SIMUATIE VAN EEN CONTAMINATIE VAN LEVENSMIDDELEN: TRACERING IN DE KETEN VAN DE CONSUMPTIEAARDAPPELEN EN HET AARDAPPELPOOTGOED

Transcriptie

1 Federaal agentschap voor de veiligheid van de voedselketen evaluatieverslag van een crisisoefening SIMUATIE VAN EEN CONTAMINATIE VAN LEVENSMIDDELEN: TRACERING IN DE KETEN VAN DE CONSUMPTIEAARDAPPELEN EN HET AARDAPPELPOOTGOED datum: versie: nr. 1.2 opgesteld door: Nathalie De Jaeger bijlagen: 2 versie datum datum reden voor de wijziging - commentaar versie validatie gevalideerd door: initiële versie Philippe Houdart wijzigingen na vertaling Philippe Houdart wijziging na herlezing Gil Houins Bestemmelingen van het verslag - Gedelegeerd bestuurder - DG controle - DG controlebeleid - de diverse sectoren van de keten aardappelen - Afkortingen - DCPB: dienst crisispreventie en crisisbeheer - NOE: nationale opsporingseenheid - OCI: certificerings- en keuringsinstelling - PCE: provinciale controle-eenheid Evaluatie van de traceringsoefening in de keten aardappelen blz. 1 van 14

2 Inhoudstafel 1. Context en samenvatting van het scenario Voorbereiding van de oefening Binnen het FAVV Naar de operatoren Verloop van het eerste gedeelte van de oefening in de keten van de consumptieaardappelen Omkadering van de oefening Algemeen Informatie-uitwisseling tussen de verschillende diensten van het Agentschap Tracering STROOMOPWAARTS Resultaten van de tracering Deelnemingsgraad en reactiviteit van de operatoren Kwaliteit van de afgeleverde gegevens Besluit van de tracering stroomopwaarts Tracering STROOMAFWAARTS Start van de oefening Resultaat van de tracering Deelnemingsgraad en reactiviteit van de operatoren Kwaliteit van de afgeleverde gegevens Doorsturen van de gegevens aan de klanten Besluit van de tracering stroomafwaarts Verloop van het tweede gedeelte van de oefening in de keten van het aardappelpootgoed Omkadering van de oefening Tracering Vaststellingen op het terrein Besluit van de tracering Algemeen besluit van de oefening en vooruitzichten Aanbevelingen Voor het FAVV Voor de sector Evaluatie van de traceringsoefening in de keten aardappelen blz. 2 van 14

3 1. Context en samenvatting van het scenario De traceringsoefening die de dienst crisispreventie en crisisbeheer (DCPB) van het FAVV georganiseerd heeft, had als onderwerp de tracering in de ketens van de consumptieaardappelen en het aardappelpootgoed. Het betrof de derde oefening van die aard sinds het verschijnen van het koninklijk besluit van 14 november 2003 betreffende de autocontrole, de meldingsplicht en de traceerbaarheid in levensmiddelen, maar de eerste in de plantaardige keten. De vorige oefeningen, in januari 2008 en 2010, hadden betrekking op de ketens van het varkensvlees, respectievelijk het pluimveevlees. De oefening is in twee delen verlopen: - Een eerste deel was gericht op de volksgezondheid met een tracering in de bedrijfskolom van de consumptieaardappelen naar aanleiding van een chemische contaminant, gevonden in meerdere partijen aardappelen in de distributie. - De tracering stroomopwaarts tot de oorsprong van de besmetting (de producent van de consumptieaardappelen) werd uitgevoerd door het Agentschap. - De daaropvolgende tracering stroomafwaarts werd door de betrokken operatoren van de besmette partijen uitgevoerd, waarbij er autonoom van operator naar operator gegaan werd, zonder tussenkomst van het Agentschap. Dit eerste deel vond plaats van 22 tot 26 oktober Vijf loten gekocht in 5 verschillende handelszaken in 5 provincies werden als fictief gecontamineerd beschouwd. De DCPB coördineerde de oefening en de meeste provinciale controle-eenheden (PCE's) van het FAVV waren betrokken in de afwikkeling ervan. De oefening gebeurde in real time en operatoren uit het ganse land waren betrokken. - Het tweede deel was gericht op de fytosanitaire gezondheid, met een tracering stroomopwaarts in de keten van het aardappelpootgoed n.a.v. het fictief ontdekken van een quarantaineorganisme in consumptieaardappelen bestemd voor export. Het Agentschap voerde de tracering uit. Dit deel van de oefening vond plaats van 19 tot 23 november Uitgangspunt was één enkele fictief besmette partij aardappelen. Dit luik werd gespeeld door de Nationale opsporingseenheid (NOE); de andere diensten van het Agentschap waren maar weinig betrokken. Het volledige scenario van de oefening is te vinden in het bijgevoegde document: "Traceringsoefening in de fytosanitaire sector". De oefening beoogde in de eerste plaats het oefenen van alle betrokken actoren, alsook het sensibiliseren van de operatoren omtrent het belang van een doeltreffende traceerbaarheid en het evalueren van het vermogen van de betrokken sectoren om een degelijke tracering stroomafwaarts of stroomopwaarts uit te voeren. Daarnaast wou de DCPB zijn ervaring vergroten op het vlak van het organiseren en omkaderen van dit soort activiteiten zodat een doeltreffend beheer van een crisis waarbij een dergelijke tracering nodig is gegarandeerd kan worden. Op basis van de vorige oefeningen had de DCPB immers instructies en richtlijnen uitgewerkt om de tracering ingeval van een crisis te begeleiden. Deze instructies en richtlijnen werden nu getest. Tenslotte werd ook de werkwijze getest waarop de DCPB de informatie en de stroom aan gegevensuitwisseling tussen de verschillende betrokken diensten beheert, zowel op het hoofdbestuur als in de PCE's. Evaluatie van de traceringsoefening in de keten aardappelen blz. 3 van 14

4 Er moet bij het lezen van deze evaluatie rekening mee gehouden worden dat, in tegenstelling tot een reële crisis, de juistheid van alle van de operatoren ontvangen info (aantal betrokken klanten, aard van de partijen, opslag en getraceerde hoeveelheid) enkel gecontroleerd werd bij de tracering stroomopwaarts; deze werd door de PCE s systematisch op het terrein opgevolgd. Bij de tracering stroomafwaarts werden enkel de gegevens van een aantal operatoren gecontroleerd. Er zijn bijgevolg in deze evaluatie geen resultaten opgenomen over getraceerde, opgeslagen of door de consument gekochte hoeveelheden. De evaluatie van deze oefening geeft wel informatie over de deelname door de sector, hun vermogen om producten te traceren en de responstermijn en geeft denkpistes om deze capaciteit te verbeteren en de gegevensuitwisseling daaromtrent beter te omkaderen. 2. Voorbereiding van de oefening 2.1. Binnen het FAVV De oefening heeft een aantal praktische problemen aan het licht gebracht die een bijzondere aandacht vergen. - Het opmaken en installeren van de generieke mailboxen, die door de PCE's en de DCPB gebruikt worden, vraagt enkele dagen werk; hiermee moet in de toekomst rekening gehouden worden. - Net als bij de vorige oefeningen, is vastgesteld dat de verschillende diensten voor het opslaan van gegevens volledig afhangen van de servers. Voor elke dienst kan het dus zeer nuttig zijn een dagelijkse back-up van de relevante bestanden op een externe harde schijf te maken, bijv. voor het geval het informaticanetwerk uitvalt ingeval van een incident. Om het Agentschap zo goed mogelijk voor te bereiden op een incident, zou idealiter de coördinator van de oefening in elke PCE de lokale crisiscoördinator moeten geweest zijn. Deze had zijn dagelijkse werk moeten delegeren, zodat hij zich ten volle aan de oefening had kunnen wijden. Dit is niet steeds gebeurd. Ondanks het feit dat de oefening en de bijbehorende documenten in de infosessies aan de PCE-hoofden, de sectorhoofden primaire productie en de sectorhoofden distributie voorgesteld werden en dat alle documentatie eveneens op het intranet geplaatst werd, hebben sommige medewerkers van het FAVV gesignaleerd dat de informatie, die ze verkregen omtrent de oefening en het gebruik van de documenten, onvoldoende was. Bij de voorbereiding van de volgende oefening moet er worden op toegezien dat de informatie verspreid wordt onder alle personen die kunnen deelnemen aan de uitvoering van de oefening Naar de operatoren De datum van de oefening werd op voorhand via een persbericht aangekondigd in de gespecialiseerde pers en het draaiboek van de oefening werd aan de sectororganisaties voorgesteld. Bovendien werd een internetpagina met het draaiboek, de verschillende richtlijnen voor de oefening en het telefoonnummer en adres van het meldpunt on-line geplaatst. Het is niet geweten hoeveel maal deze pagina geconsulteerd werd. Er werd maar weinig beroep gedaan op het meldpunt dat ter beschikking werd gesteld van de operatoren om hen te helpen. Evaluatie van de traceringsoefening in de keten aardappelen blz. 4 van 14

5 3. Verloop van het eerste gedeelte van de oefening in de keten van de consumptieaardappelen De oefening is begonnen met de tracering van 5 partijen aardappelen van Belgische oorsprong die als fictief besmette partijen beschouwd werden. Deze werden aangekocht in 5 verschillende handelszaken, telkens één in de provincies Namen, Luxemburg, Brussel, Vlaams-Brabant en Limburg. Schema 1: opeenvolgende operatoren die deelnemen aan de tracering in de keten van de consumptieaardappelen 3.1. Omkadering van de oefening Algemeen De samenwerking tussen de PCE's en het hoofdbestuur werd door alle deelnemers als positief en doeltreffend beoordeeld. De oefening heeft meer dan 75 personeelsleden in het Agentschap gemobiliseerd; deze hebben in totaal 370 uren gespendeerd om de oefening in goede banen te leiden, zonder daarbij de voorbereiding en de evaluatie in rekening te brengen. Deze cijfers tonen duidelijk het belang aan dat het FAVV hecht aan dit soort van oefening. Bovendien is het belangrijk om weten dat er in de oefening voor de tracering stroomafwaarts geen controle op het terrein werd uitgevoerd. Bij een reëel incident gebeurt dit wel, wat een belangrijke verhoging van de werklast voor de PCE s zou meebrengen. Ook de DCPB moet dan, naast het opvolgen van de tracering, andere activiteiten uitwerken of coördineren om het incident te beheren. Binnen de DCPB waren de taken in de week voorafgaand aan de oefening verdeeld, zonder dat dit problemen heeft gesteld. Op het hoofdbestuur werd dagelijks een briefing georganiseerd met de betrokken diensten, volgens hetzelfde principe als gebruikelijk tijdens het beheer van een incident. Binnen de PCE's heeft de samenwerking tussen de verschillende sectoren (primaire productie, transformatie en distributie) en de omkadering van de oefening geen probleem gesteld. Het belang van dagelijkse briefings op lokaal vlak werd benadrukt zodat iedere persoon die bij het beheer van de oefening betrokken was, op de hoogte bleef van de stand van zaken. Als algemene opmerking voor alle deelnemers van het FAVV kan gesteld worden dat het feit dat het een oefening betrof op bepaalde momenten met zich meebracht dat er te weinig aandacht werd besteed aan de controle van de ontvangen en geregistreerde gegevens. Evaluatie van de traceringsoefening in de keten aardappelen blz. 5 van 14

6 Informatie-uitwisseling tussen de verschillende diensten van het Agentschap Tijdens de oefening gold als richtlijn dat, eens in een enquête een operator van een andere PCE gevonden werd, de coördinator van de PCE onmiddellijk zijn homoloog in de betrokken PCE op de hoogte diende te brengen en de informatie diende over te maken zodat deze laatste de enquête kon verder zetten. De DCPB moest in CC staan van de verstuurde mails zodat de gegevensstroom kon worden gevolgd. De overzichtstabel moest iedere dag om 10h door de PCE's aan de DCPB worden gestuurd. Deze manier van overdracht van informatie verschilde van wat in eerdere oefeningen werd getest. Voorheen werden de gegevens namelijk systematisch bij de DCPB gecentraliseerd; de DCPB was dan belast met het laten doorstromen van de informatie naar de diensten en de betrokken PCE's. De nieuwe, nu geteste methodiek resulteerde in een vlotter doorstromen van de informatie en een vlotter verloop van de oefening doordat de PCE's minder afhankelijk waren van de DCPB voor het beheer van hun activiteiten. Bij een incident maakt deze methodiek het de PCE en de DCPB, mogelijk om meer tijd te besteden aan de andere activiteiten die zij moeten uitvoeren en coördineren. Op basis van de resultaten van die oefening zal de informatieoverdracht tussen de betrokken diensten bij het beheer van een incident geformaliseerd worden in een interne crisisprocedure Tracering STROOMOPWAARTS De tracering stroomopwaarts naar de besmettingsbron werd vanaf de start van de oefening op 22 oktober 2012 begeleid door de PCE's. Alle door de operatoren afgeleverde traceringsgegevens werden op het terrein gecontroleerd door controleurs/inspecteurs Resultaten van de tracering De producenten van vier van de vijf fictief besmette partijen konden worden geïdentificeerd in de tracering. De tracering van het vijfde lot werd halverwege stopgezet, eens duidelijk werd dat de aardappelen niet van Belgische zoals aangegeven op de verpakking maar van Duitse oorsprong waren. De tracering van één van de partijen moest overgedaan worden aangezien de gegevens, die de eerste operator in de keten ter beschikking stelde, foutief bleken Deelnemingsgraad en reactiviteit van de operatoren De tracering stroomopwaarts betrof de handelszaken waar de aardappelen werden gekocht, de bereiders/verpakkers, de groothandelaars en de producenten van de consumptieaardappelen. In totaal hebben 18 operatoren op vraag van het FAVV hun traceringsgegevens opgestuurd; deze werden alle op het terrein geverifieerd. Alle in de tracering geïdentificeerde operatoren namen deel en de meerderheid leefde de gevraagde deadline van 4 uren na om hun traceringsgegevens aan het Agentschap over te maken. De contacten met de operatoren verliepen op een positieve en professionele manier. De gegevens van de tracering stroomopwaarts brachten een beperkt aantal tussenpersonen tussen de aardappelproducent en de distributie aan het licht: al naargelang de te traceren partij werden er 2 tot 5 operatoren geïdentificeerd. Gemiddeld waren er 2 dagen nodig om de producenten van de fictief besmette aardappelen te identificeren. In de praktijk werden de laatste gegevens van de tracering stroomopwaarts op woensdag omstreeks 16h40 aan de DCPB overgemaakt. Die gegevens hadden betrekking op de partij Evaluatie van de traceringsoefening in de keten aardappelen blz. 6 van 14

7 waarvoor de tracering op dinsdagnamiddag opnieuw gestart werd als gevolg van de foutieve gegevens, die de eerste operator in de keten (het verkoopspunt) had overgemaakt Kwaliteit van de afgeleverde gegevens Om de traceringsgegevens snel te verkrijgen, was aan de PCE's gevraagd om de eerste operatoren in de oefening telefonisch te contacteren; de traceringsgegevens waren immers relatief gemakkelijk gezien de meeste info op de etiketten van de verpakking aanwezig was. Daarnaast dienden zij systematisch de operatoren te bezoeken die uit de tracering stroomopwaarts naar voren kwamen om zo de doorgestuurde gegevens te verifiëren. Wat de kwaliteit van de verkregen gegevens betreft, kan gesteld worden dat, op enkele preciseringen na verkregen uit het bezoek ter plaatse, de gegevens betrouwbaar waren. Uitzondering is de operator (het verkoopspunt), de eerste in de tracering van één van de loten, die genoegen nam met een gedeeltelijk onderzoek en de foute gegevens opgaf. Deze incoherentie kwam nadien naar boven bij het verdergaan in de keten: het nummer van de bereider op de verpakking van de aardappelen kwam niet overeen met de traceringsgegevens die de PCE had verkregen. De tracering van dit lot moest daardoor opnieuw gestart worden. Deze fout bij aanvang van de tracering kan verklaard worden door het feit dat de handelszaak (en de grootdistributie in het algemeen) intern werkt met productnamen en niet met lotnummers. De operator gaf traceringsgegevens van de partij in stock op zonder er rekening mee te houden dat het reeds een nieuw lot betrof geleverd na de aankoop van de gecontamineerde aardappelen. De verwachte traceringsgegevens hadden dus betrekking op een partij die op de dag dat de oefening gelanceerd werd niet langer in de winkel aanwezig was. Dit duidt nogmaals het belang van een goede controle van de gegevens die een operator doorstuurt, in het bijzonder wanneer de tracing pas opgestart wordt. Een vaststelling, die ook reeds bij de eerdere oefeningen is opgedoken, is het gegeven dat op het niveau van de grootdistributie de verkoopspunten over weinig informatie beschikken omtrent de tracering van de producten die zij te koop aanbieden. Veelal moeten zij de gevraagde traceringsgegevens opvragen bij hun aankoopcentrale. Een knelpunt dat verschillende keren naar voren kwam, is het feit dat de operatoren niet altijd in staat zijn om de gevraagde gegevens af te leveren in een vorm die compatibel is met excel. De software die zij gebruiken bij de tracering kan weliswaar de gegevens vlot bovenhalen, maar is niet soepel genoeg of laat het niet toe om gegevens in een excelformaat te extraheren. Bepaalde operatoren werken overigens enkel met leveringsbons; de gegevens worden dan overgeschreven, uitgeprint of gefotokopieerd en per fax overgemaakt. Daarnaast is ook vastgesteld dat de door het FAVV opgestelde standaarddocumenten, het excelbestand en de inlichtingenfiche, zelden door de operatoren gebruikt worden om hun traceringsgegevens door te sturen. Bij een volgende oefening of incident zal daarom de operator deze gegevens kunnen aanleveren in het formaat dat voor hem het best geschikt is, zodat de gegevens vlotter bij het Agentschap geraken. In de PCE s dient men er dan wel op toe te zien dat er voldoende administratief personeel ter beschikking staat om de ontvangen gegevens te registreren Besluit van de tracering stroomopwaarts Alle betrokken operatoren hebben aan de oefening deelgenomen. Op één uitzondering na, is de tracering van het begin tot het einde van de keten verlopen zoals in het draaiboek voorzien was. Aangezien het in deze sector om een eerste traceringsoefening van die aard ging, is dit reeds een belangrijke vaststelling. Niettemin zijn er nog tekortkomingen vastgesteld op het niveau van Evaluatie van de traceringsoefening in de keten aardappelen blz. 7 van 14

8 de grootdistributie en één van de bereiders, wat er kan toe laten besluiten dat een inspanning om de operatoren van deze schakels te sensibiliseren nog steeds nodig is. Positief is dat de operatoren van de keten de nuttige gegevens doorstuurden in een tijdspanne die gemiddeld lager was dan de 4 uren die het Agentschap vooropstelt. Bovendien werd de nauwkeurigheid van de aangeleverde gegevens geverifieerd en op dat vlak werd eveneens aan de vereiste voldaan. De termijn van twee dagen, die in het draaiboek bepaald was voor de tracering stroomopwaarts, werd nagenoeg nageleefd. Opgemerkt zij dat er een groot verschil was in de reactietijd van de operatoren, zelfs voor operatoren met dezelfde activiteit. Dit toont aan dat in het algemeen de operatoren van deze keten goed gesensibiliseerd zijn omtrent tracering, maar dat sommige individuele operatoren het op dat vlak nog steeds moeilijk hebben met hun interne tracering Tracering STROOMAFWAARTS De DCPB heeft in de nasleep van de oefening georganiseerd in 2008 en de incidenten die daarna plaatsvonden een interne procedure opgesteld om bij een incident de tracering stroomafwaarts van besmette levensmiddelen door de operatoren te begeleiden. De bedoeling van het document is om deze begeleiding van de operatoren zo snel mogelijk laten starten en de aanpak te standaardiseren. Elke operator, die te traceren partijen heeft, is immers zelf verantwoordelijk voor het verwittigen van zijn klanten, dat zij besmette producten geleverd hebben gekregen, en dient eveneens de traceringsgegevens aan zijn PCE over te maken, in beide gevallen zonder dat het Agentschap daarbij tussenkomt Start van de oefening De tracering stroomafwaarts van de 5 partijen aardappelen van bij de producent tot bij de consument werd gelanceerd op 24 oktober Resultaat van de tracering De vooropgestelde termijn voor dit deel van de oefening is onvoldoende gebleken om de tracering van alle 5 initiële loten tot op het einde uit te voeren. Vier partijen werden exclusief verkocht op de versmarkt. Voor deze partijen kon de eindbestemming van de aardappelen geïdentificeerd worden, maar door het gebrek aan tijd of de weigering van bepaalde operatoren was niet bekend welke hoeveelheden nog in stock waren in de distributie. De 5de partij werd opgesplitst: een deel werd op de versmarkt verkocht, de rest werd verwerkt. De oefening diende te worden beëindigd vooraleer het verwerkte product kon gevolgd worden tot bij de consument. Tijdens deze oefening werd geen enkele informatie verkregen omtrent hoeveel aardappelen van de 5 partijen in diervoeder gevaloriseerd werden Deelnemingsgraad en reactiviteit van de operatoren De operatoren in de tracering stroomafwaarts waren de producenten van consumptieaardappelen en verder de bereiders-verpakkers, de groothandel, een verwerker en tenslotte handelszaken uit de distributie. In totaal waren 622 operatoren betrokken, waarvan meer dan 90% operatoren waren uit de distributie, in meerderheid filialen uit de grootdistributie. Evaluatie van de traceringsoefening in de keten aardappelen blz. 8 van 14

9 De gemiddelde termijn om gegevens naar het FAVV door te sturen was langer dan voor de tracering stroomopwaarts en deze nam toe naar het einde van de keten toe. De meeste operatoren reageerden niet spontaan. Dit kwam door verschillende redenen, maar meest voorkomend waren die situaties dat de operator het niet nuttig achtte om te reageren, hij niet begreep wat van hem verwacht werd of de leverancier had onvoldoende informatie overgemaakt. Voor een deel kan deze vaststelling dus verklaard worden door het feit dat er geen systematische begeleiding vanuit de PCE's was. Eén aankoopcentrale in de grootdistributie heeft geweigerd de oefening tot op het niveau van haar filialen te spelen. De aankoopcentrale overhandigde weliswaar de lijst met geleverde hoeveelheden, evenals de plaats van levering, maar deelde geen informatie mee over de hoeveelheden die nog in stock waren en die in de verschillende filialen nog hadden kunnen geblokkeerd worden. Om deze gegevens te bekomen, zouden de PCE s dus contact dienen genomen te hebben met elk afzonderlijk verkoopspunt. Dit is spijtig gezien het doel van de oefening net was om de tracering doorheen de ganse keten te testen. Het actief deelnemen van een dergelijke speler in de voedselketen lijkt ons net uitermate belangrijk, aangezien de grootdistributie hoogstwaarschijnlijk betrokken zal zijn bij de meeste incidenten met voedselproducten Kwaliteit van de afgeleverde gegevens De PCE's ontvingen de meldingen van de operatoren per mail of fax, zelfs telefonisch. Wanneer een operator niet snel genoeg reageerde, namen de PCE's telefonisch contact op om de gevraagde informatie te krijgen. Sommige operatoren beschikten niet over een fax of mail om hun traceringsgegevens te versturen, waardoor een medewerker van de PCE ter plaatse moest gaan om de traceringsgegevens op te halen en ze desgewenst aan de klanten van die operator over te maken. Wat betreft de kwaliteit van de ontvangen gegevens, kon worden vastgesteld dat de gegevens, die aan de PCE's werden overgemaakt veel meer onnauwkeurigheden bevatten dan bij de tracering stroomopwaarts. Bijgevolg was er vaak begeleiding van het FAVV en persoonlijk contact met de operator nodig. Net zoals bij de tracering stroomopwaarts, bleek het formaat waarin de gegevens aan de PCE werden overgemaakt niet altijd compatibel met de door het Agentschap gebruikte tools. Bijgevolg geldt dezelfde opmerking, namelijk dat het, om de gegevens vlotter bij het Agentschap te laten komen, bij een volgende oefening of incident aangewezen is dat een administratief team in elke PCE belast wordt met de ontvangst en het registreren van de gegevens van de operatoren. Deze werkwijze laat het eveneens toe om een systematische controle van de verkregen gegevens uit te voeren en, mochten bepaalde gegevens ontbreken, zo snel mogelijk de operator te contacteren voor bijkomende informatie. Zoals ook al uit reële incidenten is gebleken, is de definitie van een partij een zwak punt wanneer producten moeten getraceerd worden, in het bijzonder op het niveau van de grootdistributie waar eerder productnamen dan lotnummers worden gebruikt. Ingeval van recall haalt het verkoopspunt niet alleen de betrokken partij maar ook alle andere producten met dezelfde naam uit de rekken, hetgeen meer is dan het Agentschap vraagt vanuit het oogpunt van de bescherming van de consument. Deze manier van werken maakt het evenwel moeilijker om een partij te traceren, zoals gebleken is uit de tracering stroomopwaarts. Een ander aandachtspunt is, net zoals in de vorige oefeningen, het feit dat het niet mogelijk is gebleken alle aardappelen, die de producent leverde, terug te vinden aan de hand van de traceringsgegevens van de verschillende operatoren. Doorheen de hele keten was er op alle niveaus een verlies dat moeilijk meetbaar bleek: gewicht van de grond, verlies, valorisatie in diervoeder, verschillende maten in kg, pallox, paletten, zakken, enz. Evaluatie van de traceringsoefening in de keten aardappelen blz. 9 van 14

10 Doorsturen van de gegevens aan de klanten De operatoren hebben een aantal opmerkingen geformuleerd betreffende de kwaliteit van de instructies en de aan de operatoren ter beschikking gestelde documenten. Het was blijkbaar niet voor alle deelnemers duidelijk dat ze hun klanten moesten verwittigen en aan hen een kopie van alle documenten moesten doorsturen. Bijgevolg gebeurde in sommige gevallen de overdracht van gegevens van een operator naar de volgende onvolledig en sommige operatoren speelden het spel niet tot op het einde, verwittigden hun klanten niet of niet allemaal of stuurden hen de documenten en instructies voor de oefening niet door. Verschillende oorzaken werden hiervoor aangedragen. Sommige operatoren, in het bijzonder één aankoopcentrale, oordeelden dat de informatiestroom op hun niveau kon stopgezet worden, aangezien het enkel een oefening betrof. Andere operatoren begrepen de instructies van het Agentschap niet goed of ontvingen er geen van hun leverancier. Om de instructies van het FAVV beter te helpen gebruiken, moet er bij de voorbereiding van de volgende oefeningen bijzondere aandacht worden geschonken aan de documenten die voor de operatoren bestemd zijn. Deze moeten zo eenvoudig mogelijke zijn. Deze opmerking geldt ook bij een reëel incident Besluit van de tracering stroomafwaarts De meeste operatoren, die bij de oefening betrokken waren, konden hun traceringsgegevens binnen een redelijke termijn afleveren, maar vaak was begeleiding van het FAVV en een rechtstreeks contact nodig. Niet alle partijen zijn evenwel tot op het einde van de tracering geraakt. Dit is in de eerste plaats te wijten aan het feit dat de tracering stroomafwaarts in het midden van de week gelanceerd werd. De traceringen stroomopwaarts en de tracering stroomafwaarts werden immers niet tegelijkertijd aangevat. Voor een volgende oefening zou het wenselijk zijn om de tracering stroomafwaarts op hetzelfde moment op te starten als de tracering stroomopwaarts om zo de toestand tijdens een incident beter te simuleren. Een tweede reden, dat niet alle loten tot op het eind konden worden getraceerd, is het gebrek aan medewerking van aankoopcentrales. Gezien de reactietijd en de kwaliteit van de verkregen gegevens, moeten eveneens de aangewende methodiek en zeker de documenten die ter beschikking worden gesteld voor het melden van de traceringsgegevens bijgestuurd worden. 4. Verloop van het tweede gedeelte van de oefening in de keten van het aardappelpootgoed De oefening is vertrokken van een niet conform analyseresultaat voor cystenaaltjes in een fictief besmet grondmonster dat afkomstig was van een veld met consumptieaardappelen. De oefening vond plaats in de week van 19 tot 23 november. Evaluatie van de traceringsoefening in de keten aardappelen blz. 10 van 14

11 Schema 2: opeenvolgende operatoren die deelnemen aan de tracering in de keten van het van aardappelpootgoed 4.1. Omkadering van de oefening Voor dit gedeelte van de oefening werd de tracering uitgevoerd door de NOE, die ter plaatse ging om elke bij de oefening betrokken operator te enquêteren Tracering De tracering werd stopgezet bij de producent van consumptieaardappelen aangezien het door hem gebruikte pootgoed in Nederland geproduceerd werd. Twee operatoren waren betrokken in dit gedeelte van de oefening Vaststellingen op het terrein Tijdens de enquête zijn verschillende aandachtspunten aan het licht gebracht. Een bereider/exporteur laat in het kader van zijn autocontrole tijdens het teeltseizoen grondanalyses uitvoeren van de percelen waar aardappelen op contract geplant zijn, met het oog op het evalueren van de geschiktheid voor een eventuele uitvoer naar landen die om een certificering vragen. De OCI, die de bemonstering uitvoert, geeft in het bemonsteringsverslag een benaderende ligging van het perceel t.o.v. de straat, zonder daarbij de GPS-coördinaten en/of de naam van het perceel te vermelden. Het probleem is dat op basis van die beschrijving geen link kan gelegd worden tussen het bemonsterde perceel en de partij, die de bereider ontvangt en die geïdentificeerd wordt op basis van de fiche, die de producent van het perceel aan de bereider doorstuurt. Tijdens de enquête bleek dat het bemonsterde perceel niet het perceel was waarvan de partij aardappelen aan de bereider werd geleverd. Door slechte weersomstandigheden bij het rooien konden namelijk niet de aardappelen afkomstig van het initieel aangeduide en bemonsterde perceel (dat op dat ogenblik te nat was voor de oogst) geleverd worden, maar wel deze van meerdere percelen of delen van percelen die gemakkelijker konden worden betreden. Bovendien kon de producent niet uitsluiten dat aardappelen van verschillende percelen bij het oogsten en het stockeren gemengd waren. Wanneer een laadbak niet volledig gevuld was met aardappelen van een perceel, dan werd de vrachtwagen aangevuld met de oogst van een ander perceel. Hetzelfde kan gebeuren bij een tijdelijke opslag vooraleer de aardappelen worden geleverd en waarbij er mogelijks partijen van verschillende percelen gemengd worden. Een andere vaststelling is dat niet altijd het verband kan gelegd worden tussen het fytosanitair paspoort van het pootgoed en het perceel waarop dit pootgoed werd aangeplant. Dit gebeurt vooral wanneer meerdere Evaluatie van de traceringsoefening in de keten aardappelen blz. 11 van 14

12 percelen met verschillende partijen pootgoed van eenzelfde variëteit worden aangeplant. Ter gelegenheid van deze enquête werd de producent erop gewezen dat het noteren van het nummer van het fytosanitair paspoort van het pootgoed op de perceelfiche de tracering meteen sterk zou verbeteren Besluit van de tracering In het kader van deze enquête is het niet mogelijk gebleken om de tracering tussen een partij en een perceel vast te stellen aan de hand van een door de OCI genomen grondmonster, ondanks het feit dat alle binnenkomende en uitgaande documenten bij beide operatoren aanwezig waren. Dit betekent dat er niet kan uitgesloten worden dat quarantaineorganismen worden gevonden in uitgevoerde partijen, omdat het enerzijds moeilijk is de tracering uit te voeren en anderzijds de monsters niet altijd kunnen gelinkt worden aan de partij die aan de bereider werd afgeleverd. Sommige van deze vaststellingen werden ook reeds in het verleden gedaan. Op basis van de enquête uitgevoerd in het kader van de oefening kan er enkel geconstateerd worden dat de tracering in de primaire sector beter kan. 5. Algemeen besluit van de oefening en vooruitzichten Deze oefening toont aan dat de tracering van aardappelen vrij makkelijk verlopen is van het begin tot het einde van de keten voor wat betreft het eerst deel van de oefening, maar moeilijker uit te voeren was in het tweede deel van de oefening. Op basis van de verschillende vaststellingen hernomen op het schema in bijlage, te weten: - het ontbreken van een sluitende tracering op het niveau van de operator (vermenging van percelen bij het oogsten en bij het stockeren), - fouten in de tracering bij een groothandelaar, - moeilijkheden op het niveau van de grootdistributie (door het werken op basis van productnaam i.p.v. het lotnummer en het ontbreken van volledige informatie op het niveau van het verkoopspunt), kan enkel vastgesteld worden dat de tracering kan verbeterd worden. Dit genre oefeningen is bijgevolg een goed middel om de operatoren van deze keten te sensibiliseren. Deze sensibilisering omtrent tracering werd zeker bereikt voor de 642 deelnemende operatoren. Dat deze bewust waren van de problematiek bleek uit het feit dat zij in het algemeen de gevraagde gegevens konden afleveren. Voor sommige operatoren was een herinnering of direct contact met het FAVV nodig vooraleer ze reageerden en hun traceringsgegevens meedeelden. Op dat vlak is een voortdurende sensibilisering door de sectororganisaties essentieel. De doelstelling om de operatoren bewust te maken van de problematiek en hen zelf te laten onderzoeken of hun traceringssysteem doeltreffend en snel genoeg is, was dus op een meerderheid van de operatoren toepasbaar en blijft ook relevant voor een volgende oefening. Dat de informatie door operatoren niet steeds of niet op een correcte manier werd doorgestuurd naar de volgende operator in de keten en de afwezigheid van enige reactie bij sommige kleinhandelaars brengen het FAVV ertoe om bij een volgende oefening een systematische controle op het terrein te overwegen van alle betrokken operatoren die niet antwoorden binnen de toegestane termijn. Het herhalen van dit soort oefening is zeker een geschikt middel om operatoren voor te bereiden. Voor sommigen is het waarschijnlijk zelfs de enige gelegenheid om zich te buigen over hun traceringsgegevens. Evaluatie van de traceringsoefening in de keten aardappelen blz. 12 van 14

13 Het opstellen door het FAVV van een procedure en van standaarddocumenten die de aanpak van de tracering omkaderen, zou de sector moeten helpen om zich beter voor te bereiden op een incident. De procedure voor deze tracering zal bijgevolg verbeterd worden op basis van de lessen die uit deze oefening getrokken worden. Wij stellen eveneens voor om de wijze, waarop de tracering in het kader van inspecties bij de operatoren gecontroleerd wordt, te herzien om de operatoren meer bewust te maken van de problematiek. Het is absoluut noodzakelijk, wil men werkelijk de doeltreffendheid van de aanwezige registers nagaan, om per operator een tracering op basis van een at random genomen monster uit te voeren. De doelstelling om de ervaring van de medewerkers van het FAVV te verhogen en hen te leren omgaan met het beheer van een incident waarbij tracering nodig is, werd eveneens bereikt. De bekwaamheid van het FAVV, zowel van de DCPB als van de PCE's, om een tracering van een dergelijke omvang uit te voeren, werd door de oefening aangetoond. De samenwerking tussen de verschillende diensten stelde geen probleem. De gebruikte werkprocedure kan echter nog verbeterd worden en dient geformaliseerd te worden in een crisisprocedure. Om de sector nog verder bewust te maken en een zekere training van de medewerkers van het FAVV te behouden, bevelen wij eveneens aan om regelmatig dit soort oefening te herhalen; daarbij kan er gewisseld worden tussen de verschillende ketens van de voedselketen. 6. Aanbevelingen 6.1. Voor het FAVV 1. Om de opvolging van een incident te vergemakkelijken, moeten op voorhand generieke mailboxen worden gecreëerd. Iedereen, die in het crisisorganogram vermeld is, moeten daarbij lees- en schrijfrechten toegekend krijgen. 2. De procedure voor tracering door de operatoren bij een contaminatie in de voedselketen moet opnieuw geëvalueerd en herwerkt worden. Daarbij moet rekening gehouden worden met de vaststellingen die in het kader van deze oefening gemaakt werden: de rol van de PCE in de tracering stroomafwaarts en stroomopwaarts moet benadrukt worden; er moet een onderscheid gemaakt worden in de werktabellen tussen de tracering stroomafwaarts en de tracering stroomopwaarts; er dient een kort en eenvoudig document voor de operatoren opgemaakt te worden; er moet voorzien worden dat de registratie van de gegevens, die van de operatoren ontvangen worden, in de PCE kan gebeuren; er kan daarbij gedacht worden aan een document dat de registratie van de traceringsgegevens on-line toelaat, telefonische notificatie, enz.. 3. Er dient een crisisprocedure opgemaakt te worden die de interne communicatie en de uitwisseling van gegevens tussen de diensten van het Agentschap ingeval van een incident beschrijft. 4. Bij de keuze van de coördinator van de oefening op het niveau van de PCE, moet geopteerd worden voor een medewerker die deze rol ook tijdens een incident zal vervullen. Zo niet, gaat een Evaluatie van de traceringsoefening in de keten aardappelen blz. 13 van 14

14 deel van de meerwaarde van de oefening verloren. In dit verband moet erop worden toegezien dat, eens er een oefening loopt, het hoofd van de lokale crisiscel een deel van zijn dagelijks werk kan delegeren, zodat hij zijn tijd kan besteden aan het beheer van de oefening. 5. Bij een volgende oefening moeten infosessies worden georganiseerd voor alle medewerkers die aan de oefening kunnen deelnemen. In het bijzonder moeten de coördinator en zijn plaatsvervanger vertrouwd gemaakt worden met de te gebruiken documenten. 6. Bij de volgende oefening moet worden ingepland dat de tracering stroomafwaarts en de tracering stroomopwaarts gelijktijdig gebeuren, zodat een zo goed mogelijke simulatie van een echt incident wordt gegeven waarbij een tracering in de voedselketen nodig is. 7. Het gelijktijdig laten lopen van de tracering stroomafwaarts en de tracering stroomopwaarts binnen eenzelfde oefening leidt tot een grote hoeveelheid documenten en instructies. Bijgevolg moet er een bijzondere aandacht gaan naar het registreren van de gegevens die de operatoren overmaken. Te weinig nazicht op de details van de te traceren partijen, bijv. het lotnummer of de hoeveelheden, kan onmiddellijk het daaropvolgende werk of het werk van de volgende PCE moeilijker maken. De gegevens moeten bijgevolg systematisch nagezien worden en de ontbrekende gegevens moeten aan de operator gevraagd worden vooraleer de info aan de andere PCE's en de DCPB wordt overgemaakt. 8. Er wordt aan elke dienst die betrokken is bij het beheer van een incident aangeraden een externe harde schijf te voorzien, waarop dagelijks de relevante dossiers worden bewaard. Hierdoor wordt het werk niet geblokkeerd mochten er onderbrekingen in het informaticanetwerk komen. 9. Het belang van dagelijkse briefings om alle medewerkers die betrokken zijn bij het beheer van de oefening of het incident op de hoogte te houden van de evolutie van de situatie, instructies, enz., kan niet genoeg benadrukt worden. 10. In het kader van de controle "checklist traceerbaarheid", zou, om de doeltreffendheid van het systeem aan te tonen, de controle moeten gebeuren op basis van een reële partij met binnenkomende en uitgaande documenten en de hoeveelheid in stock als bewijs van een doeltreffende traceerbaarheid Voor de sector 1. Wij raden de handelszaken van de grootdistributie aan om in de volgende oefening de tracering tot op het einde mee te spelen, d.w.z. het spel te spelen tot in hun filialen. De actieve deelname van dit deel van de sector van de voedselketen is immers zeer belangrijk, aangezien zij waarschijnlijk zullen betrokken zijn bij de meeste incidenten. 2. Wij bevelen de verschillende sectororganisaties sterk aan om hun leden verder te blijven sensibiliseren over het belang van een goede tracering en samen met de operatoren te zoeken naar een aanpak die elke stap, die de IN en OUT bemoeilijkt, vermijdt. Evaluatie van de traceringsoefening in de keten aardappelen blz. 14 van 14