HANDLEIDING ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE VAN EEN TRUSTKANTOOR

Transcriptie

1 Om de integriteit van het financiële stelsel te bevorderen en een bijdrage aan het tegengaan van witwassen van misdaadgelden via in Nederland gevestigde rechtspersonen en vennootschappen te leveren zal de Wet toezicht trustkantoren (Wtt) en de daarop gebaseerde Regeling integere bedrijfsvoering (Rib) Wet toezicht trustkantoren worden geïntroduceerd. De in de Wtt gedefinieerde trustdiensten mogen alleen met een vergunning van DNB worden verricht. Aan deze vergunning wordt een aantal eisen gesteld. Eén van de eisen betreft de schriftelijke vastlegging van de uitgangspunten ter beheersing van integriteitsrisico s, uitgewerkt in organisatorische en administratieve procedures en maatregelen. In de Rib wordt dit een procedurehandboek genoemd. Een andere benaming voor procedurehandboek is een Handboek administratieve organisatie. U kunt deze handleiding gebruiken als een praktisch hulpmiddel bij het beschrijven van de op basis van de Wtt vereiste organisatorische en administratieve procedures van uw trustkantoor. De Nederlandsche Bank NV Unit Trusttoezicht

2 INHOUDSOPGAVE 1. Wat is administratieve organisatie? Wat is het nut van een procedurehandboek? Hoe is een procedurehandboek opgebouwd? Aandachtspunten bij het schrijven van een procedure Opzet/bestaan en werking van de administratieve organisatie

3 1. Wat is administratieve organisatie? Onder administratieve organisatie (AO) wordt verstaan: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens ten behoeve van: - het besturen van een trustkantoor - het doen functioneren van een trustkantoor - het afleggen van verantwoording daarover Het is gebruikelijk de AO vast te leggen in een Handboek AO of procedurehandboek. 2. Wat is het nut van een procedurehandboek? Een procedurehandboek dient een aantal doelstellingen, te weten: 1) Inzicht Het verschaft inzicht in de structuur van de AO. In het procedurehandboek is geformuleerd hoe processen zijn georganiseerd en volgens welke richtlijnen moet worden gewerkt. 2) Basis voor efficiency en effectiviteit van processen Het procedurehandboek vormt de basis voor het realiseren van een AO gericht op efficiency en effectiviteit van processen. 3) Kennisoverdracht Het realiseren van kennisoverdracht tussen personen. Bij het opleiden en het inwerken van nieuwe medewerkers kan het procedurehandboek als hulpmiddel worden gebruikt, terwijl door eenduidige omschrijving van processen een uniforme werkwijze in de organisatie kan worden bewerkstelligd. 4) Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Het duidelijk vastleggen van de afbakening van verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de processen. Door het aanwijzen van verantwoordelijkheden (bijvoorbeeld tekenbevoegdheden ) worden risico s beperkt. 5) Controle Het draagt bij aan een goede opzet en uitvoering van de interne controle. 6) Automatisering Het verschaft basisinformatie voor de automatisering (onder andere autorisaties). 3

4 3. Hoe is een procedurehandboek opgebouwd? Een procedurehandboek bevat standaard de volgende inhoud: # inhoudsopgave # deel 0, waarin het doel van het procedurehandboek wordt beschreven, de wijze van beheer en onderhoud wordt beschreven en waarin de distributielijst voor het procedurehandboek is opgenomen # organisatieschema # overzicht van de in gebruik zijnde systemen # calamiteitenplan (dit onderdeel is geen vereiste vanuit de Wtt) # processchema, geeft inzicht in de opbouw en samenstelling van het totale te beschrijven administratieve systeem # inhoudsopgave van alle beschikbare procedures # procedures op nummervolgorde (af te leiden uit het processchema) Bij de opzet van een processchema is van belang vast te stellen welke diensten een trustkantoor aanbiedt. Zo kan een trustkantoor optreden als bestuurder, zorgen voor een (post)adres, administratieve ondersteuning bieden en/of rechtspersonen verkopen. In het processchema wordt veelal een onderscheid gemaakt tussen primaire processen, ondersteunende processen en besturende processen. 1) Primaire processen zijn processen die rechtstreeks bijdragen aan de totstandkoming van de diensten of producten die het trustkantoor levert. 2) Ondersteunende processen zijn processen die de primaire processen ondersteunen. 3) Besturende processen zijn processen die de primaire en ondersteunende processen plannen, coördineren en beheersen. In dit verband is het van belang te benadrukken, dat niet alle genoemde processen voor elk trustkantoor relevant zijn. Eén en ander is afhankelijk van de grootte van het trustkantoor en de aard en omvang van de door het trustkantoor aangeboden diensten. 4

5 Voorbeeld processchema Trustkantoor X 1. Primaire processen 2. Ondersteunende processen 3. Besturende processen 1.1. Relationship Management 2.1 Tijdverantwoording 3.1. Planning & Control 1.2. Uitv. beheerswerkzaamheden 2.2. Vastleggingen in relatiedatabase 3.2. Marketing 1.3. Voeren administraties 2.3. Rekeningenbeheer 3.3. Productontwikkeling 1.4. Aan- en verkoop van vennootschappen 2.4. Verrichten betalingen 3.4. Management rapportages 1.5. Proces A 2.5. Facturering 3.5. Personeel 1.6. Proces B etc Debiteurenbewaking 2.7. Klachtenbehandeling Een proces is een logische bundeling van activiteiten met een concreet begin en eind. Zo zou proces 1.1. Relationship Management kunnen omvatten de volgende deelprocessen en op het laagste niveau de volgende procedures Relationship Management Vastlegging dienstverlening Beheren cliënten Beëindigen dienstverlening Cliëntacceptatie Concretis eren dienstverlening (contract) Dossiervorming Periodieke toetsing cliëntacceptatie 5

6 Zo zou het proces 1.2. Uitvoeren beheerswerkzaamheden, kunnen omvatten de volgende procedures Uitvoeren beheerswerkzaamheden Oprichten vennootschap Directievoering Liquidatie vennootschap Als u het processchema van uw trustkantoor heeft gemaakt, deel 0 heeft geschreven en de inhoudsopgave van het procedurehandboek heeft opgesteld, kunt u beginnen met het schrijven van procedures. 4. Aandachtspunten bij het schrijven van een procedure. A) Bovenaan iedere pagina opnemen een koptekst (header) met de volgende gegevens. Administratieve Organisatie Trustkantoor X Onderdeel: (Nederland bijvoorbeeld) Procedure: (vermelden naam van de procedure) Document nr: (vermelden nummer afgeleid uit het processchema) Pagina: (nummer) Datum: (interne goedkeuring) Naam bestand: (naam bestand) Status: definitief Auteur: (afkorting naam) Dit is te bewerkstelligen door in de applicatie Word te kiezen voor Beeld en daarna voor koptekst en voettekst B) In een inleiding onder andere het doel van de procedure aangeven; C) In de inleiding een paragraaf Risico s en Maatregelen van Interne Controle opnemen met het volgende format. Risico s Bijvoorbeeld: Risico dat trustkantoor X ongewild wordt betrokken bij onwettige activiteiten en/of onacceptabele cliënten en derden (reputatierisico, aansprakelijkheidsrisico) Et cetera Maatregelen van Interne Controle - toepassing van XXX beleid - toepassing van procedure XXXX - hantering van standaardformulier XXX of standaardcontract XXX Et cetera Interne controlemaatregelen zijn maatregelen genomen door of namens de leiding gericht op: - de totstandkoming van betrouwbare verantwoordingen - het in compliance zijn met wet en regelgeving - het efficiënt en effectief inrichten van processen Bijvoorbeeld: - het toepassen van functiescheidingen tussen uitvoeren, registreren, bewaren, beschikken en controleren - toepassen van richtlijnen, procedures - vaststellen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden - toepassen van standaarddocumenten (formulieren, contracten et cetera) - toepassen van geprogrammeerde controles in geautomatiseerde systemen 6

7 D) Vervolgens begint u aan de daadwerkelijke procedurebeschrijving waarbij het format met de drie kolommen wordt aangeraden. Om dit te bewerkstelligen kiest u in de applicatie Word, tabel en daarna voor tabel invoegen en 3 kolommen. Voorbeeld van procedure cliëntacceptatie. Paragraaf aanbieden diensten/ inwinnen informatie over cliënt. Activiteit Functionaris Omschrijving Ontvangen verzoek potentiële cliënt Relatiemanager - ontvangen (schriftelijk of telefonisch) verzoek omtrent aan te bieden diensten via - eigen kantorennetwerk - feeder/intermediair - rechtstreeks Voeren eerste gesprekken met potentiële cliënt e/o zijn/haar adviseur OF opstellen/versturen offertebrief (zie ook procedure offertebrief) Relatiemanager - luisteren naar potentiële cliënt of zijn adviseur/opdrachtgever - prospect en/of zijn adviseur informeren over mogelijk te leveren diensten Vaststellen te verlenen diensten/acceptatie deal/cliënt Et cetera NB Van alle gesprekken worden gespreksnotities gemaakt, zie procedure gespreksnotities. Et cetera Let op: - beschrijf per activiteit wie 1, wat doet, hoe en wanneer - het formulier invullen = het formulier distribueren c.q. archiveren - cliënt- of relatiegegevens dienen ook in de cliëntendatabase te worden ingevoerd - beschrijf totstandkoming (management)rapportage n.a.v. ingevulde formulieren - voeg relevante bijlagen toe aan een procedure (gedragsregels, beleidsstukken etc). 5. Opzet/bestaan en werking van de administratieve organisatie Een eenmaal opgezet procedurehandboek of Handboek AO is niet statisch. Regelmatig zullen aanpassingen moeten plaatsvinden. De markt waarin een trustkantoor opereert verandert. Nieuwe producten worden geïntroduceerd, nieuwe geautomatiseerde systemen worden geïmplementeerd en wijzigingen in de wet- en regelgeving doen ook hun invloed gelden op de AO. Daarnaast zullen op grond van veranderingen, die binnen een trustkantoor worden geïnitieerd, ook de noodzakelijke aanpassingen moeten plaatsvinden. Bijvoorbeeld omdat de organisatie of de wijze van besturing wordt aangepast. Ook kan een klacht van een cliënt over de kwaliteit van informatie, een signaal geven over de opzet/bestaan van de AO zoals beschreven in het procedurehandboek, óf over de werking van de AO. Zo kan een trustkantoor een prachtig procedurehandboek hebben gemaakt (= opzet/bestaan van de AO), maar als het bestuur er niet voor zorgt dat de inhoud van het procedurehandboek bekend is bij alle relevante medewerkers, dan schort er iets aan de werking van de AO. 1 Met wie wordt bedoeld de functionaris die de activiteit uitvoert (bijvoorbeeld: accountmanager, compliance officer). 7

8 Indien een procedure is geaccordeerd, dient de procedure te worden gedistribueerd aan alle in de distributielijst opgenomen medewerkers. Verder is het van belang de geaccordeerde procedure toe te lichten. Het is aan te bevelen, daarbij een vergelijking te maken tussen de oude en de nieuwe werkwijze en de reden voor de veranderde werkwijze en verantwoordelijkheden toe te lichten. Hierna wordt aangegeven welke aspecten, op basis van de Rib, ten minste in het procedurehandboek van het trustkantoor moeten zijn beschreven. In dit verband is het van belang te benadrukken, dat niet alle genoemde processen voor elk trustkantoor relevant zijn. Eén en ander is afhankelijk van de grootte van het trustkantoor en de aard en omvang van de door het trustkantoor aangeboden diensten. Procedure Algemeen beleid/gedragsregels Gedragsregel integriteit Gedragsregel bescherming gelden of geldswaarden Procedure cliëntacceptatie Rekeningbeheerprocedure of betaalprocedure Functiescheiding Beschrijving van de volgende aspecten uit de Rib - welke maatregelen het bestuur treft ter bewustwording, bevordering en handhaving van integer handelen binnen de organisatie van het trustkantoor (artikel 3 en 4 Rib) Zie de Q & A workshops die op de website op andere instellingen/toezicht op trustkantoren onder tabblad algemeen is geplaatst voor de onderwerpen die hierin aan de orde moeten komen. NB. Ook een éénmanstrustkantoor dient een gedragsregel integriteit op te stellen. - welke maatregelen het trustkantoor treft om de gelden of geldwaarden van doelvennootschappen of derden te beschermen (artikel 6 Rib) - op welke wijze de naleving van de bij of krachtens de Wtt, de Wet melding ongebruikelijke transacties (MOT), de Wet identificatie bij dienstverlening (Wid) en de Sanctiewet 1977 gestelde regels wordt gewaarborgd (artikel 7, eerste lid, onderdeel a, Rib) Denk bij de MOT en Sanctiewet 1977 zowel aan nieuwe cliënten (onderdeel van de cliëntacceptatie procedure) als bestaande cliënten (onderdeel van de procedure rekeningbeheer of betaalprocedure). Voor wat betreft de Sanctiewet 1977 verwachten wij dat het trustkantoor in het procedurehandboek beschrijft: - wie, welke acties onderneemt met de zgn. freeze - and watchlists van DNB (in geval van nieuwe cliënten en bestaande cliënten); - wie de ontwikkelingen m.b.t. de Sanctiewet 1977 volgt en eventueel de interne communicatie verzorgt voor de medewerkers van het trustkantoor; - welke rapportagestructuur hieromtrent aanwezig is (zowel intern als extern). - een zodanige vastlegging van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van bestuur en personeelsleden dat functiescheiding aanwezig is tussen functies met een uitvoerend en controlerend karakter (o.a. artikel 7, eerste lid, onderdeel b, Rib). Het is raadzaam de Q & A workshops zoals opgenomen op de website op andere instellingen/toezicht op trustkantoren onder tabblad algemeen hierover te raadplegen. 8

9 Procedures inzake personeelsleden Procedure aanname personeel in integriteitsgevoelige functies Procedure (beoordeling van externe) personeelsleden Procedure (het verstrekken van inlichtingen over voormalige) personeelsleden - wie, welke taak verricht, bij het beoordelen van de betrouwbaarheid van een personeelslid dat het trustkantoor voornemens is te benoemen in een integriteitsgevoelige functie of te benoemen in een integriteitsgevoelige functie van een hoger niveau (artikel 8, eerste lid, Rib) door ten minste: # het controleren van de identiteit van betrokkene; # het controleren van de door betrokkene verstrekte gegevens en referenties op juistheid en volledigheid; # het maken van een onderbouwde inschatting van de betrouwbaarheid van betrokkene en een beoordeling daarvan in relatie tot het bekleden van een integriteitsgevoelige functie op gegeven niveau; - wie de administratieve vastlegging verricht in het dossier van een personeelslid dat is benoemd in een integriteitsgevoelige functie zodanig dat blijkt dat is voldaan aan het bepaalde in het eerste lid (artikel 8, tweede lid, Rib); - welke objectieve, kenbare criteria door het trustkantoor worden gehanteerd om een functie te kwalificeren als een functie die een wezenlijk risico bevat voor de integere bedrijfsvoering (artikel 8, derde lid, Rib). - wie welke taak verricht bij het waarborgen van de betrouwbaarheid van degene die zich jegens het trustkantoor verbindt anders dan op grond van een arbeidsovereenkomst werkzaamheden in een integriteitsgevoelige functie te verrichten (artikel 9, eerste lid, Rib); Het trustkantoor kan de beoordeling van de betrouwbaarheid overlaten aan de werkgever van de betrokkene als bedoeld in het eerste lid onder voorwaarde dat (artikel 9, tweede lid, Rib); # het trustkantoor inzicht heeft in de administratieve en organisatorische procedures en maatregelen van de betrokken werkgever en heeft vastgesteld dat deze geen afbreuk doen aan de eigen administratieve en organisatorische procedures en maatregelen; # het trustkantoor zich door middel van contractuele voorwaarden het recht voorbehoudt dat door of namens het trustkantoor een onderzoek wordt ingesteld naar de mate van naleving van de gedelegeerde werkzaamheden; - het trustkantoor controleert onder alle omstandigheden zelf de identiteit van de betrokkene als bedoeld in het eerste lid (artikel 9, derde lid, Rib). - wie namens het trustkantoor waaraan over betrokkene inlichtingen omtrent de betrouwbaarheid worden gevraagd ten behoeve van een andere financiële instelling: # schriftelijk verklaart dat het trustkantoor geen aanleiding heeft om aan de betrouwbaarheid van betrokkene te twijfelen dan wel indien daartoe aanleiding bestaat; # schriftelijk inlichtingen verstrekt en wel zodanig dat de verzoekende financiële instelling zich voor de beoordeling van de betrouwbaarheid van betrokkene een juist en zo volledig mogelijk beeld kan vormen (artikel 10, eerste lid, Rib); - het trustkantoor onthoudt zich onverminderd het bepaalde in het eerste lid van het doen van uitspraken of het afgeven van verklaringen aangaande de betrouwbaarheid van een (voormalig) personeelslid indien het trustkantoor weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat daarmee een onjuist beeld van betrokkene wordt gegeven (artikel 10, tweede lid, Rib). 9

10 Procedure inzake incidenten Incidentenprocedure - wie, welke taak verricht binnen het trustkantoor in geval van een incident (artikel 11 Rib): - wie binnen het trustkantoor naar aanleiding van een incident passende maatregelen neemt ; - wie, op welke wijze de administratieve vastlegging verricht en in welk dossier; - wie, op welke wijze DNB informeert omtrent een incident indien aan de voorwaarden van artikel 11, derde lid, Rib is voldaan. Procedure inzake vaststelling van de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende Procedure cliëntacceptatie - wie, op welke wijze, de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende van een doelvennootschap vas tstelt en over welke gegevens het trustkantoor beschikt aan de hand waarvan de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende is vastgesteld (artikel 12, eerste lid, Rib); - door wie, welke gegevens, in welk dossier worden vastgelegd indien een doelvennootschap geen uiteindelijk belanghebbende heeft (artikel 12, tweede lid, Rib); - beschrijven dat het trustkantoor geen dienst verleent voordat aan het bovenstaande is voldaan (artikel 12, derde lid, Rib). Kennis van herkomst van vermogen en kennis van herkomst en bestemming van middelen van de doelvennootschap Procedure cliëntacceptatie Betaalprocedure of rekeningbeheer procedure Structuur van de groep waartoe de doelvennootschap behoort en doel waarmee deze structuur is opgezet Procedure cliëntacceptatie - wie, wanneer, op welke wijze kennis neemt van de herkomst van het vermogen van de doelvennootschap en in welk dossier deze gegevens vastlegt (artikel 13, eerste lid, Rib); - wie, wanneer gegevens opvraagt die ten grondslag liggen aan de herkomst en bestemming van middelen van de doelvennootschap en wie, op welke wijze beoordeelt of hieraan integriteitsrisico s zijn verbonden en in welk dossier deze gegevens worden vastgelegd (artikel 13, tweede lid, Rib). - wie, wanneer, op welke wijze, de relevante delen van de structuur van de groep waartoe de doelvennootschap behoort opvraagt alsmede het doel waarmee de structuur is opgezet; - beschrijven dat het trustkantoor beschikt over gegevens waaruit deze relevante delen en het doel van de structuur blijkt (artikel 14 Rib). 10

11 Procedure inzake verkoop rechtspersonen Procedure verkoop rechtspersonen Procedure inzake optreden als trustee Procedure optreden als trustee - wie, op welke wijze, bij een voorgenomen verkoop van een rechtspersoon de identiteit van de koper vaststelt alsmede vaststelt wie eventueel de natuurlijke persoon is die een gekwalificeerde deelneming houdt in de koper (artikel 15, eerste lid, Rib); - wie de gegevens aan de hand waarvan de identiteit van de koper is vastgesteld evenals de identiteit van de natuurlijke persoon die een gekwalificeerde deelneming houdt in de koper in welk dossier vastlegt (artikel 15, eerste lid, Rib); - beschrijven dat indien bij voorgenomen verkoop van een rechtspersoon geen natuurlijke persoon een gekwalificeerde deelneming houdt in de koper, het trustkantoor beschikt over gegevens aan de hand waarvan dit is bepaald (artikel 15, tweede lid, Rib); - wie, op welke wijze, kennis neemt van de herkomst van het vermogen van de koper en wie deze gegevens in welk dossier vastlegt én beoordeelt of integriteitsrisico s aan de verkoop van de rechtspersoon zijn verbonden (artikel 15, derde lid, Rib); - beschrijven dat het trustkantoor geen overeenkomst terzake van de verkoop van een rechtspersoon sluit voordat aan het eerste en tweede lid van artikel 15 Rib is voldaan. - op welke wijze het trustkantoor de identiteit van de insteller van de trust en van de uiteindelijk belanghebbende bij de trust vaststelt - door wie de gegevens aan de hand waarvan is bepaald welke natuurlijke persoon als insteller en welke natuurlijke persoon als uiteindelijk belanghebbende kwalificeert worden vastgelegd en in welk dossier (artikel 16, eerste lid, Rib); - dat er, indien er geen uiteindelijk belanghebbende is, het trustkantoor beschikt over gegevens aan de hand waarvan dit is bepaald (artikel 16, tweede lid, Rib); - wie, op welke wijze, bij het verlenen van de in het eerste lid genoemde dienst kennisneemt van de herkomst van het vermogen van de insteller van de trust; - wie deze gegevens omtrent het onderzoek naar de herkomst van het vermogen in welk dossier vastlegt (artikel 16, derde lid, Rib). 11

12 Gegevens met betrekking tot het trustkantoor Dossiervorming procedure Cliëntacceptatiedossiers Dossiervorming procedure - wie, op welke wijze, met welke periodiciteit ervoor zorgdraagt dat de volgende gegevens met betrekking tot het trustkantoor op overzichtelijke wijze beschikbaar zijn (artikel 17 Rib): # actueel uittreksel van de inschrijving van het trustkantoor in het handelsregister; # actueel overzicht van (mede)beleidsbepalers van het trustkantoor met vermelding van volledige naam, adres en woonplaats; # actueel overzicht van natuurlijke personen die een gekwalificeerde deelneming in het trustkantoor houden, met vermelding van volledige naam, adres en woonplaats; # een afschrift van de statuten van het trustkantoor; # actueel overzicht van de formele en feitelijke zeggenschapsstructuur en zeggenschapsverhoudingen van het trustkantoor en van de groep waartoe het trustkantoor behoort; # een structuuroverzicht van de groep waartoe het trustkantoor behoort; # het procedurehandboek; # een organisatieschema op naam- en functieniveau met aanduiding van integriteitsgevoelige functies; # de vastlegging ingevolge artikel 11, eerste lid, Rib; # de vastgestelde jaarrekeningen over de afgelopen drie boekjaren dan wel de voorlopige jaarcijfers indien de jaarrekening nog niet is vastgesteld. - wie, op welke wijze, met welke periodiciteit ervoor zorgdraagt dat de volgende gegevens voor iedere doelvennootschap en terzake van iedere verkoop van een rechtspersoon en terzake van iedere trust waarbij het trustkantoor als trustee optreedt op overzichtelijke wijze beschikbaar zijn (artikel 18, eerste lid, Rib): # de schriftelijke overeenkomsten tussen het trustkantoor en de doelvennootschap en andere overeenkomsten die het trustkantoor heeft gesloten terzake van de door het trustkantoor geleverde diensten waarop het cliëntacceptatiedossier ziet; # een overzicht van de door het trustkantoor geleverde diensten waarop het cliëntacceptatiedossier ziet en de gegevens genoemd in de artikelen 12, 13, eerste lid, 14, 15 en 16; - beschrijven dat het trustkantoor het cliëntacceptatiedossier beschikbaar houdt voor DNB (artikel 18, tweede lid, Rib); - op welke wijze het trustkantoor het cliëntacceptatiedossier ten minste vijf jaar na beëindiging van de dienstverlening bewaart (artikel 18, derde lid, Rib). 12