Verslag bestuursvergadering 26 juli 2017

Transcriptie

1 Verslag bestuursvergadering 26 juli 2017 Aanwezig: Leen Leys, Kris Geeroms, Valentino Ragatuso, Johan Matthijs, Bram Vangindertael, Anaïs Denaeyer, Annick Norré Afwezig: Katja Soentjens 1. Bespreking lesgevers en trainerswerking. In samenwerking met Bram en Anaïs hield het bestuur een constructieve discussie rond de werking van de zwemschool. Er werd een sterkte en zwakteanalyse opgemaakt. De werkpunten zullen meegenomen worden naar de trainersvergadering van september en daar met de hele groep verder besproken en uitgewerkt worden. 2. Vrijetijdsbeurs en jogging. Valentino ontving 7 bevestigingen om te komen helpen tijdens de jogging ( 15 augustus) en 12 bevestigingen om te komen helpen tijdens de vrijetijdsbeurs ( 2 september). Valentino stelt het uurrooster op en verwittigd de betrokken personen. Er wordt wel gevraagd om het SCZ t-shirt (of trui) te dragen. Leen zorgt voor een powerpoint en foto s om onze club te promoten op de vrijetijdsbeurs. De eendjes en de hengels zijn aanwezig in het zwembad.( Anais of Leen meebrengen voor de sluiting van het zwembad???) Leen vraagt om de projector te lenen aan haar vader. Kris zorgt voor een klein zwembadje. De panelen voor onze stand zijn ten huize Matthijs. 3. Overzicht financiën. De stage is volledig betaald. De lidgelden komen vlot binnen. Annick doet de opvolging ( en de aanpassingen in ASSIST) gedurende de maand juli. Valentino neemt augustus voor zijn rekening. Mooie opbrengst van onze wedstrijden de Gouden Eend en de Recordpoging. Valentino bekijkt tijdens de maand augustus de trainersvergoedingen. 4. Dagelijkse werking. Aquagym Mails met bezorgdheden van verschillende leden werden beantwoord door Valentino en Annick. Dinsdag 31 oktober wordt er een extra les voorzien om de weggevallen lessen van vorig seizoen te compenseren. Valentino zorgt voor een voltijdse aanvraag voor een lesgever via docroom van Sportwerk. Annick heeft reeds een halftijdse aangevraagd. Kris heeft contact gehad met Marie-Louise. Zij blijft volgend seizoen nog actief als lesgeefster. Ze kan omwille van familiale redenen geen lesgeven op 13 september. Kris vraagt aan Ann of ze eventueel die dag kan inspringen. Wachtlijst/start nieuwe leden/communicatie.

2 Annick stuurde alle uitnodigingen tot start voor onze nieuwe leden uit begin juli. Er zijn er nog een 5 tal die moeten reageren. Momenteel zit alles vol en worden er geen nieuwe leden meer aanvaard (tenzij er annulaties komen en er plaats is). Alle leden (nieuwe en huidige leden) hebben een uitnodiging tot betaling van het lidgeld ontvangen. De inschrijvingen voor de mailinglijst verlopen vlot. Momenteel wordt onze wachtlijst nog niet opengesteld. Zwemgroepen. Valentino en Annick maakten begin juli de nieuwe zwemgroepen aan in ASSIST ( met dank aan Wim Stevens voor de logistieke ondersteuning). We hebben van Pieter 1.5 uur extra zwemwater gekregen: Zaterdag van 8 uur tot 9 uur ( volwassenen) Woensdag vanaf 19 uur ipv 19 uur 30. ( competitie C1, eventueel sportief C3 indien nodig). Johan maakt een overzicht van de nieuwe uren en neemt dit mee naar de sectorraad zwembad op 29 augustus. Start nieuwe zwemseizoen. - De officiële start is voorzien op maandag 11 september (na de officiële sluiting van het zwembad). - Bram, Bavo en Sanne vallen weg als trainers. Bram zal zeker tot december de nieuwe lesgevers ondersteunen. Bavo is nog bereid af en toe in te springen wanneer dit nodig zou zijn. - Het competitieseizoen start op maandag 28 augustus. 3X per week zal er getraind worden in het zwembad van Hofstade. Leen zorgt voor de communicatie naar de ouders en zwemmers hieromtrent. Enkel de huidige competitiezwemmers worden uitgenodigd. IT en website. Er is geen momenteel geen vooruitgang wat onze nieuwe website betreft. David had beloofd om half juli live te gaan, dit zal niet lukken. Deadline is verschoven naar eind augustus. Kris volgt dit verder op. Valentino heeft wel reeds de teksten voor onze nieuwe website nagelezen en de opmerkingen doorgestuurd. Sponsoring evenementen. Leen en Annick hebben beiden mails ontvangen van sponsors met de vraag om de attesten te bezorgen. Valentino zal dit zo snel mogelijk in orde brengen, vermits de verantwoordelijke binnen onze club momenteel met vakantie is. Kris en Leen bezorgen aan Valentino de nodige documenten. Evaluatie fotoshoot. Momenteel zijn er 25 bestellingen geplaatst. Annick doet volgende week een nieuwe oproep via mail.

3 De opbrengst van deze fotoshoot is echter nog niet gekend. Voorstel is om de shoot vroeger op het jaar te laten plaatsvinden ( er is wel daglicht nodig!). De datum wordt in de kalender geplaatst. SCZ- wedstrijden. Gouden eend. - Vlotte organisatie. - Tijdig gedaan. - Complimenten van verschillende clubs. Zeker de gouden eendjes zijn gegeerd. - HZO heeft nog niet betaald, Johan stuurt een herinneringsmail. Recordpoging. Stage. - Rode Kruis was een hap uit het budget. - Ook hier een zeer vlot verloop. - De versnaperingen en broodjes voor de officials en medewerkers werden heel hard geapprecieerd. - Voorstel is om volgende keer de jongens/meisjes apart te laten inzwemmen ipv per club. Afhankelijk van de eerste wedstrijd. - Er was een klein probleem met een rolstoelgebruiker die het zwembad in wou om de wedstrijd te volgen. De lift voor de rolstoel werkte niet en men kon niet aan de sleutel. Johan neemt dit mee naar de volgende sportraad. - ZORO heeft nog niet betaald, Johan stuurt een herinneringsmail. - Stage is vlot verlopen. - Locatie was zeer goed, veel sportfaciliteiten. - In het vliegtuig zaten de kinderen wel niet samen, ook het lange wachten op de heenweg was niet zo aangenaam. - Zeker voor herhaling vatbaar maar niet volgend seizoen. - Tegen volgende bestuursvergadering kijkt iedereen uit naar geschikte locaties. Brochures. - Brochure zwemschool moet nog geactualiseerd worden ( doelstellingen moeten worden aangepast). - Competitiebrochure moet volledig in orde zijn tegen 6 september. - Leen en Anaïs nemen dit verder op. CVB- 5 november. Ieder bestuurslid heeft het verslag van de vorige vergadering ontvangen. Johan en Kris hebben samengezeten met de mensen van Toptime tijdens het zomercriterium. Kris heeft hiervan een verslag gemaakt en doorgestuurd naar alle bestuursleden ( SCZ en DDAT). Er moet een nieuwe datum voor de volgende vergadering vastgelegd worden. Op 26 augustus zijn zowel Johan, Annick als Kris niet vrij ( onze vertegenwoordigers op de vorige vergadering). Voorstellen van datums: 30/8, 31/8 of 1/9. ( s avonds). Kris zorgt voor de communicatie naar DDAT. De locatie ( drie Fonteinen) blijft ongewijzigd.

4 5. Sportraad Zaventem. Wegens vakantie is er geen sportraad geweest. De volgende sectorraad zwembad is voorzien op 29 augustus. Johan neemt onze opmerkingen ivm de indeling van het zwembad (oa de palmbomen) mee naar deze sectorrraad. 6. Varia. Vergoeding lidmaatschap oud-bestuursleden. Vermits de bestuursleden vrijwillig werken, voorziet de club een tegemoetkoming in het lidmaatschap indien zij na hun bestuursperiode nog verder actief blijven in onze club. Volgende afspraken worden vastgelegd: - 1 jaar gratis lidmaatschap per periode van 5 jaar als bestuurslid. - Niet overdraagbaar naar andere familieleden. - Wanneer je in verschillende zwemgroepen actief bent, krijg je gratis lidmaatschap voor slechts 1 groep. Sportief reglement competitieafdeling. Het vorige competitieseizoen wordt geëvalueerd door het bestuur en de hoofdtrainer. Een herziening van het sportief reglement dringt zich op. Het bestuur doet verschillende voorstellen die na overleg zullen opgenomen worden in het nieuwe sportief reglement. Annick maakt het nieuwe reglement op en stuurt het ter goedkeuring door naar de bestuursleden en trainers van de competitieafdeling. Dit nieuwe reglement zal op de startvergadering besproken en uitgedeeld worden. Wanneer een zwemmer instapt in de competitieafdeling verklaren de zwemmer én zijn/haar ouders zich akkoord met dit reglement. Na goedkeuring zal het reglement op de website van SCZ geplaatst worden. Sluiting SCZ. Vermits de meeste bestuursleden gedurende de maand augustus met vakantie zijn, werd er besloten om geen mails te beantwoorden tussen 4 augustus en 24 augustus. Annick zorgt voor een auto-reply voor het secretariaat. Kris vraagt aan David om dit ook op de website te plaatsen. Datum nieuwe bestuursvergadering: Zaterdag 2 september om 17 uur in hof van Ham (na de vrijetijdsbeurs). TO DO: Valentino: - Opvolgen van de betaling van de lidgelden en de aanpassingen doen in ASSIST (augustus). - Voorstel voor de trainersvergoedingen uitwerken.

5 Johan: - Uurrooster voor de jogging en de vrijetijdsbeurs opmaken en de vrijwilligers die zich opgegeven hebben op de hoogte brengen. - Aanvraag voltijdse lesgever aquagym via Sportwerk ( docroom). - Attesten sponsoring in orde brengen. - Doorlezen van het nieuwe sportief reglement competitie+ eventueel locaties voor zwemstage van volgend seizoen aanbrengen. - Herinneringsmail sturen naar HZO en ZORO met de vraag om het startgeld van de wedstrijden te betalen. - Overzicht nieuwe zwemuren op papier zetten ter goedkeuring van de gemeenteraad. - Opvolging praktische organisatie wedstrijd 5 november. - Doorlezen van nieuw sportief reglement competitie+ eventueel locaties voor zwemstage volgend seizoen aanbrengen. Annick: Kris: Leen: Katja: - Opvolgen van de betalingen van de lidgelden en de aanpassingen doen in ASSIST (juli). - Opvolgen van de wachtlijst. - Opstellen van een auto-reply voor de sluiting. - Mail opmaken voor de fotoshoot en nieuwe oproep om het lidgeld tijdig te betalen. - Actualiseren en aanpassen van het sportief reglement van de competitieafdeling. - Contact opnemen met de uitbaters van Ons Huis in Sint-Stevens-Woluwe en Sterrebeek voor de organisatie van ons eetfestijn. - Drankvoorziening voor trainers en competitievergadering. - Mail sturen naar Marie-Louise. - Zorgen voor zwembadje (vrijetijdsbeurs). - Doorsturen voorbeelden attesten sponsoring. - Doorlezen van nieuw sportief reglement van de competitieafdeling + eventueel aanbrengen van nieuwe locaties voor de zwemstage van volgend seizoen. - Uitwerken van de startvergaderingen competitie en trainers/bestuur ( met Anaïs) - Meebrengen van eendjes en hengels van uit het zwembad ( of Anaïs) - Communicatie naar ouders en zwemmers ivm start zwemseizoen competitie en uitnodiging startvergadering competitie. - Actualiseren van de competitiebrochuere. - Met Anaïs: aanpassen van de brochure van de zwemschool ( doelen?) - Doorsturen voorbeelden attesten sponsoring. - Doorlezen van het nieuw sportief reglement van de competitieafdeling + eventueel aanbrengen van nieuwe locaties voor de zwemstage van volgend seizoen.

6 - Doorlezen van het nieuw sportief reglement van onze competitieafdeling.