R e g i s t r a t i e k a m e r. Holding UVI Z. ..'s-gravenhage, 29 april Ons kenmerk 98\ Onderwerp Gebruik persoonsgegevens

Transcriptie

1 R e g i s t r a t i e k a m e r Holding UVI Z..'s-Gravenhage, 29 april Onderwerp Gebruik persoonsgegevens Met excuses voor de vertraging stelt de Registratiekamer u graag op de hoogte van haar oordeel naar aanleiding van de klacht van B, advocaat te C, namens drie cliënten, te weten bedrijf A, bedrijf B en bedrijf C. De klacht Volgens klager zou Holding UVI Z het uitzendbureau A op onaanvaardbare wijze steunen bij het werven van personeel. De steun zou hieruit bestaan dat Holding UVI Z in strijd met de Organisatiewet sociale verzekeringen (OSV) en de Wet persoonsregistraties (WPR) gegevens van werknemers, waarover Holding UVI Z als uitvoeringsinstelling beschikt, verstrekt aan uitzendbureau A. In de bijlage bij zijn brief geeft klager daarvan een aantal concrete voorbeelden. De Registratiekamer laat in het midden of klager is aan te merken als belanghebbende in de zin van artikel 46 WPR, nu de klacht niet afkomstig is van een of meer van de betrokken werknemers en de betrokken bedrijven kennelijk vooral bescherming zoeken tegen de wijze waarop uitzendbureau A in de gelegenheid wordt gesteld tot het werven van personeel onder hun werknemers. Omdat de klacht vragen aan de orde stelt die ook in breder perspectief van belang zijn, heeft de Registratiekamer besloten ambtshalve een onderzoek in te stellen. Prins Clauslaan 20 Uw brief Postbus Bijlagen 2509 AJ 's-gravenhage Contactpersoon Tel Doorkiesnummer Fax

2 Blad 2 Het onderzoek Bij brief van 21 april 1998 heeft de Registratiekamer u in dit verband een aantal vragen voorgelegd: 1) Verstrekt Holding UVI Z gegevens uit de verzekerdenadministratie aan dochtermaatschappijen waaronder uitzendbureau A? Zo ja, wat is daarvan de grondslag? 2) Hebben de verstrekkingen waarvan klager in de bijlage bij zijn brief een aantal voorbeelden noemt plaatsgevonden? Zo ja, wat was daarvan de grondslag? In uw brief van 11 mei 1998 heeft u geantwoord dat in het geheel geen gegevens zijn verstrekt vanuit welke administratie dan ook. Wel is er volgens u bij de zogeheten rechtenoverzichten die worden verzonden aan de deelnemers van het Vakantiefonds A een mailing van uitzendbureau A gevoegd. Dit Vakantiefonds heeft zijn administratie uitbesteed aan dochtermaatschappij X van Holding UVI Z, één van de werkmaatschappijen van de De Groep Z. Uw antwoord op de vraag of concrete verstrekkingen hebben plaatsgevonden, waarvan de klager in de bijlage van zijn brief melding maakt, luidt dat daarvoor toestemming van de werknemer vereist is. Hetgeen door klager wordt gesteld is daarom, zo stelt u, in strijd met de richtlijnen op basis waarvan de consulent WW dient te handelen. Dat de genoemde verstrekkingen hebben plaatsgevonden, kunt u zich dan ook niet voorstellen. Nader onderzoek Naar aanleiding van uw brief is de vraag gerezen of dochtermaatschappij X van Holding UVI Z heeft gehandeld conform de bepalingen van de WPR. De Registratiekamer heeft bij brief van 8 oktober 1998 een aantal vragen voorgelegd aan het bestuur van het Vakantiefonds A. Daarbij is er voorshands van uitgegaan dat het Vakantiefonds A moet worden aangemerkt als houder van de persoonsregistratie die ter administratie van vakantierechten is aangelegd. Houder van de persoonsregistratie is degene die de zeggenschap heeft over een persoonsregistratie : degene die bevoegd is het doel, de inhoud en het gebruik van de registratie te bepalen en die beslist over de aanleg en de beëindiging van de registratie (art. 1 WPR). Gewoonlijk is houder degene in wiens belang of met het oog op wiens taak de registratie is aangelegd. Dat is vrijwel steeds

3 Blad 3 degene met wie de geregistreerde een (rechts)verhouding onderhoudt. Voorshands is daarbij aangenomen dat dochtermaatschappij X van Holding UVI Z bewerker van deze persoonsregistratie is. Bewerker in de zin van de WPR is degene die het geheel of een gedeelte van de apparatuur onder zich heeft, waarmee een persoonsregistratie waarvan hij niet de houder is, wordt gevoerd (art. 1 WPR). Naar het vaste oordeel van de Registratiekamer heeft de bewerker niet de bevoegdheid om de gegevens die hij onder zich heeft, te gebruiken ten behoeve van zichzelf. De Registratiekamer heeft specifiek een antwoord verzocht op de volgende vragen: 1) Heeft het Vakantiefonds A toestemming gegeven aan dochtermaatschappij X van Holding UVI Z om een mailing te verzorgen voor Uitzendbureau A? 2) Zo ja, wanneer en in welke vorm is de toestemming gegeven? Bij brief van 20 oktober 1998 heeft dochtermaatschappij X van Holding UVI Z namens het Vakantiefonds A geantwoord dat het Vakantiefonds A inderdaad toestemming voor het verzorgen van de mailing heeft gegeven. Dit is geschied in de bestuursvergadering van het Vakantiefonds A op 16 november 1995 en is bevestigd in de bestuursvergadering van 27 maart Overigens heeft het bestuur in de laatste vergadering aangegeven dat het zich nog wil beraden op de vraag welke soort mailings wel en niet meegezonden mogen worden met een rechtenoverzicht. Oordeel van de Registratiekamer over de mailing Vast staat dat het Vakantiefonds A, een particuliere organisatie op grond van de CAO s, zijn administratie heeft uitbesteed aan dochtermaatschappij X van Holding UVI Z, een dochtermaatschappij van de De Groep Z in de zogenoemde B-poot. Dochtermaatschappij X van Holding UVI Z heeft de gegevensverwerking naar de Registratiekamer bekend is weer uitbesteed aan dochtermaatschappij Y van Holding UVI Z, eveneens een dochtermaatschappij in de B-poot. Ook het uitzendbureau A, een joint venture met uitzendorganisatie B, is een dochtermaatschappij van De Groep Z in de B-poot nu Holding UVI Z daarvan 51 procent van de aandelen bezit (aldus het Jaarrapport 1997).

4 Blad 4 De Registratiekamer ziet geen aanleiding om zich in het kader van deze zaak nader uit te spreken over de rolverdeling tussen de betrokken organisaties. In het onderzoek is ervan uitgegaan dat het Vakantiefonds A houder is van de persoonsregistratie en dochtermaatschappij X van Holding UVI Z bewerker. Dochtermaatschappij Y van Holding UVI Z is in die benadering sub-bewerker. Indien dochtermaatschappij X van Holding UVI Z, krachtens de opdracht van het Vakantiefonds A, ook als houder of mede-houder zou kunnen worden aangemerkt, is haar zeggenschap over de registratie toch in elk geval beperkt door de zeggenschap van het Vakantiefonds A. Uit het onderzoek is niet anders gebleken. De kernvraag is nu of het verzorgen van de mailing door dochtermaatschappij X van Holding UVI Z, met toestemming van het Vakantiefonds A, ten behoeve van uitzendbureau A op grond van de WPR geoorloofd was. Omdat uit het onderzoek met betrekking tot de mailing niet is gebleken van enige betrokkenheid van de A-poot van De Groep Z, is een toetsing aan de OSV niet aan de orde. Ingevolge artikel 6 WPR mogen de in een persoonsregistratie opgenomen persoonsgegevens slechts worden gebruikt voor doeleinden die met het doel van de persoonsregistratie verenigbaar zijn. Deze bepaling houdt niet in dat de opgenomen persoonsgegevens voor geen enkel ander doel mogen worden gebruikt dan waarvoor zij zijn vastgelegd. Met de term "verenigbaar" heeft de wetgever ruimte willen bieden voor een zekere afweging, waarbij de omstandigheden van het geval mede in aanmerking moeten worden genomen. Het gebruik van persoonsgegevens voor het verzenden of het meezenden van informatie aan een bepaalde doelgroep, valt in beginsel onder het bereik van deze bepaling. Het gaat hier om het gebruik van persoonsgegevens van werknemers, waarover het Vakantiefonds A beschikt in het kader van de verplichte deelname aan het fonds. Werknemers zijn op grond van de geldende CAO s verplicht om hun vakantierechten door het Vakantiefonds A te laten administreren. Het gebruik van de werknemersgegevens bestaat erin dat met een vakantierechtenoverzicht een mailing is meegestuurd van uitzendbureau A.Werknemers die werken via uitzendbureau A behouden al hun cao-rechten, inclusief de opbouw van vakantierechten waarvan het Vakantiefonds A de administratie voert. Het verplichte karakter van de onderhavige

5 Blad 5 registratie stelt naar het oordeel van de Registratiekamer striktere grenzen aan het verenigbaar gebruik. Niet gebleken is dat er een selectie is gemaakt van de personen aan wie de mailing is toegezonden. Deze is aan alle deelnemers van het Vakantiefonds A gezonden. Om de mailing te verzenden is slechts gebruik gemaakt van de NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats) van de werknemers. Het gebruik is dus beperkt gebleven tot gegevens die in het algemeen niet als bijzonder privacy-gevoelig worden beschouwd. De Registratiekamer neemt voorts in aanmerking dat het attenderen van de deelnemers in het Vakantiefonds A op de werkgelegenheid in de bouw in het verlengde ligt van de relatie tussen het Vakantiefonds A en de werknemers. In de sector worden veel tijdelijke contracten gesloten en wisselen veel werknemers regelmatig van werkgever. Onder deze omstandigheden kan het meesturen van een folder van een uitzendbureau door een fonds dat een deel van de collectieve arbeidsvoorwaarden uitvoert van de mensen die een dienstbetrekking hebben, als verwant worden beschouwd. De betrokken werknemers kunnen er tenslotte ook zelf belang bij hebben op de hoogte te worden gehouden van de werkgelegenheid en de mogelijkheid om via de bemiddeling van een uitzendbureau weer aan de slag te komen. Het ontvangen van de mailing valt niet buiten hetgeen de werknemers redelijkerwijs van het Vakantiefonds A mochten verwachten. Op grond van de stukken en de gegeven toelichting is er in de visie van de Registratiekamer dan ook aanleiding om aan te nemen dat het (laten) verzorgen van de mailing voor uitzendbureau A in dit geval verenigbaar is met het doel van de registratie van het Vakantiefonds A. Het verzorgen van de mailing was in dit geval dus geoorloofd. Het aan de werknemers gezonden rechtenoverzicht, waar de mailing is bijgevoegd, heeft een briefhoofd waarop slechts de naam van dochtermaatschappij X van Holding UVI Z staat vermeld. Als zodanig heeft het er de schijn van dat de werknemers het bericht van dochtermaatschappij X van Holding UVI Z krijgen toegestuurd, niet van het Vakantiefonds A. Ten aanzien van de mailing ten behoeve van uitzendbureau A geldt dat zowel uit de tekst van de mailing als in het onderschrift van de brief blijkt dat de brief van De Groep Z afkomstig is. Tevens vermeldt de mailing dat alle CAO-rechten worden behouden. Onder deze CAO-rechten worden mede de vakantierechten

6 Blad 6 begrepen. De Registratiekamer is van mening dat het voor de betrokken geregistreerden van belang is dat zij goed kunnen begrijpen waarom zij een mailing van uitzendbureau A ontvangen. Daarover zou het Vakantiefonds A helderheid kunnen (laten) verschaffen in de brief aan de werknemers. Ten overvloede zij nog opgemerkt, dat het enkele feit dat dochtermaatschappij X van Holding UVI Z en uitzendbureau A deel uitmaken van hetzelfde concern, voor de beoordeling in het licht van artikel 6 WPR niet terzake doet. De vraag hoe de handelwijze van De Groep Z uit een oogpunt van mededingingsrecht moet worden beoordeeld, valt buiten de bevoegdheid van de Registratiekamer. WW en uitzendbureau A Inzake het doorverwijzen van de WW-cliënten door de consulenten van Holding UVI Z zoals wordt beschreven in de brief van klager van 5 maart 1998 onder a, b en c, bericht de Registratiekamer u dat zij gelet op uw brief van 11 mei 1998 geen aanleiding ziet om deze zaak nader te onderzoeken. De Registratiekamer is van oordeel dat het beleid zoals dat door u is weergegeven, in overeenstemming is met het bepaalde in de OSV 1997 en de WPR. Ervan uitgaande dat de feiten zoals door klager omschreven anders dan u stelt wellicht toch hebben kunnen plaatsvinden, wijst de Registratiekamer u er op dat het aanbeveling verdient bovengenoemd beleid nog eens nader bij de medewerkers van UVI Z onder de aandacht te brengen. Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Een kopie van deze brief is gezonden aan A. Hoogachtend, Voorzitter Registratiekamer