1.1 WAT IS DE AANLEIDING VOOR EEN GEDRAGSCODE?

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Bunschoten. Nr. CVDR132708_2 12 september 2017 Gedragscode gemeente Bunschoten Voorwoord Samen sterk in normen, waarden en regels Samen sterk in normen, waarden en regels. De titel van deze gedragscode is geen simpele slagzin, er zit een gedachte achter. Wij willen het onderwerp integriteit positief benaderen. Deze gedragscode geeft de normen weer die wij als gezamenlijke organisatie hebben. De normen gaan zowel over de verhoudingen binnen onze organisatie, als over onze relatie met klanten, leveranciers en de samenleving. Integriteit is een onderwerp wat continue op de agenda blijft staan. Wij blijven integriteit ook in de toekomst in ons dagelijks handelen tonen en blijven elkaar aanspreken op gedrag. De gedragscode biedt daarvoor handvatten. Ook vraagt de gedragscode zelf om onderhoud in de toekomst, normen en waarden zijn immers geen statische begrippen. De gedragscode beschouw ik als een document geschreven voor alle medewerkers van de gemeentelijke organisatie van de gemeente Bunschoten. Hierbij onze geüpdate gedragscode en de normen die wij met elkaar delen. Jan Jennekens Gemeentesecretaris 1.1 WAT IS DE AANLEIDING VOOR EEN GEDRAGSCODE? De gedragscode is een uiting van ons gehele integriteitbeleid en beschouwen wij als een belangrijk instrument om het integriteitbeleid nu en in de toekomst vorm te geven. 1.2 INTEGRITEIT Wat verstaan we onder integriteit, mag ik dat cadeau aannemen of niet? Mag ik die graafmachine een weekendje lenen of gaat dat te ver. Kan ik de pers dat vertellen, of schaad ik daarmee de organisatie? Integriteit is veel meer dan naleving van wet- en regelgeving. Kaders van dwingende en opgelegde regels zijn noodzakelijk om ongewenst, soms zelfs strafbaar, gedrag te voorkomen. Wetten en regels geven de strikte grenzen aan van ons handelen, wat mag wel en wat mag niet? Soms schiet de letter van de wet echter tekort of is er geen wet waarin is voorgeschreven hoe te handelen. Wij zoeken het antwoord dan in de achterliggende bedoeling van de wet of in de identiteit van onze organisatie. Dat zijn normen en waarden. Bij integriteit gaat het niet slechts om juridisch verantwoord, maar ook normen en waarde gedrag. Lastige dilemma s waar elke medewerk(st)er wel eens mee te maken krijgt. 1.3 GLAZEN HUIS Je ontvangt in de kerstperiode een relatiegeschenk van een bedrijf of een burger. Een collega gebruikt de kopieermachine van de gemeente Bunschoten om het twintig bladzijden tellende werkstuk van een familielid in zevenvoud te kopiëren. Een machine van de gemeente Bunschoten wordt een uurtje in het weekend gebruikt om werkzaamheden in de eigen tuin of bij een familielid uit te voeren. Op zich geen wereldschokkende zaken, maar van de ambtenaren van de gemeente Bunschoten mag worden verwacht dat zij bij de uitvoering van haar overheidstaak verantwoord omgaat met de belastinggelden. Onpartijdigheid is daarbij vanzelfsprekend. Aan de integriteit van de overheid worden terecht zware eisen gesteld. De medewerkers van de gemeente Bunschoten werken in een glazen huis en zijn als ambtenaar zichtbaar zowel op straat als op de sociale media. Openheid en transparantie voorkomen openbare discussies over het handelen van de gemeente Bunschoten, met alle gevolgen voor de organisatie en de medewerkers van dien. Het moet binnen de gemeente Bunschoten normaal worden en zijn, dat er over dit onderwerp binnen alle onderdelen van de organisatie breed en concreet wordt gediscussieerd. Deze gedragscode biedt de medewerkers van de gemeente regels voor een aantal concrete situaties. Onvermijdelijk ontstaan er in de praktijk steeds weer nieuwe, concrete discussiepunten. Dat is niet erg, zolang de discussies maar tijdig worden gevoerd. Bespreekbaarheid van integriteitvraagstukken en een open en eerlijke communicatie tussen collega s en met de leidinggevende is een must. De belangrijkste regel is, bij twijfel, altijd overleggen met je leidinggevende en je collega s en dat je fout zit als je het niet meer aan je collega s durft te vertellen. 1.4 SAMEN STERK IN NORMEN EN WAARDEN We hebben kernwaarden bij de gemeente Bunschoten. De gedragscode geeft ons handvatten om onze eigen verantwoordelijkheid te nemen en biedt mogelijkheden om elkaar aan te spreken op gedrag. Wij weten wat wij van elkaar kunnen verwachten en waar de grenzen liggen die binnen de organisatie van belang zijn. Ook toont de gedragscode dat wij ons nu en in de toekomst verantwoordelijk voelen 1

2 voor onze gedragingen en dat wij rekening houden met de belangen van derden. Integriteit is niet slechts een simpel setje regels waaraan de medewerkers zich moeten houden. Integriteit ligt besloten in de houding en het gedrag van mensen. Het gaat om normen en waarden, een beetje integer bestaat niet. Deze gedragscode geldt voor alle medewerkers die in dienst, gedetacheerd of via een uitzendbureau in dienst van de gemeente Bunschoten zijn. 1.5 EIGEN VERANTWOORDELIJKHEID BINNEN DE ORGANISATIE, DOELSTELLING EN HET UITGEZETTE BELEID. Er is geprobeerd een balans te vinden tussen regels en de zogenoemde grijze gebieden die niet goed in regels zijn te vangen. Er zijn immers altijd situaties te bedenken die niet volledig volgens vaststaande regels zijn op te lossen. Maar, of er nu regels voor zijn of niet, iedere medewerker heeft als het om integriteit gaat zijn eigen verantwoordelijkheid. Met andere woorden, de integriteit van de organisatie wordt bepaald door de integriteit van haar medewerkers. En van leidinggevenden wordt verwacht dat zij het goede voorbeeld geven. Dat hoort bij hun verantwoordelijkheden. 2.1 OMGAAN MET INFORMATIE In de dagelijkse praktijk worden we regelmatig geconfronteerd met dilemma s. Binnen de gemeente Bunschoten circuleert veel vertrouwelijke informatie. Van verslagen, functioneringsgesprekken tot vastgoeddossiers etc. Informatie die niet voor alle ogen geschikt is. Daarom moet daar voorzichtig en zorgvuldig mee worden omgegaan. Ingaan op een uitdagende vraag van een journalist, een pikant stuk op je bureau laten slingeren, met de beste bedoelingen een nieuwtje verklappen aan een extern bureau of uit enthousiasme iets plaatsen op sociale media. Vertrouwelijke informatie kan zomaar op straat waaien. Dit is ook een persoonlijke verantwoordelijkheid, elke dag weer. Daarom is het goed om ons voortdurend af te vragen: is de informatie waarmee ik werk geheim, gevoelig of vertrouwelijk. Daarnaast is het van belang om ons, bij de dingen die we zeggen, af te vragen of dit de gemeente kan schaden of anderen kan kwetsen. Een ambtenaar van de gemeente Bunschoten: Moet informatie, geheimhouden en beveiligen. Beoordeelt zelf of informatie gevoelig is. Houd stukken die alleen voor intern gebruik zijn ook daadwerkelijk intern. Neemt zelf maatregelen om informatie te beveiligen en af te schermen. Maakt met externen die hij inhuurt afspraken over geheimhouding. Doet geen openbare uitspraken die de organisatie kunnen schaden. Plaatst geen berichten op sociale media die de organisatie kunnen schaden of vertrouwelijk zijn. Verwijst journalisten eerst door naar de afdeling communicatie. Draagt voorgesteld of vastgesteld beleid uit. Zoekt werkoverleg op en niet de pers. Doet geen uitspraken die tegengesteld zijn aan wat het bestuur of de organisatie wil. Doet geen ongewenste uitingen die de gemeente kunnen schaden of die anderen kunnen kwetsen. 2.2 NEVENFUNCTIES EN NEVENWERKZAAMHEDEN Nevenfuncties vervul je uit hoofde van je functie, dus in opdracht van de gemeente. Er is een verschil met nevenwerkzaamheden. Dat zijn alle betaalde of onbetaalde werkzaamheden waarvoor je zelf hebt gekozen, naast je baan bij de gemeente. Van het bestuur van een sportclub tot parttime baan bij een andere baas. Maatschappelijke betrokkenheid is prima. Belangenvermenging en belangenverstrengeling niet. Dat treedt op wanneer het eigenbelang of het belang van een andere organisatie strijdig is met het belang van de gemeente. Waar de grens precies ligt, hangt van zoveel factoren en variabelen af dat er geen waterdichte spelregels zijn te geven. Zelfs de schijn van belangenvermenging en belangenverstrengeling moet worden vermeden. Wij scheiden zakelijk en privé-werkzaamheden. De grenzen tussen werk en privé vervagen steeds meer. Onder werktijd besteden wij tijd aan zaken die in het dienstbelang van de gemeente Bunschoten zijn. Nevenfuncties: Inkomsten zijn voor de gemeente. Gemeentesecretaris registreert de functies. 2

3 Nevenwerkzaamheden: Geen werk doen dat je eigen functie negatief beïnvloedt of het imago van de gemeente Bunschoten kan schaden. Kies bij voorkeur voor nevenwerkzaamheden buiten de gemeentegrens. Niet adviseren over zaken waar je als ambtenaar bij betrokken bent bij een instelling. Vooraf melden bij de gemeentesecretaris, als er kans is op belangenvermenging of belangenverstrengeling. Sollicitanten en nieuwe medewerkers wordt er naar gevraagd. Aandachtspunt in de jaargesprekken. Gemeentesecretaris registreert meldingen in een register bij BMO. Gemeentesecretaris bepaalt of het toelaatbaar is. 2.3 GESCHENKEN EN UITNODIGINGEN Een balpen of een bloementje, niks mis mee. Maar een leverancier van drukwerk neemt je mee naar een restaurant voor een gezellige lunch. Hij biedt aan om de rekening ter waarde van 75 euro te voldoen. Grotere geschenken en uitnodigingen doen een beroep op de integriteit. Aanbieders willen doorgaans iets bewerkstelligen. Lekker lunchen om een opdracht te verwerven. Een reisje maken en ondertussen druk uitoefenen. Een kistje wijn voor de goede sfeer. Weer prikkelt de vraag waar ligt de grens? Onderstaande richtlijnen maken het beroemde grijze gebied een beetje minder grijs. In ieder geval is dan niet mistig wie wat krijgt en wat hij er daarmee doet. Het ontvangen van geschenken en uitnodigingen wordt door deze richtlijnen bovendien per definitie bespreekbaar. De vraag of je in moet gaan op de avances van gulle gevers en andere verleidingen, krijgt een gedeeld antwoord. De leidinggevende is op de hoogte en krijgt de kans om vooraf een knoop door te hakken. Een geschenk: Mag je als ambtenaar niet aannemen. Dat is de hoofdregel, echter: tot een waarde van 35 euro aannemen is acceptabel. Moet je melden aan je leidinggevende. Neem je niet aan in ruil voor een tegenprestatie. Lok je niet uit, net zomin als fooien en andere beloningen. Ontvang je niet op je huisadres, stuur het dan terug. Een uitnodiging: Moet je melden aan je leidinggevende. Moet redelijk en functioneel zijn. Moet een relatie hebben met het werk. Neem je niet aan in ruil voor een tegenprestatie. Neem je aan na overleg met je leidinggevende. 2.4 GEMEENTE-EIGENDOMMEN Een enkel kopietje voor de belastingdienst kan. Het complete clubblad van de voetbalvereniging drukken niet. Dat snapt iedereen. Maar meestal ligt de waarheid ergens in het midden. Wanneer wordt privé-gebruik van gemeente-eigendommen onredelijk? Vijf minuten op een gemeente-pc chatten met je vriend, een kwartier, een half uur? Het antwoord zit vaak in jezelf. Luister naar je eigen gevoel. Dat zegt vaak feilloos wat redelijk, billijk en fatsoenlijk is. Behalve met jezelf, bespreek je privé-gebruik met de leidinggevende. Deze geeft toestemming, of niet. Richtlijnen voor het omgaan met gemeente-eigendommen: Faciliteiten, zoals de kopieermachine en telefoons, zijn bedoeld voor zakelijk gebruik. Leidinggevende beslist. Deze geeft toestemming, of niet. Privé-gebruik is beperkt toegestaan. Privé-gebruik kan worden verrekend. Kaart twijfel over mate van privé-gebruik aan bij leidinggevende en collega s. Gemeentesecretaris kan steekproeven verrichten naar privé-gebruik. Opzettelijk, zonder toestemming meenemen van gemeente-eigendommen, is verduistering. Gemeente screent op gezette tijden telefoonrekeningen en internetgebruik. Misbruik wordt gestraft met een disciplinaire straf en het verhalen van de kosten. 3

4 2.5 INTERNET, INTRANET, Een medewerker bezoekt dubieuze websites, via een computer van de gemeente. Bij een routinecontrole loopt hij tegen de lamp. Waar staat letterlijk dat zijn surftochtjes verboden zijn? Nergens. Weliswaar verbiedt artikel 15:1:3 het privé-gebruik van gemeente-eigendommen. Maar beperkt privé-gebruik is geoorloofd, zolang het de functievervulling niet schaadt. Ambtenaren bepalen in eerste instantie zelf wat beperkt en onschadelijk is. Bij twijfel is het goed om met je leidinggevende en andere collega s de dialoog aan te gaan. Dat bespreken van dilemma s en aanverwante ethische kwesties kan bovendien een boeiende bezigheid zijn. Gebruikersprotocol automatiseringsmiddelen: Internet- en -faciliteiten zijn bedoeld voor zakelijk gebruik. Gebruik een privé-computer om privé te internetten en te en. Beperkt gebruik is toegestaan, in overleg met leidinggevende. Je bent zelf verantwoordelijk voor wat je op sociale media plaatst. De gemeentesecretaris mag steekproefsgewijs bestanden controleren. Een verdenking kan nader worden onderzocht. Onderzoek is gebonden aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Downloaden van illegale software is verboden. Verspreiden van racistische, seksistische en pornografische teksten en beelden is verboden, evenals het bezoeken van websites met die strekking. 2.6 AANBESTEDEN EN INTEGRITEIT De gemeente Bunschoten heeft beleid vastgesteld op het gebied van aanbesteden. Dit beleid is vastgelegd in een beleidsregel inkoop en aanbestedingsbeleid en nader uitgewerkt in een reglement inkoop en aanbestedingsbeleid. Een belangrijk onderdeel van het aanbestedingsbeleid is het onderwerp integriteit. Integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren Bestuurders en ambtenaren moeten een zakelijke relatie onderhouden met de opdrachtnemer en moeten integer zijn. Alle inkopen van de gemeente worden op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd. Te allen tijde dient de integriteit gewaarborgd te zijn. Integriteitseisen aan opdrachtnemers Naast integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren, stelt de gemeente ook eisen op het gebied van integriteit aan opdrachtnemers. Opdrachtnemers dienen betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt hij uitgesloten als (mogelijke) opdrachtnemer. 2.7 WERVING EN SELECTIE De werving en selectie van nieuw personeel vraagt om zorgvuldigheid. We willen de juiste man of vrouw op de juiste plek selecteren. Die nieuwe collega moet aan tal van voorwaarden voldoen. Dat gaat verder dan diploma s en ervaring. Hij of zij moet bijvoorbeeld de Nederlandse nationaliteit bezitten, of een verblijfsvergunning en een tewerkstellingsvergunning kunnen laten zien. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om dat te controleren. Solliciteren De sollicitant toont originele diploma s en getuigschriften. Met toestemming van de sollicitant wordt diens arbeidsverleden nagetrokken. Referenties vragen kan na toestemming van de sollicitant. De sollicitant neemt op verzoek getuigschriften en ontslagbrieven mee. Indiensttreding Een nieuwe collega moet Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) tonen. Een nieuwe collega moet geldig paspoort of identiteitskaart tonen. De werkgever neemt kopie van identiteitsbewijs op in administratie. Rijbewijs is niet geldig als identificatie, omdat een nationaliteit ontbreekt. Een niet-nederlander moet een verblijf- en tewerkstellingsvergunning tonen. Getoonde papieren moeten origineel zijn, een kopie is onvoldoende. Diefstal van bedrijfseigendommen. Fraude of omkoping van collega s, bestuurders of raadsleden. Gevaarlijk gedrag, onveilig handelen. Kortom, vuile was. Het komt in elke familie voor. Dus ook bij de gemeente Bunschoten kun je dat nooit helemaal uitsluiten. De geschiedenis leert dat een zuivere pro- 4

5 cedure geen overbodige luxe is. Klokkenluiders hoeven dan niet naar de pers te stappen of bang te zijn voor represailles, nachtkaarsen en doofpotten. Een Regeling Melding Vermoeden Misstanden is tegenwoordig verplicht voor overheidsinstanties. De geest van de wet is dat de organisatie een open klimaat schept. Daarin wordt vrijuit over normen en waarden gesproken. Wie een misstand meldt, weet zich bovendien beschermd door de Regeling Melding Vermoeden Misstanden. Deze maakt ieders rol helder, waarborgt anonimiteit en verplicht de organisatie om een onderzoek in te stellen en daarover tijdig te rapporteren. Zonodig toetst een externe commissie van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) de uitvoering van de regeling. Misstanden zijn onder meer: Strafbaar feit. Schending regelgeving of beleidsregels. Misleiden van justitie. Gevaar voor volksgezondheid of milieu. Bewust achterhouden van informatie. De Regeling Melding Vermoeden Misstanden op hoofdlijnen Misdrijf: aangifte wettelijk verplicht, door de gemeentesecretaris. Misstand: melden bij leidinggevende of vertrouwenspersoon. Ook in lichte gevallen, zoals diefstal kantoorartikelen. Vertrouwenspersoon waarborgt anonimiteit, indien de melder dit wenst. Leidinggevende of de vertrouwenspersoon meldt misstand direct aan gemeentesecretaris. Gemeentesecretaris stelt direct onderzoek in. Onderzoek kan worden verricht door accountant of extern expert. Standpunt gemeentesecretaris is binnen zes weken bekend. Klokkenluider wordt geïnformeerd over standpunt gemeentesecretaris. Klokkenluider ontevreden: beroep mogelijk bij externe commissie. Uitzonderlijke gevallen: misstand rechtstreeks melden bij commissie. Wie klakkeloos naar de pers stapt, riskeert rechtspositionele maatregelen. De melding moet te goeder trouw zijn. Een melder die zelf betrokken is bij de misstand gaat niet vrijuit. 3 REGELING MELDING VERMOEDEN MISSTANDEN Misstanden in de organisatie, schendingen van integriteit, ongewenste omgangsvormen zoals discriminatie, pesten, racisme, machtsmisbruik, pesterijen, vormen van agressief gedrag en seksuele intimidatie. Gedrag wat wij als organisatie niet accepteren. Je kunt laten blijken dat je niet gediend bent van dit gedrag. Maar als je niets kunt zeggen doordat je bijvoorbeeld in een afhankelijke positie verkeert, dan kun je er met anderen over praten. Neem geen genoegen met opmerkingen als zo erg zal het niet bedoeld zijn.. Je kunt het melden bij een leidinggevende, of rechtstreeks aan het college van Burgemeester en Wethouders. Soms is dat een lastige stap. Je twijfelt wellicht aan je eigen oordeel. Je hebt al bij je leidinggevende aan de bel getrokken, maar je vindt diens reactie onbevredigend. Dan kun je met het verhaal naar de vertrouwenspersoon stappen. De vertrouwenspersoon Waarborgt anonimiteit, indien gewenst. Is praatpaal voor vermoedens, wegwijzer voor meldingen. Is een onpartijdig meldpunt. Rapporteert jaarlijks aan college, registratiepunt integriteit en OR. De klachtencommissie is onafhankelijk, heeft dus geen binding met klager of aangeklaagde. Onderzoekt de klacht. Houdt besloten zittingen. Hoort klager en aangeklaagde. Geeft de gemeentesecretaris advies over afhandeling van de zaak. De gemeentesecretaris neemt een besluit. 4 VERTROUWENSPERSOON 5 SANCTIES Wie niet integer werkt, pleegt plichtsverzuim. Dat kan een disciplinaire straf tot gevolg hebben. De zwaarte van de straffen varieert. 5

6 Van een schriftelijke berisping tot schorsing en strafontslag. Een misdrijf wordt aangegeven bij de politie. Bezoekadres Gemeentehuis: Stadsspui 1 Postadres: Postbus 200, 3750 GE Bunschoten-Spakenburg Telefoon: Website: 6