1. Inleiding. 1.1 Doel en aanleiding. 1.2 Uitvoering van de opdracht. Analyseproces premiegegevens

Transcriptie

1 Onderwerp: Onderzoeksrapportage Analyseproces premiegegevens Accountantsdienst UWV Auditdienst Rijk Adres Accountantsdienst UWV (AD UWV) La Guardiaweg DL Amsterdam Telefoon: Auditdienst Rijk (ADR) Korte Voorhout CW Den Haag Telefoon: Aan Van Auteur Ketenmanager Loonaangifteketen auditmanager AD UWV auditmanager ADR Auditteam AD UWV/ADR Datum 9 februari 2018 Kenmerk ADR: AD UWV: Inleiding 1.1 Doel en aanleiding Onder verwijzing naar onze opdrachtbevestiging van 27 januari 2016 kenmerk , hebben wij in uw opdracht een onderzoek uitgevoerd naar de analyse door het Analyseteam Gegevenskwaliteit Loonaangifteketen (AGL) van de kwaliteit van de aangegeven premie(- loon)gegevens. Het doel van de opdracht was tweeledig: 1. advies te verstrekken over mogelijke verbeteringen in de beheersing van het analyseproces (deelopdracht 1); 2. de opzet en het bestaan van het analyseproces te toetsen, nadat de verbetervoorstellen zijn doorgevoerd (deelopdracht 2). In deze rapportage informeren wij u over de uitkomsten van het onderzoek. 1.2 Uitvoering van de opdracht In 2017 is door AGL gestart met de vastlegging (de opzet) van het analyseproces Bepalen Kwaliteit Premiegegevens. In het kader van deelopdracht 1 hebben wij AGL in het eerste halfjaar van 2017 daarbij ondersteund door het geven van verbetervoorstellen. Wij hebben geadviseerd over enerzijds de algemene eisen voor de wijze van vastlegging en anderzijds meer specifiek over de beschrijving van het analyseproces zelf, aan de hand van de door AGL opgeleverde conceptversies van de procesbeschrijving. AGL heeft aangegeven dat de procesbeschrijving Bepalen Kwaliteit Premiegegevens, versie 1.0, dd de opzet van het analyseproces weergeeft. Deze versie is gebruikt voor deelopdracht 2. Van augustus tot december 2017 is uitvoering gegeven aan deelopdracht 2. Het bestaan van het analyseproces is getoetst op basis van de activiteiten die door AGL zijn verricht bij de totstandkoming van het Onderzoeksbestand Hiervoor zijn drie medewerkers van AGL geïnterviewd en een medewerker van UWV- FEZ. Wij hebben de opzet van het analyseproces getoetst aan de beoogde doelstellingen en de gemaakte afspraken daarover in het Lijnmanagersoverleg (LMO) van de loonaangifteketen. Als referentie is kennis genomen van de AGL procesbeschrijving Bepalen Kwaliteit Premiegegevens, versie 1.0, dd , de AGL werkinstructie Beschrijving werkzaamheden kwaliteitsanalyse premiegegevens 2016 en de UWV FEZ (afdeling Financieel Economische Zaken) notitie Normering afwijkingen aangegeven premies, versie Onderzoeksrapportage Analyseproces premiegegevens Pagina 1 / 13

2 2. Samenvatting 2.1 Managementsamenvatting De vastlegging van de uit te voeren activiteiten door AGL is gedetailleerd en grondig. Door de wijze van archivering kunnen processtappen herhaald en gereproduceerd worden (herhalen van de processtappen leidt tot hetzelfde resultaat). Een opdrachtomschrijving voor deze activiteiten ontbreekt. Wel heeft het LMO een opdracht verstrekt voor de uitwerking van de analysemethodiek. Wij vinden het van belang dat het LMO alsnog een opdracht aan AGL geeft om de analyse werkzaamheden uit te voeren. Een opdracht met duidelijke doelstelling stelt AGL in staat om meer richting te geven aan de werkzaamheden voor met name de scope en planning. Volgens de door het LMO vastgestelde methodiek is de kwaliteitsnormering van toepassing op de aangegeven premiegegevens. Het analyseproces is echter zo opgezet dat het aangegeven premieloon eerst wordt herberekend voordat de normering wordt toegepast. De herberekening is volgens de kwaliteitsnormering van UWV-FEZ niet strikt noodzakelijk, maar wel voor het (beoogd) afgeven van signalen richting de Belastingdienst. Dit verschil in belang bij diepgang van de herberekening zou nadrukkelijk in de opdracht van het LMO (en daarmee in de doelstelling van het analyseproces) naar voren moeten komen. Het voornaamste doel van het analyseproces is om de gegevenskwaliteit te verbeteren, aldus de procesbeschrijving. In de communicatie over het analyseproces wordt dan ook de verwachting gewekt dat het proces bijdraagt aan verbetering van de kwaliteit van de premiegegevens. Momenteel is dat echter nog niet het geval. Het analyseproces zelf heeft namelijk geen kwaliteitsverbetering van de aangegeven premiegegevens tot gevolg, maar is volgens AGL puur een rekenkundige exercitie ; - Er wordt nog geen onderzoeksbestand geleverd; - Er worden geen aanbevelingen ter verbetering gegeven; - De gesignaleerde inconsistenties in de aangiften worden nog niet aan de Belastingdienst doorgegeven, die de inhoudingsplichtigen vervolgens de gelegenheid kan geven de aangifte te corrigeren. Met de laatste twee punten kan een leercirkel in gang worden gezet die kan leiden tot daadwerkelijke verbetering van de kwaliteit van de premiegegevens. Voor het analyseproces wordt gebruikt gemaakt van gegevensbestanden uit HLP van de Belastingdienst en de polisadministratie van UWV. De juridische grondslag die toestaat dat AGL deze gegevens verkrijgt, bewerkt, verstrekt en in bewaring neemt, is niet aangetroffen. Wij raden u sterk aan nader onderzoek uit te laten voeren naar de juridische grondslag voor de uitvoering van de methodiek. In dit onderzoek is aandacht voor de aanscherping van privacy wetgeving (AVG) noodzakelijk. De kwaliteit van de premiegegevens in het onderzoeksbestand is mede gebaseerd op aannames over de juistheid van waardes van andere aangegeven gegevens. Er vindt naar aanleiding van het analyseproces geen (boeken-) onderzoek plaats bij de inhoudingsplichtige om de juistheid van deze aannames te controleren. 2.2 Opzet van de rapportage In deze rapportage schetsen wij in hoofdstuk 3 de context van het door AGL uit te voeren analyseproces van de aangegeven premiegegevens. De bevindingen zijn beschreven in hoofdstuk 4 en de aanbevelingen zijn opgenomen in hoofdstuk 5. Naar aanleiding van de bespreking van de rapportage dd. 31 januari 2017 met de ketenmanager, is 6 februari jl. een managementreactie opgesteld. Deze is als bijlage opgenomen. Onderzoeksrapportage Analyseproces premiegegevens Pagina 2 / 13

3 3. Context van het analyseproces 3.1 Aangeven van premiegegevens Werkgevers doen periodiek bij de Belastingdienst aangifte van loongegevens. De Belastingdienst registreert de collectieve loongegevens - op werkgeversniveau - in het systeem HLP en de nominatieve gegevens - op werknemersniveau - worden door UWV in de polisadministratie geregistreerd. UWV heeft namelijk de wettelijke taak om deze gegevens te verstrekken aan door de wet toegestane afnemers. Als onvolledigheden of fouten in de loongegevens worden ontdekt, moet door de Belastingdienst aan de inhoudingsplichtige gevraagd worden om de aangifte vrijwillig te corrigeren (correctieverzoek) of wordt deze verplicht de aangifte te corrigeren (correctieverplichting) 1. De Belastingdienst corrigeert dus zelf niet. Overeenkomstig de aangifte draagt de werkgever de op het loon ingehouden premie en loonbelasting af aan de Belastingdienst. Op basis van de aangegeven premiegegevens draagt de Belastingdienst volgens een verdeelsleutel de premies voor de werknemersverzekeringen af aan UWV- FEZ, zijnde de fondsbeheerder van de fondsen werknemersverzekeringen. 3.2 Aanleiding analyse gegevenskwaliteit In juni 2012 is door het Lijnmanagersoverleg (LMO) van de loonaangifteketen een Plan van Aanpak Verbetering mogelijkheden voor narekenen aan het kernteam voorgelegd. Aanleiding voor dit plan was de constatering van zowel UWV- FEZ als de Belastingdienst dat er minder geld bij de fondsen binnen kwam dan begroot. Na een nulmeting in 2012 is onderzoek gedaan naar verschillen en mogelijke oplossingen. In 2014 is door de werkgroep Narekenen geconcludeerd dat narekenen een zinvol hulpmiddel is om een indicatie te krijgen van mogelijke gebreken in de juistheid van de premieafdracht en de datakwaliteit 2. Het nareken-onderzoek is vervolgens als het analyseproces Bepalen kwaliteit premiegegevens belegd bij AGL. Volgens de loonaangifteketen is het streven om met behulp van het analyseproces de kwaliteit van de aangegeven premiegegevens te verbeteren. De aldus verkregen premiegegevens met een verhoogd kwaliteitsniveau - het zogeheten onderzoeksbestand - zou dan als eenduidige gegevensbron aan iedere ketenpartij beschikbaar gesteld kunnen worden. Uitsluitend bij overschrijding van het minimale vereiste kwaliteitsniveau (volgens een vastgestelde normering) behoort volgens UWV- FEZ nader onderzoek te worden verricht 3. 1 Handboek Loonheffingen B12B Notitie Werkgroep Narekenen voor LMO, Notitie Normering afwijkingen aangegeven premies, UWV- FEZ, Onderzoeksrapportage Analyseproces premiegegevens Pagina 3 / 13

4 3.3 Het analyseproces door AGL AGL stelt vanaf 2014 jaarlijks vast in welke mate de in de loonaangiften toegepaste premiepercentages werknemersverzekeringen en de toegepaste percentages voor de bijdrage/werkgeversheffing Zvw, afwijken van de percentages die gelden voor de betreffende inhoudingsplichtigen (landelijk vastgestelde percentages) 4. Mogelijke afwijkingen worden aan de hand van de volgende criteria vastgesteld: beschikte sector en risicopremiegroep; landelijk vastgestelde percentages; gedifferentieerde percentages; eigen risicodragerschap. Daarbij worden de navolgende stappen genomen: bestanden HLP en Polis binnenhalen en aansluiten; deze bestanden controleren, veredelen en samenvoegen; de premies controleren; de verschillen analyseren en rapporteren. 3.4 Producten van het analyseproces Het product van het analyseproces is de notitie Kwaliteit premiegegevens <jaartal>. Hiermee beoogt AGL om periodiek aan de opdrachtgever, c.q. het TOP, en UWV- FEZ inzicht te verschaffen in de kwaliteit van de aangegeven premiegegevens. Het analyseproces richt zich op de aangiften en niet op de werkelijk ontvangen geldstroom. Tussen de aangegeven premiegegevens en de op een later moment werkelijk afgedragen premies (in euro s) kunnen verschillen ontstaan. Dit valt buiten de scope van het analyseproces. Naast de rapportage van het kwaliteitsniveau van de aangegeven premiegegevens, is een bijkomend product van het analyseproces het zogeheten Onderzoeksbestand <jaartal>. Dit is een bestand met zowel de aangegeven premiegegevens als de premiegegevens na herberekening door AGL. Dus gegevens waarbij door AGL consistentie is gecreëerd tussen premieloon, premiepercentages en premie. Vergelijking van de aangegeven premiegegevens ( ist ) met de herberekende premiegegevens ( soll ) geeft inzicht in de gegevenskwaliteit van de aangifte. Het onderzoeksbestand wordt bewaard in de AGL omgeving en kan op verzoek worden verstrekt aan afnemers (zoals UWV-FEZ, Coalitie Premievaststelling). 4 Notitie Kwaliteit Premiegegevens 2016, 14 augustus Onderzoeksrapportage Analyseproces premiegegevens Pagina 4 / 13

5 4. Bevindingen 4.1 Opzet analyseproces Opdrachtomschrijving Door AGL wordt de rapportage over de kwaliteit van de aangegeven premiegegevens verstrekt aan de opdrachtgever, het Tactisch Operationeel Overleg (TOP) van de loonaangifteketen, en aan UWV- FEZ. Het LMO heeft aan het TOP een opdracht voor de ontwikkeling van de methodiek gegeven. Een opdrachtomschrijving voor uitvoering (van de methodiek) door AGL ontbreekt Herberekening Volgens de door het LMO vastgestelde notitie Normering afwijkingen aangegeven premies (UWV- FEZ, 2013) is de kwaliteitsnormering van toepassing op de aangegeven premiegegevens (op sectorniveau). De in deze notitie voorgestelde stappen voor het bepalen van de afwijkingen zijn: 1. Aangegeven premieloon *geldend premiepercentage = berekende premie. 2. Aangegeven premie berekende premie = berekende afwijking. 3. Toegestane afwijking premie volgt uit de normering. Het analyseproces is echter zo opgezet dat het aangegeven premieloon eerst wordt herberekend alvorens de afwijking wordt berekend. De mate van diepgang van de herberekening wordt door AGL zelf bepaald Vastlegging De vastlegging van de uit te voeren activiteiten is gedetailleerd en grondig. Er is een procesbeschrijving, een werkinstructie en een vastlegging van de gebruikte software, de ACLcodering. Beheer en onderhoud, alsmede de daarvoor benodigde kennis van ACL, is belegd bij dezelfde medewerker die ook het proces uitvoert Kwaliteit In de procesbeschrijving Bepalen Kwaliteit Premiegegevens wordt de definitie van de term kwaliteit niet nader omschreven en wordt ook niet verwezen naar de normering uit de notitie van UWV/FEZ Consistentie De ACL-werkinstructie Beschrijving werkzaamheden kwaliteitsanalyse premiegegevens 2016 is een nadere uitwerking van deelproces 3 van de procesbeschrijving Bepalen kwaliteit premiegegevens. De beschreven activiteiten / processtappen uit beide documenten zijn niet volledig consistent. 4.2 Bestaan analyseproces Doelen Volgens de procesbeschrijving Bepalen Kwaliteit Premiegegevens heeft het bepalen van de kwaliteit premiegegevens drie doelen: 1. Bepalen in welke mate de aangegeven premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW in de loonaangiften juist zijn; 2. Opleveren van het onderzoekbestand, dat bij het bepalen van de juistheid (het eerste doel) tot stand komt, aan de Coalitie Premievaststelling (UWV) en UWV-FEZ; 3. Rapporteren aan de opdrachtgever, het TOP, over de juistheid van de premiegegevens en het geven van aanbevelingen ter verbetering daarvan. De AGL activiteiten zijn met name gericht op het eerste doel. De andere twee doelen worden niet of gedeeltelijk behaald. Er wordt namelijk geen onderzoeksbestand opgeleverd aan UWV- FEZ (doel 2) en ten aanzien van doel 3 worden nog geen aanbevelingen ter verbetering gegeven. Onderzoeksrapportage Analyseproces premiegegevens Pagina 5 / 13

6 4.2.2 Verbetering gegevenskwaliteit Het voornaamste doel van het analyseproces is om de gegevenskwaliteit te verbeteren, aldus de procesbeschrijving. Het analyseproces signaleert inconsistenties in de aangiften. Deze worden echter nog niet aan de Belastingdienst doorgegeven, die de inhoudingsplichtigen de gelegenheid kan geven de aangifte te corrigeren 5. Aldus heeft het analyseproces zelf geen daadwerkelijke kwaliteitsverbetering van de aangegeven premiegegevens tot gevolg. Volgens de rapportage Kwaliteit premiegegevens <jaartal> is het analyseproces dan ook puur een rekenkundige exercitie Collegiale toetsing De variabele parameters in de programmatuur van ACL worden op basis van nieuwsbrieven en coderingen voor softwareleveranciers jaarlijks handmatig aangepast. In de procesbeschrijving is voorzien in een collegiale toetsing op de juistheid van deze aanpassingen. We hebben het bestaan van deze toetsing niet kunnen vaststellen. Een vastlegging van de criteria en de resultaten van de toetsing ontbreekt Kennisoverdracht De medewerker die het proces heeft opgezet en dit uitvoert, heeft ook de ACL programmatuur gecodeerd waar het analyseproces grotendeels op is gebaseerd. Deze medewerker vertrekt binnenkort. In de kennisoverdracht wordt momenteel voorzien. De benodigde specifieke kennis over de methodiek is nog niet volledig overgedragen Archivering Archivering van de gebruikte gegevensbestanden (bestanden met premieloongegevens) en de ACLcodering, vindt plaats op de lokale omgeving van AGL. Door de wijze van archivering kunnen processtappen herhaald en gereproduceerd worden (herhalen van de processtappen leidt tot hetzelfde resultaat) Planning Een onderbouwing van de planning en een kritieke tijdspad is niet aangetroffen. Door de gebruikers is geen datum gedefinieerd waarop het onderzoeksbestand of de rapportage gereed moet zijn om het te kunnen gebruiken voor het beoogde doel. 5 Voor de toekomst is een dergelijke signaalfunctie op werkgeversniveau beoogd, maar nog niet ingericht. Onderzoeksrapportage Analyseproces premiegegevens Pagina 6 / 13

7 4.3 Gebruik rapportage en onderzoeksbestand Monitoring UWV stelt jaarlijks de sectorale premiepercentages vast voor de werknemersverzekeringen. Deze vaststelling is (mede) gebaseerd op de gegevens zoals geregistreerd in Polis. Voor UWV-FEZ fungeert de AGL analyse en rapportage als monitor voor de kwaliteit en bruikbaarheid van de gegevens in de polisadministratie. Zolang de analyse geen afwijkingen van de kwaliteitsnormering aangeeft, zal UWV- FEZ zich baseren op de gegevens zoals die in Polis zijn opgenomen. Tot op heden hebben de afwijkingen van de geanalyseerde premies voldaan aan de kwaliteitsnormering Vaststelling premiepercentages Het onjuist vermelden van premiegegevens volgens de kwaliteitsnormering, hoeft niet per definitie een te lage berekening van de premie te betekenen. Maar als deze gegevens gebruikt worden voor het vaststellen van de percentages voor latere jaren kunnen deze percentages mogelijk onjuist vastgesteld worden, aldus de notitie Kwaliteit Premiegegevens. Wij hebben geen informatie aangetroffen waaruit blijkt dat het proces Bepaling Kwaliteit Premiegegevens invloed heeft op de vaststelling van de premiepercentages voor latere jaren Aannames In de notitie Normering afwijkingen aangegeven premies van UWV- FEZ, wordt opgemerkt dat: alleen de consistentie van het loonaangiftebericht door AGL wordt getoetst. De vraag blijft of bijvoorbeeld het aangegeven premieloon wel juist is. De herberekening op zichzelf is dus geen garantie dat de kwaliteit van de loonaangiften ook daadwerkelijk verbetert. Ook moet worden opgemerkt dat juiste en volledige loonaangiften nog geen garantie bieden dat de premies tijdig en volledig worden ontvangen. Dit kan alleen worden vastgesteld door een boekenonderzoek bij de werkgever. Deze constatering is in ons onderzoek bevestigd. De kwaliteit van de premiegegevens in het onderzoeksbestand is mede gebaseerd op aannames over de juistheid van waardes van andere aangegeven gegevens. Er vindt naar aanleiding van het analyseproces geen (boeken-) onderzoek plaats bij de inhoudingsplichtige om de juistheid van deze aannames te controleren. Er worden overigens ook geen betalingsgegevens in het onderzoeksbestand betrokken. 4.4 Doelbinding, gegevensbeveiliging en privacy Juridische grondslag Voor het analyseproces wordt gebruikt gemaakt van gegevensbestanden uit HLP van de Belastingdienst en de polisadministratie van UWV. De juridische grondslag die toestaat dat AGL deze gegevens verkrijgt, bewerkt, verstrekt en in bewaring neemt, is niet aangetroffen. In januari 2017 is door LAK toegezegd hier onderzoek naar te doen, maar dat onderzoek heeft tot december 2017 nog niet plaatsgevonden Sofinummer Voor het toetsen van de juiste werking van analyseregels in ACL wordt gebruik gemaakt van het eigen sofinummer van de medewerker AGL. 5. Aanbevelingen 5.1 Opdracht In de communicatie over het analyseproces wordt de verwachting gewekt dat door het proces de kwaliteit van de premiegegevens wordt verbeterd. Momenteel is dat nog niet het geval. Voor het daadwerkelijk verbeteren van de gegevenskwaliteit is het aan te bevelen dat AGL alsnog een (formele) opdracht van het LMO krijgt voor de uitvoering van kwaliteitsverbeterende werkzaamheden. In de opdracht dient nadrukkelijk onderscheid gemaakt te worden in de verschillende doelen die deze werkzaamheden kunnen hebben: - werkzaamheden ten behoeve van monitoring van de kwaliteit van de premiegegevens conform de door het LMO vastgestelde kwaliteitsnormering (klant: UWV-FEZ); Onderzoeksrapportage Analyseproces premiegegevens Pagina 7 / 13

8 - werkzaamheden voor het creëren van signalen inzake inconsistenties in de aangiftes, waarmee de Belastingdienst inhoudingsplichtigen de gelegenheid kan geven de aangifte te corrigeren; - werkzaamheden ten behoeve van het geven van verbeteradviezen die leiden tot (structurele) aanpassingen in programmatuur, instructies voor aangifteprogramma s e.d. Met de laatste twee punten kan een leercirkel in gang worden gezet die kan leiden tot daadwerkelijke verbetering van de kwaliteit van de premiegegevens. Wij adviseren in de vaststelling van de opdracht rekening te houden met de bij de afnemende organisaties lopende acties c.q. processen die raken aan kwaliteitsverbetering van de premiegegevens. 5.2 Juridische grondslag Wij hebben geen juridische grondslag aangetroffen die toestaat dat AGL de gebruikte premiegegevens verkrijgt, bewerkt, verstrekt en in bewaring neemt. Wij adviseren nader onderzoek te doen naar de juridische grondslag voor de uitvoering van de methodiek. Daarnaast adviseren wij om op basis van de te bevinden juridische grondslag passende maatregelen te nemen voor de bewerking en opslag van de gegevens. Onderzoeksrapportage Analyseproces premiegegevens Pagina 8 / 13

9 6. Ondertekening Amsterdam, 9 februari 2018 Den Haag, 9 februari 2018 Onderzoeksrapportage Analyseproces premiegegevens Pagina 9 / 13

10 7. Bijlage: Managementreactie Managementreactie op onderzoeksrapport Analyseproces premiegegevens Aan: auditmanager AD UWV Accountantsdienst UWV (AD UWV) La Guardiaweg DL Amsterdam Tel auditmanager Auditdienst RIJK (ADR) Korte Voorhout CW Den Haag Tel Van: Ketenmanager Loonaangifteketen, Graadt van Roggenweg AH Utrecht Tel Datum: 6 februari 2018 Kenmerk: versie 1.0 KB: Onderzoeksrapportage Analyseproces premiegegevens Pagina 10 / 13

11 1 Inleiding De auditmanagers AD UWV en ADR worden allereerst bedankt voor de uitvoering van het onderzoek en het uitbrengen van het onderzoeksrapport Analyseproces premiegegevens. Het analyseproces premiegegevens is een van de reguliere uitvoeringstaken van het Analyseteam Gegevenskwaliteit Loonaangifteketen (AGL), zoals verwoord in het jaarplan Loonaangifteketen. Op 31 januari 2018 heeft de ketenmanager Loonaangifteketen, als opdrachtgever van het onderzoek naar het analyseproces premiegegevens, mondeling haar managementreactie op het concept onderzoeksrapport Analyseproces premiegegevens besproken met de auditors van AD UWV en ADR. Onderstaand treft u de schriftelijke managementreactie aan. 2 Samenvatting 2.1 Managementsamenvatting AD UWV / ADR geven aan dat de expliciete opdrachtomschrijving voor de uitvoering van de activiteiten op het analyseproces premiegegevens ontbreekt, ondanks het feit dat het LMO (Lijnmanagersoverleg Belastingdienst, UWV, CBS) wel opdracht heeft verstrekt aan het TOP (Tactisch en Operationeel Productieoverleg), waarvan het team AGL onderdeel uitmaakt, voor de uitwerking van de analysetechniek. De ketenmanager zegt toe op korte termijn een formele opdrachtformulering voor het analyseproces premiegegevens voor te leggen bij het LMO, waarin het doel, de scope (diepgang herberekening), de activiteitenomschrijving, de frequentie (inclusief planning) op inhoud en rapportage aan TOP en LMO, uit te voeren door AGL, zijn opgenomen. De ketenmanager concludeert uit het concept onderzoeksrapport Analyseproces premiegegevens AD UWV en ADR dat de beheersing van het analyseproces (deelopdracht 1 van het onderzoek) alsmede de opzet en het bestaan van het analyseproces (deelopdracht 2 van het onderzoek) in voldoende mate is aangetoond, blijkend uit de reproduceerbaarheid van de processtappen (herhalen van de processtappen leiden tot hetzelfde resultaat), waarmee de door AGL toegepaste analysetechniek op de premiegegevens kan worden voortgezet. Daarmee is de eerste stap gezet om te komen tot vervolgactiviteiten ten einde de kwaliteit van de premiegegevens te verbeteren. Namelijk de gesignaleerde inconsistenties in de aangiften loonheffingen op premiegegevens te delen met de Belastingdienst, UWV en inhoudingsplichtigen. Dat is ook de reden waarom de auditors in haar onderzoek op de premiegegevens geen kwaliteitsverbeteringen en aanbevelingen op de premiegegevens hebben aangetroffen. De ketenmanager Loonaangifteketen zal op basis van de uitkomst van het onderzoeksrapport analyseproces premiegegevens, alsmede de positieve gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB) op de privacy impact analyse bij AGL het initiatief nemen om het AGL-team expliciet in het convenant Loonaangifteketen (regelende de samenwerking op de loonaangifteketen tussen Belastingdienst, CBS en UWV) op te nemen. Daarmee wordt de wettelijke basis / juridische grondslag gelegd voor de uitbreiding van de gegevensuitwisseling tussen Belastingdienst, CBS en UWV, zoals vastgelegd in de Houder- Bewerker overeenkomst, ook wel Kruisjeslijst genoemd. Tevens heeft het LMO (in november 2017) besloten uitvoering te geven aan de aanbevolen maatregelen n.a.v. de risico inventarisatie GEB/AGL en deze uiterlijk in mei 2018 te borgen (aan de hand van het risicomanagementproces Loonaangifteketen). Om de kenbaarheid van de gegevensuitwisseling tussen Belastingdienst en UWV voor burgers en bedrijven te vergroten zal op de websites van beide organisaties nader aandacht geschonken worden van de toepassing Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Onderzoeksrapportage Analyseproces premiegegevens Pagina 11 / 13

12 3 Context van het analyseproces 3.1 Aangeven van premiegegevens AD UWV/ ADR constateren in haar onderzoeksrapport terecht dat de Belastingdienst zelf geen nominatieve gegevens corrigeert in de aangiften. Waar nodig legt zij inconsistenties in de aangiften op nominatief niveau ter correctie voor aan de inhoudingsplichtige. De Belastingdienst corrigeert wel aangiften als het gaat om het collectieve deel en wel door middel van een naheffing. Nb. Het LMO heeft op een plan van aanpak ambtshalve corrigeren aangiften (bijvoorbeeld als gevolg van faillissement, vertrokken en onbekend waarheen ) geaccordeerd waarmee de pilot is gestart te komen tot een juridische grondslag voor UWV om correcties in de aangiften te initiëren. Ambtshalve corrigeren (op nominatief niveau) van de polisgegevens zal alleen door UWV worden gedaan. Bedenk wel dat dit in een zeer beperkt aantal uitzonderingsgevallen zal gebeuren. 4 Bevindingen De ketenmanager kan zich in grote mate vinden in de aangegeven bevindingen in het onderzoeksrapport. Zij reageert onderstaand puntsgewijs op de gesignaleerde bevindingen. 4.1 Opzet analyseproces - Opdrachtomschrijving: deze wordt alsnog opgesteld (zie hoofdstuk 2). - Herberekening: diepgang is noodzakelijk voor signaleringsfunctie naar inhoudingsplichtige. - Vastlegging bij één functionaris: de procesuitvoering is met het vertrek (pensionering) van de betreffende functionaris overgedragen aan meerdere AGL leden. - Kwaliteit: de procesbeschrijving zal worden bijgesteld, waarbij het kwaliteitsaspect niet is gekoppeld aan AGL, maar aan de Belastingdienst (die zorgdraagt voor de uitvoering van de signaalafhandeling). - Consistentie de procesbeschrijving zal hierop worden aangepast. 4.2 Opzet analyseproces - Doelen: aan UWV-FEZ, TOP, LMO en TOP is de analysetechniek gepresenteerd en zijn de normresultaten over de jaren 2014, 2015 en 2016 gerapporteerd over de afwijkingen in de premiegegevens per fondsen als totaal, maar de verbeteringen en aanbevelingen zijn bewust nagelaten tot na verslaglegging van dit onderzoeksrapport op het analyseproces (inclusief analysetechniek). - Verbetering gegevenskwaliteit: volgt in 2018 (zie bovenstaande toelichting). - Collegiale toetsing: dit zal met de herverdeling van de activiteiten over meerdere functionarissen binnen het analyseproces worden ingericht en aantoonbaar worden gemaakt. - Kennisoverdracht: is inmiddels geregeld. - Archivering/Reproduceerbaar: dit impliceert de correctheid van de analysetechniek. - Planning: wordt meegenomen in de opdrachtformulering. 4.3 Gebruik rapportage en onderzoeksbestand - Monitoring: klopt. AGL beoogt haar analyse tot op IKV niveau uit te voeren ten behoeve van afstemming (op termijn) met de signaallijst premiegegevens werknemersverzekeringen). - Vaststelling premiepercentages: in de komende maanden/jaren moet blijken of aanpassingen van de premiepercentages op basis van de resultaten uit dit proces zich gaan voordoen. - Aannames: voor de vaststelling van de juistheid van de premiegegevens kan de Belastingdienst meerdere instrumenten dan alleen het boekenonderzoeken, inzetten. Onderzoeksrapportage Analyseproces premiegegevens Pagina 12 / 13

13 4.4 Doelbinding, gegevensbeveiliging - Juridische grondslag: Het bestaande convenant Loonaangifteketen alsmede de Houder-Bewerkers overeenkomst (Kruisjeslijst) zal worden aangevuld met AGL, waarmee de juridische grondslag voor de activiteiten van AGL conform de richtlijnen van AVG volstaan. - Sofinummer in de procesbeschrijving zal nadrukkelijk worden opgenomen dat getest moet worden met een geanonimiseerd sofinummer. 5 Aanbevelingen De ketenmanager Loonaangifteketen kan zich vinden in de genoemde adviezen van AD UWV / ADR, zoals verwoord in het onderzoeksrapport Analyseproces premiegegevens, 31 januari Ondertekening Utrecht, 6 februari 2018 Onderzoeksrapportage Analyseproces premiegegevens Pagina 13 / 13