Stichting Connect International Jaarrapport 2009

Transcriptie

1 Stichting Connect International Jaarrapport 2009

2 Stichting Connect International Jaarrapport 2009

3 Voorbeeld van een Factsheet pagina 2

4 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 3 Voorwoord 5 Samenvatting 7 Terminologie en afkortingen 11 1 De organisatie Algemeen Organisatiestructuur Governance Bestuur Directie Statuten Beleid, procedures en minimum standaarden Afdeling Intern Medewerkers bureau Vrijwilligers Vertegenwoordigers van de Projectlanden Associates Afdeling Extern Fondsenwerving Samenwerking met Nederlandse organisaties en overheden Forums Controleurs Afdeling Partner Het SMART Concept De partnerorganisaties Afdeling R&D Planning & Controle structuur 23 2 Resultaten Nederland Realisatie en planning Analyse Tanzania Algemeen Realisatie en planning Analyse Zambia Algemeen Realisatie en planning Analyse Mozambique Algemeen Realisatie en planning Analyse Filippijnen Algemeen Realisatie en planning Analyse 49 3 De toekomst Algemeen Budget Financieel jaarverslag Bestuursverslag Jaarrekening Balans Stichting Connect International per 31/12/ Baten en Lasten Stichting Connect International per 31/12/ Lastenverdeling Stichting Connect International per 31/12/ Kasstroomoverzicht Stichting Connect International per 31/12/ Toelichtingen op de jaarrekening Algemeen Grondslagen en regels voor het opstellen van de jaarrekening Toelichtingen op de Balans Activa Passiva Toelichtingen op de Staat van Baten en Lasten Baten Lasten Conclusie Staat van Baten en Lasten Overige gegevens Resultaat en resultaatbestemming Bestuursverklaring Accountantsverklaring 70 Annex 1 Overzicht van belangrijke beleidszaken, procedures en minimum kwaliteitsstandaarden voor Connect International 73 Annex 2 Toelichtingen op de Realisatie en planning tabellen 79 colofon teksten & samenstelling Ester Mgina-van Vugt (Connect International) tekeningen Stella Damhuis (Sign-D) foto's Connect International, SHIPO, DAPP, ADPP vormgeving Dick Noordhuizen (Luna 3 Marketingcommunicatie). pagina 3

5 Onze bijdrage aan de Millennium Doelen* Cumulatief sinds begin 2006; bereikte bevolking: mensen. Werkelijk Planning Opheffen armoede en honger Verbetering huishoud inkomsten (%) 7 12 Afname ondervoeding bij onder vijf jarigen (%) 8 14 Land geïrrigeerd met water van gerealiseerde waterpunten (in m 2 ) (schatting) Basisonder wijs voor kinderen Toename in aantal kinderen (jongens + meisjes) met toegang tot een goede kleuter- of basisschool (in leerling plaatsen) Gender ge lijkheid en versterkte vrouwen Toename aantal meisjes met toegang tot een goede basisschool 700 (schatting) 1000 Vermindering lasten onder vrouwen en meisjes 6 12 De kleuren in de tabellen worden bepaald met MONITOR dat onderdeel is van ons PMER systeem (zie Annex 2). Vermin der de kind mortaliteit Verbetering inkomsten van de vrouw (%) 5 (schatting) 9 Afname mortaliteit bij onder vijf jarigen (%) Ziektebe strij ding Afname diarree (%) Afname malaria (%) Afname hoesten en longproblemen (%) Afname HIV/AIDS en andere SOA s (%) 0 0 Afname andere ziektes (%) 4 14 Duurzaam milieu Toename bosaanplant (in Ha) Situatie beoordeling en scores Slecht < 60% Redelijk 60-80% Goed % Toename beschermd land (biodiversiteit) (in Ha) Toename aantal mensen met een hout efficiënte oven Toename aantal mensen met een verbeterd waterpunt Toename aantal mensen met een huishoud waterfilter Toegang aantal mensen met een traditioneel toilet (schatting) 0 Toename aantal mensen met toegang een verbeterd toilet met grote betonnen afdekplaat en handenwas faciliteit * De Verenigde Naties hebben in 2000 de Millenium Development Goals geformuleerd voor onderwerpen als gezondheid, drinkwater, sanitatie en voeding. Doel is om in 2015 wereldwijd het aantal mensen dat niet of onvoldoende goed voorzien was in het jaar 2000 ten aanzien van deze doelen gehalveerd te hebben. pagina 4

6 Voorwoord 2009 is een zware bevalling geweest voor Connect International. We hebben nog harder dan normaal moeten werken om de economische crisis het hoofd te bieden en inkomsten te verwerven. Dat is wel gelukt is, maar de groeicijfers van 2008 (we zijn toen verdubbeld in omvang) zijn natuurlijk niet meer gehaald. De beperkte groei van 2% in 2009 valt ons dus zeker niet tegen. Belangrijker vinden we wat er met het geld is gebeurd en daar kunnen we echt trots op zijn. De leiderschapsproblemen bij SHIPO zijn in 2009 voor een groot deel opgelost. SHIPO heeft een nieuwe lokale directeur aangesteld en op verzoek van het SHIPO Bestuur heeft Connect International er drie ervaren Nederlandse adviseurs gestationeerd. Deze drie adviseurs, die gedurende verschillende perioden bij SHIPO aanwezig zijn geweest, hebben een tegen beperkt salaris uitstekend werk verricht om SHIPO weer terug op de rails te helpen. Zambia en Mozambique vormen wat betreft de kwaliteit en het monitoren van het werk nog steeds een uitdaging, maar er wordt wel duidelijk voortgang geboekt en de geplande output is grotendeels gehaald. De dorpen die geholpen worden blijken daar ook echt baat bij te hebben. Met het TAZAMO programma zijn inmiddels meer dan 1 miljoen begunstigden bereikt. Het einde van 2009 was erg hectisch. Om voor de nieuwe subsidie ronde van BUZA voor de periode in aanmerking te komen, heeft BUZA als eis gesteld, dat organisaties als Allianties een voorstel moesten indienen. Dit heeft in de ontwikkelingssector tot grote veranderingen geleid: iedereen moest opeens intensiever gaan samenwerken. Connect International heeft toen plaats genomen in twee allianties, waarvan er één uiteindelijk helemaal niet doorging en de tweede besloot om met een kleine groep organisaties door te gaan. Zes organisaties werden er eind september, twee maanden voor de deadline, uitgezet, waaronder Connect International. Opeens leek het erop dat we geen toegang meer konden krijgen tot deze subsidie ronde, terwijl Connect International momenteel wel voor ongeveer 60% afhankelijk is van subsidie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. We hebben vervolgens besloten om zelf een alliantie op te zetten en hebben twee enthousiaste, ook kleine, organisaties gevonden, die inhoudelijk heel goed bij het werk en de visie van Connect International aansluiten. Dit zijn de organisaties Rural Energy Foundation (REF) en FACT Foundation. Met ontzettend hard werken, hebben we een naar onze mening goed voorstel kunnen maken voor de eerste ronde van de subsidieaanvraag. Dit voorstel is op 1 december 2009 bij BUZA ingebracht. pagina 5

7 Deze ontwikkeling heeft wel grote gevolgen, nu al, voor ons beleid. We zijn voorzichtiger met het aangaan van nieuwe projecten, die na eind 2010 doorlopen, omdat we nog niet weten of CI daarna gaat overleven. Dit heeft er o.a. toe geleid dat een nieuw project, dat we in Mozambique wilden starten en waarvoor de financiering voor 2010 en 2011 al rond was, hebben moeten afblazen. Het is dus niet alleen de economische crisis die ons parten speelt, maar vooral de onzekerheid over nieuwe financiering van het Ministerie. In 2010 zullen we daarom doorgaan om TAZAMO, ons grootste programma, zo goed mogelijk af ronden (het loopt eind 2010 af) en onze inzet om nieuwe financieringsbronnen te vinden intensiveren. Mocht dat niet lukken en de subsidie van het Ministerie niet doorgaan, dan zal Connect International, noodgedwongen de organisatie moeten afbouwen en mogelijk zelfs stoppen. We zitten dus in een uiterst merkwaardige situatie. De organisatie is in de afgelopen jaren sterk gegroeid en groeit nog steeds goed, waar het de omzet, de structuren en de kwaliteit van het werk betreft. Samen met onze partners vervullen we een voorhoede functie bij het vernieuwen van concepten voor dorpsontwikkeling en de zogenaamde SMART Techs (low-cost water en sanitatie technieken). Het is toch wel wrang te moeten constateren dat het voortbestaan van Connect International nu afhankelijk blijkt te zijn van het toekennen van deze subsidie. Het jaar 2010 zal daarom een uiterst spannend jaar worden. Namens Connect International, onze partnerorganisaties en de eindbegunstigden willen we alle vrijwilligers, betrokkenen en organisaties die ons gesteund hebben van harte bedanken voor het vertrouwen in Connect International en voor hun onmisbare bijdragen aan ons werk in We hopen dat we, zeker in 2010, weer op een ieder mogen rekenen. Namens de Directie Stichting Connect International Voor het aanleggen van watersysteem moet keihard gewerkt worden

8 Samenvatting Indicator* Werkelijk Planning Financiën (gerealiseerd gedurende boekjaar) Baten boekjaar ( ) Lasten boekjaar ( ) Grants verstrekt aan de partners ( ) Lasten Afdeling Partner (% van som besteed aan de doelstelling) 10,2 <20 Lasten Afdeling Extern (fondsenwerverving & externe contacten; % van totale Lasten) 2,1 <5 Lasten Afdeling Intern (% van totale Lasten) 8,9 <9 Lasten Afdeling R&D ( ) Solvabiliteit (% reserves t.o.v. balans totaal) 0 >5 Gemiddelde grant per bereikte begunstigde ( ) 0,52 1,00 Doel (% verbetering in bereikte bevolking) Verbetering huishoudinkomsten 7 12 Afname ondervoeding bij onder vijf jarigen 8 14 Vermindering lasten onder vrouwen en meisjes 6 12 Afname mortaliteit bij onder vijf jarigen Afname diarree Afname malaria Afname hoesten en longproblemen Afname HIV/AIDS en andere SOA s 0 0 Afname andere ziektes 4 14 Outcome (cumulatief sinds begin 2006) Land geïrrigeerd met water van gerealiseerde waterpunten (in m 2 ) (schatting) Mensen met toegang tot een verbeterd waterpunt Mensen met toegang tot een verbeterd toilet + handenwas fac Mensen met toegang tot een traditioneel toilet Kinderen die weer goed konden lopen na verhelpen handicap Huishoudens die actief zijn in VAG s ± Kinderen met toegang tot goed onderwijs pagina 7 Vervolg op volgende pagina.

9 Vervolg van vorige pagina. Indicator Werkelijk Planning Output (cumulatieve aantallen sinds begin 2006) Huishoud survey (aantal begin, midden en eind surveys) Gebouwen (m 2 ) Interne organisatie SMART Bedrijven Eind begunstigden Gecapaciteerde gemeenschapscoach (personen) Gecapaciteerde supervisor (personen) Manuals Fact sheets & tekeningen Gecapaciteerd touwpomp bedrijf (aantal) 11 6 Gecapaciteerd boorteam (aantal) Grondwaterpunt met touwpompen Pijpleiding systeem 10 8 Getrainde waterpunt onderhoudspersoon Micro irrigatiesysteem Huishoud waterfilter Verbeterd huishoud toilet met handenwas faciliteit Traditioneel huishoud toilet Hout efficiënte oven Klaslokaal basis school of kleuterschool 9 6 Klas meubilair (klas) Schoolverbetering (schooljaar) 3 3 Behandeling van gehandicapt kind (operatie en revalidatie) Opleiding studenten (student jaar) 4 4 Boomaanplant (Ha) Areaal watervanggebied beschermd (Ha) Viskwekerijen 8 8 Begunstigden die SMART Dev eerste jaar hebben afgerond Begunstigden die SMART Dev tweede jaar hebben afgerond Begunstigden die SMART Dev derde jaar hebben afgerond * Uitleg over de kleuren en hoe de tabel tot stand is gekomen staat in Annex 2. Financiën De financiële resultaten zijn in 2009 enigszins achtergebleven bij de planning. Slechts 88% van de geplande baten werden daadwerkelijk ontvangen. Hoewel er een terughoudend beleid is gevoerd t.a.v. de uitgaven is deze toch op 93% van de originele planning uitgekomen, resulterend in een negatief resultaat en solvabiliteit. De grants die naar de partners zijn overgemaakt kwamen uit op 87 % t.o.v. de planning, waarmee ook het bedrag per begunstigde lager was dan gepland. Dit gemiddelde wordt verder omlaag gehaald door het feit dat het aantal begunstigden in 2009 verder is toegenomen doordat DAPP in Zambia in een aantal nieuwe districten van start is gegaan. pagina 8

10 De slechte solvabiliteit maakt de organisatie kwetsbaar. Het blijkt moeilijk hier iets aan te doen omdat projectfinancieringen vastliggen. Er blijft geen geld over voor de vrije reserves terwijl vrije donaties noodgedwongen in de projecten (vooral TAZAMO) geïnvesteerd moeten worden om zoveel mogelijk aan de verplichtingen aan de partnerorganisaties te kunnen voldoen. Afhankelijk van de financiering in 2010, zal in overleg met de partners, de planning voor het laatste jaar van TAZAMO mogelijk iets worden bijgesteld, om zo het jaar toch met een positief resultaat te kunnen afronden. Naar verwachting zal Connect International hierbij wel aan de eisen van het ministerie van Buitenlandse Zaken voldoen. De investering per begunstigde is te laag; de geplande 1 euro per begunstigde per jaar wordt niet gehaald. Inmiddels heeft de ervaring geleerd dat hogere investeringen per begunstigde nodig zijn om een duurzame impact te behalen. Niettemin wordt de planning voor output en outcome grotendeels gehaald en is zelfs een deel van de geplande impact gehaald die echter veelal wel bij de planning achterblijft. We weten nu dat met een investering van 2 tot 10 euro per begunstigde per jaar veel meer bereikt kan worden. In toekomstige voorstellen, zoals MFSII, zullen de investeringen per begunstigde dan ook zodanig worden aangepast. De lasten van de afdeling R&D waren hoger dan gepland. Dat is grotendeels het gevolg van aanvullende inkomsten t.b.v. R&D, waartegenover daarom ook verplichtingen en dus ook uitgaven stonden. Doel De doelplanning bestaat uit mijlpalen die gebaseerd zijn op de uiteindelijke planning van de impact indicatoren die aan het einde van het programma behaald moeten zijn. Een aantal impact indicatoren is rood (= niet goed) of oranje (= niet goed genoeg) gemarkeerd. Dat is het geval waar er wel degelijk een positieve verandering heeft plaats gevonden in vergelijking met het begin van het programma., maar minder dan gepland. Ook in vergelijking met 2008 is er vooruitgang geboekt. Waar bijvoorbeeld het percentage voor afname ten aanzien van ondervoeding, mortaliteit bij onder vijf jarigen, en diarree in 2008 respectievelijk nog -5, 4, en 10 procent waren, zijn deze voor , 14 en 14 procent. Bij andere doelindicatoren is er soms een lichte achteruitgang of vooruitgang te zien ten opzichte van Factoren die hierin meespelen verschillen per land. Zo speelt in Mozambique onder andere de beperkte capaciteit van lokale medewerkers een rol en bij SHIPO de nasleep van de problemen in het management van de organisatie die begonnen in Per land zijn de verschillen in behaalde impact ook groot. Bij de landenverantwoordingen in dit jaarrapport worden dit verder toegelicht. Outcome In vergelijking met de planning is bijna alle outcome ruim gehaald Een uitzondering hierop is het lager dan geplande aantal mensen dat zich heeft aangesloten bij een VAG. Dit houdt verband met de beperkte capaciteit en financiële middelen van de partners om grote aantallen VAG s voldoende te begeleiden. Het aantal mensen met toegang tot een goed drinkwaterpunt is hoger dan gepland, maar dit komt voor een deel doordat waterpunten door meer mensen gebruikt worden dan de bedoeling is. Nadelige gevolgen hiervan zijn dat veel mensen toch relatief ver moeten lopen naar een waterpunt, dat er wachttijden ontstaan bij de waterpunten en dat de waterpunten sneller slijten. Het succes van de traditionele latrines heeft zich in 2009 verder voortgezet. Families die geen geld hebben om een betonnen afdekplaat te kopen leggen wel massaal pagina 9

11 traditionele latrines aan met houten afdekplaten; een eerste stap op wat we de sanitatie trap noemen, namelijk van open defecatie naar het gebruik van een simpele latrine. Dat vormt op zich ook een aanloop naar de volgende stap op de ladder: latrines met betonnen afdekplaten, die langer meegaan en hygiënischer zijn. Output De totale output aantallen worden voor de meeste producten gehaald of overschreden terwijl er ook output is die oorspronkelijk niet gepland was. De ontwikkeling van handboeken ligt nog achter op schema, en, vanwege de werkdruk bij de partners geldt hetzelfde voor de training van mensen die de waterpunten moeten onderhouden. De verkoop van huishoud waterfilters loopt achter op de planning, behalve in Tanzania waar het goed loopt. Dit komt waarschijnlijk door de iets grotere financiële speelruimte bij de doelgroep in Tanzania en door de actie die door SHIPO is ondernomen om het filter in de markt te zetten. In ieder geval geeft het aan dat er voor dit filter in Tanzania een enorme markt is. Ten aanzien van de gemeenschapsontwikkelingsactiviteiten moet vermeld worden dat niet alle onderdelen van dit basisconcept in ieder dorp even goed worden uitgevoerd (zie de landenoverzichten en bijbehorende uitleg voor meer details). Met de uiterst beperkt beschikbare capaciteit en financiering. is het moeilijk om alles helemaal goed te doen. Temeer omdat juist de combinatie van het verkrijgen van faciliteiten (hardware) en educatieve activiteiten (software)het programma versterkt: vaak zijn mensen meer bereid om te investeren in bijeenkomsten en discussies als daar ook daadwerkelijk acties uit voortkomen, liefst in combinatie met de bouw van faciliteiten. Zo is er in Tanzania een forse toename in het aantal aanvragen van de gemeenschap voor het opzetten van latrine-slab productie centres in gemeenschappen m.b.v. zogenaamde rotating funds. De voorlichting was succesvol en de mensen willen aan de slag. Maar pas als er voldoende financiële middelen zijn, zullen alle groepen aan bod kunnen komen. pagina 10

12 Terminologie en afkortingen A4All ADPP AI AIDFI Back donors Baten BUZA CBF CI Connect International DAPP dob EFW EVD FACT LAIDFW LSHISS MONITOR MoU NWP Partners Aqua for All Ajuda de Desenvolvimento de Povo para Povo, onze partnerorganisatie in Mozambique Appreciative Inquiry Alternative Indigenous Development Foundation, Inc., onze partnerorganisatie in de Filippijnen De financiers die Connect International financiering verschaffen voor de financiering van haar projecten Wij hanteren de definities van het CBF. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen: baten uit eigen fondsenwerving, baten uit gezamenlijke acties, baten uit acties van derden, subsidies van overheden, baten uit beleggingen, en overige baten. Het Nederlands Ministerie van Buitenlandse Zaken Centraal Bureau Fondsenwerving Stichting Connect International Stichting Connect International Development Aid from people to People, de partnerorganisatie in Zambia dob foundation Eigen fondsenwerving Organisatie voor Internationaal Ondernemen en Samenwerken Fuels from Agriculture in Communal Technology Project voor de aanleg van viskwekerijen door AIDFI in de Filippijnen Lagere school project door SHIPO in Tanzania Monitoring systeem ontwikkeld door Connect International (software, handboeken, systematiek) dat door zowel Connect International zelf als door enkele van onze partners gebruikt wordt. Memorandum of Understanding (meestal in de context van MoU s die we met onze partnerorganisaties afsluiten). Netherlands Water Partnership De partnerorganisaties van Stichting Connect International. pagina 11

13 PERFOR PLHA PMER PRA PTMADP PTMCIN PTMDAP PTMSHI REF SHIPO SMART Techs SOA SURVEY TAZAMO UNDI VAG WEFA Bedrijf dat in Nicaragua handboringen verricht en touwpompen plaatst voor arme boeren. Het is een stichting en onze partnerorganisatie in Nicaragua. People Living with HIV/AIDS Planning, Monitoring, Evaluation and Reporting Participatory Rural Appraisal Het Mozambikaanse deel van TAZAMO, uitgevoerd door ADPP Het Nederlandse deel van TAZAMO, uitgevoerd door Connect International Het Zambiaanse deel van TAZAMO, uitgevoerd door DAPP Het Tanzaniaanse deel van TAZAMO, uitgevoerd door SHIPO Rural Energy Foundation Southern Highlands Participatory Organisation, onze partnerorganisatie in Tanzania Water en sanitatie producten alsmede andere producten die van groot belang zijn voor de gezondheid van arme mensen die betaalbaar en repareerbaar zijn voor de lokale bevolking. Seksueel overdraagbare aandoening Flexibel normatief survey system ontwikkeld door Connect International (software, handboeken, systematiek) dat door zowel Connect International zelf als door enkele van onze partners gebruikt wordt voor zowel interne organisatie als project en programma evaluaties en onderzoeken. Het vijfjarige gemeenschapsontwikkelings programma van Connect International dat sinds 1 januari 2006 uitgevoerd wordt door SHIPO (Tanzania), DAPP (Zambia) en ADPP (Mozambique) United Nations Development Index rank (177 landen) Village Action Group Water Energy and Food Alliance pagina 12

14 1. De organisatie 1.1 Algemeen Ons adres: Jan van Houtkade PE Leiden Tel: Website: Connect International is officieel opgericht op 18 december 1997 en is geregistreerd als een Stichting bij de Kamer van Koophandel Rijnland te Leiden (dossier nummer ). Dit jaarrapport is gecontroleerd en goedgekeurd door Capacc registeraccountants en het Bestuur van Connect International en voldoet aan alle eisen van het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF). In 2009 had Connect International vijf partnerorganisaties. Southern Highlands Participatory Organisation (SHIPO) in Tanzania. Development Aid from people to People Zambia (DAPP) in Zambia Ajuda de Desenvolvimento de Povo para Povo (ADPP) in Mozambique Alternative Indigenous Development Foundation, Inc. (AIDFI) in de Filippijnen. PERFOR in Nicaragua De partnerorganisaties hebben eigen door externe accountantsbureaus goedgekeurde jaarrapporten. Waarom Connect International? Connect International heeft een concept ontwikkeld waarmee lokale gemeenschappen in ontwikkelingslanden op een geïntegreerde en uiterst kosten effectieve en duurzame wijze geholpen kunnen worden om zich aan de ergste armoede te ontworstelen en de Millenniumdoelen te behalen en in stand te houden. We noemen dit het SMART Concept. We ondersteunen onze partners om: (a) dit concept te implementeren, (b) andere organisaties erin te trainen en begeleiden en (c) lokale bedrijven te trainen om betaalbare en duurzame SMART Techs water en sanitatie technieken, te produceren en verkopen. Op deze wijze kunnen we het SMART Concept effectief repliceren en er zoveel mogelijk arme mensen van laten profiteren. Hiermee geven we optimaal invulling aan onze missie. Onze partnerorganisaties vormen hierbij de directe doelgroep van Connect International. Onze Visie Een gelukkige en rechtvaardige wereld zonder armoede. Zolang structurele verbeteringen in een maatschappij nog niet volledig ontwikkeld zijn, zal naar onze inschatting doorlopende ondersteuning van lokale NGO s en bedrijven nodig zijn, die de diensten en faciliteiten bieden die gemeenschappen nodig hebben om structureel boven de armoede grens uit te komen. Dat kan door inzet van het SMART Concept met minimale middelen gerealiseerd worden. pagina 13

15 Onze Missie Duurzame verbetering van de levensstandaard, de gezondheid en het welzijn van arme mensen in ontwikkelingslanden (de uiteindelijke doelgroep) door inzet, via onze partnerorganisaties, van ons unieke integrale SMART Concept voor gemeenschapsontwikkeling in combinatie met goedkope, lokaal geproduceerde water en sanitatie Appropriate Technologies (AT) die we SMART Techs noemen. We geven invulling aan onze Missie door: Het versterken van lokale partnerorganisaties bij de volgende functies: ŪŪ Middels het SMART Concept faciliteren van ontwikkeling in arme gemeenschappen waardoor deze veel Millenniumdoelen kunnen realiseren en in stand houden. ŪŪ Het opzetten en managen van SMART Centres die lokale NGO s, financiële instituten en bedrijven trainen en begeleiden om SMART Techs en andere delen van het SMART Concept te introduceren in hun werkgebieden. Draagvlak vergroten voor goed ontwikkelingswerk in Nederland, door te laten zien dat ontwikkelingswerk samen met lokale gemeenschappen goed, efficiënt, effectief, leuk en enthousiasmerend kan zijn en tot structurele, duurzame resultaten kan leiden. Onze Ambities Autoriteit op het SMART Concept. Zes tot tien lokale partners die het SMART Concept implementeren onder 5 miljoen arme mensen. Tien SMART Centres van waaruit lokale hulporganisaties en bedrijven getraind en begeleid worden om het SMART Concept te implementeren en SMART Techs te introduceren, SMART Techs gepromoot worden en overheden gesteund worden om SMART Techs in hun beleid op te nemen. SMART Concept uitontwikkeld tot een generieke ketenaanpak voor gemeenschapsontwikkeling met een modulaire opbouw dat grootschalig ingezet kan worden. 1.2 Organisatiestructuur Connect International heeft een duidelijke structuur om optimaal invulling te geven aan onze visie, missie en ambities. Er zijn vier afdelingen: Intern (administratie, financiën, logistiek e.d.), Extern (fondsenwerving, externe contacten), R&D (ontwikkeling kwaliteitssystemen, software e.d.) en Partner (capaciteitsopbouw, begeleiding, advisering en financiering van de partnerorganisaties). De organisatie bestaat uit personen die een werkovereenkomst (betaald of als vrijwilliger) met Connect International hebben en zich onderdeel van onze organisatie voelen. Daarbij werken we samen met personen en organisaties die niet direct tot Connect International behoren maar wel een belangrijke functie vervullen in ons werk. pagina 14

16 Interne structuur Bestuur (5 personen) Directie (2 personen) Intern Directeur Operations Manager Program Manager Vrijwilligers Partner Directeur Associates Operations Manager Vertegenwoordigers buitenland Extern Directeur Operations Manager Vrijwilligers R&D Directeur Operations Manager Program Manager Vrijwilligers Externe structuur Forums Partners Financiers Organisaties waarmee we samenwerken Externe relaties Centraal Bureau Fondsenwerving Accountant Partner Begunstigden Extern Intern R&D 1.3 Governance Bestuur Het Bestuur bestond in 2009 aanvankelijk uit vijf leden en uit vier leden gedurende de laatste periode van het jaar (eind 2009 is weer een nieuw Bestuurslid gevonden die in 2010 zal starten). De Bestuursleden hebben geen andere functies of nevenfuncties die in strijd zijn of zouden kunnen zijn met de belangen van Connect International. De regelgeving omtrent het Bestuur en de Bestuursleden is in de statuten vastgelegd en deze voldoet volledig aan de regelgeving van het CBF. De Bestuursleden ontvangen geen enkele vergoeding voor hun Bestuurstaken. Statutair is vastgelegd dat het Bestuur uit vijf tot zeven leden bestaat (tijdelijk mag het Bestuur minder leden hebben). Benoemingen en herbenoemingen geschieden voor een periode van maximaal vijf jaar. Voor procedures ten aanzien van het Bestuur zie Annex 1. In hoofdstuk 4 van dit jaarverslag vindt u het Bestuursverslag waarin het Bestuur verslag doet over de wijze waarop het in 2009 toezicht heeft gehouden op de organisatie en dit denkt voort te zetten in 2010 pagina 15

17 Bestuurslid Hoofdfunctie Relevante nevenfuncties Functies in het dagelijkse leven Datum benoeming en herbenoeming Jeroen van den Brink Voorzitter. Algehele coördinatie en beleid. Geen Projectadviseur bij Senter Novem, verantwoordelijk voor nationale en Europese programma's ter stimulering van innovaties binnen het MKB. Benoemd op 1 januari Komt in aanmerking voor herbenoeming op 1 januari Agith Maas Penningmeester. Toezicht op de financiën en advisering hierover naar de rest van het Bestuur. Geen Agith werkt als senior adviseur Financieel Economische Zaken bij het ministerie van Binnenlandse Zaken. Benoemd op 1 februari Afgetreden op 21 oktober Marianne Thomeer Secretaris. Notuleren Bestuursvergaderingen, tekstaanpassingen, herziening HRM handboek. Geen Gepensioneerd. Was als onderzoeker verbonden aan de Faculteit Sociale Wetenschappen van de Universiteit Leiden. Benoemd op 1 januari Komt in aanmerking voor herbenoeming op 1 januari Wim de Haas Normaal lid. Advisering op het gebied van water en sanitatie Geen Gepensioneerd water en sanitatie deskundige. Doet regelmatig korte uitzendingen voor de PUM. Benoemd op 1 januari Komt in aanmerking voor herbenoeming op 1 januari Diederik de Boer Normaal lid. Advisering ten aanzien van projecten conceptinhoudelijke zaken en contactpersoon naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken Geen Directeur van het Expert Centre voor duurzame bedrijfsontwikkeling in ontwikkelingslanden van de Maastricht School of management (MSM) en Assistent Professor in ontwikkelingseconomie Benoemd op 1 januari Komt in aanmerking voor herbenoeming op 1 januari Het Bestuur houdt toezicht op de organisatie en stuurt deze aan op basis van de kwartaalrapporten die zij aangeleverd krijgt door de directie, aangevuld met toelichting van de directie. Ook komen Bestuursleden van tijd tot tijd naar het kantoor om te praten met medewerkers en vrijwilligers en de financiële boekhouding in te zien en te bespreken. De kwartaalrapporten worden opgesteld als uitvloeisel van onze planning en controle cyclus (zie Annex 1). Gedurende 2009 heeft het Bestuur op basis van de verkregen informatie besluiten genomen die vervolgens zijn uitgevoerd. Het Bestuur heeft aangegeven op basis van de rapportages in grote lijnen tevreden te zijn over de organisatie en de resultaten. Uitzondering hierop is de financiële positie, waarbij vooral de zeer beperkte vrij besteedbare reserves een doorlopende reden tot zorg zijn. De directie stelt dan ook alles in werking om de reserves op te bouwen maar de economische crisis en daaraan verbonden de toenemende moeite om vrij besteedbare reserves te werven heeft de grotere inspanningen op dit gebied teniet gedaan. Voor 2010 is de intentie dan ook om de inspanningen op dit gebied nog verder op te voeren en het aanwezige tekort weg te werken. Afhankelijk van de financiering in 2010, zal in overleg met de partners, de planning voor het laatste jaar van TAZAMO mogelijk iets moeten worden bijgesteld. De relatie tussen de directie en het Bestuur is zeer goed te noemen; er wordt over en weer goed naar elkaar geluisterd en met elkaar gecommuniceerd. De directie stelt zich in dienst van het Bestuur en zorgt ervoor dat het Bestuur voldoende geïnformeerd wordt. pagina 16

18 1.3.2 Directie In 2009 bestond de directie uit Tom de Veer en Ester Mgina-van Vugt. De beide directeuren zijn verantwoordelijk voor uitvoering van het door het Bestuur bepaalde beleid, toezicht op alle activiteiten en aansturing en begeleiding van de medewerkers en vrijwilligers. Ester is verantwoordelijk voor de afdelingen Intern en Partner. Tom is verantwoordelijk voor de afdelingen Extern en R&D. Tom heeft Connect International vertegenwoordigd bij de vergaderingen van het Netherlands Water Partnership (NWP), terwijl Ester Mgina deelnam in de vergaderingen van Partos. De directeuren hebben geen nevenfuncties. De beloning van de directeuren bestaat uit een netto salaris van per maand per persoon. Dit is lager dan in de sector voor beloning van directeuren gebruikelijk is. In de toekomst wil Connect International de beloning voor de directeuren dan ook laten groeien, echter in beperkte mate, omdat we van mening zijn dat een organisatie die werkt voor de armsten in de wereld een terughoudend beleid moet voeren ten aanzien van de salarissen van haar medewerkers Statuten Connect International heeft statuten die geheel voldoen aan de regels van het CBF. In 2009 zijn de statuten ongewijzigd gebleven Beleid, procedures en minimum standaarden Beleid, procedures en minimum standaarden zijn vastgelegd in de kwaliteits- en procedure handboeken. In Annex 1 geven we een overzicht van de belangrijkste beleidszaken, procedures en minimum kwaliteitsstandaarden ten aanzien van zaken als controle op de bestedingen, het goedkeuren van projecten, het begeleiden en evalueren van projecten, partnerbegeleiding, inhoudelijke en financiële verslaglegging door CI en de partnerorganisaties en de controle daarop, fondsenwerving en efficiëntie. Connect International hanteert een aantal procedures die voortvloeien uit het beleid. Het beleid spitst zich toe op de kwaliteit en kosteneffectiviteit van de organisatie en haar governance, de medewerkers en de vrijwilligers, de partners en de projecten, alles passend binnen haar visie en missie. De belangrijkste procedures zijn de governance (inclusief de planning en controle cyclus)procedures, de partnerbegeleiding procedures en de PMER procedures. De procedures zijn veelal uitgewerkt in de handboeken. In 2009 is er veel werk van gemaakt om vooral de planning- en controle cyclus goed uit te voeren. Hierdoor is de begeleiding van en het toezicht op de resultaten van de partners verder verbeterd. Het consequent uitvoeren van alle procedures is echter zeer tijdsintensief. Hierbij is met name het consequent invoeren van de gerealiseerde output in het PMER systeem een uitdaging evenals het bijhouden en gebruiken van het takensysteem. Dit heeft ook te maken met de vereiste discipline die nodig is bij het uitvoeren van de procedures en bij het consequent handelen door medewerkers en vrijwilligers, zaken waar in 2010 verder aan zal worden gewerkt. 1.4 Afdeling Intern De afdeling intern verzorgt de administratie, interne logistiek en de algemene HRM aspecten van de organisatie. Vanwege dit laatste worden in deze paragraaf ook de verschillende soorten medewerkers van Connect International beschreven Medewerkers bureau In 2009 waren er twee vaste bureau medewerkers, Anne-Mieke van Breukelen, de Operations Manager (betaald, in dienst tot en met april 2009), en Gerard Oeters, de Program Manager (vrijwilliger; hij wordt vanwege zijn intensieve inzet, drie dagen per week, en betrokkenheid tot het vaste bureauteam gerekend). Anne-Mieke begeleidde de vrijwilligers, voerde een aantal administratieve bureautaken uit, wierf fondsen bij vooral scholen en stichtingen, en werkte aan kwaliteitssystemen voor het veldwerk van de partners. Gerard heeft als hoofdtaak om de website, die steeds beter bezocht wordt, te onderhouden en uit te breiden. Hij ondersteunt daarnaast een aantal bureautaken. pagina 17

19 1.4.2 Vrijwilligers De vrijwilligers zijn deels mensen die zich op individuele basis inzetten voor het werk van Connect International en deels mensen die met of vanuit hun bedrijf ondersteuning bieden. Zij verrichten een veelheid aan werkzaamheden. In 2009 waren hiervan de voornaamste: onderhoud van de website, computer netwerk beheer, ontwikkeling van het PMER systeem (vooral het SPSS deel ervan), financiële administratie, ontwikkeling van factsheets en tekeningen voor zelfinstructie in dorpen, lay-out van nieuwsbrieven, factsheets en jaarrapport. Vrijwilligers tekenen een contract met Connect International, waarin rechten, plichten, taken en andere afspraken zijn vastgelegd Vertegenwoordigers van de Projectlanden In 2009 waren er negen vertegenwoordigers werkzaam bij onze partner organisaties in het buitenland: John de Wolf, later opgevolgd door Rik Haanen, Tanzania: ondersteunt SHIPO bij technische zaken, trainingen en opzet SMART Tech Centre. Jan van den Top, Tanzania: adviseeert het management van SHIPO. Dinie Nijssen: ondersteunt op vrijwillige basis het departement voor gemeenschapsontwikkeling bij SHIPO Elise Soerensen, Zambia: begeleidt DAPP (zij is in dienst van het Humana netwerk; CI draagt bij aan haar salaris). Else-Marie Fogtman, Mozambique: begeleidt ADPP Itoculo (zij is in dienst van het Humana netwerk, CI draagt bij aan haar salaris). Gian Borba, Mozambique: doet mee aan het waterfilter onderzoek en ondersteunt het Ricatla project. Louis Oliveira, Mozambique: begeleidt op vrijwillige basis ADPP Itoculo bij activiteiten voor gemeenschapsontwikkeling en werkt aan de ontwikkeling van factsheets Auke Idzenga, Filippijnen: begeleidt AIDFI (hij is in dienst van AIDFI, krijgt geen salaris van CI) Associates Een aantal opdrachten (workshops/trainingen) binnen het TAZAMO programma zijn uitgevoerd door consultants. Deze consultants worden Associates genoemd omdat Connect International regelmatig met hen samenwerkt en zij ook door het jaar heen - deels op vrijwillige basis - betrokken zijn bij onze activiteiten. In 2009 is veel samengewerkt met Associates die expertise hebben op het gebied van SMART Techs en in het kader daarvan trainingen hebben verzorgd voor lokale medewerkers en bedrijfjes die de boringen uitvoeren en touwpompen produceren in Tanzania, Zambia, en Mozambique. 1.5 Afdeling Extern De afdeling extern verzorgt de fondsenwerving alsmede onze externe contacten Fondsenwerving Bij de fondsenwerving wordt een doelgroepbeleid gehanteerd. Ieder jaar wordt er bepaald wat we aan baten nodig denken te hebben, op welke groepen financiers we ons daarvoor richten en welke doelstellingen en strategieën we per doelgroep hanteren (zie onderstaand schema). Hieraan ten grondslag ligt het streven (en beleid) een te grote afhankelijkheid van één financier of één soort financiers te vermijden en een pagina 18

20 Onze associate, Henk Holtslag geeft een training in pompproductie En hier het resultaat

21 brede steun van het Nederlandse publiek te zoeken. Dit gaat verder dan alleen fondsenwerving; CI wil er zeker van zijn dat de Nederlanders achter haar werk staan en als zodanig ook daaraan bijdragen, middels donaties, actieve fondsenwerving en vrijwilligerswerk). Zie ook Annex 1. Connect International heeft de naam Connect omdat wij onze financiers willen betrekken bij de projecten. Financiers kunnen dan ook rekenen op een goede verantwoording over de projecten via de website en voortgangsrapportages. Daarnaast informeren we de financiers ook via onze tweejaarlijkse nieuwsbrieven. Financiers zijn ook welkom om zelf een bezoek te brengen aan een project, contact te onderhouden met de partners etc. Onderstaande Tabel geeft een overzicht van de fondsenwerving strategieën en methoden die we per doelgroep in 2009 toegepast hebben. De fondsenwerving resultaten versus doelstellingen en een analyse van de behaalde resultaten t.o.v. de planning worden gepresenteerd in Hoofdstuk 2. CBF Baten groep Doelgroep Strategieën en methodieken Eigen fondsenwerving (EFW) Derden Particulieren Vermogensfondsen Scholen Bedrijven (=sponsoring) Professionele stichtingen en organisaties op het gebied van financiering ontwikkelingshulp Werving van vaste donateurs tijdens buiten evenementen en via de nieuwsbrief. Van vaste donateurs (100 in 2009) incasseren we hun donatie maandelijks (gemiddeld 5 euro/donateur) via de ING bank. Twee keer per jaar een hard copy nieuwsbrief sturen aan onze contacten (veelal mensen en organisaties die ooit gedoneerd hebben) Website met nieuws items, webshop, projectverantwoordingen, een vacature site voor vrijwilligers, e.d. Zoeken naar nieuwe vermogensfondsen en de fondsen waar we contact mee hebben zo vaak mogelijk projectvoorstellen sturen ter financiering. Benaderen van scholen (en er presentaties geven) om actie te gaan voeren voor een project. Actie X-treme Village Make-over - Nederlandse scholen voeren actie voor dorpen in Tanzania en de dorpen gaan met elkaar in competitie om de meeste ontwikkeling te realiseren met de ontvangen steun (hiervoor is in 2009 ook EU financiering aangevraagd, hetgeen helaas niet gelukt is). Benaderen van kleine bedrijven voor sponsoring. Heeft in 2009 wegens tijdgebrek nauwelijks aandacht gekregen. Particulieren en groepen die actie willen voeren voor onze water en sanitatie projecten (vaak ook service clubs). Deze bedragen werden verdubbeld door A4All. Doorlopend kleine projectvoorstellen sturen naar stichtingen e.d. Samenwerking met de organisatie AKVO die via hun website fondsen werft voor kleine water en sanitatie projecten. Overheden Overheden (EU, BUZA) Inzetten op de grote subsidieregelingen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (nu nog TMF financiering; in 2010 zullen we inschrijven op de MFSII subsidie voor de periode ). Regelmatig voorstellen indienen bij EU subsidie rondes, zoveel mogelijk in consortium met andere partijen om zo meer kans van slagen te hebben. De focus is op de Water Facility Call s en de Calls for micro projects. Inzetten op andere overheidssubsidies zoals die van Partners voor Water. Beleggingen en rente N.V.T. Stortingen op onze rekeningen worden zoveel mogelijk op spaarrekeningen zonder beperkingen gezet. Overig N.V.T Geen Samenwerking met Nederlandse organisaties en overheden Connect International werkte in 2009 intensief samen met andere organisaties, zoals Humana, A4All, het End of Poverty netwerk, ICCO en AKVO en steeds meer ook met het Ministerie van Buitenlandse Zaken. De samenwerking bestond uit financiering van projecten, gezamenlijke fondsenwerving, kennisuitwisseling, en advisering en feedback op beleidszaken door Connect International. Daarnaast ontving Connect International financiering van de Turing Foundation, SK Foundation, NUFFIC, Stichting Heijmerink, Stichting Endelea, Stichting Kahama, de 1% club, meerdere basis- en middelbare scholen en giften van particulieren. pagina 20

22 In 2009 is tijdens het Wereld Water Forum in Istanbul het idee voor het 300in6 initiatief tot stand gekomen. Het initiatief heeft tot doel om in 6 jaar tijd 300 miljoen mensen van veilig drinkwater te voorzien. Connect International ondersteunt dit initiatief. Meer informatie is te vinden op de website van 300in6 (300in6.org) Forums Connect International is lid van Partos, ÉÉN en het Netherlands Water Partnership (NWP). Partos is een branchevereniging voor Nederlandse particuliere organisaties actief in de internationale samenwerking. ÉÉN is een lobby forum om armoede aan de kaak te stellen bij overheid, internationale instellingen en publiek. Het NWP is een netwerkorganisatie die opereert als onafhankelijk coördinatie- en informatiepunt voor de Nederlandse watersector en die binnen deze sector samenwerking stimuleert Controleurs Het werk van Connect International wordt in eerste instantie gecontroleerd en bijgestuurd door het Bestuur, de Directie en (betaalde en onbetaalde) medewerkers van Connect International. Daarnaast treden de financiers en donateurs ook op als controleurs door het kritisch volgen van de projectresultaten. Officieel wordt CI gecontroleerd door: Capacc registeraccountants Capacc voert de accountantscontrole uit op de jaarrekening en geeft naar aanleiding daarvan een accountantsverklaring af. Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) Connect International heeft de Verklaring van Geen Bezwaar van het CBF. 1.6 Afdeling Partner De afdeling Partner richt zich op de selectie, begeleiding en controle van de partnerorganisaties en de projecten die zij uitvoeren. Voor de samenwerking met onze partnerorganisaties heeft Connect International het SMART Concept ontwikkeld dat een optimale invulling geeft aan onze visie en missie. Dit concept gaat uit van en bouwt voort op de zelfwerkzaamheid, motivatie en capaciteit van de betrokken partijen, inclusief de uiteindelijke doelgroep: arme mensen in vooral rurale streken in ontwikkelingslanden. Deze kunnen hierdoor effectief ondersteund worden bij het behalen van zoveel mogelijk Millenniumdoelen, zoals goed drinkwater, sanitatie, onderwijs en voeding Het SMART Concept SMART Partner omvat de methodiek en procedures die Connect International gebruikt voor het selecteren, versterken, monitoren en controleren van de lokale partnerorganisaties. Het versterkingsproces omvat een intake, een zelf-analyse door de organisatie, het opstellen van organisatie ontwikkelingsplan, en de uitvoering daarvan. Daarbij wordt de organisatie voordurend getraind en begeleid, deels door CI vertegenwoordigers die bij de partner gestationeerd zijn en deels door de medewerkers in Nederland. SMART Partner beschikt ook over methodieken en procedures voor het monitoren en controleren van de partners en generieke Memorandums of Understanding met de partners. SMART Dev standaard proces van activiteiten in ieder dorp. Onderdelen hiervan zijn: zelf analyse door de gemeenschap, huishoud surveys, dorpsontwikkeling planning, training en begeleiding van dorpsleiders, dorpscomités en huishoudgroepen. De begunstigden nemen zelf alle beslissingen en doen alles zelf wat ze zelf kunnen doen. pagina 21

23 SMART Tech omvat de Training en begeleiding van lokale bedrijven zodat zij op commerciële basis SMART Tecs kunnen produceren die goedkoop zijn en gemakkelijk te onderhouden, met lokaal beschikbare kennis en materialen. Voorbeelden: touwpomp, rota-sludge handboren, simpele verbeterde latrines, goedkope irrigatietechnieken, en dergelijke. SMART Org is gericht op de opbouw en versterking van de interne organisatie. Naast software en handboeken voor de financiën, project data en impact metingen, behelst het ook kwaliteitssystemen, training en begeleiding ten aanzien van monitoring, verantwoording aan financiers, logistiek en dergelijke. SMART Project bestaat uit de begeleiding door verschillende actoren (veldwerkers, community coaches, technici) van dorpsprojecten (schoolbouw en verbetering, aanleg waterpunten, bouw latrines, etc.). Voor ieder type project worden training curriculums, implementatie handboeken en monitoring lijsten gemaakt. In de handboeken worden de taken per actor beschreven. Schematisch ziet de keten van het SMART Concept er als volgt uit: SMART Concept Connect International R & D Intern Extern Partner SMART Partner / Org / Financiering SMART Tech / Org Partners R & D Intern, verantwoording, fondsenwerving Infrastructuur Gemeenschapsontwikkeling SMART Dev / Project / credits & subsidies Bedrijf SMART Tech productie Marketing + distributie Interne organisatie SMART Tech verkoop, training, reparatie Gemeenschap Bestuur Dorpsorganisaties Huishoudgroepen Micro projecten Voor een uitgebreider uiteenzetting van het SMART Concept verwijzen we graag naar onze website. pagina 22

24 1.6.2 De partnerorganisaties In 2009 werkte Connect International samen met 5 partnerorganisaties: SHIPO in Tanzania. Connect International heeft SHIPO helpen oprichten in 2001 en heeft sinds die tijd een intensief samenwerkingsverband met SHIPO. In 2009 waren er een groot deel van het jaar drie Connect International vertegenwoordiger gestationeerd bij SHIPO om deze partner weer op de rails te helpen na een moeilijke periode met een disfunctionerende Tanzaniaanse directeur (Deze is in 2009 door het SHIPO Bestuur vervangen door een oud gediende, waarna de rust weer terug keerde). CI investeert in de opbouw en versterking van organisaties en financiert veel projecten (o.a. TAZAMO Tanzania). DAPP in Zambia. Met DAPP Zambia werkt CI sinds begin 2006 samen in het kader van TAZAMO. Bij DAPP Zambia zijn Deense vertegenwoordigers gedetacheerd van het internationale Humana netwerk waartoe DAPP Zambia behoort. DAPP Zambia implementeert TAZAMO Zambia in een reeks districten. ADPP in Mozambique. Met ADPP Mozambique werkt CI ook sinds begin 2006 samen in het kader van TAZAMO in Nampula Province, in het noorden van het land. Ook bij ADPP Mozambique zijn Deense vertegenwoordigers gedetacheerd van het Humana netwerk. AIDFI in de Filippijnen. AIDFI is een lokale NGO die betaalbare en op hun omstandigheden toegesneden landbouw- en waterapparatuur voor arme dorpelingen ontwikkelt en produceert. AIDFI legt samen met de dorpen ook watersystemen aan, waarbij vaak gebruik wordt gemaakt van de door AIDFI ontwikkelde goedkope RAM pomp. De bij AIDFI werkende Nederlander treedt tevens op als vertegenwoordiger van CI. PERFOR in Nicaragua. PERFOR is een bedrijf dat bij arme boeren waterputten met touwpompen realiseert voor drinkwatervoorziening en irrigatie. PERFOR werkt commercieel, maar wel voor de armsten in het land. Het bedrijf ontwikkelt ook nieuwe boortechnieken die voor ons werk in Afrika zeer interessant zijn. 1.7 Afdeling R&D De afdeling R&D ontwikkelt alle nieuwe kwaliteitssystemen, software (PMER systeem) en procedures. Ook de consultancies die Connect International uitvoert vallen voorlopig onder deze afdeling. De activiteiten moeten altijd budgettair gedekt zijn door gefinancierde projecten, zoals bijvoorbeeld TAZAMO dat een deelbudget heeft voor de ontwikkeling van kwaliteitssystemen. Uiteraard gebeurt de R&D zo goed als altijd in intensieve samenwerking met de partners die veelal ook de gebruikers zijn van de resultaten ervan. Onderdelen van het proces zijn het testen in het veld en het geven van feedback door de partners op de ontwikkelde producten. De afdeling R&D ontwikkeld daarbij vooral de generieke systemen die in het veld op maat gesneden worden door de partners, waarbij de Connect International vertegenwoordigers doorgaans veel input geven. 1.8 Planning & Controle structuur Connect International gebruikt de Plan Do Check Act cyclus als besturingsmodel. Dit model wordt ook wel het Deming wiel genoemd. De vier logisch opeenvolgende en repeterende stappen (Plan, Do, Check en Act) worden toegepast om de organisatie continue te kunnen verbeteren door de planning, uitvoering, rapportages en overlegmomenten in de pagina 23

25 organisatie structureel en doorlopend aan elkaar te koppelen. De directie van Connect International en het management van de partnerorganisaties maken ieder hun eigen planning waarvan zij, ieder binnen de eigen organisatie, de voortgang bewaken en zo nodig bijsturen middels dit model. Connect International wordt door de partnerorganisaties tevens geïnformeerd over hun planning, houdt toezicht op hun voortgang, adviseert en neemt, indien nodig maatregelen zoals het aanbieden van training en begeleiding, waar nodig in combinatie met uitstel van betalingen totdat afgesproken en gecontracteerde acties voldoende zijn uitgevoerd. Als onderdeel van de cyclus worden er standaard periodieke, jaarlijkse en kwartaal activiteiten ondernomen. Bij elk van de organisaties wordt de cyclus nader uitgewerkt, zodat een planning ontstaat van maandelijks, wekelijks en dagelijks uit te voeren activiteiten, waarbij de organisaties geleid worden door de eigen werkprocedures. Connect International heeft volgens het Deming wiel model een stelsel van procedures opgezet. Deze zorgen ervoor dat de middelen effectief en efficiënt worden besteed, de resultaten van activiteiten en projecten doorlopend worden geëvalueerd en verantwoord, en dat ook de procedures zelf doorlopend geëvalueerd en aangepast worden. De procedures stellen ons dus in staat optimaal te leren en de organisatie doorlopend te verbeteren. Ze zijn vastgelegd in verschillende handboeken (onder andere onze HRM, PMER en administratie handboeken). In 2010 willen we het ISO9001 traject gaan doorlopen. Als onderdeel daarvan zullen alle procedures worden vastgelegd in één procedure handboek. Zie Annex 1 voor onder andere een overzicht van onze belangrijkste huidige procedures. Centraal in de planning & controle structuur staat dat zowel Connect International als haar partners doorlopend hun financiële boekhouding, output, outcome en zoveel mogelijk ook de gerealiseerde impact meten, analyseren en daarover rapporteren. De financiën worden vastgelegd en geanalyseerd in professionele financiële software pakketten. Output, outcome and impact data worden door Connect International en enkele van onze partners (SHIPO, en deels ADPP en DAPP) gemeten, vastgelegd en geanalyseerd met ons PMER 1 systeem. In hoeverre het PMER systeem leidt tot een representatieve weergave van de werkelijke situatie is nog moeilijk te beoordelen. Ten aanzien van de gemeten aantallen output en outcome denken we over het algemeen redelijk in de buurt van de werkelijkheid te zitten, omdat hierbij vaak verschillende controle mechanismen gehanteerd worden. Ten aanzien van de kwaliteit en het gebruik van de output heeft het PMER systeem goed ontwikkelde indicatoren. Maar deze worden nog niet altijd volledig en/of consequent gemeten. Daarom worden de scores uit het PMER systeem aangevuld met persoonlijke waarnemingen in het veld. Met andere woorden: het systeem is nog niet volledig operationeel en nog onvoldoende objectief. We zijn druk bezig om dit verder te verbeteren. 1 PMER staat voor Planning, Monitoring, Evaluation and Reporting. Zie onze website voor verdere uitleg over ons PMER systeem: smartmodules/smart-org/info. pagina 24