Neorecording Hoe bedrijven en financiële dienstverleners veilige oplossingen voor gespreksopname kunnen vinden.

Transcriptie

1 Neorecording Hoe bedrijven en financiële dienstverleners veilige oplossingen voor gespreksopname kunnen vinden. De nieuwe vrijheid in zakelijke communicatie. nfon.com

2

3 MiFID II Compliant gespreksopname en Cloud Storage. MiFID II heeft invloed op jouw organisatie hoe kunt u het beste voldoen aan de regelgeving. Met ingang van 3 januari 2018, is MiFID II (Markets in Financial Instruments Directive) van kracht geworden voor alle organisaties in de financiële en dienstverlenende sector welke verzekerings- of beleggingsproducten bieden voor de consument. Gericht op een betere bescherming voor beleggers, introduceert de MiFID II uitgebreide pre-trade en post-trade transparantie verplichting, tezamen met de hoogste eisen aan de documentatie. Alle financiële adviezen via de telefoon, met inbegrip van hypotheken, pensioenen en verzekeringen, moeten worden geregistreerd en veilig worden opgeslagen voor een minimum van vijf jaar. Gezien de snel naderende deadline, worden bedrijven geadviseerd om de implementatie van MiFID II te versnellen en zo sancties te ontlopen welke door de regelgevende instanties kunnen worden opgelegd. Echter, de overgrote meerderheid van de organisaties aarzelen om actie te ondernemen. Door een sterke afhankelijkheid van bestaande on-site communicatieoplossingen, worden ze geconfronteerd met hoge investeringen. Deze bestaan onder meer uit het aanpassen van hun processen en het upgraden van hun IT-infrastructuur, met daarnaast de doorlooptijd voor planning, installatie en implementatie. De beslissers zijn terughoudend om een extra complexe laag toe te voegen aan de starre, onderhoud intensieve, legacy-systemen. Ze zijn ook huiverig om te investeren in technologie die hun huidige flexibiliteit beperkt en tegelijkertijd de kosten voor onderhoud en updates van het systeem doen toe nemen. bedrijven op zoek gaan naar clouddiensten om tijd en geld te besparen, flexibiliteit te krijgen en nieuwe business te genereren. Clouddiensten beschikken immers over een verscheidenheid aan aantrekkelijke voordelen ten opzichte van on-premise systemen: indrukwekkende schaalbaarheid, hoge betrouwbaarheid, eliminatie van onderhoud en levenslange updates. Dit is waar NFON in het spel komt, met consolidatie van alle communicatiesystemen in één enkel platform. Onze oplossingen passen zich gemakkelijk aan de eisen die vandaag de dag worden gesteld, met een grotere efficiëntie en voorspelbare kosten. Cloud technologie maakt snelle implementatie van mutaties mogelijk. Hierdoor hebben organisaties de flexibiliteit die ze nodig hebben om snel te voldoen aan de nieuwe wetgeving, innovatieve communicatiekanalen te omarmen, en te voldoen aan de uitdagende eisen van de klant. Tot voor kort was er gewoon geen optie om te voldoen aan de toekomstige EU-regelgeving bij gebruik van een cloud-gebaseerde telefonie oplossing. Met Neorecording, bieden we een zeer professionele opnameoplossing voor het NFON Cloud Telefonie Systeem, waarmee gesprekopname en relevante informatie volgens de regelgeving mogelijk wordt. Gehost in de cloud en hiermee toegankelijk via het web op elk moment en elke willekeurige plaats. Neorecording en het NFON Cloud Telefonie Systeem zorgen voor hoge prestaties en een schaalbare en voortdurend up-to-date oplossing voor uw zakelijke communicatie. Als je momenteel onderzoekt hoe MiFID II in jouw organisatie of contact center te implementeren, zal deze whitepaper je van nuttige inzichten voorzien om je bij jouw beslissing te ondersteunen. Met dit uitgangspunt, komt het niet als een verrassing dat een toenemend aantal Hans Szymanski Chief Executive Officer

4 Neem actie omtrent MiFID II en voldoe aan de EU regelgeving. De klok tikt door voor organisaties om aan de regelgeving te voldoen, waardoor er een groeiende behoefte is aan technologische oplossingen die kosteneffectief, snel en eenvoudig te integreren zijn. Om aan de toegenomen documentatieplicht van MiFID II te voldoen, moeten organisaties de beste technische vooruitgang bepalen. Een bestaand systeem uitbreiden of overweeg een overstap naar cloudtechnologie? De EU richtlijn, MiFID II, wordt binnenkort van kracht, hierdoor ontstaat voor organisaties in de financiële, juridische en verzekeringssector extra administratief werk. Met ingang van 3 Januari 2018, zijn financiële dienstverleners verplicht om alle gesprekken, welke kunnen leiden tot een order, op te nemen. Deze opname mag niet worden gemanipuleerd en dient voor tenminste 5 jaar te worden opgeslagen. Bij het begin van het gesprek dient de cliënt te worden geïnformeerd over de opname. Er is geen uitzondering mogelijk op deze richtlijn, ook niet wanneer de cliënt niet akkoord is met de opname. De richtlijn betreft niet alleen gesprekken tussen consultants en hun klanten, maar ook de relevante communicatie tussen werknemers, zoals consultants en hun managers. De eisen zijn van toepassing op alle manieren van communicatie: Van persoonlijk advies via telefoon en video tot aan fax, en chat. De autoriteiten hebben uitgebreide macht gekregen om deze regelgeving af te dwingen en sancties op te leggen bij degenen die de regelgeving schendt. De organisaties welke onder de MiFID II regelgeving vallen zijn onder meer financiële instituten zoals banken, investerings- en verzekeringsmaatschappijen. Voor deze organisaties betekent de regelgeving een significante administratieve belasting. Deze wordt beschouwd als onevenredig ten opzichte van de tot de door de regelgeving beoogde voordelen. Veel organisatie zijn van mening dat de richtlijn hun businessmodel sterk beïnvloedt en verwachten een daling van inkomsten. Een klein aantal organisaties ziet kansen en spreekt nieuwe business segmenten aan. In een recent onderzoek is gebleken dat 9 van de 10 organisaties een verregaande reorganisatie van hun verkoopprocessen noodzakelijk achten. Alle ondervraagde organisaties

5 geven aan dat de aanpassing in IT- en communicatiesystemen de grootste cost driver zal zijn, Van de ondervraagden voorziet 96% een significante stijging van de operationele kosten in Oorspronkelijk gepland voor 2017, is de introductie van MiFID II uitgesteld tot begin 2018 als gevolg van de hoge eisen welke worden gesteld aan de organisaties. Sindsdien hebben veel organisaties zich gericht op het in kaart brengen van de initiële en operationele kosten, zonder daadwerkelijk verdere stappen te nemen. Als een gevolg hiervan stond de zogenaamde MiFID II readiness-index voor financiële instellingen in juli 2016 op 27 procent, een schamele 5 procent meer dan het jaar ervoor. Dit illustreert dat organisaties geen significante vorderingen maken bij het implementeren van een oplossing. Daarnaast is 75 procent van de banken van mening dat de documentatie-eisen bij de implementatie van MiFID II een groot aandeel van de kosten zal zijn. Dit komt overeen met een gemiddelde jaarlijkse stijging van de kosten met 19%. Dit suggereert dat deze organisaties substantiële resources hebben ingezet om te evalueren welke oplossingen het best geschikt zijn om te voldoen aan de regelgeving. Daaruit blijkt dat financiële dienstverleners en verzekeringsmaatschappijen drie opties hebben voor MiFID II: Optie één, een on-site dekkende opnameoplossing waarbij de kostbare investeringen in hardware en software wordt geaccepteerd, maar ook de operationele kosten voor onderhoud en opslag van gegevens. Optie twee, relevante gesprekken omleiden naar een daartoe uitgerust in-house contact center. Optie drie, outsource de communicatie naar externe contactcenters. Zo worden financiële organisaties geconfronteerd met de complexe en ingrijpende beslissing om ofwel verder te bouwen op een bestaande, vaak inconsistente communicatie-infrastructuur of te kiezen voor uitgebreide outsourcing, of te migreren naar een moderne, flexibele en homogeen platform. Daarbij wordt het besluit gebaseerd op betrouwbaarheid, bescherming van investeringen en de kosten. Gebruik cloud services met al zijn voordelen. Toegankelijk via het web gebruiken cloud-gebaseerde communicatiesystemen hebben geen fysieke ruimte nodig. Ze kunnen moeiteloos worden op en neer geschaald om aan de werkelijke vraag te voldoen. Ze hebben geen onderhoud nodig en worden ge-update zonder onderbrekingen in de dagelijkse werkzaamheden - NFON biedt zelfs gratis levenslange updates. Met Neorecording, de zeer professionele cloud oplossing voor compliant spraak opname, is zelfs de mogelijkheid voor snelle en volledige implementatie van MiFID II mogelijk. Om aan alle eisen te voldoen van de EU richtlijn, is een aanzienlijke voorbereiding benodigd voor de werkstromen en bedrijfsprocessen om deze aan te passen en te integreren in de technische omgeving. Om op veilig te spelen doen organisaties er goed aan de implementatie zo spoedig mogelijk uit te voeren. Met het gebruik van Neorecording om aan de communicatie richtlijnen te voldoen, kunnen zij zich concentreren op de reorganisatie van de interne processen en het waarborgen van de naleving. Contactcenters kunnen goed de grootste winnaars van MiFID II zijn. Terwijl contactcenters en helpdesks ook worden geconfronteerd met de uitdagingen in het verbeteren van hun IT-infrastructuur, wegen de voordelen op tegen de risico s en kosten. Door te voldoen aan de documentatie-eisen van de regelgeving, krijgen ze een voorsprong om retentie te verhogen bij bestaande klanten in de financiële en verzekeringssector. Bovendien hebben zij een kans om de inkomsten te verhogen door het aantrekken van nieuwe. Door opnamen en documentatie binnen handbereik te hebben, kunnen zij een voorsprong ontwikkelen op de concurrentie en kunnen ze zodoende meer complexe klanten bedienen. NFON cloud telefonie voordelen voor Contact Centers Snelle integratie met bestaande systemen zonder speciale hardware/software eisen. Beduidende verlaging van de totale bedrijfskosten door te veranderen van een on-premise systeem naar een cloud oplossing. Zorgeloos onderhoud en systeem updates zorgen stellen de organisatie en administrators gerust. Moeiteloos, just-in-time schaalbaar om aan de behoefte te voldoen. Verhoogde betrouwbaarheid en data security door door high- availability datacenters. Neorecording voordelen voor Contact Centers Voldoe aan de MiFID II richtlijn op tijd zonder hoge kosen. Verhoog de loyaliteit en retentie van uw klant. Genereer nieuwe business en breid uit naar nieuwe doelgroepen. Voeg agenten toe of verwijder deze om in te spelen aan de behoefte. 1 PPI AG Informationstechnologie: MiFID II-Readiness The Status of MiFID II Implementation in Banks. Survey Wave 4, July 2016

6 Minimale risico s, verhoog de efficiëntie en productiviteit. Verander de MiFID II richtlijn in een succes met Neorecording Neorecording integreert de in het veld de bewezen oplossing van de marktleider, ASC Technologies, in het NFON Cloud Telephone System. Neorecording biedt uitgebreide functionaliteit voor gesprekopname en de opslag hiervan. Met Neorecording is het mogelijk voor organisaties van elke grootte te voldoen aan de Europese richtlijn, boetes te voorkomen en kosten te verlagen. Neorecording biedt financiële dienstverleners en klant contactcenters een complete oplossing voor het correctopslaan van de communicatie zoals voorgeschreven door de EU richtlijn, MiFID II. Geïntegreerd in de NFON cloud maakt Neorecording gebruik van geavanceerde spraak analyse om stemopnames automatisch te voorzien van de bijbehorende gegevens, waardoor archieven volledig en snel doorzoekbaar zijn. De high-performance, full-text zoekfunctie van Neorecording vindt opnames op elk gewenst moment en speelt ze terug met behulp van de geïntegreerde speler. Uitgebreide support bij naleving van de regelgeving Neorecording maakt het voor u makkelijk om te voldoen aan de veeleisende naleving van de regelgeving. Door middel van individuele toegangscontrole, voldoet het systeem aan de eisen gesteld door commissies en brancheverenigingen. Technisch geoptimaliseerd voor de financiële, juridische en verzekeringssector, detecteert de geavanceerde spraak analysetool automatisch conversaties die niet aan de richtlijn voldoen en legt deze voor aan het management. Dankzij de geavanceerde encryptie-

7 technologie, worden alle opnamen opgeslagen in een niet te manipuleren manier, en wordt gehost op sterk beveiligde datacenters wat resulteert in maximale betrouwbaarheid en beschikbaarheid. Flexibele aanpassing aan de bedrijfsprocessen en first-class support. Met Neorecording Basic en Neorecording Advanced, biedt NFON twee abonnementen die geschikt zijn om een breed scala van usercases te ondersteunen. Beide abonnementen kunnen worden uitgebreid met Inspiration NEO, een krachtig kwaliteit management tool dat uitgebreide analyse, evaluatie en rapportage via een eenvoudig te gebruiken web-interface mogelijk maakt. Als uw organisatie is klaar om de stap te nemen, richten NFON experts Neorecording in om aan de specifieke klantwensen te kunnen voldoen. Daarnaast bieden zij uitgebreide levenslange ondersteuning. Neorecording MiFID II voordelen MifiD II-compliant gespreksopname. Gesprekken worden opgenomen versleuteld en bewaard voor minimaal 5 jaar. Geavanceerd zoeken. Intelligente categorisering en archivering voor het snel zoeken, ophalen en afspelen met POWERplay Web Manipulatie vrije opslag. Hoogste normen van veiligheid en de nieuwste encryptie-technologie, gecertificeerd volgens ISO en opgeslagen in de geo-redundante datacenters. Risico verlaging. Voldoet aan de MiFID-II opname en opslag richtlijn en voorkomt mogelijke sancties voor de organisatie. Uitgebreide rapportage Custom log, statistieken en agent rapporten, standard 20 rapporten klaar voor gebruik. Data Security Made in Germany Neorecording wordt gehost op beveiligde, georedundante datacenters in het binnenland. Onze servers voldoen aan de EU Electronic Communications-wet en voldoen aan de hoogste normen voor gegevensbeveiliging, systeembeschikbaarheid, boekhoudkundige precisie en nog veel meer. De spraakkwaliteit van het NFON Cloud Telephone System is beoordeeld en gecertificeerd door TÜV SÜD, een Duitse certificeringsautoriteit die wordt gerespecteerd door enkele van 's werelds meest vertrouwde organisaties. NFONdatacenters zijn gecertificeerd volgens ISO / IEC Information Security Management. Made in Germany

8 Over NFON NFON AG, met het hoofdkantoor in München, is de enige pan-europese cloud-pbx-provider - met meer dan bedrijven in 13 Europese landen als klanten. NFON, het cloud-telefoonsysteem, biedt meer dan 150 functies en een naadloze integratie van premiumoplossingen. Met onze intuïtieve communicatieoplossingen, stellen we Europese bedrijven in staat hun werk elke dag een beetje te verbeteren. NFON is de nieuwe vrijheid van zakelijke communicatie. Een 100% cloudoplossing Made in Germany Hoge kostenbesparingen Onbeperkte capaciteit Slimme functies Gemakkelijk te bedienen Netwerk met lokale service partners nfon.com In Nederland wordt NFON exclusief door Zetacom gedistribueerd en ondersteund NFON AG