Syllabus Adlib toepassen en gebruik

Transcriptie

1 ADLIB TOEPASSEN EN GEBRUIK : SYLLABUS 1. Kennismaking met Adlib Museum Plus 1.1. Wat is Adlib Museum Plus 1.2. Softwareversie en applicatieversie 1.3. De gebruikersinterface 2. Basishandelingen bij het registreren 2.1. Terugzoeken van een fiche met de zoekassistent Wijzigen van een bestaande fiche 2.3. Invoeren van een nieuwe fiche 2.4. Soorten velden 2.5. Velden kiezen uit een lijst 2.6. Herhalen van een veld of een groepje velden 3. Validatie van velden 3.1. Wat zijn gevalideerde velden? 3.2. Toevoegen van lijsten 4. Gebruik van een thesaurus 4.1. Wat is een thesaurus 4.2. Relaties in de thesaurus 5. Koppelen van afbeeldingen 5.1. Beeldmateriaal 5.2. Koppelen van afbeeldingen 5.3. Praktische werkwijze 6. Afdrukken van records 6.1. Algemeen 6.2. Gebruik van de afdrukassistent 7. Aanvullingen 7.1. Aanpassen van de Adlib gebruikersinterface 7.2. Adlib Database structuur 7.3. Recordlocks in Adlib 7.4. Mappenstructuur in Adlib Appendices A1. Overzicht gebruikte knoppen A2. Nuttige links pag. 1

2

3 Adlib toepassen en gebruik : Syllabus MovE (Musea Oost-Vlaanderen in Evolutie) is een initiatief van de provincie Oost-Vlaanderen om registratie en ontsluiting van de Oost-Vlaamse museumcollecties te bevorderen. Voor de registratie wordt standaard gewerkt met Adlib. Deze syllabus kadert in de opleidingen die MovE verzorgt voor de museummedewerkers om met deze registratiesoftware van start te gaan. Meer informatie over MovE vind je op de website Een lijst van deze en andere interessante websites vind je in appendix A2. 1. Kennismaking met Adlib Museum Plus 1.1. Wat is Adlib Museum Plus Adlib Museum Plus is een registratieprogramma dat gebruikt wordt om collecties te registreren. Het is een commercieel programma van de firma Adlib Information Systems (kort Adlib) met hoofdzetel in Nederland. De kostprijs hangt af van het aantal gelijktijdige gebruikers die van het programma willen gebruik maken. Voor elke gebruiker heb je een licentie nodig. Het programma wordt in Vlaanderen en Nederland veel gebruikt. MovE biedt hosting en ondersteuning aan van deze software voor de Oost-Vlaamse musea. Deze cursus is dan ook gericht op het leren werken met dit programma. Adlib Museum Plus is de meest uitgebreide versie van de Adlib Museum software. Er zijn ook minder uitgebreide, goedkopere versies. Op de website van Adlib (zie nuttige links in appendix A2) vind je meer informatie over Adlib Museum Plus en de andere software die door de firma verdeeld wordt. Je kan er ondermeer ook een gratis versie, demo-versies en uitgebreide handleidingen downloaden. Uiteraard zijn er ook andere firma s die registratiesoftware aanbieden. Te vermelden is zeker DICE een (gratis) basisregistratieprogramma ontwikkeld door de Antwerpse Erfgoedcel. De Plus in Adlib Museum Plus betekent dat de software volledig geïntegreerd is met de bibliotheekapplicatie die ook door Adlib verdeeld wordt en Adlib Bibliotheek genoemd wordt. Je beschikt dus over een pakket waarmee je zowel collecties als boeken (en andere documentatie) kan registreren. Omdat beide pakketten geïntegreerd zijn kan je boeken en collectiestukken met elkaar in verband brengen Softwareversie en applicatieversie Alle Adlib software heeft twee versienummers die de sofwareversie en applicatieversie aanduiden. Het is van belang dit onderscheid tussen software en applicatie te begrijpen. De softwareversie bepaalt vooral hoe het programma werkt en wat ermee mogelijk is. De applicatie bestaat uit de databases en schermen en bepaalt vooral welke informatie je in het programma kan registreren en welke schermen je daarbij gebruikt. Je kan het vergelijken met een auto waarbij de softwareversie slaat op het type motor en dus bepaalt hoe goed de auto rijdt en de applicatieversie op het model en de carrosserie en dus o.a. bepaalt hoe de auto eruitziet en hoeveel zitplaatsen er zijn. pag. 3

4 Regelmatig brengt Adlib nieuwe softwareversies uit. Deze verbeteren de werking en functionaliteit van het programma. Als je een (jaarlijks te betalen) onderhoudscontract afsluit bij je registratieprogramma kan je deze upgrades gratis downloaden en installeren. In termen van onze auto krijg je dus met een onderhoudscontract het recht steeds de laatste nieuwe motor te gebruiken. De applicatieversie wordt vastgelegd bij aanschaf van het registratieprogramma. Ze bepaalt de op dat ogenblik bij het programma horende databasestructuur en schermen. Gewoonlijk blijft deze versie altijd dezelfde. Als Adlib een nieuwe applicatieversie maakt kan je niet eenvoudig upgraden naar deze nieuwe versie omdat de onderliggende databasestructuur kan gewijzigd zijn. Een upgrade is wel mogelijk na conversie van je gegevens van de oude structuur naar de nieuwe. Dit moet meestal door Adlib gebeuren De gebruikersinterface We gaan er vanuit dat Adlib Museum Plus vooraf op jouw computer (of op het netwerk) geïnstalleerd is en er een snelkoppeling op je bureaublad staat. Door te dubbelklikken op de snelkoppeling opent het programma. Titelbalk In de titelbalk zie je de naam van het programma gevolgd door de applicatieversie. In ons geval is dit Adlib Museum Plus Tussen haakjes staat de software versie, bv. (Unified Version 6.5.1, build 200). Menubalk Daaronder bevindt zich de klassieke menubalk waar je de gewenste bewerking uit een lijst kan selecteren. Bewerkingen die momenteel niet zinvol zijn staan niet-actief (uitgegrijsd). Naast de bewerking staat vaak het icoontje dat je terugvindt op de knoppenbalk. Aan de rechterkant staat soms ook een sneltoets (of toetsencombinatie) die je kan gebruiken. Knoppenbalk Vervolgens is er ook een knoppenbalk met icoontjes voor bijna alle bewerkingen die je kan uitvoeren. In eerste instantie zijn de meeste menu-onderdelen en de meeste knoppen niet actief : ze hebben een grijze kleur. Dit is omdat niet alle bewerkingen altijd toepasbaar zijn. Afhankelijk van het scherm waarop je je bevindt zijn andere acties mogelijk. Door met de cursor over een knop heen te bewegen krijg je een hint die vertelt wat de knop betekent. Voor de duidelijkheid zijn de knoppen ook opgenomen in de menu s. Niet alle knoppen zijn standaard zichtbaar. Door op de pijltjes» te klikken zie je nog meer knoppen. Je kan de knoppen op de knoppenbalk ook naar eigen inzicht herschikken. Dit is handig om de meest gebruikte knoppen steeds zichtbaar te houden. Als je alle knoppen wil zien kan je ze best over twee knoppenbalken spreiden. Aanpassingen worden bewaard als je Adlib afsluit. Zie ook Hoofdstuk 7.1. Tijdens de cursus en in de handleiding maken we gebruik van de knoppen om bewerkingen uit te voeren. pag. 4

5 Zoekassistent Onder de balken staat een kleiner venster Zoekassistent. Je specifieert een zoekvraag in 4 stappen. In deze inleiding beperken we ons tot het volgende : Stap 1 : Selecteer het bestand Objecten in eigen beheer uit de getoonde lijst en klik op Volgende > Stap 2 : In de getoonde lijst van velden is Objectnummer standaard geselecteerd. Klik op Volgende > Stap 3 : Vul het veld objectnummer niet in en klik op Volgende > Stap 4 : Je ziet een lijst van alle objectnummers in de databank. Klik op Alle sleutels In plaats van op Volgende > te klikken kan je ook de Enter toets gebruiken. Bij het selecteren van een bestand of een veld kan je ook dubbelklikken om naar de volgende stap te gaan. Je keert terug naar een vorige stap met de knop < Vorige. Dit kan ook met de groene pijl op de knoppenbalk of met de Esc toets. De zoekassistent komt uitvoeriger aanbod in de volgende hoofdstukken. Lijst van objectfiches Als gevolg van de vorige zoekactie krijg je nu een lijst te zien van alle objecten. Het getoonde scherm heet Overzicht van objecten. De lijst bestaat uit een kleine afbeelding, objectnummer, vervaardiger, titel en objectnaam, voor zover deze velden beschikbaar zijn. Je kan ook kiezen voor een andere weergave door op de tab Miniatuurweergaven of Filmstrook te klikken. Deze tabs tonen alleen afbeeldingen. Het nummer onder de afbeelding is dan niet het inventarisnummer maar een zogenaamd recordnummer : een intern nummer dat Adlib aan elke fiche toekent. Je kan in de lijst bladeren met de knoppen toetsen. of ook met de Page Up en Page Down Door een object te selecteren en erop te klikken krijg je de detail van de fiche te zien. Detail van een objectfiche Karakteristiek aan een objectfiche is dat alle informatie logisch gegroepeerd is in tabbladen. Je ziet steeds maar één tabblad. In Adlib Museum is dit het tabblad Identificatie. Door op een andere tab te klikken krijg je andere informatie te zien. De informatie op een tabblad is zelf ingedeeld in blokken samenhangende velden. Zo n blok is vaak benoemd en wordt meestal een groep genoemd. De meeste velden bestaan uit een label (de naam van het veld) en de inhoud van het veld (meestal ingevoerd). Je merkt dat veel velden onderlijnd zijn. Deze velden gedragen zich als links op een webpagina. Als je erop klikt open je een nieuw venster met bijkomende informatie. Adlib noemt dit venster een zoomscherm. Deze informatie bevindt zich meestal niet in de objectfiche maar in fiches van andere bestanden. Je zoomt als het ware in op een fiche in een ander bestand. Om naar een andere fiche in de lijst te gaan kan je de pijltjes knoppen gebruiken. vorige fiche volgende fiche pag. 5

6 eerste fiche laatste fiche Je dient daarvoor niet eerst terug te keren naar de lijst. Afbeeldingenvenster Op het tabblad Identificatie zie je gewoonlijk ook een afbeeldingenvenster (Image Viewer). Dit is een los venster waarin je de aan het object gekoppelde foto( s) kan zien. Je kan het venster groter en kleiner maken. Ook zijn er knoppen om in te zoomen op een foto of te bladeren indien er meerdere foto s zijn.. Foto s worden gekoppeld op het tabblad Reproducties. Standaard wordt het afbeeldingenvenster niet getoond op andere tabbladen. Om het afbeeldingenvenster bij elk tabblad te zien kan je de knop gebruiken. Kiezen van tabbladen Om het bladeren in de tabbladen te beperken kan je zelf kiezen welke tabbladen je te zien wil krijgen. Dit gebeurt via de menu Tabbladen. Een vinkje betekent dat het tabblad momenteel zichtbaar is. Door een tabblad te selecteren verander je van zichtbaar naar onzichtbaar en vice versa. Een andere manier om tabbladen onzichtbaar te maken is op de tab rechts klikken en Zet tab uit kiezen. Merk op dat op de onzichtbare tabbladen wel velden kunnen ingevuld zijn. pag. 6

7 2. Basishandelingen bij het registreren 2.1. Terugzoeken van een fiche met de zoekassistent. In veel gevallen willen we al eerder ingevoerde fiches wijzigen of aanvullen. We zoeken dan de fiche eerst terug op met behulp van de zoekassistent. Hierna worden de vier stappen om een fiche terug te zoeken toegelicht. Stap 1 In stap 1 selecteer je een bestand uit een lijst. Een bestand in Adlib bevat gelijksoortige informatie, bv. informatie over Objecten of informatie over Personen en Instellingen. Alle bestanden samen kunnen we zien als één Adlib database. Voor meer informatie over deze bestanden en de Adlib databasestructuur zie Hoofdstuk 7. Welke bestanden je kan gebruiken hangt nauw samen met de gebruikte versie van Adlib Museum en ook de applicatieversie. In de instapversie Adlib Museum Basis bijvoorbeeld zie je minder bestanden dan in de tijdens de cursus gebruikte versie Adlib Museum Plus. Je moet in Adlib altijd eerst kiezen met welke soort informatie en dus binnen welk bestand je wilt werken. In Adlib Museum Plus zal dit doorgaans het Objectenbestand zijn. Je kiest een bestand door het te selecteren met de cursor of pijltjestoetsen en dan de knop Volgende > te gebruiken. Of eenvoudiger door dubbelklikken op het gewenste bestand. Heb je een verkeerd bestand gekozen dan kan je terug met de knop < Vorige. Het Objectenbestand zelf is nog opgesplitst is in twee logische delen : Objecten in eigen beheer en Objecten in beheer van derden. Het gaat echter om hetzelfde soort informatie en deze bevindt zich dus in eenzelfde bestand. Adlib noemt zo n logisch deel een dataset. Een bestand kan trouwens opgesplitst zijn in meer dan twee logische delen. Dit is het geval in de Bibliotheekapplicatie voor het bestand Centrale catalogus. Dat bestand is opgesplitst in Boeken, Artikelen, Tijdschriften,... Let op : Als je informatie wilt toevoegen of wijzigen dien je niet alleen een bestand maar meer specifiek een van de logische delen (of datasets) te kiezen. Als je toch het overkoepelende bestand selecteert kan je wel informatie opzoeken over alle logische delen heen maar niet iets wijzigen of toevoegen. Eenvoudigheidshalve spreken we hierna alleen nog over het Objectenbestand maar gaan we er van uit dat je wel degelijk steeds een van de logische delen selecteert. In de praktijk is dit meestal Objecten in eigen beheer. Stap 2 Na de selectie van een bestand (of dataset) kom je in stap 2 van de zoekassistent. Adlib gaat er namelijk vanuit dat je steeds eerst zoekt naar een object en dan pas informatie toevoegt of wijzigt. Je kan wel onmiddellijk overgaan tot het toevoegen van een objectfiche via de knop Nieuw record. In dat geval krijg je een blanco fiche. Stel dat we bestaande objecten willen bekijken dan moeten we eerst aangeven hoe we deze objecten willen opzoeken. Daartoe kiezen we in stap 2 een van de zoekvelden uit de lijst zoals het Objectnummer (inventarisnummer), de Objectnaam of de Objecttitel. Stap 3 pag. 7

8 In stap 3 vul je een waarde in voor het gekozen zoekveld. Is dit voldoende eenduidig dan zoekt Adlib meteen de gewenste fiches op. Als je bv. niets invult of een onvolledige objectnaam dan kom je eerst nog in stap 4 terecht. Stap 4 Wordt alleen getoond als Adlib nog niet voldoende informatie heeft. Bijvoorbeeld als je in stap 3 geen inventarisnummer invult krijg je hier een lijst van inventarisnummers waaruit je kan kiezen (selecteer + enter). Is een objectnaam niet volledig ingetikt dan krijg je alle objectnamen te zien die beginnen met het ingetikte deel. Je kan dan de gewenste objectnaam kiezen (selecteer + enter) Wijzigen van een bestaande fiche Nadat je de objectfiche teruggevonden gebruik je de knop wijzigen. Alle velden worden dan tekstvakken waarin je bestaande informatie kan wijzigen of nieuwe informatie kan invullen. Merk op dat de ingevoerde tekst meestal langer kan zijn dan het getoonde tekstvak. Ofwel scrolt de tekst dan in het tekstvak, ofwel wordt het tekstvak hoger gemaakt om de bijkomende tekst te tonen. Het eerste gebeurt voor velden die beperkt zijn in lengte. Het tweede voor velden waarin je willekeurig lange teksten in kwijt kan. In deze laatste velden kan je overgaan naar een nieuwe lijn door Shift+Enter te gebruiken. Door te wisselen van tabblad kan je alle velden wijzigen. Veel velden hoef je niet zelf in te tikken maar kan je selecteren uit een lijst. Waar mogelijk is dit doorgaans het beste. Zie verder. Als alle velden gewijzigd zijn kan je best onmiddellijk opslaan. Je gebruikt de knop. Het programma vraagt steeds een bevestiging in een pop-up venster. Kies Ja (of druk Enter) om je gegevens op te slaan. Bij Nee gaan ingevoerde gegevens verloren. Met Annuleer keer je terug naar je invoerscherm zonder dat het record opgeslagen is. Om na het opslaan bijkomende wijzigingen door te voeren moet je opnieuw de knop wijzigen gebruiken Invoeren van een nieuwe fiche Als je een nieuwe fiche wil invoeren volstaat de eerste stap van de zoekassistent : selecteren van een bestand (of dataset). Daarna gebruik je de knop nieuw record. Net zoals bij wijzigen worden alle velden dan getoond als (lege) tekstvakken waarin je informatie kan invullen. Opslaan werkt op dezelfde manier als bij wijzigen. Als je veel velden invult kan je best af en toe tussentijds opslaan. Ook dan moet je de knop wijzigen gebruiken om verder aan te vullen Soorten velden Er zijn verschillende soorten velden. O.a. tekst velden, datum velden, numerieke velden en logische velden. In de statusbalk wordt steeds het soort veld vermeld voor het veld waarin de cursor staat. De soort wordt voorafgegaan door twee letters en een spatie. Dit is de interne naam of tag van een veld. De verschillende soorten velden gedragen zich anders bij invoer en ook bij zoeken. pag. 8

9 De meeste velden zijn tekstvelden. Deze bestaan in twee varianten : velden met een beperkte lengte en velden met een onbeperkte lengte. In de eerste is er een bovenlimiet aan het aantal tekens dat je kan invoeren. Deze bovenlimiet is niet gebonden aan de breedte van het invoerveld op het scherm : je kan vaak meer karakters intikken dan de invoerbox lang is. De tekst wordt dan gescrold in de invoerbox. Bij velden met onbeperkte lengte kan je een willekeurig aantal tekens intikken. Hierbij wordt de grootte van de invoerbox automatisch aangepast. Je kan tevens naar een nieuwe lijn overgaan door Shift+Enter te gebruiken. Datumvelden volgen gewoonlijk het zogenaamde ISO-formaat : JJJJ-MM-DD Je moet ze op deze manier ingeven. Wel kan je meestal het laatste deel (DD of MM-DD) weglaten als je dat niet kent. Numerieke velden kunnen alleen cijfers bevatten. Merk op dat veel velden die gewoonlijk nummers bevatten toch tekstvelden zijn, bv. een inventarisnummer (Objectnummer). Logische velden kan je alleen aan- of afvinken Waarden kiezen uit een lijst Voor veel velden kan je een waarde kiezen uit een bestaande lijst. We noemen zulke velden gevalideerde velden. Als een veld kan gekozen worden uit een lijst is het belangrijk om dit ook te doen. Je hoeft minder in te tikken en er is veel minder kans op fouten. Vooral als je met meerdere registrators werkt krijg je een veel uniformer resultaat. Lijsten worden vaak vooraf ingevoerd maar kunnen ook gemakkelijk op elk ogenblik aangevuld worden. Als de keuzelijst uit woorden of begrippen bestaat spreken we gewoonlijk van een termenlijst. Als ze bestaat uit namen van personen of instellingen noemen we het een namenlijst. Deze lijsten bevinden zich buiten het objectenbestand. Termenlijsten bevinden zich in het zogenaamde Thesaurus bestand, namenlijsten in het bestand Personen en Instellingen. De validatielijst voor een veld wordt niet automatisch getoond in Adlib. Je kan ze het eenvoudigst oproepen door te dubbelklikken in een veld. Er verschijnt dan een nieuw venster (Adlib noemt dit een zoomscherm) met de lijst van termen of namen waaruit je kan kiezen. Het venster heet Vind data voor veld (in vorige versies : Zoekscherm gekoppeld record) en bevat naast de eigenlijke lijst nogal wat andere velden en knoppen. Selecteer met de cursor de gewenste waarde in de lijst en klik op OK. De geselecteerde waarde wordt dan ingevuld in het veld. In een langere lijst kan je scrollen en zoeken tot je de gewenste term ziet. Als je in het veld Zoek: een of meer letters intikt scrolt de lijst automatisch naar de overeenkomstige positie in de lijst. Dit is meestal de handigste manier van werken in een lange lijst. Scrollen is vaak minder handig omdat je met de scrollbalk maar door een beperkt deel van de lijst kan scrollen. Met de dubbele pijltjes onderaan de scrollbalk krijg je ook de rest van de lijst te zien. pag. 9

10 Gebruik je vaak een zelfde waarde in een veld (een typisch voorbeeld is instellingsnaam) dan kan je deze waarde toevoegen aan een favorietenlijstje. Dat gebeurt door rechts te klikken en Toevoegen aan favorieten te kiezen. Vanaf dan kan je die waarde selecteren door rechts te klikken Herhalen van een veld of een groepje velden Als je meerdere waarden in een veld wil invullen kan je in Adlib (vaak) het veld herhalen. Bijvoorbeeld als een werk meerdere titels heeft kan je het titelveld herhalen. Dit is beter dan alles na elkaar in 1 veld te zetten. Sommige velden worden bijna altijd herhaald. Bijvoorbeeld de velden in de groep Afmetingen op het tabblad Fysieke kenmerken. Voor elke afmeting van het object (breedte, hoogte, diepte,...) wordt dan een lijn met velden ingevuld. Een veld herhalen gebeurt met een van de knoppen of met de toetsencombinatie Ctrl+Enter. Als de knoppen niet actief zijn kan het veld niet herhaald worden. Adlib duidt elk voorkomen van een herhaald veld aan met de term occurrence. Er verschijnt dan een nieuw leeg invoerveld op het scherm. Merk op dat velden die nauw samenhangen met het herhaalde veld eveneens herhaald worden. Met andere worden vaak wordt niet een veld herhaald maar een groepje velden. Zo komt er in het voorbeeld automatisch ook een veldje soort titel bij. Afhankelijk van de gebruikte knop wordt het nieuwe veld (of de nieuwe velden) onder of boven het veld met de cursor toegevoegd. Ctrl+Enter voegt steeds onderaan toe. Een herhaald veld (of groepje) weer verwijderen kan met de knop Merk op dat bij deze knoppen ook (nogal verwarrend) een knopje staat. Het dient om een willekeurig veld leeg te maken en heeft geen specifieke functie voor herhaalde velden. Je kan ook de volgorde van de ingevoerde herhalingen wijzigen door de toetsencombinaties Ctrl+ (veld naar boven) en Ctrl + (veld naar beneden) te gebruiken. pag. 10

11 Validatie van velden 2.7. Wat zijn gevalideerde velden? In hoofdstuk 2 werd reeds aangegeven hoe je bij een veld een lijst kan oproepen en gebruiken om een waarde te kiezen door in het veld te dubbelklikken. Velden waarvan de waarden kunnen gekozen worden uit een lijst worden gevalideerde velden genoemd. De geldige (of valide) waarden voor het veld zijn vastgelegd in een lijst. Adlib zelf noemt het gewoonlijk gekoppelde velden. Dit kunnen we verstaan als : het veld is gekoppeld aan een lijst van mogelijke waarden. Zo staat het ook in de statusbalk na het soort veld : Veld is gekoppeld. Gekoppelde velden hebben in Adlib nog meer functies waarop we hier niet ingaan. Welke velden gekoppeld zijn aan een lijst hangt af van de gebruikte applicatieversie. Het is ten zeerste aan te bevelen om gebruik te maken van lijsten. Je dient minder in te tikken en vermijdt fouten. Bovendien krijg je een meer uniforme registratie. Het loont de moeite om deze lijsten, waar mogelijk, vooraf samen te stellen en toe te voegen. Zeker als een lijst beperkt van grootte en goed af te bakenen is. Je kan hierbij denken aan lijsten van standplaatsen, schenkers en schenkingsmethodes, afdelingen, collecties, Toevoegen van lijsten Als je een vooraf samengestelde lijst wil toevoegen kan je dit best doen in het bestand waarin de lijst zich bevindt. Voor lijsten van termen is dit het Thesaurus bestand, voor lijsten van namen het bestand Personen en instellingen. Ten behoeve van natuurhistorische collecties is er nog een apart bestand voor taxonomische termen : Taxonomie. Werkwijze om bijvoorbeeld een lijst van standplaatsen toe te voegen in het bestand Thesaurus. - Denk vooraf na hoe je de standplaatsen in je museum systematisch kunt benoemen en opsommen. Indien een standplaats uit meerdere delen bestaat benoem je van algemeen naar specifiek, bv. Postgebouw, linkervleugel, zaal 13 - Ga na of er al standplaatsen in Adlib in gebruik zijn. Is dit het geval dan moeten deze eerst in overeenstemming gebracht worden met de nieuwe lijst. Je kan nagaan of er al standplaatsen toegevoegd zijn door in het thesaurusbestand te zoeken op soort term standplaats. - Maak voor elke standplaats een nieuw record. Aanmaken van een nieuw record standplaats in de thesaurus : - Ga naar het beginscherm (bv. via ) - Selecteer het bestand Thesaurus - Kies Nieuw record - Vul de standplaats in in het veld term en kies als soort term standplaats in de uitklaplijst - Je kan desgewenst ook details over de standplaats toevoegen bv. in de velden scope note of bijzonderheden - De overige velden zijn momenteel niet relevant. We komen erop terug in het hoofdstuk thesaurus. pag. 11

12 - Kies opslaan Tip Om te vermijden dat je bij soort term standplaats telkens opnieuw moet selecteren kan je voor volgende standplaatsen telkens vertrekken van de laatst ingevoerde standplaats. Dit kan via de knop kopiëren of Shift+F5. Je dient dan alleen de term (naam standplaats) te wijzigen en op te slaan. pag. 12

13 3. Gebruik van een thesaurus 3.1. Wat is een thesaurus Eerder werd reeds vermeld dat termenlijsten opgeslagen worden in het bestand Thesaurus. Een thesaurus is evenwel meer dan een validatielijst. Een mogelijke definitie is : Een thesaurus is een op de natuurlijke taal gebaseerde woordenschat, waarin de betekenis van de woorden en de semantische relaties tussen de woorden dwingend zijn vastgelegd. Bovendien zijn de relaties in een thesaurus internationaal gestandaardiseerd. [bron: Handleiding bij het gebruik van de AAT] Het doel van een thesaurus is om tot een consistente en juiste invoer te komen door de betekenis van termen exact vast te leggen. Op die manier kom je tot een eenduidiger registratie binnen een museum. Als de zelfde thesaurus dan ook gebruikt wordt door andere musea sluit je aan bij een gestandaardiseerd gebruik van terminologie. Dit bevordert uitwisseling en communicatie tussen musea. Bovendien bieden de relaties in de thesaurus extra mogelijkheden voor de ontsluiting Relaties in de thesaurus We kunnen ietwat vereenvoudigend een thesaurus zien als een hiërarchisch gestructureerde woordenlijst. De hiërarchische relaties zijn immers de belangrijkste in een thesaurus. Nemen we bv. de term hoed Dan kan je als engere (=meer specifieke) termen gebruiken dameshoed communiehoed steek... Omgekeerd kan je als ruimere (=minder specifieke) term gebruiken hoofddeksel Via hoed kan je dan alle soorten hoeden terugvinden, via hoofddeksel ook bv. petten en mutsen. Al deze termen kunnen op hun beurt weer engere en bredere termen hebben. Dit levert een hiërarchie op met de ruimste termen bovenaan en de engste termen onderaan. Naast hiërarchische relaties kunnen zijn nog andere soorten relaties mogelijk : equivalente relaties en associatieve relaties. Equivalente relaties worden vooral gebruikt om synoniemen aan te geven bv. jurk / japon. Gewoonlijk wordt daarbij 1 term als voorkeursterm gekozen dus jurk zie japon Associatieve relaties geven verwantschappen aan tussen objecten, bv. japon / gewaad. Je kan dit best interpreteren als japon zie ook gewaad pag. 13

14 Het thesaurusbestand in Adlib bevat daarom de velden om zowel de definitie van een term als de relaties ervan vast te leggen. De velden worden benoemd via de gestandaardiseerde Engelse benamingen of de afkorting ervan : scope note (SN) = definitie narrower term (nt) = engere term broader term (bt) = bredere term use (us) = gebruik (zie, voorkeursterm) used for (uf) = gebruikt voor (niet-voorkeursterm) pag. 14

15 4. Koppelen van afbeeldingen 4.1. Beeldmateriaal Het is duidelijk dat beeldmateriaal over de collectie een grote meerwaarde vormt. Elk museum zou zich dan ook moeten beraden over het fotograferen van de collecties. Dit kan gaan van een snelle foto door een museummedewerker met een eenvoudig digitaal fototoestel tot opnames door professionele fotografen met dito materiaal. Vaak zal voor het opslaan en beheren van dit fotomateriaal opslagruimte en beheer software moeten voorzien worden. Dit digitale beeldmateriaal vormt ook de ideale aanvulling van de klassieke tekstuele beschrijving van museumobjecten. De Adlib software laat toe om afbeeldingen te koppelen aan objectbeschrijvingen die deze visueel ondersteunen en complementeren. Sinds Adlib versie 6.5 is het ook mogelijk om audio en video te koppelen. In de praktijk wordt voor Adlib vaak een afgeleide afbeelding gecomprimeerd (.jpg) en in lage resolutie gebruikt. Dit volstaat doorgaans om de registratie te ondersteunen Koppelen van afbeeldingen Vooraf maak je best een paar praktische afspraken : - waar afbeeldingen opgeslagen worden - hoe ze benoemd worden - resolutie en formaat van de afbeeldingen Best worden alle afbeeldingen gegroepeerd op 1 schijf. Deze moet zeker bereikbaar zijn vanuit het registratieprogramma. Adlib voorziet ook zelf een standaard map voor afbeeldingen (/images) maar je kan ook een andere map (bv. op een gedeelde schijf) gebruiken. Het is nuttig om de foto's op een vooraf afgesproken manier te benoemen. Een veel gebruikte afspraak is om de foto's te noemen naar het objectnummer. Eventueel met een suffix als er meerdere foto's van een zelfde afbeelding zijn. Op die manier is de link met het object onmiddellijk duidelijk. In Adlib is een apart bestand voorzien voor beschrijven van foto's met name Beelddocumentatie. Daarin kan je naast de link naar de foto (pad + bestandsnaam) ook opnemen wie de maker is van de foto, met welke techniek, copyright-info en zo meer. Je kan Adlib desgewenst dus ook gebruiken als een summier beeldbeheer-systeem. In de praktijk gebeurt het beheer van het beeldmateriaal meestal met behulp van meer gespecialiseerde software en wordt deze informatie niet herhaald in Adlib Praktische werkwijze Hierbij gaan we er vanuit dat vooraf geen record Beelddocumentatie voor de afbeelding gemaakt is. Open de objectfiche waaraan je een foto wil koppelen. Ga naar het tabblad Reproducties. pag. 15

16 Open de fiche voor Wijzigen. Als er nog geen afbeelding gekoppeld is staat de cursor vanzelf in het lege veld Referentie. Anders moet je eerst een nieuwe occurrence toevoegen. Gebruik dan de knop Gekoppeld record aanmaken/wijzigen. Je kan ook F10 gebruiken. Hiermee wordt het zoomscherm Beelddocumentatie geopend. Vul op het zoomscherm het referentienummer (veld Reproductie referentie) in. Het eenvoudigst is om hiervoor ook het objectnummer (eventueel met suffix indien er meerdere foto's zijn) te gebruiken. Zet de cursor in het veld Identifier (URL). Hier vul je het pad naar de foto in. Als de foto zich in de Adlib standaard map /images bevindt volstaat het om../images/nnnn.jpg in te vullen met nnnn het objectnummer en nnnn.jpg de foto. Druk dan op de Tab toets om naar het volgende veld te gaan. Als het pad juist is ingevuld verschijnt de foto in het afbeeldingenvenster. Zo niet controleer of het pad correct is ingevuld en de foto wel is opgeladen. Vul eventueel bijkomende gegevens in op het zoomscherm (bv. Maker / Rechten). Sluit het zoomscherm en bevestig op de vraag Wijzigingen opslaan?. Hiermee wordt het (nieuwe) record Beelddocumentatie bewaard. Sla daarna ook het Object record op. Hiermee wordt ook de koppeling in de objectfiche opgeslagen. Deze werkwijze is zeker niet de enig mogelijke : er zijn meerdere mogelijkheden om hetzelfde te bereiken. pag. 16

17 5. Afdrukken van records 5.1. Algemeen Eerst zoek je de records op die je wil afdrukken. Dit kan met behulp van de zoekassistent. Daarna selecteer je de gevonden records (of een deel ervan). Dit gebeurt door een vinkje te zetten bij elk record. In Adlib heet dit markeren. Meestal selecteer je alle gevonden records met behulp van de knop. Markeren is niet nodig als je maar 1 record wil afdrukken. Optioneel kan je voor het afdrukken de gemarkeerde records anders sorteren. Gebruik hiervoor de knop je voor afdrukken. De afdrukassistent help je dan verder.. Vervolgens kies 5.2. Gebruik van de afdrukassistent De afdrukassistent laat je kiezen uit drie mogelijkheden (uitvoermethodes) 1. De eigenlijke afdrukassistent 2. Word sjablonen 3. Voorgedefinieerde rapporten Voorgedefinieerde rapporten zijn het eenvoudigst in gebruik. Elk applicatie geeft je de keuze uit een lijst van eenvoudige rapporten die door Adlib zijn gedefinieerd. Na het kiezen van het gewenste rapport kan je onmiddellijk afdrukken of eerst een voorbeeld bekijken. De eigenlijke afdrukassistent laat je zelf kiezen welke velden je wil afdrukken. In beperkte mate kan je ook de layout kiezen. Keuzes kan je bewaren in een soort parameterbestand om later te hergebruiken. Word sjablonen combineren Micosoft Word functionaliteit met de gegevens in je databank. Je kan het vergelijken met het opmaken van standaard brieven of etiketten waarbij de namen uit een databank komen. Met Word sjablonen heb je de meeste mogelijkheden om een mooi rapport op maat te maken. Het is ook de enige manier om afbeeldingen mee af te drukken. Word sjablonen zijn.dot files die vooraf aangemaakt dienen te zijn. Zij bevatten enerzijds layout en anderzijds verwijzingen naar Adlib velden via een speciale syntax. De.dot files kunnen op een willekeurige plaats staan maar wel is er standaard een map /sjablonen voorzien bij de Adlib installatie. Daarin bevinden zich ook een aantal voorgedefinieerde sjablonen die je onmiddellijk kan gebruiken. Na het kiezen van een sjabloon wordt door Adlib een Word document gecreëerd volgens de layout en met de velden gedefinieerd in het sjabloon. Dit document kan je opslaan en hetzij onmiddellijk hetzij later (na eventuele aanpassingen) afdrukken vanuit Word. Word sjablonen geven je de grootste flexibiliteit voor het maken van eigen rapporten. Wel is het vooraf opmaken van een Word sjabloon nogal bewerkelijk. Voor de details verwijzen we naar de Adlib gebruikershandleiding bij jouw applicatie. pag. 17

18 6. Aanvullingen 6.1. Aanpassen van de Adlib gebruikersinterface Alle aanpassingen worden bewaard voor de ingelogde gebruiker bij het afsluiten van Adlib. 1. Herschikken van de knoppen op de knoppenbalken Meestal gebruik je in Adlib de knoppenbalk om een actie uit te voeren. Standaard staan alle knoppen op 1 knoppenbalk maar zijn ze niet allemaal tegelijk zichtbaar. Verborgen knoppen komen in een uitklaplijst te voorschijn als je op» klikt. Het is vaak onhandig om op die manier een knop te selecteren. Door de knoppen over twee balken te spreiden kan je ervoor zorgen dat ze altijd allemaal zichtbaar zijn. Je gaat daarbij als volgt te werk. - In de menu Opties bij Werkbalk haal je het vinkje web bij Vergrendelen. - Nu staat bij elk groepje knoppen een smal vertikaal balkje dat je kan vast pakken met de muis en verslepen. - Door een groepje naar beneden te slepen komt het op een tweede werkbalk terecht. - Schik de groepjes knoppen naar eigen inzicht op de twee werkbalken tot alle knoppen zichtbaar zijn. - Kies dan weer voor Werkbalk vergrendelen - Bij het afsluiten van Adlib wordt de nieuwe indeling bewaard (werkt niet altijd goed in sommige versies). 2. Ander lettertype kiezen of lettertype vergroten Kan eveneens via de menu Opties. Kies Lettertype. Merk op dat bij de keuze van een groter lettertype sommige namen van velden niet meer volledig getoond worden. Via Werkbalk > Pictogramgrootte kan je ook de grootte van de pictogrammen (knoppen) vergroten of verkleinen. 3. Andere taal voor de gebruikersinterface. Via de menu Taalwissel kan je kiezen voor bv. een Engelstalige interface. Handig als je anderstalige bezoekers hebt. Natuurlijk blijft de geregistreerde informatie in het Nederlands. 4. Het afbeeldingenvenster aanpassen. Het afbeeldingenvenster (Image Viewer) wordt standaard getoond op de tabbladen Identificatie en Reproducties. Je kan het ook aanzetten op alle tabbladen met de Zet afbeelding vast knop Op elk tabblad kan je de grootte en de positie van het venster aanpassen. Deze kan op elk tabblad anders zijn. pag. 18

19 Let op : Als je het venster op 1 tabblad sluit is het gesloten op alle tabbladen. Je krijgt het venster maar terug open door op het tabblad Reproducties op de link Identifier Url te klikken. Ook na afsluiten en heropenen van Adlib is het afbeeldingenvenster weer present Adlib Database structuur Vooraf dienen we op te merken dat Adlib sinds 2006 in twee versies kan aangeschaft worden. 1. De klassieke Adlib waarin de data zich in gewone bestanden bevindt. 2. De relationele Adlib waarbij Adlib gebruik maakt van een relationele databank (bv. Sql Server of Oracle) om de data op te slaan. De twee versies verschillen niet of nauwelijks in gebruik. Merk op dat de relationele Adlib versie duurder is dan de klassieke en dat de relationele databank software apart moet aangeschaft worden. Bovendien is het niet zo dat de informatie in de databank dan volledig relationeel opgebouwd is. In deze cursus gebruiken we de klassieke Adlib en we beperken ons hierna dan ook tot deze versie. Per soort informatie (bv. object / personen en instellingen / conserveringsbehandeling /...) wordt alle data door Adlib bijgehouden in een bestand in een eigen formaat (extensie.cbf). Als je Adlib opstart moet je kiezen met welk bestand je wil verder werken. Elke bestand kan als een op zichzelf staand geheel bekeken worden. Een bestand bestaat zelf uit records (fiches) die allemaal gelijksoortige informatie bevatten. In de praktijk liggen er ook verbanden tussen de records in de verschillende bestanden. Deze verbanden worden gelegd via zogenaamde koppelingen tussen de records. In relationele termen (zoals in een Access, MS SQL server of Oracle database) kan je bestanden het best vergelijken met tabellen en de records met rijen in deze tabellen. Velden komen dan overeen met kolommen. In een relationele database kan je gemakkelijk data uit verschillende tabellen combineren. De mogelijkheden om data uit verschillende bestanden in Adlib te combineren zijn veel beperkter. Eigen aan Adlib is dat een bestand soms opgesplitst is in verschillende delen. Adlib noemt het vaak datasets. Hierna zullen we de duidelijker term deelbestand gebruiken. In principe is de informatie in deelbestanden van een zelfde bestand sterk gelijkend. Als een bestand opgesplitst is kan invoeren en wijzigen van records alleen in de deelbestanden. Ook typisch voor Adlib is dat velden kunnen gegroepeerd en herhaald worden. Bestanden en deelbestanden in Adlib Museum Plus Dit is de lijst voor applicatieversie De lijst kan er anders uitzien in andere applicatieversies. Meer in het bijzonder worden bij recentere applicaties zowel de bestanden van de museummodule als de bibliotheekmodule getoond. pag. 19

20 Objecten = Alle objecten waarvan het museum informatie wil bijhouden. Deelbestanden Objecten in eigen beheer Objecten in beheer van derden Beelddocumentatie = Informatie over beeldmateriaal van de objecten. Binnenkomst objecten = Gegevens over binnenkomende transporten van een of meer objecten. Verzending objecten = Gegevens over uitgaande transporten van een of meer objecten. Binnenkomende bruiklenen = Gegevens over bruikleencontracten van een groep binnenkomende bruiklenen. Uitgaande bruiklenen = Gegevens over bruikleencontracten van een groep uitgaande bruiklenen. Conserveringsbehandelingen = Gegevens over aangevraagde conserveringsbehandelingen op een groep objecten. Archiefstukken = Summiere gegevens over archiefstukken. Tentoonstellingen = Gegevens over tentoonstellingen al dan niet door het museum georganiseerd. Veilingen = Gegevens over veilingen. Personen en instellingen = Biografische en adresgegevens van personen en instellingen Thesaurus = Validatielijsten (lijsten van termen) al dan niet met relaties tussen de termen en gegroepeerd per soort (domein). Taxonomie = Informatie over taxonomische namen zoals gebruikt bij natuurhistorische collecties. Valuta = Gegevens over valuta en wisselkoersen Objecten in eigen beheer versus Objecten in beheer van derden Wanneer kiezen we nu voor welk deelbestand? pag. 20