SPIKER SPONSORPLAN Versie mei definitief

Transcriptie

1 SPIKER SPONSORPLAN 1

2 Inhoudsopgave A. Sponsorbeleid Volleybalvereniging Spiker... 3 Inleiding Algemeen Werving van sponsors en beheer Vormen van sponsoring a. Clubsponsoring b. Kleding- en materiaalsponsoring c. Reclameborden d. Activiteitensponsoring Aandachtspunten Slotbepalingen... 5 B. Uitvoeringsrichtlijnen Algemeen Werving van sponsors en beheer Vormen van sponsoring a) Clubsponsoring... 6 b) Kleding- en materiaalsponsoring... 7 c) Reclameborden... 7 d) Overige sponsoractiviteiten

3 A. Sponsorbeleid Volleybalvereniging Spiker Inleiding Om volleybalvereniging Spiker draagkrachtig en daadkrachtig te houden is Spiker mede afhankelijk van sponsors. Sponsoren van Spiker is aantrekkelijk omdat de vereniging zich tot ver in- en buiten de regio presenteert. Spiker kan zodoende een bijdrage leveren aan de naamsbekendheid van het bedrijf. Bovendien zal, wanneer het bedrijf geassocieerd wordt met Spiker, dat zeker goodwill kweken bij de brede kring mensen in en rondom de vereniging. Met sponsors wordt daarbij op een zakelijke manier omgegaan, waarbij voor beide partijen een win-win situatie het uitgangspunt moet zijn. De sponsorgelden komen ten goede aan de vereniging. Deze activiteiten staan vermeld in het Algemene Verenigingsplan en onderliggende deelplannen van de Technische commissie, Recreanten commissie en PR & Activiteiten commissie. Het bestuur bepaalt voor welke doelen de sponsorgelden worden aangewend. 1. Algemeen 1. Bij het aangaan van sponsorverplichtingen zijn de statuten en het huishoudelijk reglement altijd leidend. 2. Spiker is verplicht de reglementen (aangaande reclame en sponsoring) van de NEVOBO te respecteren. 3. Geld uit sponsoring komt in eerste aanleg ten goede aan de algemene middelen van Spiker. Het bestuur bepaalt daarna hoe het besteed wordt. 4. De goederen die met sponsoring verworven zijn, blijven eigendom van Spiker. Met uitzondering van reclameborden. 5. Vanwege de mogelijke afdracht van geld voor shirtreclame aan de bond wordt shirtreclame bij de competitieteams alleen toegepast, als de sponsor in dat geval de afdracht voor zijn rekening neemt. 6. Er wordt zoveel mogelijk gestreefd naar meerjarige sponsorcontracten. 7. Van naamsverandering van Spiker is alleen sprake bij langdurige contracten (minimaal 3 jaar en bij voorkeur 5 jaar) en het sponsorcontract omvat een substantieel bedrag van de begroting van Spiker. Een beslissing betreffende een dergelijke naamsverandering zal genomen worden in een te beroepen ledenvergadering conform de statuten. 8. Het bestuur houdt zich het recht voor van bepaalde sponsoring af te zien indien deze maatschappelijk en ethisch gezien niet verantwoord is. 9. Iedere overeenkomst met een sponsor moet schriftelijk vastgelegd worden in een contract. Het contract moet van de zijde van de sponsor getekend worden door een daartoe gerechtigde persoon en van Spikerzijde door twee leden van het dagelijks bestuur. Deze verplichting geldt niet als het een gift in natura betreft waar geen of slechts een symbolische tegenprestatie tegenover staat. Gaat het om een gering bedrag (te denken valt aan bedragen kleiner dan 100,--) dan kan ook volstaan worden met een schriftelijke bevestiging door Spiker. 10. Voor ieder contract dat naar inschatting van het bestuur een waarde in natura en/of geld heeft van meer dan 500,-- (op jaarbasis) is een meerderheidsbeslissing van het bestuur nodig. 11. Bedragen opgenomen in het Sponsorbeleid worden 5 jaarlijks geïndexeerd met 5%. 3

4 2. Werving van sponsors en beheer. 1. Het bestuur kan een lid aanwijzen om de verenigingsbelangen m.b.t. sponsoring te behartigen. Dit lid is bevoegd om namens het bestuur op te treden bij de verwerving van sponsors, te onderhandelen, beheren van de contracten, afspraken te maken, etc. 2. De resultaten van de onderhandelingen zijn niet eerder geldig dan na goedkeuring door het bestuur. Dat wordt voorafgaand aan de onderhandelingen duidelijk ter kennis gebracht van de contractpartner 3. Het staat leden vrij mogelijke sponsors aan te melden. Het vervolg met de onderhandelingen en afspraken dient aan het bestuur of door het bestuur aangewezen lid te worden overgelaten. 3. Vormen van sponsoring. a. Clubsponsoring. Alle mogelijke vormen van sponsoring die het algemeen belang van Spiker dienen zijn mogelijk. Zo kan bijvoorbeeld een sponsor; optreden als hoofdsponsor, wanneer deze sponsor meerjarig een substantieel bedrag van de begroting van Spiker doneert; een advertentie plaatsen in ons clubblad; een advertentie plaatsen op de poster bij thuiswedstrijden; een bijdrage leveren aan de kosten van een evenement (bijv. de kaart- en sjoelavond, een toernooi); prijzen beschikbaar stellen bij evenementen, toernooien en kampioenschappen; deelnemen aan sponsorinitiatieven, projecten en spaaracties; deelnemer worden van de Vrienden van Spiker. b. Kleding- en materiaalsponsoring. Voor deze sponsoring wordt een contract aangegaan voor een periode welke gelijk is aan de levensduur van de materialen, maar met een maximum van 5 jaar. De contractperiode loopt van 1 juli t/m 30 juni. Sponsoring van een team is mogelijk door uitrusting te schenken, waarbij reclame gevoerd kan worden op kleding, tassen en overige wedstrijdattributen. Als er sprake is van reclame draagt de sponsor jaarlijks een bedrag af aan Spiker. Dit bedrag wordt uiteindelijk vastgesteld door het bestuur. Door het bestuur worden minimumbedragen vastgesteld. Na 5 jaar is de mogelijkheid tot verlenging met telkens een minimale duur van 1 jaar. c. Reclameborden. Voor deze sponsoring wordt een contract aangegaan voor een periode van 3 jaar. De contractperiode loopt van 1 juli t/m 30 juni. De sponsor betaalt, naast een éénmalig bedrag voor het vervaardigen van het bord, jaarlijks een bedrag aan Spiker. Deze bedragen worden uiteindelijk vastgesteld door het bestuur. Door het bestuur worden minimumbedragen vastgesteld. Na 3 jaar is de mogelijkheid tot verlenging met telkens een minimale duur van 1 jaar. d. Activiteitensponsoring. Met hulp van inbreng van eigen leden kan Spiker een activiteit organiseren om inkomsten te genereren. Hierbij valt o.a. te denken aan; deelname aan markt-/braderie, organiseren van huis-aan-huis verkoop, organiseren van een sponsorloop. Het bestuur bepaalt vooraf de bestemming van de behaalde opbrengsten. 4

5 4. Aandachtspunten 1. Shirts, trainingspakken, tassen, etc. zijn en blijven eigendom van Spiker tenzij anders is afgesproken in het contract. 2. In het contract moet geregeld zijn dat gedurende de periode van sponsoring voldoende kleding beschikbaar is of aangeschaft kan worden om wisselingen in teamsamenstelling op te vangen. 3. Spiker kan geen garanties geven over handhaving van het niveau van een team. 4. Spelers die gebruik mogen maken van kleding, tassen en/of overige attributen zijn persoonlijk verantwoordelijk voor zorgvuldig en correct gebruik. Hiervoor wordt een bruikleencontract voorgelegd en door de speler ondertekend. 5. Het bestuur kan besluiten dat in bepaalde gevallen van leden een borgsom wordt gevraagd voor de materialen die in gebruik worden gegeven of zijn bij die leden. Dit zal schriftelijk worden meegedeeld en vastgelegd. 6. Het is spelers niet toegestaan om tijdens het spelen van de officiële Nevobo wedstrijd en de inspeeltijd hieraan voorafgaand om kleding te dragen met reclame-uiting van een bedrijf of instelling die hiervoor geen contract heeft afgesloten met Spiker. 7. In geval een sponsor tegelijkertijd voor meerdere vormen van sponsoring kiest dan kan, in overleg een gereduceerd tarief worden bepaald. 8. Overgangsregeling. Spiker eerbiedigt de huidig overeengekomen contracten met haar sponsors. Aan het eind van de looptijd van deze contracten zijn de richtlijnen van dit nieuwe plan van toepassing. 5. Slotbepalingen Daar waar dit sponsorbeleid niet voorziet in bepaalde aangelegenheden heeft het bestuur het recht direct naar haar inzicht passende maatregelen en beslissingen te nemen. Het bestuur zal zich hierover verantwoorden in de eerstvolgende ledenvergadering. 5

6 B. Uitvoeringsrichtlijnen 1. Algemeen Alle bedragen die genoemd staan in deze uitvoeringsrichtlijnen worden 5 jaarlijks geïndexeerd met 5%. Eerstvolgende datum van indexering is 1 juli Werving van sponsors en beheer. 1. Voor de periode 1 juli 2008 tot 1 juli 2009 is de Algemeen Voorzitter aangewezen om de verenigingsbelangen m.b.t. sponsoring te behartigen. Hij laat zich daarbij ondersteunen door de Coöridnator Pr & Activiteiten en/of een nog nader door bestuur aan te wijzen lid. 2. Zij zijn bevoegd om namens het bestuur op te treden bij de verwerving van sponsors, te onderhandelen, beheren van de contracten, afspraken te maken, etc. 3. De leden melden sponsors aan bij de Algemeen Voorzitter. 3. Vormen van sponsoring. a) Clubsponsoring - optreden als hoofdsponsor, wanneer deze sponsor meerjarig een substantieel bedrag van de begroting van Spiker doneert; In overleg tussen bestuur en hoofdsponsor wordt het bedrag vastgesteld. Spiker zal in haar externe communicatie de naam van de sponsor noemen indien dat mogelijk is. Bij deze sponsoring is een reclamebord inbegrepen. Dit bord zal tijdens de thuiscompetitie-wedstrijden van Spiker in sporthal de Bhoele hangen. In het clubblad Spikernieuws wordt een advertentie geplaatst en op de website, eventueel met een link naar eigen website, gezet. Verder wordt de sponsor op het tribuneblaadje bij thuiswedstrijden gezet. - een advertentie plaatsen in ons clubblad; door het plaatsen van een advertentie in het clubblad "Spikernieuws". Dit kan eenmalig gebeuren, of bij elke uitgave van Spikernieuws. Het clubblad komt 4x per jaar uit en heeft een oplage van minimaal 250 stuks. Advertentie periode van 1 juli t/m 30 juni. Jaarcontract; 1 pagina (A5) 90,-- ½ pagina 60,-- ¼ pagina 30,-- Standaard wordt uitgegaan van een jaarcontract. Afwijkende termijnen zijn bespreekbaar. - een advertentie plaatsen op de poster bij thuiswedstrijden; U kunt een advertentie plaatsen. Dit kan met enkel tekst, met plaatjes zoals een bedrijfslogo, of een combinatie van tekst en plaatjes. De poster verschijnt + 11x per jaar. Advertentie periode 1 juli t/m 30 juni. - klein formaat 30,-- - groot formaat 50,-- - een bijdrage leveren aan de kosten van een evenement (bijv. de kaart- en sjoelavond, een toernooi); U levert een financiële bijdrage aan de kosten van een evenement. - prijzen beschikbaar stellen bij evenementen, toernooien en kampioenschappen; U stelt een prijs beschikbaar in natura. Bijvoorbeeld een wedstrijdbal. 6

7 - deelnemen aan sponsorinitiatieven, projecten en spaaracties; U neemt deel aan initiatieven waarbij Spiker zich voor heeft aangemeld. De bijdragen die hieruit voortvloeien komen ten goede van Spiker. - deelnemer worden van de Vrienden van Spiker ; Alle leden van de Vrienden van Spiker ontvangen een certificaat als blijk van het lidmaatschap. Het lidmaatschap geldt tot wederopzegging. Daarnaast verschijnt uw naam op onze website* waarop een actuele lijst van onze leden wordt bijgehouden. De jaarlijkse periode loopt van 1 juli t/m 30 juni. Bijdrage per jaar; - voor natuurlijke personen 25,-- of 50,--, - voor rechtspersonen 100,--, - voor rechtspersonen incl link naar eigen website 200,--. * Dit kan met enkel tekst (in een opvallende kleur en grootte), met plaatjes zoals een bedrijfslogo, of een combinatie van tekst en plaatjes. U kunt een link laten opnemen naar uw eigen website. b) Kleding- en materiaalsponsoring Tijdens het spelen van officiële wedstrijden zijn de spelers verplicht om de sponsorkleding te dragen. Indien er inloopshirts beschikbaarzijn gesteld, dan wordt deze bij het inspelen voorafgaand aan de officiële wedstrijd gedragen. Alle spelers zijn verantwoordelijk voor zorgvuldig en correct gebruik. Voor de spelers van het gesponsorde team wordt ter ondertekening een bruikleencontract voorgelegd. Eenmalige bijdrage voor aanschaf kleding. De jaarlijkse bijdrage voor de vereniging 225,-- c) Reclameborden De sponsor schaft, door bemiddeling van Spiker in verband met de unifomiteit bij de huisleverancier, het afgesproken bord aan. De eenmalige aanschafkosten worden vastgesteld door het bestuur. De afmetingen van een bord worden door het bestuur bepaald na overleg met de beheerder van de sporthal. Het bord wordt tijdens de thuiswedstrijden van Spiker in de sporthal opgehangen. Spiker zorgt voor de opslag en het onderhoud van het bord. Na beëindiging van het contract wordt het bord aan de sponsor ter beschikking gesteld. Eenmalige bijdrage voor vervaardigen bord 125,-- De jaarlijkse bijdrage voor de vereniging 225,-- (in combinatie met kledingcontract, jaarlijkse bijdrage 125,--) d) Overige sponsoractiviteiten Wanneer er initiatieven zijn ondernomen om een sponsoractiviteit te starten, dan wordt eerst een plan van aanpak opgesteld. Hierin opgenomen; De activiteit, Stappenplan (bijv. ook rek. houden met vergunning), Datum, Organisatoren, Vrijwilligers, Taakverdeling, Bestemming opbrengst. 7