Bijlage 1: Checklist voor het maken van een crisisdraaiboek

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Bijlage 1: Checklist voor het maken van een crisisdraaiboek"

Franciscus Coppens
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 SB Bijlage 1 Bijlage 1: Checklist voor het maken van een crisisdraaiboek Het is onmogelijk een checklist van een crisisdraaiboek te maken die perfect past bij alle crisissen waarmee een school te maken kan krijgen. Dit is slechts een voorbeeld waarbij iedere school dingen kan aanpassen, weghalen of toevoegen. Belangrijk bij dit document is de vraag hoe het wordt geüpdatet en wie de gegevens actualiseert. Bovendien moet men ook steeds nagaan of alle procedures nog van toepassing zijn en zo nodig moet men nieuwe procedures toevoegen. Het crisisteam komt dus best jaarlijks samen om deze checklist grondig te bekijken en zo nodig aan te passen. 1 Vóór de crisis OK NIET OK NIET VAN TOEP. OPMERKINGEN 1 Is een crisisteam samengesteld? Het is belangrijk dat dit geleid wordt door de directeur. Het team moet beslissingen kunnen nemen. 2 Indien externe deskundigen deel uit maken van het crisisteam, zijn er afspraken gemaakt over hoe zij tijdens de crisis te bereiken zijn? Dit kan bv. politie, slachtofferhulp etc.. zijn. 3 Zijn er vervangers voorzien indien de directeur of een ander lid van het team afwezig of ziek is tijdens de crisis? 4 Werden namen, telefoonnummers en adresgegevens van alle teamleden (en hun mogelijke vervangers) opgenomen in een apart document? 5 Zijn de taken en bevoegdheden van elk teamlid vastgelegd? Een aparte woordvoerder aanduiden. Elke teamlid heeft een taak die aangepast is aan zijn/haar competenties. 6 Is een crisiscentrum voorzien dat uitgerust is met de nodige communicatiemiddelen? 7 Zijn personeel, leerlingen en ouders geïnformeerd over het bestaan van het crisisdraaiboek? Hierbij inspraak organiseren is belangrijk opdat alle acties gedragen worden. 8 Heeft het (onthaal-)personeel voldoende instructies gekregen indien een crisismelding bij hen terecht komt? 9 Is iedereen op de hoogte van alle communicatielijnen die tijdens een crisis gebruikt kunnen/ moeten worden?

2 2 Tijdens de crisis 2.1 Het bericht komt binnen 1 Is afgesproken wie de juistheid van het bericht zal controleren en hoe dit gebeurt? Het is belangrijk de ernst en de omvang van de crisis snel in te schatten. 2 Is bepaald wie extra informatie over het bericht zal verzamelen? 3 Zijn er afspraken gemaakt over het in veiligheid brengen van alle betrokken personen? Dit kan nodig zijn indien er geweld gepleegd is. 4 Is afgesproken wie het crisisteam samenroept voor de eerste afspraken? 5 Is duidelijk welke doelgroepen geïnformeerd worden, en in welke volgorde? 6 Is afgesproken wie het bericht aan de doelgroepen zal melden indien de directeur afwezig is? 7 Is afgesproken wie politie en andere externe diensten zal waarschuwen? 8 Is er afgesproken wie de opvang van het slachtoffer, de melder en de getuigen op zich neemt? 9 In geval van geweld, is afgesproken wie de dader zal afschermen? 10 Is afgesproken hoe en waar dit zal gebeuren? 11 Is de telefonische bereikbaarheid van de school gewaarborgd? 12 Is afgesproken hoe de boodschap naar buiten gaat: persoonlijk, per telefoon, per persbericht? 2.2 Personeel briefen en instrueren 1 Is afgesproken hoe, waar en door wie het personeel zal geïnformeerd zal worden? Men dient hierbij rekening te houden met het feit dat personeelsleden op verschillende tijdstippen arriveren. 2 Is bepaald wie afwezige personeelsleden inventariseert en hen inlicht?

3 3 Zijn er afspraken gemaakt over de informatie die het personeel zal krijgen? 4 Is er afgesproken wie een communiqué over de crisis zal schrijven? 5 Is afgesproken wie het communiqué zal verspreiden? 6 Is er informatie voorzien over de verwachte reacties van leerlingen? 7 Zijn er duidelijke richtlijnen over hoe het personeel hiermee dient om te gaan? 8 Zijn er richtlijnen over de opvang van leerlingen uitgewerkt? 9 Zijn de richtlijnen ook verspreid en besproken met het personeel? 9 Is er informatie over de opvangmogelijkheden van leerlingen voorzien? 10 Is er informatie gegeven over welke leerlingen naaste betrokkenen zijn? 11 Is afgesproken waar de personeelsleden worden opgevangen? 2.3 Communicatie met ouders en leerlingen 1 Is afgesproken hoe, waar en door wie de leerlingen en de ouders zullen geïnformeerd worden? 2 Zijn er afspraken over welke informatie de leerlingen en de ouders krijgen? Deze informatie volgt kort na het informeren van het personeel Verspreid geen twijfelachtige informatie. 3 Zijn er regels over hoe de leerlingen met de communicatie en eventueel de media dienen om te gaan? 4 Is er een aparte mogelijkheid tot opvang voorzien voor de meest betrokken leerlingen en ouders? 5 Is er ruimte voorzien voor het uiten van emotionele reacties?

4 6 Is een plaats voorzien waar leerlingen zullen opgevangen worden? 7 Zijn er aparte opvangmogelijkheden van leerlingen voorzien voor de meest betrokken leerlingen? 8 Is er een brief voorzien voor de leerlingen en hun ouders? 2.4 Communicatie met de media 1 Is afgesproken hoe, waar, wanneer en door wie de pers zal geïnformeerd worden? Verspreid geen twijfelachtige informatie. 2 Zijn er afspraken over welke informatie de journalisten zullen krijgen? 3 Zijn er afspraken over eventuele meerdere persontmoetingen? 3 Na de crisis 1 Is bepaald of er na de crisis een herdenkingsplechtigheid of een postcrisissamenkomst voor leerlingen en/ of ouders wordt voorzien? 2 Zijn er leerkrachten of leden van het crisisteam die deze bijeenkomsten organiseren en begeleiden? Dit hangt af van de behoeftevan de leerlingen. Op de hoogte brengen van leerkrachten welke werkvormen hierbij kunnen gebruikt worden. 3 Zijn er richtlijnen ontwikkeld voor de verdere ondersteuning van leerlingen in de klas? 4 Zijn leerkrachten en andere betrokkenen op school hiervan op de hoogte? 5 Is individuele opvang voor leerlingen voorzien door de leerlingenbegeleider, de CLBmedewerker voor leerlingen met problemen? 6 Zijn er richtlijnen voorzien indien de crisis terug opflakkert, bv. wanneer er een rechtszaak is? 7 Is bepaald of een informatievergadering voor het personeel georganiseerd wordt over de afloop van de crisis?

5 7 Is bepaald of een informatievergadering voor de ouders georganiseerd wordt over de afloop van de crisis? Laat het personeel de aanpak van de crisis mee evalueren. 8 Is er door het crisisteam een evaluatievergadering voorzien? 9 Is bepaald of het resultaat van de evaluatievergadering door de directeur meegedeeld aan het personeel? 10 Zijn er aanpassingen aan het crisisdraaiboek nodig?

Vergelijkbare documenten

Draaiboek bij calamiteiten

Draaiboek bij calamiteiten Draaiboek bij calamiteiten Vooraf 1. Bespreken en vaststellen van het draaiboek met het personeel 2. Leidinggevende in geval van calamiteiten Datum: november 2015 : José Winckelmolen