voorbeeldplan EMVI Kapelstraat Datum: 22 mei 2018

Transcriptie

1 voorbeeldplan EMVI Kapelstraat Datum: 22 mei 2018

2 FICTIEF PLAN PAGINA 01 Voorwoord Beste geïnteresseerde, Leuk dat je meer wilt weten over het schrijven van plannen van aanpak, ook wel EMVI-plannen of BPKV genoemd. Voor jou heb ik een voorbeeld gemaakt, zodat je een idee krijgt hoe je zelf een plan kan maken. Het is de invulling van het fictieve project Kapelstraat. Ik heb een algemene inleiding gemaakt en heb het hoofdstuk Communicatie uitgewerkt. Misschien dat je nu de neiging hebt om af te haken, omdat communicatie in jouw tender niet van belang is. Maar ik kan je verzekeren dat dat niet uitmaakt. Ik wil je laten zien hoe je een plan opbouwt en hoe je maatregelen kan opschrijven en de lezer kan overtuigen. Dat kan je allemaal uit deze tekst halen. Mocht je nog vragen hebben, of ben je geïnteresseerd hoe we jou nog meer kunnen helpen, stuur dan een mail naar en we nemen contact met je op. Ik wens je veel succes met jouw tender! Namens House of Tenders, Arjan van Leest

3 FICTIEF PLAN PAGINA 02 Inleiding Aanleiding De Kapelstraat en omliggende straten zijn duidelijk aan groot onderhoud toe. Het wegdek is slecht en de riolering is aan vervanging toe. Ook is er behoefte aan aanpak van de huidige waterproblematiek bij het kruispunt Kapelstraat/Leistraat. Tijdens meerdere bewonersavonden zijn ideeën over wegindeling, verkeersveiligheid, openbaar groen en wateroverlast besproken. Er ligt nu een ontwerp dat voor een groot deel tot stand is gekomen in samenspraak met omwonenden. Doel Ambitie van de gemeente is het unieke historische karakter beter te benutten. Hiervoor moet de hoek Kapelstraat/Leistraat een pleinfunctie krijgen met een hoge verblijfswaarde. Er is ruimte voor meer groen en er komen terrassen. De hoek moet een huiskamerfunctie krijgen voor bewoners én bezoekers. De vraag De gemeente Utrecht heeft een aanbesteding op de markt gezet om de Kapelstraat, Leistraat en enkele omliggende straten aan te pakken. Belangrijkste activiteiten betreffen het vervangen van de riolering aan de Kapelstraat, de aanpak van de waterproblematiek in de Leistraat en aanleg van groen en terrassen. De gemeente Utrecht wil een aannemer inschakelen die proactief, creatief en risicogestuurd het realisatieproces verzorgt. Hierbij moeten alle stakeholders tevreden blijven en moet er duurzame kwaliteit worden geleverd. De gemeente wil een aannemer die nakomt wat er is afgesproken en die duidelijk meerwaarde levert. Onze ambitie Wij kiezen voor een snelle en intensieve opstartperiode waarin we afspraken met het bouwteam maken en binnen een week noodzakelijke materialen bestellen. We maken lange werkweken, zodat we ruim voor het straatfeest op 10 juni klaar zijn. Door onze aanpak is het omzetverlies voor ondernemers beperkt en hebben bewoners maar kort last van de werkzaamheden. De hinder die ontstaat door onze werkzaamheden beperken wij uiteraard zoveel mogelijk. Goede communicatie is hierbij onze prioriteit, zodat belanghebbenden weten wat ze kunnen verwachten en hierdoor tijdig kunnen anticiperen. Wat wij bieden Onze belangrijkste maatregelen: We houden de Kapelstraat bereikbaar voor winkelend publiek. Wij zetten een projectspecifieke omgevingsapp in. Wij leveren het gehele project op vóór 10 juni. Borging Om de opdrachtgever de zekerheid te geven dat wij onze beloften ook allemaal tijdig nakomen laten wij een EMVI-check uitvoeren door het in aanbestedingen gespecialiseerde bureau House of Tenders. Wij laten het nakomen van onze EMVI-beloften controleren door het in aanbestedingen gespecialiseerde bureau House of Tenders. Zij maken een lijst van alle in dit plan gedane EMVI-beloften en toetsen ons hier iedere acht weken op. De resultaten delen zij zowel met ons als met de gemeente Utrecht. Wij zorgen ervoor dat we binnen twee weken de geconstateerde verbeteringen hebben doorgevoerd. De eerste EMVI-check vindt vier weken na start uitvoering van de werkzaamheden plaats. Meerwaarde: EMVI-beloften zijn geborgd.

4 FICTIEF PLAN PAGINA Communicatie met omgeving 1.1 Inleiding In onze visie kan je niet goed communiceren als je niet weet wie je belanghebbenden zijn en wat voor belangen zij hebben. Om een indruk te krijgen van wat er in het gebied leeft, hebben wij daarom een bezoek gebracht aan verschillende belanghebbenden in het gebied. Zo hebben we gesproken met ondernemers aan de Biltstraat, Kapelstraat en de Leistraat. In totaal hebben we 18 bewoners gesproken van de Kapelstraat, Leistraat en enkele omliggende straten. 1.2 Belangen stakeholders Van de verschillende groepen die wij hebben gesproken, hebben we hieronder hun behoeften samengevat. Ondernemers Biltstraat Viswinkel Lijffijt en De Jong. Bereikbaarheid voor klanten is het allerbelangrijkst. Zij willen zo min mogelijk stofoverlast, omdat hun zaak hygiënisch moet zijn. De viswinkel wil met andere ondernemers een bord laten plaatsen op de hoek van de Biltstraat en de Kapelstraat waarop staat dat winkels altijd bereikbaar zijn. Ook is er behoefte aan een goede en veilige entree voor klanten en medewerkers. Cafetaria De Pieper. Willen graag goed bereikbaar blijven. Ze hebben op dinsdag en vrijdag leveringen. Dit gebeurt met een grote bus die niet achterom kan. Cosmo Kappers. Veel klanten komen met de auto, dus zij willen goed bereikbaar blijven en voldoende parkeergelegenheid te kunnen blijven bieden. Bierman en Bierman. Zien op tegen onze werkzaamheden, omdat hen dit veel omzet kan gaan kosten als de winkel lastig bereikbaar is. Allerbelangrijkst is dus om goed bereikbaar te zijn met goede en heldere verwijzingsborden. Zij krijgen namelijk veel klanten met de auto. Verzoek om zo snel mogelijk klaar te zijn. Ondernemers Leistraat/Kapelstraat Wij hebben gesproken met Café De Kapel, restaurant De Oude Lei en restaurant Eat Us. Allen geven ze aan dat hun leveringen over de Kapelstraat komen. Allen willen ze graag tijdig weten wanneer de Kapelstraat is afgesloten en hoe lang de afsluiting gaat duren. Bewoners wijk Wij hebben in totaal 18 bewoners gesproken van de verschillende straten waar de werkzaamheden gaan plaatsvinden. Ze geven allemaal aan dat het fijn zou zijn als de werkzaamheden niet lang zouden duren. Een man vroeg ons of er sprake zou zijn van geluidsoverlast in de avond en de nacht. Twee personen vroegen zich af waar ze tijdens de werkzaamheden kunnen parkeren. Vier bewoners gaven aan dat ze goed hun woning in en uit willen kunnen. Een dame gaf aan bezorgd te zijn over hoe zij het appartementencomplex aan de Leistraat in- en uitkomt. Op basis van de gesprekken met onze belanghebbenden nemen wij de volgende maatregelen: Bord plaatsen Kapelstraat. Wij laten een bord ontwerpen in samenspraak met al de ondernemers aan de Biltstraat. Dit bord plaatsen wij minimaal twee weken voorafgaand aan fase 4 op de hoek bij viswinkel Lijffijt en De Jong. Helpen met leveringen. Ons buurtmaatje is tijdens de werkzaamheden altijd op of rond de Kapelstraat aanwezig. Als er een levering is, begeleidt hij de leverancier en helpt hij met sjouwen. Beperkte werkzaamheden in nacht. Wij hebben zo gepland, dat we geen werkzaamheden in de nacht hebben en we geen geluidsoverlast veroorzaken als mensen slapen.

5 FICTIEF PLAN PAGINA Op welke wijze wij communiceren Wij vinden het belangrijk dat er een duidelijk aanspreekpunt voor de omgeving is. Zo is de drempel om met ons te communiceren laag en voelen mensen zich gehoord. Wij nemen hiervoor de volgende maatregelen: Omgevingsmanager. Wij zetten vanaf gunning onze omgevingsmanager Lars Olthof in voor 0,2 fte. Hij is het aanspreekpunt voor onze belanghebbenden en onwonenden en zorgt ervoor dat onze communicatie tijdig, juist en eenduidig is. Wij willen benadrukken dat onze omgevingsmanager dus een andere persoon is dan de uitvoerder. Zo kan de uitvoerder zich focussen op het maken van het werk en heeft de omgevingsmanager vrijheid en de tijd om te sturen op een tevreden omgeving. Hij heeft een mandaat van 500 per taak om zelfstandig beslissingen te nemen om belanghebbenden tevreden te houden. Resultaat: een direct aanspreekpunt voor de omgeving. Buurtmaatje. Onze omgevingsmanager wordt buiten ondersteund door ons buurtmaatje (SROI). Vanaf start van de uitvoering tot oplevering is hij 40 uur per week op locatie aanwezig. Hij is de oren en ogen van het project en is het directe aanspreekpunt voor de omgeving. Als hij een melding of vraag krijgt, neemt hij contact op met onze omgevingsmanager. Resultaat: 40 uur per week een direct aanspreekpunt op locatie aanwezig. afbeelding 1 omgevingsapp 1.4 Onze communicatiemiddelen Uiteraard voldoen wij aan de minimale eisen van in te zetten communicatiemiddelen, zoals benoemd op bladzijde 21 van de leidraad, deel 2.1 van het bestek en bijlage 15 (instructies voor uitvoering communicatie door derden bij projecten in de openbare ruimte). Om een goede communicatie met de omgeving te garanderen, nemen wij de volgende aanvullende maatregelen: Informatieavond ondernemers. Wij houden onze informatieavond voor ondernemers centraal in het projectgebied, namelijk bij café De Kapel. Dit doen we binnen drie weken na gunning. Zo kunnen we specifiek ingaan op de belangen en zorgen die de ondernemers hebben. Resultaat: ondernemers voelen zich gehoord. Augmented Reality. Op zowel de informatieavond voor burgers als die voor ondernemers nodigen wij het bedrijf VR-House uit. Alle aanwezigen laten we een app downloaden waarmee het eindbeeld van het project over het huidige camerabeeld van een telefoon wordt geplaatst. Als iemand bijvoorbeeld met zijn telefoon door de Kapelstraat loopt, dan ziet hij hoe het eruit komt te zien. We gaan met z n allen naar buiten en tonen aan iedere aanwezige hoe de definitieve situatie er straks uitziet voor hun woning of bedrijf, zodat mensen zich kunnen verplaatsen in wat de situatie gaat worden. Resultaat: verhoogd draagvlak omdat bewoners het eindresultaat kunnen zien. Omgevingsapp. Het hart van onze communicatie is onze omgevingsapp. Onze omgevingsmanager houdt onze app actueel. De app heeft de volgende functies: Omgevingsmanager bellen. Met twee drukken op de knop onze omgevingsmanager bellen met het voorgeprogrammeerde nummer. Melding maken. Een loszittende stoeptegel of een hinderlijk geparkeerde auto? Met de meldingsfunctie maak je een foto. Met één klik verstuur je deze rechtstreeks naar onze omgevingsmanager, zodat deze actie kan ondernemen. Pushberichten. Bij belangrijke nieuwsberichten sturen we een pushbericht. Onze gebruikers krijgen het nieuwsbericht dan direct op hun scherm te zien. Zo versturen we sowieso een pushbericht een dag voorafgaand een iedere nieuwe fase van de werkzaamheden. We melden wat de impact is voor verkeer en wat de overige overlast zal zijn.

6 FICTIEF PLAN PAGINA 05 Achtergrondinformatie. De app bevat de bewonersbrieven, de kaart van de omgeving en de projectplanning. Enquête. Onze app heeft een ingebouwde enquêtefunctie waardoor we doorlopend kunnen peilen wat onze belanghebbenden van het project vinden. Bij het afronden van iedere fase neemt onze omgevingsmanager een enquête af en deelt de resultaten met de gemeente. Op basis van de input voeren wij binnen twee weken verbeteringen door. Wij maken de omgevingsapp bekend in de informatiebrief en tijdens de informatieavonden. Resultaat: omgeving is altijd op de hoogte van ons werk en eventuele hinder. Spandoeken. Op de hoek Biltstraat/Kapelstraat en op de hoek Kapelstraat/Blauwkapelseweg plaatsen wij een spandoek op het hek met hierop het logo van de omgevingsapp en gemeente Utrecht met de oproep om onze omgevingsapp te downloaden. Resultaat: we bereiken passanten die we met onze informatiebrief niet bereiken. GEMEENTE EDE GEEFT EEN 10 VOOR DE OMGEVINGSAPP De omgevingsapp die wij inzetten (omgevingsapplicatie.nl) is in 2017 o.a. gebruikt door de gemeente Ede voor groot onderhoud aan de Keesomstraat, de grootste doorgaande weg van de stad. De app is door personen gedownload. In totaal heeft de gemeente 164 reacties via de app ontvangen. Vier van deze reacties waren klachten. In een evaluatie heeft de gemeente de app met een 10 beoordeeld. De belangrijkste redenen waren de zeer actuele communicatie, makkelijk in gebruik, klantvriendelijk naar burgers en mogelijkheid tot communiceren met passanten. Wethouder Leon Meijer heeft zich mondeling positief uitgelaten over de app en wil deze breder in de gemeente inzetten. 1.5 Hoe wij onze afspraken vastleggen Van alle gesprekken maakt onze omgevingsmanager een gespreksverslag. Hij noteert minimaal de contactgegevens van wie hij gesproken heeft en de afspraken die hij heeft gemaakt. Ieder verslag stuurt de omgevingsmanager door naar onze projectleider en uitvoerder, zodat zij weten wat afgesproken is. Alle gespreksverslagen plaatst de omgevingsmanager in onze clouddienst. Deze clouddienst delen we binnen twee weken na gunning met onze opdrachtgever, zodat zij altijd op de hoogte is van de afspraken die wij met onze belanghebbenden maken. Meerwaarde: uitvoerder, projectleider én opdrachtgever zijn altijd op de hoogte van de actuele afspraken met onze belanghebbenden. 1.6 Hoe wij met klachten omgaan Mochten er ondanks onze maatregelen toch klachten ontstaan, dan volgen wij het volgende proces: 1) Intern doorsturen naar omgevingsmanager. Iedereen binnen het team is geïnstrueerd om meldingen en klachten door te sturen naar onze omgevingsmanager. 2) Registratie en categoriseren. Onze omgevingsmanager registreert de klacht en stelt onze uitvoerder en projectleider van ieder binnengekomen klacht binnen 10 minuten op de hoogte via WhatsApp. 3) Oplossen. onze omgevingsmanager zorgt ervoor dat klacht tijdens werktijden binnen vier uur na melden is opgelost. 4) Terugkoppelen. Als het niet lukt om dit klacht binnen vier uur op te lossen, dan belt onze omgevingsmanager de melder op met de mededeling dat de klacht meer tijd kost. 5) Meten tevredenheid. Binnen drie dagen na afhandeling neemt de omgevingsmanager nogmaals contact op om de tevredenheid van de indiener over de afhandeling te meten. Hij vraagt om een cijfer te geven van 1 tot 10. Als de indiener een zes of lager geeft, herhalen we bovenstaand proces. 6) Terugkoppeling naar opdrachtgever. Iedere maand stuurt de omgevingsmanager een rapportage met de voorgevallen meldingen en klachten en de afhandeling hiervan naar onze opdrachtgever. Meerwaarde: wij weten zeker dat klachten naar tevredenheid zijn afgehandeld.

7 Over House of Tenders House of Tenders is een adviesbureau dat inschrijvende partijen helpt om aanbestedingen te winnen. Wij hebben ons als doel gesteld om marktleider te worden als het gaat om het winnen van aanbestedingen. Dit kan alleen maar met het leveren van een zeer hoge kwaliteit. Hoge kwaliteit bereiken wij door alle projecten te evalueren, te vragen naar klantervaringen en door minimaal één dag in de week tijd te besteden aan onze eigen verbetering. Zo blijven we de concurrentie voor en blijven we minimaal 60% van onze plannen winnen. Hoe we jou kunnen helpen Mocht jezelf geen tijd hebben om een plan te schrijven of heb je behoefte aan expertise, dan helpen we graag. Je kan kiezen voor volledige begeleiding, waarbij we informatie uit jouw organisatie halen, het plan schrijven en deze opmaken. Je kan ook kiezen voor een review. Hierbij schrijf je zelf het plan en geven wij feedback om je plan nog beter te maken. Onze partners Wij werken samen met de volgende bedrijven: House of Apps. Via onze partner House of Apps bieden wij een projectspecifieke omgevingsapp aan. Ook maken ze het mogelijk om bedrijfsongevallen te verminderen met hun veiligheidsapp. VR-House. Als je inzichtelijk wilt maken hoe je project eruit komt te zien, dan kan VR-House dit inzichtelijk maken met augmented reality. Corus Tenderadvies. Wij schrijven plannen van aanpak. Corus helpt in het begeleiden van de inschrijving. Met hun inzet ben je er zeker van dat je alle procedures van een aanbesteding goed doorloopt en je niet uitgesloten wordt door bijvoorbeeld het verkeerd invullen van een formulier. Meer weten over het schrijven van plannen? Website. Lees de blogs met tips op onze website. LinkedIn. Volg onze nieuwsberichten op onze bedrijfspagina van LinkedIn, zodat je altijd op de hoogte bent van het laatste tendernieuws. Zij gingen je voor Contact