Organisatie-ontwikkeling, cultuur en dienstverlening

Transcriptie

1 Organisatie-ontwikkeling, cultuur en dienstverlening Programma 25 april 2018 Locatie: Den Witten Haen, Groenmarkt 19-B, 3311 BD Dordrecht 1. Welkom door Esther ter Horst (Nieuwegein). Na de inlooplunch heet Esther ter Horst van de werkgroep Dienstverlening in Beweging ons (35 leden) van harte welkom (presentatie: zie bijlage). De bijeenkomst is een derde in een cyclus van vier georganiseerd door de VDP-werkgroep Dienstverlening in Beweging. Na de bijeenkomsten over talentontwikkeling op 7 februari en leiderschap op 28 maart, buigen we ons vandaag over de vraag, hoe we de veranderbeweging in gang kunnen zetten. 2. Inleiding van Harrie Aardema over De Veranderende gemeente. Harrie Aardema heeft een lange staat van dienst op het vlak van verbindend leiderschap en organisatie-ontwikkeling binnen gemeenten en is betrokken geweest bij de totstandkoming van de publicatie De Veranderende Gemeente. Op initiatief van het A&O-fonds heeft Thijs Homan zich in die publicatie gebogen over de vraag, hoe gemeenten veranderen. Harrie Aardema reflecteert daarop, zet het in perspectief en reikt oplossingsrichtingen aan. In het verlengde daarvan zijn we op zoek naar antwoorden op de vragen:

2 - hoe beweeg je als manager en als gemeente mee met de veranderende wereld zonder je gek te laten maken? - hoe organiseer je de Dienstverlening binnen je organisatie? Hoe weef je innovatieve ontwikkelingen in? En hoe vul je je leiderschap in? - hoe organiseer je je ondersteuning in nauwe samenspraak met de collega s van Bedrijfsvoering? Harrie gaat uitgebreid in op het boek van De veranderende gemeente van Thijs Homan. Het komt er kortweg op neer, dat verreikende visies die vaak op basis van hypes en meestal zonder al te veel contact met de basis over mens en organisatie wordt uitgestrooid, geen goede basis voor duurzame verandering zijn. Veel verstandiger is het, om oog te hebben voor de kwaliteit van mens en organisatie en waardevolle nieuwe initiatieven ruimte te geven en te koesteren. Zo krijgt de verandering van onderaf vorm. Achtereenvolgens komen de volgende thema s aan de orde: de veranderstrategie, de organisatie-ontwikkeling, leiderschap en bedrijfsvoering (presentatie: zie bijlage). Tijden veranderen: we zitten in een overgang van New Public Management naar management op basis van Publieke Waarden; vanuit de zaal wordt de trend herkend, maar wordt tevens het belang aangegeven, dat zo n trend bestuurlijk en ambtelijk breed gedragen wordt. Om in een veranderende wereld staande te blijven, is het van belang, dat we geworteld zijn en blijven: de vier elementen vuur, water, aarde en lucht moeten met elkaar in balans zijn om de boom te laten groeien. Deze wijsheid wordt door Harrie Aardema verbeeld in een mooie slotplaat van een goed gewortelde, gezonde boom. 3. Vragen en discussie over de inleiding. 4. Eerste ronde: Tijdens rondetafelgesprekken wisselen gemeenten hun ervaringen uit rondom organisatieontwikkeling, cultuur en dienstverlening. Welke ontwikkeling heeft jouw organisatie doorgemaakt? Welke plek heeft dienstverlening in je organisatie? Waar sta je nu? En waar ga je naar toe? Interessante vragen om met collega s te delen. Tegelijkertijd is het de vraag, hoe gedachtegoed van De veranderende gemeente daarbij kan helpen. Op basis van de presentaties wordt aan een zestal tafels gediscussieerd. De aftrap wordt daarbij verricht door: 1. Tjitske Poelsma Den Haag 2. Francien Anker Alphen aan den Rijn 3. Brigit de Klerk, Leidschendam-Voorburg, 4. Cornelis Hardenberg Dordrecht 5. Anneke Stam de BUCH. 6. Pyt Liemburg, Ooststellingwerf 4. Pauze. 5. Tweede ronde. Ook tijdens de tweede ronde wisselen gemeenten hun ervaringen uit rondom organisatieontwikkeling, cultuur en dienstverlening: 1. Xander Jongejan - Leeuwarden 2. Marinus de Bruijn - s-hertogenbosch 3. Ria Kapteijn - Zoetermeer 4. Peter van Bennekom Dordrecht 5. Brigit de Klerk Leidschendam Voorburg 6. Ronald Smit Hollands Kroon

3 6. Samenvatting van bevindingen, uitwisseling van goede voorbeelden, ervaringen, tips et cetera. Aan alle tafels wordt gevraagd om de essentie van de discussie weer te geven. Dat doet natuurlijk geen recht aan de diepgang, maar toch een poging: 1. Tjitske Poelsma Den Haag: - werk van klein naar groot; - sluit aan bij de leefwereld van de medewerkers; - begin met de teams, dan gaat het leven; - toon leiderschap: supporting, antenne; - stimuleer eigenaarschap: wel snappen, niet oplossen. 2. Francien Anker Alphen aan den Rijn: - na fusie: grondige evaluatie; - samenleving verandert; - matrixorganisatie: niet in hokjes denken; - dienstverlening op nummer 1; - toon leiderschap. 3. Brigit de Klerk, Leidschendam-Voorburg, - motto: de Moderne Overheid; - Pepper Elvie heeft zuil vervangen en is inmiddels in vaste dienst; - uitgangspunten: data-gedreven en opgavegericht werken; - het gaat niet om de techniek, maar om de mensen. 4. Peter van Bennekom Dordrecht: - ga na waar de energie en ambities aanwezig zijn; - sluit daarbij aan met dienstverlening; - werk iteratief en waar mogelijk concernbreed en over afdelingen heen ( newsroom ); - zorg voor ambassadeurs op directieniveau. 5. Anneke Stam de BUCH: - ambtelijke fusie van Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo (BUCH); - De organisatie bestaat uit vijf domeinen: samenleven, inwoners & ondernemers, ruimtelijke ontwikkeling, beheer openbare ruimte en bedrijfsvoering. - De BUCH werkt met een concernplan met zes organisatiedoelen, waarvan Top Dienstverlener er één is. - Uitgangspunten Top Dienstverlener: High Touch en High Tech. 6. Pyt Liemburg, Ooststellingwerf: - leg verantwoordelijkheid laag in de organisatie; - laat de organisatiefilosofie door medewerkers zelf formuleren; - faciliteer dat proces vanuit de leiding; - voer werkselfies in in plaats van functioneringsgesprekken. 7. Xander Jongejan Leeuwarden; - werk op basis van een netwerkorganisatie; - uitgangspunt: Iedereen wil begrepen worden ; - aanrader: Hoe ik talent voor het leven kreeg van Rodaan al Galidi.

4 8. Marinus de Bruijn s-hertogenbosch: - wisselwerking van petri-schaaltjes (of: veranderfonteintjes ) en visie; - laat medewerkers zelf visie maken en uitvoeren; - en stuur zo zonder te zenden. 9. Ria Kapteijn Zoetermeer: - wel een visie, geen programma; - werkende weg ontwikkelen. 10. Ronald Smit Hollands Kroon: - innovatie; - bevorder vanuit de directie werken met zelfsturende teams: - benut eigen vermogen van leren en organiseren: daarvoor is een academie opgericht. 7. Reflectie door Harrie Aardema. Kunnen we de conclusies vanuit de publicatie De veranderende gemeente, de bevindingen uit de rondetafelgesprekken en de vragen die we aan het begin gesteld hebben met elkaar verbinden? Dat is de vraag die we ons stellen en waarop Harrie Aardema ten slotte reflecteert. Hij constateert dat er sprake is van veel energie, dynamiek en veranderfonteintjes ; samenwerking met de collega s van Bedrijfsvoering kan de Dienstverlening verder helpen. Als het gaat over organisatie-ontwikkeling is er bovendien sprake van grote diversiteit. Er is op dit moment nog niet echt veel lijn in te ontdekken. En dat past volgens Harrie bij het tijdsbeeld. Hij wijst daarbij op de publicatie van Arnold Cornelis, De logica van het gevoel (afbeeldingen: zie onderstaand). We leven in een overgangsfase en dat brengt verwarring met zich mee. Systemen keren zich tegen ons. We gaan een nieuwe periode in waarin communicatieve zelfsturing belangrijk wordt. Mensen gaan op zoek naar hun eigen meerwaarde. Dit soort concepten kunnen bijdragen aan een beter begrip van de wereld om ons heen, aan de richting die we kiezen en aan de weg die we gaan. 8. Afronding en start netwerkborrel. Esther ter Horst sluit de bijeenkomst af. Zij geeft aan dat de VDP graag bereid is om als platform te fungeren voor het gesprek over organisatie-ontwikkeling, cultuur en dienstverlening. De werkgroep Dienstverlening in Beweging bereidt op basis van de drie bijeenkomsten een advies voor dat aan de orde zal komen tijdens de kwartaalbijeenkomst van 27 juni in Rotterdam. Zij dankt Harrie Aardema en alle inleiders voor hun inbreng, dankt de deelnemers voor het geanimeerde gesprek en dankt de gemeente Dordrecht voor de organisatie en de gastvrije ontvangst. Jan Fraanje, 7 mei 2019.

5