Instructies voor hoofd indexering van de ring

Transcriptie

1 Uitreikblad met instructies Functies indexering op ringniveau Dit is een korte samenvatting van de functies in een indexeringsprogramma van de ring en hoe die samenwerken. Ringpresidium Het ringpresidium houdt toezicht op het familiehistorisch en tempelwerk in de ring. Het: Presideert het heilswerk in de ring, waarin familiegeschiedenis en tempelwerk een belangrijke rol spelen. Geeft een of meer hogeraadsleden de opdracht om toezicht te houden op familiehistorisch en tempelwerk. Besluit of de ring aan FamilySearch-indexering deelneemt. Hogeraadslid Het hogeraadslid dat verantwoordelijk is voor familiehistorisch en tempelwerk coördineert het familiehistorische werk in de ring. Hij komt geregeld bijeen met het ringpresidium om verslag uit te brengen over de vooruitgang van familiegeschiedenis en tempelwerk, en om advies te krijgen. Ook: Instrueert hij groepsleiders hogepriesters in hun taken wat betreft familiegeschiedenis en tempelwerk. Coördineert hij speciale programma s, zoals een indexeringsprogramma van de ring, en beveelt hij iemand aan die als hoofd indexering van de ring geroepen kan worden. Coördineert hij de middelen van de ring. Hoofd indexering van de ring Het hoofd indexering van de ring houdt toezicht op het FamilySearch-indexeringsprogramma. Hij of zij: Werft indexeerders. Kiest arbiters. Leidt indexeerders en arbiters op. Brengt verslag uit aan het hogeraadslid. Geeft het goede voorbeeld in familiehistorisch en tempelwerk. Coördineert, onder leiding van de priesterschap, zo nodig de computerschema s in het centrum voor familiegeschiedenis voor FamilySearch-indexering. Assistent-hoofd indexering van de ring Het assistent-hoofd indexering van de ring helpt het hoofd indexering van de ring. Hij of zij: Verricht zo nodig bestuurstaken die door het hoofd worden toegewezen. Coördineert zo nodig het werk in de wijken en gemeenten die veel indexeerders hebben, of geeft leiding aan een groep indexeerders die in andere talen indexeren. Indexeerders Hoewel er veel indexeerders zijn die naast hun kerkroeping ook indexeren, kunnen leden ook officieel als indexeerder worden geroepen. Ze worden op wijkniveau geroepen en staan onder toezicht van de ring. Taakomschrijving december 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 1 van 12

2 De tijd die mensen aan indexeren besteden, kan enorm uiteenlopen. Leden die al een andere roeping hebben, kunnen gevraagd worden om enkele uren per week aan indexeren te besteden. Andere leden willen wellicht vele uren per week indexeren, en dat kan hun belangrijkste kerkroeping zijn. Indexeerders: Werken aan FamilySearch-indexering en -arbitrage. Geven een goed voorbeeld in familiehistorisch en tempelwerk. Recept voor succes Als u leert bakken, leert u dat er bepaalde stappen in het recept zijn die u moet doen. Er zijn ook drie stappen om een succesvol indexeringsprogramma in het leven te roepen en in stand te houden: 1. Indexeerders en arbiters werven en opleiden. 2. Geregeld met uw hogeraadslid vergaderen. 3. Doelen stellen. De rest van deze instructies bevat specifieke manieren om deze drie stappen te doen. Indexeerders werven Als hoofd indexering van de ring is het werven van indexeerders een van uw belangrijkste taken. Zie het onderstaande schema om te leren wie te werven en hoe te werven. Taakomschrijving december 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 2 van 12

3 Waarom zijn zij de ideale indexeerders? Moeilijkheden Wervingsideeën Reizende leden Willen een bijdrage leveren, indexeren Weinig tijd Aanbevelingen van wijkleiders duurt niet lang Oudere leden Meer tijd, vinden vreugde in dienstbaarheid Weinig computerervaring, oude apparatuur Aanbevelingen van groepsleiders hogepriesters, nodig ze uit om in hun vrije tijd te indexeren. Jongeren Hebben tijd, ouders vinden het fijn als ze hierbij betrokken zijn Gebrek aan kennis van geschiedenis Neem contact op met leidinggevenden van jongeren in ring of wijk, moedig wedijveren aan Aan huis gebonden leden Veel vrije tijd, kans om te dienen Hebben misschien andere prioriteiten Neem contact op met ring- of wijkleiders, bezoeken Mensen uit de gemeenschap Interesse in gegevens over voorouders, interesse in plaatselijke projecten Hebben misschien andere prioriteiten Pamfletten in openbare gelegenheden (zoals een bibliotheek), met andere geloofsrichtingen praten Genealogische verenigingen Interesse in genealogie, altijd op zoek naar nieuwe informatiebronnen, Hebben misschien andere prioriteiten Neem contact op met het hoofd van een vereniging, werk samen met de interesse in plaatselijke projecten vertegenwoordiger public affairs van de ring Naast deze ideeën voor specifieke doelgroepen zijn hier enkele algemene ideeën om mensen te werven, zoals in het filmpje wordt besproken: Begin mensen over indexering te vertellen Wees creatief Organiseer instructiebijeenkomsten Stuur nieuwe mensen een om ze welkom te heten Vraag de bisschop of u les mag geven Betrek groepen jongeren erbij Maak gebruik van plaatselijke organisaties, nieuwsbrieven en andere hulpmiddelen Noteer contactgegevens in wekelijkse nieuwsbrieven Zoek naar mensen die met hun familiegeschiedenis willen beginnen Taakomschrijving december 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 3 van 12

4 Arbiters kiezen Niet iedereen is geschikt of in staat om arbiter te worden. Hieronder staan enkele aanwijzingen voor het kiezen van arbiters in uw ring. Als arbiter kiest u een indexeerder: Die minimaal documenten heeft geïndexeerd (volgens de wijkstatistieken) Van wie niet veel batches overgedaan hoeven worden (minder dan 0,1 procent van het totaal) Die oog voor detail heeft (ze controleren hun eigen werk, ze nemen de tijd om het goed te doen) Die de online instructies opvolgt (helpvelden, projectinformatie) Ideeën voor instructies Als u met indexeerders en arbiters samenwerkt, zorgt u ervoor dat ze de oriëntatie, instructies en hulp krijgen die ze voor hun succes nodig hebben. Hieronder staan enkele voorbeelden. De oriëntatie kan bestaan uit: Een kort overzicht van het indexerings- of arbitrageproces. Uitleg van de noodzaak om accuraat te werk te gaan. Een demonstratie van het gebruik van het instructiemateriaal voor FamilySearchindexering of -arbitrage. Een uitleg van hoe we zowel algemene als projectspecifieke instructies kunnen vinden. Vaardigheidstraining omvat onder andere instructies: Hoe we de computerprogramma s kunnen gebruiken. Hoe we bepaalde historische documenten kunnen lezen. Hoe we bepaalde historische documenten kunnen lezen en indexeren. Hulp kan bestaan uit: Waardering uiten en aanmoedigen. Vaststellen op welke gebieden vergissingen worden gemaakt en uitleggen hoe die te corrigeren of te vermijden zijn. Rapporten bespreken over de voortgang van indexering en arbitrage in de ring. Vragen beantwoorden en ideeën bespreken. Indexeerders de kans geven om met elkaar te bespreken wat voor zegeningen ze ontvangen als ze dit werk doen. Taakomschrijving december 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 4 van 12

5 Met als gevolg: Vrijwilligers krijgen vertrouwen in hun eigen vaardigheden. Vrijwilligers leren nieuwe vaardigheden en voelen zich gewaardeerd. Vrijwilligers krijgen een gevoel van samenwerking, eenheid en enthousiasme voor familiehistorisch werk. Vrijwilligers produceren kwalitatief hoogstaande indexen. Met uw hogeraadslid samenwerken In ringen waar veel leiders deelnemen aan familiegeschiedenis, waaronder deelname door hogeraadsleden, is het aantal ingestuurde namen voor tempelwerk twee keer zo groot als het gemiddelde van ringen waar niet veel leiders deelnemen. Vraag om geregelde vergaderingen met uw hogeraadslid. Vraag eerst of u hem mag leren hoe indexeren werkt. Bekijk in de loop der tijd specifieke voorbeelden van deelnemers die door indexeren gezegend worden. Andere manieren om deelname van leiders te bevorderen: Laat rapporten zien van de vooruitgang van indexering in de ring. Stel doelen die nuttig zijn voor uw ring. Overweeg plaatselijke leiders om hulp te vragen bij het aanmoedigen en motiveren van indexeerders. Maak een actielijst waar u tijdens de volgende vergadering op terug kunt komen. Leider aanmelden Het is uw verantwoordelijkheid om FamilySearch te bellen en u als hoofd indexering van de ring aan te melden. Om u als leider aan te melden, doet u de volgende stappen: 1. Meld u aan als vrijwilliger op indexing.familysearch.org, of log in via uw LDS-account. 2. Installeer het indexeringsprogramma ( 3. Bel FamilySearch om u als leider aan te melden. (V.S. en Canada: ) (Buiten de VS zoekt u op het telefoonnummer op.) Taakomschrijving december 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 5 van 12

6 Indexeringsdoelen van de ring Om succes te hebben met het indexeringsprogramma van de ring moet het zijn afgestemd op de doelen van de ring. Schrijf de doelen van de ring op en bedenk enkele manieren waarop u indexering kunt gebruiken om aan het bereiken van die doelen bij te dragen. Kies ideeën waarop u zich wilt concentreren en noteer ze onderaan. U kunt ook naar uw vorige indexeringsdoelen verwijzen om aan te geven wat in het verleden succes had. Maand/Jaar: Ringdoelen Indexeringsdoelen Uiteindelijke drie indexeringsdoelen: Goedgekeurd door hogeraadslid (datum) Taakomschrijving december 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 6 van 12

7 Inloggen 1. Ga naar: 2. Klik zo nodig op de afrollijst Taal en selecteer de taal. 3. Klik in de rechterbovenhoek van de pagina op Inloggen. 4. Typ uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Inloggen. Gebruikersinformatie bekijken Op het werkblad staat een lijst met de huidige gebruikers in uw groep. Om de lijst met gebruikers te sorteren, klikt u een kolomknop aan. Om de lijst bijvoorbeeld te alfabetiseren, klikt u op Achternaam. Om alleen gebruikers met een bepaalde rol te zien, zoals arbiters, klikt u bovenaan op de afrollijst Filter op rol en kiest u een rol. Om de gebruikersinformatie te zien, klikt u op de naam van de persoon. 3 2 Naar een gebruiker zoeken 1. Klik op de tab Zoeken. 2. Typ de naam van de persoon, de gebruikersnaam of het adres in. U kunt een deel van de naam met een sterretje weergeven (*). Het sterretje kan vooraan, in het midden of achteraan een gedeeltelijke naam worden geplaatst. 3. Klik op Zoeken. 4. Om gebruikersinformatie te zien of te bewerken, klikt u in de zoekresultaten op de naam van de persoon Taakomschrijving december 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 7 van 12

8 Gebruikersinformatie bewerken U kunt ring- en wijkinformatie bewerken of een indexeerder de rol van arbiter of groepsleider toewijzen. U kunt geen andere gebruikersinformatie bijwerken. De gebruiker kan die informatie bijwerken als hij of zij op de website inlogt. 1. Op het werkblad klikt u op de naam van de persoon. 2. Klik op Bewerken. 3. In de subgroep of het veld Wijk voert u eventuele veranderingen in. 4. Om een rol toe te wijzen, klikt u op het vakje naast Arbiter of Groepsleider. 5. Klik op Opslaan Rapporten bekijken of afdrukken 1 1. Klik op de tab Rapporten. 2. Kies het soort rapport. 3. Selecteer het tijdsbestek, zoals per kwartaal. 4. Selecteer de specifieke data. 5. Selecteer de indeling. HTML: Gebruik dit om het document online te bekijken. PDF: Gebruik dit om het document te en of af te drukken. CSV: Gebruik deze spreadsheetindeling om de statistieken in OpenOffice Calc te importeren om grafieken of schema s te maken XLS: Gebruik deze spreadsheetindeling om de statistieken in Microsoft Excel te importeren om grafieken of schema s te maken. 6. Klik op Genereer rapport. Taakomschrijving december 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 8 van 12

9 Arbiters uitkiezen 1. Om te zien welke vrijwilligers al arbiter zijn, maakt u een ringlijst aan. 2. Om nieuwe arbiters te vinden, maakt u een wijklijst aan. Zoek naar indexeerders die: a. Minimaal tweeduizend documenten hebben geïndexeerd. b. Een klein aantal batches moeten overdoen (<0.01% van het aantal geïndexeerde documenten). 3. Neem contact op met de persoon en vraag: a. Hebt u oog voor detail? Controleert u uw eigen werk? b. Volgt u de veldhulpinstructies? c. Leest u de projectgegevens en volgt u de instructies op? 4. Als dat zo is, vraag dan of ze arbiter willen worden. Laat ze de arbiterlessen volgen die online beschikbaar zijn. 5. Wijzig hun gebruikersgegevens en wijs ze de rol van arbiter toe. 2a 2b Taakomschrijving december 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 9 van 12

10 Een boodschap sturen 1 U kunt een boodschap sturen naar de indexeerders en arbiters in uw groep. U kunt de gebruikers op de hoogte stellen als u een instructiebijeenkomst organiseert, u kunt statistieken of doelen doorgeven of andere kwesties aankaarten. 1. Klik op de tab Boodschappen. 2. Klik op Nieuw bericht aanmaken. 3. Typ het onderwerp van uw boodschap. 4. Klik op de kalender om zo nodig de vervaldatums aan te passen. De vervaldatum geeft aan wanneer de boodschap automatisch door het systeem wordt verwijderd. De standaardwaarde is 30 dagen. 5. Typ de inhoud van de boodschap. Noot:U kunt maximaal tweeduizend tekens invoeren. Kopieer en plak geen tekst uit Word. 6. Klik op Verzenden. De boodschap wordt naar alle gebruikers in uw groep verzonden. 7. Om een verzonden boodschap te bekijken, klikt u op de boodschap in de lijst. 8. Om een boodschap te verwijderen, klikt u het vakje naast de boodschap aan en klikt u op Boodschappen verwijderen. De boodschap wordt voor alle gebruikers verwijderd Taakomschrijving december 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 10 van 12

11 versturen Het voordeel van een boodschap is dat die in de tab Boodschappen verschijnt. Iedereen kan een boodschap bekijken. Ze hoeven geen adres te hebben. Maar u kunt ook een boodschap naar het e- mailadres van specifieke gebruikers sturen. 1. Maak een ringlijst in csv-formaat aan. 2. Kopieer de adressen uit de spreadsheet naar het BCC -veld van een Schrijf de boodschap en verstuur die zoals gebruikelijk. Een gebruiker verwijderen Volg deze richtlijnen om te bepalen wanneer u gebruikers verwijdert. Als een gebruiker voor korte tijd weg is, maar van plan is om terug te keren en meer te indexeren, laat u hem of haar in het systeem staan. Als een lid van de kerk verhuist, laat u hem of haar zien hoe hij of zij de pagina Mijn informatie kan bijwerken om de nieuwe ring te selecteren. Als een gebruiker niet meer wil indexeren, verwijdert u die gebruiker In de tab Bekijken klikt u het vakje aan naast de naam van de gebruiker die verwijderd moet worden. 2. Klik op Verwijderen. 3. Op de boodschap Weet u zeker ( ), klikt u op OK. De gebruiker wordt verwijderd uit uw ring of groep. Taakomschrijving december 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 11 van 12

12 Een gebruiker toevoegen De meeste gebruikers kiezen een groep of ring van de kerk om bij te horen als ze inloggen om te indexeren. Maar als beheerder kunt u zo nodig een gebruiker aan uw groep toevoegen. U hebt de gebruikersnaam van de persoon nodig om hem of haar aan uw groep toe te voegen. 1. Onderaan de tab Bekijken, in het vakje naast Vrijwilliger toevoegen, typt u de gebruikersnaam van de persoon, waarna u op Vrijwilliger toevoegen klikt. 1 Noot: Als u de gebruikersnaam verkeerd spelt, geeft een rode foutmelding in de linkeronderhoek aan dat er geen gebruiker met die gebruikersnaam bestaat. U dient de naam opnieuw in te typen en weer op Vrijwilliger toevoegen te klikken. De persoon wordt aan uw ring of groep toegevoegd. Taakomschrijving december 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 12 van 12