Aanvraagformulier voor een vergunning Trustkantoor Expertisecentrum markttoegang

Transcriptie

1 Aanvraagformulier voor een vergunning Trustkantoor Expertisecentrum markttoegang Waarom vult u dit formulier in? Iedereen die in Nederland trustdiensten verleent en niet is uitgezonderd of vrijgesteld van de vergunningplicht, heeft een vergunning nodig van DNB. Met dit formulier vraagt u een vergunning aan. Expertisecentrum markttoegang Volledigheid en kwaliteit aanvraag Wij verzoeken u dit formulier volledig en naar waarheid in te vullen, en alle bijlagen waar in het formulier om wordt verzocht bij dit formulier te voegen. Bij de betreffende vragen vinkt u aan dat u inderdaad de betreffende bijlage meestuurt en aan het einde van het formulier geeft u dan het totaal aantal bijgevoegde bijlagen aan. Ook de bijlagen vult u uiteraard volledig en naar waarheid in. Let op: wij kunnen uw aanvraag alleen daadwerkelijk inhoudelijk beoordelen, als u een volledig én kwalitatief goed ingevuld aanvraagformulier instuurt mét alle bijlagen. Ontbreekt er iets, en moeten wij u alsnog verzoeken om uw aanvraag compleet te maken, dan gaat de beslistermijn nog niet lopen en zal de totale duur van de behandeling van uw aanvraag langer worden. Met een goed ingevuld aanvraagformulier en bijlagen kunt u er dus aan bijdragen dat de behandeling van uw aanvraag soepel en voorspoedig verloopt. Toelichting Om u te helpen hebben wij een toelichting bij dit formulier geschreven. In deze toelichting leest u wat DNB van u verwacht en waar DNB op let bij de beoordeling van uw vergunningaanvraag. Naast deze toelichting hebben wij ook alle relevante wetsartikelen voor u op een rij gezet. Houdt u bij het invullen van dit aanvraagformulier zowel de toelichting als de lijst met relevante wetsartikelen bij de hand. Zie beide pdf-bestanden op Open Boek Toezicht bij Vergunning aanvragen. Vertrouwelijkheid Wij gaan zorgvuldig om met uw gegevens die u verstrekt middels dit formulier. Alleen als het wettelijk is toegestaan, mogen wij uw gegevens uitwisselen met derden, bijvoorbeeld met toezichthouders en strafrechtelijke autoriteiten in Nederland of in het buitenland. Kosten aanvraag Aan de behandeling van een aanvraag zijn kosten verbonden. Dit betekent dat u zodra u uw aanvraag heeft ingediend aan DNB leges verschuldigd bent. Ook als de aanvraag buiten behandeling wordt gesteld omdat deze niet compleet is of indien een aanvraag wordt afgewezen. De kosten voor het in behandeling nemen van een vergunningaanvraag zijn op basis van de Wet bekostiging financieel toezicht 3.200,-. Wijziging van omstandigheden Zodra er iets verandert in de omstandigheden op basis waarvan onderstaande vragen door u anders zouden moeten worden beantwoord, moet u dat uit eigen beweging en onverwijld aan DNB meedelen

2 Ondertekening door de vertegenwoordigingsbevoegde perso(o)n(en) Ondergetekende(n) verklaren dit aanvraagformulier en de bijlagen volledig en naar waarheid te zullen invullen. Met het ondertekenen van dit aanvraagformulier verkla(a)r(t)en ondergetekende(n) dat de aard, de inhoud en strekking van dit aanvraagformulier volledig worden begrepen. Bij twijfel over de beantwoording van de vragen in dit aanvraagformulier adviseren wij u om zich daarover te laten adviseren door een (juridisch) expert. Voorts verkla(a)r(t)en ondergetekende(n) kennis te hebben genomen van bovengenoemde mededelingen. Datum Plaats Naam Functie Datum Plaats Naam Functie Handtekening Handtekening Tevens verzoeken wij u, in het kader van het bovenstaande, elke hiernavolgende pagina te paraferen. Voor eventuele vragen kunt u contact opnemen met de informatiedesk van De Nederlandsche Bank N.V. via telefoonnummer of via (info@dnb.nl)

3 0 Algemeen Gegevens onderneming Statutaire naam KvK nummer Rechtsvorm Datum oprichting¹ Handelsnamen Statutaire plaats Website Correspondentieadres Straat en huisnummer Postbusnummer (indien van toepassing) Locatietoevoeging² Postcode Plaats Land Bijlagen Graag ontvangen wij een recent uittreksel uit het Handelsregister van de Kvk van de onderneming. Bijgevoegd als bijlage 0.1 Graag ontvangen wij een gewaarmerkt afschrift van de statuten van de onderneming. Bijgevoegd als bijlage 0.2 Heeft de onderneming aandeelhouders? Indien u de voorgaande vraag met ja heeft beantwoord, ontvangen wij graag een kopie van het actuele aandeelhoudersregister van de onderneming. Bijgevoegd als bijlage 0.3 Gegevens contactpersoon onderneming Vul hier de gegevens in van de contactpersoon bij de onderneming waarvoor deze aanvraag wordt ingediend. Dit is voor DNB het primaire aanspreekpunt bij de onderneming voor deze aanvraag. Functie Voorletters Voor- en achternaam Geslacht Man Vrouw Telefoonnummer (zakelijk) adres³ (zakelijk) 1 Als de onderneming nog in oprichting is, kunt u hier de datum van start in oprichting invullen. 2 Gebruik dit veld om een eventuele locatietoevoeging aan het adres toe te voegen, bijvoorbeeld een gebouw of afdelingsnaam. 3 Hier wordt een zakelijk adres gevraagd. Vanwege security risico s worden adressen van de bekende (gratis) providers niet toegestaan (o.a. Gmail, Outlook en Hotmail)

4 Externe adviseur Indien u gebruik maakt van een externe adviseur bij deze aanvraag, vragen wij u om de onderstaande velden in te vullen. Indien u geen gebruik maakt van een externe adviseur, kunt u doorgaan naar 1. Aanvullende gegevens onderneming. Contactgegevens externe adviseur Bedrijfsnaam externe adviseur Functie Voorletters Voor- en achternaam Geslacht Man Vrouw Straat en huisnummer Postbusnummer (indien van toepassing) Locatietoevoeging⁴ Postcode Plaats Land Telefoonnummer (zakelijk) adres⁵ (zakelijk) 1 Aanvullende gegevens onderneming 1.1 Relevante personen binnen de onderneming Graag ontvangen wij ook de gegevens van personen in een integriteitsgevoelige functie binnen de onderneming. Vermeld in de bijlage per persoon voorletters, voor- en achternaam, geslacht, functie, telefoonnummer en adres⁶. Bijgevoegd als bijlage Positie van de onderneming Wordt de onderneming onderdeel van een bestaande groep of nieuwe groep van trustkantoren met groepsvergunning?, de onderneming maakt geen onderdeel uit van een groep van trustkantoren, de onderneming maakt onderdeel uit van een nieuwe groep trustkantoren, de onderneming maakt onderdeel van een bestaande groep trustkantoren Indien u de voorgaande vraag met nee heeft beantwoord, ga dan door naar 2. Business Case 1.3 Geef een toelichting Welke trustkantoren behoren of zullen gaan behoren tot deze groep? Geeft u tevens aan welke onderneming als groepshoofd is of zal worden aangewezen, en of deze ondernemingen beschikken over een vergunning van DNB. 4 Gebruik dit veld om een eventuele locatietoevoeging aan het adres toe te voegen, bijvoorbeeld een gebouw of afdelingsnaam. 5 Hier wordt een zakelijk adres gevraagd. Vanwege security risico s worden adressen van de bekende (gratis) providers niet toegestaan (o.a. Gmail, Outlook en Hotmail). 6 Hier wordt een zakelijk adres gevraagd. Vanwege security risico s worden adressen van de bekende (gratis) providers niet toegestaan (o.a. Gmail, Outlook en Hotmail)

5 2 Business case 2.1 Is uw onderneming op dit moment al actief in Nederland?, de onderneming verleent diensten die zijn vrijgesteld onder de Vrijstellingsregeling Wet toezicht trustkantoren dan wel zijn uitgezonderd in de Wet toezicht trustkantoren (Wtt)., de onderneming verleent diensten in Nederland, maar dit zijn geen trustdiensten. Indien u de voorgaande vraag met nee heeft beantwoord, ga dan door naar vraag Wij vragen u hieronder uw activiteiten toe te lichten. 2.3 Sinds wanneer verricht de onderneming deze diensten? 2.4 Beoogde dienstverlening na vergunningverlening A) Geef aan welke trustdienst(en) uw onderneming bij aanvang gaat verlenen. Het zijn van bestuurder/vennoot van een rechtspersoon/vennootschap Ter beschikking stellen van het adres of postadres aan een doelvennootschap met het tevens verlenen van bijkomende werkzaamheden zoals het voeren van administratie, het geven van belastingadvies of het verzorgen van belastingaangiften (domicilie plus) Het verkopen van of bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen Het zijn van een trustee Het aanbieden van doorstroomvennootschap B) Is uw onderneming daarnaast nog voornemens andere diensten te gaan verrichten? C) Indien u op de voorgaande vraag ja heeft geantwoord, welke dienst(en) betreft het? Ter beschikking stellen van het adres of het postadres aan een doelvennootschap (domicile sec) Het zijn van bewaarder van een beleggingsinstelling (AIFMD2) Het aan- en verkopen van kasgeldvennootschappen Andere diensten, beschrijf welke diensten dit betreft:

6 2.5 Vanuit welk land gaat de onderneming diensten verrichten? Vanuit een vestiging in: Indien dit een vestiging buiten Nederland betreft, vragen wij u om hieronder een toelichting te geven. 2.6 Strategie en visie van de onderneming Geef een beschrijving van de strategie en visie van uw onderneming. Hierin dient ten minste het volgende opgenomen te worden. Sterkte-zwakte analyse Soort en aantal te bedienen doelvennootschappen/cliënten Regio s Producten Feeders Groeiambities voor de komende drie jaren Bijgevoegd als bijlage Transparante Zeggenschapsstructuur 3.1 Zeggenschap Voeg een actueel juridisch structuuroverzicht toe waaruit blijkt met welke rechtspersonen/samenwerkingsverbanden (inclusief hun bestuurders) en natuurlijke personen de organisatie is verbonden en waaruit de uiteindelijke eigendomssituatie blijkt. Voeg hier een toelichting aan toe waaruit in ieder geval blijkt wie van de in het overzicht genoemde personen, op welke wijze (mede) invloed kan uitoefenen op het beleid van de onderneming. Bijgevoegd als bijlage Is de formele zeggenschapsstructuur gelijk aan de feitelijke zeggenschapsstructuur? Indien u op de voorgaande vraag nee heeft geantwoord, voldoet u niet aan artikel 4 onderdeel c van de Wet toezicht trustkantoren. U komt daardoor niet in aanmerking voor een vergunning. Indien u op de voorgaande vraag ja heeft geantwoord, geef dan hieronder een korte onderbouwing waaruit bovenstaand antwoord blijkt

7 4 Interne organisatie 4.1 Voeg een actueel organogram toe van de eigen onderneming Geeft hierin alle (eventuele) afdelingen, integriteitsgevoelige functies en bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden weer. Geef hierbij tevens aan welke functies extern zijn belegd (zijn uitbesteed). Bijgevoegd als bijlage Voeg hierbij een toelichting waaruit in ieder geval blijkt: De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de integriteitsgevoelige functies De opzet en inrichting van de governance van de onderneming Bijgevoegd als bijlage Betrouwbare en geschikte (mede) beleidsbepalers Het bestuur en de leden van de raad van commissarissen/raad van toezicht (indien van toepassing) en andere personen die het beleid van het trustkantoor bepalen of mede bepalen worden getoetst op geschiktheid. Iedere bestuurder, de raad van commissarissen/raad van toezicht (indien van toepassing), houder van een gekwalificeerde deelneming en andere personen die het beleid van het trustkantoor bepalen of mede bepalen worden daarnaast ook getoetst op betrouwbaarheid. U dient het voornemen tot benoeming van een te toetsen persoon aan ons voor te leggen via het Aanvraagformulier Aanvangstoetsing en (indien van toepassing) het formulier betrouwbaarheidsonderzoek. U vindt deze formulieren op Open Boek Toezicht. Let op: voor een complete aanvraag dient u alle Aanvraagformulieren Aanvangstoetsing in te dienen. Per (mede)beleidsbepaler dient een Aanvraagformulier Aanvangstoetsing te worden ingediend. 5.1 Geef hier aan wie de te toetsen personen zijn Namen personen: (achternaam, voorletter(s), functie) Aantal meegezonden Aanvraagformulieren Aanvangstoetsing: Aantal meegezonden Formulieren betrouwbaarheidstoetsing:

8 5.2 Verlenen bestuurders al trustdiensten? Indien u op de voorgaande vraag ja heeft geantwoord, ontvangen wij graag een toelichting waaruit blijkt welke bestuurder(s), op welke wijze en sinds wanneer reeds trustdiensten verleent. 5.3 Hoe is de samenwerking tussen de bestuurders tot stand komen? Graag hieronder toelichten hoe de samenwerking tussen de bestuurders tot stand is gekomen: 6 Integere bedrijfsvoering 6.1 Procedurehandboek Graag ontvangen wij een actueel procedurehandboek dat voorziet in een beschrijving van de administratieve organisatie en interne controle alsmede de functiescheiding. Bijgevoegd als bijlage 6.1 Hierna vragen we tevens afzonderlijke bijlagen uit. Dit helpt ons bij een efficiënte beoordeling van uw aanvraag en helpt ons tevens bij een adequate uitvoering van ons toezicht. 6.2 Dagelijkse leiding over de activiteiten Geef een korte beschrijving waaruit blijkt dat de onderneming beschikt over een bestuur dat in staat is de dagelijkse leiding te voeren over de onderneming zodat het volgende voldoende gewaarborgd is: een integere bedrijfsvoering de naleving van de Regeling integere bedrijfsvoering Wtt 2014 (RIB Wtt) de personen die werkzaam zijn binnen de onderneming bekend zijn met het procedurehandboek en deze ook naleven een deugdelijke administratie Bijgevoegd als bijlage Integer handelen Geef een korte beschrijving van de maatregelen die het bestuur heeft getroffen ter bewustwording, bevordering en handhaving van integer handelen binnen de onderneming. Bijgevoegd als bijlage

9 6.4 Systematische analyse van integriteitsrisico s (SIRA) Een systematische inventarisatie en analyse van integriteitsrisico s, een systematische integriteitsrisicoanalyse, speelt een centrale rol om te borgen dat de onderneming een integere bedrijfsvoering heeft. De SIRA dient te zijn vastgelegd in een apart document. Bijgevoegd als bijlage Integriteitsbeleid (naleving Wtt, Wwft en Sanctiewet) Het integriteitsbeleid van uw onderneming dient gebaseerd te zijn op de uitkomsten van de SIRA. Het integriteitsbeleid is vastgelegd in een apart document. Bijgevoegd als bijlage Geef een beschrijving en onderbouwing dat het integriteitsbeleid is gebaseerd op de uitkomsten van de SIRA en een onderbouwing dat hiermee sprake is van een integere bedrijfsvoering Bijgevoegd als bijlage Bescherming gelden Geef een korte beschrijving van de maatregelen die de onderneming heeft getroffen om vermenging van het vermogen van de verschillende cliënten en doelvennootschappen van elkaar en tevens van het vermogen van de onderneming te scheiden. Geef hierbij tevens een onderbouwing dat hiermee geborgd is dat de gelden van de cliënten en doelvennootschappen zijn beschermd. Bijgevoegd als bijlage Compliancefunctie De onderneming moet zorgdragen voor een onafhankelijke en effectieve compliance functie. Graag ontvangen wij een kopie van uw compliance charter. Bijgevoegd als bijlage Besteed u uw compliancefunctie uit? Indien u op de voorgaande vraag ja heeft geantwoord, ontvangen wij graag een kopie van de getekende uitbestedingsovereenkomst met de compliance officer. Bijgevoegd als bijlage

10 6.9 Auditfunctie De onderneming moet zorgdragen voor een onafhankelijke en effectieve auditfunctie. Graag ontvangen wij een kopie van uw audit charter. Bijgevoegd als bijlage Besteed u uw auditfunctie uit? Indien u op de voorgaande vraag ja heeft geantwoord, ontvangen wij graag een kopie van de getekende uitbestedingsovereenkomst en/of opdrachtbevestiging met de auditor. Bijgevoegd als bijlage Integriteitsgevoelige functies Gezien de integriteitrisico s waar trustkantoren mee te maken hebben, moet de onderneming zorgdragen voor een zorgvuldige beoordeling van de betrouwbaarheid en integriteit van haar personeelsleden in een integriteitsgevoelige functie en deze doorlopend bewaken. Geef een beschrijving van het beleid ten aanzien van de (doorlopende) beoordeling van personeelsleden in integriteitsgevoelige functies. Tevens dient u hierbij te onderbouwen dat dit beleid zal leiden tot een adequate beheersing van de integriteit van personeelsleden met bijbehorende maatregelen. Bijgevoegd als bijlage Incident De onderneming dient beleid en procedures te hebben waarin maatregelen zijn opgenomen ter beheersing van incidenten. Deze incidenten dienen tevens administratief te worden vastgelegd en te worden gemeld aan de toezichthouder. Onderbouw ook waaruit blijkt dat dit beleid zal leiden tot een adequate beheersing van incidenten en bijbehorende maatregelen. Bijgevoegd als bijlage Cliëntenonderzoek De onderneming dient beleid en procedures te hebben t.a.v. cliëntonderzoek zoals beschreven in de relevante wet- en regelgeving. Graag ontvangen wij een beschrijving van dit beleid en deze procedures. Bijgevoegd als bijlage

11 6.13 Cliëntacceptatiedossiers Het trustkantoor dient procedures te hebben t.a.v. cliëntacceptatiedossiers. Graag ontvangen wij een beschrijving hiervan. Bijgevoegd als bijlage Transactiemonitoring en melding van ongebruikelijke transacties Graag ontvangen wij een korte beschrijving van het beleid voor transactiemonitoring en melding van ongebruikelijke transacties en een onderbouwing dat op dit onderdeel sprake is van een integere bedrijfsvoering Sanctiewet 1977 Graag ontvangen wij een korte beschrijving van het beleid ten aanzien van de sanctieregelgeving en een onderbouwing dat op dit onderdeel sprake is van een integere bedrijfsvoering binnen uw onderneming. Bijgevoegd als bijlage Training en opleiding: Wtt, Wwft en Sanctiewet 1977 Graag ontvangen wij een opleidingsplan waarin minimaal verwoord staat welke functies binnen de onderneming in aanmerking komen voor welke trainingen en opleidingen. Ook bevat het een planning (termijnen en cycli) van trainingen en opleidingen die gevolgd moeten worden. Bijgevoegd als bijlage 6.16 Totaal aantal bijlagen Het aantal bijlagen dat u heeft bijgevoegd is in totaal: