Aanvraagformulier voor een vergunning ten behoeve van een trustkantoor

Transcriptie

1 Aanvraagformulier voor een vergunning ten behoeve van een trustkantoor artikel 2 van de Wet toezicht trustkantoren (Wtt)) De Nederlandsche Bank N.V. (DNB) zal de op grond van dit aanvraagformulier verstrekte gegevens opnemen in een persoonsgegevensverwerking in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De persoons gegevensverwerking is aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Het formulier van aanmelding ligt ter inzage bij DNB. Expertisecentrum markttoegang Wij gaan altijd zorgvuldig met uw gegevens om. Alleen als het wettelijk is toegestaan, mogen wij uw gegevens uitwisselen met derden. Bijvoorbeeld met toezichthouders en strafrechtelijke autoriteiten in Nederland of in het buitenland. Iedere wijziging van omstandigheden op basis waarvan onderstaande vragen door u anders zouden moeten worden beantwoord, dient u uit eigen beweging en onverwijld aan DNB mede te delen. Wij verzoeken u in het formulier aan te duiden welke stukken u bij dit formulier voegt door de hokjes bij de betreffende vragen aan te vinken. 1 Algemene gegevens Statutaire naam of naam natuurlijk persoon Handelsnaam Statutaire zetel Vestigingsadres Postadres Telefoonnummer Faxnummer adres Internetadres Toelichting Vanuit waar verricht het trustkantoor zijn diensten? vanuit een vestiging in Nederland vanuit een vestiging buiten Nederland Licht toe (zie artikel 2, lid 1 tot en met 3, Wtt)

2 2 Bijkanto(o)r(en) Heeft het trustkantoor (een) bijkant(o)r(en) 1? ja Naam nee Vestigingsadres Postadres Telefoonnummer Faxnummer Indien het trustkantoor meer dan één bijkantoor heeft, verzoeken wij u deze te vermelden in een aparte bijlage. Bijgevoegd als bijlage A 3 Statuten / samenwerkingsovereenkomst Aanvrager dient een gewaarmerkt afschrift van de statuten van het trustkantoor aan DNB te doen toekomen. Indien het trustkantoor geen statuten heeft dient, indien van toepassing, de samenwerkingsovereenkomst meegezonden te worden. Bijgevoegd als bijlage B 4 Bedrijfsgegevens trustkantoor Welke dienst(en) gaat het trustkantoor verlenen (zie artikel 1 Wtt)? Het zijn van bestuurder of vennoot van een rechtspersoon of vennootschap in opdracht van een, niet tot dezelfde groep als waarvan het trustkantoor deel uitmaakt behorende rechtspersoon, vennootschap of natuurlijke persoon; Het in opdracht van een, niet tot dezelfde groep als waarvan het trustkantoor deel uitmaakt behorende rechtspersoon, vennootschap of natuurlijke persoon, ter beschikking stellen van het adres of het postadres aan een doelvennootschap; Het op privaatrechtelijk gebied geven van advies of verlenen van bijstand, met uitzondering van het verrichten van receptiewerkzaamheden; Het verstrekken van belastingadvies of het verzorgen van belastingaangiften en daarmee verband houdende werkzaamheden; Het verrichten van werkzaamheden in verband met het opstellen, beoordelen of controleren van de jaarrekening of het voeren van administraties; Het werven van een bestuurder voor een rechtspersoon of vennootschap; Oprichting en registratie van vennootschappelijke entiteiten en eventueel andere rechtspersonen in uiteenlopende jurisdicties; Het verkopen van of bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen; Het zijn van een trustee in de zin van het Verdrag inzake het recht dat toepasselijk is op trusts en inzake de erkenning van trusts (Trb, 1985, 141) in opdracht van een, niet tot dezelfde groep als waarvan het trustkantoor deel uitmaakt behorende rechtspersoon, vennootschap of natuurlijke persoon; Het ten behoeve van de cliënt gebruik maken van een vennootschap, die tot dezelfde groep behoort als waarvan het trustkantoor deel uit maakt; Andere diensten, (bijvoorbeeld: bewaarder beleggingsinstelling (AIFMD 2 )), namelijk 1 Een bijkantoor is een onderdeel van het trustkantoor zonder zelfstandige rechtspersoonlijkheid. 2 Alternative Investment Fund Managers Directive 2011/61/EU

3 Heeft het trustkantoor in het verleden trustdiensten verleend aan haar gelieerde instellingen en/of personen? ja nee, licht toe 5 Bestuurders, commissarissen, (mede)beleidsbepalers van het trustkantoor en houders van een gekwalificeerde deelneming in het trustkantoor Voor elke bestuurder 3, commissaris, (mede)beleidsbepaler en houder van een gekwalificeerde deelneming 4 van/in een trustkantoor dient door het trustkantoor een Meldingsformulier voorgenomen benoeming ingevuld te worden. Daarnaast dient door de betrokkene(n) een Formulier betrouwbaarheidstoetsing te worden ingevuld en de op dit formulier genoemde bijlagen, waaronder een c.v. en een kopie paspoort te worden meegezonden. 5 Aantal meegezonden Meldingsformulieren voorgenomen benoeming Bijgevoegd als bijlage C1 Aantal meegezonden Formulieren betrouwbaarheidstoetsing Bijgevoegd als bijlage C2 De bestuurders zijn De commissarissen zijn De overige (mede)bepalers zijn Houders van een gekwalificeerde deelneming percentage 3 Bestuurder: eigenaren van éénmanszaken of beherende vennoten van een commanditaire vennootschap of vennoten van een vennootschap onder firma zijn ook bestuurder. 4 Gekwalificeerde deelneming: een rechtstreeks of middellijk belang van ten minste tien procent van het geplaatste aandelenkapitaal of een daarmee vergelijkbaar belang, of het rechtstreeks of middellijk kunnen uitoefenen van ten minste tien procent van de stemrechten of een daarmee vergelijkbare zeggenschap. Waar de houder van een gekwalificeerde deelneming in een trustkantoor zelf de rechtspersoon is, worden de bestuurders van die rechtspersoon getoetst alsmede de achterliggende natuurlijke persoon. 5 Het Meldingsformulier voorgenomen benoeming en het Formulier betrouwbaarheidstoetsing kunt u downloaden via onze website (

4 6 Structuuroverzicht van de groep waartoe het trustkantoor behoort Een schematisch overzicht, in de vorm van een organogram met toelichting, van de actuele groepsstructuur waarvan het trustkantoor deel uitmaakt, waaruit blijkt: a met welke rechtspersonen, vennootschappen en natuurlijke personen het trustkantoor economisch en organisatorisch in een groep is verbonden; en b de zeggenschapsstructuur en de zeggenschapsverhoudingen in het trustkantoor en binnen de groep waartoe het trustkantoor behoort. Bijgevoegd als bijlage D Stemt de formele structuur overeen met de feitelijke structuur? ja nee, licht toe 7 Bedrijfsvoering Nadere informatie over de voorziene bedrijfsvoering waaronder een toelichting op de voorgenomen activiteiten en cliëntbasis. Bijgevoegd als bijlage E 8 De Regeling integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren 2014 (Rib Wtt 2014) Een actueel procedurehandboek overeenkomstig het vereiste van artikel 6 van de Rib Wtt 2014, dat voorziet in een beschrijving van de administratieve organisatie en interne controle alsmede de functiescheiding. Bijgevoegd als bijlage F1 Schematisch overzicht waarin het trustkantoor aangeeft in welke procedure en op welke pagina van het procedurehandboek de relevante Wtt c.q. Rib-vereisten zijn beschreven (zie de bijlage voor een standaardformat). Bijgevoegd als bijlage F2 Actueel organisatieschema van het trustkantoor, op naam- en functieniveau, met aanduiding van de functies die als integriteitsgevoelig zijn aangewezen. Bijgevoegd als bijlage F3 9 Risicoanalyse trustkantoor Op grond van artikel 4 van de Rib Wtt 2014 dient een trustkantoor periodiek een analyse op te stellen van de integriteitsrisico s die aan haar bedrijfsvoering verbonden zijn. Deze analyse bestaat in de eerste plaats uit een identificatie van alle mogelijke risico s voor de integere bedrijfsvoering van het trustkantoor. De analyse heeft betrekking op verschillende niveaus, waaronder de organisatie van het trustkantoor, het type diensten dat het trustkantoor verleent en de cliënten en partijen waarmee het trustkantoor zaken doet. Vervolgens dient per geïdentificeerd risico te worden onderzocht hoe groot de kans is dat het risico zich voordoet en hoe groot de potentiële impact van het risico op de bedrijfsvoering van het trustkantoor is. Daarnaast dient te worden aangegeven welke maatregelen er door de Onderneming worden getroffen om de genoemde risico s te mitigeren. Uit de analyse dient derhalve een duidelijk proces van identificatie, analyse en mitigatie te blijken. 6 Bijgevoegd als bijlage G 6 Zie hiervoor: Q&A Risicoanalyse bedrijfsvoering op Open boek toezicht:

5 10 Vergunning als bedoeld in artikel 2, lid 1 juncto artikel 2a, derde lid, Wtt A Is sprake van een aanvraag voor een vergunning door een nieuw lid van een groep van trustkantoren? nee ja, het trustkantoor wordt toegevoegd als een nieuw groepsonderdeel Totaal aantal trustkantoren behorende tot de groep Naam van het trustkantoor dat organisatorisch als hoofd van de groep kan worden aangemerkt B Is sprake van een aanvraag voor een vergunning door een groep van trustkantoren? nee ja, dit betreft een aanvraag van een vergunning door een groep van trustkantoren De groep bestaat uit de volgende trustkantoren C Bevat de groep reeds een onder toezicht staand trustkantoor? nee ja, welk(e) trustkanto(o)r(en) Toelichting NB: Indien dit een aanvraag voor een vergunning ten behoeve van een groep van trustkantoren als bedoeld in artkel 2a, derde lid, Wtt betreft, dan verzoeken wij voor elk nieuw trustkantoor een aanvraagformulier in te vullen

6 11 Overige gegevens en bescheiden Overige gegevens en bescheiden die van belang kunnen zijn bij de beoordeling van de aanvraag. Bijgevoegd als bijlage H 12 Gegevens contactpersoon Naam contactpersoon Functie Telefoonnummer adres 13 Ondertekening door de vertegenwoordigingsbevoegde perso(o)n(en) Ondergetekende(n) verkla(a)r(t)en kennis te hebben genomen van bovengenoemde mededelingen over de verwerking van de persoonsgegevens conform het bepaalde in de Wbp en het doen van meldingen van eventuele wijzigingen in beantwoording van de gestelde vragen. Ondergetekende(n) verkla(a)r(t)en dit vragenformulier en de bijlage(n) volledig en naar waarheid te hebben ingevuld. Datum Plaats Naam Functie Datum Plaats Naam Functie Handtekening Handtekening Het volledig ingevulde en ondertekende formulier kunt u, voorzien van bijlagen, sturen naar het volgende postadres De Nederlandsche Bank n.v. Expertisecentrum Markttoegang Postbus ab Amsterdam. Voor eventuele vragen kunt u contact opnemen met de Informatiedesk van De Nederlandsche Bank n.v. via telefoonnummer of via (info@dnb.nl)

7 Bijlage F2 Schematisch overzicht waarin het trustkantoor aangeeft in welke procedure en op welke pagina van het bijgevoegde procedurehandboek de relevante vereisten uit de Regeling integere bedrijfsvoering Wtt 2014 (Rib Wtt 2014) zijn beschreven. Het trustkantoor dient te beschikken over een actueel procedurehandboek dat voorziet in een beschrijving van de administratieve organisatie en interne controle en tenminste de hieronder genoemde onderdelen bevat. Uit de procedures dient te blijken welke normen hieraan ten grondslag liggen, voorzien van een duidelijke koppeling met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Tevens moeten de procedures de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de betrokkenen omschrijven. Het procedurehandboek moet als bijlage F1 worden ingediend. In deze bijlage F2 moet worden aangegeven in welke procedure (titel procedure) en op welke pagina s van het procedurehandboek het betreffende vereiste is beschreven. Vereisten uit de Rib Wtt 2014 In welke procedure? Pagina nr. procedurehandboek Artikel 3 (integer handelen) Artikel 4 (periodieke risicoanalyse en risicomitigatie trustkantoor) Artikel 5, onderdeel a (bescherming gelden) Artikel 6, onderdeel a (naleving Wtt, Wwft) Artikel 6, onderdeel a (naleving Sanctiewet 1977) Wie doet wat t.a.v. de DNB freeze and watchlist Wie volgt ontwikkelingen en doet interne communicatie hieromtrent Interne en externe rapportagestructuur Artikel 6, onderdeel b juncto artikel 7, lid 1 (compliancefunctie) Artikel 6, onderdeel b juncto artikel 7, lid 2 (auditfunctie) Artikel 6, onderdeel c, juncto artikel 7, lid 3 (adequate functiescheiding) Artikel 6, onderdeel d, juncto artikel 7, lid 4 (melden tekortkomingen of gebreken) Artikel 6, onderdeel e, juncto artikel 8, lid 1 (integriteitsgevoelige functies) Controleren identiteit betrokkene Controleren gegevens en referenties Onderbouwde inschatting betrouwbaarheid Artikel 6, onderdeel e, juncto artikel 8, lid 2 (integriteitsgevoelige functies: administratieve vastlegging) Artikel 6, onderdeel e, juncto artikel 8, lid 3 (integriteitsgevoelige functies: kwalificatie) Artikel 6, onderdeel e, juncto artikel 9, lid 1 (integriteitsgevoelige functie, buiten arbeidsovereenkomst: beoordeling betrouwbaarheid) Artikel 6, onderdeel e, juncto artikel 9, lid 2 (integriteitsgevoelige functie, buiten arbeidsovereenkomst: beoordeling betrouwbaarheid werkgever) Artikel 6, onderdeel e, juncto artikel 9, lid 3 (integriteitsgevoelige functie, buiten arbeidsovereenkomst: controle identiteit) Artikel 6, onderdeel e, juncto artikel 9, lid 4 (integriteitsgevoelige functie, buiten arbeidsovereenkomst: uitbesteding) Artikel 10, onderdeel a (vragen betrouwbaarheid betrokkene: schriftelijke verklaring)

8 Vereisten uit de Rib Wtt 2014 In welke procedure? Pagina nr procedurehandboek Artikel 10, onderdeel b (vragen betrouwbaarheid betrokkene: verstrekken inlichtingen) Artikel 6, onderdeel f, juncto artikel 11, lid 1 (melden incident aan toezichthouder) Artikel 6, onderdeel f, juncto artikel 11, lid 2 (maatregelen incident) Artikel 6, onderdeel f, juncto artikel 11, lid 3 (administratieve vastlegging) Artikel 6, onderdeel g (organisatieschema) Artikel 6, onderdeel h (uitbestedingsovereenkomst) Artikel 13 (cliëntenonderzoek Wwft) Artikel 14 (cliëntenonderzoek Wwft, risicogebaseerd) Artikel 15 (cliëntenonderzoek Wwft, bijzondere maatregelen) Artikel 16 (cliëntenonderzoek Wwft, vastlegging gegevens) Artikel 17 (cliëntenonderzoek Wwft, aanvang en beëindiging dienstverlening) Artikel 18 (cliëntenonderzoek Wwft, gegevens voor cliëntonderzoek) Artikel 19 (cliëntenonderzoek Wtt, doelvennootschap) Artikel 20 (cliëntenonderzoek Wtt, verkoop van/bemiddeling bij verkoop rechtspersonen) Artikel 21 (cliëntenonderzoek Wtt, optreden als trustee) Artikel 22 (cliëntenonderzoek Wtt, tbv een cliënt gebruik maken van een vennootschap) Artikel 23 (onderzoek integriteitsrisico s) Artikel 24 (beschikbaar houden gegevens trustkantoor) Artikel 25 (cliëntacceptatiedossiers) Artikel 26 (opleiding)