KWALITEITS MANAGEMENT

Transcriptie

1 MAGAZINE Hét vakblad voor Informatiemanagers PRAKTIJK: 2018 / 02 UITGAVE VAN DOCUMENTWERELD KWALITEITS MANAGEMENT GEEFT INZICHT DOMMELVALLEI: GRIP OP INFORMATIE: VAKKENNIS: Hechte samenwerking zóóó 2017 verleden biedt toekomst

2

3 INHOUDSOPGAVE DIENST DOMMELVALLEI: Een hechte samenwerking met een nieuw elan en een proactieve houding! ZEEUWS ARCHIEF BLIJ MET VERNIEUWDE INZICHTEN 5 16 OVER KWALITEITSMANAGEMENT TRAININGEN KWALITEIT WERKT VOORZIEN IN BEHOEFTE: Organisaties willen graag concreet houvast voor kwaliteitsmanagement 10 THIJS PERENBOOM Grip op je informatie is zóóó TOCH? 17 STEEDS MEER VAKKENNIS DOXIS SEMINAR & NEW SCIENTIST: THIS IS NOW! WELCOM IN YOUR VIRTUAL WORLD 15 GAAT VERLOREN, ECHTER: Zonder het verleden geen toekomst 20 COLOFON Adresgegevens Doxis Loire AJ DEN HAAG info@doxis.nl Volg Doxis ook op LinkedIn en Facebook Redactie John de Waard TAPAS, Tekstschrijven als Passie Eindredactie Max Beekhuis (Doxis) Geraldine Scholten (Doxis) Opmaak en beeldredactie Spankracht Ontwerpers, Lunteren Realisatie Vakwereld Postbus AG PUTTEN Productie Deze uitgave is geproduceerd op papier, digitaal gepubliceerd voor e-readers en de artikelen zijn te vinden op en Auteursrechten Vakwereld 2018 / 02 Doxis Magazine 3

4 4

5 DIENST DOMMELVALLEI: EEN HECHTE SAMENWERKING MET EEN NIEUW ELAN EN EEN PROACTIEVE HOUDING Informatie is een belangrijk onderdeel in het DNA van de organisatie, daar moet je zorgvuldig mee omgaan. De in 2014 opgerichte gemeenschappelijke regeling Dienst Dommelvallei speelt niet alleen in op de veranderingen in het vakgebied en de drang naar meer samenwerking tussen gemeenten en diensten. Ze speelt, vanuit informatieperspectief, ook in op hoe om te gaan met toenemende digitalisering. Daarnaast propageert ze een proactieve houding, om het belang van goed, gestructureerd informatiebeheer te benadrukken. Dat doet het voormalig team Documentaire Informatie Voorziening (DIV) met een nieuwe naam, een vernieuwende aanpak en een frisse kijk op de rol van informatie in de organisatie. Het cluster Informatie Dienstverlening (IDV) bij Dienst Dommelvallei is het resultaat van de samenvoeging van de teams Documentaire Informatie Voorziening (DIV) van de gemeenten Son en Breugel, Geldrop-Mierlo en Nuenen. Mireille Wouters en Antoinette Berkenveld zijn er vanaf het allereerste begin bij betrokken. Mireille Wouters, senior medewerker van het team IDV: De behoefte om steeds meer te gaan samenwerken en diensten te combineren is in gemeenteland niet echt bijzonder meer. In dit geval gaat het echter om de diensten die de informatievoorziening moeten beheren en beheersen. Dan is het nog wat gevoeliger dan bij andere vormen van dienstverlening. Zonder adequaat informatiebeheer loop je als organisatie voortdurend achter de feiten aan. Echter, van drie afdelingen DIV, 2018 / 02 Doxis Magazine 5

6 Doordat we daadwerkelijk zichtbaar en beschikbaar zijn voor de medewerkers kunnen we ze veel beter adviseren en ondersteunen bij efficiënt en effectief werken. (Antoinette Berkenveld) verspreid over vier locaties en vooral gestoeld op hoe het altijd was geweest, overstappen naar één geïntegreerde, goed geoliede informatievoorziening die de gehele organisatie ondersteunt, is nog niet zo eenvoudig. Het is vooral een kwestie van verandermanagement en verwachtingsmanagement. VERANDERINGEN Antoinette Berkenveld, medewerker IDV, onderstreept het belang van veranderen. Dat hangt ook helemaal vast aan de nieuwe naam die we hebben gekozen voor onze diensten: Informatie Dienstverlening. Dat zegt alles over het verschil met de situatie van voor de samenvoeging. We zijn nu als dienstverlenend team veel proactiever bezig met de mensen in de organisaties, om ze zelf meer te betrekken bij het opzetten en onderhouden van een vorm van informatievoorziening waar zij het best bij gebaat zijn. Zij zijn zelf de ter zake kundige over heel veel onderwerpen. Daarnaast zijn zij in veel gevallen de bron van de informatie. Als je bij de bron de zaken goed organiseert, maak je het voor de hele organisatie een stuk eenvoudiger. Het vak van archivaris zal er over niet al te lange tijd niet meer zijn. Althans, niet zoals we dat altijd hebben gekend in ieder geval. Het opslaan van informatie volgens specifieke richtlijnen omdat het nu eenmaal bewaard moet blijven, is niet meer van deze tijd. Tegenwoordig moeten mensen altijd en overal kunnen beschikken over actuele, volledige en voor hen relevante informatie om hun werk goed te kunnen doen. Dat vereist andere vaardigheden en competenties van de mensen die ze van die informatie moeten voorzien. En ook van henzelf: zelf kunnen de medewerkers daar namelijk ook een rol in spelen. Uiteraard is er iemand die de zaken controleert, volgt en bijstuurt als het gaat om informatiebeheer, maar dat zal niet meer te vergelijken zijn met hoe dat tot voor kort gebeurde. Het vakgebied verandert: informatie komt in de meest uiteenlopende vormen en langs allerlei kanalen bij de organisatie binnen en wordt vanuit veel en uiteenlopende bronnen gegenereerd. De manier van werken verandert en onze rol om daarin orde te scheppen en grip te houden verandert ook. Wij moeten mee veranderen. 6

7 LIJFSBEHOUD Wouters: Deels is dit hele traject ingegeven door lijfsbehoud. Dat klinkt dramatisch, maar als we als DIV ers achterover zouden blijven leunen, wordt onze rol langzaamaan steeds kleiner en verdwijnt op den duur zelfs. Daar ben ik van overtuigd. Dan worden we vervangen door allerlei intelligente softwaretools die mensen in staat stellen snel ergens informatie te vinden die, waar dan ook, staat opgeslagen. Er is dan echter geen eenduidigheid, geen lijn of beleid meer in informatiebeheer. Er is geen interpretatie van de combinatie informatie, processen en resultaten. Dat is en blijft werk voor gekwalificeerde mensen. Om die leegloop -situatie voor te zijn, hebben we het voortouw genomen om de drie diensten DIV zoals die binnen Dienst Dommelvallei actief zijn bij de drie gemeenten te ontwikkelen naar een team met een geheel vernieuwde geüniformeerde werkwijze en tegelijk te moderniseren. Dat was best lastig, want de gemeenten zaten op een verschillend niveau qua automatiseringsgraad. Bij de een was bijvoorbeeld wel al het concept van zaakgericht werken geïntroduceerd, bij de ander niet en er waren nogal verschillende opvattingen over de manier van werken. Berkenveld: Eigenlijk waren het allemaal eilandjes waar ze op hun eigen manier werkten. Wilden we ons doel bereiken, dan moest er wat gebeuren. Allereerst hebben we met alle medewerkers van team IDV onze pro s en con s eens op een rij gezet en gekeken naar waar we eigenlijk stonden in de organisatie en ten opzichte van elkaar. Dat was heel verhelderend. Vervolgens hebben we geconstateerd dat een nieuwe dienstverlenende organisatie met betrekking tot de informatievoorziening een andere insteek moest krijgen. Daarop hebben we een nieuwe toekomstbestendige naam geïntroduceerd, IDV, en nieuwe rollen en functies voor de mensen in dat IDV-team. ONTWIKKELPLAN Wie en wat willen we zijn voor de organisatie? Dat was de centrale vraag voor Wouters: Het doel is om toegevoegde waarde te bieden, maar waar ligt dan onze toegevoegde waarde en hoe maken we die helder voor iedereen, zowel binnen ons eigen team als binnen de gemeentelijke organisatie? Toegevoegde waarde ligt dan niet in het tijdig en geordend afleggen van documenten in een archief. Die Archiefwet is er, daar moeten we uiteraard aan voldoen en zo zijn er meer regels en wetten, maar dat is per saldo niet het doel van informatievoorziening. Het doel is de medewerkers in de organisatie te ondersteunen in hun werk. Informatie moet er zijn, het moet kloppen en het moet beschikbaar zijn. Daarin kunnen alle medewerkers in de organisatie een rol spelen. Deze facetten maken onderdeel uit van het ontwikkelplan voor IDV. Een ontwikkelplan dat zich richt op competenties, vaardigheden, gerichte (blijvende) inzet van de medewerkers IDV en het MIREILLE WOUTERS (L) EN ANTOINETTE BERKENVELD 2018 / 02 Doxis Magazine 7

8 streven naar eenduidigheid, harmonisatie en standaardisatie. Met als doel om aan het eind van dit project, eind 2018, een toekomstbestendige informatiedienstverlening opgetuigd te hebben. Een team dat in staat is het hoofd te bieden aan de uitdagingen van toenemende digitalisering en gevraagde proactiviteit, zowel vanuit de eigen organisatie als van buiten de organisatie, vanuit de burgers en bedrijven. PROACTIEF EN RICHTINGGEVEND Bij dat ontwikkelplan en de ambities van het nieuwe team horen nieuwe rollen en functies om de nieuwe aanpak/inrichting van de informatie- en dienstverleningsprocessen te begeleiden: de iregisseur (sturend, beleidsmatig), de icoach (controlerend, adviserend op de werkvloer, direct betrokken vanaf het begin van een project bijvoorbeeld) en de ibeheerder (de handjes aan het gewenste informatiebeheer) geven invulling aan die veranderingen. Wouters: In eerste instantie zijn alle nieuwe rollen binnen het team IDV belegd. Elke rol vereist specifieke kwaliteiten en het kost in sommige gevallen tijd om die kwaliteiten naar boven te krijgen. Daarvoor hebben we opleidingen beschikbaar om kennis, vaardigheden en deskundigheid aan te vullen. We willen vooral kwaliteit, continuïteit en toegevoegde waarde leveren. betrokken. Daarin zit een wezenlijk verschil dat bijdraagt aan een kwaliteitsimpuls van zowel de informatievoorziening als de dienstverlening van de gemeentelijke organisatie als geheel. GESTEUND DOOR MANAGEMENT Het hele traject werd vanuit het management volledig gesteund. Wouters: Dat is wel belangrijk voor het slagen van het project. We hadden aan de hand van een projectvoorstel met heldere doelstellingen en een kosten/ batenanalyse, de toegevoegde waarde ook voor andere onderdelen van de organisatie - en een ontwikkelplan met duidelijke stip op de Uiteraard hoort er een business case bij: wat zijn de kosten en wat de baten? Berkenveld: De opbrengsten zijn niet alleen het geld aan de hand van de besparingen die je kunt realiseren door efficiënter en effectiever met elkaar samen te werken en met informatie om te gaan, maar zeker ook de kwaliteitsimpuls die we bereiken met deze nieuwe aanpak. Doordat we daadwerkelijk zichtbaar en beschikbaar zijn voor de medewerkers op het moment dat ze ons het meest nodig hebben, kunnen we ze veel beter adviseren en ondersteunen bij efficiënt en effectief werken. Wij zijn als IDV-team proactief en richtinggevend in plaats van reactief en volgend. We denken oplossingsgericht en zijn 8

9 We hebben bewezen dat DIV mee kan veranderen met alle ontwikkelingen en daarmee haar bestaansrecht borgt. (Mireille Wouters) horizon, duidelijk gemaakt waar we naartoe wilden. Daar kwam nog bij dat we voor het plan een innovatiesubsidie hebben ontvangen van het A&O Fonds gemeenten. Dat gaf een enorme boost aan het hele traject: we wisten dat we op de goede weg waren. Veranderingen blijven altijd lastig en verwachtingsmanagement is zeker een niet te onderschatten factor om iedereen op het juiste spoor te houden, maar het werkt We hebben bewezen dat DIV mee kan veranderen met alle ontwikkelingen en daarmee haar bestaansrecht borgt / 02 Doxis Magazine 9

10 Trainingen Kwaliteit Werkt voorzien in behoefte: ORGANISATIES WILLEN GRAAG CONCREET HOUVAST VOOR KWALITEITS- MANAGEMENT Veel organisaties worstelen met kwaliteitsmanagement in hun informatiebeheer: want, wat is dan die kwaliteit die je moet managen? Hoe controleer je die? Er is, kortom, behoefte aan concrete handvatten om een route uit te stippelen naar concreet kwaliteitsbeheer. Doxis collega s Dick de Vries, Marianne Dorder-Servet en Danny Worm gingen de uitdaging aan en hebben een werkbaar model ontwikkeld voor het juiste inzicht en overzicht. In de vorm van trainingen worden nu in rap tempo organisaties bijgeschoold op het gebied van adequaat kwaliteitsbeheer. De redactie sprak met Dick de Vries. 10

11 De kwaliteit van het archief staat tegenwoordig behoorlijk onder druk. Van allerlei kanten, van externe toezichthouders tot de interne organisatie, zijn er dwingende ogen die zekerheid en garanties willen hebben over de kwaliteit van het gevoerde informatie- en archiefbeheer. Na een paar rode lichten begint het dan al snel wat te knellen, begint De Vries. Vergelijk het met de beginperiode van de ISO 9001 normering. Dat gaf aan dat je alle processtappen keurig op orde hebt, maar uiteindelijk wist je nog niets over de kwaliteit van het eindresultaat. Het blijkt in de praktijk dat het implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem behoorlijk lastig is voor veel organisaties. STRUCTUREEL VERBETEREN Het is van belang dat een kwaliteitsmanagementsysteem ertoe leidt dat er structureel inzicht is over de informatiekwaliteit en -beheer, aldus De Vries. Incidenteel een proces herinrichten om het te verbeteren is prima, maar op termijn geeft dat geen uitzicht op die gewenste structurele verbetering. In de praktijk kwam het regelmatig voor dat wij werden ingehuurd om het kwaliteitsmanagement op te zetten, maar na verloop van tijd werden we dan opnieuw gebeld, want het besef en de operationele uitvoering waren weer weggezakt bij de organisatie. Dat was voor ons aanleiding om iets te gaan ontwikkelen waarmee organisaties uiteindelijk zelf aan de slag kunnen om die verbetering structureel te maken. Dat is de training Kwaliteit Werkt geworden. GEMEENTE WOENSDRECHT Dankzij de training Kwaliteit Werkt heb ik handvatten om met het kwaliteitssysteem stappen in de juiste richting te zetten. De waterval aan informatie is geen belemmering met dank aan de directe toepassing van theorie in de praktijk. Trainers Dick en Danny zijn goed op elkaar afgestemd. Hun uitleg aan de hand van praktijkvoorbeelden zorgt voor een fijne manier van training geven. De training Kwaliteit Werkt kan ik eenieder aanraden die oriënterende is of een kwaliteitssysteem wil ontwerpen. Dion Verspoor, Medewerker Team DID 2018 / 02 Doxis Magazine 11

12 Incidenteel een proces herinrichten om het te verbeteren is prima, maar op termijn geeft dat geen uitzicht op die gewenste structurele verbetering. De Vries constateerde met zijn collega s dat het in de basis meestal schort aan een model voor contentbeheer. Als het gaat om zaken als technisch beheer en functioneel beheer zijn er modellen als ITIl en BiSL, maar voor contentbeheer ontbrak iets dergelijks tot nu toe. Dan komt vervolgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) erbij om de druk wat op te voeren en Holland is in last. Twee vakgebieden kruisen elkaar (juridisch en DIV) en dat schuurt wel eens. Desalniettemin zijn ze onlosmakelijk met elkaar verbonden. Voor ons was dat aanleiding om strategische en tactische aspecten in een model te combineren, waarmee je vervolgens heel concreet (operationeel) aan de slag kunt. En niet onbelangrijk waarop ook andere modellen, zoals ITIL en BiSL, aansluiten. Alleen dan kom je tot een structurele verbetering. Kwaliteitsmanagement is geen op zichzelf staand systeem; het gaat de hele organisatie aan, in alle strategische, tactische en operationele aspecten. MAAK DUIDELIJK WAAROM Zowel aan de inkomende kant als aan de uitgaande kant van de organisatie is een groot aantal aspecten dat invloed uitoefent op de kwaliteit van processen en informatie (zie figuur 1). De Vries: Dat totaaloverzicht maakt de opzet van dit model zo sterk. De meeste bestaande kwaliteitssystemen draaien vooral om checklists : afvinken waaraan je hebt voldaan en dan moet het goed gaan (=check). Dat werkt in de praktijk net iets anders. In de plan-do-act-check cyclus zijn plan-do-act veelal ondergeschoven en ondergeschikt gemaakt aan check. Natuurlijk moet je geregeld controleren of processen lopen zoals je hebt afgesproken, maar er komt veel meer bij kijken. Je hebt bijvoorbeeld middelen, resources en een gemeenschappelijke taal nodig om iets van de grond te krijgen. Begrijpen alle betrokkenen waar we het over hebben? Is de terminologie duidelijk? Welke rollen zijn betrokken bij welke processen en welke informatie? Praten betrokkenen wel eens met elkaar? Wat moet het resultaat worden? Voor wie? Het belangrijkste doel is om alle stakeholders bij elkaar te brengen voor afstemming, zodat we het over dezelfde zaken hebben. Maak duidelijk waarom we dingen doen zoals we ze doen. Dát is dus het primaire doel van de trainingen die we geven. WERKEND IN DE ORGANISATIE Als alle neuzen dezelfde kant op staan, wordt het een stuk eenvoudiger om een kwaliteits- Goeree Overflakkee De training heeft mij enorm geholpen meer inzicht te krijgen in de opbouw en toepassing van een kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem gaat verder dan het vakgebied DIM. Het is belangrijk dat je draagkracht moet krijgen van je directie en management. Maak de verschillende verantwoordelijkheden inzichtelijk en leg de verbinding op verschillende niveaus (strategisch, tactisch en operationeel) vast. Het bepalen van je uitgangspunten voor informatiebeleid is de basis voor het systeem. Een kwaliteitssysteem is niet iets wat je eenmalig opstelt en uitvoert, maar het is dynamisch en je moet het ook dynamisch houden. Nu de AVG van kracht is geworden, biedt het kansen om ook een kwaliteitssysteem niet als iets te zien als een verplichting uit de Archiefwet, maar juist als hulpmiddel om je informatie op orde te brengen en te houden. Leo Filius, Specialist DIM 12

13 STRATEGISCH OPSTELLEN STRATEGISCHE INRICHTING INFORMATIEBEHEER Strategie inrichting informatiebeheerfunctie Strategie inrichting relatiemanagement interne klant VERBINDENDE STRATEGISCHE PROCESSEN (kwaliteit) coördinatie OPSTELLEN INFORMATIEBEHEER STRATEGIE Bepalen lange termijn ontwikkelingen Bepalen risicomanagement Ontwerpen kwaliteitssysteem Bepalen kwaliteitsbeleid Bepalen informatiebeleid ORGANISATIE STURENDE PROCESSEN ONTWERP STURENDE PROCESSEN TACTISCH Behoeftemanagement Financieel management Organisatie kwaliteitmanagement & planning Organisatie informatiemanagement & planning Ontwerpen processen en instrumenten kwaliteitsmanagement Ontwerpen processen en instrumenten informatiemanagement OPERATIONEEL INFORMATIE- EN GEBRUIKERSBEHEER Kwaliteitsbeheer Informatiebeheer Dagelijkse ondersteuning klanten VERBINDENDE UITVOERENDE PROCESSEN Wijzigingenbeheer Implementatie ONDERHOUD & VERNIEUWING Operationaliseren processen en instrumenten informatieen kwaliteitsbeheer Voorbereiden implementatie Toetsen en testen processen & instrumenten Copyright Doxis FIGUUR 1: SCHEMA VAN INKOMENDE EN UITGAANDE FACTOREN DIE DE KWALITEIT VAN INFORMATIE EN BEHEER BEÏNVLOEDEN. managementsysteem werkend in de organisatie te krijgen. Het gaat om de bewustwording van het gemeenschappelijke doel en de kwaliteit van het resultaat, benadrukt De Vries. In de 2016 versie van de ISO 9001 normering zie je dat juist daarop aanpassingen zijn gemaakt. Nu is wél duidelijk dat aan een bepaalde kwaliteit van het product of dienst wordt voldaan. Met de training Kwaliteit Werkt willen we dat betrokkenen zich daar bewust van worden en dat ze inzien wat ervoor nodig is om die kwaliteit te bereiken. Het is geen kwestie van afvinken maar het gaat veel meer over nadenken over processen, jouw eigen rol in die processen, de plek waar je in de organisatie zit en consequenties van jouw handelingen (zie figuur 2). Dat geeft je tegelijkertijd de juiste munitie om middelen beschikbaar te krijgen en het commitment binnen de organisatie om zo n kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten. De hele organisatie moeten ervan overtuigd zijn dat een integrale aanpak echt nodig is. Er zitten heel duidelijke consequenties aan het oplijnen van de hele organisatie richting kwaliteitsmanagement en die moet je zichtbaar maken. VERTROUWEN, VAKMANSCHAP EN VERANTWOORDELIJKHEID Het resultaat zal volgens De Vries en zijn collega s zijn dat de organisatie toegroeit naar een cultuur van vertrouwen, vakmanschap en verantwoordelijkheid. De Vries: Hoe wil je anders een organisatie met 6000 medewerkers kunnen aansturen? Hoe wil je anders een organisatie met bijvoorbeeld 6000 medewerkers kunnen aansturen? 2018 / 02 Doxis Magazine 13

14 Kwaliteitssysteem voor het geheel Kwaliteit voor het onderdeel outputcriteria Organisatie in context Plan Uitvoeren & Ondersteunen Do Klanttevredenheid Eisen aan informatiemanagement Plannen Leiderschap Controleren & Evalueren Kwaliteit van informatie Behoefte van de klant Verantwoorde beleidsvorming/ besluitvorming Eisen van belanghebbers Act Aanpassen & Vastleggen Check Producten & Diensten inputcriteria Copyright Doxis FIGUUR 2: WAAR STA JE IN DE ORGANISATIE? WELKE ROLLEN EN PROCESSEN ZIJN VAN BELANG? Die cultuur van vertrouwen moet in de plaats komen van regels, normen en afvinklijstjes; die mogen niet leidend zijn. Het gaat om het inzicht in het gemeenschappelijk belang: we doen het niet omdat het moet, maar omdat het beter is voor de organisatie, voor de klanten, voor de burgers etc. Kwaliteitsmanagement draait niet (alleen) om beschrijven, maar om bewustzijn! Controle moet gebaseerd zijn op de vraag hoe en waarom je tot iets bent gekomen en waaraan je kunt bijsturen om tot een (nog) beter resultaat te komen. Het belang daarvan is dat de juiste kwaliteit van informatie(beheer) een bewuste keuze mogelijk maakt. Wie dat voor ogen houdt, komt een stuk verder dan wie alleen maar de letter van de wet volgt. Het gaat net zo zeer om doelmatig als om rechtmatig. Om organisaties en mensen individueel te helpen dat inzicht te krijgen, geven we die trainingen. Wie alles in beeld heeft, is in staat de juiste afwegingen te maken. DICK DE VRIES VOOR DE KLAS. 14

15 DOXIS SEMINAR & NEW SCIENTIST: THIS IS NOW! WELCOME IN YOUR VIRTUAL WORLD Op 6 november 2018 organiseert Doxis samen met de redactie van het populair wetenschappelijke tijdschrift New Scientist de conferentie: This is now! Welcome in your virtual world. Een interactieve De Autoriteit Persoonsgegevens belt aan; zes tips! ontmoeting over de invloed van digitalisering op de samenleving. Plaats van handeling is het Nemo Science Museum in Amsterdam. Het wordt een dag waar informatieprofessionals elkaar ontmoeten en met elkaar in discussie gaan over de analoge wereld die we achter ons laten en plaatsmaakt voor een interactieve, virtuele wereld. Momenteel leggen de we laatste hand aan het programma en we delen graag de laatste updates over onze line-up! >> Petra Lubbers Lubbers is Chief Digital Transition and Concepts bij de Shared Stories Group. Hiervoor werkte ze bij Novamedia als Manager Director van hun boekendivisie en bij Bol.com als Director Books & Entertainment. In deze periode heeft zij ruimschoots ervaring opgedaan in de wereld van e-commerce en de ontwikkeling van digitale lees-proposities. >> Jim Jansen Al bijna twintig jaar is Jansen hoofdredacteur geweest bij verschillende week- en maandbladen. Sinds 2015 staat hij aan het hoofd van New Scientist. In die hoedanigheid treedt hij met grote regelmaat op in de media (De Wereld Draait Door, De Ochtendshow van Domien Verschuuren, Tijd voor Max) om te vertellen over wetenschap. Daarnaast is hij bedenker en presentator van het Gala van de wetenschap, dat jaarlijks in november wordt georganiseerd in de Stadsschouwburg Amsterdam. >> Hans Schnitzler Hans Schnitzler is filosoof en publicist. Zijn essays en columns verschenen onder meer in de Volkskrant en Hard Gras. Hij is columnist voor journalistiek platform Follow the Money en docent aan de Bildung Academie. In 2015 verscheen Het digitale proletariaat en in 2017 Kleine filosofie van de digitale onthouding. Hierin onderzoekt hij, aan de hand van de digitale detox -ervaringen van studenten, wat het betekent om offline te gaan in een wereld die altijd online is. >> Edgar du Perron Edgar du Perron was decaan bij de Faculteit der Rechtsgeleerdheid aan de Universiteit van Amsterdam. Hier is hij nog steeds hoogleraar en was hij korte tijd vicerector. Sinds april 2016 is hij raadsheer in de Hoge Raad. Afgelopen zomer stond hij op het Lowlands festival. Tijdens zijn lezing gaat hij dieper in op de juridische keerzijde van digitalisering. FOTO: DIGIDAAN

16 ZEEUWS ARCHIEF BLIJ MET VERNIEUWDE INZICHTEN OVER KWALITEITSMANAGEMENT Kees de Ridder, senior informatiebeheerder bij het Zeeuws Archief, is maar wat blij dat hij de gelegenheid heeft gekregen deel te nemen aan de Doxis training Kwaliteit Werkt. Als Zeeuws Archief werken we op veel terreinen samen met andere overheden en daarin vervullen we deels ook een adviesfunctie. Kwaliteit staat altijd voorop, maar wat ís dan kwaliteit? En hoe kun je anderen ervan overtuigen dat kwaliteit en kwaliteitsmanagement een gemeenschappelijk belang is? Zo n training geeft je de juiste handvatten en inzichten om daar verder mee te komen. Het gaat volgens De Ridder in die samenwerkingsverbanden vooral om begrip te kweken voor elkaars vakgebied en de uitdagingen die ermee gepaard gaan. Er is veel gaande in onze wereld. Minister Arie Slob heeft aangegeven dat hij de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar wil brengen. Dat is mooi, maar heeft wel grote impact. Wanneer je op voorhand een betere kwaliteit in informatiebeheer kunt bereiken, maakt het dergelijke (onverwachte) overgangen ook wat makkelijker. Kwaliteitszorg is een aandachtspunt. Voor eigenlijk iedereen die met informatie werkt. Een kwaliteitssysteem klinkt natuurlijk lekker, maar wat is dat dan? Het gaat in de regel helemaal niet om een systeem, het gaat veel meer om een methodiek, een werkwijze, het bewustzijn over het belang en de wil van de mensen die ermee moeten (samen)werken. INTEGRALE AANPAK Informatiebeheer is volgens De Ridder niet langer het alleenrecht van DIV. Er is een volledig integrale aanpak vereist wil je de kwaliteit en het beheer van informatie op orde krijgen en houden. Dat is eigenlijk het wezenlijke verschil tussen beheer en beheersing. Samenwerken met andere disciplines en integratie met andere vakapplicaties is noodzakelijk om het overzicht te houden om processen, content en context te kunnen blijven beheersen. Daarin heeft deze training een waardevolle bijdrage geleverd: het is zowel een theoretische als een praktische aanpak en dat laatste is een veelgehoorde behoefte. Theorie is mooi, maar hoe moeten we nu eigenlijk verder? Dan biedt een ervaren docent als Danny (Worm, red.) grote toegevoegde waarde. Je kunt ermee aan de slag in je eigen organisatie. Dat wil niet zeggen dat je alles zelf moet doen, maar wel dat je tot op het hoogste niveau mensen gaat proberen mee te krijgen in strategisch/tactisch opzicht. Kennis uitdragen staat hoog in het vaandel bij het Zeeuws Archief. De Ridder: Wij hebben een publieke functie, dan heeft het geen pas om op kennis te blijven zitten. Het gaat juist om het delen en ervoor zorgen dat je gezamenlijk het doel bereikt. Als DIV alleen maar aan de uitvoerende kant blijft zitten, gaan we dat doel niet halen. Daarvoor is het een te complex en te veelomvattend vakgebied geworden. KEES DE RIDDER 16

17 GRIP OP JE INFORMATIE IS ZÓÓÓ 2017 TOCH? De overload van data en informatie is inmiddels een gegeven. Zakelijk en privé vliegt de informatie om je oren. Overzicht bewaren is bijna een onmogelijke opgave. And to burst your bubble even more; overzicht zoals we dat kennen behoort zelfs tot een utopisch wereldbeeld, want de hoeveelheid data, en daarmee ook de hoeveelheid ongestructureerde data, groeit exponentieel en dat blijft het ook doen. Door Thijs Perenboom Wat betekent dit voor je werk in termen van rechtmatigheid en doelmatigheid? Waar zit de frustratie en hoe pak je dit aan? Of waar zitten juist de mogelijkheden en hoe benut je deze? We zetten de belangrijkste valkuilen op een rij. DE REGEL Maar eerst nog wat cijfers. Onderzoek wijst uit dat gemiddeld 80% van de data in organisaties ongestructureerd is en slechts 20% gestructureerd. De informatie zit soms min of meer (!) gestructureerd in het Enterprise Contentmanagementsysteem (ECM), Documentmanagementsysteem (DMS), een procesapplicatie of backofficeapplicatie. Maar negen van de tien keer staat deze data ongestructureerd op netwerkschijven, fileshares, local disks, in samenwerkingsomgevingen zoals SharePoint, in de mail, in de externe communicatie (social media, etc.), in Dropbox, Google Docs en daarnaast ook nog op mobiele apparaten. Maar een beetje overzicht en inzicht is wel handig 2018 / 02 Doxis Magazine 17

18 Je loopt zo het risico dat je op den duur de grip verliest terwijl je zeker in deze tijd juist inzicht en overzicht in je data wil behouden. We roepen allemaal dat we een digitale duurzame informatiehuishouding willen, maar ondertussen blijven we informatie steeds meer en sneller op ongestructureerde wijze opslaan. Kortom: niet goed omgaan met ongestructureerde data leidt op (middel)lange termijn tot problemen in je informatiehuishouding. En dat komt op zijn zachtst gezegd de rechtmatigheid en doelmatigheid van de manier waarop je je werk organiseert en uitoefent niet ten goede. IMPACT VAN ONGESTRUCTUREERDE DATA OP JE ORGANISATIE Maar waarom dan? Wat zijn de concrete consequenties? Overzicht, zoals we dat kennen behoort zelfs tot een utopisch wereldbeeld Niet voldoen aan wet- en regels: de regels omtrent informatie worden steeds strenger. Wanneer je niet compliant bent aan de AVG (gericht op verwerken van persoonsgegevens) riskeer je boetes die kunnen oplopen tot 20 miljoen euro. Daarnaast heb je, zeker als overheidsorganisatie, nog zoiets als een voorbeeldfunctie. Burgers moeten ervan op aan kunnen dat de overheid op de juiste manier omgaat met hun persoonsgegevens. Is dit niet het geval (en dat is helaas vaak zo, houd de media maar eens in de gaten over gemelde datalekken door overheidsorganisaties), dan loop je imagoschade op. Als je niet in beeld hebt welke informatie je op welke locaties hebt opgeslagen, loop je dus risico s; ten eerste op financieel gebied en ten tweede doe je afbreuk aan het vertrouwen van de samenleving in de publieke sector. Want wat doe je met de persoonsgegevens van burger Jansen die nog ergens zijn blijven hangen in je box? Naast de AVG zijn er nog diverse andere regelingen, zoals bepaalde regels voor informatiebeveiliging en de WOB (Wet Openbaarheid van Bestuur) die impact hebben op de manier waarop je met je informatie om gaat. 18 GOED INFORMATIEBEHEER VEREIST EEN ADEQUATE EN DOORDACHTE AANPAK, GEEN PLEISTERS ALS LAPMIDDELTJES...

19 En dat komt op zijn zachtst gezegd de rechtmatigheid en doelmatigheid van de manier waarop je je werk organiseert en uitoefent niet ten goede. Inefficiency: Frustraties: Gemiddeld zoeken werknemers per dag 1,5 uur naar de juiste informatie. Zonde natuurlijk, vakmensen steken hun tijd liever in het echte werk. Vakmensen willen juist doelmatig werken. Doordat veel informatie niet goed is opgeslagen, een onduidelijke locatie krijgt of alleen voor één of enkele personen zichtbaar is, zoeken mensen zich rot. Dat terwijl we in een informatieketen werken waarin alle werkzaamheden juist geconcentreerd zijn om informatie en het uitwisselen van informatie. Onnodige hoge kosten: Je betaalt voor elk byte. Hoe meer informatie je verzamelt, hoe meer je betaalt. Denk eens na hoeveel geld je alleen al kunt besparen als je de afdelingsfoto s, dubbel opgeslagen documenten, niet-definitieve versies (v0.178!) en ander los documentatiemateriaal verwijdert van bijvoorbeeld je netwerkschijf. Dat scheelt enorm! Onjuiste sturing: Als manager moet je kunnen vertrouwen op sturingsinformatie zodat je op basis hiervan de juiste beslissingen voor de organisatie kunt nemen. Maar hoe doe je dat als je maandelijks informatie krijgt die niet volledig en deels onjuist is? Zo wordt het maken van de juiste keuzes lastig. Afdelingen of medewerkers hebben vaak een eigen schaduwadministratie waar veel meer informatie aanwezig is dan dat er maandelijks gerapporteerd wordt. In de organisatie zijn managers dan ook vaak meer tijd kwijt met het achterhalen van de juiste informatie, in plaats van zich te focussen op waar ze goed in zijn, namelijk sturing geven aan hun team. Waar is dat document nu gebleven?, Is dit de juiste versie?, Is dit nu een besluit of een overweging?, Waarom moet ik eigenlijk 23x doorklikken om in de juiste map te komen? Allemaal vragen die leiden tot grote frustraties in de organisatie. Of, kijk naar vergaderingen. Iedereen maakt op zijn of haar tablet of laptop een eigen verslag: zie hier de exponentiële groei van informatie in de organisatie. Overbodig en onhandig. DIT KRIJGT NOG EEN STAARTJE Maar het venijn zit zoals altijd in de staart; kun je in deze tijden waarin data en informatie exponentieel toenemen (zie ook Expeditie Zwerm waarin we dit verder toelichten aan de hand van onder meer de term dataficering ), in tijden waarin vakmensen er aan gewend zijn geraakt om informatie en data op te slaan waar en hoe ze dat willen omdat ze plaats- en tijdonafhankelijk willen werken, nog wel verwachten dat ze zich conformeren aan de wetten van de oude vertrouwde structuur, het overzicht en inzicht? Drukken we ze dan niet veel te veel in het keurslijf van sturing en controle? Het is duidelijk dat er íets moet gebeuren, anders kunnen we rechtmatig en doelmatig werken vergeten. Natuurlijk willen we graag een werkomgeving waarin we prettig en goed samenwerken. We willen vakmensen optimaal faciliteren zonder dat ze al teveel last hebben van regels en procedures en tegelijkertijd wil je borgen dat je rechtmatig en doelmatig werkt. Een onmogelijke paradox? Niet echt. Een kwestie van je data slim organiseren. Hoe? Hierover lees je meer op onze website. Ga naar Nieuws en klik op het artikel Grip op informatie / 02 Doxis Magazine 19

20 STEEDS MEER VAKKENNIS GAAT VERLOREN, ECHTER: ZONDER HET VERLEDEN GEEN TOEKOMST De gemeente Heerenveen heeft najaar 2016 een Europese aanbesteding gedaan om circa 1 kilometer papieren archief te inventariseren, te selecteren, op te schonen, te bewerken en gereed te maken voor eeuwige bewaring in de archiefbewaarplaats. Doxis heeft die aanbesteding gekregen op basis van de aanwezige vakkennis en beschikbaarheid van de juiste mensen. Op 1 oktober 2019 moet het hele project zijn afgerond. 20

21 Aan dit grote project zat bovendien een zogenaamde social return component, waaraan Doxis op een mooie wijze invulling heeft gegeven: er is op voordracht van Heerenveen iemand uit de gemeente opgeleid en begeleid om mee te werken aan het project, met daarna volop uitzicht op nieuw werk in dit metier. Een nieuwe toekomst voor iemand met de juiste motivatie en voor Doxis een mooie gelegenheid om iemand in te wijden in het vakgebied. Bert Kampinga, projectleider namens Heerenveen, maakt zich wel wat zorgen over het verdwijnen van de juiste vakkennis om dit soort klussen goed te doen. Het verleden is belangrijk om een beeld te krijgen van de toekomst. Relevante informatie moet beschikbaar zijn en blijven om van te leren en ook om achteraf verantwoording te kunnen afleggen over hoe beslissingen tot stand zijn gekomen. Ik kan mij weleens verbazen over hoe ondergewaardeerd dit werk nog altijd is. AANLEIDING PROJECT De aanleiding van dit project was het feit dat op basis van de Archiefwet een deel van het archief zou moeten worden klaargemaakt voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Kampinga: Het gaat hier echter nog om een louter analoog archief. Het beslaat de archieven milieu- en bouwvergunningen over de periode , waarna de WABO ( Omgevingswet ) van kracht is geworden. Het bevat het secretariearchief van de gemeente over de periode Op 1 januari 2014 is namelijk de gemeente Heerenveen veranderd, er kwam grondgebied bij en er kwamen inwoners bij. Officieel moet je dan weer bij nul beginnen. Voorts is er onder meer het archief van de Muziek- en Dansschool, het archief van de Burgerlijke Stand en dat van de Griffie. Dat laatste beslaat een kortere periode, omdat vanaf het jaar 2002 in het kader van de Wet Dualisering Gemeentebestuur de raadsnotulen bijvoorbeeld in dit archief werden opgenomen en niet meer in het secretariearchief. Circa tweederde van de informatie valt na selectie en opschoning uit. Dat is in de regel omdat het destijds weliswaar gewenst was om te bewaren, maar het mag niet voor de eeuwigheid worden bewaard. (Jantine Ploeg, Doxis) Daarnaast zijn er nog wat kleinere archieven van projecten in Heerenveen betrokken. Daarbij was het criterium dat de gemeente Heerenveen in die specifieke gevallen bijvoorbeeld ambtelijke ondersteuning gaf, en dus de verantwoordelijkheid heeft gedragen voor de archivering van alle te bewaren stukken rondom die projecten. Maar dat zijn relatief kleine archieven / 02 Doxis Magazine 21

22 Ik kan mij weleens verbazen over hoe ondergewaardeerd dit werk nog altijd is. (Bert Kampinga, Heerenveen) Een flinke klus al met al, waarvoor een gedegen vakkennis is vereist. Het blijft (deels) mensenwerk en beoordeling van de waarde van informatie is nu eenmaal afhankelijk van de kennis van degene die het interpreteert en met een juiste afstemming, aldus Jantine Ploeg, projectleider namens Doxis. Samen met Bert Kampinga is zij ervoor verantwoordelijk dat op 1 oktober 2019 een perfect archief is gerealiseerd, klaar om te worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Die samenwerking verloopt heel goed, als echte collega s. Bert heeft veel kennis van de gemeente en de organisatie. Hij loopt al een tijdje mee en dat hielp bijvoorbeeld wel toen we in het begin van het project her en der in de organisatie stukken moesten gaan ophalen die moesten worden opgenomen in de dossiers. Als iemand van de eigen organisatie erbij betrokken is, scheelt dat tijd omdat die precies weet wat waar is. Dat die stukken nog niet waren opgenomen is overigens niets vreemds. Dat zien we wel vaker. Dat heeft niets met onwil te maken, maar in de praktijk werkt informatiebeheer nu eenmaal net iets anders dan in de theorie. VAKKENNIS VEREIST Toen eenmaal alles was verzameld kon de klus beginnen. Ploeg: Daarbij konden we mooi de vruchten plukken van onze social return inspanningen. Er werd iemand met de juiste kwalificaties voorgedragen om in dit project te participeren. Zij is inmiddels op de juiste wijze geschoold (Doxis heeft haar een SOD-opleiding laten volgen, red.) en begeleid om direct aan de slag te kunnen. Zij was bovendien per direct en langer beschikbaar, mede een reden waardoor het project met voldoende mensen bezet kon worden. Een klassieke win-win situatie, maar dat is uiteraard het hele idee van de social return component in zo n aanbesteding. Wij waren als Doxis erg blij met haar en de gemeente Heerenveen ook. Ze heeft het perfect opgepakt, is gemotiveerd en doet haar werk uitstekend. Een deel van de investering is dus door Doxis gedragen en een ander deel kwam van de gemeente Heerenveen. Toen de betrokkene ging verhuizen, was de buurgemeente direct bereid om dat deel over te nemen. Op die manier is er JANTINE PLOEG: DAARBIJ KONDEN WE METEEN MOOI DE VRUCHTEN PLUKKEN VAN ONZE SOCIAL RETURN INSPANNINGEN. 22

23 sprake van een duurzame investering in kennis en kwaliteit en is zij (zo goed als) verzekerd van een mooie toekomst in het vakgebied. Daar wordt Kampinga dan weer vrolijk van: Natuurlijk is het al prachtig dat deze dame aan de slag is gekomen, mede door dit project en Doxis. Maar wat mij misschien nog wel meer aanspreekt, is dat er weer nieuw bloed komt met kennis van dit vakgebied. Het is erg belangrijk dat dit werk goed wordt gedaan. Informatie moet op orde zijn en blijven, daar moet over worden gewaakt door mensen met BERT KAMPINGA: SAMENWERKEN ALS ECHTE COLLEGA S. verstand van zaken. Het mooie voor de betreffende medewerker is dat zij meerdere kanten van ons vakgebied heeft leren ken- uit. Dat is in de regel omdat het destijds welis- van de informatie valt na selectie en opschoning nen: het werk aan de voorkant, het creëren van waar gewenst was om te bewaren, maar het mag een adequate informatiestructuur door toenemende digitalisering ingegeven en waaraan in niet voor de eeuwigheid worden bewaard. de SOD-opleiding veel aandacht wordt gegeven, De inwerkingtreding en handhaving van de nieuwe privacywetgeving werpt overigens ook hier maar ook de achterkant, het klaarmaken voor en overbrengen van - veelal analoge - informatie naar de archiefbewaarplaats. Dat geeft een wetgeving precies heeft? Kampinga: De wet haar schaduw vooruit. Maar welke effecten die mooi beeld van het hele vakgebied. is nog maar net op handhavingsniveau geactiveerd, maar het is duidelijk dat bijvoorbeeld in NIET ALLES VOOR DE EEUWIGHEID BEWAREN bouw- en milieuvergunningen de nodige persoonsgebonden gegevens staan. Wat minder De oplevering van het project staat op de planning voor oktober Ploeg: We liggen op duidelijk is, hoe daarmee om te gaan. Na overbrenging naar de archiefbewaarplaats zou infor- schema en het ziet ernaar uit dat we die planning gewoon gaan halen. We werken met vijf mensen matie openbaar moeten zijn, maar of dat in alle inclusief de medewerker uit het social return gevallen te handhaven is, vraag ik me af. Niet alles hoeft meteen openbaar, maar óf en wanneer traject keihard om het werk gedaan te krijgen. Het opschonen loont wel. Ploeg: Circa tweederde dat dan wel gebeurt.? Informatie moet op orde zijn en blijven, daar moet over worden gewaakt door mensen met verstand van zaken. (Bert Kampinga, Heerenveen) Op 1 oktober 2019 zullen we weten wat het eindresultaat is. Kampinga: Dan moeten er inventarissen liggen, moeten de archieven materieel verzorgd zijn en kan het naar de archiefbewaarplaats, inclusief bijbehorende verklaring. Dan zit ook voor mij de klus erop. Ik ga dan met pensioen. Dat is wat ik noem een échte deadline 2018 / 02 Doxis Magazine 23

24 THIS IS NOW! De virtuele wereld is allang geen ver-van-je-bed-show meer. Enorme databergen bieden grenzeloze mogelijkheden. Maar waar wanneer wordt grenzeloos grensoverschrijdend? HET DOXIS SEMINAR: GEEN SAAIE ZIT MAAR EEN DAG VOL INTERACTIE! SAVE THE DATE: > 6 november 2018 > uur > NEMO Science Museum > In samenwerking met New Scientist Doxis nodigt je uit om samen op expeditie te gaan en de reis naar de virtuele toekomst af te leggen. Dit doen we in ons tweede boek Expeditie Zwerm en nu ook live tijdens het Doxis Seminar Ontmoet collega-informatieprofessionals tijdens de netwerklunch en borrel. Ga met elkaar de discussie aan over de analoge samenleving in onze achteruitkijkspiegel en de virtuele wereld die voor ons ligt. Dagvoorzitter Jim Jansen, Hoofdredacteur New Scientist, neemt je deze dag mee in de wereld van onder meer kunstmatige intelligentie, beveiliging van online communicatie, de kwantumcomputer en informatieverwerking, big data -hoe ver wil en mag je gaan- en de juridische uitdagingen die je hebt bij het beheer en verwerken van data. Op het podium staat een reeks van prominente sprekers zoals Hans Schnitzler, Edgar du Perron en Petra Lubbers. Zij dwingen je om na te denken over deze ontwikkelingen. Dit doen we in de vorm van interviews, video s, presentaties en columns. Ook hebben we een verrassende muzikale noot voor je in petto. Mis het Seminar niet en meld je snel aan! Expeditie Zwerm NEMO Ga mee met Doxis op expeditie in het NEMO Science Museum in Amsterdam! Meld je aan voor dit bijzondere Doxis-event via Gratis deelname voor ABR-abonnees. Geen ABR-abonnee? Dan is je investering 100,- p.p. (excl. BTW).