Tweede Kamer der Staten-Generaal

Transcriptie

1 Tweede Kamer der Staten-Generaal Vergaderjaar Personeelsvolgsystemen en privacy Nr. 1 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN SOCIALE ZAKEN EN WERKGELEGENHEID Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal 's-gravenhage, 22 augustus 1989 Hierbij zend ik U ter kennisneming (in twee delen) het onderzoeksrapport «De electronische schaduw - een studie naar personeelsvolgsystemen en privacy»'. Het onderzoek werd in opdracht van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid met medefinanciering van het Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen, door onderzoekers van het Instituut voor Sociale en Bedrijfspsychologie (ISBP) van de Universiteit van Amsterdam verricht. Het betreft hier een literatuurstudie en een veld- en trendonderzoek. Voorgeschiedenis De ontwikkelingen op het gebied van de micro-electronica en de toepassingen in de arbeidssituatie hebben gevolgen voor werknemers. Door het gebruik van geautomatiseerde systemen groeien de mogelijkheden om grote aantallen gegevens van verschillende aard te verkrijgen en op te slaan. Dit betreft ook gegevens over personen, menselijk gedrag en prestaties. Al eerder is door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid een relatie gelegd tussen privacy en de belangen van werknemers. In 1985 werd door het G.I.T.P. te Nijmegen een onderzoek verricht getiteld «Geautomatiseerde Personeelsinformatiesystemen: Bedreiging of bescherming van de privacy van werknemers?». Daarover werd U geïnformeerd in een brief van 8 juli In de regeringsnota «Sociale aspecten van technologische vernieuwing» (vergaderjaar , nr ) wordt de relatie tussen privacy en de arbeidsomstandigheden nogmaals aangegeven. De betrokkenheid van de regering bij dit onderwerp blijkt tevens uit de Nederlandse ondertekening van de OESO-verklaring over sociale aspecten van technologische vernieuwing uit november ' Ter inzage gelegd op de bibliotheek F SDU uitgeverij 's Gravenhage 1989 Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 1 1

2 De directe aanleiding voor een onderzoek naar de privacy van werknemers was de KOMA-zaak. Deze betrof het vastleggen van het doen en laten van werknemers door middel van videoapparatuur. De vraag werd hierdoor opgeroepen of in meer bedrijven in Nederland dit soort situaties zich voordoen. Met dit voor ogen werd een onderzoeksopdracht verstrekt aan het ISBP. De resultaten daarvan zijn vermeld in de bijgevoegde onderzoeksrapporten. Standpuntbepaling bij de studie «De elektronische schaduw een studie naar personeelsvolgsystemen en privacy» /. Het onderzoek Doel van dit onderzoek was een beter inzicht te verkrijgen in de gevolgen voor werknemers van het gebruik van bepaalde vormen van personeelsregistratiesystemen. Het onderzoek is gesplitst in drie fasen. In de eerste fase van theoretische terreinverkenning is een literatuurstudie verricht. De tweede en derde fase omvatten een veldonderzoek en een trendonderzoek. In het veldonderzoek zijn de theoretische inzichten getoetst in de praktijk. Dit praktijkonderzoek heeft plaatsgehad in vier verschillende bedrijfssituaties. In het trendonderzoek worden de huidige stand van zaken en de te verwachten ontwikkelingen geschetst, tevens worden de resultaten uit het veldonderzoek verbreed en worden conclusies en aanbevelingen voor beleid gepresenteerd. Personeelsvolgsystemen worden gedefinieerd als: «Het technisch en organisatorisch samenspel, dat wil zeggen het geheel van apparatuur, programmatuur en bijbehorende organisatie, dat het mogelijk maakt om het gedrag en de prestatie van werknemers tijdens het arbeidsproces te registreren, teneinde daar conclusies aan te verbinden». Dit betekent dat bepaalde vormen van personeelsregistratiesystemen hieronder vallen. In de eerste plaats zijn dit de produktie-informatiesystemen. Produktie-informatiesystemen registreren de inzet van mensen, machines en materialen. In de tweede plaats zijn er systemen die ter controle ingezet worden. Deze kunnen de vorm aannemen van tijdsregistratie-, toegangsregistratie- of contactregistratiesystemen. We spreken dan over bijvoorbeeld de boordcomputer in vrachtwagens, het postregistratiesysteem, videocamera's op de werkplek en geautomatiseerde kassa's. Ook kan het gebruik van faciliteiten zoals fotokopieerapparaat, kantine, tankstation via dergelijke systemen verlopen. Personeelsvolgsystemen blijken een belangrijk verschijnsel te zijn. Ze komen, als tussenstap of onderdeel, in alle bedrijfssectoren veel voor. In het onderzoek zijn geen duidelijke gevallen van misbruik of aantasting van de privacy geconstateerd. Een trend tekent zich evenwel af dat in de komende periode een sterke toeneming van het gebruik van deze systemen te zien zal zijn. Een aantal aandachtspunten moet mijns inziens genoemd worden. In de eerste plaats blijkt uit het onderzoek dat volgsystemen vaak buiten het normale automatiseringstraject vallen. Hierdoor vallen ze buiten het reguliere automatiseringsbeleid en de daarvoor geldende beveiligingsprotocollen. Bovendien geschiedt de besluitvorming rond de automatisering derhalve voor een groot gedeelte zonder de betrokkenheid van de werknemers. Wanneer er om advies gevraagd wordt, gebeurt dit meestal in het algemeen en niet voor de afzonderlijke systemen met hun consequenties. Er wordt geen aandacht gevestigd op de consequenties van deze systemen voor de privacy en de autonomie, noch wordt daar advies en/of instemming over gevraagd. Het overzicht over een juist gebruik van deze systemen wordt hierdoor bijna onmogelijk en het gevaar van verkeerd gebruik of misbruik groeit. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 1 2

3 In de tweede plaats blijkt dat de technische mogelijkheden van deze systemen uitnodigen tot het zo veel mogelijk gebruiken er van. Dit betekent dat waar technische koppelingen van systemen mogelijk zijn, deze ook benut zullen gaan worden waardoor het vergaand volgen van werknemers mogelijk gemaakt wordt. In de derde plaats is het verontrustend dat er een gebrek aan zorgvuldigheid valt te constateren bij het afschermen van direct tot de persoon herleidbare gegevens. De wetenschap daarbij dat het draagvlak voor de toepassing van dergelijke systemen in het bedrijf vaak klein is door de geringe betrokkenheid van werknemers en dat de geïnformeerdheid van de werknemers te wensen overlaat, maakt mijn zorg groter. In het onderzoek wordt een aantal wettelijke voorzieningen opgesomd die van belang kunnen zijn in verband met het onderwerp privacy van werknemers. Achtereenvolgens zijn dit artikel 10 van de Grondwet, de wet op de Persoonsregistraties (WPR), de Wet op de Ondernemingsraden (WOR), het Algemeen Rijksambtenarenreglement (ARAR) en de Arbeidsomstandigheden (Arbo-wet). De onderzoekers concluderen dat op dit moment deze wettelijke regelingen niet voldoende mogelijkheden bieden voor de privacybescherming van werknemers bij het gebruik van personeelsvolgsystemen. 2. Conclusie De resultaten uit dit onderzoek geven aan dat er op dit moment nog geen grove aantasting van de privacy te constateren valt. In de toekomst zullen de mogelijkheden daarvoor echter in aantal en ernst toenemen, mede door het toenemend gebruik van dit soort systemen. Dit geeft mij aanleiding tot een grotere aandacht voor het onderwerp personeelsvolgsystemen en de gevolgen voor de privacy van werknemers dan tot nu toe het geval is geweest. De resultaten uit de gevalsstudies uit het onderzoek pleiten ook voor dit standpunt. In de eerste plaats is de invloed en betrokkenheid van de werknemers tijdens de besluitvormingsfase laag. In de tweede plaats is de kennis die werknemers hebben van dit soort systemen en hun gevolgen gebrekkig en in de laatste plaats blijkt dat de mogelijkheden om zich als individuele werknemers te onttrekken aan deze systemen maar zeer beperkt zijn. Het rapport bevat belangrijke aanknopingspunten voor activiteiten die de mogelijk negatieve gevolgen van volgsystemen zouden kunnen voorkomen. Aan de ene kant sluiten deze aan bij de bestaande regelgeving, anderzijds zal ik ook enkele nieuwe beleidsvoornemens op dit terrein aankondigen. 3. Beleidsvoornemens A. Privacy in de bestaande regelgeving Arbeidsomstandigheden" en medezeggenschapswetgeving In de arbeidsomstandigheden" en medezeggenschapswetgeving is het onderwerp «privacy» niet expliciet opgenomen. Het valt niet onder het «welzijnsbegrip» uit artikel 3 van de Arbeidsomstandighedenwet. Het onderwerp komt ook niet voor in de limitatieve opsomming van onderwerpen genoemd in de artikelen 25 en 27 van de Wet op de ondernemingsraden. Dit betekent dat, formeel gesproken, voorgenomen besluiten op dit terrein alleen indirect onder het adviesrecht of het instemmingsrecht van de ondernemingsraad vallen. Zo valt de invoering van een volgsysteem onder het adviesrecht als de invoering bijvoorbeeld een belangrijke investering vergt en kan de regeling van de privacy van de werknemers voorts als een deelaspect worden beschouwd van het Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 1 3

4 doen van die investering. Een ander voorbeeld is dat de invoering van een tijdsregistratiesysteem onder het instemmingsrecht kan vallen als het een aspect betreft van de wel in artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden genoemde wijziging van een werktijdregeling. In het eerder vermelde rapport «Geautomatiseerde Personeelsinformatiesystemen» werd reeds de behoefte uitgesproken om privacybescherming van werknemers onder het instemmingsrecht te brengen. Het ligt in het voornemen van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid om binnenkort de SER advies te vragen over enkele voorstellen voor praktische verbeteringen in het functioneren van ondernemingsraden. De hier aan de orde gestelde problematiek zal daarbij worden betrokken. De Wet op de Persoonsregistraties De vastlegging van gegevens over werknemers die verkregen worden uit personeelsvolgsystemen zal vallen onder het regime van de Wet op de Persoonsregistraties die op 1 juli 1989 van kracht zal worden. Voor overheidsorganisaties en organisaties uit het onderwijs, de gezondheidszorg en de maatschappelijke dienstverlening geldt een reglementsplicht (art. 17& 18 WPR) terwijl voor het particuliere bedrijfsleven een meldingsplicht zal gelden (art. 23 WPR). In de Wet op de Persoonsregistratie is daarnaast voorzien in een genormeerde vrijstelling. Dit betekent dat voor bepaalde gangbare, bij Algemene Maatregel van Bestuur aan te geven registraties die aan nader aan te geven eisen moeten voldoen, noch een reglement hoeft te worden gemaakt noch een formulier hoeft te worden ingevuld. Het is zeker dat daar in ieder geval de personeelsen salarisadministratie onder zal vallen, mits aan bepaalde eisen wordt voldaan. De resultaten van het onderhavige onderzoek wijzen erop dat het toenemend gebruik van deze systemen en de lage betrokkenheid en geringe kennis van werknemers, tot een situatie kunnen leiden waarin goed zicht op de toepassing van deze systemen bemoeilijkt wordt. De regering stelt zich op het standpunt dat personeelsvolgsystemen niet onder de genomeerde vrijstelling behoren te vallen. Dit zal nader uitgewerkt worden in de bovenstaande Algemene Maatregel van Bestuur. B Stimulering en voorlichting Zelfwerkzaamheid en zelfregulering zijn zaken die ook in verband met privacy-bescherming van werknemers aangemoedigd moeten worden. Het gaat in deze te ver om dwingende maatregelen op te leggen. Sociale partners in het bedrijf zouden echter samen tot afspraken kunnen komen betreffende de waarborg van de privacy. De zelfreguleringsmogelijkheid in de Wet op de Persoonsregistraties wil ik van harte ondersteunen voor de praktijk van personeelsvolgsystemen. Daarom wil ik het totstandkomen van gedragscodes met betrekking tot volgsystemen stimuleren. Ik heb het voornemen om de SER hierover om advies te vragen. Tevens zal ik de SER verzoeken om een modelgedragscode te ontwikkelen. De gedragscode, opgesteld door een bedrijf of bedrijfstak, moet daarna worden voorgelegd aan de Registratiekamer die krachtens artikel 1 5 van de Wet Persoonsregistraties zo'n code in overeenstemming kan verklaren met het bepaalde in de wet als het ook voldoet aan redelijkerwijs ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van geregistreerden te stellen eisen. Overleg met belanghebbenden die representatief voor de betreffende groep zijn (in dit geval de werknemers) is daarbij vereist. Zo'n gedragscode kan bedrijven helpen om de privacy van werknemers in relatie tot personeelsvolgsystemen op een zorgvuldige manier te regelen. Dit is zowel in het belang van de werknemers als in het belang van de werkgever. De kans op aantasting Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 1 4

5 van de privacy van de werknemers wordt hierdoor naar verwachting minder en tevens wordt de kans op risico-aansprakelijkheid van de werkgever (op grond van de Wet op de Persoonsregistraties) verminderd. Een tweede onderdeel van mijn beleidsvoornemens wordt gevormd door een voorlichtingscampagne over de privacy van werknemers. De door de onderzoekers geconstateerde discrepantie tussen de uiteenzettingen van werkgevers en werknemers, het verloop van de besluitvorming rond de volgsystemen en het gebrek aan kennis bij werknemers en ondernemingsraad, medezeggenschapscommissie en dienstcommissie over de gevolgen van dit soort systemen nodigen uit tot gerichte voorlichting. De onderzoekers hebben hier ook aanbevelingen voor gegeven. Deze hebben onder andere betrekking op voorlichting aan (toekomstige) beroepsbeoefenaren over privacyaspecten en het produceren van algemeen voorlichtingsmateriaal. Hierbij zal aansluiting gezocht worden bij de voorlichting van het Ministerie van Justitie rond de Wet op de Persoonsregistraties. Ik neem mij voor de Kamer t.z.t. over de nadere uitwerking van deze beleidsvoornemens te rapporteren. De Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, L. de Graaf Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 1 5