SWIMMING CLUB ZAVENTEM vzw

Transcriptie

1 SWIMMING CLUB ZAVENTEM vzw aangesloten bij de Koninklijke Belgische Zwembond / Vlaamse Zwemfederatie Secretariaat: Liesbeth Kieken, Prins Albertlei 31/ Berchem secretariaat@scz.be sportsecretariaat@scz.be Bestuursvergadering donderdag 12 mei Aanwezig: Wim Stevens, Liesbeth Kieken, Marc Derese, Bavo Derese, Kris Geeroms, Valentino Ragatuso en Katja Soentjens. Liesbeth is niet tot het einde van de vergadering kunnen blijven. De voorzitter opent de vergadering en wenst iedereen welkom en begint de vergadering met de meest belangrijke punten op de agenda Het woord is aan: Eline, Thoma en Katja hebben een eerste draft opgesteld van de EVS gedragscode waarin de gedragsregels voor zowel de lesgevers, begeleiders, bestuurders, vrijwilligers, zwemmers en ouders staan. Dit document zal worden doorgestuurd naar elk bestuurslid voor eventueel commentaar en voor akkoord mits aanpassing van het eventueel commentaar. Deze regels zullen vanaf september in voegen moeten gaan. De vertrouwenspersonen zijn: Killian De Block, Anaïs De Naeyer, Linda Vanheste, Leen Leys, Annick Norré en Katja Soentjens. Tijdens de trainersbijeenkomst (voorlopig op) 17 september 2016 zal de EVS worden voorgesteld aan iedereen. Kris: Naar aanleiding van het starten van onze vrijwilligers en een paar incidenten die zich hebben voorgedaan is er besloten om de leefregels grondig te bekijken om onze vrijwilligers zo goed mogelijk bij te kunnen staan. Kris zal deze eens goed bekijken en samen met wat er in de brochures, de EVS en zelfs in het regelement van het zwembad staat, alles duidelijk aanpassen. Dit zal hij doen doormiddel van naar de desbetreffende documenten door te verwijzen. In het reglement zouden we ook eventuele sanctie moeten zetten en Wim heeft voorgesteld dat hij met de politie gaat spreken om hen eventueel te kunnen bellen mochten er extreme problemen zijn. Er zou ook een punt moeten worden toegevoegd i.v.m. de cabines en douches: als je privacy wilt en niet samen met andere wilt of kunt aankleden of douchen gelieve dan te wachten en de andere eerst voor te laten gaan. De vrijwilligers zullen worden uitgenodigd op de trainersbijeenkomst in september en zullen samen met de lesgevers de uitleg over de nieuwe regels krijgen. In het kader van het indienen van het dossier voor de Gouden Druppel zouden bovenstaande punten zo spoedig mogelijk in orde moeten worden gebracht. Kris gaat door: De zwemhappening is tijdens de trainersvergadering 5 maart besproken en ruw uitgewerkt. Annick (Dank u) en Kris hebben naar aanleiding hiervan een draaiboek gemaakt die aan de lesgevers gaat worden doorgestuurd. Het concept is een Super Cool Zwemparadijs met in het zwembad een heleboel standjes waar de kinderen spelletjes samen met hun ouders, in zwemkledij, kunnen spelen (zoals een Vlaamse kermis op school). De lesgevers zullen de standjes houden en de vrijwilligers in SCZ T-shirt zullen de kinderen en ouders begeleiden in de kleedkamers en rond het zwembad. Voor het zwemparadijs opent zullen de ouders en kinderen eerst een opwarming van 10 min krijgen (aqua gym), daarna zijn ze vrij om te doen wat ze willen.

2 Bij elke stand zal een pictogram hangen met de kleuren badmutsen op die dat spel mogen spelen. Dit zal strikt worden toegepast. De kinderen van de zwemschool zullen dus te allen tijde hun badmuts op moeten hebben. De kinderen en ouders komen op het uur dat ze normaal gezien zwemles hebben. Alleen de kinderen van de Fast-Track gaan mogen kiezen op welk uur ze komen. De groepen Groen, Geel en Donker Blauw moeten kiezen of ze naar de zwemhappening of naar het clubkampioenschap komen, ze mogen niet beide doen. Nog te doen: - pictogrammen maken - uitwerken van de plaatsen van de stands door Leen, Annick, Katja en Kris - materiaal bijeenzoeken - 2 redders zoeken 1 per bad (navragen bij redders zwembad voor vrijwilligers) - affiches mogen opgehangen worden en s uitgestuurd - de laatste dinsdag voor de zwemhappening strooibriefjes mee geven - samen zitten met de lesgevers en vrijwilligers om de taken uit te leggen - voor de zwemhappening verzekering ARENA in orde maken: namen + geboortedata doorsturen eveneens voor de clubkampioenschap - aan de kuisploeg vragen of er 1 kant individuele hokjes open mogen blijven. We willen ze zelfs nadien opkuisen. - cafetaria verwittigen - een bevestigingsmail sturen naar de ouders met instructies over zwemkledij en laatste uitleg Bavo vraagt wat we moeten doen met ouders met 1 kind in de zwemschool die wilt inschrijven en een broer of zus wilt mee nemen. We hebben hier beslist dat mits beide ouders inschrijven en mee komen broer of zus mee mag komen maar dat de ouders verantwoordelijk zijn voor de niet SCZer. Het clubkampioenschap gaat door na de zwemhappening. Hier mogen de zwemschool vanaf groep Groen en competitiezwemmers meedoen als mede de volwassenen en de sportief zwemmers. Dit jaar mogen eveneens ouders meedoen maar dan wel enkel in een aflossing. Bavo vraagt of we de triatlon ook zouden uitnodigen of laten we ze komen zwemmen om 16:00 uur i.p.v. hun normaal uur om 21:00 uur. Als we ze uitnodigen dan is natuurlijk de vraag voor welk onderdeel. Als het voor de individuele wedstrijd is dan is het niet echt een clubkampioenschap meer. We zouden ze wel kunnen mee laten doen met de aflossing. De niet-competitie zwemmers zullen 50 m wedstrijden zwemmen en de competitie 100 m wedstrijden en dit in 1 van de volgende stijlen: crawl, schoolslag of rug. Voor de niet-competitie zwemmers zullen de lesgevers de inschrijftijd moeten opnemen van de zwemmer tijdens de les. De aflossing zal een 4 X 50 m vrije slag zijn. De groep mag vrij gekozen worden maar er moet in elke groep minsten 1 SCZer zitten. Is het mee laten doen van de wedstrijd zwemmers eerlijk? De aflossing is puur bedoeld als fun en als er genoeg ploegen zijn zullen we de wedstrijd zwemmers in dezelfde reeks laten zwemmen. Niet vergeten om net als bij de zwemhappening de niet SCZers door te geven aan Liesbeth zodat zij een mail kan voorbereiden om naar de verzekering ARENA te sturen. Marc: De gouden eend: Er zijn momenteel 3 clubs die zich hebben ingeschreven plus natuurlijk onze eigen club. Om te proberen nog meer clubs aan te trekken zullen we buiten Vlaams-Brabant clubs moeten aanschrijven. Marc zal een mailing uitsturen naar zo veel mogelijk clubs. Hij zal eveneens onze officials aanschrijven om te vragen om te fungeren tijdens onze gouden eend. De 1 e prijs trofee is gevonden en zal worden besteld: 24 gouden eendjes. Na 20 jaar dienst kondigt Marc aan dat hij wenst te stoppen met de functie van sportsecretaris. Hij zal wel nog helpen om de nieuwe sportsecretaris op te leiden en in het begin alles nog een beetje opvolgen om ervoor te zorgen dat het allemaal vlotjes blijft verlopen. Wim heeft al iemand op het oog als vervanging en heeft de vraag reeds gesteld. Iedereen is akkoord met deze kandidaat. (Enkele dagen na de vergadering verklaarde Johan Matthijs vader van de competitiezwemmers Dauphine en Laurenz en echtgenoot van lesgeefster-en-manus-van-heel-veel Annick Norre zich akkoord om Marc Derese op te volgen. Een kort en krachtig hoera geroep was het antwoord van het bestuur.) We zijn Marc in ieder geval heel dankbaar voor alles wat hij al voor de club heeft gedaan.

3 De wedstrijdkalender voor september tot december is af. Die van januari tot juni zal in de komende weken af zijn. Marc heeft bij de leverancier van de T-shirts geïnformeerd of wij er ook de SCZ pulls kunnen bestellen. Hij wilt dit wel doen maar alleen als we een stock van ongeveer een 10-tal pulls aankopen met logo maar zonder de naam van de zwemmer. De zwemmer die er dan zijn naam op wilt laten zetten kan dit laten doen nadien. De leverancier zit in Sterrebeek dus dit zou eventueel kunnen door er gewoon langs te gaan. Het voorstel is gekomen van Kris om misschien eens te horen bij bijvoorbeeld Decathlon om daar de T-shirts en pulls te laten maken. Dit kan door eerst een cliché te laten maken van ons logo die zij in hun file behouden en dan kan de zwemmer of lesgever via ons of zelf de pull of T-shirt bestellen en moeten wij geen stock meer aanleggen. Dit is kosten besparend en snel. Kris gaat zich hierover informeren. Bavo: De trainersbijeenkomst was succesvol en had een goede opkomst. De tussentijdse evaluaties zijn besproken en de lesgevers hebben nu een beter zicht op de progressie van de kinderen en waar de werkpunten zijn. Er zijn ideeën uitgewisseld over de aanpak in de zwemschool en over de evaluaties. Hierdoor zullen de volgende evaluatiepapieren zullen worden gewijzigd. De lesgevers hebben eveneens samen aan een jaarplanning voor hun groep gewerkt en deze zijn direct na de bijeenkomst in gebruik genomen. Tijdens de bijeenkomst voelden we dat de lesgevers steeds meer durfde zeggen en met meer ideeën en suggesties durfde komen. Dit zal zeker ten goede komen van de communicatie tussen iedereen. We hebben ook gebrainstormd over de zwemhappening en na een geniale ingeving van Bram hebben Annick en Kris het draaiboek van de zwemhappening kunnen opmaken. De bijscholingen zijn ook besproken en de lesgevers gaan nog verder moeten aangespoord worden om er te volgen. Op 30/4 en 7/5 zijn er testdagen geweest voor de nieuwe eendjes. Killian en Alexandra hebben met de ouders gesproken en uitgelegd wat er van de kinderen en de ouders word verwacht. De kandidaat eendjes hebben zelf een vragenlijst moeten invullen om te zien of de wens om wedstrijden te doen wel effectief van de zwemmer uit komt. De definitieve inschrijving zal pas aan het einde van het seizoen worden doorgegeven. Hiervoor moeten we eerst kijken hoeveel zwemmers er doorstromen naar C1 (deze lijst is klaar), van C1 naar C2 en van C2 naar C3. De trainingsuren van de eendjes in juli moeten nog worden doorgestuurd. De inschrijving voor de gouden eend moet ook nog worden doorgestuurd. Bavo heeft met de directeur van het zwembad gesproken over aankoop van nieuw materiaal in samenspraak met het zwembad. Dit zal niet voor dit seizoen zijn en hij doet dit liever met de noden van het grotere publiek in het oog zoals de scholen. We zullen nog een tandje moeten bijsteken om de lesgevers te motiveren om bijscholingen te volgen. In december is de dag van de trainers en dan zullen er veel interessante workshops zijn om te volgen. Dit valt op een zaterdag dus zullen we met de lesgevers moeten zien wie hier eventueel naar toe wilt gaan en wie er thuis moet blijven om les te geven. Er zouden best zo veel mogelijk lesgevers naar toe gaan. Erik Rennen (Schepen sport) is geweest op ons eetfestijn en heeft met verschillende onder ons gesproken. We zijn verheugd vast te stellen dat hij onze club een warm hart toedraagt. We zullen hem zeker uitnodigingen voor volgende evenementen sturen. We hebben nu dus 7 vrijwilligers die aan de slag zijn gegaan in de zwemschool en zij hebben hun eigen Google kalender aangemaakt om zich te organiseren. We bekijken nu hoe dat alles verloopt en zullen voor het eind van het seizoen samen moeten zitten om alles te evalueren en eventueel bij te sturen waar nodig om zo in september met een goede routine te kunnen beginnen.

4 Valentino: Valentino bevestigt dat onze financiële toestand in orde is. Er was gevraagd om nieuw materiaal te mogen aankopen en dit is toegestaan. Tot nog toe is het budget hiervoor nog niet overschreden. De kosten voor de zwemstage zijn nog niet allemaal betaald maar ook hier zitten we nog op budget. Hij heeft ons eveneens een update gegeven over de verkoop van onze badmutsen en Katja wist te vertellen dat er voor bepaalde groepen al weer nieuwe moeten worden aangekocht. Wim: Wim heeft gesproken met een fotograaf om eens langs te komen om foto s te maken van de zwemmers zoals we een paar jaar geleden heeft gedaan. De fotograaf is gevraagd om een voorstel uit te werken maar heeft nadien niets meer van zich laten horen. Voor de zwemhappening heeft Leen Leys met een moeder van de zwemschool gesproken of ze foto s wilt maken tijdens de zwemhappening. Wim zou willen dat Leen vraagt aan onze vrijwilliger fotograaf of zij eventueel volgend jaar foto s zou willen trekken op een zaterdag die wij dan kunnen verkopen aan de ouders. De inkomsten zullen dan voor verdeeld worden tussen haar en de zwemclub (details nog uit te werken). Ze zou eventueel nu al een proef shoot kunnen doen en zijn of dit haalbaar is voor volgend jaar. Op de To Do lijst stond ook nog de aanpassingen van het zwembad bespreken met Erik Rennen. De enige aanpassingen die er dit jaar aan het zwembad zullen gebeuren zijn puur kosten besparende maatregelen zoals bijvoorbeeld de isolatie, Wim heeft ons ook nog op de hoogte gebracht van de dag van de sportclub bestuurders op 4 november. Hier zullen vele interessante workshops worden gehouden. Hij zal ons de link mailen zodat wij ons voor workshops die ons interesseren kunnen inschrijven. Dit is zeker een aanrader. Met deze wordt de vergadering gesloten. Volgende vergadering gepland op donderdag 7 juli 2016, zelfde adres, zelfde tijd. Katja Soentjens, Hoofd Feestcomité als invaller van Liesbeth Kieken To do lijst voor volgende vergadering: Wim: - Spreken met politie over het inroepen van hun hulp bij extreme problemen - Valentino op website zetten als bestuurslid - Link doorsturen dag van de sportclub bestuurders en eventueel ook Johan op de hoogte brengen Kris: - 1 e draft regelement zo snel mogelijk maken - Vrijwilligers op de hoogte brengen van wijzigingen en vragen of zij suggesties hebben - Bij Decathlon informeren over de mogelijkheden om T-shirt, pulls, eventueel badmutsen, aan te kopen. Geven ze korting voor sportclubs en hoe werkt het. - Officials zoeken en aanspreken voor de clubkampioenschappen - Vrijwilligers uitnodigen op trainers bijeenkomst - EVS naar heel het bestuur doorsturen en aanpassingen maken indien er opmerkingen zijn - Aan Leen vragen of ze met vrijwilliger fotograaf wilt spreken Bavo: - Trainingsuren juli eendjes en inschrijving gouden eend doorsturen - Verder aansporen van lesgevers om bijscholingen te volgen - Voor de organisatie van het clubkampioenschap inschrijvingen doorsturen naar Kris Marc: - Bestellen 24 gouden eendjes - Uitnodigingsmailing uitsturen voor de gouden eend naar zoveel mogelijk clubs

5 - Officials uitnodigen voor de gouden eend Valentino: - Foto naar Wim sturen