Customer Case Cubiss. Feiten in het kort:

Transcriptie

1 Feiten in het kort: Bedrijf: Stichting, Tilburg Branche: Semi-overheid Werknemers: 100 Activiteiten: Advies voor organisatiebeleid, leveren marketing -en onderzoeksproducten Oplossing: Webgebaseerd dashboard voor performance-meting en rapportage Operationeel sinds: Januari 2012

2 Over Pink Elephant Pink Elephant is een internationale kennisleider op het gebied van bedrijfsinnovatie en bedrijfsverandering. Met advies- en IT-dienstverlening haalt Pink Elephant het beste bij opdrachtgevers naar boven, door de kennis en creativiteit van mensen binnen deze organisaties te vertalen naar concrete resultaten. Sinds de oprichting in 1980 ziet Pink Elephant een belangrijke synergie tussen bedrijfsdoelstellingen, kennis en ondernemerschap van mensen en de manier waarop IT een belangrijke bijdrage levert om innovatie mogelijk te maken en het onderscheidend vermogen naar de markt te vergroten. Pink Elephant is actief in meer dan 20 landen en levert naast business- en management consultancy ook diensten als Enterprise App Services, IT Services, Document Services en Education. Visie Bedrijfstransformatie is essentieel in een tijd waarin technologische ontwikkelingen elkaar steeds sneller opvolgen. De kennis en creativiteit die binnen organisaties aanwezig zijn, worden vaak onvoldoende benut doordat zowel de IT als de bedrijfsprocessen niet wendbaar genoeg zijn. Bedrijven moeten investeren in nieuwe agile-werkwijzen, kennisdeling en bovendien meer aandacht hebben voor de synergie tussen de mens en IT. Pink Elephant biedt de mensen en de middelen waarmee organisaties de volgende stap kunnen maken in hun bedrijfstransformatie. Missie Pink Elephant is de technologieradar die organisaties op strategisch niveau helpt bij het realiseren van hun bedrijfsdoelstellingen. De belangrijkste middelen daarbij zijn flexibele IT-systemen en nieuwe manieren om mensen met elkaar te laten samenwerken. Met Pink Elephant als partner kunnen bedrijven losbreken uit hun traditionele systemen door innovatieve technologie, training en consultancy in te zetten. Zo zijn zij beter voorbereid op een toekomst door de juiste inzet van mensen en IT. 1/5

3 en Pink Elephant maken bibliotheken slimmer De voormalige bibliotheekcentrale moest zich na de verzelfstandiging in 2010 opnieuw gaan bewijzen in een commercieel landschap. De organisatie die eerder fungeerde als werkgever van de Noord-Brabantse bibliotheken kreeg sindsdien een meer vrijblijvende adviserende en dienstverlenende rol. Als onderdeel van een overheidsproject ontwikkelde samen met Pink Elephant een informatie-dashboard waarmee bibliotheken beter inzicht krijgen in hun prestaties en snel rapportages kunnen maken. De tijd dat we voor onze informatievoorziening vooral afhankelijk waren van bibliotheken is ruimschoots voorbij. Zeker voor een jong publiek hebben het internet en Google die rol overgenomen. Deze ontwikkeling heeft vanzelfsprekend gevolgen gehad voor zowel de individuele bibliotheken als hun werkgevers, de provinciale bibliotheekcentrales. Zo ook voor de Tilburgse stichting. Voorheen een provinciale bibliotheekcentrale, inmiddels een zelfstandige service-organisatie voor de Brabantse bibliotheken, die beleidsmatig deels wordt aangestuurd door overheidssubsidies. In het kader van het overheidsproject Sturen op Informatie voor Bibliotheken (STIB) ontwikkelde met IT-dienstverlener Pink Elephant een informatie-dashboard voor het maken van rapportages en het monitoren van de bedrijfsprestaties. Stephan Kienhuis, Adviseur Informatiemanagement bij, is als projectleider verantwoordelijk voor dit project. Het STIB-dashboard wordt inmiddels door zeven Brabantse bibliotheken succesvol ingezet om hun dienstverlening en beleid te verbeteren. In 2014 zullen alle Brabantse bibliotheken het dashboard in gebruik nemen. Met het informatie-dashboard dat we met Pink Elephant hebben ontwikkeld, kunnen bibliotheken hun prestaties monitoren en snel rapportages maken. Eerder moest men daar enorm voor knutselen, nu kan dat in één klik gedaan worden. Stephan Kienhuis, Adviseur Informatiemanagement Stichting 2/5

4 in verandering In de nieuwe rol van zijn veel taken weggevallen, waaronder de personeelsadministratie en het centraal regelen van IT-voorzieningen. Gebleven zijn de logistiek rond de distributie van nieuw aangeschafte boeken en het onderlinge verkeer tussen de bibliotheken. De organisatie krijgt nog wel subsidie vanuit de provincie om de Brabantse bibliotheken met een netwerk te kunnen bedienen. Het dienstenpakket van bestaat verder uit allerlei advies op het gebied van organisatieontwikkeling, marketing, communicatie en ICT. Toen de bibliotheken zelfstandig werden, konden zij hun eigen personeelsbeleid gaan voeren, vertelt Stephan Kienhuis. Wij zijn als Provinciale Service Organisatie (PSO) toen een dienstverlener voor de bibliotheken geworden. Een veel vrijblijvender rol, waar nog bij kwam dat bibliotheken door hun nieuwe vrijheid diensten bij andere partijen gingen afnemen. De omslag van overheidsorganisatie naar commercieel bedrijf ging volgens Kienhuis niet zonder slag of stoot. is van nature geen commercieel bedrijf. Dat zit niet in onze genen, maar we werken er hard aan. De subsidies zullen verminderen en om onze bedrijfstak in stand te houden, zullen de inkomsten omhoog moeten. Wij kunnen gelukkig wel bouwen op onze jarenlange ervaring en goede reputatie op het gebied van betrouwbaarheid. Denken in oplossingen Mede om de negatieve effecten van de teruglopende populariteit van bibliotheken en het versnipperde applicatielandschap te verzachten, werd vanuit de overheid het project Sturen op Informatie voor Bibliotheken (STIB) bedacht. Het hoofddoel was 20 Brabantse bibliotheken op het landelijk datawarehouse voor bibliotheken (LDWH) aan te sluiten. Dit project werd in 2011 uitgevoerd door het overheidsgefinancierde Bibliotheek.nl. kreeg de opdracht deze informatie op een inzichtelijke manier beschikbaar te maken en de Brabantse bibliotheken te adviseren over Business Intelligence en organisatorische vraagstukken. Om dit te realiseren moest een applicatie ontwikkeld worden om zaken als de uitleentransacties, het leengedrag en ledeninformatie centraal inzichtelijk te maken om daarmee rapportages en analyses te kunnen produceren. Kienhuis: Het STIB-dashboard moest een middel worden voor bibliotheken om hun prestaties te monitoren, zoals de kosten per uitleenbeurt of de populariteit van bepaalde boekencollecties. Daarnaast ontwikkelden we met Nobel een RCB-dasboard (Rationeel Collectie Beleid), waarmee de bibliotheken een beter collectiebeleid kunnen gaan voeren. Beide dashboards worden aangeboden via dezelfde toegangsportaal. Ik vond het heel prettig dat ik een normaal gesprek met ze kon voeren. We spraken niet zozeer over de techniek en ze begrepen wat ik wilde. Pink Elephant als Business Intelligence partner Voor de ontwikkeling van het STIB-dashboard zocht een geschikte IT-partner. Eerder werd al een pilot gedaan met het Business Intelligence-platform QlikView. Zo kwam Kienhuis in contact met Pink Elephant, een partij waar hij volgens hemzelf direct een klik mee had. Ik vond het heel prettig dat ik een normaal gesprek met ze kon voeren. We spraken niet zozeer over de techniek en ze begrepen wat ik wilde. Het dashboard zou dan ook geen technisch kunstje worden. De interface-voorstellen die ze deden, voelden bovendien heel natuurlijk en gebruiksvriendelijk aan. Volgens Kienhuis was dit laatste van groot belang voor het slagen van het project: Andere partijen legden sterk de focus op technische hoogstandjes en waren in sommige gevallen zelfs nog iets goedkoper, maar dat was niet zo relevant. Het dashboard moest vooral gebruiksvriendelijk zijn. Dat was voor mij het belangrijkste om het product te doen landen bij de afnemende partijen, de directeuren en het management van de bibliotheken. 3/5

5 Toen de keuze op Pink Elephant was gevallen, ging het project van start. De medewerker die het project vanuit Pink Elephant zou gaan dragen, woonde toevallig bij om de hoek. Dat was een mooie meevaller. Richard werkt alweer een hele tijd voor ons en hij is ook meer een collega geworden, dan iemand die extern is ingehuurd. Met hem kan ik altijd goed met openheid van zaken overleggen wat er wel en wat er niet mogelijk is. Projectverloop Om een zo goed mogelijk dashboard te ontwerpen werden vertegenwoordigers van vier Brabantse bibliotheken uitgenodigd voor een workshop, waaronder één directeur en drie managementleden. Kienhuis koos daarbij voor een hands-on aanpak: We hebben allemaal weergaves en metertjes uitgeknipt die met QlikView mogelijk zijn. Daarmee zijn we een dashboard gaan samenstellen waar iedereen achter stond. Het gaf ons een heel goed beeld van de wensen en behoeftes van de beoogde gebruikers. Eerder moest men daarvoor enorm knutselen, nu kan dat in één klik gedaan worden. Pink Elephant bracht bij het ontwikkelen van het dashboard een driedeling aan op basis van het DAR-principe (Dashboard, Analyse, Rapportage), waarmee informatie wordt gepresenteerd van brede overzichtsanalyses tot aan de gedetailleerde gegevens in de database. Dit bleek heel goed aan te sluiten op de wens vanuit de bibliotheken om snel lijstjes en rapportages te kunnen produceren. Kienhuis: Eerder moest men daarvoor enorm knutselen, nu kan dat in één klik gedaan worden. In juli 2013 werd de eerste complete versie van het dashboard opgeleverd en in gebruik genomen bij de vier bibliotheken die hadden deelgenomen aan de workshops. Volgens Kienhuis was dit een heel soepel proces, ondanks de technische complexiteit achter het dashboard. Gamification Het STIB-dashboard dat met Pink Elephant ontwikkelde is volgens Kienhuis heel goed geslaagd. Gebruikers ervaren het snel kunnen produceren van rapporten en prestatieoverzichten als de grootste voordelen. In versie 2.0 van het STIB-dashboard, die begin 2014 opgeleverd zal worden, zullen zij op een overzichtelijke manier gegevens kunnen vergelijken met andere bibliotheken in Nederland. Toch valt er volgens Kienhuis nog veel winst te behalen op het gebied van analyseren en sturen op basis van de beschikbare informatie. Wellicht dat we in versie 2.0 zelfs gamification-achtige elementen toevoegen om gebruikers te verleiden beter gebruik te maken van het dashboard. Kienhuis: Men is daar nog te weinig mee bezig. De volgende stap is daarom om ze te wijzen op de mogelijkheden en ervoor te zorgen dat ze het dashboard gaan integreren in hun eigen processen. Wellicht dat we in versie 2.0 zelfs gamification-achtige elementen toevoegen om gebruikers te verleiden beter gebruik te maken van het dashboard. 4/5

6 Nog dit jaar zullen de overige Brabantse bibliotheken het STIB-dasboard gaat gebruiken. In december 2013 zal de bètaversie van STIB 2.0 opgeleverd worden en in 2014 zal volgens Kienhuis vooral gewerkt worden aan het uitdragen van de voordelen ervan binnen de organisaties. Kienhuis: Ook al is het dashboard gebruiksvriendelijk, toch blijft er behoefte aan begeleiding en advies bij het gebruik. Sinds 1 augustus heb ik iemand in dienst die dit gaat doen, namelijk de voormalige medewerkster die voorheen vanuit Pink Elephant voor ons werkte. Gebruiksgemak Ook al komt aan de verdere ontwikkeling van het STIB-dashboard in 2014 voorlopig een einde, toch blijft ook daarna verbonden met Pink Elephant voor het functioneel beheer. Het STIB-dashboard is een geslaagd product, zegt Kienhuis. Vanaf volgend jaar willen we ons vooral richten op het adviseren van de gebruikers over de mogelijkheden en het gebruik van het dashboard. Door hun persoonlijke aanpak, kennis van zaken en betrokkenheid bij dit project hebben we precies opgeleverd wat we wilden. De samenwerking tussen en Pink Elephant noemt hij dan ook uitermate geslaagd. Pink Elephant was voor ons geen hele bekende naam op het gebied van Business Intelligence, maar de keuze voor Pink Elephant heeft ons veel voordelen gebracht. Door hun persoonlijke aanpak, kennis van zaken en betrokkenheid bij dit project hebben we precies opgeleverd wat we wilden. Ik was ook erg blij met hun flexibele houding ten opzichte van een gesubsidieerde instelling als. Ze waren altijd bereid om een stapje extra te doen en ons te helpen, zonder zich constant te beroepen op het contract. Dat ik nu in feite twee van hun medewerkers als directe collega s heb, zegt eigenlijk al genoeg. Voordelen: Bibliotheken hebben altijd actueel inzicht in hun prestaties Door het DAR-principe is informatie op drie niveaus te bekijken Informatie is op een gebruiksvriendelijke manier beschikbaar In één klik genereren van rapportages en prestatieoverzichten Door centraal vergeleken data wordt rationeel collectiebeleid mogelijk Analyse en performance-meting maakt de bedrijfsvoering slimmer Werkwijzen van bibliotheken krijgen meer onderlinge samenhang Veel nieuwe mogelijkheden voor analyse en prestatieverbetering 5/5