Stichting Inlichtingenbureau Kwartaalverslag

Transcriptie

1 Stichting Inlichtingenbureau Kwartaalverslag Status Versie Datum definitief 1.0 april 2005

2 INHOUDSOPGAVE Inleiding... 3 Algemeen... 4 Stafbureau... 5 Bedrijfsbureau... 6 Relatiemanagement en Communicatie... 7 Projecten... 9 ICT-Beheer Bijlage 1: Financiële Rapportage Bijlage 2: Prestatie-indicatoren/berichtenverkeer Pagina 2 van 19

3 Inleiding Dit is het eerste kwartaalverslag over 2005 van het Inlichtingenbureau (IB). Hiermee verantwoordt het IB zich over de uitvoering van de aan haar opgedragen taken. Het verslag is als volgt opgebouwd. In het eerste hoofdstuk wordt ingegaan op de algemene gang van zaken. Vervolgens is er per afdeling een hoofdstuk waarin gerapporteerd wordt over de activiteiten van het eerste kwartaal Hierna volgen de bijlagen; het financiële verslag en het overzicht prestatieindicatoren/berichtenverkeer. Bestuurlijk oordeel Het bestuur stelt vast dat de uitvoering van de in het jaarplan voorgenomen activiteiten met betrekking tot het eerste kwartaal op hoofdlijnen volgens planning en conform overeengekomen prestatie-indicatoren heeft plaatsgevonden. Op grond van de huidige gegevens en uitgaande van een positieve reactie op de aanvraag projectsubsidie 2005 zal het IB in het jaar 2005 binnen het gestelde budget blijven. Pagina 3 van 19

4 Algemeen Onderwerp Strategie & Beleid Projectenkalender 2005 Stand van zaken Het Inlichtingenbureau heeft in het eerste kwartaal 2005 een definitieve projectenkalender 2005 aan het ministerie van SZW aangeboden. Het totaalbedrag van de aanvraag is 2,8 miljoen. Het bestuur heeft hierbij duidelijke prioriteiten gesteld. Het goed afronden van de ontwikkeling van SLOG heeft de hoogste prioriteit. Daarnaast wordt gestreefd naar een verbetering van de dienstverlening door een aantal nieuwe bronnen te ontsluiten, namelijk DJI (van pilot naar landelijke uitrol), Stichting Gerechtsdeurwaarders Nederland en SVB, als het kan op relatief korte termijn. Ook dient het Inlichtingenbureau zich in 2005 voor te bereiden op uitwisseling met de Polisadministratie bij het UWV vanaf Omdat daardoor niet alleen de techniek van berichtuitwisseling maar ook de inhoud van de berichten zal wijzigen is dit een significante wijziging van de samenloopapplicatie. Opdracht bestuursvoorzitter a.i. Bedrijfsvoering Organisatie Jaarverslag en accountantsverklaring Informatiebeveiliging Samenwerking met BKWI en CP-ICT Onderdeel van de opdracht van de bestuursvoorzitter a.i. vormt het bijdragen aan de afronding van de streefbeelddiscussie tussen SZW en VNG over de toekomstige taakstelling van onze stichting. De planning gereed is vervroegd naar mei De bestuursvoorzitter heeft het ministerie van SZW over de uitkomsten van de doorlichting van de organisatie gerapporteerd. Per 1 april legt de huidige directeur zijn functie neer. Hij zal worden vervangen door een directeur ad interim. Definitieve besluitvorming ten aanzien van de toekomstige organisatiestructuur en voortzetting van het functiewaarderingsproject zijn opgeschort. Het jaarverslag 2004 is met een goedkeurende accountantsverklaring tijdig aangeboden aan het ministerie van SZW. Uit de EDP audit van het Inlichtingenbureau over 2004 blijkt dat het Inlichtingenbureau op 5 van de 26 onderzochte punten niet aan de gestelde normen voldoet. Het Inlichtingenbureau heeft naar aanleiding van deze rapportage een concept infomatiebeveiligingsplan opgesteld dat op alle kritische punten maatregelen bevat. Een deel van de maatregelen is direct genomen, de rest wordt conform dat plan uitgevoerd. De geconstateerde gebreken zijn voornamelijk van organisatorische aard. Materieel hebben deze gebreken niet tot incidenten geleid. De planning is om het informatiebeveiligingsplan na instemming van de interim-directeur in april vast te stellen. In het eerste kwartaal is er voor de vierde keer een gezamenlijk overleg geweest tussen BKWI, CP-ICT en Inlichtingenbureau. Doel van het overleg is om gezamenlijk en zoveel mogelijk eenduidig richting gemeenten te opereren. Er zijn ook voorbereidingen getroffen voor het inrichten van een gezamenlijk gemeentelijk gebruikersplatform van de systeemomgevingen SUWI-net en Samenloop. Daarnaast wordt in het kader van het ketenprogramma 2005 een project gestart met BKWI en Stimulansz gericht op ingebruikname risicoprofielen. Pagina 4 van 19

5 Stafbureau Onderwerp Bestuur Inzage- en correctierecht Klachten Juridisch Privacybeleid Stand van zaken Het bestuur heeft vergaderd op 2 februari en op 9 maart. In de verslagperiode is geen gebruik gemaakt van het inzage- of correctierecht. In de verslagperiode zijn verschillende klachten van gemeenten ontvangen over een brief die het Inlichtingenbureau heeft verstuurd naar aanleiding van het uploadgedrag van die gemeenten. De klachten zijn conform de klachtenregeling afgehandeld. De juridische werkzaamheden hadden met name betrekking op de ondersteuning van SLOG (advisering en opstellen vaststellingsovereenkomst). De functionaris voor de gegevensbescherming heeft een privacyjaarverslag opgesteld dat als bijlage is opgenomen in het jaarverslag Inlichtingenbureau Tevens is een begin gemaakt met een privacyscan Daarbij wordt in kaart gebracht in hoeverre de huidige en toekomstige activiteiten en procedures van het Inlichtingenbureau in overeenstemming zijn met privacyprincipes en wet- en regelgeving. Pagina 5 van 19

6 Bedrijfsbureau Onderwerp Rijksbijdrage Stand van zaken In november 2004 is de toezegging ontvangen voor de reguliere kosten van het jaarplan Maandelijks wordt 1/12 deel als voorschot beschikbaar gesteld. Voor het aangevraagde projectbudget verwachten we rond eind april een toezegging te ontvangen. Budgetten 2004 Op basis van de toezegging voor de reguliere kosten van het jaarplan 2005 zijn intern de budgetten verdeeld over de afdelingen. Daar de toezegging overeenkwam met de aanvraag heeft dit niet geleid tot kortingen op de afdelingsbudgetten. De managers hebben ieder getekend voor hun budget over Debiteurenadministratie Er is geen openstaand saldo. Liquiditeit Er is een banksaldo van ,13 Personeelsbeleid Personeel Ziekteverzuim Arbeidsvoorwaarden Financieel verslag Er is een nieuw personeelshandboek gemaakt en verdeeld ter vervanging van het oude personeelsreglement en het handboek P&O. Verder is een groot aantal nieuwe P- regelingen op- en vastgesteld. Na de streefbeelddiscussie wordt het project met betrekking tot het nieuwe functieclassificatiesysteem weer opgepakt. De verbeteracties die voortkomen uit het MTO 2004 zullen met de nieuwe directeur worden besproken. Er zijn per 31 maart personeelsleden in dienst. Het ziekte verzuim over het 1e e kwartaal bedroeg 5,3%. (maar 9,5% incl zwangerschapsverlof). Er zijn 2 medewerksters met zwangerschapsverlof en er is 1 langdurig zieke, die overigens nu 50 % werkt. Er hebben zich geen wijzigingen voorgedaan in de arbeidsvoorwaarden. De wijzigingen als gevolg van de op 30 maart overeengekomen nieuwe CAO voor Rijksambtenaren zullen in het 2 e kwartaal hun beslag krijgen. Het financiële verslag over het 1 e kwartaal is bijgevoegd. De managers hebben een financieel overzicht ontvangen met daarin de uitgaven en daarnaast het budget over het eerste kwartaal Pagina 6 van 19

7 Relatiemanagement en Communicatie Onderwerp Verbeterplan Filteren signalen Gebruik samenloopsignalen Stand van zaken Het Onderzoek Signalen bij gemeenten is opgestart en in uitvoering. Vijftien gemeenten, maar ook CP-ICT en Centric, doen mee aan het onderzoek. Doel van het onderzoek is te bepalen welke aanpassingen op onze huidige signalen, Signaalmanager en kwaliteitscodes concreet door gemeenten gewenst worden en mogelijk zijn. De resultaten van het onderzoek worden eind juni verwacht. Er zijn gesprekken met de Belastingdienst over de mogelijkheden om signalen uit te breiden. Een deel van de mogelijke uitbreiding heeft het CP-ICT meegenomen in hun analyse voor het ministerie. Pas na oplevering van SLOG kan worden begonnen met aanpassingen aan het systeem. Om een betere impact te krijgen bij gemeenten is de planning van het uitvoeren van de informatiecampagne over vermogensignalen verplaatst naar het derde kwartaal. De uitvoering zal plaatsvinden voordat de vermogenssignalen over 2004 aan de gemeenten verstrekt gaan worden. Dit betekent dat na de zomer met de campagne begonnen wordt. De vermogenssignalen worden in het najaar van 2005 verspreid. Samen met een paar gemeenten is er een analyse gemaakt van het huidige SLSO. De resultaten worden verwerkt in een nieuw voorstel. Dit voorstel wordt ter toetsing meegenomen in het Onderzoek Signalen bij Gemeenten. Na oplevering SLOG kan de SLSO pas daadwerkelijk worden aangepast. Voorlichting en opleiding Kwaliteit gegevens Relatiemanagement Klantbezoeken Er is een concept E-learning ontwikkeld, de Digitale Coach. Voor de beeldvorm en besluitvorming van dit concept is een proefles ontwikkeld. Deze proefles is aan het CP-ICT en de Klankbordgroep Gemeenten voorgelegd met de vraag of het concept volgens de gemeenten toegevoegde waarde kan hebben in het verbeteren van de voorlichting en opleiding van Gemeenten. Hier is positief en bevestigend gereageerd. Het concept is daarna ter besluitvorming aan het MT gepresenteerd. Het MT heeft het concept vastgesteld en de verdere ontwikkeling en invoering van de Digitale Coach goedgekeurd. De doelstelling is om de Digitale Coach gelijk met SLOG landelijk in te voeren. De Digitale Coach wordt bij de uitrol gebruikt om gemeenten te trainen hoe zij met de nieuwe samenloopapplicatie kunnen werken. Aanpassingen op de bestaande Conclusiecodes & Kwaliteitscodes worden meegenomen in het Onderzoek Signalen bij Gemeenten. De directeur van het Inlichtingenbureau heeft een notitie ingebracht bij het PPI in het eerste kwartaal van Naar aanleiding van onder andere deze notitie heeft het PPI besloten om het onderwerp de kwaliteit van gegevens op te nemen in het ketenprogramma Hiermee is deze activiteit conform het verbeterplan uitgevoerd en afgerond. Er zijn 38 gemeenten bezocht. De aandachtsgebieden bij klantbezoeken zijn voor 2005: - Samenwerkingsverbanden en herindelingen; - Niet gebruik/ niet goed gebruik samenloopapplicatie (o.a. goed aanleveren van bestanden) - Ondersteunen met het effectief en efficiënt verwerken van samenloopsignalen Pagina 7 van 19

8 Gebruikerstrainingen Er zijn op aanvraag van 6 gemeenten gebruikerstrainingen gegeven. Met de komst van de nieuwe samenloopapplicatie worden er nieuwe trainingsmodules ontwikkeld. Deze zullen via de Digitale Coach beschikbaar komen voor gemeenten. Zie ook verbeterplan. Communicatie Communicatiemix professionaliseren Wiz Viszie Elektronische nieuwsbrief Klanttevredenheid Er wordt een nieuwe communicatie mix opgesteld. Deze is voor 80 % gereed. In april wordt dit afgerond. Doel van de nieuwe communicatiemix is om gerichter te communiceren met de diverse doelgroepen van het Inlichtingenbureau. Er is besloten om in 2005 onze bijdrage aan Wiz Viszie van 11 keer per jaar terug te brengen naar 6 keer per jaar. In maart is de eerste bijdrage geweest. Hoofdonderwerp was de nieuwe samenloopapplicatie. Voor 2005 zal er voor de communicatie naar gemeenten meer gebruik gemaakt worden van de elektronische nieuwsbrief. Om de verschillende doelgroepen binnen de Gemeenten te bereiken is oude nieuwsbrief op gedeeld in twee versies, t.w.: één op gebruikersniveau en één op managementniveau. In het eerste kwartaal zijn er drie nieuwsbrieven verstuurd. In februari zijn de resultaten en de nadere analyse van het klanttevredenheidsonderzoek over 2004 aan het MT en personeel teruggekoppeld. Via de elektronische nieuwsbrief en een aparte brochure over de resultaten van het onderzoek is er teruggekoppeld aan gemeenten. De brochure is ook als extra bijlage via Wiz Viszie verspreid. Pagina 8 van 19

9 Projecten Project Sectorloket Gemeenten (SLOG) Overall beeld Stand van Zaken In onderstaande samenvatting wordt de voortgang van het project Sectorloket tot en met maart 2005 beschreven. De verschillende aspecten en scores van het overall project worden in de onderstaande paragrafen verder toegelicht. De begroting scoort in onderstaand overzicht nog matig omdat de budgetaanvraag nog niet door het Ministerie van SZW is goedgekeurd. Medio mei wordt de officiële goedkeuring verwacht. Planning / Resultaten / Omgeving / Begroting / Capaciteit / Knelpunten / Voortgang Kwaliteit Relaties Financiën Expertise Risico s + / + + / - + / + + / - + / + + / - + / + Goed : Loopt volgens plan, geen extra aandacht gewenst + / - Matig : Lichte/verwachte afwijking van plan, aandacht gewenst - / - Zorgwekkend : Grote afwijking van plan, extra aandacht gewenst Planning en Voortgang De drie belangrijkste mijlpalen voor het Inlichtingenbureau zijn: 7 maart 2005, het moment waarop de definitieve ontwerpdocumentatie wordt goedgekeurd; 4 april 2005, het moment waarop het Inlichtingenbureau start met acceptatietesten; 6 juni 2005, het moment waarop gemeenten met de nieuwe applicatie werken. In maart heeft bestuurlijk overleg plaatsgevonden tussen HP en het Inlichtingenbureau. Hierbij zijn een aantal afspraken gemaakt over de reguliere en toekomstige samenwerking, maar ook over de aanpak, voortgang en een aantal actuele issues van het project. De planning is ambitieus en gelet op de harde deadline van 6 juni wordt continu de balans gezocht tussen voortgang en kwaliteit. Tijdens het overleg zijn een aantal knopen doorgehakt, waardoor de voortgang is geborgd en het project nog steeds op schema ligt. Oftewel: het project kan verder en dat is goed nieuws. Resultaten/kwaliteit Delivrables Bij de overall conclusies is een onderscheid gemaakt naar de primaire producten van het project (de zogenaamde deliverables) en het management en de beheersing van het project. De deadline is hard en de speling is uiterst beperkt. Dit betekent dat voor onvoorziene knelpunten al snel geen (optimale) oplossingen meer denkbaar zijn. Voor knelpunten wordt continu een afweging gemaakt tussen de kwaliteit en/of functionaliteit versus het realiseren van de deadline van 6 juni. Door het Inlichtingenbureau wordt vastgesteld of sprake is van een zogenaamde showstopper, oftewel: weegt het punt zwaarder dan de deadline van 6 juni 2005? Pagina 9 van 19

10 Met uitzondering van de zogenaamde showstoppers worden punten verschoven naar de tweede release van de nieuwe applicatie. Tijdens het project worden afspraken gemaakt over wie deze punten op welk moment oppakt en tegen welke kosten. Dit geldt zowel voor ontbrekende functionaliteit die niet als meerwerk wordt betiteld, als het aanpassen van de ontwerpdocumentatie. Ontwerpdocumentatie: De belangrijkste mijlpaal van maart was de vaststelling van de ontwerpdocumentatie. Op het moment dat de discussie over het review commentaar van het Inlichtingenbureau de planning bedreigde, is in het eerdergenoemde bestuurlijk overleg afgesproken dat de ontwerpdocumentatie onvoorwaardelijk is goedgekeurd. Hierbij heeft HP aangegeven dat de documentatie later in het project zal worden aangepast op basis van de wensen van het IB. HP heeft zich gecommitteerd om zonder limiet qua tijdbesteding de documentatie in een definitieve vorm te gieten op basis van de wensen/eisen van het Inlichtingenbureau, met het Normenkader versie 1.1 als referentiekader. Diversen: Naast de vaststelling van de ontwerpdocumentatie, is hard gewerkt aan de voorbereiding van de acceptatietesten (UAT) en de oplevering van het Acceptatie Strategie Document en het datamigratieplan (versie 1.0). Ook de communicatie richting de eindgebruikers komt op gang. Inmiddels is een publicatie geplaatst in Wis Viszie, is een eerste mailing verstuurd en is op de website van het Inlichtingenbureau een aparte pagina ingericht voor nieuws over de nieuwe applicatie. Projectmanagement Omgeving/relaties Door een onafhankelijk derde is getoetst of de aanbevelingen uit de interne audit en de audit van het IWI m.b.t. projectbeheersing zijn opgevolgd. De conclusie is dat de aanbevelingen zijn opgevolgd en dat het project in control is. De rapportage is in maart aangeboden aan de Stuurgroep. De gehanteerde procedures zullen tot het einde van het project blijven gehandhaafd. In het kader van de samenwerking, afstemming en het omgevingsmanagement, zijn er voor het project twee belangrijke externe (directe) partijen, namelijk: HP en het IWI / Ministerie van SZW. Daarnaast speelt in toenemende mate het belang van afstemming tussen het project en andere projecten en ontwikkelingen binnen het IB. Relatie met HP: De druk op het project in termen van tijd en geld, vertaalt zich in een druk op de samenwerking. Inmiddels heeft op verschillende niveaus constructief overleg plaatsgevonden, hetgeen steeds meer in de dagelijkse samenwerking tot uitdrukking komt. Relatie met IWI / Ministerie van SZW In de maand februari is er een gesprek geweest met het IWI, dat tevreden blijkt over de informatievoorziening. Het project zorgt ervoor dat dit op hetzelfde niveau blijft. Relaties met overige projecten en ontwikkelingen Inlichtingenbureau: In de Bestuursvergadering in de eerste week van februari is aangegeven dat SLOG de hoogste prioriteit vormt voor het Inlichtingenbureau. Dit betekent echter niet dat de wereld stil staat. Zo is er het EKB project en heeft het Bestuur met de keuze voor optimale dienstverlening ook gekozen voor het aansluiten van nieuwe bronnen op de huidige applicatie. Pagina 10 van 19

11 Dit vraagt in toenemende mate om afstemming tussen SLOG en gerelateerde ontwikkelingen. Om alle projecten in goede banen te laten leiden, is er op 19 april een workshop in samenwerking met HP. Vanaf dat moment wordt ook concreet invulling gegeven aan het programmamanagement binnen het Inlichtingenbureau. Risico s en Contingency Risico s Risico s voor de continuïteit van het project vanwege de grote afhankelijkheid van (de expertise en ervaring) van een klein aantal projectleden. Vanwege de vertraging van het project, is er een verschil in functionaliteit (nieuwe bronnen) tussen de huidige applicatie en de (eerste versie) van de nieuwe applicatie. Dit heeft risico s voor het beheer, het testen en de migratie en de mate waarin de applicatie voldoet aan de wensen en verwachtingen van de eindgebruikers. De kans bestaat dat bij de gedetailleerde uitwerking en / of testen nieuwe inzichten en / of problemen ontstaan met consequenties voor de planning en / of begroting. En de aangepaste planning met harde deadline heeft weinig tot geen ruimte voor tegenvallers. Afhankelijkheden van gerelateerde ontwikkelingen en projecten binnen het Inlichtingenbureau kunnen de aanpak en planning van SLOG nadelig beïnvloeden. Omwille van de voortgang is de ontwerpdocumentatie onvoorwaardelijk goedgekeurd. Dit betekent een verhoogd risico voor de resterende fasen van het traject. Een aantal punten die volgens het Inlichtingenbureau nog onvoldoende beschreven zijn, kunnen leiden tot knelpunten (en nieuwe discussies over gebreken) tijdens het testtraject. Maatregelen Het project is versterkt en er is continu aandacht voor onderlinge kennisoverdracht. Dit punt wordt zowel opgepakt vanuit de inhoud (de functionaliteit) als vanuit communicatief perspectief. Inmiddels wordt aan een aantal workarounds gewerkt. Het Inlichtingenbureau heeft extra capaciteit bij HP ingekocht om tegenvallers op te vangen. In verband met de harde deadline zullen concessies gedaan worden ten aanzien van de kwaliteit en of functionaliteit van de eerste release (voor punten die geen showstopper zijn). Op 19 april vindt een workshop plaats om de relaties tussen de verschillende projecten in kaart te brengen. Bovendien wordt vanaf dat moment concreet invulling gegeven aan het programmamanagement binnen het Inlichtingenbureau. HP heeft zich gecommitteerd om zonder limiet qua tijdbesteding de documentatie in een definitieve vorm te gieten op basis van de wensen/eisen van het Inlichtingenbureau, met het Normenkader versie 1.1 als referentiekader. Gedurende de laatste fasen van het project, ziet het management van beide organisaties erop toe dat constructief wordt samengewerkt en ieder zijn verantwoordelijkheid neemt vanuit het gezamenlijke belang. Pagina 11 van 19

12 Project Electronisch Ketenberichten (EKB) Planning / voortgang Risico s en contingency Stand van zaken Begin februari is de eerste operationele omgeving beschikbaar gekomen waarmee gemeentes en CWI berichten kunnen uitwisselen. Deze omgeving wordt in eerste instantie als test-omgeving gebruikt, maar zal vanaf begin mei als productie-omgeving dienst gaan doen. Op enkele kleine issues na die vlot verholpen konden worden, werkt deze omgeving naar behoren. Het IB is daarmee als eerste ketenpartij (vóór CWI en de GSDs) gereed voor EKB. De volgende risico s zijn onderkend: de beveiliging van het berichtenverkeer tussen CWI en IB is nog niet optimaal. Hier zal Rinis voor worden ingezet; de verwachting is dat dit per 1 juli 2005 kan worden geëffectueerd de beveiliging van het berichtenverkeer tussen de GSDs en IB is ook nog niet optimaal. Hiervoor wordt, samen met Gemnet, een VPNoplossing gezocht die echter nog niet gevonden is. Gemeenten die verschillende softwarepakketten gebruiken in het Inkomen-domein (het verwerken van aanvragen WWB) en het Werkdomein (verwerken van Reïntegratie-adviezen) kunnen in de situatie komen dat de ene applicatie wel gereed is voor electronische berichtenuitwisseling, maar de andere (nog) niet. In de huidige situatie is het dan waarschijnlijk in het geheel niet mogelijk voor deze gemeente om op electronische berichtenuitwisseling over te gaan. Dit probleem kan bij ongeveer 200 gemeentes gaan spelen. Pagina 12 van 19

13 ICT-Beheer Onderwerp Beschikbaarheid Samenloopapplicatie en Inkijkapplicatie (PI) Stand van zaken Zie bijlage Prestatie-indicatoren/berichtenverkeer. Responstijd (PI) Over de responsetijd van de servicedesk (in termen van het percentage van de gesprekken dat binnen 7 seconden is beantwoord) is vooralsnog niet te rapporteren. Voor alle incidenten is binnen 2 uur begonnen met het oplossingstraject. Er zijn door de gebruikers geen incidenten gemeld m.b.t. de responsetijden van de Inkijk op GSD-gegevens. Releasebeleid (PI) Er is in het 1 e kwartaal een release geweest in verband met het invoeren van uitwisseling met het werkgeversnummer. Aan het eind van het kwartaal is de uitwisseling gestart. Berichtenverkeer Aanlevering door GSD DJI aangesloten en productie naar gemeenten Invoering Polisadministratie Aansluiting SVB Aansluiten Gerechtsdeurwaarders Zie bijlage Prestatie-indicatoren/berichtenverkeer. Zoals blijkt uit bijlage 2 levert 25% van de gemeenten niet iedere maand correct gegevens aan. In dit kwartaal is de servicedesk begonnen met het structureel monitoren van gemeenten. Indien een gemeente een maand niet aangeleverd heeft, wordt er geïnformeerd naar de reden. Gemeenten die een verkeerde aanlevering doen worden dezelfde dag nog gebeld. In maart zijn de DJI signalen landelijk uitgerold. Daarmee is DJI volledig in productie. De pilot is afgerond en de pilotrapportage is naar betrokken partijen verstuurd. Voorbereidingen en migratieplanning invoering Polisadministratie. Er zijn initiële gesprekken geweest met HP voor bouw en invoering van de Polis administratie. De SVB applicatie is gebouwd en volledig getest. Begin 2 e kwartaal start een pilot met de gemeenten Alkmaar en Groningen. Er zijn sluitende afspraken met de SNG en RINIS over het berichtformaat. CapGemini start begin 2 e kwartaal met de bouw van de applicatie. Doorzettingsmacht G 4 Conform gemaakte afspraken in het kader van de doorzettingsmacht G-4 zijn voor de 4 grootste gemeenten alle bij de belastingdienst bekende rekeningnummers van cliënten opgevraagd. Deze worden in het tweede kwartaal aan de G-4 geleverd. Inrichting ITIL processen Afgelopen kwartaal is aandacht besteed aan de afstemming tussen het configuratiebeheer proces en de processen incidentbeheer en wijzigingsbeheer. Daarnaast is een aantal maatregelen, voortkomende uit de (in het laatste kwartaal 2004 uitgevoerde) zelfevaluatie, in het eerste kwartaal geëffectueerd. Zo is een controle uitgevoerd op de kwaliteit van de omschrijvingen van incidenten (van belang voor bijvoorbeeld de opbouw van knowledge data base). Deze kwaliteit bleek overigens goed te zijn. Pagina 13 van 19

14 Bijlage 1: Financiële Rapportage 1. Balans per 31 maart Materiële vaste Activa Debiteuren Vordering exploitatie Liquide middelen Vlottende Activa Totaal Activa Algemene Reserve Bestemmingsreserve Exploitatieresultaat Egalisatierekening Crediteuren Overlopende Passiva Totaal Passiva Resultatenrekening per 31 maart Baten Rijksbijdrage Bijdrage projecten - - Vrijval egalisatierekening Overige baten Rente baten Bijzondere baten Investeringen Totaal Baten Loonkosten eigen personeel Inhuur derden Overige personeelskosten Totaal personeelskosten Afschrijvingen Automatiseringskosten Kantoorkosten Bestuurskosten Overige beheerskosten Totaal overige kosten Totale lasten Saldo baten en lasten Pagina 14 van 19

15 3. Toelichting Balans 3.1 Algemeen Er is voor 2005 een verantwoordingsprotocool IB vastgesteld. In deze rapportage is aangesloten bij de systematiek van dit verantwoordingsprotocool. 3.2 Grondslag voor de waardering van de activa en passiva Algemeen De algemene grondslag voor de waardering van de activa en passiva is de verkrijgingsprijs. Voor zover is niet anders is vermeld zijn de activa en passiva opgenomen voor de nominale waarde. Materiële vaste activa De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs verminderd met daarover berekende lineaire afschrijvingen. Vlottende activa De vlottende activa zijn opgenomen tegen nominale waarden, voorzover nodig onder aftrek van voorzieningen voor mogelijke oninbaarheid. Egalisatierekening De gedane investeringen zijn ten gunste van deze rekening verantwoord.de subsidie valt vrij ten gunste van de exploitatierekening in een periode die gelijk is aan de afschrijvingsperiode van de betreffende investering. Rijksbijdrage De rijksbijdrage wordt toegekend op basis van een jaarplan en een begroting. 3.3 Activa Materiële vaste activa De afschrijvingen zijn berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs. De percentages zijn afhankelijk van de economische levensduur en bedragen. In het eerste kwartaal heeft een inventarisatie plaatsgevonden van alle materiële vaste activa. In het tweede kwartaal zal het één en ander in de administratie verwerkt worden. Meubilair 20 % per jaar Telefooncentrale 33,33 % per jaar PC hard- en software 33,33 % per jaar Helpdesk tools 33,33 % per jaar Verloop materiële vaste activa Boekwaarde 1 januari Investeringen Desinvesteringen - - Afschrijvingen Boekwaarde 31 maart Overlopende activa 2005 Waarborgsom (huur/servicekosten) Vooruit betaalde kstn Overige vorderingen Totaal per 31 maart Pagina 15 van 19

16 Waarborgsom Bij het aangaan van het huurcontract is een waarborgsom gestort. Vooruitbetaalde kosten Deze post bestaat uit kosten die in een volgend kwartaal thuishoren. Overige vorderingen Dit betreft een aantal vorderingen waaronder een lening en pc-privé plan. Liquide middelen 2005 Bank Nederl. Gemeenten Kas 193 Totaal per 31 maart Het banksaldo staat vrij ter beschikking. 3.4 Passiva Algemene reserve 2005 Stand 1 januari 0 Mutaties 1 ste kwartaal 0 Stand 31 maart 0 Bestemmingsreserve 2005 SLOG EKB P&O Stand 1 januari Afname 1 ste kwartaal Stand per 31 maart De bestemmingsreserve is gevormd door de rijksbijdrage ten behoeve van de bouw van het sectorloket minus de in vorige jaren gedane uitgaven. Exploitatieresultaat 2005 Stand 1 januari - Bij exploitatieresultaat Stand per 31 maart Dit is een periodesaldo zonder echte betekenis omdat niet alle uitgaven evenredig over het jaar verspreid zijn. Egalisatierekening 2005 Stand 1 januari Investeringen Desinvesteringen - Afschrijving Totaal Crediteuren Pagina 16 van 19

17 Deze post is extra hoog door een groot bedrag aan SLOG-facturen, die bij de kwartaalovergang nog niet betaalbaar gesteld waren. Daarnaast heeft de bank de afschrijving van de laatste betaalbaarstelling na het kwartaaleinde plaats laten vinden. Overlopende passiva 2005 Vakantiegelden Overige schulden Totaal Vakantiegelden bestaan uit de reserving vakantiedagen en vakantiegeld. Overige schulden bestaan uit af te dragen sociale premies, pensioenen en loonbelasting. 3.5 Toelichting op de resultatenrekening Rijksbijdrage Per beschikking voor de uitvoering van het jaarplan 2005 is toegezegd. Dit is voor het 1 ste kwartaal Vrijval Egalisatierekening Afschrijvingen Bijzondere baten Dit betreft een vrijval van een factuur van CapGemini uit vorig boekjaar. De factuur was reeds op andere wijze verrekend Investeringen Serverapparatuur Daar deze post volgens model onder de baten opgesteld staan zijn de bedragen negatief weergegeven. Personeelskosten Lonen en salarissen Naast de reguliere verhoging zijn tevens vakantiedagen uitbetaald ad Inhuur derden Tbv reguliere projecten Tbv projecten Totaal Kosten van inhuur derden voor SLOG zijn tlv de bestemmingsreserve gebracht. Huur en servicekosten In de huur en servicekosten is een bedrag van opgenomen tbv kleine verbouwingen. Automatiseringskosten Pagina 17 van 19

18 De onderschrijding van het budget ontstaat door latere Investeringen Samenloopapplicatie. Kantoorkosten Communicatie Overige kosten Totaal Overschrijding Communicatiekosten door een niet voorziene rekening betreffende WizVisie Kantoorbenodigdheden, drukwerk en interne bijeenkomsten blijven achter op plan. Overige beheerskosten De hogere kosten zijn veroorzaakt door een uitgave van aan de security van de infrastructuur en tbv aanschaf en in gebruikname Relatiemanagement-pakket. Deze boeking is in 1 ste instantie onder deze post geboekt. Nadere verdeling volgt. 4. Vergelijking werkelijke kosten versus budget werkelijke kosten Budget verschil a Loonkosten eigen personeel b Loonkosten extern personeel c Overige perseelskosten d Bestuurskosten e Huisvestingskosten f Automatiseringskosten g Kantoorkosten h Overige beheerskosten Subtotalen i Project Verbeterplan Totalen Pagina 18 van 19

19 Bijlage 2: Prestatie-indicatoren/berichtenverkeer Prestatie-indicatoren Inlichtingenbureau kwartaalstand norm Werking samenloopapplicatie gemeenten/uwv/ibg/belastingdienst % sofi-nummers bevraagd UWV 100 % > 90 % % sofi-nummers bevraagd IBG 100 % > 90 % % sofi-nummers bevraagd Belastingdienst 100 % > 90 % Beschikbaarheid samenloopapplicatie (tussen 9.00 en uur) 98,6 % > 98 % Beschikbaarheid Inkijk GSD (tussen 9.00 en uur) 100 % 98 % Responsetijd service desk (Bereikbaarheid, telefonische beantwoording, start incidentoplossing en oplostijd incidenten conform SLA) 100 % 100 % bereikbaar tijdens kantoortijden % Gemeenten dat maandelijks correct gegevens aan IB aanlevert 74,8 % > 90% % sofinummers dat maandelijks correct door gemeenten worden 94,6 % - aangeleverd Totaal aantal samenloopsignalen Inlichtingenbureau Circa Totaal aantal sofi-nummers dat IB heeft ter bevraging en vulling van de Inkijk Circa Projecten Inlichtingenbureau Project bouw sectorloket: Gereed/normtijd Overige projecten: Gereed/normtijd Zie separaat aangeboden voortgangsrapportages Zie separaat aangeboden voortgangsrapportages Dienstverlening Inlichtingenbureau Klanttevredenheid gemeenten (technisch en beleidsmatig) 7,2 7 Financieel Benutting regulier budget (uitgesplitst naar begrotingsposten) Zie bijlage 1 Benutting project budget (uitgesplitst naar project) Zie bijlage 1 Pagina 19 van 19