Jaarverslag Plan van Aanpak 2019

Transcriptie

1 Jaarverslag 2018 en Plan van Aanpak 2019

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 Jaarverslag Bestuur Koorleden en stemgroepen Professionele leiding A-team Websites Lief &Leed PR en Contacten naar buiten... 6 Plan van aanpak Repertoire en &Zo Concerten en activiteiten Repetities Overleg met de professionele leiding Aannamebeleid en samenstelling koor Website Jaarverslag Z&Z 2018 en Plan van Aanpak 2019 pagina 2 van 11

3 Inleiding Alweer een (zang)jaar voorbij! En alweer een ALV! Time flies when you re having fun.! Bij een kalenderjaar gaan we de drempel over met bubbels, vuurwerk en oliebollen. Nu sluiten we een jaar af met een ALV. De ALV is bedoeld om alle leden een overzicht te geven van het afgelopen jaar, ze een stem te geven en vooral een blik te werpen in de toekomst. Ook deze ALV is weer voorbereid door ons als bestuur en we hebben geprobeerd dat zo gedegen mogelijk te doen. We vinden het vooral belangrijk om vooruit te kijken en te proberen ons koor nog beter te maken en nog gezelliger. Gezelligheid en kwaliteit kunnen heel goed samen gaan. Als we thuis goed oefenen, geconcentreerd zijn tijdens de repetities (ook meeluisteren met Douwe als hij een andere stemgroep onder handen neemt. ) dan weet ik zeker dat we weer een prima jaar tegemoet gaan. Over de toekomst gesproken.we hebben als bestuur fijn samengewerkt maar moeten, om verschillende redenen, afscheid nemen van 2 leden. Er zijn al een aantal koorleden benaderd en we zijn blij dat er al voor de vergadering zich twee koorleden verkiesbaar hebben gesteld. Het A-team kan nog wat versterking gebruiken, als voorzitter heb ik er alle vertrouwen in dat er tijdens de vergadering (of misschien al daarvoor) mensen op zullen staan om ook dat team te versterken! Dus..meld je aan als je zin hebt om een steentje bij te dragen! Lieve groet van ondergetekende en, wat de ALV betreft, tot 11 maart. Peter Roffel Jaarverslag Z&Z 2018 en Plan van Aanpak 2019 pagina 3 van 11

4 Jaarverslag Bestuur Het bestuur bestond in 2018 uit: Peter Roffel voorzitter Marjan van den Heuvel secretaris Betsy Pier penningmeester Caro Helder algemeen bestuurslid (en A-teamlid) Siemona Hellinga algemeen bestuurslid 2. Koorleden en stemgroepen Ledenaantal 1 januari 2018: 42 Ledenaantal 1 januari 2019: 42 Het ledenaantal is in 2018 gelijk gebleven. Er zijn 4 leden vertrokken, 2 tenoren, 1 bas, en 1 sopraan. Eén van de tenoren heeft aangegeven dat het vertrek tijdelijk is tot na de zomervakantie. Dit jaar hebben 10 zangers en zangeressen zich aangemeld om te komen kijken, 3 daarvan kwamen uiteindelijk niet. Ze vonden ons koor via de website en via het Poortershoes. Van de 7 zijn 4 zijn wel komen kijken maar niet gebleven voornamelijk vanwege het niveau van het koor en 3 zijn lid geworden. Verder is een van onze oud-leden weer teruggekomen op het Zingen&Zo nest. Het koor bestond eind 2018 uit 11 sopranen, 10 mezzo s, 11 alten, 4 tenoren en 6 bassen. Elke stemgroep had in 2018 een of twee stemgroepleiders, acht in totaal. Zij hebben de leden van de stemgroep op de hoogte gehouden van eventuele wijzigingen in de partituur, waren het aanspreekpunt van het bestuur, organiseerden aparte stemgroep-bijeenkomsten, inventariseerden deelname van de stemgroepleden aan activiteiten en vingen potentiële nieuwe leden op. Vorig jaar zijn deze stemgroepleiders een keer via de mail en een keer fysiek bevraagd over hun ervaringen in het koor en met de koorleiding. Er is toen met name input geleverd voor het evaluatiegesprek met dirigent en pianist. Soms organiseerden stemgroepen op eigen initiatief extra repetities. Daarnaast zijn er aparte stemgroep repetities geweest o.l.v. Douwe, rond de jaarwisseling en in oktober. Jaarverslag Z&Z 2018 en Plan van Aanpak 2019 pagina 4 van 11

5 3. Professionele leiding Dirigent: Pianist: Douwe Kamminga Jorick Feenstra In 2018 en januari 2019 hebben we geëvalueerd met de koorleiding. In het stemgroepleiders-overleg is input gegeven voor dit overleg. Daar werd tevredenheid geuit over de kwaliteit van dirigent en pianist. Verbeterpunten zijn genoemd over o.a. de wijze van instuderen en de opbouw van de repetities in aanloop naar een optreden. Deze punten zijn meegenomen en besproken in het evaluatieoverleg. We zijn erg tevreden over het functioneren van Douwe en Jorick, kwalitatief is het koor afgelopen jaar weer vooruit gegaan. 4. A-team In 2018 vond ruim tien keer een A-team-overleg plaats. Op de agenda van een overleg staan naast het repertoire en het &Zo-gedeelte (inclusief kleding en aankleding) de concerten en activiteiten. Een aantal concerten zoals tijdens Tocht om de Noord en Kerst op Nienoord hebben niet kunnen plaats vinden. Ons eerste concert van 2018 vond plaats op zaterdagavond 3 februari in de Helperkerk te Groningen. Samen met Musical Anders werd een Dynamisch Dubbelconcert gegeven aan 80 mensen publiek. De avond werd gepresenteerd door Robbert en afgesloten met een gezamenlijk Seasons of love. Op zaterdagavond 2 juni en op zondagmiddag 17 juni vond ons tweede en derde concert plaats. Tijdens het Abendkonzert Dortmund op de Alten Markt werden we begeleid door pianist Lammert. Vrijwilliger Margot nam in de weken daarvoor met ons het &Zo-gedeelte van de 8 nummers door. In de Binnenzaal van de Oosterpoort lieten we deze nummers nogmaals horen en zien tijdens het Korenfestival ZingZing. Op zaterdagmiddag 10 november verzorgden we samen met fanfare De Eendracht een concert in het Platformtheater aan het Boterdiep Groningen aan 100 mensen publiek. Zowel When I m sixty-four als Feeling good brachten we samen ten gehore. Naast de vier concerten organiseerden de zes leden van het A-team een tweetal activiteiten. Op zondag 1 juli hadden we met elkaar in de tuin van Hans in Uithuizen wederom een gezellige afsluitende barbecue. Om Hans en zijn vrouw Lies te bedanken brachten we ook dit keer een aantal nummers ten gehore. Op 17 december werden net als in 2017 een aantal (solo) optredens gegeven onder het genot van een hapje en drankje. In 2018 heeft het A-Team in nauw overleg met Douwe en Jorick het repertoire aangevuld met een aantal nieuwe nummers, afgestemd op de samenstelling van ons koor. Door het aantal concerten te beperken heeft het koor een mooie balans gevonden tussen nieuwe nummers instuderen en werken naar een volgend concert. Jaarverslag Z&Z 2018 en Plan van Aanpak 2019 pagina 5 van 11

6 5. Websites ( Voor de schermen ) is onze website naar buiten. De actuele concerten worden er aangegeven en men vindt er ook de informatie hoe men zich kan aanmelden om een repetitie bij te wonen. Een aantal beschrijvingen zijn nog steeds aan vernieuwing toe. We hebben helaas de website ook nog niet kunnen vernieuwen. Op dit moment wordt er druk gewerkt aan vernieuwing. De site Achter de Schermen is alleen voor koorleden toegankelijk en heeft een aantal functies. Omdat we tot 1 januari lid waren van Korenwereld konden we hier ook veel stukken en gegevens delen. Helaas is deze site opgeheven en is een van onze alten op een fantastische manier met een vernieuwde achter de schermen gestart. Dit alles is bedoeld om de leden te helpen bij de voorbereiding voor een repetitie. Op dit moment moeten de kinderziektes er nog uit maar hier wordt hard aan gewerkt. Ook is er aandacht voor de nieuwe wet op de Privacy (AVG wet) die in mei 2018 van kracht werd, In het plan van aanpak hierover meer. 6. Lief &Leed Net zoals het voorgaande jaar hebben we in 2018 verschillende leden van Zingen&Zo een kaartje gestuurd. Om te feliciteren, te condoleren of om gewoon te laten weten dat we aan ze denken en dat ze worden gemist. We proberen zo aan iedereen te denken; dit is een kleine moeite. Om te weten wie wat extra aandacht kan gebruiken is de lief-en-leed-appgroep, waarin de stemgroepleiders dit kunnen aangeven. 7. PR en Contacten naar buiten In beeld blijven bij ons vaste publiek en de aandacht trekken van nieuw publiek en aspirant-koorleden is ook in 2018 weer gelukt. Onze optredens waren daarin als vanouds de sleutels voor onze PR. Juist een optreden met een ander koor of muziekgezelschap betekende voor ons het aanboren van nieuw publiek. Tegelijk was het aantrekkelijk voor ons vaste publiek om naast Jaarverslag Z&Z 2018 en Plan van Aanpak 2019 pagina 6 van 11

7 ons een andere uitvoerder te mee te maken. Mail, Website en Facebook. De directe mail aan vrienden en bekenden met de uitnodiging voor een optreden bleek ook dit jaar weer een uitermate geschikt middel om onze geïnteresseerden op de hoogte te houden en voor zover relevant uit te nodigen om ons optreden bij te wonen. Koorleden konden hiervoor een passende mail met flyertekst gebruiken. Oud-leden werden ook per mail uitgenodigd. Alle andere plaatselijke koren in Groningen kregen een mail met de oproep de uitnodiging onder hun leden te verspreiden. Hiernaast waren onze Website en onze Facebookpagina effectieve middelen voor PR onder een breder publiek. Toekomstige activiteiten werden steeds tijdig op onze Website en Facebook vermeld. Op Facebook was de mogelijkheid een bericht te delen voor Facebookgebruikers een prima aanvulling van de PR. Leden en andere geïnteresseerden leverden materiaal door foto s en filmpjes plus enthousiaste uitnodigingen te plaatsen op Facebook. We nodigen iedereen van harte uit dit te blijven doen zodat we de Z&Z Website en de Facebookpagina actueel en levendig kunnen houden. Voor onze concerten in Groningen in februari en november informeerden we de plaatselijke en regionale bladen, de uitgaanskranten, Van Plan en radio en TV digitaal met een kort persbericht met foto. In hun digitale agenda s werd dit bericht meestal wel opgenomen, soms ook in de papieren edities. Wanneer de evenementenorganisatie de perscontacten en/of het informeren/werven van publiek voor haar rekening nam, beperkten wij ons tot informatie op de Website, Facebook en mail naar bekenden. Dit was het geval bij onze deelname aan ZingZing in juni en Klangvokal in juni. Het spandoek van Zingen&Zo werd zo mogelijk gebruikt. Onze naam en Website vermeldden we ook op programmamateriaal voor het publiek. Hiermee konden geïnteresseerden ons gemakkelijk vinden op het internet. Onze fraaie ansichtkaarten lagen in februari en november klaar voor publiek om mee te nemen. Velen maakten hier gebruik van. Het logo en onze Website staan hierop vermeld. Jaarverslag Z&Z 2018 en Plan van Aanpak 2019 pagina 7 van 11

8 Plan van aanpak Repertoire en &Zo Op de website staat dat we een zeer gevarieerd repertoire hebben: popliedjes, gospels en smartlappen, maar ook klassiek, opera en musical. Of ons huidige repertoire daar wel voldoende afspiegeling van is, is in het bestuur en het A-team regelmatig onderwerp van gesprek. Komend jaar willen we bijvoorbeeld weer een klassiek nummer aan onze lijst toevoegen. Op de bijgevoegde lijst met repertoire zie je al een aantal nieuwe nummers en bij de huidige nummers staat de Cantique die we een tijdje niet hebben gezongen. Leden die suggesties hebben voor nieuwe nummers kunnen die blijven sturen naar De nummers worden besproken in het overleg van het A-team met dirigent en pianist. Zij beoordelen of het nummer geschikt is om door het koor uitgevoerd te worden. De afgelopen jaren bestond onze repertoirelijst uit Actueel en Shortlist. In overleg met de koorleiding is dit onderscheid opgeheven. Op de lijst (die dus regelmatig wordt aangepast) staat ons huidige repertoire, en daaronder een kopje met nieuwe nummers en een kopje met de reserve nummers. De nummers onder het kopje Nieuw gaan we op korte termijn (of zijn we aan het) repeteren. De nummers onder het kopje Reserve zijn de nummers die ingebracht zijn en waaruit een selectie gemaakt gaat worden door de koorleiding in overleg met het A-team. Voor het &Zo gedeelte, de theatrale knipoog, zetten we de trend van 2018 door. We willen nog meer met behulp van bijvoorbeeld onze houding of een bepaalde kooropstelling kleur geven aan ons optreden. Naast het feit dat het lastig is om het zo in te studeren dat het er ook strak uitziet, past een choreografie met pasjes ook vaak niet op het podium waar we optreden. Qua kleding is afgesproken om de sprekende kleuren van Zingen&Zo (rood, blauw, groen of oranje) door de alten, mezzo s en sopranen te laten dragen. Dit gecombineerd met wit in de lente/zomer en zwart in de herfst/winter. De bassen en tenoren dragen een (blauwe) spijkerbroek met witte blouse en natuurlijk de bretels (rood, blauw, groen). In de concertberichten staat naast datum en tijdstip, locatie, repertoire/programma ook altijd de kleding omschreven. En bij elk nummer staat of er een &Zo wordt uitgevoerd. 2. Concerten en activiteiten Het A-team heeft voor komend jaar 3 concerten gepland. Het concert met Eelsk eind maart, zingen voor Penduka in juni en een concert in november waarschijnlijk met het gemengd koor Ten Boer. Als er zich een geschikt kerstoptreden voordoet, (bv Kerst om Nienoord) is dat ook nog een optie. Jaarverslag Z&Z 2018 en Plan van Aanpak 2019 pagina 8 van 11

9 Om de concerten goed te kunnen voorbereiden moeten elk koorlid voor zichzelf de verantwoordelijkheid nemen om noten en teksten in te studeren. We willen komend jaar werken met de regel om 3 weken voor het optreden de tekst en noten uit het hoofd kennen zodat we de laatste drie weken het nummer kunnen vervolmaken qua sfeer en presentatie. Voor bijna elk nummer is er wel een oefenbestandje te vinden op de site, waar je thuis naar kunt luisteren. Het softwarepakket Finale is begin 2019 aangeschaft, we gaan dit komend jaar gebruiken en hopen dat dit pakket het maken van de oefenbestandjes vergemakkelijkt. In de stemgroepen kunnen we elkaar stimuleren en elkaar helpen als het niet lukt. Uiteraard moet plezier in het zingen wel voorop blijven staan. In oktober gaan we weer met z n allen naar de Kwartjesberg voor een gezellig (repetitie)weekend. Voor die laatste activiteit geldt dat we de locatie en het aantal gasten ruim van tevoren vast moeten leggen en betalen. Dat betekent dat wanneer je je aanmeldt, je ook direct een betalingsverplichting aangaat. Ook als later blijkt dat je om wat voor reden dan ook verhinderd bent, zul je dus toch moeten betalen. De afsluiting voor de zomervakantie en voor de kerstvakantie willen we net als vorig jaar vieren, in juni bij Hans in de tuin en in december met leuke (solo-)optredens in de tweede helft van de repetitie. 3. Repetities We repeteren elke maandag met uitzondering van de feestdagen, paasmaandag, pinkstermaandag, de kerstvakantie en de zomervakantie. De zomerstop is in de maanden juli en augustus en wordt mede bepaald door de zomersluiting van het Poortershoes. In de voorjaars-, mei- en herfstvakantie repeteren we in principe gewoon door, tenzij er tijdens de ALV van 11 maart 2019 anders wordt beslist. De generale repetities op de maandag voorafgaand aan een optreden, starten een half uur eerder. Stemgroepen kunnen uiteraard ook op eigen initiatief eens een extra keer repeteren. Sinds twee jaar organiseren we extra repetities per stemgroep o.l.v. Douwe. De repetities duren 3 kwartier en de kosten daarvan worden afhankelijk van de financiële stand van zaken van het koor al dan niet hoofdelijk omgeslagen. Op de ALV van 11 maart willen we deze werkwijze evalueren, of en hoe we door gaan met deze repetities is afhankelijk van het resultaat daarvan. Jaarverslag Z&Z 2018 en Plan van Aanpak 2019 pagina 9 van 11

10 4. Overleg met de professionele leiding Met de leiding van ons koor wordt 2x per jaar een kort overleg met het A-team gepland. Hierin wordt gesproken over het (nieuwe) repertoire voor het koor. Ook eventueel door de leden aangedragen nummers worden dan besproken, en beoordeeld op geschiktheid. Daarnaast zal er tweemaal met het bestuur worden geëvalueerd. Voor dit overleg wordt input opgehaald bij de stemgroepen. Onderwerpen van gesprek zijn: functioneren van de koorleiding kwaliteit en samenstelling van het koor afgelopen optredens overige punten uit de stemgroepen Van elk overleg wordt verslag gedaan aan bestuur en stemgroepleiders. Wanneer het A-team de keuze voor nieuw repertoire op de agenda heeft staan, zijn dirigent en pianist daarbij aanwezig om de nummers te beoordelen. (1 à 2x per jaar) 5. Aannamebeleid en samenstelling koor We krijgen regelmatig verzoeken om eens te komen kijken en meezingen met ons koor, daar zijn we blij mee, we kunnen wel wat nieuwe leden gebruiken. Om de rust tijdens de repetities niet te veel te verstoren bieden we 1x per maand (de 1 e maandag) de gelegenheid om langs te komen. Soms wordt hiervan afgeweken, maar alleen na overleg met de betreffende stemgroepleider. Douwe bepaalt aan de hand van de stemtest of iemand voldoende bij stem is en of hij/zij iets toevoegt aan ons koor. De mensen die komen kijken worden van tevoren van deze procedure op de hoogte gebracht door het algemene bestuurslid stemgroepen. De contributie wordt twee keer per jaar via automatische incasso geïnd, in september en in februari. Beëindigen van het lidmaatschap kan ook halfjaarlijks, voor 1 september of voor 1 februari. Opzegging na genoemde data betekent dat de contributie voor het betreffende half jaar nog in rekening wordt gebracht. 6. Website Wat een vernieuwing in 2019: we hebben nog maar één website in plaats van twee. (Voor de schermen) is nog steeds de openbare website waarop actuele concerten worden aangegeven en ook de informatie hoe men zich kan aanmelden om een repetitie bij te wonen. Maar, net als vorig jaar, is deze site nog steeds wel wat aan vernieuwing toe is. De verwachting Jaarverslag Z&Z 2018 en Plan van Aanpak 2019 pagina 10 van 11

11 is dat daar dit jaar hard aan gaat worden gewerkt. Input van leden daarvoor wordt overigens zeer op prijs gesteld, bijvoorbeeld door het aanleveren van foto s. filmpjes, maar ook verbeteringen in de teksten. De vernieuwing zit m in het feit dat informatie voor leden die tot op heden te vinden was op Achter de schermen en Korenwereld nu allemaal te vinden is op één site: het nieuwe Achter de schermen! Een geweldige prestatie van één van de alten, waarvoor dank!! De informatie is dezelfde die eerder verdeeld was over Achter de schermen en Korenwereld: naast een ledenlijst (met verschillende functies van de leden, met namen, adressen, een foto en verjaardag datum voor wie wil), uiteraard de partituren, de mp3 s van repetitie-opnames of van de gedigitaliseerde muziek. Deze mp3 s zijn over het algemeen uitgewerkt naar de verschillende stemgroepen. Ook staan hier de beschrijvingen van choreografie en verwijzingen naar YouTube filmpjes ter inspiratie. En de agenda is hier te vinden alsook alle inbreng van nieuwe nummers. Met de nieuwe wet op de Privacy (AVG wet) die in mei 2018 van kracht werd, is ook aan de privacy extra aandacht besteed. Zowel leden als andere gebruikers van de website worden via een Privacyverklaring op de hoogte gebracht hoe we daar als koor en bestuur mee omgaan. Voor de inhoud van deze stukken zie de bijlagen bij dit verslag. Jaarverslag Z&Z 2018 en Plan van Aanpak 2019 pagina 11 van 11