelijk is hoeveel representatiekosten (per jaar) uit de vaste onkostenvergoeding is betaald. In het persbericht van 11 sept. jl. schetst u dat het college staat voor transparantie. Uit de beantwoording van onze vragen is dat nog niet voldoende gebleken. Ten onrechte legt u hierdoor de oorzaak van de maatschappelijke onrust bij de publieke opinie. Ook de fractie DMP hoopt te mogen vaststellen dat de vastgestelde regels omtrent de vaste onkostenvergoeding door het college zijn gehanteerd. Het gaat immers om de besteding van gemeenschapsgeld. Om dit te kunnen vaststellen verzoeken wij u de volgende vragen in het verlengde van de eerder gestelde art.61 vragen op korte termijn te beantwoorden. Democratische Midden Partij (DMP - Van Bokhoven ) Voorzitter: Martijn van Esch Secretariaat: Kees van Rooij Ipperhoeve 49, 5254 JZ, HAARSTEEG rooy70@home.nl Raadsleden: Tonny Pulles, Kees van Bokhoven en Thijs de Laat

10 Welke en hoeveel van de in het overzicht opgenomen representatiekosten zijn in directe zin door de gemeente betaald (betaald n.a.v. een ontvangen factuur, dus niet n.a.v. declaratie van burgemeester of wethouders)? Wij ontvangen graag een overzicht van alle (1) onkosten die gemaakt zijn door burgemeester en wethouders en verzoeken u deze als volgt te verdelen: A- door B&W gemaakte onkosten welke rechtstreeks betaald zijn door de gemeente (bijv. a.g.v. een door de gemeente ontvangen of door wethouder of burgemeester doorgezonden factuur), B- door B&W gemaakte onkosten welke rechtstreeks betaald zijn door burgemeester en wethouders en daarna zijn gedeclareerd en vergoed aan burgemeester en wethouders C- onkosten welke door burgemeester en wethouders zelf zijn betaald en niet aan B&W zijn vergoed door de gemeente (dus ten laste van de vaste onkostenvergoeding zijn gebracht). Wij verzoeken u om per bovenstaande categorie een onderverdeling te maken per wethouder. De vergoeding voor werkzaamheden en hoogte van vaste onkostenvergoedingen van lokale bestuurders zijn openbaar. In het verlengde hiervan, op basis van de wet openbaar bestuur en in het kader van de door het college genoemde integriteit en transparantie verzoeken wij u de namen van de wethouders in het eerder opgeleverde overzicht en het hierboven bedoelde overzicht aan ons mede te delen. Welk beleid is leidend geweest voor de controle en uitbetaling van de declaraties? Is dat de modelverordening van De Vereniging Nederlandse 1 Met alle onkosten wordt bedoeld de onkostencomponenten van waaruit de vaste onkostenvergoeding is opgebouwd (zoals bedoeld in de verordening rechtspositie wethouders en raadsleden). 2/3

11 Gemeenten, een gemeentelijk (uitvoering) beleid of beiden? Gaat het college akkoord met een doorlichting van het declaratiegedrag en de besteding van de vaste onkostenvergoeding door de lokale rekenkamer, zodat op deze wijze een verantwoording aan de raad kan plaatsvinden? Gelet op de actualiteit en de gevoeligheid van het onderwerp verzoeken wij u zo spoedig mogelijk de vragen te beantwoorden. Gezien de reactie van burgermeester Willems in het Brabants Dagblad van 12 september 2009 (naar wij mogen aannemen gedaan namens het volledige college), gaan wij er van uit dat u maximale openheid van zaken zult geven. Het zal u duidelijk zijn dat wij deze vragen stellen in het kader van de controlerende taak van de gemeenteraad. Met vriendelijke groet, namens de raadsleden van fractie DMP/ van Bokhoven; Kees van Bokhoven, Tonny Pulles, Thijs de Laat. 3/3

12

13

14

15 Per Post Fractie D.M.P.- Van Bokhoven Brahmspark LM DRUNEN Ons kenmerk: Vermeld bij uw correspondentie altijd ons kenmerk! Uw brief van: 12 september 2009 Behandeld door: dhr. J. Teurlings Doorkiesnummer: (073) adres: Onderwerp: vragen art. 61 RvO: declaraties onkosten burgemeester en wethouders Datum: 27 oktober 2009 Verz. Geachte fractieleden, Op 10 september 2009 hebben wij u geantwoord op de door u gestelde vragen over de declaraties onkosten burgemeester en wethouders. Daarop hebt u, bij brief van 12 september 2009 nadere vragen gesteld. Postadres Gemeente Heusden Postbus AA Vlijmen Bezoekadressen Julianastraat 34 Vlijmen Raadhuisplein 16 Drunen Telefoon (073) Fax (073) Digitaal loket info@heusden.nl Bankrelatie BNG Naast de door uw fractie schriftelijk gestelde vragen zijn er over dit onderwerp ook nog door externen vragen gesteld in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur. Voorts heeft het onderwerp ruime aandacht gekregen in de media. Daarmee heeft dit onderwerp een zodanige omvang aangenomen dat wij van oordeel zijn niet te kunnen volstaan met de beantwoording van uw brief. Wij willen volledige openheid geven en verantwoording afleggen aan de raad. Daarvoor hebben we een memorandum opgesteld waarin alle aspecten die met de onkostenvergoedingen en declaraties van ons college te maken hebben worden uitgelegd en toegelicht. Omdat in het memorandum ook wordt ingegaan op de door uw fractie gestelde vragen en wij in eerdere instantie uw vragen reeds deels hebben beantwoord, zijn wij van mening dat een afzonderlijke beantwoording niet nodig is. Wij hebben de agendacommissie verzocht dit onderwerp te agenderen voor de raadsvergadering van 10 november a.s.. Met vriendelijke groet, het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven de burgemeester, drs. H.P.T.M. Willems Gemeente Heusden gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waartoe zij zijn verstrekt. Indien u daarover inhoudelijk meer wilt weten kunt u contact opnemen met de behandelend ambtenaar van onze gemeente (Wet Bescherming Persoonsgegevens, artikel 33 en 34)

16

17

18

19

20