Samen bereiken we het beste resultaat

Transcriptie

1 Productiehandleiding Samen bereiken we het beste resultaat NL2014_01

2 Productiehandleiding Data-aanlevering Onze workflowsystemen ondersteunen de data-aanlevering van drukklare pdf-bestanden. Via onze 24x7 beschikbare gebruiksvriendelijke workflowmanagementsystemen kunt u, afhankelijk van productiedeadlines, uw productiedata aanleveren, bekijken en vrijgeven voor productie. Onze workflowmanagementsystemen met geïntegreerde preflightservice beschikken over webupload- en ftp-datatransferaanlevermogelijkheden inclusief webapprovaltools. Neemt u voor de mogelijkheden contact op met uw ordermanager. PDF: creatie en controle Wij kunnen uw pagina s probleemloos verwerken als u ze aanlevert als PDF 1.3 conform de Ghent PDF Workgroup-specificaties. Lees meer vanaf pagina 3... Waaraan moet de opmaak nog meer voldoen? Bovenop de GWG-specificaties moeten de pagina s voldoen aan orderspecifieke kenmerken. De Roto Smeets-richtlijnen geven praktische specificaties voor het opzetten van de lay-out, maatvoering, tekst en versiewissel, documentstructuur en bestandsnaam. Lees meer vanaf pagina 4... Colourmanagement Wij conformeren ons aan de kleurprofielen van de ECI voor zover deze beschikbaar zijn voor de diverse papierklasses. In de praktijk is bewezen dat met deze profielen, gebaseerd op ISO- standaard , zeer hoogwaardige kwaliteit bereikt kan worden. Lees meer vanaf pagina 7... Proofing en afstemming Om de kwaliteit te waarborgen, vindt er voorafgaand aan de 1e productie door het aanleverende prepressbedrijf een afstemmingstest plaats met de Roto Smeets-drukkerij. Daarnaast beschikt Roto Smeets over diverse softproofingmogelijkheden om de productiestart en vrijgave van de aangeleverde pdf-data online te beoordelen. Lees meer vanaf pagina Workflowsysteem Roto Smeets beschikt over breed scala aan geautomatiseerde data-aanleveringsfaciliteiten voor uw drukgerede pdf-data- en adresverwerkingsbestanden. Het is niet noodzakelijk uw bestanden vooraf te comprimeren (zip). Lees meer vanaf pagina

3 PDF: CREATIE EN CONTROLE Roto Smeets accepteert pdf-bestanden onder de volgende voorwaarden: Grafische inhoud en filenaam voldoen aan de Roto Smeets-richtlijnen. Tekst is uitgevoerd in fonts of lettercontouren en kritisch lijnwerk is uitgevoerd in vectoren. Pdf is visueel gecontroleerd met overdruk aan in Adobe Reader 9 of hoger. Pdf bevat een trimbox conform het nettoformaat. Pdf wordt goedgekeurd door de preflightapplicatie met het voor de drukorder overeengekomen Ghent PDF Workgroup-profiel. Wat zijn de Ghent PDF Workgroupspecificaties? De Ghent PDF Workgroup (GWG) is een internationaal platform voor de ontwikkeling van processpecificaties voor grafische workflows ( Hoe kan ik ze toepassen in de paginaopmaak? De GWG-specificaties zijn beschikbaar als instellingen voor de bekendste grafische applicaties. U kunt ze hier downloaden, installeren en ermee produceren. Binnen een applicatie (bv. Adobe InDesign) kunnen de pagina s worden opgemaakt met gebruik van alle beschikbare functies (inclusief bv. transparantie en lagen). De GWG-instelling zorgt ervoor dat de output als PDF 1.3 wordt geschreven en dat het merendeel van de grafische kenmerken past bij het marktsegment dat aan de orde is. Hoe weet ik zeker dat het werkt? Volledige zekerheid over de correcte verwerkbaarheid kunt u krijgen door de pdf te controleren met een preflightapplicatie, bv. Enfocus PitStop en Acrobat Preflight, geladen met de relevante GWG-instelling. Die specificaties garanderen een betrouwbare productie van fotograaf tot drukker. Dit gebeurt door op de praktijk gestoelde eisen te stellen aan diverse grafische kenmerken. De actuele GWG-specificaties zijn gebaseerd op PDF/X-1a, de ISO specificatie voor grafische toepassing van PDF 1.3. In de specificaties geldt een onderscheid tussen diverse marktsegmenten, waarvan voor Roto Smeets relevant zijn: SheetCmyk_1v4 vellenoffset; SheetSpotHiRes_1v4 vellenoffset; WebCmykHires_1v4 rotatie offset en diepdruk; WebSpotHires_1v4 rotatie offset en diepdruk; MagazineAds_1v4 advertenties. Hoe kom ik aan de specificaties? De actuele GWG-PDF-specificaties zijn op onze website te downloaden. Overdrukcontrole Voor gecertificeerde PDF 1.3 dient de proef gemaakt te zijn conform de PDF/X-overdruknorm. Controle hierop is mogelijk, bijvoorbeeld met pdfxoverprint-expert.eps. U kunt deze controlestrip en de handleiding downloaden op geen correcte overprintweergave correcte overprintweergave 3

4 WAARAAN MOET DE OPMAAK NOG MEER VOLDOEN? Datalay-out Eén enkele pagina per bestand. Alle pagina s van een order dienen gelijk te zijn m.b.t. nettoformaat, zetspiegel, overvul en snijtekens. Zetspiegel minimummarge: kop, zij en staart 5 mm, rug 8 mm. Aflopend drukwerk: pagina gecentreerd, overvul 5 mm, snijtekenafstand 5 mm, registratie gecentreerd. Niet-aflopend en ongetrimd drukwerk: pagina gecentreerd, 5 mm witmarge aan kop, zij en staart t.o.v. het productformaat, snijtekenafstand minimaal 8 pt, registratie gecentreerd. De specificaties voor zetspiegel, overvul en snijtekens gelden ook voor advertenties in alle afmetingen. Beeldverlies garenloos gebrocheerde producten Bij garenloos gebrocheerde producten dient men er rekening mee te houden dat er beeldverlies in het midden tussen coverpagina 2 en de eerste pagina van het binnenwerk plaatsvindt. Indien er doorlopende beelden en/of teksten zijn, dient hiermee rekening gehouden te worden. Zie onderstaande voorbeelden ter illustratie. Neem voor meer informatie contact op met uw ordermanager. Pagina 2 omslag Pagina 1 binnenwerk 2 x 6 mm voor zijbelijming waardoor bij overlopende pagina s beeld verloren gaat linkerpagina rechterpagina 2 x 6 mm voor zijbelijming inclusief platril waardoor bij doorlopende afbeeldingen 6 mm beeld verloren gaat. Omslagen Alle onderdelen, ook uitvouwen ( flappen ), als enkele paginabestanden. Voor garenloos brocheren, de rug plaatsen in het bestand van de voorpagina buiten het nettoformaat. De breedte van de trimbox dient hier inclusief rug te zijn. Pagina 2 omslag Pagina 1 binnenwerk Beeld 2 x 6 mm uit elkaar geplaatst zodat er door de zijbelijming geen beeld verloren gaat Beeld 2 x 6 mm uit elkaar geplaatst zodat er door de zijbelijming geen beeld verloren gaat. buitenomslag garenloos brocheren 4

5 WAARAAN MOET DE OPMAAK NOG MEER VOLDOEN? Minimale maatvoering lijnwerk Lijndikte in enkele kleur voor offset: 0,10 mm. Lijndikte in enkele kleur voor diepdruk: 0,15 mm. Lijndikte in meerkleur: 0,20 mm. Positieve tekst in enkele kleur: 6 pt. Positieve tekst in meerkleur: 9 pt. Negatieve tekst: schreefloos 9 pt vet, schreef 12 pt. Kleuroverlap ( trapping ): 0,05 mm (0,144 pt). Maximum kleurwaarde fonts De maximale CMYK-kleurwaarde is 240%. Zwarte fonts in kleurendruk bij voorkeur samenstellen uit CMYK = %. Tekstwissels rotatie De wisselende pagina s worden als complete fullcolourbestanden geleverd, zoals voor een enkele editie. Tekstwissels diepdruk en vellenoffset Pagina s worden bij voorkeur aangeleverd als basis + tekst. Basis bevat alle niet-wisselende items. Tekst bevat wisselende tekst en vectorlijnwerk. De datalay-out van basis en tekst moet exact gelijk zijn (nettoformaat, overvul en snijtekens). Wisselende negatieve tekstboxen als volgt uitvoeren: - basis: is wit onder de wisselende tekstboxen; - tekst: tekstboxen overlappen aansluitende objecten in basis met 0,10 mm. Filenamen voor drukgerede data Een consequente naamgeving van bestanden is van belang bij de geautomatiseerde verwerking van uw bestanden. De filenamen dienen in overleg met de drukkerij te worden overeengekomen. Toegestane karakters zijn: letters, cijfers, koppeltekens (-) en underscores (_). Spaties of vreemde tekens (,?/*\({ >=#: ) zijn niet toegestaan. Het paginanummer staat bij voorkeur achteraan en voorzien van de aanduiding _p. Het aantal cijfers is gelijk aan het hoogste paginanummer van de drukorder. De filetype-extensie is verplicht. - PDF.pdf - TIFF.tif (alleen diepdruk) - TIFF/IT.ct,.lw,.hc,.fp of.ict,.ilw,.ihc,.ifp (alleen diepdruk) Voorbeeld gewenste naamgeving Standaard naamgeving: orderidentiteit_p001.pdf Correctiepagina s: orderidentiteit_p001_c1.pdf ( bij 1e correctie) orderidentiteit_p001_c2.pdf ( bij 2e correctie) Naamgeving wisselpagina s: orderidentiteit_p001_eng.pdf orderidentiteit_p001_fr.pdf Correctie wisselpagina s: orderidentiteit_p001_eng_c1.pdf ( bij 1e corr.) orderidentiteit_p001_eng_c2.pdf ( bij 2e corr.) Gebruik s.v.p. geen vreemde karakters zoals,?/*\({ >=#: in uw bestandsnamen. basis tekst Engels tekst Frans * Lees ook het naamgevingsadvies voor taalwissels in dit hoofdstuk. 5

6 WAARAAN MOET DE OPMAAK NOG MEER VOLDOEN? Naamgevingsadvies taalwissels Voor een correcte verwerking van taalwissels moeten de bestandsnamen voorzien zijn van een duidelijke taalaanduiding. Enkele editie: orderidentiteit_p001.pdf Order met wissels: orderidentiteit_p001_eng.pdf orderidentiteit_p001_fr.pdf Gebruikt u daarbij bij voorkeur onderstaande afkortingen. Afkortingen landen AR Argentinië CZ Tsjechië PL Polen AT Oostenrijk DE Duitsland PT Portugal BE België DK Denemarken PY Paraguay BO Bolivia EC Ecuador RO Roemenië BR Brazilië ENG Engeland RU Rusland BY Wit-Rusland ES Spanje SCO Schotland CA Canada FI Finland SE Zweden CH Zwitserland FR Frankrijk TR Turkije CHI Zwitsers Italiaans IE Ierland UA Oekraine CHF Zwitsers Frans IT Italië US VS (Verenigde Staten) CHD Zwitsers Duits KZ Kazachstan UY Uruguay CL Chili MX Mexico VE Venezuela CO Columbia NIE Noord-Ierland VN Vietnam CR Costa Rica NL Nederland WAL Wales CU Cuba NO Noorwegen 6

7 COLOURMANAGEMENT Voor offset conformeert Roto Smeets zich aan de beschikbare ECI-profielen, die gebaseerd zijn op ISO U kunt deze op onze website downloaden. Gebruik daarom deze profielen voor het maken van kleurproeven en voor kleurconversie van RGB naar CMYK (aanbevolen wordt relatief kleurmetrische rendering). In de kleurprofielen is een papiertintsimulatie opgenomen. Binnen één papierklasse, in het bijzonder bij de LWC-papieren, kunnen echter aanzienlijke verschillen voorkomen in papiertinten en deze kunnen ook op verschillende proefsystemen een nuance anders worden weergegeven. Voor diepdruk adviseert Roto Smeets de bedrijfseigen profielen. U kunt deze op onze website downloaden. Verder is het mogelijk om in overleg data en proeven aan te leveren conform de PSR-standaard (Process Standard Rotogravure). Het gebruik van kleurprofielen garandeert niet dat uw proef overeenkomt met ons drukresultaat. Het is daarom noodzakelijk om met ons een proefafstemming te regelen (zie pagina Proofing en Afstemming ). Verder is het noodzakelijk dat u op elke proef een FOGRA MediaWedge 3.0 ( plaatst en een overprintcontrolestrip: pdf-overprint-expert.eps (zie pagina PDF: creatie en controle ). Onderstaand vindt u een overzicht van de verschillende papierklassen en de toepassing van kleurprofielen. De diverse kleurprofielen kunt u van onze website downloaden. Vellenoffset Papierklasse Profiel Fogra Papiertype Gestreken ISO Coated V2 300 (ECI) 39 PT 1/2 Ongestreken PSO Uncoated ISO12647(ECI) 47 PT 4 Biotop ISO Uncoated Yellowish 30 PT 5 Rotatieoffset Papierklasse Profiel Fogra Papiertype WFC (woodfree coated) ISO Coated V2 300 (ECI) 39 PT1/2 LWC (light weight coated) PSO LWC Improved (ECI) 45 PT 3 SC (super calandered) SC Paper (ECI) 40 SC MFC (machine finished coated) PSO MFC Paper (ECI) 41 MFC INP (improved newsprint) PSO_INP_Paper_eci.icc - PT 4 SNP (standard newsprint) PSO SNP paper (ECI).icc - SNP WFU (woodfree uncoated) weboffset_rs0210_wfu.icc - PT4 Diepdruk Papierklasse Profiel Brightness LWC extra wit RSgravureXWC >84 LWC wit RSgravureWC LWC standaard RSgravureLWC <74 SC wit RSgravureXSC 73 SC standaard RSgravureSC < 73 NP wit RSgravureXNP 68 NP standaard RSgravureNP < 68 7

8 COLOURMANAGEMENT Voor kritische kleurweergave is het gebruik van een correct kleurprofiel zowel voor de kleurconversie van RGB naar CMYK als voor hardcopyproofing en softproofing noodzakelijk. Het profiel varieert per drukproces (vellenoffset, rotatieoffset, diepdruk) en papiersoort. In het geval deze informatie niet beschikbaar is, kan als kleurprofiel ISOcoated_v2_300_eci.icc gebruikt worden maar moet er rekening mee worden gehouden dat er kleurafwijkingen kunnen ontstaan bij gebruik van andere dan gecoate papiersoorten. CMYK beeldopbouw De maximumkleurwaarde van CMYK-beeld conform de kleurprofielen op is: 340% voor diepdruk op alle papieren. 330% voor vellenoffset op WFC. 320% voor vellenoffset op Uncoated. 300% voor rotatieoffset op WFC en LWC. 280% voor rotatieoffset op MFC. 270% voor rotatieoffset op SC. 260% voor rotatieoffset op Newsprint. Vrijstaand beeld: tintwaarde aan de rand voor offset minimaal 3%, voor diepdruk 5%. Registergevoelige beelden dienen in zo weinig mogelijk proceskleuren te worden opgebouwd; bijvoorbeeld visgraatkostuums in enkel zwart. Beelden voor diepdruk op ongestreken papieren dienen in skeletzwart te zijn uitgevoerd conform het RSgravureSC ICC-profiel; sepia-achtige beelden zijn ook skeletzwart conform onderstaande tabel. Zwart is dominant % zwart max. % C, M, Y *) *) alle tintwaarden toegestaan Kleur is dominant % C, M, Y max. % zwart *) *) alle tintwaarden toegestaan 8

9 COLOURMANAGEMENT Toelichting papierklasse beschrijving offset De diverse papiersoorten zijn op basis van eigenschappen geclassificeerd in papierklasse s. Op basis van de eigenschappen van de papierklasse zijn diverse kleurprofielen beschikbaar die u kunt dowloaden op de Rotosmeets/RSGrafiServices en Senefelder-websites. Dit document geeft een toelichting op de gebruikte papierclassificatieafkortingen. Een overzicht van de afkortingen. Rotatieoffset Papierklasse Profiel Fogra Papiertype WFC (woodfree coated) ISO Coated V2 300 (ECI) 39 PT1/2 LWC (light weight coated) PSO LWC Improved (ECI) 45 PT 3 SC (super calandered) SC Paper (ECI) 40 SC MFC (machine finished coated) PSO MFC Paper (ECI) 41 MFC INP (improved newsprint) PSO_INP_Paper_eci.icc - PT 4 SNP (standard newsprint) PSO SNP paper (ECI).icc - SNP WFU (woodfree uncoated) weboffset_rs0210_wfu.icc - PT 4 Vellenoffset Papierklasse Profiel Fogra Papiertype Gestreken (LWC, WFC, SC, MFC) ISO Coated V2 300 (ECI) 39 PT 1/2 Ongestreken (WFU) PSO Uncoated ISO12647(ECI) 47 PT 4 Biotop (INP, SNP) ISO Uncoated Yellowish 30 PT 5 Voor kritische kleurweergave is het gebruik van een correct kleurprofiel zowel voor de kleurconversie van RGB naar CMYK als voor hardcopyproofing en softproofing noodzakelijk. Het profiel varieert per drukproces (vellenoffset, rotatieoffset, diepdruk) en papiersoort. In het geval deze informatie niet beschikbaar is, kan als kleurprofiel ISOcoated_v2_300_eci.icc gebruikt worden maar moet er rekening mee worden gehouden dat er kleurafwijkingen kunnen ontstaan bij gebruik van andere dan gecoate papiersoorten. Omschrijving diverse papierklassen WFC: houtvrij mc Verkrijgbaar in glans (gesatineerd), zijde (silk) of matte afwerking. Dit papier bestaat uit cellulose, verkregen uit chemische pulp. Een coating wordt tweezijdig en dubbelgestreken aangebracht. Deze laag bestaat hoofdzakelijk uit chinaclay en bindmiddel. Hierdoor wordt de drukkwaliteit verbeterd. Het is dan ook de meest aansprekende witte papiersoort die er bestaat. Ook vergeelt dit papier minder snel. In de lichte gramsgewichten onder de 90 grams speelt de doorschijnendheid, ook wel opaciteit genoemd, een grote rol. Vooral in banen met een zware bedrukking. LWC: houthoudend en licht houthoudend mc Deze papiersoorten bestaan vooral uit houtslijp (mechanische pulp), meestal met een beperkt aandeel chemische pulp. Komt het aandeel houtslijp onder een bepaald percentage, dus een grote toevoeging van chemische pulp, dan spreken we van licht houthoudend papier, ook wel superwit genoemd. Dit papier is er in een gesatineerde en matte uitvoering. 9

10 COLOURMANAGEMENT In deze papiergroep vallen: licht houthoudend gesatineerd/silk/mat; praktisch houtvrij gesatineerd/silk/mat; houthoudend gesatineerd/silk/mat extra wit; houthoudend mc recycled extra wit. MFC: machine finished coated/filmcoated In deze papiergroep valt houthoudend licht gestreken mfc met opdikkende eigenschappen. Hierdoor voelt het zwaarder/dikker aan dan dat het in werkelijkheid is. Dit is een LWC met een lichte strijklaag. Het papier is minder glanzend, maar goedkoper. De coating wordt inline aangebracht op de papiermachine. SC: super calandered Dit is een gestreken papier in houthoudende (mechanische pulp) kwaliteit, supergecalanderd met als resultaat een glad en glanzend papier. Nadeel is de slapte en de afnemende runability (snelheid waarmee het papier door de pers loopt). Duurdere kwaliteiten van gesatineerd papier bevatten hogere percentages van chemische pulp, wat resulteert in een hoger niveau van helderheid. Deze groep omvat in oplopende volgorde van helderheid en kosten: SC-B SC-A SC-Cat SC-Cat + INP: improved newsprint, ook wel verbeterd courant genoemd (ISO 65 en hoger) Dit is een ongestreken papier, hoofdzakelijk gemaakt van mechanische pulp, gewoonlijk met een percentage gerecycleerde pulp en soms chemische pulp. In deze papiergroep valt verbeterd courant en houthoudend offset recycled extra wit. Het is een eenvoudige papiersoort in een houthoudende samenstelling of recycled. Het verschil met standaard krantenpapier is dat verbeterd courantpapier een hogere witheid en een minder open oppervlak heeft (wat resulteert in minder inktabsorptie in de vezels van het papier). SNP: standard newsprint In deze papiergroep valt verbeterd courant (tot ISO 65). Standaard krantenpapier bevat weinig of geen chemische pulp en is samengesteld uit mechanische pulp uit een verscheidenheid van houtsoorten waaruit lignine niet chemisch is verwijderd. De lignine zorgt ervoor dat het papier snel broos en geel wordt bij blootstelling aan lucht en/of zonlicht. Traditioneel werd krantenpapier gemaakt van vezels uit verschillende soorten zachthoutbomen (meestal sparren, dennen, balsem of pine). Een toenemend percentage van krantenpapier wordt gemaakt van gerecyclede vezels. WFU: woodfree uncoated In deze papiergroep valt houtvrij offset. In bijna alle papiersoorten vormen cellulose en hout de basisgrondstoffen. De verhouding hiertussen bepaalt of het een houtvrije of houthoudende papiersoort is. Bij gebruik van weinig hout en veel cellulose spreken we van houtvrij en andersom spreken we van houthoudend. Houtvrije papiersoorten zijn iets minder ruw en iets witter dan houthoudende papiersoorten. 10

11 PROOFING EN AFSTEMMING Kleurproefafstemming op Roto Smeets-oplage Voorafgaand aan de productie voert het aanleverende prepressbedrijf een afstemmingstest uit als het prepressbedrijf voor de eerste maal aanlevert aan een Roto Smeets-drukkerij. De procedure wordt herhaald als t.o.v. reeds bestaande specificaties ten minste één van de volgende condities is gewijzigd: drukprocedé; papierklasse; prepressbedrijf; soort data; kwaliteit van de proef. Voor het afstemmen van de proef op de oplagereferentie voor offset of voor diepdruk past Roto Smeets de volgende procedure toe: Het prepressbedrijf neemt contact op met de drukkerij voor een referentieproef. Het prepressbedrijf downloadt van het relevante kleurprofiel en VisualCMYK.pdf. U kunt deze downloaden op onze website (zie pagina Proofing en Afstemming ). Het prepressbedrijf levert een afgestemde proef van VisualCMYK.pdf, in tweevoud. De drukkerij autoriseert en retourneert één proef. Kleurproefafstemming via GMG-colorserver Deze methode geldt alleen voor diepdrukopdrachten, als de proef vanwege een goede reden niet kan worden afgestemd op de Roto Smeets-diepdrukreferentie. Het prepressbedrijf downloadt op onze website de VisualCMYK.pdf en de ECI2002.pdf testvorm. Vervolgens voegt u bij de productie een proef van beide pdf s. 11

12 WORKFLOWSYSTEEM Mediaportal data-aanlevering Ons mediaportalworkflowsysteem ondersteunt zowel ftp- als webuploaddata-aanlevering. M.b.v. uw persoonlijke login kunt u data aanleveren en bekijken. Uw pdf-bestanden worden direct na aanlevering automatisch technisch gecontroleerd door onze preflightservice. Als onze preflightservice technische fouten ontdekt, krijgt u een errormelding. Bestanden waarin technische fouten worden ontdekt, gaan niet automatisch onze workflow in en zullen door u óf opnieuw aangeleverd moeten worden (correctiepagina) óf online handmatig moeten worden goedgekeurd. De inhoudelijke controle van de aangeleverde pdf s is te allen tijde uw eigen verantwoordelijkheid. Een consequente naamgeving van bestanden is van belang bij de geautomatiseerde verwerking van uw bestanden. Bij een inconsequente naamgeving zal het workflowsysteem meldingen geven dat de paginas niet verwerkt kunnen worden. Leest u daarvoor het naamgevingsadvies op pagina 5 van deze handleiding. Contentcontrole en paginavrijgave Het Roto Smeets-mediaportal biedt de mogelijkheid om indien er onverhoopt errors geconstateerd worden tijdens de aanlevering van uw productiedata de preflightresultaten van de aangeleverde pagina s online in ons mediaportal te bekijken en eventueel handmatig vrij te geven voor productie. Daarnaast heeft Roto Smeets online proofingmogelijkheden op uw geripte pagina, waarin u de pagina inhoudelijk kunt controleren en indien gevraagd vrijgeven voor productie. In principe is onze workflow zo geautomatiseerd dat u binnen enkele minuten na aanlevering via ons mediaportal de door u aangeleverde data in ons KODAK INSITE Prepress Portal reeds kunt beoordelen en goedkeuren. U krijgt dus direct feedback op uw pagina-aanlevering van ons mediaportal of Insiteproofingsysteem. Het geautomatiseerde proces vereist echter wel nauwkeurige bestandsnamen, zodat het systeem de pagina s automatisch kan verwerken. Indien u een vergissing vaststelt op een pagina, kunt u de data afkeuren en in overleg met de productielocatie een correctiepagina sturen. Neemt u daarbij in alle gevallen contact op met uw ordermanager. Adresverwerking SmartOnline Ons mediaportal ondersteunt een geautomatiseerde adresverwerking via onze eigen inhouse ontwikkelde SmartOnline-module. Richtlijnen aanlevering adresseergegevens Algemeen Alle vestigingen van Roto Smeets beschikken over mogelijkheden tot dataverwerking van digitale adresbestanden met als doel drukwerk van adresinformatie te voorzien. Alle toebehoren zoals postlijsten, rolcontainerkaarten, palletkaarten en etiketten kunnen daarmee aangemaakt worden. Nederlandse adressen kunnen worden gesorteerd voor aanbieding aan diverse postverspreiders, waaronder PostNL en Sandd. Ook voor internationale verspreiding is sorteerexpertise in huis. Sorteermethodieken zoals gehanteerd door Deutsche Post (Infopost en Pressepost), bpost (België), Swedish Post en Bring Citymail (Zweden) behoren, in overleg, tot de mogelijkheden. 12

13 WORKFLOWSYSTEEM Aanleverwijze Adresbestanden kunnen het veiligst worden aangeleverd via de mediaportal van Roto Smeets. Dit kan rechtstreeks via de website ( of via ftp (ftp://ftp4.rotosmeets.com). Ter vergroting van de zekerheid worden de bestanden direct aan een lopende uitgave gekoppeld en is aanlevering alleen mogelijk via een login die per klant verstrekt wordt. De Roto Smeets-mediaportal is, voor de aanlevering van adresbestanden, beveiligd via HTTPS zodat de overdracht van gegevens en de toegang tot de mediaportal via een beveiligde verbinding verloopt. Neem s.v.p. contact op met uw ordermanager voor verdere afstemming en om een aanleveraccount te ontvangen. Aanlevermoment van adresbestanden aan de mediaportal: minimaal 3 dagen voor aanvang verzendklaar maken. Als gevolg van afwijkende sorteringen of voormeldprocedures bij postbedrijven kan een eerder aanlevermoment nodig zijn. Specificaties bestandsformaat en inhoud ANSI/ASCII-text (*.txt): vaste veldlengte of gescheiden door tab, pipe of puntkomma..dbf-bestanden (dbase), in overleg. Excel-bestanden (vanaf versie Excel 2002) mogen worden aangeleverd indien vooraf afgestemd. Maximale recordlengte: 1000 karakters. Eén adres per regel/record/rij. Alle te gebruiken velden dienen bij ieder adres op vaste posities te staan. Comprimeren van data is in principe niet nodig: standaard zipbestanden (d.w.z. geen wachtwoordbeveiliging, geen gecomprimeerde mappen en geen verborgen bestanden) kunnen worden aangeleverd en zonder meerkosten worden verwerkt. Het maximale aantal te printen karakters per regel en aantal regels hangt af van de beschikbare printruimte. Een veldlengte van maximaal 35 posities geniet de voorkeur. Consequentie: velden die niet binnen de beschikbare ruimte kunnen worden geprint, worden op een vaste positie gesplitst of afgekapt. Indien van toepassing: lever het aantal exemplaren per adres in een apart veld aan. Indien buitenlandse adressen in het bestand voorkomen: Voeg een veld toe met bij alle adressen landnamen of ISO-landcodes. Als adressen op basis van postcodes gesorteerd moeten worden: lever de postcode in een apart veld aan. Vóór de eerste aanlevering of in geval van wijzigingen Bij de eerste samenwerking of wijziging in de bestandsopbouw dienen vooraf testbestanden te worden aangeboden om de verwerkbaarheid te toetsen. Stuur tijdig een duidelijke beschrijving van de bestandsindeling (inclusief maximale veldlengte bij tekengescheiden of Excel-bestanden) en geef aan welke velden geprint moeten worden. Informeer ons over (wijziging van) sorteermethode, postverspreider, verzendmethode, productcode, etc. vóórdat de (test)adressen worden aangeleverd. Als het retouradres moet worden geprint tijdens het adresseren: geef het retouradres inclusief naam aan ons door. Bij iedere aanlevering Vermeld per (zie contactpagina voor het juiste adres) het aantal records per bestand, zodat gedurende de verwerking hierop gecontroleerd kan worden. Roto Smeets is niet verantwoordelijk voor de inhoud van de aangeleverde adresbestanden. 13

14 WORKFLOWSYSTEEM Wat doen wij met uw data? Roto Smeets begrijpt dat uw adresgegevens belangrijke persoonsgebonden informatie bevatten. Wij waken over uw adresgegevens ter voorkoming van misbruik. Wij zullen de aangeleverde adresbestanden na adressering van onze systemen verwijderen, zodat deze niet onnodig lang op onze systemen worden bewaard. Ook zijn onze systemen afgeschermd en kunnen alleen Roto Smeets-medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de adresverwerking uw bestanden benaderen. De serverruimte waar uw data tot productie is geplaatst, staat in een afgesloten, geconditioneerde en beveiligde ruimte zodat medewerkers die niet betrokken zijn bij de verwerking van uw bestanden ook fysiek geen toegang hebben tot uw bestanden. Neemt u bij vragen contact op met uw ordermanager. 14

15 CONTACT Roto Smeets Deventer/Etten Testcoördinatie/technisch contact Hans Stegeman +31 (0) Henk van Dragt +31 (0) Roto Smeets Weert Prepress specialisten Datasupport +31 (0) Prepressondersteuning Erik Kollee +31 (0) Color management Jos Hendriks +31 (0)