ffi '?,irîhorrand ETf,E N,N Gedeputeerde Staten p.a.gzh Op 1 januari 2016 loopt de dienstverleningsovereenkomst (DVO) af tussen de Groenalliantie en

Transcriptie

1 Gedeputeerde Staten N,N Directie Leefomgeving en Bestuur '?,irîhorrand Het Dagelijks Bestuur van de Groenalliantie Midden- Holland en omstreken p.a.gzh Postbus AH Schiedam Contact Dhr. mr. R.J.F. Feddema T rif.feddema@pzh.nl Postadres Provinciehuis Postbus LP Den Haag T Datum 30juni 2015 Ons kenmerk PZH-20I Uw kenmerk Bijlage Dienstverleni ngsovereenkomst Onderwerp Dienstverleningsovereenkomst Zuid-Holland 2016 Groenalliantie - Provincie Geacht bestuur, Op 1 januari 2016 loopt de dienstverleningsovereenkomst (DVO) af tussen de Groenalliantie en de provincie Zuid-Holland voor de inzet van de dienst Groenservice Zuid-Holland (GZH). De DVO ziet voornamelijk op procedurele afspraken tussen de Groenalliantie en de provincie over de dienstverlening door de GZH. De inhoud van de dienstverlening wordt bepaald op grond van de programmabegroting van de Groenalliantie. Bezoekadres Zuid-Hollandplein AW Den Haag Tram I en bus 65 stoppen dichtbij het provinciehuis. Vanaf station Den Haag CS is het tien minuten lopen. De parkeenu mte voor auto's is beperkt. ETf,E ffi ln 2012 is een proces gestart om gezamenlijk te verkennen op welke wijze deze dienstverlening in de toekomst het best kan worden vormgegeven. Aanleiding daarvoor was o.m. de ontstane aanbestedingsrechtelijke problematiek die effectief moet worden opgelost. Andere overweging was dat de provincie de ondersteuning van de recreatieschappen niet meer als provinciale kerntaak beschouwt en tot verzelfstandiging van de GZH wilde overgaan. ln 2014 is daarom een voorstel aan alle schappen aangeboden met een concrete oplossingsrichting, t.w. gezamenlijke vorming van een zelfstandige rechtspersoon (waarin de GZH op zou gaan) waaraan de schappen op juridische houdbare wijze hun dienstverlening kunnen opdragen. Enkele schappen (waaronder u) hebben hier positief op gereageerd. De meeste schappen echter hebben dit voorstel in beraad gehouden ivm een herbezinning op de eigen toekomst. Zij wilden daar niet op vooruit lopen. Aldus heeft dit overleg niet geleid tot een dusdanig commitment van de schappen dat tot vorming van een levensvatbare verzelfstandigde GZH kon worden overgegaan. lnmiddels is er, na de Provinciale Staten verkiezingen afgelopen maart, een nieuw hoofdlijnenakkoord: 'Zuid-Holland: slimmer, schoner en sterker'. ln dit college-akkoord is het voornemen opgenomen om de deelname in de recreatieschappen te beëindigen. De provincie ziet voor haar geen taak meer in de uitvoering van het beheer van recreatiegebieden. De provincie is wel verantwoordelijk voor het behoud en de realisatie van voldoende recreatiemogelijkheden. Het totale budget van de provincie voor haar aandeel in het beheer van recreatiegebieden blijft daarom beschikbaar.

2 e'i'j-uotland Ons kenmerk PZH-20I5-.. Verder is in het akkoord, onder venvijzing naar de niet haalbaar gebleken verzelfstandiging van de GZH, opgenomen dat de GZH wordt afgebouwd. Doel is samen met gemeenten en terreinbeherende organisaties een nieuw toekomstplan op te zetten parallel aan de uittreding van de provincie uit de recreatieschappen, te beginnen in het metropolitane gebied. Uitgangspunt is dat mensen het werk volgen. De komende periode zullen wij de uitvoering van beide voornemens ter hand gaan nemen. Vanzelfsprekend zal dat in nauwe afstemming en samenwerking met u en de andere schappen gebeuren. Na de zomer zullen wij met u in overleg treden over de gevolgen van onze voornemens en de wijze waarop deze kunnen worden ingevuld. Ter voldoening aan het gestelde in artikel 11 van de DVO (dat de verlenging regelt) bieden wij u nu een vervangende overeenkomst aan. Gegeven de omstandigheden stellen wij opnieuw voor om een verlenging voor de periode van één jaar (1 januari 2016 tot 1 januari 2017) aan te gaan op grond van de in de programmabegroting 2016 opgenomen activiteiten en verplichtingen. De tekst van de concept-dvo 2016 is inhoudelijk vrijwel gelijk aan die van Enige verandering (behoudens de datum/periode) is dat in de considerans een verwijzing is opgenomen naar de actuele bestuurlijke ontwikkelingen binnen de regio's en de provincie zelf. Verder wordt gerefereerd aan de veranderende juridische context. Wij vragen in dit kader wel uw aandacht voor het volgende. Mede als gevolg van de hiervoor geschetste omstandigheden, waaronder de ontwikkelingen rond de verzelfstandiging van de GZH en de gerezen aanbestedingsproblematiek, is voor de GZH en de daar werkzame medewerkers een onzekere situatie ontstaan. Diverse medewerkers zijn vertrokken; vacatures worden op tijdelijke basis opgevuld. Deze lijn zal zich de komende periode waarschijnlijk in sterkere mate voortzetten. Wij zullen dit, via het management van GZH, nauwgezet volgen, met in ieder geval als doel de dienstverlening richting uw schap zo goed mogelijk te borgen. Deze omstandigheid, alsmede de dringende noodzaak om de dienstverlening van het schap op korte termijn op een juridisch houdbare wijze vorm te geven, benadrukken het belang om snel, uiterlijk in de loop van 2016, een passende oplossing te crerliren voor deze problematiek. Wij vertrouwen op uw begrip en uw medewerking daarvoor. Wij verzoeken u om ons z.s.m., doch vóór I januari 2016, schriftelijk te berichten of u kunt instemmen met de vervangende overeenkomst. Hoogachtend Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland, voor dezen, R. van der Helm, directeur directie Leefomgeving en Bestuur 212

3 D I EN STVERLE N I N G S OVE REE N KO MST De ondergetekenden, De Groenalliantie Midden-Holland en omstreken, verder te noemen 'de Groenalliantie' en in voorkomende gevallen met Dagelijks Bestuur aangeduid ten deze vertegenwoordigd door de voorzitter, en de Provincie Zuid-Holland, gevestigd te Den Haag, ogv artikel 176 Provinciewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Commissaris van de Koning of zijn gemachtigde de Directeur van de directie Leefomgeving en Bestuur, hierna te noemen: de provincie, overwegende dat:. aan de Groenalliantie blijkens de Gemeenschappelijke Regeling voor de Groenalliantie en omstreken het openbaar bestuur is opgedragen ter behartigen van de belangen van natuur, landschap en openluchtrecreatie in het gebied waarvoor de Gemeenschappelijke regeling geldt;. de provincie bereid is om de taken en werkzaamheden voor de Groenalliantie door haar personeel te laten uitvoeren en dat het gewenst is om in dat kader specifieke afspraken te maken over de wijze waarop en de condities waaronder dit dient te geschieden;. dat de provincie binnen haar organisatie de dienst Groenservice Zuid-Holland heeft ingesteld, hierna te noemen GZH, waar werkzaamheden zijn ondergebracht op het gebied van ontwikkeling, aanleg en beheer van de openluchtrecreatie, natuur, bos en landschap alsmede de totale bestuursondersteuning van de Natuur- en Recreatieschappen; o dat tussen de Groenalliantie (resp. haar rechtsvoorgangers) en de provincie de afgelopen decennia periodiek een dienstverleningsovereenkomst (hierna te noemen: dvo) is afgesloten ter gelet op uitvoering van de hiervoor bedoelde dienstverlening; a a de bestuurlijke ontwikkelingen en opvattingen binnen het groene domein (w.o. die m.b.t. de aansturing en beheer van natuur- en recreatiegebieden) en de veranderende rol, taak en verantwoordelijkheden van de provincie daarin zoals blijkende uit het Hoofdlijnenakkoord van de provincie (waaronder voorgenomen afbouw van de GZH); de veranderende juridische kaders waarbinnen de Groenalliantie haar diensten bij derden dient te beleggen; verklaren het volgende te zijn overeengekomen Artikel I Algemeen 1. Op verzoek van de Groenalliantie zal de provincie diensten voor haar verrichten. Deze diensten bestaan onder meer uit de volgende primaire productgroepen: bestuursondersteuning, juridische advisering, communicatie en marketing, planvorming, toezicht, directievoering, onderhoud, financiën, en bedrijfsbureau. De daarbij behorende ondersteunende producten worden via een opslag op het uurtarief toegerekend aan deze primaire producten. De diensten worden venicht door de GZH. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen basisproducten en additionele producten. 2. Jaarlijks wordt op basis van de programmabegroting van de Groenalliantie overeengekomen welke diensten of producten worden afgenomen. 1

4 3. GZH geeft in de programmabegroting tevens inzicht in de eenmalige kosten en structurele kosten van voorgenomen investeringen. 4. GZH draagt er zorg voor dat het personeel dat de diensten bedoeld in het eerste lid uitvoert, voldoet aan de eisen die worden gesteld aan de desbetreffende functie. Artikel 2 Bepaling en betaling van de vergoeding 1. De in rekening te brengen vergoedingen zijn gebaseerd op vaste tarieven. 2. Aan het begin van elk kwartaal zal de Groenalliantie een declaratie ontvangen van GZH over het te betalen voorschot. Dit voorschot is gebaseerd op de door de Groenalliantie vastgestelde programmabegroting. 3. Vóór 1 meivan elk kalenderjaar zal GZH de afrekening over het afgelopen kalenderjaar opstellen en het eventuele voor- of nadelige saldo verrekenen met de Groenalliantie. Artikel 3 Omvang dienstverlening 1. ln het geval de Groenalliantie gedurende het kalenderjaar extra diensten of producten of, als gevolg van bijkomende werkzaamheden, extra werkzaamheden (uren per product) wenst af te nemen van GZH, geeft zij dit aan door middel van bestuursbesluiten inzake aanpassing van de programmabegroting. 2. GZH brengt advies uit over het onder 1 bedoelde bestuursbesluit. Artikel 4 Vermindering/beëindiging werkzaamheden 1. De Groenalliantie kan de jaarlijks af te nemen werkzaamheden in relatie tot de basisproducten (uren per product), als bedoeld in artikel 1, tweede lid, van deze overeenkomst, jaarlijks met20o/o verminderen. Voor additionele producten geldt een percentage van 50%. 2. GZH heeft de inspanningsverplichting de vrijgevallen uren elders in te zetten. De eenmalige kosten, zoals om- en bijscholing of eventueel outplacement komen voor rekening van de Groenalliantie of de betrokken schappen. 3. lndien volledige of gedeeltelijke inzet van de vrijgevallen uren niet mogelijk is, betaalt de Groenalliantie of de betrokken schappen deze uren op basis van de, eerder, overeengekomen systematiek gedurende maximaal vijf jaar. 4. lndien de toepassing van dit artikel leidt tot gedwongen ontslag van de betrokken medewerker(s), zijn de kosten van de door de provincie te betalen wachtgelden of uitkeringen voor rekening van het betrokken schap. Artikel 5 Voortgangsrapportage en verantwoording 1. GZH verstrekt periodiek aan het Dagelijks Bestuur informatie over de inhoudelijke voortgang van de uitvoering van de werkzaamheden voor de Groenalliantie en de financiële stand van zaken. Deze periodieke bestuursrapportage van GZH aan het Dagelijks Bestuur dient zodanig van inhoud te zijn, dat het Dagelijks Bestuur zich een goed oordeel kan vormen over de uitgevoerde werkzaamheden en de verantwoording hiervan aan het Dagelijks Bestuur. GZH draagt zorg voor een regelmatige toetsing van de kwaliteit van de werkzaamheden. 2. Het Dagelijks Bestuur kan desgewenst tussentijds GZH verzoeken om informatie betreffende de uitvoering van werkzaamheden door GZH voor de Groenalliantie. Op verzoek van het Dagelijks Bestuur of door haar aangewezen derden laal GZH desgewenst controles uitvoeren op de kwaliteit van de uitgevoerde diensten en de daaraan verbonden kosten en verschaft daartoe inzicht in alle relevante gegevens. 2

5 Artikel 6 Verzekering De medewerkers van GZH vallen onder de door de provincie aangegane W.A.-verzekering. De Groenalliantie, in zijn hoedanigheid van opdrachtgever, dient echter zelf ook een verzekering tegen de geldelijke gevolgen van wettelijke aansprakelijkheid aan te gaan. Artikel 7 lnschakeling derden 1. lndien ten behoeve van de uitvoering van werkzaamheden, diensten of leveringen door GZH voor de Groenalliantie activiteiten worden uitbesteed aan, of grondstoffen, materialen, gereedschappen en wat dies meer worden betrokken van, of enige andere zakelijke relatie wordt aangegaan met een derde, zal de daarop betrekking hebbende overeenkomst uitsluitend, tenzij zijvan ondergeschikt financieel belang is, tot stand worden gebracht tussen de Groenalliantie en die derde. 2. Het Dagelijks Bestuur machtigt de directeur van GZH om voor de uitvoering van werkzaamheden, diensten of leveringen conform de gemaakte afspraken in de programmabegroting of op grond van additionele bestuurlijke besluitvorming, zodanige overeenkomsten op naam en voor rekening van de Groenalliantie aan te gaan. De uitvoering kan in ondervolmacht worden gegeven aan medewerkers van GZH. 3. De voorgaande leden laten onverlet de bevoegdheid van GZH om de aan de overeengekomen werkzaamheden toe te rekenen kosten aan de Groenalliantie door te berekenen. Artikel 8 Handeling ter voorbereiding en ter uitvoering van bestuursbesluiten en behartiging belangen schap, al dan niet met een spoedeisend karakter 1. De Groenalliantie wordt de mogelijkheid geboden, indien dit uit praktisch oogpunt gewenst is, het nemen van besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht, namens de Groenalliantie, aan de directeur van GZH te mandateren, inclusief de voorbereiding en de uitvoering daarvan. De uitvoering kan in ondermandaat worden gegeven aan medewerkers van GZH. 2. Voor wat betreft de behartiging van de financiële belangen van de Groenalliantie, is een financiële verordening opgesteld waarin de bevoegdheden van beide partijen worden vastgelegd. 3. De voorgaande leden laten onverlet de bevoegdheid van GZH om de aan de overeengekomen werkzaamheden toe te rekenen kosten aan de Groenalliantie door te berekenen. Artikel9 Aansprakelijkheid 1. Met inachtneming van het gestelde in de considerans, zal GZH de in artikel 1, lid 1 genoemde diensten en het geven van adviezen en aanwijzingen ter uitvoering van een overeenkomst tussen de Groenalliantie en derden, zoals bedoeld in de artikelen 7 en B, uitvoeren met de zorgvuldigheid die een goed opdrachtnemer betaamt. 2. De Groenalliantie is, zowel in de relatie met derden als met de provincie, aansprakelijk voor eventuele schade die ontstaat bij de uitvoering van de in artikel 1, lid 1 genoemde diensten, tenzij er sprake is van opzet of grove schuld van de betreffende medewerkers die GZH verweten kan worden. Artikel 10 Geschillen 1. Partijen houden zich het recht voor om een geschil over de uitvoering van deze overeenkomst voor te leggen aan een onafhankelijke geschillencommissie waarvan de uitspraak bindend is voor 3

6 beide partijen. Er is sprake van een geschilwanneer één van beide partijen dat schriftelijk aan de ander kenbaar maakt. 2. De geschillencommissie bestaat uit drie deskundigen (m/v) die als volgt worden benoemd: één door de Groenalliantie en één door Gedeputeerde Staten. Deze twee deskundigen benoemen gezamenlijk de derde deskundige, die in ieder geval niet afkomstig is uit de kring van de schappen of de provincie. 3. De geschillencommissie zal twee maanden nadat een geschil haar is voorgelegd een uitspraak doen over het geschil. De commissie bepaalt zelt haar procedureregels. Artikel 11 Werkingsduur 1. Deze overeenkomst wordt aangehaald als 'DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST NATUUR- EN GROENALLIANTIE MIDDEN-HOLLAND'en wordt met ingang van 1 januari2016 aangegaan voor de duur van één jaar. 2. De provincie legt uiterlijk 1 juli van het laatste jaar van de werkingsduur van deze overeenkomst een vervangende overeenkomst ter instemming voor aan de Groenalliantie. De Groenalliantie zal hierover uiterlijk 31 december van dat jaar een standpunt innemen. lndien door het Dagelijks Bestuur besloten wordt om de dienstverleningsovereenkomst niet te verlengen, zal het gestelde in artikel 4 hierbijvan toepassing zijn. Provincie Zuid-Holland, De Groenalliantie Midden-Holland en omstreken, De Directeur van de Directie Leefomgeving en Bestuur De voorzitter R. van der Helm H.P.L. Cremers 4