Algemeen. Gemeente: Stad Gent. Provincie: Oost Vlaanderen. Naam van het lokaal loket: Kinderopvangpunt Gent

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Algemeen. Gemeente: Stad Gent. Provincie: Oost Vlaanderen. Naam van het lokaal loket: Kinderopvangpunt Gent"

Nina Maes
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Algemeen Gemeente: Stad Gent Provincie: Oost Vlaanderen Naam van het lokaal loket: Kinderopvangpunt Gent Contactgegevens: Danny Verdonck, 09/ Werkingsgebied: Stedelijk (Gent en deelgemeenten) Hoe kunnen ouders het lokaal loket contacteren? - Website: - Mail: kinderopvangpunt@stad.gent - Telefonisch: tel o op maandag van 14 tot 17 uur o op dinsdag van 9 tot 12 uur o op vrijdag van 9 tot 12uur - Fysiek: in voorbereiding - Op een andere manier? Via algemene telefoonnummer 09/ van Gentinfo (het callcenter van Stad Gent) - Voor welke opvangvorm? Baby s en peuters Buitenschoolse kinderopvang Inclusieve kinderopvang Baby s en peuters Buitenschoolse kinderopvang Locaties met ruimere openingsmomenten Dringende opvangplaatsen Hoe maak je de werking van het lokaal loket bekend naar ouders/partners toe? Link op de website van de gemeente Folders Brochures Infomomenten Andere: via deelnemende partners

2 De structuur De opstart van het lokaal loket: De Stad Gent werkte al sedert 2010 met een centraal systeem (Tinkelbel) voor aanvragen voor opvang in de stedelijke opvanglocaties. In 2016 besliste de Stad Gent, na bespreking in het Lokaal Overleg Kinderopvang Gent, een lokaal loket voor alle opvangvragen (ook niet stedelijke locaties) in te richten naar voorbeeld van enkele andere steden (Leuven, Brussel). De ontwikkeling van de software werd uitbesteed aan de firma die reeds instond voor het Tinkelbel-systeem. Op 12 juni 2017 werd het lokaal loket "Kinderopvangpunt Gent" gelanceerd met een nieuwe website. Wie is verantwoordelijk voor het lokaal loket? Het stadsbestuur is de initiatiefnemer van het loket en staat in voor de personeels- en werkingskosten van het lokaal loket. De medewerkers van het Kinderopvangpunt Gent staan in voor: - het informeren en begeleiden van de deelnemende opvanglocaties in de werking van het loket; - de sensibilisering van nieuwe organisatoren; - het opvolgen van de aanvragen, de bemiddeling voor dringende opvangvragen; - voor de telefoonpermanentie (3 halve dagen/week) waar ouders met een vraag over hun aanvraag terecht kunnen; - voor het informeren van toeleiders, interne en externe diensten; - het onderhoud/actueel houden van de website en van het backend registratieprogramma, melden van bugs of wenselijke verbeteringen in de software; - de rapportage van gegevens over het aantal, de aard en het type van de aanvragen voor opvang en van het aantal geplaatste kinderen, o.a. ten aanzien van het LOK Gent en het stadsbestuur. De 4 opdrachten van het lokaal loket 1) Informeren en ondersteunen van ouders in de zoektocht naar kinderopvang Op de website kunnen ouders alle kinderopvanglocaties opzoeken en bekijken en een aanvraag indienen. Daarnaast is er call center Gentinfo waar men met alle vragen terecht kan. Een fysiek loket is in voorbereiding. Het loket kinderopvang bemiddelt en gaat mee op zoek bij vragen naar dringende/crisis opvang. We werken samen met een groot aantal toeleiders die in contact staan met gezinnen met jonge kinderen. 2) Registratie en coördinatie van opvangvragen Registratie - Het Lokaal Loket werkt met een digitaal centraal registratiesysteem (Tactics, hetzelfde als in Leuven, Brussel, Oostende en Aalst). Alle aanvragen worden daarin geregistreerd. Dit systeem is wel nog in opbouw, private partners ontvangen wel nog aanvragen via het eigen kanaal, we vragen hen deze in het systeem in te brengen (maar dit is op dit moment nog niet sluitend). - Ouders kunnen bij hun aanvraag 5 voorkeurlocaties opgeven (indien geen plaats kunnen éénmalig deze wijzigen). Er is een bepekt aanbod van last minute plaatsen op de website. - Er is een registratie van het aantal plaatsen die nog geen voorstel kreeg of nog niet ingeschreven werd. Alle aanvragen die 9 maanden voor de startdatum van de opvang nog geen plaats hebben, worden zichtbaar voor alle organisatoren in Gent en kunnen zo opgepikt worden.

3 Coördinatie - Alle aanvragen die in het systeem zitten, zijn zichtbaar voor de organisatoren die als voorkeur in de aanvraag werden aangeduid (en dus vanaf 9 maanden voor startdatum voor iedereen zichtbaar). Elke organisator kan reageren door ofwel een 'geen plaats'-reactie te geven of een 'voorstel' te doen. Ouders dienen dit voorstel te bevestigen. - De ouders kunnen de reacties opvolgen op de website en ontvangen ook een mail met de reactie. Ouders met vragen over hun aanvraag kunnen per of telefonisch terecht. - Aanvragen die 6 maanden voor de startdatum nog niet werden beantwoord worden actief opgevolgd door de medewerkers van het Lokaal Loket Kinderopvangpunt Gent. - We hebben ongeveer 2500 aanvragen/jaar - daarvan werden in het startjaar ongeveer 1700 plaatsen ingevuld. (Dit cijfer is onder voorbehoud. Het is namelijk het cijfer van het startjaar en niet alle plaatsingen werden door de partners correct in het systeem ingebracht). 3) Samenwerken en netwerk uitbouwen Werkt het lokaal loket samen met alle organisatoren kinderopvang in de gemeente/regio? Het Kinderopvangpunt Gent werkt samen met alle organisatoren kinderopvang in de stad. Via maandelijkse mails en in functie van de opvolging van de aanvragen wordt telefonisch en per mail contacten met hen onderhouden. Daarnaast worden geregeld infomomenten georganiseerd waar organisatoren op kunnen intekenen. De samenwerking met de organisatoren wordt ook formeel vastgelegd via een "gebruikersovereenkomst". Voornaamste overlegkanaal met deze organisatoren is het Lokaal Overleg Kinderopvang Gent waarop doorgaans de organisatoren van ongeveer 75% van het aanbod in Gent aan deelnemen. Indien niet, waarom niet? Het bereiken en samenwerken met kleine organisatoren die zelf mee de opvang in het eigen initiatief opnemen (kinderdagverblijven en zelfstandige onthaalouders) blijft een uitdaging. Zijn er uit deze samenwerking afspraken gegroeid? Uit deze samenwerking is de afspraak gegroeid om pas 9 maanden voor de gevraagde startdatum de aanvraag te behandelen. Deze afspraak wil ingaan tegen het 'wie eerst vraagt, eerst krijgt' principe waarbij het vaak de zwakkere gezinnen (met een minder vooraf geplande toekomst) die uit de boot vallen. Werken het lokaal loket samen met toeleiders? Met welke? Lokaal team van Kind en Gezin Consultatiebureau OCMW of Sociaal Huis Maatschappelijk werkers Brugfiguren Trajectbegeleiders VDAB of werkwinkels Onthaalbureau inburgering Huis van het Nederlands

4 Organisaties waar armen het woord nemen CKG (Centrum voor kinderzorg en gezinsondersteuning) OOOC (Onthaal-, oriëntatie- en observatiecentrum) CAW Andere: brugfiguren onderwijs, CIK (Centrum Inclusieve Kinderopvang) Gent Welke vorm neemt deze samenwerking aan (toeleiden, doorverwijzen, informatie doorgeven, overleg, samen zaken organiseren, samen brochure maken en verdelen )? Wie neemt nog een (actieve) rol op in het lokaal loket? De samenwerking met bovenstaande partners neemt verschillende vormen aan: informatieuitwisseling, doorverwijzing en toeleiden van ouders. Met een aantal partners zijn er vaste afspraken over de registratie van aanvragen (bv. door partner rechtstreeks in het systeem de vraag inputten) en het eventueel voorbehouden van plaatsen voor de doelgroep. Werkt het lokaal loket samen met het Huis van het Kind? Het Kinderopvangpunt maakt deel uit van het samenwerkingsverband Huis van het Kind en staat daardoor in contact met de Gentse welzijnsorganisaties en diensten. Via de kanalen van het Huis van het Kind wordt informatie en (gedeelde) leemten en knelpunten in het aanbod gesignaleerd. Het Kinderopvangpunt is samen met het Huis van het Kind partner in diverse projecten zoals Koala, Pace, 4) Info bundelen en rapporteren Er wordt een jaarlijks rapport gemaakt over Opvang voor Baby's en Peuters in Gent. Doel is om dit in te toekomst ook uit te breiden naar de buitenschoolse opvang. Extra informatie Wat is volgens jullie de belangrijkste meerwaarde of reden om werk te maken van een lokaal loket? Het Lokaal Loket heeft ervoor gezorgd dat er een veel intenser contact en netwerk is met alle aanbieders van kinderopvang in Gent. Voor ouders dat er een duidelijk overzicht is van wat er aan kinderopvang te vinden is in Gent. Wat ervaren jullie als de grootste uitdaging in het (verder) uitbouwen van het lokaal loket? De grootste uitdaging is om alle organisatoren blijvend te sensibiliseren en te overtuigen van het belang van een centraal loket voor ouders. Vele organisatoren hebben nu nog eigen kanalen (telefoon, , eigen websites) waarin ze aanvragen ontvangen. Deze aanvragen komen niet altijd in het centrale systeem of lopen parallel aan het centrale systeem. Welk advies of gouden tip zouden jullie aan startende lokale loketten meegeven? Neem voldoende voorbereidingstijd om alle organisatoren te overtuigen om mee te werken en vooraf duidelijke afspraken te maken.

5 Kostprijs Zijn er extra middelen nodig geweest voor de opstart of werking van het Lokaal Loket? Zo ja, welke middelen zijn nodig geweest om het lokaal loket op te starten en om het lokaal loket te laten functioneren? - Opstartkosten (infrastructuur ): Ontwikkeling van de software, euro - Werkingskosten (organisatie, logistiek ): Dit zit vervat in de globale werkingskosten Kinderopvang in Gent - Personeelskosten: kost van 2 voltijds equivalenten

Vergelijkbare documenten

Contactgegevens: Wendy Valijs, of

Algemeen Gemeente: Maasmechelen Provincie: Limburg Naam van het lokaal loket: Lokaal Loket Kinderopvang Maasmechelen Contactgegevens: Wendy Valijs, wendy.valijs@maasmechelen.be of loketkinderopvang@maasmechelen.be,