Administratieve Organisatie Informatieverzorging

Transcriptie

1 13 4 dministratieve Organisatie Informatieverzorging * Mesman V in Gouda heeft een nieuwbouwproject gestart voor de vestiging van een verkoopkantoor met productiegedeelte. ij het bouwrijp maken van het perceel grond stuit de aannemer op een gedeelte dat sterk vervuild blijkt te zijn. Nader onderzoek toont aan dat de kosten van het reinigen van de grond geraamd worden op 2,8 miljoen terwijl het bouwproces een achterstand oploopt van zo n vijf maanden, hetgeen nog eens 0,5 miljoen extra bouwkosten (waaronder renteverlies) betekent. Latere oplevering van het gebouwencomplex betekent ook dat de voor de beginperiode geplande productieomvang in gevaar wordt gebracht. Welke externe informatieverzorging is noodzakelijk voor Mesman V? Geef ook enkele voorbeelden van informatie en geef daarbij telkens aan ten behoeve van wie of welke groep de informatie bestemd is. Hoe moet de interne informatieverzorging bij Mesman V worden vormgegeven? In Utrecht is door een groep studenten opyopy opgericht; een bedrijfje dat zich heeft gespecialiseerd in het uitvoeren van kopieerwerk en simpel inbindwerk. De doelgroep voor het bedrijf wordt gevormd door studenten en scholieren in de stad Utrecht. Er is gekozen voor vestiging in de nabijheid van het universiteitscomplex. Hoewel studenten in de gelegenheid zijn hun kopieerwerk op de universiteit of in een copyshop te laten uitvoeren, denken de kersverse ondernemers dat zij de concurrentiestrijd aan zullen kunnen. Om zich een beeld te kunnen vormen van de levensvatbaarheid van hun project besluit de leiding van opyopy een onderzoek te starten om de concurrentie en de sterke en zwakke punten van de eigen organisatie in kaart te brengen. Welke informatie zou de directie kunnen verzamelen om iets te weten te komen over de concurrentie?. Noem twee sterke punten en twee zwakke punten voor opyopy.

2 14 4 dministratieve Organisatie Informatieverzorging Op welk onderdeel van de informatiebehoeften van het management heeft het onderzoek betrekking? Nadat opyopy een jaar draait blijken er hardnekkig klachten binnen te komen. De klachten betreffen voornamelijk het overschrijden van levertijden en slecht inbindwerk (de bladzijden vallen uit een ingebonden boekje). De leiding van het bedrijfje heeft opdracht gegeven te analyseren wat de oorzaak is van deze klachten. Na enig onderzoek komen de volgende knelpunten naar voren: In tentamenperioden is er een te kleine personeelsbezetting voorhanden. Het inbindwerk kan feitelijk alleen door hierin geschoolde medewerkers worden uitgevoerd. Er is geen gelegenheid (qua tijd en financiële middelen) om voldoende medewerkers op te leiden voor het inbindwerk. Er is sprake van een groot verloop onder het personeel. Op welk(e) niveau( s) zouden de knelpunten moeten worden opgelost? Motiveer het antwoord. Geef twee normen die zouden moeten worden geformuleerd om de leiding de mogelijkheid te bieden knelpunten specifieker in kaart te brengen. Wie zou die normen bij opyopy moeten formuleren? HiFiLease in reda verhuurt audioapparatuur aan particulieren. De onderneming koopt bij importeurs en fabrikanten series apparaten op waarvan inmiddels een nieuw type op de markt is gebracht. De importeurs en fabrikanten ruimen op deze manier in één keer verouderde modellen op en HiFiLease verkrijgt ze tegen een relatief lage prijs. De apparaten worden aan consumenten in het hele land verhuurd. Het bedrijf maakt reclame via tv, radio en gerichte reclamebrieven (direct mail). Ton Perlo moet onderzoeken: Welke gegevens moeten er over of in de verhuurovereenkomsten worden vastgelegd (de zogenaamde primaire vastlegging)? Welke bewerkingen moeten die basisgegevens ondergaan om te komen tot de maandafzet, -omzet (verhuurbate) en brutomarge en dit nog in relatie tot het budget en de cijfers van het voorgaande jaar?

3 4 dministratieve Organisatie Informatieverzorging 15 eantwoord voor Ton Perlo de beide vragen. aseer je hierbij op de structuur van de tekst in het theorieboek Mariska Vriend is bij DelaWare V belast met het aanleveren van managementinformatie. Zij beschikt over de volgende basisgegevens: Rayon I Rayon II Rayon III Rayon IV Omzet Inkoopwaarde van de omzet edrijfskosten antal personeelsleden Mariska berekent de nettowinst van DelaWare V op de volgende manier: 1 Per rayon berekent ze omzet inkoopwaarde van de omzet. 2 Ze drukt de inkoopwaarde per rayon uit in een percentage van de omzet. 3 Ze berekent voorts het totaal van de bedrijfskosten. 4 Daarna berekent ze de nettowinst (omzet inkoopwaarde van de omzet bedrijfskosten) per rayon. 5 Tot slot telt ze de nettowinsten per rayon bij elkaar op tot de nettowinst van DelaWare V. De nettowinst wordt door haar genoteerd op een blanco 4-tje dat ze in de postmap van de directeur stopt. Is deze manier van werken effectief? Motiveer het antwoord met gebruikmaking van de kwaliteitseis uit het theorieboek. Is het gegevensverwerkend proces efficiënt (= doelmatig)? Motiveer het antwoord. Een andere medewerkster maakt Mariska attent op de mogelijkheid de informatie uit het financieel informatiesysteem te halen of met een spreadsheet (zoals MS Excel) te berekenen. Op welke manier is het laatste in verbinding te brengen met de kwaliteitseis van betrouwbaarheid?

4 16 4 dministratieve Organisatie Informatieverzorging * Rent-a-Film V in Drachten verhuurt video-dvd s. innen de collectie wordt onderscheid gemaakt in verschillende genres (actie, humor, kinderen, romantiek); daarnaast worden de meest recente films binnen elk genre als dagfilm aangemerkt. De volgende prijzen worden gehanteerd: dagfilm 3 per 24 uur; overige films 1 per 24 uur, drie films voor drie dagen 4; één dagfilm en twee overige films voor drie dagen 7. Klanten moeten zich eenmalig inschrijven en krijgen dan een pasje (met nummer). Zonder pasje worden geen dvd s uitgeleend. Rent-a-Film V beschikt over een computersysteem waarop de gehele administratie is geïnstalleerd. Het gaat daarbij over een combinatie van verhuurgegevens (softwarenaam is Rental) en financiële gegevens (softwarenaam is Finance). D Is hier sprake van een transactiegericht systeem of van een besturingsgericht systeem? Motiveer het antwoord. Is hier sprake van een informatiesysteem in abstracte of in ruimere zin? Motiveer het antwoord. Geef een (concreet) voorbeeld van gegevens die vanuit de verhuurmodule worden overgeheveld naar de financiële administratie. Zijn Rental en Finance voorbeelden van besturingsprogrammatuur of van toepassings-programmatuur? rigitte oldenhof (pasnummer 12345) huurt een dagfilm (filmnummer 3488). E Welke mutaties moeten in het informatiesysteem worden vastgelegd? (ij deze vraag wordt een gedetailleerd antwoord verwacht.) Het management van Rent-a-Film heeft via het systeem uitgezocht welke genres niet zo goed lopen. ij het genre romantiek worden de dagfilms bijna niet verhuurd, terwijl bijvoorbeeld bij de humoristische films de dagfilms bijna steeds alle zijn uitgeleend. F G Welke conclusie zou het management kunnen trekken uit deze informatie? lijf je bij het antwoord dat je bij vraag () gaf? Motiveer het antwoord.

5 4 dministratieve Organisatie Informatieverzorging 17 * ooty V in Utrecht is een grote, landelijk opererende winkelketen in schoenen. De schoenen worden aan het begin van ieder seizoen in het buitenland ingekocht en in het centraal magazijn ontvangen. Daar worden de dozen voorzien van etiketten met streepjescodes. De schoenen worden vervolgens met een eigen transportdienst naar de winkels vervoerd. Het komt veelvuldig voor dat schoenen die in een bepaalde winkel uitverkocht zijn, in een andere winkel nog ruim voorradig zijn. In een dergelijk geval worden de schoenen via het centraal magazijn, dat tevens dienst doet als distributiecentrum, van de ene winkel naar de andere vervoerd. Floor Kortenoever is belast met het regelen van het transport naar en tussen de winkels. Hij krijgt de bestellingen over de hele dag verspreid telefonisch binnen. an het einde van de dag maakt hij routeschema s op voor de chauffeurs, zodat hij ze de volgende dag de juiste rijopdrachten kan verstrekken. Ellen van Wijk is belast met de commerciële leiding over de winkels. Zij ontwikkelt nieuwe verkoopformules en moet ervoor zorgen dat de winkels voldoende omzet maken en niet met grote voorraden blijven zitten. Zij heeft beperkte mogelijkheden tot het voeren van reclameacties, zoals het afprijzen van bepaalde modellen. Motiveer steeds het antwoord: Is er bij Floor Kortenoever voornamelijk sprake van managementinformatie of van transactiegerichte informatie? Is er bij Ellen van Wijk voornamelijk sprake van managementinformatie of van transactiegerichte informatie?