Ethische Code Tate & Lyle Essentiële ingrediënten

Transcriptie

1 Ethische Code Tate & Lyle Essentiële ingrediënten

2 Doen wat juist is, wat er ook gebeurt Onze kernwaarden Integriteit Veiligheid Respect In het bedrijfsleven en in het leven in het algemeen word je vaak verleid om de korte route te nemen, een beetje flexibel te zijn of pragmatisch te zijn. Dit zijn meestal eufemismen voor het aantasten van je integriteit. In tijden van voorspoed is het eenvoudig om die verleiding te weerstaan. Maar als je onder druk staat en er veeleisende doelen moeten worden gehaald, kan de verleiding bestaan om het te halen door het minder nauw te nemen met de normen. We doen wat juist is, wat er ook gebeurt. Veiligheid staat altijd voorop. We behandelen mensen fair en hebben respect voor de wereld waarin we leven. Dat is het nooit waard. Bij Tate & Lyle geloven we in doen wat juist is, wat er ook gebeurt. Meestal weten we instinctief wat juist is en wat niet. Onze vuistregel is: als iets niet goed voelt, doe het dan niet. Maar er kunnen wel eens grijze gebieden zijn, en als u twijfelt, moet u het vragen. En als u iets opmerkt wat er niet goed uitziet, moet u het melden. Deze Ethische Code is een leidraad om u te helpen om correct zaken te doen. Lees de Code zorgvuldig, zodat u begrijpt wat er wordt verlangd van ons allemaal als medewerkers en zakenpartners van Tate & Lyle. Integriteit is een van onze kernwaarden, en die mogen we nooit aantasten. Javed Ahmed Chief Executive Inhoud 02 Sectie 1 Introductie tot de Code 05 Sectie 2 Omkoping: wat omkoping is en wat de gevolgen ervan zijn 07 Sectie 3 Vertrouwelijkheid: hoe garanderen we dat bedrijfsinformatie te allen tijde vertrouwelijk blijft 09 Sectie 4 Belangenverstrengeling: wanneer is er sprake van belangenverstrengeling en hoe voorkomen we die 11 Sectie 5 Milieu en gemeenschap: hoe kunnen we onze ecologische voetafdruk minimaliseren en positief bijdragen aan onze gemeenschappen 13 Sectie 6 Eerlijke concurrentie: hoe concurreren we rigoureus en eerlijk in de markt 16 Sectie 7 Voedselveiligheid en kwaliteit: hoe garanderen we de veiligheid en kwaliteit van wat we verkopen, en waarom is dat zo belangrijk 17 Sectie 8 Cadeaus en gastvrijheid: wat kun je redelijkerwijs accepteren of aanbieden 20 Sectie 9 Gezondheid en veiligheid: hoe garanderen we de gezondheid en veiligheid van iedereen die bij ons werkt 22 Sectie 10 Politieke betrokkenheid en contributies: hoe gaan we om met overheden overal ter wereld 24 Sectie 11 Werkplek en mensenrechten: onze ethische principes over werkverbanden 26 Sectie 12 Hoe neem je een ethische beslissing 28 Sectie 13 Zorgen uiten. Vragen, richtlijnen en hulp Ethische Code TATE & LYLE 01

3 Sectie 1 Introductie tot de Code Tate & Lyle streeft oprecht naar correct zakendoen. Al meer dan een eeuw handhaven we hoge normen van verantwoord en ethisch gedrag bij onze eigen activiteiten en zoeken we naar een soortgelijk streven bij onze zakenpartners. Onze Ethische Code is gebaseerd op onze kernwaarden veiligheid, integriteit en respect. Ze bevat richtlijnen over wat we moeten doen en hoe we ons moeten gedragen om te zorgen dat niemand die bij of voor ons werkt, twijfelt over wat correct bij Tate & Lyle betekent. Voor wie geldt de Code? De Code geldt voor alle medewerkers en zakenpartners van Tate & Lyle. Met zakenpartners bedoelen we iedereen die met of namens ons werkt, zoals leveranciers, agenten, vertegenwoordigers, distributeurs, contractmedewerkers en adviseurs. Tate & Lyle is net zo gevoelig voor aansprakelijkheidskwesties of reputatieschade door onjuist handelen van een zakenpartner die namens ons optreedt, als voor onjuist handelen door medewerkers. We streven ernaar deze Code ook te laten gelden bij bedrijven waarin we een belang van 50% of meer hebben, of waar we volledige zeggenschap hebben. Hoe verhoudt de Code zich tot de lokale wet- en regelgeving? Tate & Lyle is in vele landen ter wereld actief, en er zijn aanzienlijke verschillen in cultuur, politiek en wet- en regelgeving. We houden ons minimaal aan alle geldende wetten en regels, handelsbeperkingen en sancties, waar we ook opereren. Mocht de lokale wet een hogere norm eisen dan de Code, dan geldt altijd de lokale wet. Als wetten botsen met onze Code, vraag dan advies aan het Juridische Team. Wat zijn de verantwoordelijkheden van het bedrijf? De Chief Executive en onze directie zijn in laatste instantie verantwoordelijk voor de implementatie van de Code. De managers in het bedrijf zijn verantwoordelijk voor het communiceren van de Code naar medewerkers en zakenpartners, het bieden van training waar nodig, en het volgen en controleren van de implementatie van de Code. De divisiehoofden en de General Counsel doen jaarlijks verslag aan de directie over de naleving. Wat zijn onze verantwoordelijkheden als individuen? We worden allemaal geacht ons ethisch te gedragen, en onze Code bevat richtlijnen om ons hierbij te helpen. Alle medewerkers moeten vertrouwd zijn met de Code en deze elke dag toepassen. Dat betekent dat we garanderen dat de Code meer is dan tekst in een document. De principes in deze Code zijn essentiële ingrediënten van onze manier van zakendoen, ongeacht wie we zijn of waar we werken. In Sectie 12 vindt u richtlijnen voor het nemen van ethisch verantwoorde beslissingen. Als we onethisch gedrag van een collega of zakenpartner opmerken, hebben we de plicht om dat te melden. Zwijgen is geen optie. Tate & Lyle tolereert geen represailles van enig soort tegenover een medewerker die te goeder trouw een daadwerkelijke of vermoede overtreding van deze Code heeft gemeld. Zie Sectie 13 voor het melden van een probleem. 02 TATE & LYLE Ethische Code Ethische Code TATE & LYLE 03

4 Sectie 1 Introductie tot de Code vervolg Sectie 2 Omkoping integriteit Wat gebeurt er als wij als individuen ons niet aan deze Code houden? Het niet naleven van de Code kan zeer ernstige gevolgen hebben, zowel voor het bedrijf als voor mogelijk betrokken individuen. Afhankelijk van de overtreding kan het leiden tot disciplinaire maatregelen, tot en met ontslag. Verder kan het leiden tot hoge boetes voor het bedrijf. Ethisch Ambassadeurs In de hele Group hebben we Ethisch Ambassadeurs die helpen om de Code op hun locatie te implementeren. Ethisch Ambassadeurs werken samen met de Global Director, Ethics Manager en hogere managers om ervoor te zorgen dat we de Code naleven, waar en met wie we ook zakendoen. Een lijst met Ambassadeurs is te vinden in de sectie Ethiek van Source. Checklist Zorg dat u de Code kent Pas hem elke dag toe bij alles wat u doet Vraag het als u niet zeker weet wat u moet doen Doe altijd wat juist is, wat er ook gebeurt Omkoping betekent het geven of ontvangen van iets van waarde (zoals geld, cadeaus, leningen, beloningen of gunsten), ofwel direct of via enig soort tussenpersoon, met als doel een oneigenlijk voordeel of invloed te verkrijgen. We werken niet mee aan enige vorm van omkoping, en vergoelijken die niet. Overheden over de hele wereld hebben anti-omkopingswetten afgekondigd, die ook gelden voor personen en bedrijven buiten hun landsgrenzen. Als mondiaal bedrijf zijn wij overal waar we zakendoen, onderworpen aan dergelijke wetten; het naleven van lokale wetten en regels voorkomt niet altijd vervolging elders. We moeten ervoor zorgen dat we ons bewust zijn van alle relevante wetten en regels en deze naleven. Het niet naleven van anti-omkopingswetten kan ertoe leiden dat: Tate & Lyle aansprakelijk is voor misdaden gepleegd door medewerkers of zakenpartners en voor haar eigen verzuim om adequate procedures in te stellen om corruptie te voorkomen, met hoge boetes als gevolg De betrokken medewerker of zakenpartner hoofdelijk aansprakelijk is, wat kan leiden tot boetes of gevangenisstraf We ernstige reputatieschade lijden Houd u aan alle wetten en regels die omkoping verbieden en doe alles wat in uw macht ligt om te zorgen dat onze zakenpartners hetzelfde doen U of enige zakenpartner mag nooit, direct of indirect, een omkoopsom in enige vorm aanbieden, geven, aanvaarden of ontvangen 04 TATE & LYLE Ethische Code Ethische Code TATE & LYLE 05

5 Sectie 2 Omkoping vervolg Sectie 3 Vertrouwelijkheid Als u in een situatie terechtkomt waar om een betaling wordt gevraagd die dient om ervoor te zorgen dat een persoon zijn beroepsmatige taken correct en direct uitvoert (d.w.z. doet waartoe hij in het kader van zijn beroep al verplicht was), doe deze betaling dan niet en neem onmiddellijk contact op met het Juridische Team. Dit wordt wel faciliterende betaling genoemd, en is omkoping Controleer iemands achtergrond, zodat u zo zeker mogelijk bent dat een potentiële zakenpartner voldoet aan de hoge ethische gedragsnormen die we verwachten van degenen die namens ons handelen. Nadere richtlijnen hierover zijn te vinden in uw Cruciale vragen: is het omkoping? Leidt een voordeel dat me wordt aangeboden ertoe dat ik me verplicht voel om op een bepaalde manier te handelen of om mijn gedrag te veranderen? Beïnvloedt het voordeel dat ik iemand geef, mijn objectiviteit of die van de ontvanger, of is dat schijnbaar het geval? Wordt bij mij als ontvanger van een voordeel het vermogen aangetast om mijn werk naar behoren te doen? lokale zorgvuldigheidsprocedures met betrekking tot derden Meld elk aanbod en elke eis tot omkoping, hoe klein ook, bij een toepasselijke hogere manager en bij het Juridische Team Rode vlaggen Transacties waarbij geld of eigendommen via een adviseur of vertegenwoordiger aan een ambtenaar worden doorgegeven Het gebruik van adviseurs of vertegenwoordigers die nauwe banden onderhouden met de overheid of een politieke partij in het land waar we zaken doen Giften of betalingen aan of het fêteren van ambtenaren, partijfunctionarissen, kandidaten voor een openbaar ambt of hun gezinnen Indirecte betalingen aan klanten, ambtenaren of hun gezinnen Verzoeken om ongebruikelijk hoge provisies, voorschotten of andere vergoedingen Verzoeken om vergoedingen die niet in verhouding staan tot de geleverde diensten Bepaalde vertrouwelijke informatie is cruciaal voor het succes van een bedrijf in een concurrerende markt en moet worden beschermd. Alle medewerkers moeten de juiste stappen nemen om bedrijfsinformatie te beschermen, en vertrouwelijke informatie respecteren. Sommige vertrouwelijke informatie, bijvoorbeeld met betrekking tot fusie- en acquisitieactiviteiten of bedrijfsresultaten, is mogelijk koersgevoelig. Het onjuist of onbevoegd gebruiken of afhandelen van vertrouwelijke informatie kan zeer schadelijk zijn voor het bedrijf en kan de operationele en financiële prestaties van Tate & Lyle aantasten. We zijn volgens diverse wetten en vaak ook contractueel verplicht om vertrouwelijke informatie van derden die ons in goed vertrouwen is bekendgemaakt, te beschermen. We houden ons aan alle geldende wetten en regels ter bescherming van vertrouwelijke informatie. Hieronder vallen ook wetten over de bescherming van persoonsgegevens en van het recht op privacy. Om vertrouwelijke informatie te beschermen moet of mag u: Vertrouwelijke informatie alleen delen met diegenen die deze uit legitiem, zakelijk oogpunt moeten kennen Vertrouwelijke informatie niet delen met personen buiten Tate & Lyle, tenzij u hiertoe interne goedkeuring hebt en de ontvanger een geheimhoudingsverklaring heeft getekend Ervoor zorgen dat u geen vertrouwelijke informatie achterlaat op plaatsen waar anderen deze kunnen vinden Geen vertrouwelijke informatie bespreken of ermee werken in een openbare ruimte waar een gesprek kan worden afgeluisterd of de gegevens per ongeluk kunnen worden prijsgegeven Ervoor zorgen dat u geen vertrouwelijke informatie van een eerdere werkgever prijsgeeft zonder toestemming van deze werkgever Indien u voor Tate & Lyle betrokken bent bij fusie- en acquisitieactiviteiten, 06 TATE & LYLE Ethische Code Ethische Code TATE & LYLE 07

6 Sectie 3 Vertrouwelijkheid vervolg Sectie 4 Belangenverstrengeling integriteit wordt u toegevoegd aan de lijst van insiders en geïnformeerd over uw verantwoordelijkheden met betrekking tot vertrouwelijkheid. Wat is vertrouwelijke informatie? Hieronder volgen enkele voorbeelden van de meest voorkomende soorten vertrouwelijke informatie; de lijst is echter niet uitputtend. Vakgeheimen en -kennis In behandeling zijnde octrooien en handelsmerken Financiële bedrijfsinformatie en resultaten vóór publicatie Ideeën, processen, plannen en voorstellen van het bedrijf Informatie over capaciteit en productie Marketing- of verkoopvooruitzichten en -strategieën Informatie over klanten Prijslijsten Bedrijfsstrategieën Gegevens van leveranciers Potentiële klanten Informatie over technologische en R&Dontwikkelingen Persoonsgegevens van medewerkers Informatie over acquisities en afstotingen Informatie met betrekking tot rechtszaken Cruciale vragen Ga ik zaken bespreken die vertrouwelijk zijn voor Tate & Lyle als ik een bestaande of potentiële zakenpartner ontmoet? Overweeg vóór de ontmoeting altijd het afsluiten van een geheimhoudingsverklaring. Is er al een geheimhoudingsverklaring getekend? Zo ja, voldoe ik dan naar behoren aan de voorwaarden? Hoe kan ik Tate & Lyle s vertrouwelijke informatie beschermen als ik op een andere locatie werk? Van belangenverstrengeling is doorgaans sprake wanneer de privéactiviteiten van medewerkers of hun directe familieleden botsen met de zakelijke belangen van Tate & Lyle. Hierdoor ontstaat twijfel aan de kwaliteit van de genomen zakelijke beslissingen en mogelijk aan de integriteit van de persoon die beslissingen neemt. Eventuele belangenverstrengeling ontstaat wanneer we ons in een situatie bevinden waarin twee of meer concurrerende belangen met elkaar in conflict komen, zodat ons vermogen om objectieve of onpartijdige beslissingen te nemen mogelijk wordt beperkt. Van ons allemaal wordt verwacht dat we zorgvuldig zijn bij het afhandelen van de zaken van het bedrijf en open en rechtdoorzee zijn wanneer er mogelijk belangenverstrengeling ontstaat. Mogelijke bronnen van belangenverstrengelingen zijn: zakelijke transacties met familieleden, werk of activiteiten buiten het bedrijf met leveranciers of investeringen en privéovereenkomsten met leveranciers Potentiële belangenverstrengeling moet worden vermeden of, indien onvermijdelijk, op een open en transparante manier worden afgehandeld en schriftelijk worden goedgekeurd door uw lijnmanager Meld iedere potentiële belangenverstrengeling direct bij uw lijnmanager en/of het Juridische Team; bespreek het openlijk en documenteer het ter referentie in de toekomst 08 TATE & LYLE Ethische Code Ethische Code TATE & LYLE 09

7 Sectie 4 Belangenverstrengeling vervolg Sectie 5 Milieu en gemeenschap integriteit Zie af van het nemen van beslissingen nadat u belangenverstrengeling hebt gemeld, totdat het conflict is opgelost. In sommige gevallen kan het nodig zijn om u geheel terug te trekken uit het werk aan de desbetreffende transactie Cruciale vragen Alle gesprekken en beslissingen met betrekking tot belangenverstrengeling worden beschouwd als archiefmateriaal en worden daarom overeenkomstig genotuleerd en gearchiveerd Bij verantwoord en ethisch werken gaat het ook om onze invloed op zowel het milieu als onze lokale gemeenschappen. We willen ervoor zorgen dat onze activiteiten en producten ecologisch veilig zijn, en dat we op de plaatsen waar we opereren een positieve en blijvende relatie met de lokale gemeenschap onderhouden. Daarnaast zijn onze productieketen, processen en producten zowel direct als indirect van invloed op het milieu. We houden dit continu bij, met als doel om nieuwe, effectieve manieren te vinden om onze ecologische voetafdruk te verkleinen. Om te doorgronden of in een bepaalde situatie mogelijk sprake is van belangenverstrengeling dient u zich altijd het volgende af te vragen: Zouden mijn collega s of een buitenstaander denken dat dit van invloed kan zijn op mijn manier van werken voor het bedrijf? Hebben ik of mijn familie iets te winnen bij mijn relatie met de derde die zaken doet met Tate & Lyle, of vice versa? Kan dit van invloed zijn op beslissingen die ik namens Tate & Lyle mogelijk neem? Voel ik enigerlei verplichting vanwege mijn relatie met de derde? Zou ik me generen als iemand bij Tate & Lyle van de situatie wist? Hoe zou deze relatie overkomen op iemand buiten Tate & Lyle, zoals een andere Tate & Lyle-klant, leverancier of dienstverlener? Zou die zich afvragen of hij eerlijk is behandeld? Als het antwoord op een of meer van de vragen hierboven ja of misschien is, of in de ogen van derden mogelijk ja of misschien is, bent u waarschijnlijk betrokken bij belangenverstrengeling en dient u voor richtlijnen contact op te nemen met uw lijnmanager of het Juridische Team. Voor ons als bedrijf is het belangrijk om een positief effect te hebben op het milieu en onze lokale gemeenschappen, om zo onze duurzaamheid op de lange termijn te waarborgen. Goede handelwijzen op milieugebied verlagen onze operationele kosten, terwijl een goede reputatie in onze in lokale gemeenschappen belangrijk is om de juiste mensen te kunnen aantrekken en ons bedrijf effectief te blijven runnen. Onze aanpak Milieu Tate & Lyle s milieubeleid en -normen gelden voor de gehele Group, en we streven ernaar om ecologische overwegingen te laten meewegen bij alle grote operationele beslissingen. Onze fabrieken opereren volgens de relevante lokale milieuvergunningen, en we verwachten tenminste dat deze altijd worden nageleefd. Als een van onze fabrieken de voorwaarden van een milieuvergunning overtreedt, treden we direct op om het probleem te verhelpen en te voorkomen dat het opnieuw gebeurt. Binnen onze eigen bedrijven en onze jointventures zijn we gefocust op de aspecten van onze activiteiten die de grootste potentiële impact hebben op het milieu, namelijk het gebruik van energie en water, en de productie en verwerking van afval. Door hulpbronnen als energie en water efficiënter te gebruiken en minder afval te produceren verkleinen we onze impact op het milieu, met als extra voordeel het terugdringen van de operationele kosten. We spelen allemaal een rol bij het verkleinen van de effecten van het bedrijf op het milieu, en daarom zijn ecologische prestatiedoelen voor velen van u onderdeel van de persoonlijke doelstellingen. 10 TATE & LYLE Ethische Code Ethische Code TATE & LYLE 11

8 Sectie 5 Milieu en gemeenschap vervolg Sectie 6 Eerlijke concurrentie respect Gemeenschap Als verantwoordelijk burger hanteert ons bedrijf ook een effectief programma voor betrokkenheid bij de gemeenschap, dat afhankelijk van de behoefte wordt ontwikkeld. Omdat Tate & Lyle een belangrijke speler is in de omgeving van veel locaties waar we fabrieken hebben, is het cruciaal om ertoe bij te dragen dat die gemeenschappen aantrekkelijke woon- en werkplaatsen zijn. Ons programma, dat zowel onze gemeenschappen als onze medewerkers ten goede moet komen, heeft de volgende doelstellingen: Onderwijs: het ontwikkelen van de kennis en het begrip van wetenschap, technologie, techniek en wiskunde onder jonge mensen Welzijn: het bieden van praktische bijstand op het gebied van gezondheid, voeding en algemeen welzijn, bijvoorbeeld door het steunen van voedselbanken Milieu: het bevorderen van ecologische duurzaamheid en goed milieubeheer, waarbij we ons richten op kwesties als klimaatverandering, watermanagement en natuurbehoud Organisaties waaraan ons programma ten goede komt, zijn onder andere universiteiten, lokale schoolstichtingen, parken en nonprofitorganisaties die zich richten op gezondheid en voeding. Wees u bewust van ons milieubeleid en pas het toe waar dit relevant is in uw werk Zorg ervoor dat u begrip hebt van milieukwesties in een mate die overeenkomt met uw verantwoordelijkheden op milieugebied Als u iets opmerkt wat mogelijk strijdig is met ons milieubeleid en -procedures, negeer het dan niet; meld het bij uw lijnmanager, een hogere manager of Safecall Werk overal waar mogelijk samen met onze klanten en zakenpartners aan het verkleinen van de ecologische voetsporen van onze activiteiten en producten Neem deel aan initiatieven voor de gemeenschap en leg ideeën ter overweging voor aan onze VP of Sustainability Meer informatie Raadpleeg ons milieubeleid in de sectie Group Policies op Source. Als u twijfel hebt over een milieukwestie of een idee hebt voor een mogelijk nieuw initiatief voor de gemeenschap, neem dan contact op met sustainability@tateandlyle.com. We streven oprecht naar wettige en vrije concurrentie en naar rigoureus concurreren, uitsluitend op basis van de kwaliteiten van onze producten en diensten. We houden ons aan alle geldende kartel- en concurrentiewetten in alle landen waar we actief zijn. Dat betekent dat geen enkele medewerker of zakenpartner enig soort overeenkomst (mondeling of schriftelijk) met concurrenten mag aangaan over prijsstelling, toewijzing van markten of andere zaken die de concurrentie kunnen beperken en/of de markt kunnen verstoren. Het overtreden van concurrentiewetten is zowel onethisch als illegaal. Overtreding zou het bedrijf, en mogelijk personen, blootstellen aan: Aanzienlijke civiel- en strafrechtelijke sancties, waaronder in sommige landen hoofdelijke boetes en gevangenisstraffen Het risico van schadeclaims van klanten of anderen die schade hebben geleden door het onwettige gedrag Negatieve publiciteit en schade aan onze reputatie Alle medewerkers en zakenpartners die betrokken zijn bij de verkoop van onze producten, moeten op de hoogte zijn van de concurrentie- en kartelregels die gelden in de landen waar ze werken. Hoe u zorgt dat u niet concurrentievervalsend werkt: Met klanten: Behandel alle klanten op een open en eerlijke manier en met respect voor hun onafhankelijkheid Werk hard om ervoor te zorgen dat klanten het beste product en de beste service voor hun specifieke behoeften krijgen 12 TATE & LYLE Ethische Code Ethische Code TATE & LYLE 13

9 Sectie 6 Eerlijke concurrentie vervolg integriteit Respecteer de vrijheid van onze distributeurs om hun verkoopprijzen te bepalen Met producten: Concurreer op basis van de kwaliteit van onze producten en diensten en zorg ervoor dat ons verkoopmateriaal, onze advertenties en andere informatie een accurate en eerlijke beschrijving van onze producten en diensten geven Met concurrenten: Onderhoud geen contacten met concurrenten waarin prijzen, markten of klanten worden besproken Zorg ervoor dat ontmoetingen met klanten een wettig doel dienen, bijvoorbeeld in het kader van vergaderingen van brancheverenigingen of benchmarkingactiviteiten die zijn goedgekeurd door het Juridische Team Verzamel marktgegevens met wettige middelen en bepaal commerciële strategieën onafhankelijk, in het licht van die gegevens Probeer geen gevoelige marktinformatie van concurrenten in te winnen U mag incidenteel goederen of diensten kopen van of verkopen aan een concurrent, zolang de informatie die in dit kader wordt uitgewisseld, strikt beperkt is tot datgene wat nodig is voor die specifieke transactie Meer informatie Raadpleeg ons kartelbeleid in de sectie Group Policies op Source. Als u twijfelt of een situatie of handelwijze mogelijk strijdig is met de regels van het bedrijf, overleg dan met het Juridische Team. Cruciale vragen Heb ik mijn prijzen onafhankelijk van onze concurrenten bepaald? Voelt een distributeur zich verplicht om zijn prijzen vast te stellen op een niveau dat ik heb voorgesteld of gesuggereerd? Kan mijn handelen of verzuim (bijvoorbeeld nalaten om gesprekken te notuleren tijdens een vergadering) worden opgevat als samenwerking met een concurrent? Heb ik mijn prijzen zeer laag vastgesteld om nieuwe handel te verkrijgen of simpelweg om een concurrent te schaden? U mag deelnemen aan een uitwisseling van verzamelde gegevens voor de branche, zolang hierbij geen bedrijfsspecifieke informatie wordt prijsgegeven en de gegevens worden verzameld door een onafhankelijke derde, zodat de vertrouwelijkheid gewaarborgd is 14 TATE & LYLE Ethische Code Ethische Code TATE & LYLE 15

10 Sectie 7 Voedselveiligheid en kwaliteit Sectie 8 Cadeaus en gastvrijheid Onze reputatie berust op het consequent leveren van ingrediënten van hoge kwaliteit aan onze klanten. Wij allemaal, wat onze taak ook is, hebben de verantwoordelijkheid om te doen wat we kunnen om te garanderen dat alles wat we produceren van de hoogste kwaliteit is en aan de verwachtingen van onze klanten voldoet. In principe is er niets mis met het geven of ontvangen van cadeaus van bescheiden waarde als blijk van waardering, of het aanbieden of accepteren van een redelijke mate van gastvrijheid om een zakenrelatie te ontwikkelen en te verbeteren. Ieder van ons moet uitgaan van zijn eigen oordeel, gezonde verstand en matigheid om te besluiten wat acceptabel is en wat niet. De reputatie en het succes van ons bedrijf zijn ervan afhankelijk dat we consequent ingrediënten van hoge kwaliteit produceren. Zorg ervoor dat u de geldende wetten en regels naleeft, niet alleen van het land waar we het ingrediënt maken, maar ook van het land waar het wordt verkocht Zorg dat u zich bewust bent van alle geldende normen voor voedselveiligheid en dat u eraan voldoet Zorg dat u een duidelijk begrip hebt van de behoeften en verwachtingen van onze klanten en ga daar met duidelijke en open communicatie mee om Reageer tijdig en effectief op zorgen van klanten en handel problemen op de vereiste manier en het vereiste moment af Ontwikkel relaties met leveranciers en andere zakenpartners van wie de producten en diensten voldoen aan de normen van Tate & Lyle Meer informatie Raadpleeg ons kwaliteitsbeleid in de sectie Group Policies op Source. Als u richtlijnen nodig hebt bij kwesties op het gebied van voedselveiligheid of kwaliteit, neem dan contact op met een lid van het Kwaliteitsteam. Het geven of ontvangen van cadeaus en gastvrijheid kan in het dagelijkse zakenleven dienen om begrip op te bouwen en relaties te ontwikkelen, maar het kan ook leiden tot belangenverstrengeling tussen persoonlijk gewin en de beroepsmatige plicht van een medewerker tegenover Tate & Lyle. Cadeaus en gastvrijheid kunnen oneerlijk lijken voor degenen die er niet van profiteren. Dit kan ertoe leiden dat anderen (zowel collega s als zakenpartners) hun vertrouwen in onze zakelijke beslissingen verliezen en er daardoor niet langer op vertrouwen dat Tate & Lyle eerlijk en objectief zaken doet. Het accepteren of aanbieden van cadeaus of gastvrijheid waardoor de ontvanger zich verplicht voelt om op een bepaalde manier te handelen, of dat zelfs maar de schijn hiervan wekt, is onaanvaardbaar en in strijd met onze Code Gastvrijheid of vermaak mag alleen worden aangeboden of geaccepteerd binnen de normale loop van uw werk, mits het redelijk en bescheiden is en uw handelen niet beïnvloedt of lijkt te beïnvloeden Gastvrijheid en vermaak mogen niet ingaan tegen de lokale wetten of ethische normen, inclusief het ethische beleid van de organisatie van de andere partij Het geven en ontvangen van promotieartikelen van nominale waarde is acceptabel, bijvoorbeeld cadeaus met bedrijfslogo s zoals pennen, kleding, schrijfwaren, etc. 16 TATE & LYLE Ethische Code Ethische Code TATE & LYLE 17

11 Sectie 8 Cadeaus en gastvrijheid vervolg integriteit Wanneer u een evenement organiseert, zorg dan dat alle betrokken zakenpartners gelijk en transparant worden behandeld Alle kosten moeten naar behoren en voldoende gedetailleerd worden gedocumenteerd, zodanig dat ze de ware aard en hoogte van de kosten accuraat en eerlijk weerspiegelen en direct kunnen worden gerelateerd aan een zakelijk doel Wat is redelijk en bescheiden? Het bieden van vermaak tijdens sportevenementen of in het theater en andere sociale gebeurtenissen (zoals etentjes) zijn acceptabel, mits ze: Redelijk en bescheiden zijn in waarde, gezien als afzonderlijk evenement, maar ook als totale waarde over een periode van een jaar Niet kunnen worden uitgelegd als omkoop- of afkoopsom. Bij het aanbesteden van werk of een contract kan het aannemen van welk soort gift of gastvrijheid dan ook bijvoorbeeld worden uitgelegd alsof het van invloed is op het uiteindelijke resultaat van de aanbesteding, en moet worden nagelaten Een relevante, zakelijke reden hebben Uzelf of het bedrijf niet in verlegenheid brengen als ze openbaar worden gemaakt Nationale/regionale grenzen De acceptabele of redelijke waarde van een cadeau of gastvrijheid (gegeven of ontvangen) kan sterk variëren per land. Hierom stellen we nationale of regionale grenzen, die van tijd tot tijd worden herzien. Elk cadeau en elke gastvrijheid, gegeven of ontvangen, die boven de relevante nationale of regionale grens ligt, moet worden goedgekeurd door uw directe lijnmanager en worden gedocumenteerd in uw lokale register van cadeaus en gastvrijheid. Wat de waarde van een cadeau of gastvrijheid echter ook is, u dient altijd rekening te houden met deze richtlijn. Zelfs iets wat onder de nationale of regionale grens ligt, kan onacceptabel zijn vanwege de omstandigheden waarin het is aangeboden of ontvangen. Rode vlaggen Een cadeau, vermaak of gastvrijheid of wat ook van waarde mag niet worden aangeboden als het: In strijd is met wetten of regels Contant geld is of equivalent daarmee Voor wat, hoort wat is, d.w.z. deel uitmaakt van een overeenkomst waaronder iets terug wordt verlangd Cruciale vragen Houd altijd rekening met de volgende vragen wanneer u overweegt om cadeaus of gastvrijheid te geven of aan te nemen: Beïnvloedt het cadeau of de gastvrijheid mijn objectiviteit of die van de andere partij, of is dit schijnbaar het geval? Wordt mijn vermogen of dat van de andere partij om ons werk naar behoren uit te voeren aangetast? Heeft de gastvrijheid betrekking op zaken, of is het bijna privé? Kan het cadeau of de gastvrijheid als uitzonderlijk worden beschouwd? voor het cadeau (ook al is de waarde van het cadeau klein) In strijd is met deze Code, ons beleid of het beleid van de organisatie van de andere partij Niet correct is gedocumenteerd in het kostensysteem, de boekhouding of het relevante register van cadeaus en gastvrijheid Is mijn cadeau of gastvrijheid bedoeld om iemand iets te laten doen wat hij anders niet zou hebben gedaan? Zou ik of de ontvanger zich generen als het bekend werd? Als het antwoord op een of meer van deze vragen ja of misschien is, of in de ogen van derden mogelijk ja of misschien is, moet u het cadeau of de gastvrijheid waarschijnlijk niet aannemen. Als u twijfelt, vraag dan om richtlijnen en/ of voorafgaande goedkeuring van uw lijnmanager en/of het Juridische Team. 18 TATE & LYLE Ethische Code Ethische Code TATE & LYLE 19

12 Sectie 9 Gezondheid en veiligheid veiligheid We hebben geen hogere prioriteit dan veiligheid. We zijn samen verantwoordelijk voor het beschermen van de veiligheid van onszelf, onze collega s en iedereen die voor en bij ons werkt, op al onze locaties overal ter wereld. We zijn ook samen verantwoordelijk voor de gezondheid en veiligheid van mensen in de gemeenschap waar we werken. Voor een goede staat van dienst op het gebied van veiligheid en gezondheid is meer nodig dan je gewoon aan de regels houden. We moeten ons allemaal bewust zijn van de risico s van ons dagelijks werk en van iedere situatie waarin we ons bevinden, op het werk of daarbuiten. Als we veilig willen blijven, moet veiligheid altijd het eerste zijn waar we aan denken. U mag een product alleen maken, bewerken, gebruiken, vervoeren of weggooien als dat veilig kan Streef oprecht naar het creëren van een veilige en gezonde werkomgeving voor uzelf en uw collega s, en naar het voorkómen van alle werkgerelateerde verwondingen en ziekten Veiligheid is uw verantwoordelijkheid, wat uw functie of positie ook is We geloven dat: Alle verwondingen kunnen worden voorkomen Veilig gedrag en respect voor de veiligheidsregels een voorwaarde voor het werkverband zijn Alle risico s in de werkomgeving beheerst kunnen worden Geen taak zo belangrijk is dat het acceptabel is om hem onveilig uit te voeren; we controleren en meten onze prestaties continu om onszelf te verbeteren Fabrieks- en gedragscontroles en gedetailleerd onderzoek naar incidenten cruciaal zijn voor het aanwijzen en beheersen van veiligheids- en gezondheidsrisico s Goede veiligheid goede zaken betekent Daarom is het uw verantwoordelijkheid om: Deel te nemen aan alle relevante veiligheidstrainingen Te zorgen dat u alle relevante veiligheidsprocedures, werkinstructies en normen kent en begrijpt, en deze toepast Alle onveilige omstandigheden en handelingen direct aanpakt Meer informatie Raadpleeg het veiligheidsbeleid en de procedures op Source of in uw lokale werkgebied. Cruciale vragen Ben ik me bewust van de relevante procedures op mijn werk? Denk ik na over veilig werken, waar ik ook ben binnen Tate & Lyle? Als ik onveilige werkomstandigheden zie, doe ik dan iets om ze in orde te maken, inclusief ze rapporteren? Hoe kan ik mijn werkplek veiliger maken? Meld ik bijna-ongelukken altijd? 20 TATE & LYLE Ethische Code Ethische Code TATE & LYLE 21

13 Sectie 10 Politieke betrokkenheid en contributies integriteit Tate & Lyle is een wereldwijd opererend bedrijf, en als zodanig zijn we onderdeel van veel verschillende samenlevingen. Maar waar we ook opereren, politiek speelt een belangrijke rol, zowel voor bedrijven als voor individuen. Daarom nemen we deel aan externe debatten over onderwerpen die van legitiem belang zijn voor ons, ons personeel en de gemeenschap waarin we opereren, om onze belangen te beschermen en te bevorderen. We betalen bescheiden politieke contributies in de VS, altijd met inachtneming van strenge regels en richtlijnen van de staten en de federale overheid, en allemaal volledig openbaar. Elders betalen we geen politieke contributies. We lobbyen echter wel bij regeringen en zijn vertegenwoordigd in brancheorganisaties die contact onderhouden met de overheid en regelgevelde autoriteiten over onderwerpen die ons bedrijf aangaan zoals onze activiteiten, producten, etikettering en claims voor voeding en ingrediënten en andere situaties die relevant zijn voor ons bedrijf. Als individu hebt u het recht om deel te nemen aan het politieke proces op manieren die gepast zijn in het land waar u woont en die niet strijdig zijn met uw taken als medewerker Als u deelneemt aan politieke activiteiten, maak dan duidelijk dat uw politieke opvattingen en handelingen persoonlijk zijn en Tate & Lyle niet vertegenwoordigen Informeer uw lijnmanager van tevoren als u van plan bent om enig openbaar ambt na te streven of te aanvaarden, en zorg dat u eventuele problemen bespreekt die hieruit kunnen voortvloeien Alle politieke activiteiten van bedrijven, inclusief het betalen van politieke contributies en lobbyen bij de overheid en overheidsinstanties of regelgevende organen is streng gereguleerd en mag alleen worden gedaan door medewerkers die bevoegd zijn om in het belang van Tate & Lyle te handelen Samenwerken met ambtenaren of beambten Een ambtenaar of beambte mag onder geen beding worden ingehuurd om diensten te leveren die op enigerlei wijze strijdig zijn of botsen met de overheidstaken of verplichtingen van die ambtenaar, of met de taken of verplichtingen van de overheidsinstantie die optreedt als zijn of haar werkgever Een ambtenaar of beambte mag door Tate & Lyle worden ingehuurd om diensten te leveren, mits de desbetreffende diensten een legitiem zakelijk doel dienen, legaal zijn in het land waar ze worden geleverd, en niet op enigerlei wijze botsen met de overheidstaken of verplichtingen van de ambtenaar of beambte. Dit geldt ook voor voormalige ambtenaren wanneer de uit te voeren activiteiten direct verband houden met de functies die deze tijdens zijn ambtsperiode of dienstverband bekleedde of leidde Voordat u een huidige of voormalige ambtenaar of beambte inhuurt, moet u het Juridische Team om richtlijnen vragen Meer informatie? Raadpleeg ons beleid voor overheidsrelaties voor Tate & Lyle Americas in de sectie Group Policies op Source. Indien zich een situatie voordoet waarin sprake is of kan zijn van enig soort van politieke activiteit van het bedrijf, onderneem dan geen actie zonder de General Counsel voor de Group of voor Noord- en Zuid-Amerika te raadplegen. 22 TATE & LYLE Ethische Code Ethische Code TATE & LYLE 23

14 Sectie 11 Werkplek en mensenrechten respect integriteit We streven er oprecht naar om een werkplek te bieden die gebaseerd is op de essentiële ingrediënten vertrouwen, eerlijkheid, eerlijke behandeling en respect voor menselijke kernwaarden. De Universele verklaring van de rechten van de mens en de bijbehorende verdragen zijn wereldwijd erkend en geaccepteerd, en vormen de basis van de publieke en internationale verwachtingen aan een bedrijf als Tate & Lyle en onze zakenpartners. Een succesvol en duurzaam bedrijf vereist dat medewerkers correct en rechtvaardig worden behandeld en de kans en de stimulans krijgen om zich zowel persoonlijk als beroepsmatig te ontwikkelen. Hieronder volgen de basisprincipes waaraan u zich moet houden. Kinderarbeid is onder geen beding toegestaan. Een kind wordt gedefinieerd als een persoon onder de leeftijd van 15 jaar, tenzij de lokale wet anders bepaalt Dwangarbeid: alle arbeidsverbanden zijn vrijwillig van aard. We staan het gebruik van dwangarbeid onder geen beding toe Vrijheid van vereniging: we erkennen en respecteren het recht van de medewerkers op vrijheid van vereniging, bijvoorbeeld als leden van een vakbond of ondernemingsraad, en discrimineren degenen die hun recht op vrijheid van vereniging uitoefenen, niet Arbeid naar verdienste: we nemen onze beslissingen over aanstellingen en arbeidsverbanden op basis van de vaardigheden, het talent en de prestaties van het desbetreffende individu. Deze beslissingen behelzen zaken als salaris, voorzieningen, promotie, opleiding en ontwikkeling, discipline en beëindiging van het werkverband. We discrimineren niet op basis van geslacht, leeftijd, handicap, burgerlijke staat, zwangerschap, seksuele geaardheid, religie, etnische of nationale herkomst, genetische gesteldheid of militaire status Lonen: we betalen lonen die ten minste gelijk zijn aan het relevante wettelijke minimum plus de bijbehorende wettelijke voorzieningen Werkuren (regulier en overwerk) weerspiegelen de geldende nationale en lokale regels. Wanneer er overuren nodig zijn, doen we er alles aan om het effect ervan op de medewerkers te minimaliseren Respect: we behandelen al onze medewerkers en zakenpartners met respect en eerlijkheid Diversiteit: we waarderen diversiteit en werken samen om te zorgen dat op de werkplek een sfeer van saamhorigheid en acceptatie heerst. Diversiteit van mensen, achtergronden en ideeën draagt bij aan ons succes Intimidatie: we tolereren geen intimidatie van welk soort ook, of het pesten van onze medewerkers of anderen die op onze locaties komen. We verwachten van al onze medewerkers en zakenpartners dat ze onze waarden naleven en respect tonen voor elkaar Privacy: we beschermen het recht op privacy van onze medewerkers door te garanderen dat we voldoen aan alle geldende regels omtrent de bescherming van gegevens Meer informatie Raadpleeg het HR-portal op Source of praat met de lokale HR-vertegenwoordiger. 24 TATE & LYLE Ethische Code Ethische Code TATE & LYLE 25

15 Sectie 12 Hoe neem je een ethische beslissing Soms ontstaan er situaties waarin de correcte handelwijze niet volledig duidelijk is. Als hulp om te besluiten wat u moet doen, dient u de kwestie te overwegen door uzelf de volgende vragen in de gegeven volgorde te stellen. U vindt enkele voorbeelden van ethische dilemma s en vragen over de Code onder Ethics op Source. Vergeet niet dat u uw dilemma altijd kunt bespreken met uw lijnmanager, collega s, uw lokale Ethisch Ambassadeur of het Juridische Team. Vraag u af Ja Vraag u af Ja Vraag u af Ja Vraag u af Ja Vraag u af Ja Is het legaal? Nee / niet zeker Ga niet verder met de actie en neem contact op met afdeling Juridische Zaken voor verder advies en richtlijnen. Strookt het met onze kernwaarden en de Code? Nee / niet zeker Ga niet verder met de actie; vraag indien nodig om advies en richtlijnen. Ben ik er gerust op dat ik zonder schaamte of gêne aan mijn collega's, familie en vrienden kan uitleggen wat ik heb gedaan? Nee / niet zeker Ga niet verder met de actie; vraag indien nodig om advies en richtlijnen. Zou Tate & Lyle het prettig vinden als dit in de media verscheen? Nee / niet zeker Ga niet verder met de actie; vraag indien nodig om advies en richtlijnen. Doe ik zo wat 'juist' is? Vraag uzelf als medewerker van een internationaal bedrijf af hoe dit in wereldwijde context wordt gezien. D.w.z. zou het antwoord op de vragen aan de linkerkant hetzelfde blijven? Nee / niet zeker Ga niet verder met de actie; vraag indien nodig om advies en richtlijnen. Ja op alle vragen Ga verder met de desbetreffende handelingen 26 TATE & LYLE Ethische Code Ethische Code TATE & LYLE 27

16 Sectie 13 Zorgen uiten Vragen? of hulp nodig? Als u vragen hebt over iets wat in onze Ethische Code staat of over Tate & Lyle s beleid en bedrijfsprocedures, ga dan eens praten met uw lokale Ethisch Ambassadeur, lijnmanager of een lid van het Juridische Team. Het beleid van de Group is ter inzage of als download beschikbaar op Source, maar als u geen directe toegang tot Source hebt, kunt u contact opnemen met een van de personen hieronder voor een exemplaar van een beleidslijn, procedure of richtlijn die geldig is op de plaats waar u werkt. Tate & Lyle streeft ernaar om overal waar we actief zijn een open, verantwoordelijke en veilige cultuur te bevorderen. We willen dat al onze medewerkers en zakenpartners het gevoel hebben dat ze legitieme zorgen over daadwerkelijk of vermeend onjuist handelen veilig en zonder angst voor represailles kunnen uiten en weten dat de vertrouwelijkheid daarbij gerespecteerd wordt. We zijn allemaal verantwoordelijk om te garanderen dat de normen in deze Code meer zijn dan tekst in een document, en dat ze onze dagelijkse werkwijze bepalen. Als u schending van deze normen opmerkt, moet u actie ondernemen. Een oogje toeknijpen is in zichzelf onjuist omdat de onethische situatie hierdoor kan voortduren. Hoe uit u uw zorgen Intern melden: u kunt uw zorgen uiten bij uw lijnmanager of een andere hogere manager, een Ethisch Ambassadeur of bij HR. Als dit om wat voor reden dan ook moeilijk is, kunt u uw zorgen ook direct uiten bij de Speak Up-commissie of Safecall Melden bij Safecall: door Safecall te bellen heeft iedere medewerker of zakenpartner de mogelijkheid om in vertrouwen met een onafhankelijke organisatie te praten over mogelijke zorgen die u hebt op de werkplek. Safecall geeft uw melding door aan de Speak Up-commissie en beschermt tegelijk uw anonimiteit. Alle medewerkers hebben informatie gekregen over Safecall en de te bellen nummers, en nieuwe medewerkers krijgen die ook. Voor meer details, zie Speak up op Source Robert Gibber Executive VP and General Counsel Kingsway, GB Telefoon: +44 (0) Mobiel: +44 (0) robert.gibber@tateandlyle.com Alyson Corrigan VP Global Director, Ethics and General Counsel EMEAA Kingsway, GB Telefoon: +44 (0) Mobiel: +44 (0) alyson.corrigan@tateandlyle.com Ben Woolf Senior Corporate/Commercial Counsel EMEAA Kingsway, GB Telefoon: +44 (0) Mobiel: +44 (0) ben.woolf@tateandlyle.com Alena Kacelova Manager, Support Services, Group Legal Team Boleraz, Slowakije Telefoon: Mobiel: alena.kacelova@tateandlyle.com Pete Castelli Group VP and General Counsel Hoffman Estates, VS Telefoon: Mobiel: pete.castelli@tateandlyle.com Suzanne Anderson Corporate Counsel, Americas Hoffman Estates, VS Telefoon: Mobiel: suzanne.anderson@tateandlyle.com Heidi Balsley Corporate Counsel, Americas Decatur, VS Telefoon: Mobiel: heidi.balsley@tateandlyle.com Robert Roos Corporate Counsel, Americas Hoffman Estates, VS Telefoon: Mobiel: robert.roos@tateandlyle.com Sara Vinarov Corporate Counsel, Americas Hoffman Estates, VS Telefoon: Mobiel: sara.vinarov@tateandlyle.com 28 TATE & LYLE Ethische Code Ethische Code TATE & LYLE 29

17