Kiezen voor later. Profiel voor een eigentijdse en toekomstgerichte acquisitie van Amsterdamse archieven en collecties

Transcriptie

1 Acquisitieprofiel Stadsarchief Amsterdam Kiezen voor later Profiel voor een eigentijdse en toekomstgerichte acquisitie van Amsterdamse archieven en collecties

2 Notitie Pagina 2 van 26 Foto voorzijde Museumplein with my long selfiestick. Museumplein met zelfportret met zoon bij IAmsterdam-letters. Fotomontage gemaakt in Photoshop, meer dan 100 lagen, gefotografeerd 6 februari en 2 mei Foto uit de serie 'Uit de hoogte', gemaakt in opdracht van het Stadsarchief Amsterdam en het Amsterdams Fonds voor de Kunst. Foto: Marc Faasse, Collectie Stadsarchief Amsterdam: documentaire foto-opdrachten (toegangsnummer 10002, inventarisnummer 5950) De IAmsterdam letters zijn symbool komen te staan voor de enorme groei van het toerisme en de door bewoners ervaren overlast van groepen toeristen. De drukte in de stad is een van de trends die de komende jaren door het Stadsarchief zal worden gedocumenteerd, evenals de verandering in de bevolkingssamenstelling en de gevolgen die dat met zich meebrengt voor het aanbod van activiteiten en diensten in de stad, en voor de inrichting van de openbare ruimte. De letters bij het Museumplein zijn op 3 december 2018 weggehaald. Colofon Citeerinstructie: Kiezen voor later. Profiel voor een eigentijdse en toekomstgerichte acquisitie van Amsterdamse archieven en collecties (Stadsarchief Amsterdam 2018). Tekst: Emmy Ferbeek

3 Notitie Pagina 3 van 26 VOORWOORD Het Stadsarchief Amsterdam is het mooiste stadsarchief van de wereld. Aan de basis daarvan staat de mooiste collectie van de wereld. Deze collectie heeft het Stadsarchief opgebouwd sinds de aanstelling van de eerste gemeentearchivaris in Door overbrengingen van de gemeentelijke archieven, door schenkingen en bewaargevingen van archieven en collecties door particulieren, verenigingen en bedrijven, door aankopen van collectie-items op veilingen en van handelaren en niet in het minst door de niet aflatende betrokkenheid van de medewerkers van het Stadsarchief. En de groei van onze collectie gaat door, schenkers, bewaargevers en verkopers weten ons te vinden. Men houdt van het Stadsarchief, maar vooral houdt men van onze prachtige stad. Nieuwe ontwikkelingen, zoals de voortschrijdende digitalisering van de maatschappij, de overvloed aan informatie, de hernieuwde aandacht voor de eigen geschiedenis en de burger die niet langer aan de zijlijn staat maar wil participeren, zijn aanleiding om ons beleid zodanig aan te passen dat de kwaliteit van onze collectie ook in de toekomst gewaarborgd is. Dit profiel geeft een antwoord op de vraag hoe we ervoor kunnen zorgen dat het Stadsarchief ook in de toekomst met recht het mooiste stadsarchief van de wereld genoemd kan worden.

4 Notitie Pagina 4 van 26 INHOUDSOPGAVE Voorwoord I. Inleiding II. III. IV. Evaluatie acquisitiebeleid van de voorgaande jaren Doel acquisitie: de missie van het Stadsarchief Waarderings- en selectiemethodiek A. Integraal waarderen en selecteren B. Overbrengen gemeentelijke archieven conform de Archiefwet V. Doel acquisitieprofiel: de resultaten VI. VII. VIII. IX. Criteria 1. Werkingssfeer of werkgebied 2. Representativiteit 3. Toegevoegde waarde 4. Authenticiteit 5. Samenhang of compleetheid 6. Kwaliteit 7. Dragers 8. Afstemming met andere erfgoedinstellingen 9. Goede, geordende en toegankelijke staat 10. Omvang 11. Bezoekersvraag 12. Presentatie Uitgangspunten Herzien Bijlagen 1. Definitielijst 2. Prospectieve Trendanalyse 3. Amsterdamse hotspotmonitor 4. Stroomschema

5 Notitie Pagina 5 van 26 I. INLEIDING Amsterdam fungeert van oudsher als het financiële, economische en culturele centrum van Nederland. Veel maatschappelijke ontwikkelingen beginnen er of zijn er uitvergroot aanwezig. Dat vindt zijn weerslag in de archieven van de gemeente waarvan een selectie uiteindelijk terecht komt in de archiefbewaarplaats van de gemeente Amsterdam, het Stadsarchief. De gemeentelijke organen brengen niet alle informatie over naar de archiefbewaarplaats: er vindt selectie en vernietiging plaats op basis van de gemeentelijke selectielijsten die landelijk worden opgesteld. De gemeentearchivaris kan besluiten om vanwege de specifieke situatie in de stad archiefbescheiden die volgens de selectielijst te vernietigen zijn, vanwege het unieke of bijzondere karakter toch te bewaren. Het Stadsarchief is de wettelijke bewaarplaats van de archieven van de gemeente Amsterdam. Het is de taak van het Stadsarchief deze archieven te ontvangen, te beheren en voor het publiek toegankelijk te maken. Daarnaast verwerft het Stadsarchief archieven 1 en collecties 2 van particulieren. Evenals de gemeentelijke archieven zijn deze van belang voor de kennis over Amsterdam en haar geschiedenis. De centrumfunctie van Amsterdam betekent dat veel bedrijven, verenigingen en stichtingen worden opgericht door Amsterdammers of zich vestigen in Amsterdam. Het opnemen van de archieven van al deze instellingen en personen is onmogelijk en ook niet wenselijk. Het verwerven en aanvullen van de collecties kan niet ongelimiteerd plaatsvinden. Ook bij particuliere archieven moeten dus keuzes gemaakt worden. Met deze keuzes bepalen we van welke bronnen huidige en toekomstige onderzoekers, schrijvers, journalisten, Amsterdammers en al die andere geïnteresseerden in de geschiedenis van Amsterdam, gebruik kunnen maken. Voor het verwerven van particuliere archieven en collecties bestaan echter geen landelijke richtlijnen, zoals die voor de gemeentelijke archieven wel bestaan. Het Stadsarchief bepaalt zelf wat het wel en niet opneemt. Het voorliggende acquisitieprofiel geeft een antwoord op de vraag waarop het Stadsarchief zich de komende jaren richt bij het verwerven van die archieven en collecties. Tot op heden betekent keuzes maken vooral het kiezen uit het aanbod. Dit levert niet vanzelfsprekend de bronnen op die tezamen een goed beeld vormen van de Amsterdamse samenleving, overigens ook niet automatisch een slecht beeld. Door te benoemen wat we nu belangrijk vinden om te bewaren en hoe we waarderen en selecteren, kunnen we gerichter en actiever archieven en collecties verwerven én kunnen we verantwoording afleggen over de keuzes die we maken Het grote aanbod stelt ons ook voor problemen bij de verwerking daarvan. Het beoordelen van het aanbod en de administratieve verwerking van het verworvene leggen op dit moment zoveel beslag op de tijd van de medewerkers dat daardoor de doorlooptijd van een verwerving te lang wordt, en dit is niet wenselijk. Ruimte voor nieuwe, noodzakelijke initiatieven ontbreekt daardoor. 1 Onder een archief wordt verstaan: geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie. 2 Onder een collectie wordt verstaan: groep van documenten, volgens een bepaald criterium bijeengebracht en op of vanuit één plaats beheerd. Meestal betreft het beeldmateriaal, al dan niet bewegend of bibliotheekmateriaal. Wanneer sprake is van de collectie dan wordt de gehele collectie van het Stadsarchief bedoeld, bestaande uit de gemeentelijke archieven, de particuliere archieven en de collecties bestaande uit beeld- en bibliotheekmateriaal.

6 Notitie Pagina 6 van 26 In 2016 organiseerde het Stadsarchief een evenement om alle schenkers en bewaargevers van de jaren 2015 en 2016 te bedanken voor hun bijdrage aan de collectie. Een selectie van het verworven materiaal werd tentoongesteld in de Schatkamer. In 2019 zal opnieuw een tentoonstelling en evenement georganiseerd worden. Foto: Bas Uterwijk, De digitalisering van de samenleving biedt nieuwe kansen, maar ook uitdagingen waarop we met dit nieuwe acquisitieprofiel willen inspelen. In de huidige tijd waarin documenten digitaal worden gevormd en bewaard is het de vraag of archiefvormers hun digitale archief na verloop van tijd nog aan zullen kunnen bieden aan het Stadsarchief omdat ze er van uitgaan dat het Stadsarchief er is voor het papieren archief, niet voor het digitale archief. En als ze dat doen, dan is het zeer onzeker of die digitale archieven nog leesbaar zijn en zodanig op orde dat we ze nog in goede, geordende en toegankelijke staat kunnen brengen Deze problematiek speelt ook een rol bij de overbrenging van de gemeentelijke archieven. De digitalisering betekent dat we binnen de gemeente in een veel eerder stadium afspraken moeten maken met de archiefvormers. Al bij de creatie van informatie moeten de juiste beschrijvingen (metadata) worden toegekend die gedurende de hele levensloop van die informatie gebruikt kunnen worden en bijvoorbeeld bepalen hoe lang bepaalde informatie wordt bewaard ( archivering by design ). Voor particuliere archieven en collecties geldt dat we archief- en collectievormers van wie we het archief of de collectie willen verwerven actief moeten gaan benaderen om in een vroeg stadium een partnerschap aan te gaan. In plaats van het achteraf beschrijven van de archieven verplaatsen de werkzaamheden zich naar het ondersteunen van de archiefvormer bij het archiveren van informatie. Met als doel, dat, die informatie te zijner tijd in een goede, geordende en toegankelijke staat overgedragen kan worden.

7 Notitie Pagina 7 van 26 De digitalisering en de mogelijkheden die het internet 2.0 biedt, heeft het creëren, publiceren en delen van informatie voor grote groepen mensen toegankelijk(er) gemaakt. Mensen zijn zich steeds meer bewust van de manier waarop ze zich op sociale media en het web presenteren, en in toenemende mate ook van het belang om zichzelf of hun organisatie online te documenteren. Documenteren staat echter niet gelijk aan het duurzaam toegankelijk archiveren van informatie. Het Stadsarchief zoekt naar nieuwe manieren om zich ten opzichte van deze overvloed aan vaak heel dynamische en vluchtige informatie te verhouden. En naar mogelijkheden om samen met archiefvormers digitaal geboren materiaal in een zo vroeg mogelijk stadium veilig te stellen, zodat het ook op de lange(re) termijn duurzaam toegankelijk blijft. Foto uit het archief van de Maagdenhuisbezetting 2015, Stadsarchief Amsterdam (toegangsnummer 31031). Een aantal studenten was zich al tijdens de bezetting bewust van het belang van het documenteren van hun protest en riep op tot het collectief archiveren ervan. Het archief van de Maagdenhuisbezetting is tussen september 2016 en oktober 2018 door voormalige bezetters met ondersteuning van het Stadsarchief duurzaam toegankelijk gemaakt en ingelezen in het e-depot van het Stadsarchief. In 2004 voorzag Alice van Diepen, het toenmalig hoofd van de sectie Verwerving, het waarderingsbeleid voor particuliere archieven en collecties van het Stadsarchief van een raamwerk en een kader. 3 Sindsdien is ervaring opgedaan met het raamwerk en het kader dat toen werd geschetst. Het vormde de basis voor waardering en selectie en moest een antwoord bieden op de toename van informatie in de maatschappij en op de aanwezigheid van grote groepen nieuwe Amsterdammers in de stad. Al deze verschillende ontwikkelingen noodzaken ons tot volgende stappen bij het vormen van onze collectie. Dit acquisitieprofiel voor het Stadsarchief kwam tot stand door de opgedane ervaringen te combineren met onderzoek dat de afgelopen jaren is gedaan naar een methodiek voor het waarderen en selecteren van archieven en collecties. 4 Daarbij is het uitdrukkelijk de bedoeling dat de particuliere archieven en collecties worden gewaardeerd in samenhang met de gemeentelijke archieven. 3 Alice van Diepen, Het ultieme instrument voor een toetsbaar acquisitiebeleid? Naar een integraal acquisitiebeleid voor het Gemeentearchief Amsterdam, in: Waardering, selectie en acquisitie van archieven. Stichting Archiefpublicaties, jaarboek 2004 ( s-gravenhage 2005), pp Mirjam Schaap en Emmy Ferbeek, De stad op waarde. Actieve en participatieve verwerving van particulier digitaal archief door het Stadsarchief Amsterdam, in: Selectie II. Theorie, praktijk, nieuwe trends en ontwikkelingen. Stichting Archiefpublicaties, jaarboek 18 ( s-gravenhage 2018), pp

8 Notitie Pagina 8 van 26 II. EVALUATIE ACQUISITIEBELEID VAN DE VOORGAANDE JAREN Tot het jaar 2000 was het Stadsarchief georganiseerd naar de verschillende objectsoorten die het beheerde. Er was een afdeling voor de archieven, één voor de bibliotheek, één voor de historisch topografische atlas en één voor de audiovisuele collectie. Binnen deze afdelingen vond de acquisitie van de betreffende archieven en collecties plaats. Er was niet of nauwelijks afstemming tussen de verschillende afdelingen over deze acquisitie. Met de reorganisatie van 2000 werden alle werkzaamheden met betrekking tot acquisitie samengevoegd in één afdeling. Hiermee werd een belangrijke voorwaarde vervuld om te komen tot een integraal acquisitiebeleid, waarbij vanuit een heldere visie op de verwervingstaak van de eigen instelling uitvoering gegeven kon worden aan de acquisitie van uiteenlopende documenten. 5 De nieuwe sectie acquisitie formuleerde een aantal van de voornaamste problemen die door een integraal acquisitiebeleid opgelost zouden kunnen worden: Terwijl aan de ene kant steeds meer instellingen en personen zelf hun archief of collectie aanbieden om door het Stadsarchief bewaard te worden, zijn bepaalde sectoren zoals sport en jongerencultuur onvoldoende vertegenwoordigd. Door de website van het Stadsarchief wordt een steeds grotere groep bereikt, en dit laagdrempelige medium stimuleert bezoekers hun documenten direct aan te bieden. De grote groepen nieuwe Nederlanders zijn onvoldoende vertegenwoordigd in de collectie van het Stadsarchief. Hiermee werd een eerste aanzet gegeven tot een integraal acquisitiebeleid. Er werden criteria opgesteld aan de hand waarvan archieven en collecties beoordeeld moesten worden. Voor een aantal deelcollecties, te weten de bibliotheek, de foto s en de audiovisuele collectie, werd een concept beleidsplan opgesteld. Daarnaast werd naar aanleiding van de discussie binnen het Stadsarchief over het integrale acquisitiebeleid de acquisitie van bepaalde collecties en archieven nog eens tegen het licht gehouden en werd besloten bepaalde zaken niet langer te acquireren. Voor een groot deel zijn deze besluiten echter alleen bekend bij de medewerkers die zich bezighouden met de acquisitie en staan zij niet op papier. Helaas kwamen vervolgens de werkzaamheden voor het ontwikkelen van een integraal acquisitiebeleid stil te liggen. Een recente aanwinst is het (beleids-) archief van Multiculturele Televisie Nederland (in 2012 opgegaan in AT5) en voorganger Migranten Televisie Amsterdam. Het archief bevat digitaal geboren materiaal vanaf de oprichting in De banden van de tv-zender worden voor het grootste deel bij het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid bewaard. Afgebeeld een ontwerp voor de Bruja! player. Met name de jongerenredactie van MTNL experimenteerde met nieuwe media, zoals- in televisie kijken op je telefoon. Met de videoplayer wilde de redactie van het programma BRUJA! zoveel mogelijk urban jongeren aan zich binden, die volgens het beleidsplan anno 2007 voornamelijk achter internet en steeds minder voor tv zaten. Het project is na 2 jaar stopgezet. Stadsarchief Amsterdam, Archief van Stichting Multiculturele Televisie Nederland (toegangsnummer 20002). 5 Alice van Diepen, Het ultieme instrument, pp

9 Notitie Pagina 9 van 26 In de daaropvolgende jaren werd wel direct actief ingezet op het verwerven van archieven van nieuwe Amsterdammers. Dit heeft geresulteerd in een toename van deze archieven in het Stadsarchief. Zo zijn de gemeentelijke subsidiedossiers inzake migranten- en sportorganisaties sinds 2002 uitgezonderd van vernietiging en zijn de archieven van verschillende voetbalclubs en migrantenorganisaties verworven. De acquisitie van particuliere archieven en van collecties wordt grotendeels bepaald door het aanbod. Personen, families, bedrijven en andere instellingen weten in groten getale het Stadsarchief te vinden met de vraag of hun archief of collectie opgenomen kan worden in de collectie van het Stadsarchief, als schenking of bewaargeving. Actieve acquisitie vindt voornamelijk plaats bij het verwerven van archieven of collecties van nieuwe Amsterdammers en in reactie op nieuwsberichten. Daarnaast worden er aankopen gedaan op veilingen en nieuwe publicaties over Amsterdam aangekocht, als aanvullingen op de collecties. De opbouw van twee belangrijke collecties van hedendaagse kunst met als onderwerp Amsterdam is in handen van de Commissie voor de Tekeningen en de Fotocommissie. Beide commissies bestaan uit leden van binnen en buiten het Stadsarchief en de commissies doen jaarlijks aankopen op basis van opdrachten (Commissie voor de Tekeningen) en op basis van inschrijvingen (Fotocommissie). Een Muselman, tekening van een Turkse man op de Grimburgwal, door Christiaan Andriessen ( ). Gedateerd op 21 juni De tekening is in 2018 door het Stadsarchief aangekocht. Collectie Stadsarchief Amsterdam: tekeningen en prenten (toegangsnummer 10097, inventarisnummer 2730)

10 Notitie Pagina 10 van 26 Vijf meisjes bij abri. Foto van Jaap van den Beukel uit de serie Our Grid. Growing between the lines, gemaakt in opdracht van het Stadsarchief Amsterdam en het Amsterdams Fonds voor de kunst. Door middel van deze foto-opdrachten documenteert het Stadsarchief de hedendaagse stad. Collectie Stadsarchief Amsterdam: documentaire foto-opdrachten (toegangsnummer 10002, inventarisnummer 5976) De medewerkers van Verwerving hebben hun handen meer dan vol aan het beoordelen van het aanbod van archieven en collecties en daarnaast de beperkte actieve acquisitie zoals hiervoor beschreven. Het op deskundige wijze beoordelen van datgene wat aangeboden wordt, kost veel tijd. Het boven tafel krijgen van de juiste informatie op grond waarvan een besluit genomen kan worden kan zeer arbeidsintensief zijn. Daarbij maken we binnen de groep van misschien op te nemen archieven of collecties wellicht nog te weinig onderscheid in de relatieve waarde van het aangebodene. Door het ontbreken van een acquisitieprofiel is het niet altijd mogelijk de waarde van aangeboden archieven en collecties goed, en snel, te beoordelen. Bovendien is die waarde niet toetsbaar. Tenslotte gaat veel tijd zitten in het uitzoeken en het regelen van auteursrechtelijke zaken ten aanzien van het beeldmateriaal, dat los of als onderdeel van archieven wordt verworven. Een gevolg van het ontbreken van een acquisitieprofiel is bijvoorbeeld dat er de afgelopen jaren relatief veel kleine archieven verworven zijn, zonder dat we ons daarvan voldoende gerealiseerd hebben wat daarvan de consequenties zijn. Kleine archieven zijn vaak onvoldoende compleet om een samenhangend beeld van de archiefvormer te geven, maar bevatten tegelijk wel veel interessant los materiaal dat we om historisch-culturele redenen willen verwerven. Een ander nadeel van het verwerven van een grote hoeveelheid kleine archieven is dat deze verwerving relatief arbeidsintensief is. Er is daardoor nauwelijks tijd om archieven van grote belangrijke instellingen in Amsterdam te verwerven, die niet uit eigen beweging naar het Stadsarchief komen.

11 Notitie Pagina 11 van 26 III. DOEL ACQUISITIE: DE VISIE EN MISSIE VAN HET STADSARCHIEF De missie van het Stadsarchief Amsterdam luidt: het Stadsarchief Amsterdam is het mooiste stadsarchief van de wereld. Daarvoor is het nodig dat we ook de mooiste collectie beheren. Daarnaast is de volgende doelstelling geformuleerd voor de verwerving: Het Stadsarchief streeft ernaar een collectie op te bouwen die huidige gebruikers en toekomstige generaties zo ruim mogelijke interpretatiemogelijkheden biedt van hun heden en verleden. Tijdelijk stadsstrand aan de Prins Hendrikkade tegenover het Centraal Station, op de restanten van Brug 326. Met op de achtergrond de Sint Nicolaaskerk, Heden en verleden, continuïteit en verandering, eeuwigheid en tijdelijkheid: hoe documenteer je de dynamiek en diversiteit binnen de stad? Foto: Eric Dix, Collectie Stadsarchief Amsterdam: foto s eigen fotodienst (toegangsnummer 10122)

12 Notitie Pagina 12 van 26 IV. WAARDERINGS- EN SELECTIEMETHODIEK IV.A Integrale waarderingsmethodiek Het Stadsarchief stelt zich met bovengenoemde missie en dan met name de daaruit afgeleide doelstelling voor verwerving niet voor een geringe opgave. Maar het staat hierin binnen de archiefsector niet alleen. De commissie-jeurgens beschrijft in het rapport Gewaardeerd Verleden, bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven: De waardering, selectie en acquisitie van archieven moet als doel hebben het bijeenbrengen en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke instellingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. 6 Op basis hiervan moeten archieven worden verworven die: - Representatief zijn voor hetgeen in de samenleving is vastgelegd; - Representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van een samenleving; - Door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze de belangrijke, bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten, personen en organisaties in een bepaalde periode weerspiegelen. 7 Het rapport geeft de bouwstenen voor een waarderingsmethodiek. Een belangrijk onderdeel van die methodiek is het opstellen van een trendanalyse en het benoemen van hotspots, en een vertaalslag van deze analyse naar actoren en archiefvormers. Op basis hiervan kan het aanbod worden gewaardeerd en kunnen archieven en collecties actief worden geacquireerd Het rapport van de commissie-jeurgens biedt goede aanknopingspunten voor het opstellen van een eigen acquisitiebeleid en een waarderingsmethodiek die toegepast kunnen worden door het Stadsarchief Amsterdam In de lijn van het rapport-jeurgens heeft het Stadsarchief in samenwerking met de Dienst Onderzoek, Informatie en Statistiek van de gemeente Amsterdam (OI&S) in 2014 een prospectieve trendanalyse opgesteld en gepubliceerd. 8 Aan de hand van deze analyse is een actorenlijst opgesteld. OI&S is eveneens gevraagd om een retrospectieve trendanalyse en een lijst van hotspots op te stellen voor de periode 1975 tot Het is de bedoeling om tot een structurele samenwerking met OI&S te komen, zodat de prospectieve trendanalyse steeds aangepast kan worden aan de veranderingen in de Amsterdamse samenleving. 6 Gewaardeerd Verleden, bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven, Rapport van de Commissie Waardering en Selectie o.l.v. Charles Jeurgens, september Ibid. 8

13 Notitie Pagina 13 van 26 Schutting voor het nieuwbouwproject De Wending in de Witte de Withstraat, Gentrificatie stuit op steeds meer verzet, maar staat ook in een lange traditie van wijkvernieuwing (en verbetering?). In de archieven van de Gemeentelijke Dienst Volkshuisvesting en de Gemeentelijke Woningdienst is veel materiaal te vinden over de sanering van wijken als de Jordaan en Kattenburg in de jaren 60. De oude bewoners werden geherhuisvest in de nieuwe tuinsteden, met aparte woningen voor onmaatschappelijke gezinnen. Het documenteren van de wisselwerking tussen bestuur, stad en bewoners is een belangrijke reden om particuliere archieven en collecties te verwerven. De veranderingen in die wisselwerking zijn door bureau OI&S benoemd als trend, evenals de veranderingen in de bevolkingssamenstelling en de gevolgen die dit heeft voor de stad (of is het andersom?). Foto: Martin Alberts, Collectie Stadsarchief Amsterdam: foto s eigen fotodienst (toegangsnummer 10122) Met het waarderen en selecteren van die archieven en collecties die van belang zijn bij het documenteren van de stad en haar inwoners, zijn we er nog niet. Organisaties, groepen en personen die op basis van de retrospectieve trendanalyse onvoldoende in onze collectie vertegenwoordigd zijn of die op basis van de prospectieve trendanalyse en de hotspotmonitor als waardevolle actoren zijn benoemd, zullen actief benaderd moeten worden. Er zal een relatie met benoemde archiefvormers moeten worden opgebouwd om te bewerkstelligen dat een archief in goede, geordende en toegankelijke staat wordt overgedragen. Ook zullen de archiefvormer middelen ter beschikking moeten worden gesteld om het archief zelf in een vroegtijdig stadium zo duurzaam mogelijk te beheren of voor een overdracht in goede staat te brengen. Het Stadsarchief doet dit middels algemene informatievoorziening over digitale archivering 9, gerichte adviesgesprekken en begeleiding tijdens de verwerving door een gezamenlijke impactanalyse met de archiefvormer. Daarnaast is de afgelopen jaren geëxperimenteerd met het participatief ontsluiten van archieven in samenwerking met de archiefvormer, het aangaan van partnerschappen met derden en het beschikbaar stellen van faciliteiten, kennis en middelen. Gedacht wordt ook aan het benoemen van ambassadeurs, die zich richten op het leggen van contacten met personen en instellingen uit bepaalde bevolkingsgroepen en het bekend maken bij deze personen en instellingen van de mogelijkheid om hun 9

14 Notitie Pagina 14 van 26 archief onder te brengen bij het Stadsarchief. Er is inmiddels een ambassadeur op deze manier verbonden aan het Stadsarchief en de resultaten zijn positief. De nieuwe waarderingsmethodiek zal tenslotte niet alleen voor de verwerving van archieven worden toegepast, maar ook voor de collecties. Het Stadsarchief heeft in de loop der jaren namelijk een waardevolle bibliotheek, historisch-topografische atlas en audiovisuele collectie opgebouwd. Immers, om de historische waarde van archieven geheel tot hun recht te doen komen, is het van groot belang de stukken te kunnen bestuderen in samenhang met ander materiaal. 10 Hetzelfde geldt voor archieven van de gemeentelijke overheid. De nieuwe methodiek is gericht op het integraal, in samenhang, benaderen van zowel overheids- als particuliere archieven en collecties. Toeschouwertjes kijken gespannen toe tijdens een straatvoetbaltoernooi op het Louis de Visserplein. Foto: Guus Dubbelman in opdracht van Imagine IC. Foto uit de serie Panna s en Akka s, archief van Imagine IC (Stadsarchief Amsterdam toegangsnummer 30655). Het Stadsarchief Amsterdam en Imagine IC werken samen in het Amsterdamse Co-collectielab, waarin zij innovatieve mogelijkheden onderzoeken om gezamenlijk de stad te documenteren, zoals participatief verwerven en toegankelijk maken. 10 De Archieven in Amsterdam, red. J.H. van den Hoek Ostende, P.H.J. van der Laan, E. Lievense, 1981

15 Notitie Pagina 15 van 26 IV.B Overbrengen gemeentelijke archieven conform de Archiefwet De analoge en digitale archieven van de gemeentelijke organisatieonderdelen vallen onder de Archiefwet 1995 en dat betekent dat zij uiterlijk na 20 jaar in goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden overgebracht naar het Stadsarchief. Eerder mag ook en dat gebeurt steeds vaker; zo zijn de archieven van een aantal stadsdelen tot en met 2010 al overgebracht. Een gemeentelijk archief dat in 2019 aan het Stadsarchief zal worden overgedragen, is het archief van de Noord/Zuidlijn. Dit archief bevat documenten vanaf de planfase tot de opening van metrolijn 52 op 22 juli Tegelijkertijd verwerft het Stadsarchief het archief van de Stichting Gijzelgracht: een bewonersinitiatief dat in het leven is geroepen na de verzakking van de huizen aan de Weteringschans in 2008 en sindsdien is opgekomen voor de belangen van omwonenden en ondernemers gesitueerd rond metrohalte Vijzelgracht. Foto: Martin Alberts, Stadsarchief Amsterdam, Collectie Stadsarchief Amsterdam: foto s eigen fotodienst (toegangsnummer 10122) Niet alle archiefbescheiden komen voor overbrenging naar het Stadsarchief in aanmerking. Er vindt selectie en vernietiging plaats op basis van landelijk vastgestelde Selectielijsten, opgesteld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). De volgende drie Selectielijsten zijn van toepassing: - Informatie uit de periode : Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven, vastgesteld in Informatie moet blijvend bewaard worden als het niet op deze lijst staat. - Informatie uit de periode : Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, vastgesteld in 2005 en geactualiseerd in Een aantal categorieën documenten die volgens de Selectielijst op termijn vernietigbaar zijn, wordt door de gemeentearchivaris als blijvend te bewaren beschouwd, zie Aanvullingen selectielijst

16 Notitie Pagina 16 van 26 - Informatie uit de periode 2017-heden: Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2017, vastgesteld in Informatie die volgens de Selectielijst gewaardeerd is als vernietigbaar, moet daarvan uitgezonderd worden op basis van de volgende criteria: - Op basis van een lokaal uitgevoerde hotspotmonitor. Een hotspot is een gebeurtenis die heeft geleid tot opvallende of intensieve interactie tussen overheden, tussen overheid en samenleving of tussen burgers, bedrijven en instellingen onderling en die tot uitzonderlijk veel maatschappelijke aandacht heeft geleid. - Zaken of gebeurtenissen met een uniek of bijzonder karakter, of die door hun vorm of aard beeldbepalend, karakteristiek of bijzonder zijn. - Personen die op enig gebied van bijzondere betekenis zijn geweest. - Individuele zaken die geleid hebben tot algemene regelgeving (precedentwerking). - Kopieën die verloren gegane archiefbescheiden kunnen vervangen. - Als de logische samenhang van de te bewaren archiefbescheiden verloren zou gaan. De hotspotmonitor maar ook het tweede en derde uitzonderingscriterium bieden de ruimte om de waardering en selectie van gemeentelijke archieven met die van particuliere archieven en collecties meer te integreren. Overigens is begin jaren 2000 al eens besloten om de volgens de Selectielijst vernietigbare gemeentelijke subsidiedossiers van migranten- en sportorganisatie van vernietiging uit te zonderen vanwege het toenmalig acquisitiebeleid en het geconstateerde hiaat in archieven van dit soort organisaties. Een unieke aanwinst: 4 verhuisdozen vol met brieven en kaarten binnengekomen bij het Kabinet van de Burgemeester naar aanleiding van het terugtreden en het overlijden van burgemeester Eberhard van der Laan op 5 oktober Naast deze brieven en kaarten zijn ook de brieven en objecten bewaard die ter nagedachtenis aan Van der Laan voor de Vlag gemaakt door kinderen uit groep 4 van een Amsterdamse basisschool met als tekst: Lieve burgemeester, jammer dat je ziek bent. Wij hoopten dat je het niet had. Wij hopen dat u weer beter wordt. Archief van het Kabinet van de Burgemeester: condoléances en reacties bij de ziekte en het overlijden van burgemeester Van der Laan, Stadsarchief 14

17 Notitie Pagina 17 van 26 I. DOEL ACQUISITIEPROFIEL: DE RESULTATEN Het acquisitieprofiel moet bewerkstelligen dat: er verantwoording kan worden gegeven van de keuzes die worden gemaakt; er minder willekeurig en meer beargumenteerd wordt geacquireerd; er een evenwichtige collectie wordt opgebouwd die zo representatief mogelijk is voor de ontwikkelingen, gebeurtenissen, plekken, organisaties, personen en groepen binnen Amsterdam en waarin ook de unieke of tegendraadse ontwikkelingen, gebeurtenissen, plekken, organisaties, personen en groepen worden gedocumenteerd; er een collectie wordt opgebouwd die aansluit bij wat er in de samenleving speelt en leeft en toegankelijk, herkenbaar en begrijpelijk is voor de leden van die samenleving het aanbod efficiënt en adequaat kan worden behandeld; er sneller een besluit kan worden genomen over het al dan niet opnemen van een archief of collectie(onderdeel); er ruimte wordt gecreëerd voor actieve acquisitie opdat belangwekkend (digitaal) particulier archief in een vroeg stadium kan worden veiliggesteld in samenwerking met de archiefvormer; er heldere afspraken over de besteding van het acquisitiebudget kunnen worden gemaakt; de acquisitie binnen redelijke grenzen afgestemd kan worden op de beschikbare middelen bij het Stadsarchief voor de conservering, ontsluiting en beschikbaarstelling van de verworven archieven en collecties; het mogelijk is de inzet van middelen (geld, personeel en tijd) voor de verwerving, het depotbeheer en noodzakelijke bewerking beter in te plannen; een betere benutting van fondsen wordt bewerkstelligd, zowel voor de aankoop als het bewerken van archieven en collecties; er een betere afstemming tussen het overbrengen van gemeentelijke archieven en het verwerven van archieven en collecties van particulieren mogelijk is; er een betere afstemming mogelijk is met andere erfgoedinstellingen; er selectie voor dequisitie mogelijk is. Het archief van Koninklijk Theater Carré is in 2016 met financiële ondersteuning van het Prins Bernard Fonds ontsloten. Programmaboekje De Gids, december Archief van het Koninklijk Theater Carré, Stadsarchief Amsterdam, toegangsnummer 30864, inventarisnummer 2554

18 Notitie Pagina 18 van 26 II. CRITERIA Onderstaand worden de criteria opgesomd die het Stadsarchief hanteert bij de waardering en selectie van archieven en (delen van) collecties. 1. Werkingssfeer of werkgebied Ten eerste betreft dit het grondgebied van de gemeente Amsterdam, ten tweede de bestuurlijke werkingssfeer van de stad Amsterdam. 15 De acquisitie van archieven en collecties buiten het grondgebied van de stad Amsterdam is voor het Stadsarchief van belang voor zover het materiaal betreft dat gerelateerd is aan de bestuurlijke werkingssfeer van de stad Amsterdam (bijvoorbeeld het archief van Schiphol). De acquisitie van materiaal buiten het grondgebied van de stad Amsterdam kan door het Stadsarchief overwogen worden als het deel uitmaakt van een groter geheel waarbij het merendeel van het materiaal Amsterdam betreft. Het Stadsarchief Amsterdam fungeert ook als Archiefbewaarplaats voor de gemeentes Ouder-Amstel en Amstelveen en de archivaris van Amsterdam is benoemd tot archivaris van Diemen. De selectie en waardering van de gemeentelijke archieven en van particuliere archieven en collecties is echter nog steeds in handen van deze gemeentes en wordt niet uitgevoerd door het Stadsarchief. Een belangrijk knelpunt vormen de vele instellingen en verenigingen die gevestigd zijn of waren in Amsterdam omdat dit een aantrekkelijke vestigingsplaats is. Dat wil echter nog niet zeggen dat deze instellingen of verenigingen Amsterdams zijn. We willen niet alle bedrijven die in Amsterdam zijn begonnen of gevestigd, maar aan de andere kant kunnen we ons ook niet beperken tot uitsluitend in Amsterdam werkende bedrijven, want die bestaan (behalve bij het midden- en kleinbedrijf en de horeca) nauwelijks meer. Het Amsterdam-gehalte van een bedrijf is dus subjectief. Samenhang met andere archieven en daarmee het belang voor onderzoekers, maar ook de kwaliteit en historische waarde van een archief geven de doorslag voor acquisitie. Een archief waar veel vraag naar is, is dat van Vroom & Dreesmann. Het werd in 2011 door de toenmalige directie van V&D geschonken aan het Stadsarchief. Vroom & Dreesmann is in 1887 begonnen als Amsterdamsche Manufacturenhandel, en het hoofdkantoor is tot aan de opheffing van V&D altijd in Amsterdam gevestigd geweest. Alhoewel het warenhuis natuurlijk landelijk en lange tijd ook internationaal actief was, en het archief ook stukken van filialen in heel Nederland bevat, is het daarmee toch een belangrijk Amsterdams bedrijfsarchief. Afbeelding: folder voor de Serieweek (een soort voorloper van het Prijzencircus) uit voorjaar 1918, met op de achtergrond het zojuist gereed gekomen warenhuis aan de Kalverstraat. Archief van Vroom & Dreesmann, Stadsarchief Amsterdam (toegangsnummer 30633, inventarisnummer 221) 15 Onder de bestuurlijke werkingssfeer wordt verstaan: gebieden, rechtspersonen of organen ten aanzien waarvan de gemeente Amsterdam zodanige bevoegdheden van regeling en bestuur heeft overgedragen gekregen, dat in naam van de betreffende gebieden, rechtspersonen of organen besluiten kunnen worden genomen en /of belangen kunnen worden behartigd.

19 Notitie Pagina 19 van Representativiteit en uniciteit Het Stadsarchief gaat verwerven op basis van een retrospectieve trendanalyse, een prospectieve trendanalyse en een hotspotmonitor. Voor acquisities die buiten de trendanalyses en hotspotmonitor vallen, geldt het principe pas-toe of leg-uit. Naast archieven die representatief zijn voor trends, wordt een lijst opgesteld van structurele (unieke) actoren die niet noodzakelijkerwijs of juist niet tot een trend behoren, maar die we sowieso willen verwerven. Voor gebeurtenissen die geen hotspot zijn maar waarvan we wel los materiaal willen verwerven, wordt een aparte strategie opgesteld op basis van de trendanalyses. Dit is een belangrijk criterium dat in het rapport van de Commissie Jeurgens, Gewaardeerd Verleden, benoemd wordt. De archieven en collecties die verworven worden dienen: representatief te zijn voor hetgeen in de samenleving is vastgelegd; representatief te zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van die samenleving; door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek te worden beschouwd omdat ze de belangrijke bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten, personen en organisaties in een bepaalde tijd weerspiegelen. De Commissie onderscheidt drie niveaus waarop bovenstaande criteria van toepassing zijn: 1. de samenleving 2. actoren en archiefvormers 3. werkprocessen en archiefbescheiden Toegepast op de Amsterdamse samenleving is het vanuit het oogpunt van representativiteit nodig inzicht te verkrijgen in algemene en langlopende maatschappelijke trends en onderliggende structuren. Een voorbeeld daarvan is de aantrekkingskracht die Amsterdam sinds jaar en dag heeft op migranten van over de hele wereld. Om ook het bijzondere te kunnen bepalen moeten meer door de actualiteit en incidenten bepaalde ontwikkelingen en de eventuele trendbreuken die daarvan het gevolg zijn, in kaart worden gebracht. Bij de actoren en archiefvormers gaat het om die partijen die hun stempel gedrukt hebben op de in de samenleving benoemde langlopende maatschappelijke trends, ontwikkelingen die door actualiteit en incidenten zijn bepaald of trendbreuken. Ook hier gaat het om actoren en archiefvormers die ofwel representatief zijn voor de groep waaruit zij afkomstig zijn ofwel zich juist binnen die groep onderscheiden. Het negatievenarchief van twee generaties fotografen uit West ( ) wordt bijvoorbeeld bewaard omdat dit archief vanuit sociologisch oogpunt interessant materiaal oplevert over de betreffende periode en inzicht biedt in de onderwerpen waarvoor een buurtfotograaf werd ingezet. Dit archief is daarmee representatief voor de archieven van vergelijkbare fotografen in andere buurten. En het negatievenarchief van de fotostudio Merkelbach wordt bewaard omdat de clientèle van deze studio afkomstig was uit rijke families, uit de kunstenaars scène en tijdens WO II, uit het Duitse leger. Bij de werkprocessen en de archiefbescheiden worden opnieuw de criteria van representativiteit en het bijzondere toegepast. Vanuit de representativiteitgedachte worden van een archief die archiefbescheiden bewaard die een getrouwe afspiegeling vormen van de administratieve handelingen en de bijbehorende neerslag van de betreffende organisatie. Vanuit de gedachte van het bijzondere worden die documenten bewaard die een emotionele of symbolische waarde bezitten. Een voorbeeld daarvan vormt het KNSM-archief waarvan de personeelsbescheiden, die normaal gesproken vernietigd worden, toch bewaard zijn vanwege de grote waarde die deze dossiers bevatten voor de betrokkenen of nabestaanden.

20 Notitie Pagina 20 van 26 Representativiteit en uniciteit zijn belangrijke factoren aan de hand waarvan archieven en collecties worden gewaardeerd. Poster van TrouwAmsterdam in het kader van het Amsterdam Dance Event,2010. Archief van TrouwAmsterdam, Stadsarchief Amsterdam (toegangsnummer 30955) 3. Maatschappelijke impact Maatschappelijke aandacht is het belangrijkste criterium bij het benoemen van zogeheten hotspots. Een hotspot is een gebeurtenis die heeft geleid tot uitzonderlijk veel maatschappelijke aandacht en tot opvallende of intensieve interactie tussen overheden, tussen overheid en samenleving of tussen burgers, bedrijven en instellingen onderling. In navolging van de Selectielijst 2017 wordt vanaf 2018 jaarlijks een hotspotmonitor opgesteld die de bedoeling heeft gemeentelijk en particulier archief te bewaren ten aanzien van gebeurtenissen die tot veel maatschappelijke aandacht en discussie hebben geleid. Zie hiervoor de procedure voor het opstellen van de hotspotmonitor (bijlage).

21 Notitie Pagina 21 van 26 Een mooi voorbeeld van een hotspot: de Maagdenhuisbezetting in Het door voormalige bezetters bijeengebrachte archief is in september 2016 geschonken aan het Stadsarchief en met ondersteuning van het Stadsarchief duurzaam toegankelijk gemaakt. Een belangrijk onderdeel van het archief vormen de sociale media. Sociale media zijn niet meer weg te denken uit onze maatschappij en zijn een nieuwe uitdaging voor het Stadsarchief. Niet alleen technisch, maar ook qua waardering: wat is wel het bewaren waard, en wat niet? De samenwerking met de voormalige bezetters was voor het Stadsarchief tevens een goede casus om te onderzoeken hoe wij archiefvormers kunnen faciliteren bij het duurzaam documenteren van hun activiteiten. Pagina uit de gearchiveerde Twitterfeed van De Nieuwe Universiteit over de bezetting van het Maagdenhuis. Archief van de Maagdenhuisbezetting 2015, Stadsarchief Amsterdam (toegangsnummer 31031) 4. Toegevoegde waarde Elk te acquireren archief of collectie(onderdeel) dient een toegevoegde informatieve en/of kwalitatieve (in de zin van artistieke) waarde te hebben ten opzichte van de al aanwezige archieven en (delen van) collecties. Bij het bepalen van de toegevoegde waarde is de kennis van de medewerkers over de collectie van groot belang. Maar de collectie van het Stadsarchief is zo groot dat het onmogelijk is voor de medewerkers om precies te weten wat we wel en wat wel en wat niet in de collectie aanwezig is. Daarom is het belangrijk dat de aanwezige archieven en collecties goed zijn ontsloten. De verwerving van losse documenten vindt plaats wanneer verwacht wordt dat het betreffende document zich niet in een van de archieven bevindt. Of wanneer een bepaalde trend, actor of gebeurtenis niet in de collectie is terug te vinden. Alleen wanneer een los document bijzonder is, zal het worden geacquireerd. Bijzonder betekent dat het document zeldzaam is en/of waardevol is en/of uniek is en/of grote artistieke kwaliteit heeft

22 Notitie Pagina 22 van Oorspronkelijkheid In principe komen alleen originele stukken voor acquisitie in aanmerking, tenzij slechts kopieën (in welke vorm dan ook, op papier of digitaal) of afschriften beschikbaar zijn en/of acquisitie van de oorspronkelijke stukken niet mogelijk is. Wanneer deze originelen ondergebracht zijn bij een organisatie waar ze op verantwoorde wijze worden beheerd en permanent ter beschikking worden gesteld aan het publiek, neemt het Stadsarchief nooit kopieën op. Betreft het kopieën van documenten die voldoen aan alle criteria van het Stadsarchief maar niet op verantwoorde wijze beheerd worden en/of niet openbaar zijn, dan kan het Stadsarchief besluiten deze kopieën op te nemen in de collectie. Een kopie kan ook worden opgenomen indien het oorspronkelijke document (of meerdere documenten) deel uitmaakte van een door het Stadsarchief beheerd archief, dat nooit of niet meer in het bezit is geweest van het Stadsarchief, of als het origineel niet meer bestaat. De kopie moet wel voldoen aan alle andere criteria en van dusdanig belang zijn voor de reconstructie van de geschiedenis van Amsterdam dat met het niet opnemen een hiaat in de collectie zou ontstaan en onderzoek niet goed uitgevoerd kan worden. 6. Samenhang of compleetheid We spreken van een compleet archief indien aan de hand van het te verwerven archief een reconstructie mogelijk is van de activiteiten van de archiefvormer in een bepaalde aansluitende periode. Het archief moet een representatieve afspiegeling zijn van die activiteiten of vervulling van taken. Met de overgeleverde informatie kan het beleid en kunnen de doelstellingen en activiteiten van een organisatie gereconstrueerd worden. Indien dit niet mogelijk is en het een fragmentarisch archief betreft dan wordt dit niet geacquireerd. Voor familiearchieven geldt dat de informatie de activiteiten van de familieleden zodanig documenteert dat de persoonlijke en maatschappelijke geschiedenis van de persoon of familie op hoofdlijnen gereconstrueerd kan worden. Compleetheid is een bijzonder belangrijk criterium en alleen in zeer uitzonderlijke gevallen wordt een archief of collectie verworven dat niet compleet is, bijvoorbeeld wanneer het zeer zeldzaam materiaal bevat uit de Tweede Wereldoorlog of wanneer het een benoemde hotspot betreft. Voor samenhang geldt dat het te verwerven archief en de bescheiden waaruit dat archief bestaat, vanuit de meegeleverde context moet kunnen worden begrepen of dat er vanuit de bestaande collectie voldoende context aan kan worden gegeven. Digitale bestanden worden verworven in samenhang met andere bestanden en metadata die deze bestanden in hun context kunnen plaatsen. 7. Kwaliteit Kwaliteit is een relatief begrip en daarom ook een moeilijk te hanteren criterium. In eerste instantie wordt de kwaliteit van een archief of collectie bepaald door de mate waarin het archief of de collectie voldoet aan één van de eerdergenoemde criteria. Het is een belangrijk criterium. En de lat kan en moet, vanwege het feit dat in Amsterdam het aanbod van te verwerven archieven, collecties en collectieonderdelen groot is, hoog worden gelegd. 8. Dragers Het Stadsarchief verzamelt tweedimensionale dragers van en digitale bestanden met informatie. In de praktijk betekent dit dat de volgende dragers worden verzameld: papier, perkament, audiovisuele en digitale informatiedragers, fotoafdrukken, negatieven en dia s. Dragers van digitale informatie worden niet verzameld. Digitaal archief wordt bij inname van de dragers afgehaald en in het e-depot geplaatst.

23 Notitie Pagina 23 van 26 Alleen in gevallen wanneer dit laatste technisch of qua capaciteit (tijdelijk) niet mogelijk is, bijvoorbeeld in geval van audiovisueel materiaal, kan worden overwogen de digitale drager tijdelijk als fysiek object te bewaren. 9. Afstemming met andere erfgoedinstellingen Materiaal dat bij het Stadsarchief wordt aangeboden maar behoort tot het terrein van andere erfgoedinstellingen, komt niet in aanmerking voor acquisitie, daar waar het vertrouwen is dat andere instellingen het zullen verwerven en ter beschikking zullen stellen. Zo is met het Amsterdam Museum de afspraak gemaakt dat het Museum in principe driedimensionale objecten verzamelt en het Stadsarchief tweedimensionale objecten, waarbij aangemerkt is dat schilderijen worden verzameld door het Museum. Bij de afweging waar een archief of collectie uiteindelijk het best bewaard kan worden, spelen verschillende factoren een rol. Waar verwacht het publiek het aan te treffen? Is er samenhang met de archieven en collecties die al opgenomen zijn? Waar zit de meeste deskundigheid voor de ontsluiting? Voorkomen moet worden dat het Stadsarchief in concurrentie gaat met een andere erfgoedinstelling. Daarom is het belangrijk om, zodra duidelijk wordt dat een archief(onderdeel) of collectie(onderdeel) ook wordt aan geboden aan een andere erfgoedinstelling, contact op te nemen met deze instelling. Een goed collegiaal contact met professionele, op continuïteit gerichte instellingen vormt de basis voor dit criterium. 10. Goede, geordende en toegankelijke staat De archieven en collecties die beheerd worden door het Stadsarchief zijn raadpleegbaar voor de bezoekers van onze website en ons gebouw. Dat kan alleen als ze in goede, geordende en toegankelijke staat zijn. De slechte materiële en/of inhoudelijke staat waarin een archief of collectie zich bevindt, kan reden zijn om niet over te gaan tot acquisitie omdat de waarde van het te verwerven archief of de collectie hierdoor in sterke mate is verminderd. Ook wanneer de verhouding tussen de kosten die moeten worden gemaakt om het archief of de collectie(onderdeel) in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen niet in verhouding staan tot de betekenis ervan, wordt het archief of collectie(onderdeel) niet verworven. Het Stadsarchief streeft ernaar binnen zes maanden na verwerving te beginnen met het toegankelijk maken van archieven en collecties kleiner dan 5 meter. Voor grotere archieven en collecties worden aparte afspraken gemaakt. Na binnenkomst worden de archieven en collecties in afwachting van de inventarisatie door de medewerkers conservering alvast omgepakt in zuurvrije, blauwe omslagen en dozen. Foto: Mirjam Schaap

24 Notitie Pagina 24 van Omvang In principe is de omvang van een archief, en dan met name de grote omvang, op zichzelf geen reden om af te zien van de acquisitie van het archief. De omvang kan een rol spelen in relatie tot het bovengenoemde criterium, de goede, geordende en toegankelijke staat. 12. Bezoekersvraag In de missie van het Stadsarchief voor de verwerving staat dat huidige en toekomstige gebruikers een zo ruim mogelijke interpretatiemogelijkheid wordt geboden. Het is lastig om de vraag van de huidige gebruikers te inventariseren, maar onmogelijk om de vraag van toekomstige gebruikers te formuleren. Dat is de reden dat de bezoekersvraag nooit doorslaggevend kan zijn voor de acquisitie. Desalniettemin is het interessant voor het opstellen van het acquisitieprofiel de bezoekersvraag mee te nemen. De afweging moet worden gemaakt of die vraag een mode of gril betreft, of misschien toch een serieuze aanwijzing is, ook voor het gebruik in de toekomst. 13. Presentatie De presentatiemogelijkheden van een document kunnen een rol spelen bij de overweging om het betreffende document al dan niet op te nemen in de collectie. Bovendien kan een geplande tentoonstelling aanleiding zijn om over te gaan tot een acquisitie. Andersom kan ook een acquisitie aanleiding vormen voor een tentoonstelling.