SWIMMING CLUB ZAVENTEM vzw aangesloten bij de Koninklijke Belgische Zwembond / Vlaamse Zwemfederatie

Transcriptie

1 SWIMMING CLUB ZAVENTEM vzw aangesloten bij de Koninklijke Belgische Zwembond / Vlaamse Zwemfederatie Secretariaat : Liesbeth Kieken, Prins Albertlei 31/ Berchem Secretariaat@scz.be Sportsecretariaat@scz.be Bestuursvergadering donderdag 19 November Aanwezig : Wim Stevens, Bavo Derese, Katja Soentjens, Kris Geeroms en Liesbeth Kieken. Valentino Ragatuso als Nieuwe Penningmeester! Afwezig met verontschuldiging : Marc Fievez en Marc Derese. De Voorzitter opent de vergadering en wenst iedereen van harte welkom. Een speciaal welkomstwoord en felicitatie voor Valentino. Hij gaat, als nieuwe penningmeester Marc Fievez vervangen na diens ontslag. Na algemene goedkeuring van de vergadering zal hij ook het nieuwe bestuurslid van de Raad van Bestuur worden! Aansluitend legt Wim in t kort de procedure uit. Aankondiging in het Staatsblad is verplicht voor : a) Ontslag Marc Fievez als Penningmeester en lid Raad van Bestuur. b) Benoeming Valentino Ragatuso als nieuwe Penningmeester en lid van Raad van Bestuur. c) Wijziging maatschappelijke zetel. d) Wijziging statuten. e) Na publicatie volmachten bij BNP Paribas Fortis wijzigen (met neerlegging nieuwe statuten). Wim bereidt alle documenten voor in overleg met ons adviesbureau VSDC. Volgend probleem : Training Triatlon op zaterdagavond. Wij waren direct akkoord 2 banen af te staan aan Triatlon van uur. Deze club vroeg dus onmiddellijk toestemming aan bij de gemeente en kreeg positief antwoord. Wij vergaten helaas de les van de vrij zwemmers tot uur. Conclusie : Groep vrij zwemmen moet worden teruggebracht naar 1 u. i.pl.v u. Wim stuurt mail : indien akkoord, geen probleem; indien niet akkoord = lidgeld retour en geschrapt in ons leden bestand. Vervolgens kaart Wim het probleem aan van de wedstrijden waaraan we niet mogen deelnemen wegens te late inschrijving. Dit probleem kan waarschijnlijk vermeden worden indien we bij het bekend maken van de kalender de inrichtende club reeds aanschrijven en hen melden dan we met ongeveer x zwemmers wensen te komen en y officials zullen leveren. Bavo bespreekt dit met de sportsecretaris. Ook voor de wedstrijden van het huidig seizoen is het niet te laat om deze mail te sturen. Wim stelt vast dat er nog maar bitter weinig trainers zich hebben ingeschreven op een bijscholing, training of workshop. Ook het bestuur heeft hier een voorbeeldfunktie op te nemen.

2 Men is nooit te oud of te slim om bij te leren. Zelfs een ervaren lesgever kan tijdens een workshop nog interessante gedachtenwisselingen hebben met collega lesgevers van andere clubs. Vanuit de overheid en zwemfederatie wordt er ook op gehamerd dat bijscholingen een evidentie zouden moeten zijn. Momenteel reeds ingeschreven : Cursus grensoverschrijdend gedrag in n sportclub van Wim, Katja, Eline en Thoma. Enke lesgevers (Valentino, Irene en Arno) gaven reeds mondeling akkoord om een aspirantinitiator cursus te gaan volgen. (In de loop van volgende weken krijgen we hieromtrent meer info van zwemclub Tremelo) Kris en Wim waren aanwezig op de dag van de sportbestuurder. Katja, Annick en Wim schreven zich in op een serie workshops werken met vrijwilligers Hopelijk volgen er meer enthousiastelingen om zich verder te performeren in hun taak als lesgever!!!! Bavo hervat de discussie en is tevreden dat zijn stage rond is. Hij heeft zelfs al 2 te late inschrijvingen moeten weigeren; helaas geen plaats meer. Er gaan dit jaar geen Eendjes mee op stage. We zullen dus voor hen een training in Zaventem voorzien begin juli, als voorbereiding op de Gouden Eend wedstrijd! De (wedstrijd) kalender op de site dient link te leggen naar beknopte tekst met uitleg over diverse activiteiten. Vervolgens zal Bavo Marieke polsen of zij a.u.b. haar rol bij de Sportraad zou willen/kunnen blijven volgen tot eind seizoen voor de tussentijdse vergaderingen. De belangrijke 3 bijeenkomsten van de Sportraad, voor ons subsidiedossier, zal Marc Derese op zich nemen. En : Of zij eventueel bereid zou zijn per volgend seizoen de Vlabus activiteiten van Liesbeth zou kunnen overnemen indien nodig natuurlijk. Op verzoek van Kris geeft Liesbeth aan het einde van dit verslag n opsomming van haar activiteiten om vervanging voor te bereiden voor September Katja meldt dat de volgende nieuwsbrief bijna klaar is. Wim vraagt of er extra artikel voorzien is met een toelichting over de Zilveren Druppel (we hopen deze naar een Gouden Druppel te kunnen opwaarderen. Mits we beter scoren op het vlak van bijscholingen moet dit zeker lukken). Katja werkt verder met de lesgevers aan het opstellen van een lesplan. Zoals verwacht wordt het een moeilijke bevalling. Katja volgt op en houdt ons op de hoogte. Geen of weinig respons van trainers over : Wat doe je - tijdens welke les wat heb je al gedaan waar wil/moet je ui Kris heeft verder nagedacht over een nieuwe formule clubkamioenschap. In het nieuwe concept zouden de ouders meer betrokken worden. Het eerste deel van dit vernieuwde open-deur clubkampioenschap gaat door op een zaterdag tijdens de uren van de zwemschool (17:00 tot 19:00)

3 Oranje + Wit in ondiepe bad, samen met ouders. 1 ste deel gewoon les om ouders het resultaat van hun kinderen te laten zien. De ouders worden aangemoedigd de oefeningen mee uit te voeren 2 de deel les : ludiek parcours met deelname ouders. Lichtblauw + Rood in diepe bad, samen met ouders. 1 ste deel idem als hierboven. 2 de deel les, soort wedstrijd, kampioenschap, samen met ouders. Ouders zijn kapitein van de diverse ploegen en lesgevers helpen voor het goede verloop. Vanaf 19:00 is er dan een clubkamioenschap zoals we dat al enkele jaren kennen: Geel, Groen, Donkerblauw, Eendjes, Fast-Track, Sportief, beide groepen Competitie zwemmers, eventueel zwemmers Triatlon en ouders van de zwemmers, zwemmen bv. 4 x 50 m. in aflossing of afzonderlijk = soort kampioenschap Kris stelt voor de 100 m te beperken tot 50 m voor de kleinere zwemmers. Ideeën moeten nog verder worden uitgewerkt en voorbereid; eventueel met hulp van Feestcomité! Geplande datum : 4 Juni 2016 vanaf 17 uur. Vervolgens engageert Kris zich tegen eind juni 2016 het Beleidsplan SCZ op papier te zetten. Dit plan zal een leidraad en waarde uitstralen naar al onze leden! Tot slot merkt Kris op dat SCZ in september 2016 waarschijnlijk 25 jaar bestaat?! Doen wij hier dan iets aan???? en wat???? Vraag werd gericht aan feestcomité. Valentino, als nieuwe penningmeester, kan enkel aankondigen dat ons boekjaar waarschijnlijk zal eindigen met een negatief saldo van +/ Geen leuk begin voor zijn start.. Niets meer aan de orde zijnde, sluit de voorzitter de vergadering en dankt eenieder voor zijn/haar aanwezigheid. Volgende vergadering gepland op donderdag 28 januari 2016, zelfde adres, zelfde uur. Liesbeth, secretaris SCZ. Momenteel aan de orde voor Liesbeth : Passend geschenk vinden voor afscheid Marc Fievez. Polis Arena aansprakelijkheid bestuurders aanpassen wegens benoeming Valentino. Arena contacteren over eventuele bijkomende verzekering voor deelname ouders in sport evenement op 4 Juni Sam Janssen en/of Kurt Van Calster inlichten over vervanging Marc Derese op officiële vergaderingen Sportraad.

4 To do list volgende vergadering : Wim : Bavo : Documenten in orde brengen voor publicatie van diverse wijzigingen. Mail groep Vrij zwemmen training teruggebracht naar één uur i.pl.v uur in verband met training Triatlon. Niet akkoord is retour lidgeld en schrapping in ledenlijst. Link op site vermelden naar beknopte tekst (wedstrijd)kalender : tekst Bavo. Beknopte tekst opmaken bij diverse evenementen (wedstrijd)kalender. Training Eendjes begin juli in Zaventem regelen. Datum + plaats jaarlijks Etentje Bestuur verzorgen. Liesbeth : Na publicatie in Staatsblad wijziging Raad van Bestuur in Assist. Diverse instanties verwittigen van wijziging zetel + penningmeester. Contact Arena wijziging polis : Rechtsbijstand en aansprakelijkheid Bestuurders. Contact Arena voor bijkomende polis deelname ouders aan sport evenement 4 Juni Voorbereiding standaard formulier ziekenkas tegen nieuw seizoen Marc D : Uitwerking programma wedstrijd : Gouden Eend + vinden Eend! Diverse clubs nu al warm maken voor dit evenement. Katja : Aanpassing volgende Nieuwsbrief met artikel over Zilveren Druppel, die na diverse opleidingen weer snel Gouden Druppel dient te worden. Contact beleggen met trainers i.v.m. handleiding-jaarplanning. Feestcomité medewerking vragen voor project Kris 4 Juni Kris : Verdere verfijning open-deur-clubkampioenschap evenement op 4 Juni Beleidsplan SCZ op papier tegen eind Juni 2016.

5 Huidige taken secretariaat Liesbeth Opvolging wachtlijst, nieuwelingen selecteren en uitnodigen. Controle aanwezigheidslijsten op start nieuwelingen, eventuele zwart-zwemmers en wijzigingen van groep.(verzameling werd reeds door Katja geregeld, waarvoor dank) Deze taak blijft bestaan met handmatige aanpassing lidgeld en rappels van laattijdige aanmeldingen! Uitnodigingen nieuwe seizoen + lidgelden + opvolging betaling = mail merge : Wim neemt taak over. Verplichte aanwezigheid op vergaderingen wegens Subsidie : Sportraad 3x per jaar, Marc D is bereid dit op zich te nemen = altijd in Zaventem. Verdere aanwezigheid op interne vergaderingen Sportraad werden bijgewoond door Marieke Battel, die ook wenst te stoppen. Zoek naar nieuwe kandidaat. 1 x per jaar naar jaar vergadering VZF (ook verplicht) : opvolging, graag vervanging! Was altijd in Gent, maar wordt op verzoek van diverse leden per jaar naar andere locaties overgeplaatst. Indien locatie Antwerpen wordt, altijd bereid hierheen te gaan. Verzekeringen Arena : Aangifte ongeval + opvolging naar Arena en slachtoffer : graag opvolging. Vrijwilligers verzekering : maximum 10 personen, lijst jaarlijks aanpassen en lijst bijhouden in bestand : graag opvolging. Eventueel extra verzekering aanvragen bij stage voor bijkomende neven activiteiten : graag opvolging. Opm. deze formaliteiten eisen een ondertekening van de Club secretaris! wordt dus brute pech voor mij zolang ik officieel secretaris blijf snif snif. Zal zolang nodig dus ook deze taak blijven vervullen! Contact Vlabus voor extra trainers (indien nodig) zou eventueel volgend seizoen worden overgenomen door Marieke??? Verder vulde ik bij aanwezigheid de formulieren van tussenkomst ziekenkas in, die al werden verzameld door Katja bij mijn afwezigheid. Ga hiervoor een standaard formulier ontwerpen, dat wij, na betaling, aan alle leden kunnen sturen. Tot slot verzorg ik cadeaus voor speciale gelegenheden binnen Scz en houd hier ook een lijst van bij.. Deze gelegenheden zijn sporadisch en zou ik ook nog kunnen blijven regelen. Liesbeth, secretaris SCZ.