Jaarverslag tta lcu a C ctie A g tin tich S - C A S

Transcriptie

1 Jaarverslag SAC - Stichting Actie Calcutta 2010

2 VOORWOORD De statutaire doelstelling waarin het bevorderen van onderwijs voor kansarme jongeren in drie deelstaten in India (West Benghalen, Jharkhand en Orissa) centraal staat was ook in 2010 het belangrijkste streven van SAC. Beleidsaanpassingen hebben er toe geleid dat deze doelstelling in een breder perspectief is komen te staan, waarbij de actieve participatie van de lokale Indiase gemeenschap een belangrijke rol is gaan spelen. De mogelijkheid om de bestaande armoedecirkel te doorbreken wordt daardoor zeker vergroot! Het bestuur van SAC is grote dank verschuldigd aan de medewerkers die zich het afgelopen jaar belangeloos hebben ingezet om de SAC doelstellingen te helpen verwezenlijken. Zonder hen zou het niet mogelijk zijn de organisatie draaiende te houden met een gering percentage aan kosten als resultaat. De bemensing van diverse plaatsen in de organisatie is voor het bestuur een bron van zorg. Temeer omdat diverse actieve medewerkers door leeftijd of anderszins hebben aangegeven in de loop van 2011 dan wel begin 2012 hun activiteiten binnen de Stichting te willen beëindigen. Vandaar dat in de loop van december 2010 een actie is gestart om nieuwe vrijwilligers te werven voor de vacatures die (zijn) ontstaan. De door diverse steden georganiseerde beursvloer bijeenkomsten zijn ook door SAC medewerkers bezocht en hebben geresulteerd in een aanbod om te assisteren bij het ontwerpen van een meer eigentijdse huisstijl enerzijds en het opstellen van een marketing plan c.q. een doelgroepen beleidsplan anderzijds. Wij zijn deze bedrijven (Bureau Blink en Eldik & Partners) zeer erkentelijk voor hun (belangeloos ter beschikking gestelde) hulp. De sponsoring van hostels zoals die tot nu toe is geschied heeft zeker zijn functie gehad (en die heeft het in een aantal gevallen nog steeds), rekening houdend met de specifieke omstandigheden in bepaalde gebieden. Toch moeten deze activiteiten kritisch tegen het licht gehouden worden. Niet uitgesloten moet worden dat de sponsoring van hostels in een aantal gevallen zal worden afgebouwd om met name de zelfredzaamheid te bevorderen. Het samenstellen van een road map kan daarbij zeker een goed hulpmiddel zijn! Het bestuur dankt de vele sponsors die het mogelijk hebben gemaakt dat SAC de eerder geformuleerde missie heeft kunnen waarmaken. Niet alleen het onderwijs aan kansarme jongeren, ook de realisatie van projecten en daaraan gerelateerde activiteiten zoals gezondheidszorg zijn daardoor mogelijk geworden. Met hen hopen wij deze jongeren een meer verantwoord toekomstperspectief te kunnen geven! 1

3 INHOUD 1 BESTUURSVERSLAG OVERIGE BESTUURSACTIVITEITEN DOELSTELLING EN STRATEGIE GOVERNANCE Sponsorschappen Marketing en communicatie Projecten Transparantie Financiële rapportage uit India Vergoedings en declaratiebeleid Samenwerkingsverbanden FINANCIEEL VERSLAG Algemeen Baten Lasten Begroting BELEIDSPLAN Actieplan Actieplan Accentverschuiving beleidsplan Inleiding Huidige ontwikkelingen in de markt Veranderingen in India Waarmee wordt SAC geconfronteerd Sterke kanten van SAC Verbeterpunten SAC Waar liggen kansen voor SAC Bedreigingen De komende jaren PROGRAMMA VOOR DE KOMENDE JAREN JAARREKENING BEGROTING CONTROLEVERKLARING VERANTWOORDINGSVERKLARING BESTUUR

4 1 BESTUURSVERSLAG Statutaire naam van SAC Vestigingsplaats van SAC Rechtsvorm van SAC : Stichting Actie Calcutta : Eindhoven : Stichting Stichting Actie Calcutta staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Eindhoven onder nummer Statutenwijzigingen hebben in 2010 niet plaatsgevonden. De laatste statutenwijziging was in het jaar De samenstelling van het Algemeen Bestuur was op 31 december 2010 als volgt : Mevr. J. Jansen, Eindhoven Voorzitter Hr. P.Rooimans Eindhoven Secretaris Hr. W. de Jongh Eindhoven Penningmeester Hr. G. Vijverberg Eindhoven Bestuurslid Projecten Mevr. M. Hillenaar Eindhoven Bestuurslid Sponsoring Hr. L. Hoogendam Eindhoven Bestuurslid bureauzaken Mevr. D. Prinsen heeft haar bestuurslidmaatschap voor Marketing&Communicatie per 1 juni 2010 beëindigd. In de daardoor ontstane vacature was per ultimo 2010 nog niet voorzien. Bovengenoemde bestuursleden zijn voor de eerste keer benoemd in de volgende jaren : Mevr. J. Jansen maart 2008 Hr. P. Rooimans oktober 2005 laatst herbenoemd maart 2010 Hr. W. de Jongh september 2009 Hr. G. Vijverberg januari 2003 laatst herbenoemd januari 2009 Mevr. M. Hillenaar juni 2009 Hr. L. Hoogendam juni 2006 laatst herbenoemd maart 2010 De benoeming geschiedt voor een periode van 3 jaar. Bestuursleden zijn herbenoembaar. Voor wat betreft de nevenfuncties kan worden vermeld dat mevr. Jansen in 2010 werkzaam is als adjunct directeur van Fontys hogeschool ICT, terwijl de heer de Jongh werkzaam is als zelfstandig accountant en als penningmeester van de Stichting Jonge Onderzoekers Eindhoven. De overige bestuursleden vervullen geen nevenfuncties. 3

5 De zoektocht naar personen die bereid zijn om toe te treden tot een Raad van Advies heeft geresulteerd in één concrete toezegging eind De benadering van andere personen heeft bij het bestuur hoge prioriteit. SAC hoopt in de loop van 2011 een dergelijke Raad van Advies te kunnen installeren. Hostel Satia, Jharkhand 4

6 Het onderwijs aan kansarme kinderen in drie deelstaten in India waar SAC werkzaam is vormde ook in 2010 het belangrijkste uitgangspunt in de missie die SAC zich gesteld heeft. Toch zijn wij van mening dat dit uitgangspunt in een breder perspectief dient te worden geplaatst. De betrokkenheid en medeverantwoordelijkheid van en interactie met de gemeenschap die direct of indirect met het onderwijs te maken heeft speelt daarbij een doorslaggevende rol. Duurzaamheid dient gezien en ervaren te worden als een paraplu waaronder alles valt. Duurzaamheid wil zeggen dat SAC zich in de tijd uiteindelijk overbodig maakt. Dat ook de milieu vraagstukken een rol kunnen spelen wordt door SAC onderkend, maar beschouwd als één van de aspecten van het streven naar duurzaamheid. SAC vindt het belangrijk dat het zich kan profileren als facilitator in plaats van geld gever waardoor de lokale bevolking wordt gestimuleerd om meer zaken zelf ter hand te nemen. Ook de interactie met instellingen zoals balwadi s, scholen, hostels etc. moet derhalve worden bevorderd. De door het Algemeen Bestuur in 2009 besloten wijziging van beleid ten aanzien van sponsoring van hostels is in 2010 in gang gezet. Aan verschillende hostels die door SAC al meer dan 15 jaar worden gesponsord is inmiddels meegedeeld dat SAC begint met een geleidelijke afbouw van de sponsorgelden. De tijd dat SAC bereid is een verplichting aan te gaan voor sponsoring van nieuwe locaties wordt daarenboven uitdrukkelijk gelimiteerd tot drie jaar. SAC hoopt daarmee te stimuleren dat de ontwikkelingen (met name ook het onderwijs) meer en intensiever zullen worden bevorderd vanuit een Community Based Organisation gedachte. Immers, een ontwikkeling die vanuit de basis naar boven komt en gedragen wordt door de daarbij betrokken gemeenschap maakt meer kans van slagen. Ook de duurzaamheidsfactor (streven naar zelfredzaamheid) speelt daarbij een belangrijke rol. Speerpunten als onderwijs en gezondheidszorg kunnen ondertussen onverkort gehandhaafd blijven. Bovenstaande beleidsaanpassingen zijn tijdens de reis van enkele bestuursleden naar diverse locaties in India in het najaar van 2010 meegedeeld. Ook vanuit het kantoor in Geldrop is een en ander schriftelijk / dan wel per e mail gecommuniceerd naar India. In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 29 maart 2010 is de definitieve taakverdeling tussen het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur vastgesteld. Doel daarbij is de effectiviteit en de slagvaardigheid van besturen te waarborgen. Het Dagelijks Bestuur heeft in die vergadering het mandaat gekregen om binnen de kaders van het reeds geformuleerde beleidsplan een aantal zaken te regelen. 5

7 In 2010 heeft het in gang gezette nieuwe beleid zich vooral gericht op de betrokkenheid van de Indiase gemeenschap bij het opzetten van schooltjes, bijscholingscentra, beroepsonderwijs, projecten etc.. Voor zover aanwezig vervullen de Social Development Centres daarbij een steeds belangrijkere rol. Vandaar dat SAC besloten heeft de samenwerking met deze Centres verder uit te werken/gestalte te geven. In het kader van de upgrading van het ICT gebeuren binnen SAC heeft het bestuur een task force aangewezen die enerzijds een inventarisatie moet maken van de bestaande software en ICT infrastructuur en anderzijds met voorstellen moet komen voor optimalisering van diezelfde structuur. Vervanging van (verouderde) pc s, het aanschaffen van een centrale server, een aanpassing van de programmatuur van het sponsorprogramma en het opzetten van een intranet stonden daarbij centraal. Naar alle waarschijnlijkheid zal medio 2011 de task force haar opdracht hebben voltooid. Voor een groot deel van de daarmee gemoeide kosten is al een sponsor gevonden. Het bestuur heeft een voorstel van het kantoormanagement ter beoordeling van de financiële rapportage van de hostels en non hostels overgenomen. De door SAC gestelde eisen c.q. de beoordelingscriteria zijn op een rij gezet en gekoppeld aan een waardering. Bij criteria moet o.a. gedacht worden aan de kosten per hostel, voedselkosten per kind, SAC bijdrage per hostel etc. Ook is binnen het bestuur afgesproken dat afspraken die met SAC vertegenwoordigers in India tijdens hun bezoek aan locaties worden gemaakt ter plekke moeten worden vastgelegd, zodat bij terugkomst na enige tijd het document kan worden getoond. De gemaakte afspraken kunnen op die manier worden getoetst. Het CBF heeft een hertoetsing en controle op basis van het Reglement CBF Keur in de tweede helft van 2010 doen plaatsvinden. Daartoe zijn een groot aantal gegevens aan het CBF ter beschikking gesteld en heeft er een visitatie gesprek plaatsgevonden op het kantoor van SAC. Een en ander heeft geresulteerd in een hernieuwde toekenning van het CBF keurmerk voor een periode van drie jaar, dit wil zeggen tot ultimo Het bestuur is van mening dat in de toekomst meer aandacht zal moeten worden besteed aan relatiebeheer. SAC zal in de toekomst op een nog professionelere wijze met relaties moeten omspringen dan we nu al (trachten te) doen. In de laatste vergadering van het Algemeen Bestuur in 2010 is besloten tot introductie in 2011 van een kwaliteitscyclus. Dit houdt in dat er per jaar een activiteitenplan zal worden opgesteld, waarbij de monitoring zal uitwijzen of dit plan in de loop van het komende jaar zal moeten worden bijgesteld of niet. Ook de evaluatie van het functioneren van bestuurders zal naar verwachting deel gaan uitmaken van het activiteitenplan. Dat daarnaast de door de Verenigde Naties geformuleerde tweede millennium doelstelling ieder kind heeft recht op goed onderwijs een belangrijk item vormt, behoeft geen verder betoog! 6

8 2 OVERIGE BESTUURSACTIVITEITEN In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 29 maart 2010 zijn de heren Leendert Hoogendam en Peter Rooimans herbenoemd voor een periode van 3 jaar. Mevrouw Desiree Prinsen is per 1 juni 2010 teruggetreden als bestuurslid van SAC. Het bestuur is haar veel dank verschuldigd voor de inzet die zij heeft aangewend om het Marketing & Communicatie gebeuren mede sturing te geven in haar rol van voorzitter van de M&C Commissie. Het Dagelijks Bestuur heeft in 2010 een begin gemaakt met het in kaart brengen van de binnen de diverse commissies gevoerde procedures alsmede van de daarbij gehanteerde criteria. Dit heeft inmiddels geresulteerd in afgeronde richtlijnen en procedures voor de sponsorcommissie. Tevens is een begin gemaakt met het opstellen van soortgelijke richtlijnen en procedures voor de projectencommissie. De procedures voor de financiële commissie zullen in de loop van 2011 op papier worden gezet. De huisstijl is met behulp van Eldik en Partners te Bilthoven enigszins aangepast. SAC spreekt haar waardering uit voor de (belangeloos) ter beschikking gestelde nieuwe huisstijl die er toe heeft bijgedragen dat SAC een meer eigentijdse uitstraling mét elan ten toon kan spreiden. In het kader van het relatiebeheer is in 2010 een vervolg gegeven aan het benaderen van zusterorganisaties om te bezien of en in hoeverre het vormen van samenwerkingsverbanden tot de mogelijkheden behoort. Dit heeft vooral ten doel de effectiviteit en de doelmatigheid van de geboden hulp zo veel mogelijk te optimaliseren. Tevens wordt daarbij ingespeeld op de door de overheid gestimuleerde samenwerking tussen verschillende ontwikkelingsorganisaties die raakvlakken hebben op verschillende (deel)gebieden. De kinderen krijgen op school een maaltijd 7

9 De organisatiestructuur van SAC per ultimo 2010 kan als volgt worden weergegeven : De missie/doelstelling van SAC vindt zijn weerspiegeling in bovenstaande organisatiestructuur. SAC is van mening dat de doelstelling het best kan worden verwezenlijkt door de inrichting van de organisatiestructuur als boven vermeld, gestalte te geven. Tevens is SAC op zoek is naar een adequate invulling van de M&C vacature. Het streven is om deze vacature in de eerste helft van 2011 ingevuld te krijgen. 8

10 In 2010 zijn de volgende activiteiten door het bestuur geïnitieerd / gerealiseerd : Meerjarenplan (gerealiseerd) Aanpassing jaarrekening aan herziene richtlijn 650 fondsenwervende instellingen (gerealiseerd) Hertoetsing en controle CBF Keur (gerealiseerd) Herziening van het reisbesluit (gerealiseerd) Aanpassing beleid t.a.v. sponsoring hostels (gerealiseerd) In gang zetten nieuw beleid t.a.v.betrokkenheid lokale gemeenschap bij opzetten van schooltjes, projecten, bijscholingscentra etc. (gerealiseerd) Meer gebruik maken van lokale Social Development Centres (geïnitieerd) Gedeeltelijke afbouw reserves (gerealiseerd) Taakverdeling tussen Algemeen en Dagelijks Bestuur (gerealiseerd) Uitbouwen/moderniseren website (geïnitieerd) Format voor monitoring activiteiten hostels / scholen (gerealiseerd) Vaststellen criteria voor toekenning sponsorschappen (gerealiseerd) Beoordelingscriteria financiële rapportage (gerealiseerd) Aanpassing / uitbreiding sponsoradministratie systeem (geïnitieerd) Ontwikkelen van een doelgroepenstrategie (geïnitieerd) Benaderen verschillende prominenten voor Raad van Advies (geïnitieerd) Benaderen personen die als ambassadeur van SAC willen optreden (geïnitieerd) Opstarten actief beleid relatiebeheer (geïnitieerd) Aanpassing ICT structuur door informatiestroom analyse en archiefstructuur (geïnitieerd) Onderzoek / adviesrapport Fontys studenten Spelende kinderen in schoolpauze 9

11 3 DOELSTELLING EN STRATEGIE Ook in 2010 gold dat de bestedingen zoals die door SAC zijn geëffectueerd een uitvloeisel waren van de in de statuten verwoorde doelstelling : de sponsoring van kansarme jongeren in drie deelstaten in India teneinde hen een opleidingsmogelijkheid te geven in een hostel of separate school, alsmede het faciliteren ervan. Het bestuur blijft van mening dat hieronder ook de medische zorg valt, voor zover er maar een relatie bestaat met projecten die door SAC worden uitgevoerd. Het is mede daarom dat de samenwerking met Calcutta Rescue Nederland zo goed verloopt. De raakvlakken die beide organisaties hebben, liggen dicht langs elkaar en zorgen voor een kruisbestuivings effect. Zonder goede gezondheidszorg is onderwijs erg lastig, of omgekeerd, onderwijs komt pas goed tot zijn recht bij gezonde jongeren. In het kader van de lange termijn strategie die door SAC is ontwikkeld speelt de implementatie van het begrip duurzaamheid een belangrijke rol. Duurzaamheid betekent in dit geval zelfredzaamheid daar waar het gaat om sponsoring van hostels en scholen. Maar ook in het geval van projecten speelt dit begrip een belangrijke rol. Vandaar dat bij nieuwe projectaanvragen de duurzaamheid aan de beoordelingscriteria voor het al dan niet toekennen van projecten, is toegevoegd. SAC is er zich steeds meer van bewust geworden dat de medewerking van de lokale gemeenschap een essentiële rol vervult in de het tot stand komen van goed onderwijs. Maar ook bij de bouw van hostels of scholen en het stimuleren en / of opzetten van kleine dorpsschooltjes (Balwadi s) dient de lokale gemeenschap een belangrijke rol te spelen. Dit zowel bij de inrichting van als de controle op de kwaliteit van het gegeven onderwijs. Dat SAC dit niet alleen vanuit Nederland kan begeleiden is evident. Vandaar dat de Social Development Centres een strategische rol spelen. In de meeste regio s bestaan dergelijke Centres. SAC is momenteel bezig de diverse Centres in kaart te brengen en zal vervolgens nagaan of en in hoeverre van hun diensten gebruik kan worden gemaakt. De ervaringen die SAC nu heeft met een drietal Social Development Centres zijn in ieder geval zeer bemoedigend! Een ander belangrijk aspect van het gebruik maken van de Social Development Centres is, dat zij de linking pin kunnen gaan vormen voor de contacten met de lokale overheid. Dit is niet alleen van belang voor een eventuele financiering van het (vervolg) onderwijs. Ook de overdracht van kennis van de verschillende sociale wetten kan een grote bijdrage leveren in het streven naar duurzaamheid (lees zelfredzaamheid)) van de lokale gemeenschap. In een later stadium als de contacten met de Centres naar tevredenheid lopen kan bovendien gedacht worden aan de mogelijkheid om lokale vertegenwoordigers van de Centres namens en in opdracht van SAC specifieke controle taken te laten verrichten. Dit laat onverlet de noodzaak om jaarlijks een afvaardiging van het bestuur zich op locaties van SAC te laten vergewissen van de kwaliteit van het onderwijs, de leefomstandigheden van de kinderen en de voortgang van de projecten. 10

12 Om de doelstelling van SAC te kunnen blijven verwezenlijken is het van belang dat de nodige sponsorgelden kunnen worden gegenereerd. SAC onderkent dat de dalende tendens van de sponsorgelden weliswaar voorlopig wordt opgevangen door een aanvulling vanuit de reserves, maar dit kan niet eindeloos door gaan. SAC bezint zich derhalve op manieren om deze dalende tendens te doen keren. De bij de projecten betrokken bedragen zijn ook in 2010 verder gestegen. Gerealiseerde en in uitvoering genomen projecten waarvan de financiering rond is bedroegen in % van de totale omzet hetgeen een stijging ten opzichte van 2009 betekent van 10%. De monitoring en de daaruit voortvloeiende rapportages stemmen tot volle tevredenheid. kinderen van de school in Thakurpukur 11

13 4 GOVERNANCE Zoals al eerder vermeld worden de door SAC ontvangen gelden besteed aan sponsorschappen in India, maar ook aan projecten om het onderwijs te faciliteren. Sponsorschappen en projecten vormen de twee pijlers waarop SAC is gebouwd en die worden gevoed door sponsorgelden, individuele giften en nalatenschappen. 4.1 Sponsorschappen Onder een sponsorschap wordt verstaan : een financiële rekeneenheid van 100, per jaar. Alleen kinderen die deelnemen aan georganiseerde onderwijsactiviteiten in gestructureerde groepen worden geholpen, voor zover het groepen betreft in bepaalde locaties in een bepaald aantal regio s in India. Zoals al eerder verwoord speelt de gemeenschap op en rondom de locatie waar het onderwijs wordt gegeven een belangrijke rol. De betrokkenheid van de gemeenschap in de vorm van medezeggenschap en medeverantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het onderwijs is daarbij van doorslaggevende betekenis. Het principe van de Community Based Organisation is ook hier van doorslaggevende betekenis. Om de toekenning van sponsorschappen te optimaliseren c.q. in te passen in de beleidsvoornemens van SAC heeft het bestuur van SAC de procedure en de criteria voor de toekenning van sponsorschappen in 2010 heel expliciet in kaart gebracht. In deze procedure wordt duidelijk gemaakt dat het doel van de sponsorschappen is het ondersteunen van onderwijs en onderwijsfaciliteiten voor kansarme kinderen in aangewezen gebieden in India. Kansarm betekent dat kinderen zonder steun geen kans krijgen onderwijs te volgen vanwege armoede en/of onwetenheid van de ouders. 70% van de gesponsorde kinderen behoort tot de inheemse stammen (tribalen) en 30% tot de kastelozen (dalits). Deze vormen de meest arme bevolkingsgroepen. Naast het reguliere onderwijs is ook de scholing in tuition of coaching classes (bijles of huiswerkbegeleidingsgroepen) van belang, omdat de kwaliteit van het onderwijs op school vaak te wensen over laat. Het begin ligt echter bij het Balwadi onderwijs (dorpsschooltje, kleuterklas) waar kinderen worden voorbereid op het reguliere onderwijs. Gezien bovenstaande is het jammer te moeten constateren dat de persoonlijke sponsoring ook in 2010 is blijven dalen. Het bestuur doet er alles aan om deze negatieve trend om te buigen en heeft de Marketing en Communicatie Commissie verzocht met voorstellen te komen om deze negatieve spiraal te doorbreken. 12

14 Ontwikkeling sponsorschappen SAC 4.2 Marketing en communicatie De commissie heeft als belangrijkste doelstelling : het vergroten van de naamsbekendheid van SAC waardoor ook de fondsenwerving voor het doel wat SAC zich gesteld heeft wordt uitgebreid c.q. geoptimaliseerd. Ook in 2010 is de concurrentie op de markt voor het werven van sponsors toegenomen. Moderne media, agressieve acquisitiemethoden en een aantal grote rampen elders in de wereld spelen daarbij een belangrijke rol. De wens om sponsorwerving meer gestructureerd aan te pakken dan tot nu toe het geval is geweest leidt er toe dat : rendement en perspectief van verschillende categorieën moeten worden bepaald. de markt van geldgevers en andere geïnteresseerden moet worden bewerkt. Kortom, wat zijn de doelgroepen voor SAC en hoe kunnen deze het beste benaderd worden. Een externe analyse leidt tot de conclusie dat door een terugtrekkende overheid steeds meer non profit organisaties zich richten op fondsenwerving. Geldgevers worden kritischer en willen meer concrete resultaten zien. Tot die geldgevers behoren de particulieren, het bedrijfsleven en de ontwikkelingshulp (voor zover nog beschikbaar). De interne analyse laat een organisatie zien met louter onbetaalde vrijwilligers, met naast het kantoor ook diverse kerngroepen in het land. Fondsenwerving vindt vooral plaats via persoonlijke contacten met particulieren, bedrijven, scholen etc. Ook worden regelmatig bijdragen ontvangen uit erfenissen en legaten. 13

15 Verbreding van de statutaire doelstelling naar medische zorg (voor zover er een relatie is met een SAC project) is zoals eerder verwoord een nieuwe beleidsvisie. SAC heeft naar aanleiding van het bovenstaande de diverse doelgroepen in beeld gebracht en is bezig de strategie per doelgroep op hoofdlijnen te bepalen. SAC hoopt met deze aanpak het fondsen wervend vermogen van de stichting aanmerkelijk te vergroten. De nieuwe huisstijl heeft een verfrissende uitstraling en spreekt naar wij menen de doelgroep tussen 35 en 60 jaar meer aan dan tot nu toe het geval was. SAC hoopt de implementatie van deze nieuwe huisstijl begin 2011 te hebben afgerond. De websites van SAC worden steeds meer bezocht. Vandaar dat SAC het van het grootste belang acht dat de nieuwe ontwikkelingen, beleidsvisies, recent gerealiseerde projecten en relevante gebeurtenissen snel en adequaat op de website worden verwerkt. Voor wat betreft de informatie over de activiteiten van SAC verschijnt ook tweemaal per jaar een nieuwsbrief. Deze nieuwsbrief wordt waar mogelijk per e mail verzonden, dan wel in hard copy toegezonden. Het blijkt dat deze nieuwsbrief als communicatie middel tussen sponsor en SAC erg wordt gewaardeerd. Het vertrek van de voorzitter van de Marketing & Communicatie commissie heeft SAC genoopt tot het uitzien naar een vervanger, die tevens namens de commissie in het bestuur kan plaatsnemen. SAC hoopt deze vacature in de eerste helft van 2011 te kunnen opvullen Loopriksja in Calcutta 14

16 4.3 Projecten De projecten activiteit van SAC is een belangrijk onderdeel geworden voor de steun aan het onderwijs van de kansarme kinderen in India. Het afgelopen jaar hebben we 28 projectaanvragen ontvangen en daarvan zijn er al vele gefinancierd. Heel in het kort de procedure voor de goedkeuring en realisatie van projecten: - alle projectaanvragen komen uit India. - beoordeling door SAC volgens een aantal criteria. - goedkeuring door het Algemeen Bestuur. - acceptatie als voldoende fondsen gevonden worden. - uitvoering van het project in India is goed voor de werkgelegenheid. - controle en eindrapportage aan en door SAC. Een aantal voorbeelden: - Bathbanga. In 2003 was hier een kleine school gevestigd in een bamboe hut. In 2005 heeft de Indiase organisatie een school gebouwd met hulp van SAC voor 600 kinderen. Het centrum is nu uitgegroeid met een jongensinternaat, een meisjesinternaat, een dispensary (een polikliniek) De school is uitgebreid met een highschool en er zijn nu, anno 2010, meer dan leerlingen, zowel dagleerlingen als leerlingen die in de hostels verblijven. - Balasore. In januari 2009 is gestart met een Balwadi project: kleuter onderwijs aan kinderen in de leeftijd van 4 tot 6 jaar voor 33 dorpen. Na 2 jaar zijn er 7 dorpen zover dat ze zelf dit onderwijs gaan organiseren met hulp van de Zelf Help Groepen van vrouwen. De omliggende dorpen vragen nu steun aan de organisatie in Balasore om soortgelijke activiteiten op te zetten waar nog geen Balwadi onderwijs werkt. De lokale mensen nemen het vervolgens zelf over, echt een duurzaamheidproject. - Belpahari. In 2003 is een nieuw centrum voor jongens en meisjes gesticht in een gebied van de Santal stam met een heel hoog analfabetisme (80%). De eerste keer dat een vertegenwoordiger van SAC op bezoek kwam zaten er 240 kinderen op school. In 2006 is hier een nieuw meisjesinternaat gebouwd, ook met financiële steun van SAC. Op 12 november 2008 is er een nieuwe school officieel geopend voor 800 kinderen, ook met steun van SAC. Er waren toen 1050 leerlingen op school. Intussen is de school uitgebreid met een highschool en we helpen met de bouw van een nieuw jongenshostel. Anno 2010 hebben ze 1200 leerlingen. - Balasore, Jyothi ziekenhuis in Kuruda. Hier steunen we de verpleegstersopleiding met hulp van ASML Foundation. Drie groepen van 15, 18, 21 studenten volgen hier een 3 ½ jarige opleiding voor verpleegster. De groepen zijn gestart in respectievelijk oktober 2008, 2009 en De eerste groep van oktober 2008 wordt volledig gesteund door ASML Foundation. Een goed voorbeeld van ondersteuning van beroepsopleidingen. 15

17 4.4 Transparantie Transparantie is over het algemeen (terecht) een voorwaarde die de geldgevers stellen indien gelden ter beschikking worden gesteld. SAC is zich daarvan bewust en zorgt er voor dat de manier waarop de resultaten worden bereikt inzichtelijk zijn en blijven. De financiële rapportage vanuit India, maar ook de toelichting op de jaarrekening en het jaarverslag staan hiervoor garant. 4.5 Financiële rapportage uit India In het afgelopen jaar is er door het bureau management een format ontwikkeld voor de financiële rapportage vanuit India. In dit format zijn een aantal beoordelingscriteria opgenomen met vermelding van de acties die volgen indien niet aan de eisen wordt voldaan. Dit format is meegenomen tijdens de reis in het najaar van een tweetal bestuursleden naar India en besproken tijdens hun bezoek aan diverse locaties aldaar. Tevens zijn ter plekke afspraken gemaakt ter verbetering van de rapportage. Ook heeft het bureaumanagement een analyse gemaakt van de wijzigingen in het budget van de desbetreffende locatie ten opzichte van de financiële rapportage over Deze analyse helpt SAC om de mogelijke verhoging in kosten van de locatie inzichtelijk te krijgen en mogelijk daarop in te spelen. Het is evident dat deze analyse bij eventuele aanvragen om meer sponsorschappen een belangrijke rol speelt. Inmiddels is het toezicht op de effectiviteit van de bestedingen door de grondige financiële analyse zeer zeker toegenomen. De lokale monitoring van de besteding van gelden en de voortgang van projecten vindt plaats door zowel bestuursleden al door lokale auditors 4.6 Vergoedings en declaratiebeleid Alle vrijwilligers inclusief het bestuur zijn onbezoldigd. Zij ontvangen geen vergoeding voor de werkzaamheden die zij voor SAC verrichten. Wel is in het herziene reisbesluit besloten dat maximaal twee keer per jaar voor twee bestuursleden de reiskosten naar India worden vergoed. 16

18 4.7 Samenwerkingsverbanden Samenwerking vond in 2010 met onder andere de volgende organisaties plaats : Calcutta Rescue Nederland (financiering projecten en sponsoring kinderen) Stichting Kinderhulp Bodghaya (informatie uitwisseling) Partnership Foundation Nederland (aftasten samenwerkingsvormen) Stichting Pastoor Vekemansfonds (Sponsoring kinderen) Stichting Pandilla (financiering projecten) Landelijke India Werkgroep (informatie uitwisseling) Stichting Liliana Fonds (informatie uitwisseling) In het kader van de door de overheid aangemoedigde samenwerking van (ontwikkelings) organisaties streeft ook SAC naar samenwerkingsvormen waardoor de missie die zij vóór staat ten behoeve van kansarme jongeren in India, nog effectiever kan worden gerealiseerd. Leerlingen van de school in Belpahari staan klaar om een voorstelling te geven 17

19 5 FINANCIEEL VERSLAG 5.1 Algemeen In 2010 heeft SAC invulling gegeven aan de besteding van reserves welke voor een deel zijn opgebouwd in 2009 als gevolg van een in dat jaar ontvangen grote nalatenschap. De staat van baten en lasten sluit met een tekort van ruim Begroot werd een tekort van De jaarlijkse reguliere ontvangsten voor kindsponsoring zijn niet meer toereikend om de gebruikelijke betalingen voor kindsponsoring te doen. SAC vult dat aan uit reserves en vrije giften. Ook voor 2011 is opnieuw begroot dat er een deel uit de reserves hiervoor zal worden aangewend zodat de sponsoring van kinderen in India nog niet neerwaarts hoeft te worden bijgesteld. Voor de langere termijn zijn echter hogere inkomsten noodzakelijk om de gebruikelijke betalingen te kunnen blijven verrichten. Zonder hogere inkomsten zal SAC in de toekomst helaas genoodzaakt worden haar sponsoring aan India te beperken. Uiteraard zullen op naam bestemde bijdragen voor kinderen en donaties 100% doorbetaald blijven worden, maar SAC zal dan geen aanvullende betalingen kunnen doen. 5.2 Baten De baten uit fondsenwerving kwamen uit op afgerond , dit was lager dan begroot. De donatiegelden voor kindsponsoring daalden met en inkomsten uit nalatenschappen en overige inkomsten waren lager dan begroot. De bestemde giften voor projecten stegen daartegenover met De baten uit spaargelden en beleggingen waren lager dan begroot. 5.3 Lasten Voor kindsponsoring werd in 2010 circa betaald aan India voor bijna kinderen. De bijdrage per kind was ruim 10% hoger dan het richtbedrag ad 100 per kind dat doorgaans door SAC wordt gehanteerd. Dit is voornamelijk een gevolg van de zeer hoge wisselkoers van de Indiase Rupee in Mede gezien het eveneens stijgende prijspeil in India heeft SAC gemeend de bijdragen voor de kinderen in India niet te moeten verlagen met deze wisselkoersstijging. Het verschil is uit eigen middelen bijbetaald. De ontvangen bedragen voor kindsponsoring waren voor kinderen uitgaande van 100 per kind. Uit een verplichting uit het verleden is jaarlijks voor 500 kinderen beschikbaar en uit vooruitontvangsten in het verleden was voor 467 kinderen per kind 100 beschikbaar. Samen derhalve voor kinderen, begroot was kindsponsoring voor kinderen. De uitvoering van projecten bedroeg in 2010 circa , hiervoor was begroot De financiering vond vooral plaats uit hiervoor ontvangen giften groot circa en uit de bestemmingsreserve voor

20 De kosten voor werving baten en voor beheer en administratie zijn relatief gering van omvang. Dit is vooral te danken aan de inzet van vele vrijwilligers. Hierdoor konden alle werkzaamheden verricht worden zonder dat daarvoor arbeidsloon betaald hoefde te worden. De kosten zijn nagenoeg gelijk aan begroot. De kosten van werving van baten bedroegen 4,1% van de totale baten en de kosten van beheer en administratie 4,2%. Dit is iets hoger dan begroot als gevolg van lagere baten. 5.4 Begroting 2011 SAC blijft er alles aan doen om te bereiken dat de dalende tendens voor kindsponsoring wordt gestopt en weer een stijgende trend te zien gaat geven. Niettemin moest in de begroting voorzichtigheidshalve opnieuw rekening worden gehouden met een licht dalende tendens. Giften voor projecten, giften zonder specifieke bestemming en ontvangsten uit nalatenschappen zijn begroot op hetzelfde niveau als begroting In totaal zijn aan baten begroot en voor bestedingen aan de doelstellingen kindsponsoring en projecten. De kosten voor werving baten en beheer en administratie zijn op nagenoeg hetzelfde niveau als voorgaande jaren begroot. Per saldo geeft de begroting 2011 een tekort te zien van ruim De vrijwilligers van SAC blijven zich ten volle inzetten om de nodige extra baten te verwerven. Het dan nog resterende tekort kan bestreden worden uit reserveringen uit het verleden. Indiase dans door meisjes van het hostel in Asanbani 19

21 6 BELEIDSPLAN Actieplan 2010 Het actieplan 2010, zoals verwoord in hoofdstuk 9 van het beleidsplan in het jaarverslag over 2009, is voor het grootste gedeelte tot uitvoering gekomen. Er is een inventarisatie gemaakt naar de diverse behoeften van SAC (behalve geld) zoals daar zijn : het aantrekken van marketing specialismen kennis en ervaring op het gebied van fondsenwerving het beschrijven van procedures en processen invulling van een Raad van Advies het uitbouwen van samenwerkingsverbanden anticiperen op vacatures die ontstaan Op al deze gebieden is inmiddels actie ondernomen. Hoewel nog niet op alle deelterreinen tot een afronding is kunnen komen, mag de voortgang positief worden gezien. Eveneens wordt gewerkt aan een heldere en aantrekkelijke presentatie voor diverse doelgroepen, inclusief het bedrijfsleven. SAC tracht daarmee te bereiken dat met name bedrijven : zich verbonden achten met projecten en doelstellingen van SAC een adequate terugkoppeling krijgen over het project zich verbonden blijven voelen met het project de mogelijkheid hebben het project ter plekke te bezien en te ervaren hoe is omgegaan met het gesponsorde geld In het Algemeen Bestuur is het besluit genomen de komende drie jaren (incl.2011) te blijven streven naar een bepaald niveau sponsorschappen. Met de dalende tendens van de sponsorschappen betekent dit dat eventuele tekorten zullen moeten worden aangevuld uit de in het verleden opgebouwde reserves. Het bestuur zal ieder jaar bezien of gezien de financiële situatie dit besluit gestand kan worden gedaan. Ook de inventarisatie van de hostels die voor geleidelijke afbouw van ondersteuning in aanmerking komen is inmiddels voltooid. Het bestuur heeft aan de hand daarvan een aantal besluiten genomen en deze besluiten gecommuniceerd naar de desbetreffende locaties in India. De facilitering van de eigen organisatie is in volle gang. Binnenkort zal gebruik gemaakt kunnen worden van een intranetstructuur, komen er snellere computers en wordt er software ontwikkeld om de archiefstructuur te optimaliseren 20

22 6.2 Actieplan 2011 Het actieplan 2011 staat in het teken van de te introduceren kwaliteitscyclus die telkens een kalenderjaar omvat. De daarin verwoorde doelstellingen zullen zo goed mogelijk meetbaar gemaakt moeten zijn zodat aan het begin van het nieuwe jaar het bestuur zichzelf een spiegel zal kunnen voorhouden. Het is evident dat de in 2011 te realiseren actiepunten een grote verscheidenheid vertonen, waarbij moet worden opgemerkt dat onderstaande actiepunten niet als limitatief kunnen worden aangemerkt. Volledige en tijdige financiële rapportage van door SAC gesponsorde locaties Inventarisatie Indiase Social Development Centres (SDC s) Afbouw van locaties in India die al meer dan 15 jaar worden gesponsord Zoeken naar nieuwe locaties die voor sponsoring in aanmerking komen Implementatie van het begrip duurzaamheid op de diverse locaties Onderzoeken samenwerkingsverbanden met lokale NGO s Opzetten intranet en nieuwe archiefstructuur Aanpassen / moderniseren van het sponsoradministratie programma Invullen van de vacatures in de organisatie Marketing & Communicatie plan Meerjarenbegroting Vaststellen identiteit van SAC Procedurebeschrijving projecten 21

23 6.3 Accentverschuiving beleidsplan Inleiding De gewijzigde inzichten op diverse beleidsterreinen van SAC hebben er toe geleid dat inmiddels een aantal acties is ondernomen zoals ook als wenselijk is beschreven in de inleiding van het oorspronkelijke beleidsplan We refereren daarbij aan de afbouw van een aantal reserves waarmee in het boekjaar 2010 een begin is gemaakt. Daardoor hebben we ook het aantal gesponsorde kinderen dit jaar kunnen handhaven. De ontwikkelingen in India, speciaal de opkomst in de tribale gebieden van de Self Help Groups van vrouwen en de betrokkenheid van de gemeenschap in de totstandkoming van goed onderwijs hebben er toe geleid dat SAC op deze ontwikkelingen is gaan inspelen. Dat heeft tot gevolg dat vooral de ondersteuning van Balwadi s (dorpsschooltjes) in de prioriteitenlijst van SAC is komen te staan. Diverse projecten (onder andere een project waarbij Balwadi s in een dertigtal dorpen worden ondersteund) zijn reeds tot uitvoering gekomen. De flexibiliteit van de organisatie uit zich in Nederland door het inspelen op de ontwikkelingen in India enerzijds, maar ook door de noodzakelijke aanpassingen binnen de organisatie als gevolg van de hernieuwde CBF richtlijnen. Visitatie van CBF heeft uitgewezen dat hier op de juiste manier op is ingespeeld Huidige ontwikkelingen in de markt Sponsorwerving blijft ook in de komende jaren speerpunt van beleid. Inspelen op nieuwe media (website, youtube, hyves, facebook etc.) zal een positieve bijdrage kunnen blijven leveren Transparantie blijft belangrijk. Sponsors willen ook de resultaten zien Nieuwe vrijwilligers werven is niet altijd even gemakkelijk De overheid heeft in 2010 flink gekort op ontwikkelingshulp Duurzaamheid is eveneens een van de speerpunten van beleid bij SAC Veranderingen in India Door de ontwikkelingen van Self Help Groups van vrouwen, de opkomst van de Community Based Organisation gedachte en de introductie van het duurzaamheids streven is de hulp aan kansarme jongeren in India door het faciliteren van onderwijsmogelijkheden meer kansrijk geworden. De traditionele investeringen die SAC heeft gedaan worden tot op zekere hoogte nog wel gecontinueerd, maar maken ook gedeeltelijk plaats voor investeringen in de vorm van Balwadi onderwijs, verschillende soorten (bouw) projecten dan wel ondersteuning van nieuwe locaties. 22

24 Waarmee wordt SAC geconfronteerd Ontwikkelingen bij de moderne media (Twitter, Face books, Hyves, etc.) Korting op ontwikkelingshulp Combinatie van bedrijven en goede doelen Communicatie met sponsors Noodzaak aansprekend maken website Ontwikkelen doelgroepen beleid Zoeken samenwerking met andere NGO s Wens tot oprichten Raad van Advies Sterke kanten van SAC Betrouwbaarheid Flexibiliteit Onbezoldigde / professionele vrijwilligers Communicatie via nieuwsbrief, digitaal en persoonlijk Geringe overhead kosten Samenwerking met Nederlandse en Indiase NGO s Goede contacten in India Monitoring van gelden via financiële rapportage vanuit India Transparantie Verbeterpunten SAC Naamsbekendheid Bewerken van de markt Innovatiekracht Meten van effectiviteit van hulp Gebruik maken van de moderne media Beoordeling kwaliteit van het onderwijs Waar liggen kansen voor SAC Opvoeren interactie met belangrijke klanten Ontwikkeling benaderingsplan belangrijke klanten Classificatie belangrijke klanten Upgrading van het sponsorprogramma Introductie intranet mogelijkheden 23

25 Gebruik maken van Ambassadeurs van SAC Benchmarking eigen aanbod ten opzichte van andere NGO s Meten tevredenheid met betrekking tot kwaliteit Faciliteren financiers bij keuzeprocessen Bedreigingen Verlies van (vooral particuliere) sponsors Concurrentie andere NGO s Te traag innovatie proces Wegvallen (gedeeltelijk) van ontwikkelingshulp Onvolledige rapportage uit India Onvoldoende medewerking van de Indiase overheid Ontbreken van voldoende naamsbekendheid Invullen vacatures Koers Rupee ten opzichte van de Euro Indiase dans door meisjes van het hostel in Asanbani 24

26 6.4 De komende jaren Zoals eerder uitgesproken zullen de komende jaren vooral in het teken staan van de implementatie van de in 2010 in gang gezette beleidswijzigingen. Uitgangspunt vormt daarbij dat het onderwijs zoveel mogelijk dient te worden bevorderd vanuit een Community Based Organisation gedachte. Daarbij spelen de ontwikkelingen in India met betrekking tot de Self Help Groups van vrouwen, de implementatie van de Community Based Organisation gedachte en het door SAC benadrukken van duurzaamheid in de vorm van zelfredzaamheid een belangrijke rol. SAC benadrukt dat lokaal vooral de Social Development Centres in dit proces een prominente rol kunnen / moeten spelen om de kans van slagen zo groot mogelijk te maken. SAC blijft er naar streven dat zoveel mogelijk kansarme jongeren in de deelstaten Orissa, Jharkhand en West Bengalen een kans krijgen onderwijs te volgen. Onderwijs en gezondheidszorg kunnen als speerpunten onverkort gehandhaafd blijven. Daarbij moet zeker ook vermeld worden dat de bevordering van het beroepsonderwijs eveneens een belangrijk aandachtsgebied van SAC vormt. Het begrip duurzaamheid, waarbij instituten (bv. Hostels) er naar streven uiteindelijk zichzelf te kunnen onderhouden, dient in de nieuwe beleidsvisie als maatgevend te worden beschouwd. Duurzaamheid wil zeggen dat SAC zich in de tijd uiteindelijk overbodig maakt. Daarbij gaat het er tevens om dat gestreefd wordt naar meer samenwerking met lokale organisaties die maatschappelijk betrokken zijn, evenals met lokale overheden. Aansluiten bij de nieuwe (lokale) ontwikkelingen zal het nieuwe credo moeten blijven! Onderwijs in ontwikkeling 25

27 7 PROGRAMMA VOOR DE KOMENDE JAREN Uitdragen van naam, missie, flexibiliteit en daadkracht Verbeteren van duurzaamheid / zelfredzaamheid bij gesponsorde locaties De doelen van de Stichting meetbaar maken Perspectief van verschillende onderwijsniveaus bepalen Bewerking van de markt van geldgevers en andere geïnteresseerden Samenwerking met Social Development Centres en NGO s Communicatie resultaten SAC Benchmarking Opbouw know how Duurzaamheid is troef! 26

28 8 JAARREKENING 2010 Inhoudsopgave: Balans per 31 december 2010 Pag. 28 Staat van Baten en Lasten 2010 Pag. 29 Toelichtingen Pag. 30 Begroting 2011 Pag. 40 Controleverklaring Accountant Pag. 41 Verantwoordingsverklaring bestuur Pag. 43 Bijlagen projectspecificaties Pag

29 BALANS PER 31 DECEMBER 2010 (in euro s) Toelichting ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa Totaal vaste activa Vlottende activa Vorderingen en overlopende activa Effecten Liquide middelen Totaal vlottende activa TOTAAL ACTIVA PASSIVA Eigen vermogen Reserves Continuïteitsreserve Bestemmingsreserves Overige reserves Fondsen Bestemmingsfondsen Totaal eigen vermogen Langlopende schulden Sponsorverplichtingen lange termijn India Totaal langlopende schulden Kortlopende schulden (ten hoogste 1 jaar) Verplichtingen projecten India Sponsorverplichtingen India Overige schulden en nog te betalen kosten Totaal kortlopende schulden TOTAAL PASSIVA

30 STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2010 (in euro s) BATEN Toelichting Werkelijk Begroot Werkelijk Baten uit eigen fondsenwerving Baten uit beleggingen Totaal baten LASTEN Besteed aan de doelstelling Sponsoring kinderen en hostels in India Uitvoering projecten in India Totaal besteed aan de doelstelling Kosten werving baten Kosten eigen fondsenwerving Kosten beleggingen Totaal kosten werving baten Beheer en administratie Beheer en administratie in Nederland Beheer en administratie in India Totaal kosten beheer en administratie Totaal lasten RESULTAAT RESULTAATBESTEMMING: 23 Bestemmingsreserve voor projecten pm Bestemmingsreserve voor kindsponsoring pm Bestemmingsfonds giften voor projecten pm Bestemmingsfonds overige giften pm Bestemmingsfonds kindsponsoring pm Overige reserves pm 687 TOTAAL RESULTAATBESTEMMING pm

31 TOELICHTINGEN 1. Algemeen Statutaire naam en doelstelling Stichting Actie Calcutta is statutair gevestigd te Eindhoven en houdt kantoor in Geldrop. De Stichting heeft statutair ten doel het verlenen van geldelijke en materiële steun aan instellingen in India, werkzaam op het gebied van opvang, verpleging en opvoeding van en onderwijs aan kinderen wier ouders of verzorgers daartoe zelf niet bij machte zijn. Vergelijkingscijfers In de jaarrekening 2010 zijn de cijfers voor 2009, waar nodig, geherrubriceerd teneinde vergelijkbaarheid met 2010 mogelijk te maken. 2. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva en voor resultaatbepaling Algemene Grondslagen voor de waardering van activa en passiva en voor resultaatbepaling De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van nominale waarde c.q. historische kosten, tenzij bij de betreffende post op de balans anders wordt vermeld. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben. Resultaten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verplichtingen en mogelijke verliezen die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend geworden zijn. Bijdragen van donateurs en overige bijdragen worden verantwoord in het jaar waarin deze worden ontvangen. Voor zover deze bedragen betrekking hebben op bestemmingen in komende boekjaren worden de bedragen via de resultaatbestemming toegevoegd aan de daarop betrekking hebbende bestemmingsfondsen. Baten uit nalatenschappen worden opgenomen in het boekjaar waarin de omvang betrouwbaar kan worden vastgesteld, tot op heden was dat gelijk aan het jaar van ontvangst. Het bestuur van Stichting Actie Calcutta beoordeelt alle bestaande en nieuwe projecten en keurt de te betalen bedragen goed alvorens tot daadwerkelijke betaling wordt overgegaan. De financiële verplichting tot het bijdragen aan projecten wordt als verplichting onder de schulden in de balans opgenomen zodra het bestuur deze heeft goedgekeurd en de toezegging van deze verplichting aan de begunstigde heeft plaatsgevonden. Ontvangen bedragen met een specifieke bestemming, waarvoor deze goedkeuring door het bestuur nog niet heeft plaatsgevonden, worden verantwoord onder de bestemmingsfondsen. Omrekening vreemde valuta Transacties in vreemde valuta gedurende het jaar en vorderingen en schulden in vreemde valuta aan het einde van het boekjaar, worden omgerekend tegen respectievelijk de koersen op het tijdstip van de transactie en tegen de koersen geldend aan het einde van het boekjaar. Koersverschillen worden verantwoord in de Staat van baten en lasten, zoveel mogelijk onder de rubrieken van de transacties waarop de koersverschillen betrekking hebben. 3. Directe kosten en uitvoeringskosten Teneinde te voldoen aan de eisen van het CBF dienen de kosten van de organisatie toegerekend te worden aan de hoofddoelstelling, aan wervingskosten baten en aan beheer en administratie, alvorens het kostenpercentage eigen fondsenwerving kan worden bepaald. Bij deze toerekening wordt voor een aantal kosten een verdeelsleutel gehanteerd. Na toepassing van deze verdeelsleutel komen de kosten uit eigen fondsenwerving in 2010 uit op 4,1% van de ontvangen bijdragen en de kosten van administratie en beheer op 4,2%. 30

32 BALANS 4. Materiële vaste activa Betreft inventarissen en kantoorapparatuur. Investeringen boven worden onder de materiële vaste activa geactiveerd en in meerdere jaren afgeschreven. In het boekjaar zijn geen investeringen boven gedaan. Activa welke van derden om niet in natura worden verkregen worden niet in de balans gewaardeerd. De restwaarde van in het verleden geactiveerde en afgeschreven materiële vaste activa bedraagt ongewijzigd Vorderingen en overlopende activa De samenstelling van de vorderingen en overlopende activa is als volgt: (in euro s) Vooruitbetaalde kosten Te ontvangen rente Totaal vorderingen en overlopende activa Herinneringen aan donateurs met betalingsachterstand op de door hen toegezegde bijdragen, worden enkele maanden voor afloop van het boekjaar verzonden. Bijdragen welke op balansdatum vervolgens toch nog niet zijn ontvangen worden voorzichtigheidshalve niet als debiteurenvordering opgenomen. 6. Effecten Betreft effecten, belegd in obligaties. In 2010 zijn alle beleggingen in aandelen, rente en obligatiefondsen verkocht. De beleggingen in obligaties hebben een defensief karakter en zijn verdeeld over verschillende bedrijfstakken. Debiteuren van obligatieleningen dienen minimaal een A rating te hebben. Ten aanzien van de obligaties is het beleid er op gericht te wachten op de uitloting en in de praktijk is dat ook de bestendige gedragslijn. Deze obligaties worden gewaardeerd tegen de aflossingswaarde (nominale waarde), in overeenstemming met de mogelijkheid daartoe binnen richtlijn 650. Aandelen werden gewaardeerd tegen de beurswaarde per balansdatum. De samenstelling van de beleggingen is als volgt: (in euro s) Beurswaarde Balanswaarde Balanswaarde Obligaties Aandelen in rente en obligatiefondsen Overige aandelen Totaal beleggingen

33 7. Liquide middelen De samenstelling van de liquide middelen is als volgt: (in euro s) ABN AMRO rekening courant ABN AMRO spaarrekeningen Schretlen Spaarrekening ING rekening courant (voorheen Postbank) Totaal liquide middelen De liquide middelen staan ter vrije beschikking van de Stichting. 8. Continuïteitsreserve (In euro s) Stand per 31 december Ter dekking van risico s op korte termijn en om zeker te stellen dat de Stichting ook in de toekomst aan haar verplichtingen kan voldoen is in 1996 bij bestuursbesluit hiervoor een reserve gevormd. Onder de huidige voorwaarden van het CBF kan hiervoor een reserve worden gevormd ter grootte van 1,5 maal de jaarlijkse kosten van de werkorganisatie van de Stichting. De Stichting kan thans haar werkzaamheden vrijwel geheel uitvoeren met vrijwilligers tegen zeer lage kosten. Voor de bepaling van de hoogte voor continuïteitsreserve is voorzichtigheidshalve uitgegaan van een geschat normatief hoger kostenpatroon, ingeval er minder gerekend zou kunnen worden op de inzet van vrijwilligers. Daarvan uitgaande wordt de continuïteitsreserve geacht te voldoen aan de norm van het CBF. In het boekjaar heeft geen mutatie plaatsgehad. 9. Bestemmingsreserves De samenstelling van en toelichting op de bestemmingsreserves is als volgt: (in euro s) Bestemmingsreserve voor projecten Bestemmingsreserve kindsponsoring Totaal bestemmingsreserves Bestemmingsreserve voor projecten Betreft een bestemmingsreserve voor de uitvoering van projecten in India. Bij bestuursbesluit worden uit de resultaatbestemming bedragen gereserveerd voor dit doel. Hiervoor zijn nog geen verplichtingen aangegaan. Het aangaan van verplichtingen vindt in beginsel plaats in het komende jaar. De extra reservering in 2009 is gedaan vanwege de ontvangst van een grote nalatenschap einde In 2010 is een deel van deze extra reservering besteed. Het verloop van de reserve is als volgt: (In euro s) Stand per 1 januari Besteed of toegezegd voor projecten in het boekjaar Gereserveerd uit resultaatbestemming, jaarbudget Gereserveerd uit resultaatbestemming, extra Per saldo mutatie via de resultaatbestemming Stand per 31 december

34 Bestemmingsreserve voor kindsponsoring In verband met de ontvangst van een grote nalatenschap in 2009 en in verband met het daartegenover sterk teruglopen van kindsponsoring door donateurs, heeft het bestuur in 2009 besloten om een deel van deze nalatenschap als bestemmingsreserve voor kindsponsoring te reserveren. De gebruikelijke sponsoring van kinderen in India wordt hierdoor langer gewaarborgd. In 2010 heeft uit deze reservering ook extra kindsponsoring plaatsgevonden. Het verloop van de reserve is als volgt: (In euro s) Stand per 1 januari Besteed in het boekjaar Gereserveerd uit resultaatbestemming Per saldo mutatie via de resultaatbestemming Stand per 31 december Overige reserves Betreft een algemene reserve welke wordt aangehouden ter dekking van exploitatietekorten nadat via de resultaatbestemming bedragen zijn bestemd voor bestemmingsreserves en fondsen. Exploitatie overschotten worden aan de algemene reserve toegevoegd. In 2002 is bij bestuursbesluit vastgesteld dat deze reserve mag fluctueren tussen en Het verloop van de reserve is als volgt: (In euro s) Stand per 1 januari Resultaatbestemming boekjaar Stand per 31 december Bestemmingsfondsen Hieronder zijn fondsen opgenomen waarvan de beperking in de bestedingsmogelijkheden door derden is bepaald, of fondsen welke het gevolg zijn van speciale acties. De Stichting zal deze bestemmingsfondsen pas uitkeren op het moment dat er zekerheid kan worden geboden dat de uitgaven in overeenstemming zijn met de wens of eisen van de gever. De samenstelling van en toelichting op de bestemmingsfondsen is als volgt: (in euro s) Bestemmingsfonds giften voor projecten Bestemmingsfonds giften voor kinderen Bestemmingsfonds kindsponsoring Totaal bestemmingsfondsen Bestemmingsfonds giften voor projecten Hieronder worden opgenomen de giften van donateurs waarbij de geldgever de specifieke bestemming voor projecten heeft bepaald, maar waarvoor nog geen verplichtingen richting India zijn aangegaan. In het 33

35 opvolgende boekjaar worden deze bedragen als verplichting besteed of verschuldigd, dit na het kenbaar maken aan de locatie in India van de goedkeuring van de projecten door het bestuur. Het verloop van het bestemmingsfonds is als volgt: (In euro s) Stand per 1 januari Besteed of toegezegd voor projecten in het boekjaar Ontvangen giften met bestemming projecten welke nog niet zijn goedgekeurd dan wel nog niet zijn kenbaar gemaakt Per saldo mutatie via de resultaatbestemming Stand per 31 december Voor een specificatie per project wordt verwezen naar bijlage 1 bij de jaarrekening. Bestemmingsfonds giften voor kinderen Hieronder worden opgenomen de giften van donateurs waarbij de geldgever de bestemming voor specifieke kindsponsoring of specifieke hostelsponsoring heeft bepaald en welke voor het einde van het boekjaar nog niet konden worden doorbetaald. Het betreft de giften uit de laatste maanden van het jaar, doorbetaling vindt plaats in het opvolgende jaar. Het verloop van de reserve is als volgt: (In euro s) Stand per 1 januari Doorbetaald in het boekjaar Ontvangen giften laatste maanden, nog door te betalen Per saldo mutatie via de resultaatbestemming Stand per 31 december Bestemmingsfonds kindsponsoring Betreft vooruit ontvangen bedragen van kindsponsors. Indien een kindsponsor meer doneerde dan 100 per kind, dan werd tot en met 2008 dit meerdere beschouwd als vooruit ontvangen en als zodanig gereserveerd. Met ingang van 2009 wordt dit meerdere beschouwd als vrij besteedbare gift, tenzij de donateur specifiek aangeeft dat het meerdere bestemd is voor toekomstige jaren. De vrijval van de vooruit ontvangen bedragen vindt plaats op basis van 100 per kind waarvoor is vooruitbetaald. Ontvangen donaties worden integraal verantwoord onder de baten, mutaties in het bestemmingsfonds kindsponsoring vinden plaats via de resultaatbestemming. Het verloop van het bestemmingsfonds is als volgt: (In euro s) Stand per 1 januari Vrijval in het boekjaar Vooruit ontvangen donaties in het boekjaar Per saldo mutatie via de resultaatbestemming Stand per 31 december

36 12. Sponsorverplichtingen lange termijn India Een kind wordt gewoonlijk gesponsord van 6 tot 18 jaar. Om reden van continuïteit heeft het bestuur in het verleden besloten om een bedrag van beschikbaar te stellen voor het sponsoren van 500 kinderen gedurende 10 jaar in de regio s Jharkhand en Bhubaneshwar. Deze sponsoring loopt tot Het verloop van deze sponsorverplichting is als volgt: (In euro s) Stand per 1 januari Naar verplichtingen op korte termijn Stand per 31 december De kortlopende verplichting valt in het opvolgende boekjaar vrij ten gunste van de staat van baten en lasten onder het hoofd Sponsoring kinderen en hostels in India. 13. Verplichtingen projecten India Hieronder worden opgenomen het nog niet betaalde deel van de verplichtingen voor projecten welke door het bestuur zijn goedgekeurd en deze goedkeuring tevens aan de locatie in India kenbaar is gemaakt. Het verloop van deze verplichtingen is als volgt: (In euro s) Verplichtingen per 1 januari Toegezegd uit bestemmingsfonds giften voor projecten uit voorgaand jaar Toegezegd uit giften en eigen middelen dit jaar Afgerekend met begunstigden in India en deelbetalingen inclusief koersverschillen Verplichtingen per 31 december Voor een specificatie per project wordt verwezen naar bijlage 1 bij de jaarrekening. 14. Overige schulden en nog te betalen kosten De specificatie is als volgt: (in euro s) Nog te betalen aan locaties in India Te betalen accountantskosten Reiskosten India Totaal Niet uit de balans blijkende verplichtingen Huur De jaarlijkse huurverplichting bedraagt circa per jaar. 35

37 STAAT VAN BATEN EN LASTEN 16. Baten uit eigen fondsenwerving De baten uit eigen fondsenwerving kunnen als volgt worden gespecificeerd: (in euro s) Werkelijk Begroot Werkelijk Donatiegelden kindsponsoring Giften voor hostels en kindsponsoring Giften voor projecten Giften zonder specifieke bestemming Nalatenschappen Overige baten Totaal Baten uit beleggingen Betreft: (in euro s) Werkelijk Begroot Werkelijk Rente en dividenden Koersresultaten effecten Totaal Sponsoring kinderen en hostels in India (in euro s) Werkelijk Begroot Werkelijk Betaalde gelden kindsponsoring Waarvan uit sponsorverplichting lange termijn zie toelichting Doorbetaalde giften kindsponsoring en hostels Betaalde sponsoring kinderen en hostels in India In beginsel bedraagt de donatie per kind 100 per jaar. Donaties voor kinderen kunnen door de donateur bestemd zijn op naam van de kinderen of van een hostel, waarbij de donatie wordt doorbetaald aan dat specifieke hostel of waar dat kind verblijft, of de donatie kan algemeen zijn waarbij de Stichting zelf kan bepalen naar welk hostel wordt doorbetaald. Daarnaast vult de Stichting de doorbetalingen veelal nog aan tot een toegezegde garantiebetaling welke wordt bepaald op basis van een toegekend garantieaantal kinderen tegen eveneens 100 per kind. Deze aanvulling vindt plaats uit eigen middelen, uit vrije giften en uit reserveringen in het verleden welke ten behoeve van dit doel zijn gedaan. Deze aanvulling uit eigen middelen is als volgt te specificeren (in euro s): Ontvangen donatiegelden kindsponsoring Betaalde kindsponsoring Waarvan uit verplichting Aanvulling uit eigen middelen en eerder gereserveerde vooruitontvangsten, alsmede koersverschillen

38 19. Uitvoering projecten in India De kosten van alle projecten worden vooraf gebudgetteerd. Projectaanvragen door de locaties in de regio s welke de Stichting steunt, worden door het Bestuur beoordeeld. Indien aan de aanvraag tegemoet wordt gekomen, wordt door het Bestuur de gewenste bijdrage bepaald en goedgekeurd en wordt dit aan de locatie in India kenbaar gemaakt. Teneinde een strakke discipline ten aanzien van de kostenbeheersing te bereiken, wordt vastgehouden aan vooraf opgestelde begrotingen. Aanvullende begrotingen worden eveneens vooraf door het Bestuur beoordeeld en goedgekeurd. Indien een nieuw project door het Bestuur wordt goedgekeurd en kenbaar gemaakt aan de locatie, en er geen of nog onvoldoende giften voor het betreffende project zijn ontvangen, dan komt het ontbrekende saldo van de verplichting voor dit project in beginsel ten laste van de Stichting. Dit wordt gefinancierd uit de bestemmingsreserve voor de uitvoering van projecten of uit de vrije giften. Indien later alsnog giften op de projecten met eerdere financieringstekorten worden ontvangen, dan worden deze weer bestemd als reserve of financiering van saldotekorten op nieuwe projecten. Hiermee bereikt de Stichting dat projecten kunnen worden gestart en gefinancierd voordat alle giften zijn ontvangen en dat uiteindelijk toch alle giften aangewend zijn voor de daarvoor bestemde projecten. In 2010 is ontvangen op projecten waarvoor het financieringstekort in voorgaand boekjaar door de Stichting is voorgefinancierd (art. 321 RJ 650). (in euro s) Werkelijk Begroot Werkelijk Besteed c.q. toegezegd voor uitvoering projecten Voor een specificatie per project wordt verwezen naar bijlage 2 bij de jaarrekening. 20. Bestedingspercentage Besteed aan de doelstelling (in euro s) Werkelijk Begroot Werkelijk 18. Sponsoring kinderen en hostels in India Uitvoering projecten in India Totaal besteed aan de doelstelling In % van de totale baten >155% >126% 83,0% In de laatste maanden van 2009 is een grote nalatenschap ad ruim ontvangen welke nog niet in 2009 werd besteed. Een deel van deze bate is in 2010 besteed, hierdoor waren de bestedingen hoger dan de baten, zoals ook werd begroot. 21. Kosten werving baten, beheer en administratie (in euro s) Toelichting Werkelijk Begroot Werkelijk Kosten werving baten Kosten eigen fondsenwerving In % van de totale baten 4,1% 3,5% 1,6% Kosten beleggingen Totaal kosten werving baten Beheer en administratie Beheer en administratie in Nederland Beheer en administratie in India Totaal kosten beheer en administratie In % van de totale baten 4,2% 4,2% 2,4% 37

39 22. Specificatie en verdeling lasten naar bestemming (in euro s) Doelstelling Eigen fondsen Beheer en Kosten van werving administratie beleggingen Werkelijk Begroot Werkelijk Sponsoring kinderen en hostels Uitvoering projecten in India Bureaukosten Calcutta Uitvoeringskosten werving Nieuwsbrief Reiskosten Nederland Reiskosten India Huisvestingskosten kantoor Afschrijving inventaris/apparatuur Toetsing CBF Keurmerk Kosten bestuur en beheer Verzekeringen en contributies Accountantskosten Kantoorbenodigdheden Porti Kosten telefoon en internet Overige kosten kantoor Bankkosten Kosten van beleggingen Totaal Voor zover kosten niet voor 100% aan een categorie konden worden toegerekend is de verdeelsleutel voor 2010 als volgt geweest (ongewijzigd t.o.v. 2009): Eigen fondsen Beheer en werving Administratie Reiskosten Nederland 50% 50% Kantoorbenodigdheden 50% 50% Porti 50% 50% Kosten telefoon en internet 75% 25% Overige kosten kantoor 75% 25% 23. Resultaatbestemming Het bestuur heeft de navolgende bestemming aan het resultaat gegeven. De resultaatbestemming is al in de balans per 31 december 2010 verwerkt: Bestemmingsreserve voor projecten Bestemmingsreserve voor kindsponsoring Bestemmingsfonds giften voor projecten Bestemmingsfonds overige giften Bestemmingsfonds kindsponsoring Algemene reserve Totaal resultaatbestemming Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de betreffende toelichtingen op de balans onder punt 9, 10 en

40 24. Overige informatie Beloning Bestuur De bestuursleden ontvangen geen beloning. Kostenvergoedingen vinden plaats op basis van declaratie van werkelijk voor de Stichting gemaakte kosten. Vrijwilligers Alle medewerkers van de Stichting verlenen hun diensten op vrijwillige basis, zij ontvangen geen beloning. Kostenvergoedingen vinden plaats op basis van declaratie van werkelijk voor de Stichting gemaakte kosten. Geldrop, 4 april 2011 SAC (STICHTING ACTIE CALCUTTA) Namens het Bestuur ir. J. Jansen 39

41 9 BEGROTING 2011 (in euro s) BATEN Begroot werkelijk Begroot Baten uit eigen fondsenwerving Baten uit beleggingen Totaal baten LASTEN Besteed aan de doelstelling Sponsoring kinderen en hostels in India Uitvoering projecten in India Totaal besteed aan de doelstelling Kosten werving baten Kosten eigen fondsenwerving Kosten beleggingen Totaal kosten werving baten Beheer en administratie Beheer en administratie in Nederland Beheer en administratie in India Totaal kosten beheer en administratie Totaal lasten RESULTAAT Kosten werving baten in % van totale baten 4,4% 4,1% 3,5% Kosten beheer en administratie in % van totale baten 4,9% 4,2% 4,2% RESULTAATBESTEMMING: 21 Bestemmingsreserve voor projecten pm Bestemmingsreserve voor kindsponsoring pm Bestemmingsfonds giften voor projecten pm pm Bestemmingsfonds overige giften pm pm Bestemmingsfonds kindsponsoring pm Algemene reserve pm TOTAAL RESULTAATBESTEMMING pm 40

42 10 CONTROLEVERKLARING 41

43 42