VZW-wet. VZW-wet Voorjaar 2004 VVJ 1. Kris Molemans mei 2004

Transcriptie

1 VZW-wet Kris Molemans mei 2004 VZW-wet Inleiding Vereniging zonder juridisch statuut Vereniging met juridisch statuut Keuze voor een juridisch statuut Vergelijking Wetgeving Oprichting Voorwaarden Opstelling van statuten Wijziging van statuten Bekendmaking Behoud van vzw-statuut Organen Algemene vergadering Raad van bestuur Dagelijks bestuur Andere organen Binnenhuisreglement Aansprakelijkheid en verzekeringen Aansprakelijkheid Verzekeringen Boekhouding Kleine vzw s Grote vzw s Zeer grote vzw s Rekening en begroting Bekendmaking Vermogen Bezittingen Giften Ontbinding Vrijwillige ontbinding Gerechtelijke ontbinding Bestemming van het vermogen Bekendmaking Aanpassen aan de nieuwe wet Vier dossiers Andere wijzigingen Boekhouding Technische informatie VZW-wet Voorjaar 2004 VVJ 1

2 1 Inleiding Een vereniging is een groepering van mensen die overeenkomen om gedurende een bepaalde tijd een gemeenschappelijk doel na te streven. Iedereen is vrij een vereniging op te richten of bij een vereniging aan te sluiten. Iedereen is ook vrij om niet toe te treden tot een vereniging. Zo staat het in de grondwet. Zo n vereniging is in het recht niet rechtstreeks geregeld. Maar er bestaan mogelijkheden om een vereniging een juridisch statuut te geven. 1.1 Vereniging zonder juridisch statuut Enkele mensen beslissen samen om 'iets' te gaan doen. Ze zoeken een lokaal, wat tafels en stoelen en ze beginnen er aan. In dat geval spreekt men van een feitelijke vereniging: enkele mensen doen iets samen. Een feitelijke vereniging kan perfect activiteiten ontplooien. Feitelijk betekent dat de vereniging weliswaar bestaat, maar niet in juridische zin. Het is gewoon een verzameling van mensen die als dusdanig geen rechtshandelingen kan stellen. De leden kunnen dat wel, maar dan in eigen naam. Wat wil dit zeggen? Een speelpleinwerking beschikt over een spelkoffer. De factuur van de spelkoffer staat op naam van Pieter. De spelkoffer is van Pieter. Als Pieter niet langer meewerkt op het speelplein, kan hij in principe de koffer meenemen. Els koopt knutselmateriaal. Dat de kas haar terugbetaalt, is in zekere zin louter goodwill. Met andere woorden: alles is van iemand en iedereen is in principe persoonlijk verantwoordelijk. De hele speelpleinwerking is dus gebaseerd op wederzijds vertrouwen. Voordeel is wel dat er weinig administratie bij komt kijken. De vereniging kan ook vlot de dynamiek van de werking volgen. De personen die zich het meest met de vereniging bezighouden, hebben meestal ook het meest te zeggen. Nieuwe mensen kunnen heel makkelijk taken opnemen en mee beslissen. Maar, zoals gezegd, niet de vereniging, maar de leden zijn aansprakelijk voor de aangegane verbintenissen. Er is geen overkoepelende aansprakelijkheid. De feitelijke vereniging kan niet aansprakelijk gesteld worden, maar b.v. de voorzitter wèl. Daarom moet zo n vereniging zorgen voor een goede verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. Dat is niet wettelijk verplicht, maar eigenlijk zonder meer noodzakelijk. Want behalve in geval van een zware persoonlijke fout (b.v. schade veroorzaakt als gevolg van een dronken toestand) dekt zo n verzekering de aansprakelijkheid van de verzekerden. Wettelijk hoef je dus niets te regelen. Toch kan een 'reglement van inwendige orde' zinvol zijn. In dat reglement kan je de voorwaarden tot lidmaatschap, bevoegdheden, wijze van besluitvorming, financiële grenzen, stemprocedures en regels voor het optreden naar derden door gevolmachtigden (b.v. het bestuur) opnemen. Zo n reglement heeft enkel een interne betekenis. Buitenstaanders zijn er niet door gebonden. 1.2 Vereniging met juridisch statuut Een juridisch statuut betekent rechtspersoonlijkheid geven aan een vereniging. Dat kan d.m.v. de wet van 27 juni 1921 waarbij aan de vereniging zonder winstgevend doel (de zgn. vzw) rechtspersoonlijkheid wordt gegeven. Deze wet werd gewijzigd door de wet van 2 mei Door die rechtspersoonlijkheid kunnen verenigingen deelnemen aan het rechtsverkeer alsof ze natuurlijke personen (mensen) zijn. Rechtspersonen kunnen allerlei rechtshandelingen stellen: kopen en verkopen, huren en verhuren enz. De vereniging kan in eigen naam en voor eigen rekening optreden. De vereniging heeft een verantwoordelijkheid die je kan onderscheiden van de verantwoordelijkheid van de leden. Juridisch ontstaat er een afscheiding tussen het eigendom van de leden en het eigendom van de vereniging. De leden van de vzw zijn in principe niet met hun privé-vermogen gebonden (de leden kunnen uiteraard ook op geen enkele manier aanspraak maken op het vermogen van de vzw). Vermits de vereniging rechtshandelingen kan stellen, kan de vereniging of haar organen (de algemene vergadering, de raad van bestuur,...) fouten begaan. De vzw is dan rechtstreeks en als dusdanig verantwoordelijk. De opdracht die de bestuurders van de vereniging gekregen en aanvaard hebben, moeten ze naar best vermogen ( als een goede huisvader ) vervullen. Als ze desondanks door een fout schade veroorzaken, moet de vzw de schade vergoeden. Ook de contractuele aansprakelijkheid (niet, foutief of laattijdig uitvoeren van b.v. een huurcontract) ligt bij de vzw en kan niet afgewenteld worden op de personen die voor de vzw optreden. Let op: deze bescherming geldt enkel als je in orde bent met alle regels die de vzw-wetgeving oplegt. VZW-wet Voorjaar 2004 VVJ 2

3 Strafrechtelijke daden kunnen niet door de vzw als abstract personage gepleegd worden. Een vzw kan dus niet strafrechtelijk aansprakelijk worden gesteld. De wil om een inbreuk te plegen ontbreekt. En de straf (b.v. gevangenisstraf) is onuitvoerbaar. Bij strafrechtelijke inbreuken blijft de verantwoordelijkheid dus rusten op de natuurlijke personen die voor de vereniging optreden (voorzitter, bestuurders, gevolmachtigden,...) of op de dader. 1.3 Keuze voor een juridisch statuut Noodzakelijk is de rechtspersoonlijkheid alleen als: de vereniging onroerende goederen wil bezitten schenkingen en legaten wil ontvangen Wenselijk is die rechtspersoonlijkheid als de vereniging: risico loopt voor haar vermogen (b.v. relatief veel geld, ) risico loopt voor haar verantwoordelijkheid (b.v. schulden, personeel,...) 1.4 Vergelijking Hieronder worden enkele belangrijke verschillen tussen beide soorten verenigingen in kaart gebracht. Verderop in de tekst worden de verschillen toegelicht. Heeft de vereniging rechtspersoonlijkheid? Kan de vereniging een vermogen bezitten? Feitelijke vereniging Nee Het vermogen is onverdeelde eigendom van de leden. Hoe wordt de werking geregeld? De werking kan worden geregeld in een overeenkomst of in een binnenhuisreglement. Dit is echter niet wettelijk verplicht. Buitenstaanders zijn er niet door gebonden. Op wie rust de aansprakelijkheid? Zijn er verplichtingen? Kan de verenigingen rechtshandelingen stellen? De leden zijn persoonlijk aansprakelijk voor de engagementen van de vereniging, desnoods met hun eigen vermogen. De wet legt geen verplichtingen op. Als de leden een handeling stellen, dan doen ze dat in eigen naam of in naam van andere leden van wie ze een volmacht kregen. VZW Ja De vzw kan een eigen vermogen bezitten. De werking is bepaald in de wet en in de statuten. Als alle wettelijke verplichtingen worden nagekomen, zijn ook buitenstaanders hierdoor gebonden. De vzw moet haar engagementen nakomen met haar vermogen. Het privévermogen van de leden blijft buiten schot. De wet legt materiële en formele verplichtingen op. B.v. de vzw moet haar statuten en de benoemingsbesluiten van de leden van de raad van bestuur publiceren. Een vzw kan in eigen naam en voor eigen rekening optreden. 1.5 Wetgeving Het juridisch statuut voor een vereniging wordt in hoofdzaak geregeld door de wet van 27 juni 1921 waarbij aan de verenigingen zonder winstgevend doel rechtspersoonlijkheid wordt verleend. Deze wet werd betekenisvol gewijzigd op 2 mei Het gaat in feite niet om een nieuwe wet, maar om een verzameling van verwijzingen naar andere wetteksten, waaronder de originele vzw-wet van De correcte verwijzing is dus niet langer de Wet van 27 juni 1921, maar de Wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd door de wet van 2 mei De gecoördineerde tekst van de vzw-wet en de aanvullende besluiten, kan je terugvinden in de VVJ- Wetgeverskaft. De teksten zijn ook downloadbaar via VZW-wet Voorjaar 2004 VVJ 3

4 In de tekst hierna komt de wetgeving aan bod zoals ze geldt sinds de wet van 2 mei Achteraan in de tekst wordt uitdrukkelijk aangegeven wat onlangs is gewijzigd, zowel via de wet als via die uitvoeringsbesluiten. De tekst behandelt enkel de gewone vzw. De bepalingen over de internationale vzw s en de stichtingen die ook deel uitmaken van de wet, komen hier niet aan bod. VZW-wet Voorjaar 2004 VVJ 4

5 2 Oprichting 2.1 Voorwaarden De basisvoorwaarden om rechtspersoonlijkheid te verwerven, zijn: minstens drie stichters maatschappelijke zetel in België statuten opstellen overeenkomstig de wet De oproepingsbrief voor de stichtingsvergadering wordt verstuurd naar de stichters. Daarin wordt de agenda vermeld. Natuurlijk kan je andere agendapunten toevoegen, maar volgende punten moéten op de agenda staan: goedkeuring van de statuten benoeming van de leden van de raad van bestuur Op de stichtingsvergadering keuren de stichters de statuten goed en kiezen ze de leden van de raad van bestuur. Er moeten minstens drie stichtende leden zijn. Na goedkeuring worden de statuten bindend voor de stichtende leden en bestaat de vzw voor hen. De vzw bestaat nog niet voor de buitenwereld (zie: Bekendmaking). 2.2 Opstelling van statuten Om rechtspersoonlijkheid te verwerven, moeten de stichters de statuten opstellen. In de statuten formuleren de stichters schriftelijk waarom zij een vzw willen oprichten en hoe ze gaan samenwerken. De statuten vormen de grondwet van de vereniging. De statuten zijn een aanvulling op de wet en mogen er dus nooit mee in strijd zijn. Rekening houdend met de wettelijke bepalingen, kan je de statuten verder uitwerken zoals je wil: ofwel bepaal je alles heel gedetailleerd ofwel bepaal je alleen de grote lijnen (van de werking) van de vereniging. Je kan de statuten door een notaris laten opstellen (uitzonderlijk), maar je kan dat ook zelf doen. De wet bepaalt dat je minimaal het volgende moet regelen in de statuten: naam, voornamen, woonplaats, geboortedatum en plaats van stichtende leden of als het rechtspersonen betreft, de naam rechtsvorm en het adres van de zetel naam, adres van de zetel van de vereniging en gerechtelijk arrondissement waaronder de vereniging valt (de zetel is de werkelijke plaats van waaruit een vzw wordt geleid, waar de raad van bestuur vergadert, waar het dagelijks bestuur wordt gevoed en waar je de administratie en de boekhouding van de vzw wordt bijgehouden minimum aantal leden doel van de vereniging voorwaarden en formaliteiten voor toetreding en uittreding van leden bevoegdheden van de algemene vergadering, wijze waarop die wordt samengeroepen en wijze waarop beslissingen bekend worden gemaakt bij leden en aan derden wijze waarop bestuurders worden benoemd, ontslagen of afgezet, de omvang van hun bevoegdheden en de manier waarop zij die uitoefenen (alleen, gezamenlijk of als college) en de duur van hun mandaat als er een directeur, boekhouder of gemachtigde leden werden aangesteld, dan moet je ook de duur van hun mandaat, de omvang van hun bevoegdheden en de manier waarop zij die kunnen uitoefenen, vermelden als er een commissaris moet worden aangesteld (zie: Boekhouding), dan moet je de duur van het mandaat, de omvang van de bevoegdheden en de manier waarop hij die kan uitoefenen, vermelden maximumlidgeld bestemming van het vermogen bij ontbinding duur van de vereniging indien zij niet voor onbepaalde tijd is aangegaan Verder kan je ook een regel maken over: wijze waarop het bestuur verantwoording moet afleggen over rekening en begroting (verwijzing naar de wettelijke regeling volstaat) procedure bij statutenwijziging (verwijzen naar de wettelijke regeling volstaat) rechten en plichten van de 'toegetreden leden' (zie: Effectieve en toegetreden leden) Aanvullend kan je tal van andere zaken regelen in de statuten, voor zover dat niet in tegenspraak is met de wet. VZW-wet Voorjaar 2004 VVJ 5

6 2.3 Wijziging van statuten Om als vereniging rechtspersoonlijkheid te verwerven moet je dus statuten opstellen. Alhoewel zij de grondwet van de vereniging zijn en je ze dus best niet om de haverklap wijzigt, kunnen wijzigingen zich opdringen. Omdat je een grondwet niet zomaar verandert, is zo n wijziging aan bepaalde regels gebonden. Elke wijziging aan de statuten moet goedgekeurd worden door een buitengewone algemene vergadering. De leden moeten tenminste acht dagen vooraf worden uitgenodigd. De agenda en de voorgestelde wijzigingen moeten uitdrukkelijk in de oproep zijn vermeld. Om geldig te beslissen moet 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn (de statuten mogen een strenger quorum bepalen). Als dat quorum niet wordt bereikt, kan een tweede algemene vergadering worden bijeengeroepen, die kan beslissen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. Die tweede vergadering kan niet binnen de 15 dagen plaatsvinden. Twee derde van de aanwezige of vertegenwoordigde leden moet akkoord gaan met de voorgestelde wijziging van de statuten. Als de wijziging het doel van de vereniging of de ontbinding van de vereniging betreft, dan moet 4/5 van de aanwezige of vertegenwoordigde leden akkoord gaan (de statuten mogen een strenger quorum bepalen). De wijzigingen en de gecoördineerde tekst van de statuten na wijziging, moeten worden neergelegd bij de griffie van de rechtbank van koophandel. Als de wijzigingen betrekking hebben op artikels die gepubliceerd werden in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad (m.a.w. als het gaat om wettelijk verplichte artikels), dan moeten ook de wijzigingen gepubliceerd worden (voor Formaliteiten: zie: Technische informatie). Als het gaat om wijzigingen aan de naam (of de afkorting van de naam) van de vzw, de zetel van de vzw of de einddatum van het boekjaar, moet je de wijziging ook melden bij de kruispuntbank van ondernemingen (voor Formaliteiten: zie Technische informatie). 2.4 Bekendmaking Volgende documenten moet je in drievoud en ondertekend door de stichters, neerleggen bij de griffie van de rechtbank van koophandel: de statuten gegevens i.v.m. stichtende leden: naam, voornamen, woonplaats, geboorteplaats en -datum gegevens i.v.m. bestuurders: naam, voornamen, woonplaats, geboorteplaats en datum De griffie moet binnen 30 dagen na neerlegging deze gegevens laten publiceren in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad. Bij neerlegging moet je onmiddellijk de publicatiekosten betalen per cheque of per postassignatie (Tarieven: zie Technische informatie). Na neerlegging wordt de vereniging ingeschreven in het rechtspersonenregister van de kruispuntbank van ondernemingen en krijgt de vereniging een ondernemingsnummer. Vanaf de neerlegging van de basisdocumenten heeft de vereniging rechtspersoonlijkheid (vraag dus zeker een bewijs van de neerlegging). De vereniging moet niet meer wachten op de publicatie in het Staatsblad. Vanaf het moment van de neerlegging kan men verbintenissen aangaan in naam van de vereniging. Let wel: tenzij anders is overeengekomen, zijn de personen die, in welke hoedanigheid ook, verbintenissen aangaan, persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk, als de vereniging binnen 2 jaar na het ontstaan van de verbintenis geen rechtspersoonlijkheid heeft en zij bovendien de verbintenissen niet heeft overgenomen binnen 6 maanden na het verkrijgen van rechtspersoonlijkheid. Verbintenissen overgenomen door de vereniging worden geacht door haar te zijn aangegaan vanaf het ontstaan van die verbintenissen. 2.5 Behoud van vzw-statuut Het is niet voldoende om rechtspersoonlijkheid te verwerven. Je moet ook een aantal wettelijke formaliteiten vervullen om die rechtspersoonlijkheid te behouden. Gebeurt dit niet, dan vervalt de juridische bescherming en kunnen afzonderlijke bestuurders persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten. De vereniging wordt dan gelijkgesteld met een feitelijke vereniging. VZW-wet Voorjaar 2004 VVJ 6

7 De rechtbank kan de nietigheid* van de vereniging uitspreken als: de naam, het adres van de zetel en het gerechtelijk arrondissement waaronder de vzw valt, niet zijn opgenomen in de statuten het doel van de vereniging niet precies is omschreven het doel van de vereniging strijdig is met de wet of de openbare orde * Rechtshandelingen zijn nietig als ze niet voldoen aan de wettelijke vereisten De rechtbank kan de ontbinding van de vereniging uitspreken als de vereniging: niet in staat is haar verbintenissen na te komen haar vermogen of de inkomsten uit het vermogen aanwendt voor andere doelen dan waarvoor zij is opgericht in ernstige mate in strijd handelt met de statuten, de wet of de openbare orde minder dan 3 effectieve leden heeft al 3 jaar de jaarrekeningen niet heeft neergelegd bij de griffie van de rechtbank van koophandel Verder moet een vzw op alle documenten (akten, officiële brieven, facturen, contracten, affiches, folders enz.) de naam van de vereniging vermelden met de toevoeging 'vzw' of 'vereniging zonder winstoogmerk' en het adres van de zetel van de vzw. Als je in naam van de vereniging meewerkt aan een document waarop deze vermeldingen niet voorkomen, kan je persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor een deel of voor het geheel van de verbintenissen die door dit document worden aangegaan Uiteraard moet je de jaarlijkse formaliteiten (b.v. een kopie van het ledenregister neerleggen bij de griffie van de rechtbank van koophandel) of formaliteiten bij bepaalde gelegenheden (b.v. bij benoeming en ontslag van bestuurders) altijd in orde brengen. Het feit dat de vzw niet in orde is met bepaalde verplichtingen, betekent niet onmiddellijk het verlies van de rechtspersoonlijkheid. De rechter kan een termijn opleggen waarbinnen de vzw zich in orde moet stellen. Daarna kan de rechtspersoonlijkheid eventueel toch nog worden ontnomen. VZW-wet Voorjaar 2004 VVJ 7

8 3 Organen De belangrijkste organen van een vzw zijn de algemene vergadering en de raad van bestuur. De algemene vergadering is het hoogste beslissingsorgaan, bepaalt de grote lijnen van het beleid en controleert de raad van bestuur. De raad van bestuur is het uitvoeringsorgaan en beheert de middelen. Dat betekent dat de raad van bestuur de grote lijnen van de werking voorbereidt en uitvoert, het personeelsbeleid voert, de infrastructuur verzorgt en instaat voor de inkomsten en uitgaven. Naast de algemene vergadering en de raad van bestuur kan men een dagelijks bestuur aanstellen. En onder bepaalde voorwaarden is een vzw verplicht om een commissaris aan te stellen (voorwaarden: zie: Boekhouding). 3.1 Algemene vergadering Bevoegdheden De algemene vergadering is het hoogste orgaan van de vzw. Wettelijk heeft ze volgende bevoegdheden, die door de statuten niet aan een ander orgaan kunnen worden toegewezen: wijzigen van de statuten benoeming en afzetting van bestuurders benoeming en afzetting van commissarissen en eventueel bepaling van hun bezoldiging kwijting aan bestuurders en commissarissen goedkeuring van begroting en rekening ontbinding van de vereniging uitsluiting van de leden omzetting van de vereniging naar een vennootschap met sociaal oogmerk Voor bepaalde van deze beslissingen is een bijzonder aanwezigheidsquorum en een bijzondere meerderheid van stemmen vereist (zie: Aanwezigheid en stemming). Naast deze bevoegdheden heeft de algemene vergadering de bevoegdheden die haar worden toegekend door de statuten. De restbevoegdheid komt echter toe aan de raad van bestuur. De restbevoegdheid is de bevoegdheid om zaken te regelen die niet aan enig ander orgaan werden toegekend. Samenstelling Er zijn algemene voorwaarden om lid te worden van een vzw: natuurlijke personen die volledig rechtsbekwaam zijn rechtspersonen (vennootschappen, vzw s, een openbaar bestuur enz.) Een feitelijke vereniging kan GEEN lid worden van een vzw, want juridisch bestaat zo n vereniging niet. Minderjarigen kunnen lid worden van de algemene vergadering, op voorwaarde dat hun ouders of voogd zich niet verzetten. Om veilig te spelen, kan je schriftelijke toestemming vragen (zeker voor een bestuursmandaat). Het onderscheid tussen effectieve en toegetreden leden is erg belangrijk. Effectieve leden zijn de leden die voorkomen in het ledenregister dat jaarlijks wordt neergelegd op de griffie van de rechtbank van koophandel. Ze hebben stemrecht in de algemene vergadering en ze worden voor elke vergadering uitgenodigd. Toegetreden leden zijn gewone leden of ledengebruikers. Zij hebben alleen de rechten die de statuten hen toekennen. Zo hangt het van de statuten af of zij worden uitgenodigd voor de algemene vergadering. In de statuten bepaal je best hoe je toegetreden leden kan uitsluiten (dat hoéft niet door de algemene vergadering te gebeuren), anders kunnen zij voor altijd lid blijven. Voor alle duidelijkheid: het gaat hier altijd over leden in de juridische betekenis van het woord. De jongeren die b.v. naar het jeugdhuis of de jeugdbeweging komen en daar een lidmaatschapsbijdrage betalen, worden door de wet niet als leden aanzien. Het staat de vereniging uiteraard wel vrij om deze klanten of deelnemers in de statuten gelijk te schakelen met of hen dezelfde rechten toe te kennen als de toegetreden leden. De vzw moet een register van de (effectieve!) leden opstellen. Het register wordt door de raad van bestuur bijgehouden op de zetel van de vereniging. Het register vermeldt naam, voornamen en woonplaats van de leden VZW-wet Voorjaar 2004 VVJ 8

9 of als het een rechtspersoon betreft de naam, rechtsvorm en zetel. Alle beslissingen over toetreding, uittreding of uitsluiting van de leden moet door de raad van bestuur binnen 8 dagen worden ingeschreven in het register. Wijzigingen in het register van de effectieve leden moet jaarlijks neergelegd worden bij de griffie van de rechtbank van koophandel binnen de maand na de verjaardag van de neerlegging van de statuten. Deze lijst moet volgende gegevens bevatten: naam, voornamen en woonplaats van de leden of de rechtsvorm en het adres van de zetel als het een rechtspersoon betreft. Ook de datum van toetreding of uittreding wegens ontslag, uitsluiting of overlijden moet worden vermeld. Het register moet ondertekend zijn door de personen die bevoegd zijn om de vereniging tegenover derden te vertegenwoordigen. Hun naam en functie in de vereniging moet worden vermeld. Bovenaan elk stuk moet de naam van de vereniging, de rechtsvorm, het volledig adres van de zetel, ondernemingsnummer en het onderwerp van de bekendmaking worden vermeld. De vereniging kan een register van de toegetreden leden bijhouden, maar dat is niet verplicht. De lijst van toegetreden leden moet je in ieder geval niet neerleggen op de griffie. Het ontslag van een lid, gericht aan de raad van bestuur, kan niet worden geweigerd. Iedereen is immers vrij om (niet) toe te treden tot een vereniging (dat is gewaarborgd door de Grondwet). De statuten kunnen wel de formaliteiten bepalen om een lidmaatschap te beëindigen. Uittredingsmodaliteiten moeten in principe soepel zijn, maar om de continuïteit van de vereniging te verzekeren, is het nuttig om een (eenvoudige) procedure te voorzien. Bijeenroeping De algemene vergadering moet minstens éénmaal per jaar samenkomen. In ieder geval wordt de algemene vergadering door de raad van bestuur bijeengeroepen: in de gevallen bepaald door de wet en de statuten ingeval een vijfde van de leden dat vraagt De statuten bepalen de modaliteiten van de bijeenroeping. Wettelijk moeten de leden minstens acht dagen voor de vergadering worden uitgenodigd. De statuten kunnen een strengere norm bepalen. Bij de uitnodiging wordt een agenda toegevoegd. Elk agendavoorstel, ondertekend door minstens 1/20 van de leden, moet op de agenda worden geplaatst. De algemene vergadering mag alleen beslissingen nemen over de punten die opgenomen werden in de agenda, tenzij de statuten anders bepalen. Als je de statuten wil wijzigen, moét dat in de agenda staan. De agenda moet ook de artikels en de voorgestelde wijziging vermelden. Aanwezigheid en stemming In principe is de beslissing van de algemene vergadering geldig, ongeacht het aantal aanwezige leden. De wet bepaalt enkele gevallen waarin een bepaald quorum is vereist. Zo moet minstens 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn bij de wijziging van het doel van de vereniging, voor een statutenwijziging en voor de ontbinding van de vereniging. Als er bij een eerste vergadering onvoldoende leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, kan je een tweede vergadering bijeenroepen die kan beslissen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. Die vergadering kan niet plaatsvinden binnen 15 dagen. De leden kunnen zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een ander lid of door iemand die geen lid is, als de statuten dit toelaten. De statuten kunnen, naast de wettelijke bepalingen, voor een aantal cruciale zaken, een bijzonder aanwezigheidsquorum bepalen. Beslissingen worden in principe genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden, behalve als de statuten of het binnenhuisreglement dit anders regelen. Maar ook de wet bepaalt dat er voor sommige zaken bijzondere meerderheden nodig zijn. Om het doel van de vereniging te wijzigen of om de vereniging te ontbinden, is een 4/5 meerderheid vereist. Wettelijke minimumvoorwaarden voor stemming Actie Aanwezig of vertegenwoordigd Stemming gewone agenda geen quorum gewone meerderheid van aanwezigen statutenwijziging 2/3 van de leden 2/3 van de aanwezige en vertegenwoordigde leden VZW-wet Voorjaar 2004 VVJ 9

10 wijziging van het doel van de vzw 2/3 van de leden 4/5 van de aanwezige en vertegenwoordigde leden uitsluiting van leden geen quorum 2/3 van de aanwezige en vertegenwoordigde leden ontbinding van de vzw 2/3 van de leden 4/5 van de aanwezige en vertegenwoordigde leden Bekendmaking Een aantal beslissingen van de algemene vergadering moet je neerleggen op de griffie van de rechtbank van koophandel om ze te laten publiceren in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad: statutenwijziging (binnen de maand) gecoördineerde tekst van wijziging van statuten (moet worden neergelegd, maar niet gepubliceerd) benoeming, ontslag en afzetting van de bestuurders en commissarissen (binnen de maand) ontbinding van de vzw en aanstelling of ambtsbeëindiging van vereffenaars (geen termijn) De statuten bepalen ook op welke manier leden en derden kennis kunnen nemen van de beslissingen. Het binnenhuisreglement kan dit verder specificeren, b.v. elk lid krijgt een schriftelijk verslag. De verslagen worden in ieder geval bijgehouden in een register op de zetel van de vereniging. Dat register kan door alle leden worden geraadpleegd. 3.2 Raad van bestuur De raad van bestuur is het uitvoeringsorgaan van de vereniging. De raad van bestuur beheert de financiën en regelt de organisatie van de vzw binnen de grenzen die door de statuten en de algemene vergadering bepaald worden. Bevoegdheden Wettelijk heeft de raad van bestuur volgende bevoegdheden: sluiten van contracten: huur-, arbeids-, onderhouds- en andere contracten vertegenwoordiging van de vzw als die voor de rechter wordt gedaagd aanvaarding van schenkingen en legaten bijeenroeping van de algemene vergadering (zoals voorzien in de wet of de statuten) bijeenroeping van de algemene vergadering als 1/5 van de leden dat vraagt punt op de dagorde plaatsen als 1/20 van de leden dat vraagt ontvangst van het ontslag van de leden opmaak van begroting en rekening en voorlegging ter goedkeuring aan de algemene vergadering Verder heeft de raad van bestuur de bevoegdheden die de algemene vergadering hieraan toevoegt voor zover het gaat om bevoegdheden die door de wet niet uitdrukkelijk zijn toegekend aan de algemene vergadering. Binnen de raad van bestuur worden vaak de volgende functies verdeeld: voorzitter, eventueel ondervoorzitter, secretaris en penningmeester. Zij hebben elk hun eigen taak. B.v. de voorzitter kan de opdracht krijgen om de algemene vergadering bijeen te roepen, de secretaris om de notulen op te maken en beslissingen neer te leggen op de griffie, de afgevaardigd bestuurder kan de opdracht krijgen om de boekhouding bij te houden, contracten te onderhandelen en te ondertekenen. Samenstelling De raad van bestuur wordt aangesteld (en afgezet) door de algemene vergadering. De statuten kunnen hierover geen andere bepaling aannemen. Er moeten minimum drie bestuurders worden aangesteld. Behalve als er maar drie leden zijn, dan volstaat het om twee bestuurders aan te duiden. Het aantal bestuurders moet altijd lager zijn dan het aantal leden van de algemene vergadering. De statuten kunnen de voorwaarden bepalen voor de benoeming van bestuurders (leeftijd, ervaring, opleiding, beroep enz.). Je moet geen lid zijn van de algemene vergadering om als bestuurder te worden aangesteld. Uiteraard kunnen de statuten bepalen dat dit wel noodzakelijk is. Als de statuten geen termijn bepalen voor het mandaat, dan blijf je lid tot je ontslag neemt, tot de algemene vergadering je afzet of tot je overlijdt. VZW-wet Voorjaar 2004 VVJ 10

11 Bijeenroeping De raad van bestuur vergadert zo vaak als hij dit nodig acht. Wettelijk gezien moet hij slechts eenmaal per jaar samenkomen om de rekening van het afgelopen jaar en de begroting voor het volgende jaar op te maken. Alle bestuurders moeten voor elke vergadering worden uitgenodigd. Het is onmogelijk om hiervan af te wijken, ook niet in de statuten. Aanwezigheid en stemming Principieel werkt de raad van bestuur als een college. D.w.z. dat de bestuurders hun beslissingen niet individueel maar gezamenlijk nemen. De meerderheid van de bestuurders moet aanwezig zijn om geldig te kunnen beslissen, tenzij de statuten daar anders over beslissen. Voor een aantal beslissingen kan je een strenger quorum opleggen. Wanneer een bestuurder een vergadering niet kan bijwonen, kan hij zich laten vertegenwoordigen door een andere bestuurder en zelfs door een derde. Tenminste als de statuten dit toelaten. De raad van bestuur neemt zijn beslissingen bij gewone meerderheid, tenzij dat anders geregeld wordt in de statuten. Hoewel het niet wettelijk bepaald is, is het aangewezen om een regeling te voorzien voor bestuurders met belangen die tegenstrijdig zijn met die van de vereniging. Als er over zo n tegenstrijdig belang wordt beraadslaagd, kan men vragen dat de betrokken bestuurder dit spontaan bekend maakt en niet deelneemt aan de beraadslaging. Bekendmaking De benoeming of de ambtsbeëindiging van bestuurders en van personen die de vereniging kunnen vertegenwoordigen, moeten worden neergelegd op de griffie van de rechtbank van koophandel, die de gegevens moet laten publiceren in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad. Verplichte vermeldingen zijn: naam, voornamen, woonplaats, geboortedatum en plaats en als het om rechtspersonen gaat, naam, rechtsvorm, BTW-identificatienummer en hun zetel. Je moet ook de omvang van de bevoegdheden vermelden en de manier waarop zij die kunnen uitoefenen (alleen, gezamenlijk of als college). De beslissingen van de raad van bestuur worden opgenomen in een register dan kan worden geraadpleegd door de leden. Delegatie van bevoegdheden In principe handelt de raad van bestuur zoals gezegd als college. Alle bestuurders nemen steeds samen een beslissing en voeren die uit. Als een vzw met zeven bestuurders b.v. een leningsovereenkomst wil sluiten, dan moeten ze alle zeven samen beslissen welk krediet ze nemen en bij welke instelling. In principe moeten ze ook allemaal tekenen. Erg praktisch is dat niet. Daarom biedt de wet de mogelijkheid om - onder verantwoordelijkheid van de raad van bestuur zijn bevoegdheid over te dragen aan één of meer bestuurders of zelfs aan een derde (op voorwaarde dat de statuten of de algemene vergadering dit toelaten). De raad van bestuur kan de b.v. bevoegdheid tot handtekening delegeren aan één of meer bestuurders. In de statuten bepaal je dan dat de vereniging tegenover derden geldig kan worden vertegenwoordigd bij buitengerechtelijke handelingen door de gezamenlijke handtekening van twee bestuurders. Op basis van zo n clausule is het nog steeds de voltallige raad van bestuur die de beslissing neemt. Alleen moeten niet alle bestuurders tekenen voor de uitvoering van de beslissing. Wie zijn handtekening plaatst in naam van de vzw, moet die handtekening altijd vooraf laten gaan door Voor de vzw', gevolgd door de functie die hij in de vzw heeft. Let op: ter bescherming van derden moet een vereniging de verplichtingen nakomen die in naam van de vzw zijn aangegaan door personen die in de statuten of bij benoeming als vertegenwoordiger werden aangeduid. Ook als de verplichting wordt aangegaan buiten de goedkeuring van de vereniging. Er gelden twee wettelijke beperkingen voor de delegatie van bevoegdheden. De raad van bestuur kan nooit zijn bevoegdheid overdragen om de vzw te vertegenwoordigen voor de rechtbank. En de raad van bestuur kan nooit al zijn bevoegdheden overdragen aan één of meer bestuurders. VZW-wet Voorjaar 2004 VVJ 11

12 3.3 Dagelijks bestuur Een specifieke wijze van delegatie van bevoegdheden is de aanstelling van een dagelijks bestuur. Een vzw kan het dagelijks bestuur van de vereniging overdragen aan één of meer personen (afgevaardigde bestuurder, algemeen secretaris, ), al dan niet bestuurders of leden, die ofwel alleen, ofwel gezamenlijk, ofwel als college optreden. Als de activiteiten van de vereniging een zeker gewicht krijgen, moeten er immers bijna dagelijks acties worden ondernomen om het goede bestuur van de vereniging te verzekeren. Permanente bijeenroeping van de raad van bestuur is niet mogelijk. Daarom kan een vereniging een dagelijks bestuur aanstellen. De wijze van benoeming, ambtsbeëindiging, omvang van de bevoegdheden, wijze van optreden van het dagelijks bestuur en de duur van het mandaat moet in de statuten omschreven worden. Deze gegevens moeten worden neergelegd op de griffie van de rechtbank van koophandel en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. 3.4 Andere organen Werkgroepen, commissies e.d. kan je oprichten naargelang de behoeften. In de statuten vermeld je best alleen de mogelijkheid tot oprichting van deze organen of de basisprincipes van hun werking. De bevoegdheid voor de uitwerking (samenstelling, bevoegdheden enz.) kan je b.v. toewijzen aan de raad van bestuur. Het is immers belangrijk dat je vlot aanpassingen kan doen in functie van de werking. 3.5 Binnenhuisreglement De statuten bevatten meestal slechts de wettelijk vereiste bepalingen en kunnen in elk geval niet alle details regelen van de werking van een vereniging. Een wijziging van de statuten is onderworpen aan een aantal wettelijke voorschriften en kan dus niet elk moment gebeuren.. Daarom kan je, als aanvulling op de statuten, een binnenhuisreglement opstellen. De wet legt hieromtrent geen verplichtingen op. De statuten bepalen welk orgaan bevoegd is voor dat reglement (b.v. de algemene vergadering of de raad van bestuur), hoe het reglement tot stand komt en hoe het kan worden gewijzigd. Een binnenhuisreglement is louter een interne aangelegenheid. Het wordt, in tegenstelling tot de statuten, niet gepubliceerd in het Staatsblad. Het regelt meestal zaken die belangrijk zijn voor de interne werking. B.v. het arbeidsreglement, de rechten van de verschillende categorieën-leden, concrete afspraken voor de werking van de algemene vergadering enz. De inhoud van het binnenhuisreglement mag niet afwijken van de statutaire of wettelijke bepalingen. Het mag ze wel specificeren. Als het binnenhuisreglement afwijkt van de statuten, dan houdt dit een impliciete statutenwijziging in, wat de wet niet toestaat (daarvoor moet, zoals gezegd, een specifieke procedure gevolgd worden). Bestaat er een tegenstrijdigheid tussen reglement en statuten, gelden altijd de statuten. Wijkt een regel van het reglement af van de wettelijke bepalingen, dan geldt de wet. Ook al is die van aanvullend recht. Dat wil zeggen dat het gaat om een regel die van toepassing is voorzover er geen andere regeling werd voorzien in de statuten. M.a.w. van zo n regel kan je afwijken in de statuten, maar niet in het binnenhuisreglement. VZW-wet Voorjaar 2004 VVJ 12

13 4 Aansprakelijkheid en verzekeringen 4.1 Aansprakelijkheid Betekenis van aansprakelijkheid In juridische termen betekent aansprakelijkheid 'het gebonden zijn aan de rechtsgevolgen van om het even welke daad, nalatigheid of onvoorzichtigheid'. In gewone mensentaal betekent het de gevolgen van je daden dragen'. Als je een fout begaat waardoor er schade ontstaat, dan moet je die schade vergoeden. Aansprakelijkheid verschilt van verantwoordelijkheid. Verantwoordelijkheid is een moreel begrip. Het drukt een bepaalde houding uit tegenover de normen in de samenleving. Aansprakelijkheid is een juridisch begrip. Het is onderworpen aan wettelijke sancties. Beide begrippen vallen dus allerminst samen. Men kan zich verantwoordelijk voelen voor een ongeval zonder dat er juridisch iets ten laste kan worden gelegd aan de betrokkene. Er zijn twee aansprakelijkheidsregimes. Ten eerste is er de burgerrechtelijke aansprakelijkheid. Die is in het geding wanneer iemand een fout maakt waardoor er schade ontstaat. Het kan gaan om contractuele aansprakelijkheid (zoals die geregeld is in art t.e.m van het Burgerlijk Wetboek) of om burgerlijke (buitencontractuele) aansprakelijkheid, zoals die geregeld is in art t.e.m bis van het Burgerlijk Wetboek. Ten tweede is er de strafrechtelijke aansprakelijkheid. Die is in het geding wanneer iemand handelt in strijd met het strafrecht. In dat geval volstaat de fout op zich. Ook als er geen schade is, kan je aansprakelijk gesteld worden. In tegenstelling tot het strafrecht, waar alle misdrijven precies worden opgesomd men kan geen straf krijgen zonder dat er een wettekst bestaat die dat bepaalt is het burgerlijk recht veel minder gespecificeerd. Het Burgerlijk Wetboek omschrijft wel de regels, maar die zijn vaak zeer algemeen. Wat nog belangrijker is: in het strafrecht gaat het om een straf voor de overtreding. In de burgerrechtelijke aansprakelijkheid draait het om de vergoeding van de schade voor het slachtoffer (schadeloosstelling). Burgerrechtelijke aansprakelijkheid Burgerrechtelijke aansprakelijkheid is gebonden aan drie voorwaarden. Je kan alleen aansprakelijk worden gesteld als je door een fout schade berokkent aan een andere persoon. De fout moet de oorzaak zijn van de schade. Fout Je begaat een fout als je een wet of een reglement overtreedt. Maar ook als je gewetensvol de wet naleeft, kan je een fout begaan. B.v. als je onvoorzichtig bent of nalatig. Een fout is een verkeerde handeling. Een handeling is 'verkeerd' als een voorzichtig, bedachtzaam persoon de handeling niet zou stellen. Een fout is m.a.w. 'elke onvoorzichtigheid, onwetendheid, onbedachtzaamheid en elk verzuim in het nemen van voorzorgsmaatregelen waardoor je schade aan een ander kan voorkomen'. Je begaat ook een fout als je een contract niet naleeft. De wet verplicht je tot de correcte uitvoering van een verbintenis of een overeenkomst (art t.e.m van het B.W.). Het doet er niet toe of het gaat om een geschreven, ongeschreven of stilzwijgende overeenkomst. Een 'contract is een overeenkomst waarbij een of meer personen zich jegens een of meer andere personen verbinden' (art van het B.W.). Sommige verbintenissen ontstaan zonder dat er enige overeenkomst is (b.v. verbintenissen tussen buren of wanneer je een voorwerp van iemand in bewaring houdt) (art van het B.W.). Het begrip 'fout' moet menselijk en redelijk worden opgevat. Je moet dus geen uitzonderlijke maatregelen treffen. De omstandigheden bepalen of er een fout werd begaan. Je begaat geen fout wanneer het schadelijk feit voorkomt uit een vreemde oorzaak, door toeval of door overmacht. VZW-wet Voorjaar 2004 VVJ 13

14 Schade Je veroorzaakt schade als je 'nadeel, verlies, vermindering van vermogen, van goederen of van personen' veroorzaakt. Schadevergoeding Als je schade veroorzaakt door een fout, verplicht de wet je tot vergoeding van die schade. Als je schade veroorzaakt zonder dat je een fout begaat of onvoorzichtig bent, ben je door de wet vrijgesteld van schadevergoeding. Contractuele aansprakelijkheid Contractuele aansprakelijkheid komt voort uit contracten en overeenkomsten. Ze geldt dus alleen tussen personen of instanties die verbonden zijn door een overeenkomst (b.v. koper en verkoper). Ook stilzwijgende contracten (contracten zonder papier) kunnen leiden tot aansprakelijkheid. Dus ook b.v. materiaal dat zonder veel plichtplegingen wordt geleend, moet teruggegeven worden zoals men het gekregen heeft. Uiteraard moet ook een vzw een contract nakomen. Als een v.z.w. schade berokkent door een niet-correcte uitvoering van een contract, kan ze verplicht worden tot schadevergoeding. Meestal is de vzw zelf aansprakelijk. Soms is een bestuurder aansprakelijk. De basisregel is dat de vzw aansprakelijk is voor fouten die werden begaan door: de organen van de vzw (de bestuurders) in de uitoefening van hun mandaat als bestuurder de werknemers of de vrijwilligers in de uitoefening van hun opdracht (zie verder) De bestuurders gaan dus in principe geen persoonlijke verplichting aan betreffende de verbintenissen van de vereniging. Als de bestuurders fouten begaan, dan is de vzw daarvoor aansprakelijk. De bestuurder treedt immers niet in eigen naam op, maar in naam en voor rekening van de vzw. Toch bestaan hierop uitzonderingen. Een bestuurder krijgt van de vzw volmacht om een bepaalde taak uit te oefenen. De vzw mag er van uit gaan dat de bestuurder zijn taak zo goed mogelijk, als een goede huisvader, zal volbrengen. Hij wordt geacht het vermogen van de vzw te beheren alsof het zijn eigen vermogen was. Als een vzw van oordeel is, dat een bestuurder een fout begaat in de uitoefening van zijn mandaat, dan kan ze hem ter verantwoording roepen. Desgevallend kan ze hem voor de rechtbank dagen om een schadevergoeding verkrijgen omdat hij zijn contract met de vzw gebrekkig heeft uitgevoerd. Burgerlijke aansprakelijkheid Ook als er geen contract is, kan er schade ontstaan door een fout. Als je los van een overeenkomst schade veroorzaakt aan anderen ben je aansprakelijk. Die aansprakelijkheid wordt geregeld door art t.e.m van het B.W. De wet beschermt diegene die schade lijdt door de bepaling dat de veroorzaker van de schade deze moet vergoeden. De wet beschermt ook de persoon die de schade veroorzaakt, doordat zij die aansprakelijkheid verzekerkerbaar heeft gemaakt. Ook hier geldt dat vzw s aansprakelijk zijn voor de fouten die begaan worden door bestuurders, personeel of vrijwilligers. Let op: diegene die schade lijdt, kan naast de eis tot schadevergoeding t.a.v. de vzw, een eis formuleren t.a.v. de bestuurder. Zeker als hij buiten zijn mandaat handelde. Betekenis voor vzw s Aansprakelijkheid van de bestuurders Een vzw is aansprakelijk voor fouten die haar bestuurders begaan in de uitoefening van hun mandaat. Men gaat er van uit dat de vzw de fout begaat. Een vzw is ook aansprakelijk voor fouten die het personeel of de vrijwilligers (haar aangestelden ) begaan, voorzover het fouten betreft in de uitoefening van hun opdracht. Het is de ondergeschiktheid van het personeel of de vrijwilligers die maakt dat de vzw aansprakelijk is. Het gaat hier om een aansprakelijkheid ten gevolge van een 'hoedanigheid', nl. die van 'gezagsdrager' (art. 1384, lid 4 van het Burgerlijk Wetboek) (b.v. werkgever t.o.v. werknemer). Alleen bij opzettelijk veroorzaakte schade, zware fouten of herhaalde lichte fouten, kan de vzw de schade verhalen op diegene die ze heeft veroorzaakt. De vereniging kan niet aansprakelijk worden gesteld indien een aangestelde schade oploopt door eigen daad of onvoorzichtigheid, door de daad van een derde, die niet onder het toezicht van de vereniging staat of door toeval of door overmacht. VZW-wet Voorjaar 2004 VVJ 14

15 Het aansprakelijkheidsrecht voorziet naast de aansprakelijkheid voor eigen fouten en die van personen onder toezicht, ook de aansprakelijkheid voor schade door zaken of gebouwen die men onder zijn bewaring heeft. Deze 'zaakaansprakelijkheid' wordt geregeld in art. 1384, lid 1 (voor zaken) en 1386 (voor gebouwen) van het Burgerlijk Wetboek. Als de vzw over gebouwen beschikt, al dan niet in eigendom, is ze de bewaker van die gebouwen. Loopt iemand schade op door de slechte staat van de gebouwen, dan is de vzw aansprakelijk. Aansprakelijkheid van haar bestuurders voor schade toegebracht aan de vereniging Tussen de vereniging en de bestuurders bestaat er minstens een mondelinge overeenkomst. Als er niks op papier staat over de aansprakelijkheid van de bestuurder, dan zal de rechter desgevallend zijn zorgvuldigheid nagaan. Onzorgvuldigheid kan leiden tot aansprakelijkheid van de bestuurder en de verplichting tot schadevergoeding. De bestuurder gaat slechts een inspanningsverbintenis aan. De bestuurder belooft niet bepaalde resultaten te halen, hij belooft inspanningen te doen om zo goed mogelijke resultaten te halen. Als een vereniging een bestuurder aansprakelijk wil stellen voor schade door een fout, zal ze moeten aantonen dat die bestuurder onvoldoende inspanningen heeft geleverd. Dus: een bestuurder moet geen supermens zijn. Waakzaam en voorzichtig zijn, zoals het gezond verstand voorschrijft, is voldoende. De bestuurder zal niet aansprakelijk gesteld worden als hij zich gedraagt als een 'goede bestuurder', d.w.z. als hij zoveel mogelijk problemen voorziet en tracht uit te sluiten. Hij kan alleen aansprakelijk worden gesteld als een slachtoffer kan aantonen dat hij schade heeft veroorzaakt door een gebrek aan waakzaamheid en voorzichtigheid in vergelijking met de algemeen geldende norm. Hij zal dus ook alleen in dat geval verplicht worden tot schadevergoeding. Onzorgvuldig beheer is b.v. overdreven uitgaven doen, riskante verrichtingen uitvoeren, waardevolle bezittingen niet verzekeren. Een inbreuk op dit 'goede-huisvader-principe' kan burgerrechtelijke aansprakelijkheid met zich meebrengen. De beheerder heeft wel een zogenaamd 'recht op vergissing'. En onbezoldigde mandaten worden doorgaans wat milder beoordeeld dan bezoldigde. Strafrechtelijke aansprakelijkheid Om de samenleving en de sociale orde te beschermen, legt de strafwet straffen op (b.v. boete of gevangenisstraf) aan degene die de wet overtreedt of de sociale orde verstoort. Je bent strafrechtelijk aansprakelijk als je schuldig bent aan een misdrijf. De verantwoordelijkheid voor een inbreuk op de strafwet berust altijd bij de persoon in kwestie. Dat geldt ook voor minderjarigen. Strafrechtelijke aansprakelijkheid kan dus niet worden overgedragen op een vereniging of op ouders. Verzekeren van aansprakelijkheid Gelukkig kan iemand die aansprakelijk gesteld wordt, in veel gevallen rekenen op de bescherming door een verzekering die de schadevergoeding dekt. Zo worden de belangen beschermd van elke persoon die door de fout van iemand anders schade lijdt. Maar ook de belangen van de persoon die de schade heeft veroorzaakt, worden beschermd. Let wel! Tegen de gevolgen van de strafrechtelijke aansprakelijkheid kan je je niet verzekeren. Je kan daarvoor wél een verzekering rechtsbijstand afsluiten. De verzekeraar behartigt desgevallend je verdediging voor de rechtbank. Omzichtig met voorbeelden De grootste omzichtigheid is geboden bij verhalen die je van anderen hoort. Elke situatie is anders en eventueel zal een rechter uitspraak doen. Rechterlijke uitspraken zijn niet altijd te voorspellen omdat de omstandigheden waarin de verschillende gevallen zich voordoen nooit identiek zijn. Hoed je er dus voor om een absoluut belang te hechten aan allerhande, al dan niet straffe verhalen over aansprakelijkheden en schadevergoedingen. 4.2 Verzekeringen Zeker in het kader van het verenigingsleven is het belangrijk dat de betrokkenen zoveel mogelijk gevrijwaard worden van financiële risico's. Er zijn twee grote categorieën van verzekeringen: de aansprakelijkheidsverzekeringen en de ongevallenverzekeringen. De aansprakelijkheidsverzekering komt tussen wanneer je te goeder trouw schade hebt veroorzaakt door een fout. Zo'n verzekering in het kader van het verenigingsleven is vergelijkbaar met de familiale verzekering in het privé-leven. Strafrechtelijke aansprakelijkheid kan niet gedekt worden. Enkel voor de rechtsbijstand kan je een verzekering aangaan. De ongevallenverzekering dekt schade die ontstaat zonder dat er sprake is van een fout. VZW-wet Voorjaar 2004 VVJ 15

16 Aansprakelijkheidsverzekering van een vzw Verzekering voor de bestuurders Bestuurders kunnen aansprakelijk zijn t.o.v. de vzw, maar ook tegenover derden. Deze laatste aansprakelijkheid komt aan bod onder Verzekering voor de werking. De aansprakelijkheid van de bestuurder tegenover de vzw wordt gezien als een vorm van lastgeving. De vzw geeft de bestuurder een 'volmacht' om een bepaalde taak uit te oefenen en ze verwacht van de bestuurder dat hij de taak naar behoren uitvoert. Een bestuurder is maar ontheven van zijn aansprakelijkheid tegenover de vzw als de algemene vergadering die ontheffing impliciet of expliciet heeft verleend. Waaraan moet de verzekering voor de bestuurders voldoen? afgesloten wordendoor de vzw zelf voor rekening en ten gunste van haar bestuurders (als de bestuurders rechtspersonen zijn, dan moeten hun vertegenwoordigers ook de hoedanigheid van verzekerden hebben) automatische dekking voor nieuwe bestuurders voldoende hoge dekking (de risico's zijn immers groot: vergissingen, fouten, nalatigheden, verzuim, onjuiste verklaringen, overtredingen van een wet, een bestuurdersfout enz.) rechtsbijstand voor bestuurders (belangen verdedigen van de bestuurders als het tot een betwisting komt) duidelijkheid over van wie de schade-eisen afkomstig mogen zijn Verzekering voor de werking De bestuurdersaansprakelijkheid hangt nauw samen met de aansprakelijkheid van de vzw zelf. Zo kunnen bestuurders ook aansprakelijk zijn tegenover derden. Hoewel niet verplicht, is het heel essentieel dat een vzw een verzekering sluit die haar aansprakelijkheid dekt. Gaat het om een vzw met werknemers, dan is een polis Burgerlijke Aansprakelijkheid Uitbating aangewezen. Draait de vzw op vrijwilligers, dan kan je een polis 'georganiseerd vrijwilligerswerk' afsluiten (zie hierna). De verzekering B.A.-uitbating dekt de burgerlijke aansprakelijkheid van de verzekerden wanneer ze schade veroorzaken aan derden naar aanleiding van de activiteiten van de vzw. De verzekerden zijn: de vzw als verzekeringsnemer, de bestuurders, de werknemers, de vrijwilligers en de ouders van minderjarige vrijwilligers. De verzekering dekt dus ook de werknemers en de vrijwilligers. Zoals gezegd is de vzw als 'werkgever' immers aansprakelijk voor schade die zijn 'werknemers' veroorzaken. Dat geldt dus ook voor vrijwilligers. Als die vrijwilligers minderjarig zijn, zou er betwisting kunnen ontstaan over de aansprakelijkheid: die van de ouders of die van de vzw? Daarom is een verzekering voor de aansprakelijkheid van de ouders aangewezen. Vermits aansprakelijkheid altijd een kwestie is van interpretatie, leidt dit vaak tot betwistingen. Zolang de belangen van de vzw en die van de verzekeraar gelijk lopen, is er geen probleem. De verzekeraar zal immers samen met de vzw de aansprakelijkheid bestrijden. Maar als de vzw zelf schade lijdt, ligt dit anders. Daarom koppel je best een verzekering rechtsbijstand aan de verzekering B.A.-uitbating. De verzekering verdedigt de rechten van de vzw en de andere verzekerden om schadevergoeding te bekomen als iemand anders aansprakelijk is. De rechtsbijstandsverzekering is ook nuttig als één van de verzekerden strafrechtelijke verdediging nodig heeft. Polis georganiseerd vrijwilligerswerk De verzekering B.A.-uitbating dekt zoals hiervoor gezegd, de burgerlijke aansprakelijkheid van de vzw en al wie voor de vzw werkt. Voor vzw's die volledig draaien op vrijwilligers biedt deze polis echter geen oplossing. Voor een vereniging die gedeeltelijk op vrijwilligers draait is dit wel oké, omdat de vrijwilligers mee verzekerd kunnen worden met de werknemers. Maar let op: zij zijn dan enkel verzekerd voor hun aansprakelijkheid. En b.v. niet voor schade die ze zelf lijden. Als je die schade ook wil verzekeren, dan moet je een polis georganiseerd vrijwilligerswerk afsluiten. Geen bescherming Soms biedt een verzekering B.A. geen bescherming. Vaak, maar niet altijd zijn er dan andere verzekeringen mogelijk. De verzekering B.A. biedt geen bescherming bij schade of ongeval: wanneer de schade veroorzaakt wordt aan eigen uitrusting en kleding, wanneer de schade veroorzaakt wordt aan materialen die je huurt of in gebruik hebt, bij verlies, vandalisme, diefstal (verzekering alle risico's mogelijk) of wanneer de schade veroorzaakt wordt door auto's of andere gemotoriseerde voertuigen die je gebruikt, huurt of leent (verzekering motorvoertuigen). Ook in geval van zware fouten (schade door moedwillig gedrag, door dronkenschap en VZW-wet Voorjaar 2004 VVJ 16

17 verdovende middelen) zal de schade niet gedekt worden door de verzekering B.A. Die zware fouten moeten door de verzekeraar wel worden omschreven in de polis. Verplicht? Alhoewel sterk aan te raden, is de verzekering B.A. niet voor alle verenigingen wettelijk verplicht. Maar vaak zal de subsidiërende overheid de verzekering verplicht stellen in haar subsidiereglement. Gezinspolis? Een gezinspolis dekt de materiële schade die de verzekerde en zijn gezin veroorzaken aan derden. Meestal staat deze verzekering ook in voor het vorderen van schadevergoeding die de verzekerde en zijn gezin geleden hebben. Wie geen gezinspolis heeft, moet een eventuele schadevergoeding zelf betalen. Iemand die betrokken is bij een vereniging en in dat kader aansprakelijk wordt gesteld voor schade terwijl de vereniging hem hiervoor niet heeft verzekerd, dan kan de familiale polis aangesproken worden. Let op: soms sluit een familiale polis activiteiten in het kader van het verenigingsleven uitdrukkelijk uit. Andere verzekeringen van een vzw Ongevallenverzekeringen Deze verzekering biedt bescherming tegen de kosten van lichamelijke verzorging bij een ongeval, na tussenkomst van de mutualiteit en in principe alleen voor een door het RIZIV erkende behandeling. Het gaat om ongevallen met lichamelijke schade waarbij er geen aansprakelijkheid in het geding is. De schadeloosstelling is, in tegenstelling tot de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, slechts gedeeltelijk. Men kan zich ook laten beschermen tegen de gevolgen van invaliditeit of overlijden. Verzekering rechtsbijstand Aansprakelijkheid is altijd een kwestie van interpretatie en leidt vaak tot betwistingen. De verzekering rechtsbijstand verdedigt de rechten van de verzekerden. Een verzekering rechtsbijstand dekt een gedeelte van de kosten die voortvloeien uit een juridisch conflict over schadevergoedingen (advocaat, gerechtskosten enz.). Je kan op bijstand rekenen als je schade hebt geleden en je de tegenpartij voor de rechter wil dagen. Maar ook als een andere partij je voor de rechter daagt, moet de verzekeraar je verdedigen. Verzekering alle risico's Het materiaal dat een vereniging gebruikt van derden b.v. een gehuurde of geleende feesttent of gehuurd of geleend audiovisueel materiaal - kan beschadigd raken. Je hebt het in huur of in leen. In het laatste geval spreekt met van 'toevertrouwde goederen'. Dat wordt geregeld door art van het Burgerlijk Wetboek omtrent de 'bruikleen'. De eigenaar van het goed blijft aansprakelijk wanneer de schade ontstaat door een gebrek aan het goed zelf. In het andere geval moet de eigenaar kunnen bewijzen dat de gebruiker de schade heeft veroorzaakt. Als hij dat kan aantonen, kan een verzekering alle risico s de schade vergoeden. Verzekering contractuele aansprakelijkheid Wanneer je een terrein huurt of een toestel leent, sluit je een contract af (ook als dat niet schriftelijk is). Je kan een verzekering afsluiten voor de aansprakelijkheid die voortvloeit uit de uitvoering van dat contract. Een typisch voorbeeld van zo'n verzekering is de brandverzekering van een huurder of een verzekering voor de ontlening van audiovisueel materiaal. Je moet immers beide teruggeven in de staat waarin je ze gekregen hebt. De kosten die verbonden zijn aan de aansprakelijkheid voor een contract, kunnen niet gedekt worden door een andere verzekering. De polis 'burgerlijke aansprakelijkheid' en de 'gezinspolis' sluiten 'toevertrouwde goederen' uitdrukkelijk uit. De verzekering brand en aanverwante risico's komt wel tussen voor schade aan gehuurde of geleende goederen, veroorzaakt door brand en aanverwante risico's. Verzekering tijdelijke activiteiten Als de vzw een activiteit organiseert die afwijkt van de dagelijkse werking (b.v. een jeugdhuis organiseert een milieuactie) is een extra verzekering aangewezen die de B.A. dekt van de organisatoren, de deelnemers, de medewerkers enz. voor de schade die ze veroorzaken in het kader van deze (eenmalige) activiteit, die de rechtsbijstand dekt mocht het tot een betwisting komen over de aansprakelijkheid en die de lichamelijke ongevallen dekt, als er schade ontstaat zonder dat iemand een fout maakte. Voor schade aan geleende of gehuurde goederen in het kader van deze activiteit, heb je een verzekering alle risico s nodig (zie hiervoor). Ook als inrichter kan je lichamelijke of stoffelijke schade oplopen (zorg dus ook VZW-wet Voorjaar 2004 VVJ 17

18 voor waarborgen voor de inrichter). Je kan ook schade aan je eigen materiaal oplopen. Daarvoor neem je een verzekering alle risico s. En verder zijn ook andere verzekeringen nuttig, en in vele gevallen zelfs ronduit noodzakelijk of zelfs verplicht! Kijk dus zeer goed na of je b.v. een verzekering brand en aanverwante risico s moet of best zou afsluiten. Hetzelfde geldt voor de verzekering objectieve aansprakelijkheid voor brand en ontploffing (in een aantal gevallen zonder meer verplicht en heel belangrijk!). VZW-wet Voorjaar 2004 VVJ 18

19 5 Boekhouding 5.1 Kleine vzw s Kleine vzw s (vzw s die niet beantwoorden aan de hieronder vermelde definities) mogen zich beperken tot een 'eenvoudige' boekhouding. Zo n boekhouding bevat de mutaties in contant geld of op de rekeningen in een dagboek. De dagboeken moeten 10 jaar worden bewaard, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting ervan. Er moet ook een staat van ontvangsten en uitgaven worden bijgehouden. Jaarlijks moet een inventaris gemaakt worden van bezittingen, vorderingen, schulden en verplichting van welke aard ook. Het KB van 26 juni 2003 betreffende de vereenvoudigde boekhouding van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, stichtingen en internationale verenigingen bepaalt de manier waarop de vereenvoudigde boekhouding van kleine vzw s moet gebeuren. De verplichte formulieren die je uiterlijk vanaf 1 januari 2005 moet gebruiken, kan je downloaden via en via bijlage A bij het KB van 26 juni: genormaliseerd minimaal model van dagboek bijlage B bij het KB van 26 juni: genormaliseerd minimaal schema van de staat van ontvangsten en uitgaven bijlage C bij het KB van 26 juni: uitgaven en inventaris van activa, rechten, schulden en verbintenissen 5.2 Grote vzw s Grote vzw s moeten een uitgebreide boekhouding voeren, vergelijkbaar met een onderneming. Een vzw is groot als ze aan minstens 2 van de 3 criteria voldoet: gemiddeld gedurende een jaar vijf voltijdse personeelsleden in het personeelsregister totaal ontvangsten (andere dan uitzonderlijke en excl. BTW) balanstotaal van De vzw moet een boekhouding voeren en een jaarrekening opmaken conform de wet van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding en de jaarrekening van de ondernemingen. Verenigingen die omwille van hun hoofdactiviteit zijn onderworpen aan een boekhoudkundig plan (b.v. omwille van subsidiëring) vallen niet onder de hierboven vermelde paragraaf op voorwaarde dat hun boekhoudkundige verplichtingen minstens gelijkwaardig zijn aan de regels bepaald in de wet van 17 juli Zeer grote vzw s Zeer grote vzw s moeten een commissaris (bedrijfsrevisor) aanstellen die de financiële situatie en de jaarrekening moet controleren. Deze verplichting geldt voor vzw s die: ofwel gemiddeld 100 voltijdse equivalente personeelsleden in het jaar tewerkstellen ofwel aan minstens 2 van de 3 hieronder vermelde criteria voldoen gemiddeld 50 voltijdse personeelsleden tewerkstellen totale ontvangsten balanstotaal van De aangestelde commissaris moet lid zijn van het Instituut der Bedrijfsrevisoren. 5.4 Rekening en begroting De bevoegdheid voor de goedkeuring van rekening en begroting is voorbehouden aan de algemene vergadering. De raad van bestuur moet de jaarrekening ten laatste 6 maanden na de afsluiting van het boekjaar aan de algemene vergadering ter goedkeuring voorleggen. Dat moet gebeuren samen met de begroting voor het volgende boekjaar. 5.5 Bekendmaking Kleine vzw s moeten hun jaarrekening indienen bij de griffie van de rechtbank van koophandel waar hun administratief dossier ligt. De dagboeken van ontvangsten en uitgaven moeten niet worden neergelegd. Zij kunnen wel dienen als bewijs van correcte inschrijving, b.v. ten aanzien van de fiscale administratie. Bij VZW-wet Voorjaar 2004 VVJ 19

20 discussie voor de rechtbank kan bij controle van de neergelegde stukken ook een controle gebeuren van de dagboeken die dan moeten aantonen dat de vzw haar boekhouding correct bijhoudt. Grote en zeer grote vzw s moeten hun boekhouding binnen de 30 dagen na goedkeuring door de algemene vergadering neerleggen bij de Nationale Bank, samen met een document met de naam en voornaam van de bestuurders en indien van toepassing met de naam, voornaam en het verslag van de commissarissen. De Nationale Bank maakt daarvan melding in een databestand en legt deze vermelding neer bij de griffie van de rechtbank waar het verenigingsdossier van de vzw wordt bijgehouden. Deze stukken zijn openbaar: alle geïnteresseerden kunnen hiervan steeds een afschrift vragen. VZW-wet Voorjaar 2004 VVJ 20