INTERN REGLEMENT. Uitgave: februari 2018

Transcriptie

1 INTERN REGLEMENT Uitgave: februari 2018 Veiligheid: Artikel 1; Badgesysteem voor poort en deur: 1 Enkel indien een vereniging bezoekers verwacht mag de aanwezigheid gemeld worden op het aanwezigheidsbord, zodat de deur kan geopend worden zonder gebruik te maken van een badge. 2 Indien de aanwezigheid gemeld werd moet bij het verlaten van het gebouw de afwezigheid gemeld worden (gele LED bij naam vereniging uit). 3 Mits het melden van de aanwezigheid kan tussen 7u30 en 22u30 de deur geopend worden zonder gebruik te maken van een badge. De deur en de poort sluit automatisch om 22u30. 4 Bij speciale gelegenheden kan er, minimum 10 dagen voordien, een badge aangevraagd worden om de deur na 22u30 nog te kunnen openen met de code. 5 Om 4u00 wordt alles gereset. Hierbij worden alle verenigingen op afwezig gezet. 6 Alle gegevens van de poort en deur worden in een elektronisch bestand opgeslagen en bewaard. 7 Elke vereniging is verplicht een inventaris bij te houden van wie welke badge bezit. Deze inventaris kan opgevraagd worden door de Raad van Bestuur. Artikel 2; Activiteiten: De lokalen mogen enkel gebruikt worden voor activiteiten die verband houden met het doel van de vereniging. Artikel 3; Camerabewaking: 1 In het gebouw is camera bewaking op volgende plaatsen: rechter hal, rechter trappenhal, gang 1 ste verdieping en gang 2 de verdieping. 2 De beelden worden opgeslagen en worden maximum 30 dagen bewaard. 3 De opanamen dienen ter bescherming van de infrastructuur en goederen. 4 De camerabewaking is geregistreerd bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer met identificatienummer HM Artikel 4; Vrijwaren van vluchtwegen: Hal, trappen en gangen moeten steeds vrij blijven van voorwerpen, zodat een veilige vluchtweg voorzien is. Artikel 5; Brandveiligheid: 1 In de gangen moet het evacuatieplan hangen. 2 De Raad van Bestuur kan, eventueel met de brandweer of veiligheidscoördinator van de stad, een controle doen op de brandveiligheid van de openbare ruimten en alle gehuurde lokalen. 3 Indien er opmerkingen zijn in een gehuurd lokaal in verband met de brandveiligheid worden deze schriftelijk aan de verantwoordelijke van de vereniging van het gehuurde lokaal meegedeeld. 4 Er kunnen ten allen tijden evacuatieoefeningen gehouden worden. De verantwoordelijken van de verenigingen kunnen hiervan op de hoogte worden gebracht. 5 Op de website zijn steeds de laatste nieuwe richtlijnen brandveiligheid te raadplegen. De verenigingen zijn verplicht al hun leden van deze richtlijnen op de hoogte te brengen.

2 Artikel 6; Giftige stoffen: 1 Gevaarlijke, giftige en brandbare stoffen zijn niet toegelaten in het gebouw. 2 Vuur aanleggen of gasflessen (butaan, propaan) zijn verboden. Artikel 7; Betreden van kelders en zolders: Het is verboden de kelder en de zolder te betreden (enkel bevoegde personen). Artikel 8; Defecten en elektrische toestellen: 1 Defecten aan verlichting, noodverlichting, stopcontacten, kranen, toiletten, gasverwarming, radiators, afvoer, elektriciteit, gas, ruiten, deuren, muren, enz meedelen aan: In geval van nood bij het hulpcentrum 100 Limburg (telefonisch via 100 of 112) Bij dringende gevallen telefonisch bij de Raad van Bestuur (info op: 011/ ). Bij alle niet dringende gevallen via naar bestuur@cvst.eu 2 Het is verboden zonder schriftelijk toestemming van de Raad van Bestuur om aanpassingen te doen van in de 1 omschreven defecten. 3 Het vervangen van lampen (gloeilampen of TL-lampen) is wel toegestaan en moet door de vereniging gebeuren. 4 Enkel CE gekeurde toestellen mogen gebruikt worden. Mits het voorleggen van een keuringsattest kan de Raad van Bestuur een schriftelijke toestemming geven een niet CE gekeurd toestel te gebruiken. Energieverbruik: Artikel 9; Verwarming: 1 Op alle radiators staat een programmeerbare radiografisch gestuurde thermostaatkraan. 2 Het programmeren mag enkel gebeuren door de Raad van Bestuur. 3 De verenigingen mogen de temperatuur tijdelijk verhogen, zonder het programma aan te passen. 4 De radiators moeten ten allen tijden vrij zijn voor nazicht en vervangen batterijen. 5 De verenigingen mogen geen aanpassingen doen aan de thermostaatkoppen (bv afdraaien, los zetten, enz ). Artikel 10; Elektriciteit: 1 Alle elektrische toestellen moeten bij het verlaten van het lokaal uitgeschakeld worden. Dit geld eveneens voor IT materiaal. 2 Enkel een koelkast mag continu in werking blijven. 3 De Raad van Bestuur kan schriftelijk toestemming geven om toestellen in werking te laten. Infrastructuur: Artikel 11; Rookverbod: 1 Er is een algemeen rookverbod in het gebouw. 2 Roken kan enkel onder het kleine afdak. Artikel 12; Onderhoud: Het gebouw onderhouden als een goede huisvader

3 Artikel 13; Beschadigingen aan gebouw: 1 Elke beschadiging aan het gebouw of inboedel moet aan de Raad van Bestuur meegedeeld worden. 2 Indien de schade veroorzaakt is door de vereniging of haar leden zal de Raad van Bestuur beslissen wie de schade zal herstellen. 3 Indien de schade niet door de vereniging die de schade veroorzaakte wordt hersteld moeten de kosten door de vereniging betaald worden. 4 Het is verboden iets aan de muren, ramen, latjes of deuren te bevestigen. Artikel 14; Kuisen van gebouw: 1 De poetsbeurten dienen nageleefd te worden. Iedere vereniging moet zijn poetsbeurt doen in de periode die voorgeschreven staat in de poetsbeurtenkalender en dit tussen de 10 de en 20 ste van de maand. 2 De poetsbeurt moet als volg gebeuren: Stof af doen van latjes, tegeltjes en vensterbladen in de toiletten, gangen en trappenhal. Borstelen toiletten, gangen en trappenhal. Kuisen van de toiletten, urinoirs en wasbakken. Schrobben en opwassen met water en zeep van de toiletten, gangen en trappenhal. Dweilen van toiletten, gangen en trappenhal. 3 Water gebruikt voor het opwassen niet in de wasbakken gieten. Giet emmers met vuil water in de daartoe bestemde afvoerput. 4 Vijf dagen voor het uitvoeren van de poetsbeurt laat de vereniging via (bestuur@cvst.eu) weten wanneer (datum en uur) de poetsbeurt wordt uitgevoerd. 5 Tijdens de poetsbeurt wordt er door een medewerker van de Raad van Bestuur gecontroleerd of de poetsbeurt correct is uitgevoerd. Bij het correct uitvoeren van de poetbeurt ontvang de vereniging een attest. 6 Bij niet uitvoeren, niet correct uitvoeren, niet (tijdig) verwittigen van de poetsbeurt of niet in het bezit van een attest volgt een factuur van 100 Euro. Artikel 15; Afval: 1 Alle afval moet in officiële vuilniszakken van de stad Sint-Truiden. 2 Alle afval moet geplaatst worden in de hal langs de poort. 3 Er wordt op de parking, noch in de hal, noch onder het kleine afdak, noch in de gangen of trappenhal, materiaal, meubilair of iets anders geplaatst. 4 Klein gevaarlijk afval (KGA) wordt naar het containerpark gebracht. 5 Op elke vuilniszak moet een stikker hangen met opschrift vuilniszak vereniging CVST vzw. Deze stikkers zijn te verkrijgen in het secretariaat. 6 Enkel restafval en PMD mag in de hal geplaatst worden. De rest van het afval (bv karton en papier) wordt bijgehouden en de dag voor de omhaling op de stoep gezet. Artikel 16; Gebruik vergaderlokaal en polyvalent lokaal: 1 Het vergaderlokaal in lokaal 1.16 en het polyvalent lokaal 1.7 is ter beschikking van leden en niet leden. 2 In het vergaderlokaal en polyvalent lokaal ligt een agenda waarin men kan reserveren. 3 Voor gebruik moet er een tienbeurtenkaart worden aangekocht. Deze kost 10 Euro voor leden die een vast huurcontract hebben voor de huur van een lokaal in het Oud Atheneum en 30 Euro voor alle andere leden. Niet leden betalen 5 Euro per dag. 4 Na gebruik moet deze ruimte terug in orde worden gebracht. 5 Het verworven geld voor verhuur van deze lokalen zal gebruikt worden voor het onderhoud van deze lokalen.

4 Internet: Artikel 17; Gebruik draadloos internet: 1 In het gebouw is voor alle vereniging gratis draadloos internet ter beschikking. 2 De SSID is: CVST vzw - leden 3 Het draadloos internet mag enkel gebruikt worden om te surfen, mailen, het upto-date houden van software, enz Het mag in geen geval gebruikt worden om grote bestanden te downloaden. 4 De vaste computers in de lokalen moeten door de Raad van Bestuur ingesteld worden, deze krijgen een vast IP-adres. Parking: Artikel 18; Parkeren: 1 De leden mogen enkel parkeren op de plaatsen die voorbehouden zijn voor CVST. 2 Bij het parkeren moet een geldige parkeerkaart zichtbaar op het dashboard liggen. 3 De Raad van Bestuur beslist hoeveel parkeerkaarten een vereniging krijgt. 4 Steeds tussen de lijnen parkeren. 5 Parkeren is enkel toegestaan indien men in het gebouw aanwezig is of wanneer men activiteiten verricht in het belang van de vereniging. 6 Bij speciale gelegenheden kan er 10 dagen voordien een tijdelijke parkeerkaart aangevraagd worden. Artikel 19; Spelen op de parking: Balspelen of balsporten zijn ten strengste verboden, alsook alle activiteiten die schade kunnen aanrichten aan het gebouw en/of de geparkeerde voertuigen. Verantwoordelijkheid: Artikel 20; Netheid en goede orde: Iedereen is verantwoordelijk voor de netheid en de goede orde in het gebouw. Artikel 21; Controle lokalen: 1 De Raad van Bestuur en de stad Sint-Truiden hebben ten allen tijden het recht toezicht te houden in de lokalen. 2 De Raad van Bestuur moet in het bezit zijn van een sleutel van de lokalen. Indien het slot vervangen wordt moet de nieuwe sleutel voordien overhandigd worden. Artikel 22; Verantwoordelijkheid vereniging: Elke vereniging is verantwoordelijk voor haar leden en bezoekers. Artikel 23; Verantwoordelijkheid CVST vzw: 1 De Raad van Bestuur, vertegenwoordigers, afgevaardigden of andere leden kunnen niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen in of buiten het gebouw. 2 De Raad van Bestuur, vertegenwoordigers, afgevaardigden of andere leden kunnen niet verantwoordelijk gesteld worden voor het gedrag en attituden van een lid / leden, vereniging of de leden ervan.

5 Artikel 24; Medewerkers Raad van Bestuur: De Raad van Bestuur kan medewerkers aanvaarden. Deze medewerkers hebben enkel een adviserende functie en hebben geen stemrecht op de vergadering van de Raad van Bestuur. Website: Artikel 25; Verantwoordelijkheid webmaster: 1 CVST vzw is niet verplicht alles te publiceren wat de verenigingen toesturen en is niet verantwoordelijk voor fouten in data, namen, adressen en typefouten. 2 CVST vzw is niet verantwoordelijk voor de problemen die kunnen ontstaan uit het publiceren van namen, adressen, telefoonnummers, adressen enz Artikel 26; Internet adres van de website: 1 Het adres van de website is: 2 De site voor de leden is beveiligd met een pin-code. Opendeurdagen: Artikel 27; Organisatie opendeurdag: Zowel individuele opendeurdagen als algemene opendeurdag mogen enkel doorgaan mits goedkeuring door de Raad van Bestuur. De aanvraag moet minimum 1 maand voordien gebeuren. Contactgegevens en communicatie: Artikel 28; Contactgegevens verenigingen: CVST vzw moet ten allen tijden in het bezit zijn van de correcte contactgegevens van de verenigingen. Hiervoor moet het document contactgegevens correct en bij elke verandering worden ingevuld en aan CVST vzw bezorgd. Artikel 29; Communicatie naar leden: De communicatie naar de leden/verenigingen verloopt via naar het opgegeven e- mail adres (zie artikel 28). Wanneer men alle communicatie per post wil ontvangen kan men dit aangeven. Hiervoor wordt een portkost van 10 Euro per jaar aangerekend. Artikel 30; Communicatie met de stadsdiensten: De leden / verenigingen geven geen opdrachten door aan de stadsdiensten. De communicatie met de stadsdiensten verloopt via de Raad van Bestuur van CVST vzw.

6 Het reglement: Artikel 31; Wijziging en naleving reglement: 1 Het reglement kan te allen tijde gewijzigd worden mits goedkeuring van de Raad van Bestuur. 2 Iedere vereniging krijgt een exemplaar van het reglement. 3 De verenigingen, leden en de bezoekers zijn geacht zich te houden aan het reglement. 4 Alle verenigingen gehuisvest in het Oud Atheneum zijn verplicht lid te zijn van CVST vzw. Artikel 32; Overtreding reglement: 1 Bij elke overtreding van het intern reglement worden administratiekosten van 25 Euro aangerekend. De Raad van Bestuur kan beslissen dit bedrag te verhogen. 2 Na uitnodiging tot betaling moet dit bedrag binnen de 10 werkdagen betaald worden op rekeningnummer IBAN: BE (BIC: KREDBEBB) van CVST vzw met als mededeling die vermeld wordt in de uitnodiging tot betaling. Artikel 33; Ondertekening reglement: 1 Het intern reglement wordt ondertekend door alle leden. 2 Het ondertekenen van het intern reglement geld als inschrijving voor onbepaalde duur. 3 De ondertekening gebeurt met een paraaf op elke bladzijde en een volledige handtekening op de laatste bladzijde voorafgegaan door gelezen en goedgekeurd.