20 JAN HANDLEIDING MiNTMAIL PAKKET BLUE

Transcriptie

1 1

2 INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk A. Inloggen 3 B. Uw gegevens B.1 Wachtwoord veranderen 4 B.2 Gegevens bekijken 4 B.3 Credits (mail-bundels) 4 blz C. Nieuwsbrieven maken 5 Stap 1: nieuwe nieuwsbrief maken 5 Stap 2: onderwerp & template 5 Stap 3: content-vak toevoegen 6 Stap 4: tekst toevoegen 7 Stap 5: variabelen (naam klant, puntensaldo etc) 8 Stap 6: afbeelding toevoegen 9 Stap 7: testen 11 Stap 8: versturen 12 D. Contacten (ontvangers) 13 D1. Contacten (ontvangers) 13 D2: Adressen importeren via Excel 14 E. Statistieken 15 F. Spelregels 16 2

3 A. Inloggen Surf naar uw online account via Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in (deze ontvangt u zodra uw account is aangemaakt) en klik op de knop Inloggen. Na correct inloggen, ziet het scherm er als onderstaande illustratie uit. U kunt zowel via het menu aan de linkerzijde navigeren als ook via de knoppen in het midden. 3

4 B. Uw gegevens Via het menu aan de linkerzijde navigeert de knop account naar uw gegevens. B.1 Wachtwoord veranderen Onderaan het scherm vult u het huidige wachtwoord in. Daaronder vult u 2x het nieuwe wachtwoord in (dus 2x hetzelfde wachtwoord invullen bij Nieuw wachtwoord en bij Nieuw wachtwoord herhalen ). Klik op de knop Wachtwoord aanpassen. B.2 Gegevens bekijken Bovenaan het scherm is er de knop Alle gegevens bekijken. Als u hierop klikt, toont het systeem u alle details van uw account. B.3 Credits (mail-bundels) In het midden van het scherm zijn de verbruiksgegevens (credits = mailbundels). Ook is er hier de knop Credits kopen. Als u hierop klikt, kunt u een nieuwe mail-bundel aanschaffen. 4

5 C. Nieuwsbrieven maken Via het menu aan de linkerzijde navigeert de knop overzicht naar de mogelijkheid om nieuwe nieuwsbrieven op te stellen. Wanneer een nieuwsbrief is aangemaakt, kan deze worden gewijzigd, gekopieerd en/of verwijderd. Zie de illustratie hierboven welke iconen u dient te gebruiken voor het wijzigen, kopieren en/of verwijderen. Stap 1: nieuwe nieuwsbrief maken In het scherm is er de knop Voeg een nieuwsbrief toe. Hiermee wordt een nieuwe nieuwsbrief aangemaakt. Stap 2: onderwerp & template Na klik op de knop Voeg een nieuwsbrief toe verschijnt een scherm waarin het onderwerp kan worden ingevuld en het template-type kan worden gekozen: - Onderwerp: dit is de tekst die verschijnt bij het Onderwerp in de , zie a in de afbeelding op de volgende bladzijde. - Template: selecteer het template dat u wilt gebruiken voor deze nieuwsbrief (soms is er maar 1 aanwezig). Klik op de knop Opslaan. 5

6 Note: De tekst die wordt gebruikt in het Onderwerp van de nieuwsbrief weegt zwaar mee met het wel of niet belanden van de nieuwsbrief in de SPAMboxen. Gebruik geen woorden als gratis, euros, aanbod, geld, korting, discounts, nieuws, nieuw, etc. Gebruik ook geen schreeuwerige hoofdletters en uitroeptekens!!! Stap 3: content-vak toevoegen Hierna verschijnt een scherm met het gekozen template. Dit scherm geeft meerdere opties: b Via de optie klik hier om op deze plaats inhoud toe te voegen kunt u content invoeren (tekst en/of afbeelding). Zie stap 5 en 6 voor meer uitleg. c Via de Preview -knop is te zien hoe de nieuwsbrief er uit gaat zien. d De knop Testen geeft de mogelijkheid om de nieuwsbrief gratis naar vier adressen te versturen. Stuur de nieuwsbrief naar uzelf en bekijk de nieuwsbrief voordat de nieuwsbrief naar het gehele klantenbestand wordt verzonden. Na de test kan de nieuwsbrief nog worden aangepast net zolang tot u helemaal tevreden bent. e Om de nieuwsbrief definitief te verzenden klikt u op de knop Versturen. Dit werkt alleen indien er al een keuze is gemaakt bij q ontvangers. q Klop op de knop bij q en selecteer de gewenste adres-groep. Zie hoofdstuk D voor informatie over ontvangers. 6

7 Stap 4: tekst toevoegen Klik op b in de illustratie als op de vorige bladzijde getoond. Er verschijnt een nieuw scherm: Selecteer Tekst en het volgende scherm verschijnt: f Met het B-icoon is de geselecteerde tekst vet te maken. Met het I-icoon is de geselecteerde tekst schuin te maken (eerst de tekst selecteren en dan op het icoon klikken). 7

8 g Met de lijntjes-knoppen is de geselecteerde tekst uit te lijnen, vanaf links, gecentreerd of vanuit rechts (eerst de tekst selecteren en dan op de knop klikken). h Via de knop met het wereldbolletjes en kettinkje is er een link te maken van een woord en/of tekst: - Selecteer een woord/ tekst, klik op de knop h en een nieuw schermpje verschijnt - Linkttype: URL - Protocol: - URL: - klik op OK i Ondanks dat dit een tekst-editor is, is het toch mogelijk om ook hier een klein plaatje (in GIF of JPG) te plaatsen voor de advanced gebruikers. Gebruik dit alleen voor een knop of een kleine andere afbeelding: - plaats de muis op de plek waar de afbeelding moet komen en klik op icoon i - er verschijnt een nieuw schermpje, klik hier op de knop Kies uw afbeelding, zie j er verschijnt een nieuw scherm waarmee een afbeelding is up te loaden. Zie stap 5 voor uitleg van dit scherm. - wanneer de afbeelding is geupload, dient u nog de gewenste breedte x hoogte in te voeren bij k Echter, gebruik dit niet te vaak, voor het plaatsen van afbeeldingen zie stap 6. Stap 5: variabelen (voornaam, achternaam etc) Het is mogelijk om in de tekst van de nieuwsbrief variabelen te tonen. Denk hierbij aan de voor- en achternaam van de klant. Voornaam klant: u typt in het tekstvak [[voornaam]] en de voornaam zoals deze is ingevoerd zal in de nieuwsbrief van de ontvanger verschijnen (op de plek waar u [[voornaam]] heeft getypt). Achternaam: u typt in het tekstvak [[achternaam]] en de achternaam zoals deze is ingevoerd zal in de nieuwsbrief van de ontvanger verschijnen (op de plek waar u [[achternaam]] heeft getypt). Voor meer mogelijkheden: klik op de knop Variabelen weergeven (zie de afbeelding op de volgende bladzijde) en een vakje klapt open met daarin alle mogelijke variabelen. 8

9 Stap 6: afbeelding toevoegen Klik op b in de illustratie als op bladzijde 6 is getoond. Er verschijnt een nieuw scherm: Selecteer Afbeelding en het volgende scherm verschijnt: l Aan de linkerzijde van het scherm zijn de afbeeldingen te zien die al zijn ge-upload voor deze nieuwsbrief (deze lijst is in het begin vaak leeg). m Klik op de knop m en de gewenste afbeelding kan worden geselecteerd vanuit uw eigen computer of laptop. 9

10 n Klik op de knop Toevoegen Er verschijnt een nieuw scherm (zie de illustratie hieronder) met informatie over de afbeelding (bestandsnaam en hoogte x breedte), er volgt de optie om de afbeelding eventueel kleiner te maken (uiteraard alleen indien nodig) en om de afbeelding daadwerkelijk in de nieuwsbrief te plaatsen: o Klik op de knop o om de afbeelding kleiner te maken (indien nodig): - na klik op de knop o Afbeelding kleiner maken verschijnt de foto - selecteer het kleine vierkantje rechts onderaan de foto (zie rode pijl in de afbeelding hieronder) en verschuif /verklein de foto via het kleine vierkantje naar de gewenste grootte Het blijft raadzaam om de afbeeldingen al van tevoren in de juiste hoogte en breedte (en bij voorkeur op 72 dpi) te maken. Dat komt de laadtijd van de afbeeldingen in de nieuwsbrief altijd ten goede. p Klik op de knop Plaats afbeelding in nieuwsbrief om de afbeelding daadwerkelijk in de nieuwsbrief te plaatsen (dit is overigens altijd achteraf nog te wijzigen, mocht het onverhoopt fout gaan). 10

11 Notes: Alleen afbeeldingen met de extensies GIF of JPG kunnen worden gebruikt in de nieuwsbrieven. Indien uw afbeelding een andere extensie heeft, kunt u deze het beste via een foto-programma als bijvoorbeeld Adobe Photoshop wijzigen in GIF of JPG. Stap 7: testen Om te kijken hoe de nieuwsbrief eruit ziet voordat deze wordt verstuurd, is er de knop Testen. Zie d in de illustratie hieronder. De knop Testen geeft de mogelijkheid om de nieuwsbrief gratis naar vier adressen te versturen. Stuur de nieuwsbrief naar uzelf en bekijk de nieuwsbrief voordat de nieuwsbrief naar het gehele klantenbestand wordt verzonden. Na iedere test kan de nieuwsbrief nog worden aangepast net zolang tot u helemaal tevreden bent. Note: zie bladzijde 6 voor de uitleg van de knoppen b en c. Zie de volgende bladzijde voor uitleg over e. 11

12 Stap 8: versturen Via het groenblauwe menu aan de bovenzijde navigeert knop e versturen naar de mogelijkheid om een nieuwsbrief daadwerkelijk te versturen. Echter, allereerst dienen de ontvangers te worden geselecteerd. Dus klikt u eerst op q ontvangers : hier dient u een vinkje te plaatsen voor de gewenste groep(en) met adressen. Deze groepen en adressen zijn aangemaakt via de knop Contacten (zie hoofdstuk D voor meer informatie). Na klik op knop e versturen dient u allereerst de instructies in het scherm goed te volgen. Zet vinkjes bij de genoemde check-boxen. Wanneer alles goed is ingevuld gaat de verzending van start. Automatisch worden het aantal credits opnieuw berekend. 12

13 D1. Contacten (ontvangers) Via het menu aan de linkerzijde navigeert de knop CONTACTEN naar de mogelijkheid om namen & adressen te wijzigen en toe te voegen. Via de knop contacten volgt een overzicht van alle contacten en is het mogelijk om een contactadres te zoeken. Via de knop Voeg een contact toe is het mogelijk om een contactadres toe te voegen. Via de knop contactgroepen is het mogelijk om groepen aan te maken waarin de contactadressen zijn in te delen. Handig wanneer u bijvoorbeeld alleen een nieusbrief naar alle mannen wilt verzenden ivm een stropdassenactie. De knop adressen importeren geeft de mogelijkheid om een adressenbestand in Excel te importeren. Lees de uitleg op de volgende bladzijde. 13

14 D2. Adressen importeren via Excel De volgende stappen zijn nodig om een bestand te importeren: Stap 1: importbestand maken in Excel Eerst dient er een correct Excel-bestand te worden gemaakt. Dat doe je zo: 1. Open het bestand met Excel 2. Zorg ervoor dat alle contacten op een werkblad staan (anders wordt alleen het eerste werkblad geïmporteerd) 3. De eerste regel moet de kolomnamen bevatten in een vaste volgorde: adres Geslacht Voornaam Tussenvoegsel Achternaam Zie het voorbeeld hieronder: 4. Klik op 'Bestand' en dan 'Opslaan als' 5. Selecteer de optie 'Unicode tekst' en klik op Opslaan Stap 2: Importbestand in Excel importeren 6. Surf naar het online account via en login 7. Kies vanuit het menu aan de linkerzijde de optie adressen importeren 8. Selecteer het gemaakte importbestand via de knop Choose file 9. Selecteer de gewenste contactgroep waarin de contacten geplaatst moeten worden en klik op 'Opslaan' om het importeren te starten Ontdubbelen en filteren Bij het verzenden controleert MiNTMAIL voor het verzenden op: - alle afgemelde adressen worden eruit gefilterd - alle bounced adressen worden eruit gefilterd - etc Zo kunnen er nooit eerder afgemelde, bounced en andere foute e- mailadressen alsnog worden g d! 14

15 E. Statistieken Via het menu aan de linkerzijde navigeert de knop statistieken naar de mogelijkheid om statistieken te bekijken van verzonden nieuwsbrieven. s Selecteer bij s om statistieken te zien van: - Gelezen/ niet gelezen Het aantal gelezen en niet gelezen s. Klik op de link details (zie de rode pijl in de illustratie hierboven die naar deze link details wijst). Dan wordt exact weergegeven welke adressen de nieuwsbrief heeft geopend. Note: Het aantal ongelezen berichten kan helaas sterk afwijken van de werkelijkheid. Een contact komt alleen in de statistieken terug indien deze externe afbeeldingen toestaat of op een link in uw nieuwsbrief geklikt heeft. Er zullen dus altijd meer mensen uw nieuwsbrief hebben gezien dan deze statistieken tonen. - Verstuurd en bounces Het aantal met succes verstuurde s en het aantal niet aangekomen e- mails omdat een adres niet meer bestaat, een typfout heeft etc. 15

16 - Bezoeken van links Het aantal personen dat op een link heeft geklikt in uw nieuwsbrief - Uitschrijvingen Het aantal uitgeschreven contactadressen. Deze personen zullen in de toekomst geen nieuwsbrief meer ontvangen (ze worden dus automatisch uitgeschreven door het systeem). 16

17 F. Spelregels Op het internet is veel (on)zin over het versturen van nieuwsbrieven te vinden. Anti-spam Hieronder een paar spelregels die van belang zijn om ervoor te zorgen dat de nieuwsbrieven zo min als mogelijk in de spam-filters belanden: - het mailen van uitsluitend een afbeelding is niet toegestaan; zorg altijd voor een juiste verhouding tussen plaatjes en tekst - gebruik geen agressieve teksten - gebruik geen tekst in rode kleur - gebruik geen woorden als gratis, euros, aanbod, geld, karting, discount, nieuws, nieuw etc in het Onderwerp van de nieuwsbrief (zie blz 6) - gebruik geen schreeuwerige hoofdletters en uitroeptekens!!! in het Onderwerp van de nieuwsbrief (zie blz 6) - MiNTMAIL (SW) mag niet gebruikt worden voor het versturen van nieuwsbrieven naar: adressen die via derden zijn verkregen of die zijn verzameld via bijvoorbeeld internetpagina s Overige - credits (mail-bundels) worden pas toegevoegd nadat de betaling is ontvangen op de bankrekening van MiNTMAIL (SW). Afhankelijk van de bank kan dit 1 tot 3 dagen duren. Houd daar rekening mee, bestel de gewenste credits op tijd! Advies - houd de nieuwsbrief kort & bondig; behandel bij voorkeur 1 onderwerp per nieuwsbrief - schrijf geen lange lappen tekst; als je veel te vertellen hebt, deel de tekst in alinea s en maak gebruik van veel aantrekkelijke titels en koppen - besteed veel aandacht aan het Onderwerp (zie blz 6), immers deze tekst bepaalt of de ontvanger de nieuwsbrief wel/niet open tom te lezen - gebruik het versturen van online nieuwsbrieven echt voor het vermelden van nieuws of leuks (karting, actie, modeshow etc), gebruik het niet om aanwezig te zijn 17