ʼn Kontrolelys vir openbare skole se begrotingsprosesse

Transcriptie

1 ʼn Kontrolelys vir openbare skole se begrotingsprosesse Inleiding Dit is noodsaaklik dat openbare skole se beheerliggame die korrekte prosedure by die opstel en goedkeuring van begrotings volg. As hierdie prosedure nie korrek gevolg word nie, kan dit beteken dat die skool nie oor ʼn geldige of wettige begroting beskik nie. Dít kan tot allerlei probleme aanleiding gee, soos dat ouers kan weier om skoolgeld te betaal of die skool kan sukkel om betaling van skoolgeld met regstappe af te dwing. Ons bied dus hierdie kontrolelys om FEDSAS-lede te help verseker dat hulle die voorgeskrewe prosedure nakom en om enkele nuttige wenke aan die hand te doen. Wat is ʼn begroting? ʼn Begroting is ʼn geskrewe plan van optrede vir die toekoms, uitgedruk in fisiese en finansiële groothede, ten einde gestelde doelwitte en mikpunte met beperkte hulpbronne te verwesenlik. Aangesien dit om die toekoms gaan, verg ʼn begroting vooruitbeplanning. Hierdie vooruitbeplanning berus hoofsaaklik op vooruitskattings, historiese gegewens, aannames, en vorige praktiese ondervinding. Aangesien die mens egter nie toekomstige gebeure kan voorsien of akkuraat voorspel nie, moet ʼn begroting nooit as ʼn wonderresep beskou word wat waarborg dat alles vlot sal verloop nie. ʼn Strategiese benadering tot die begrotingsproses Soos hierbo aangedui, moet ʼn begroting daarop gemik wees om gestelde doelwitte en mikpunte te bereik. Elke beheerliggaam behoort dus jaarliks sy werksaamhede sowel as die algemene prestasie van die skool in hersiening te neem. ʼn Skool behoort skoolverbeterings- en -ontwikkelingsplanne te hê, en dit is noodsaaklik dat die doelwitte 1 van 12

2 en mikpunte wat daarin vervat is, jaarliks geëvalueer word. Daardie doelwitte en mikpunte moet natuurlik ook in die begroting weerspiëel word. Aanpassings wat uit die jaarlikse evaluasie-en-beplanningsvergadering van die beheerliggaam spruit, moet logies ook in die daaropvolgende begrotingsproses in ag geneem word. Wie moet betrek word? Alle persone [hierna die begrotingsbestuurder(s) ] wat in ʼn bepaalde hoedanigheid gedurende die jaar namens die skool kan geld uitgee, moet die geleentheid kry om as deel van die groter prentjie ʼn begroting vir hul portefeuljes op te stel. Elke onderwyser, administratiewe klerk, beheerliggaamlid, terreinbestuurder, komiteevoorsitter, koshuishoof, ensovoorts moet hierby betrek word. Die begrotingsbestuurders versamel alle inligting, en konsolideer alle kommentaar onder spesifieke hofies. Hulle werk daardeur; bespreek dit met elke bydraer, en kry terugvoer oor onduidelikhede of veranderinge. Die begrotingsbestuurders doen ʼn voorlegging aan die skoolhoof, wat verdere navrae en aanbevelings by spesifieke persone kan doen en dan die nodige aanpassings maak. Die skoolhoof, saam met die begrotingsbestuurders, lê hierdie voorbereide stukke vir finale verskuiwings en aanpassings aan die finansiële komitee voor. Die finansiële komitee doen hierna ʼn voorlegging aan die beheerliggaam. Die voorgeskrewe prosedure 1. Die voorbereiding en goedkeuring van die begroting 2 van 12

3 Artikel 38 van die Suid-Afrikaanse Skolewet (hierna die Skolewet ) bepaal hoe ʼn begroting voorberei en goedgekeur moet word. Dit behels die volgende: 1. Die beheerliggaam moet die begroting voorberei ooreenkomstig voorskrifte wat deur die Lid van die Uitvoerende Raad (LUR) van die betrokke provinsie in die Provinsiale Koerant gepubliseer is. 2. Daarna moet die begroting aan ʼn ouervergadering voorgelê word, vir oorweging en goedkeuring deur ʼn meerderheid van die stemgeregtigde aanwesige ouers. Daar is geen kworumvereiste vir bywoning van hierdie vergadering nie. 3. Nadat die ouers die begroting goedgekeur het, moet die beheerliggaam dit op sy beurt ook goedkeur. Die enigste klaarblyklike verklaring daarvoor dat die beheerliggaam ook die begroting moet goedkeur nadat die ouervergadering dit reeds goedgekeur het, is dat die ouervergadering die begroting, soos voorgelê, kan wysig. 4. As die ouervergadering, of die beheerliggaam daarná, nié die begroting goedkeur nie, sal nóg ʼn ouervergadering belê moet word om ʼn gewysigde begroting voor te lê. 2. Vereistes vir die belê van die ouervergadering Artikel 38(2) en (3) bevat belangrike voorskrifte oor die belê van die ouervergadering. 1. Eerstens moet die vergadering met 30 dae kennisgewing belê word. Dit beteken dat daar 30 oop dae moet wees tussen die dag waarop die ouers die kennisgewing ontvang en die dag van die vergadering. Die betrokke artikel van die Skolewet vereis nie dat die kennisgewing skriftelik moet wees nie. Goeie 3 van 12

4 praktyk en enige behoefte aan latere bewys van kennisgewing vereis egter dat dit wél skriftelik geskied. 2. Die kennisgewing van die vergadering moet die ouers ook inlig dat die begroting minstens 14 dae voor die vergadering by die skool ter insae sal lê. Ons doen ook graag die volgende wenke aan die hand: 1. Hoewel nie ʼn vereiste nie, is dit na ons mening tog sinvol om ʼn afskrif van die opsomming van die begroting by die kennisgewing aan te heg. Uit die aard van die saak moet sodanige opsomming ʼn aanduiding van die voorgestelde skoolgeld vir die daaropvolgende jaar bevat. 2. Die vergadering moet ook volledig genotuleer word om as bewys te dien dat die verrigtinge wel plaasgevind en die begroting wel goedgekeur is, indien iemand dit later sou betwis. 3. Dit is ook sinvol om ʼn presensielys by die vergadering om te stuur. 4. Die belangrikste wat egter by hierdie vergadering genotuleer moet word, is die uiteindelike besluit. In hierdie verband het ons ʼn konsepbesluit opgestel wat na ons oordeel aan al die wetsvoorskrifte voldoen en by hierdie vergaderings gebruik kan word. Die konsepbesluit verskyn in die aanhangsel hierby. 3. Die inhoud van die begroting uitgawes Daar is enkele belangrike bepalings oor wat in die skoolbegroting vervat moet word. As algemene uitgangspunt moet beheerliggame egter by die opstel van die begroting die kernbedrywigheid van die skool, naamlik onderrig van gehalte, in gedagte hou. In dié verband is dit sinvol om artikel 20(1)(a) van die Skolewet volledig aan te haal. Dit bepaal soos volg: 4 van 12

5 (1) Behoudens hierdie Wet moet die beheerliggaam van ʼn openbare skool (a) die beste belange van die skool bevorder en poog om die ontwikkeling daarvan te verseker deur die voorsiening van onderwys van gehalte aan alle leerders in die skool;... Tradisioneel en in beginsel word onderwys van gehalte holisties verstaan. Dit gaan in die eerste plek oor wat in die klaskamer gebeur, maar nie nét daaroor nie. Dit gaan ook oor die ontwikkeling van kinders om hul volle potensiaal te verwesenlik. Sport, kultuur en sosiale aktiwiteite kan nie losgemaak word van wat in die klaskamer gebeur nie. Tog moet die samestelling van die begroting uiteindelik weerspieël dat onderwys in die klaskamer die swaartepunt in die begroting is. Die belang van die akademiese onderrig van leerders kan nie oorbeklemtoon word nie. Ons waarsku egter ook teen onnodige luukshede wat nie werklik die onderrigervaring van kinders bevorder nie. Daar is duidelike aanduidings dat baie ouers toenemend probleme ervaar om hoë skoolgeld te bekostig. Die uitskakeling van onnodige luukshede kan heelwat tot die verbetering van ʼn skool se kontantvloei bydra. Ons behandel vervolgens enkele artikels wat spesifieke voorskrifte bevat: 1. Artikel 20(1)(e) bepaal dat die beheerliggaam die skoolhoof en personeel in die verrigting van hul professionele werksaamhede moet ondersteun. Hierdie bepaling is baie wyd, maar ons reken ʼn wyse beheerliggaam behoort vir die professionele ontwikkeling van onderwysers te begroot ten einde hul kennis en vaardighede te slyp. 2. Artikel 20(1)(g) moet saamgelees word met artikel 21(1)(a) van die Skolewet. Eersgenoemde maak voorsiening vir die administrasie en beheer van skooleiendom, en laasgenoemde vir instandhouding en verbetering van skooleiendom. Hierdie eiendom sluit natuurlik die terrein, geboue, skoolkoshuise en roerende eiendom in. Die beveiliging, instandhouding en opknapping, 5 van 12

6 verbetering en selfs versekering van skooleiendom, wat die geboue insluit, moet aandag ontvang. 3. Artikel 20(3) maak daarvoor voorsiening dat beheerliggame by ʼn vrywillige vereniging van beheerliggame kan aansluit. Die begroting moet dus vir FEDSASledegeld voorsiening maak. 4. Artikel 20(9) is ʼn besonder belangrike bepaling. Kragtens hierdie bepaling moet die begroting drie dinge aantoon, naamlik: voldoende besonderhede van bykomende poste wat deur die beheerliggaam geskep is; die geraamde koste verbonde aan daardie poste; en die wyse waarop daardie poste gefinansier sal word. 5. Beheerliggame wat oor artikel 21-funksies beskik, moet vir die volgende begroot: Instandhouding en verbetering van skooleiendom, -geboue en -koshuise Die aankoop van leermateriaal, skryfbehoeftes en toerusting vir die skool Dienste wat aan die skool gelewer word, soos water, elektrisiteit, vullisverwydering, inligtingstegnologie, kopiëring, ensovoorts. ʼn Handjievol skole is geleë op grond wat nié aan die staat behoort nie. Hierdie skole moet ook vir erfbelasting begroot. Skole op grond wat aan die staat of ander eienaars behoort, is nie vir erfbelasting aanspreeklik nie. 6. Kragtens artikel 38A(5) mag ʼn beheerliggaam in verband met amptelike skoolaktiwiteite reis- en verblyftoelaes aan personeel in diens van die staat betaal, sonder dat toestemming soos wat in artikel 38A beoog word daarvoor nodig is. Die begroting moet hierdie reis- en verblyftoelaes aantoon. 7. Ander toelaes en/of vergoeding wat aan werknemers van die staat betaal word, moet ook ooreenkomstig artikel 38A in die begroting weerspieël word. Dit moet, soos in die geval van bykomende poste wat die beheerliggaam skep, die omvang van die betalings, en die bron waaruit dit gefinansier sal word, aantoon. 6 van 12

7 8. Kragtens artikel 39 moet die begroting ook die verwagte bedrag van wanbetaling van skoolgeld, en skoolgeldvrystellings, aantoon. Dít moet uiteraard op geskiedkundige tendense gegrond word. 9. Heelparty skole vergeet om vir waardevermindering op roerende bates te begroot. Versuim om hiervoor te begroot kan later ernstige gevolge inhou wanneer uitgediende bates vervang moet word. 10. Die skoolbegroting is onderworpe aan ʼn oudit, en gevolglik moet daar ook vir ouditkoste begroot word. 11. Ons beveel ook aan dat beheerliggame vir korttermynversekering, regskoste en die opbou van ʼn reserwefonds begroot ten einde vir toekomstige onvoorsiene omstandighede voorsiening te maak. 4. Die inhoud van die begroting inkomste 1. Artikel 20(2) bepaal dat skoolfasiliteite verhuur kan word. Voorsiening hiervoor kan aan die inkomstekant van die begroting gemaak word. 2. Artikel 36 bepaal dat beheerliggame alle redelike stappe binne hul vermoë moet doen om die hulpbronne wat deur die staat aan skole voorsien word, aan te vul. Inkomste wat deur sodanige pogings verkry word, moet ook in die begroting aangedui word. 3. Die oordragbetalings wat die staat kragtens artikel 34 en 35, saamgelees met die Norme en Standaarde vir die Befondsing van Skole, aan die skool moet oorbetaal, moet ook in die begroting weerspieël word. 4. Die totale bedrag wat in die vorm van skoolgeld ontvang moet word, moet ook in die begroting verskyn. In hierdie verband is dit belangrik om daarop te let dat sekere beperkings aan skole opgelê word. (Later meer hieroor.) 5. As die skool uit enige ander bronne inkomste verkry, moet dit ook in die begroting vervat word. In dié verband is dit belangrik om op die bepalings van artikel 37(2) 7 van 12

8 te let, waarkragtens enige geld wat ʼn skool ontvang, ook skoolgeld en donasies, in die skoolfonds inbetaal moet word. 5. Verbode handelinge Die volgende handelinge wat die begrotingsproses kan beïnvloed, word spesifiek verbied: 1. Skoolfondsgeld mag nie in ʼn trustfonds gestort word of gebruik word om ʼn trust op te rig nie [artikel 37(7)(a)]. 2. Geld mag nie van ouers ingevorder word met die doel om dit in ʼn trustfonds te stort nie [artikel 27(7)(c)]. 3. Bykomende vergoeding (wat goederevoordele insluit) mag nie aan werknemers in diens van die staat betaal word sonder die toestemming wat in artikel 38A beoog word nie. 4. Geen registrasie-, administrasie- of ander geld mag gehef word buiten skoolgeld ingevolge artikel 1 van die Skolewet nie [artikel 39(5)]. 5. Die bedrag skoolgeld wat in ʼn bepaalde graad gehef word, mag nie op grond van kurrikulêre of buitekurrikulêre aktiwiteite wissel nie [artikel 39(6)]. 6. Die skoolfonds, alle opbrengste daaruit, en bates van die skool mag slegs gebruik word vir of in verband met opvoedkundige doeleindes, by of in verband met die skool, en vir die verrigting van die werksaamhede van die beheerliggaam [artikel 37(6)]. 6. Nuttige wenke 1. Elke beheerliggaam sal natuurlik sy eie proses vir die aanvanklike samestelling van die begroting hê. Dit is egter nuttig om vir elke aktiwiteit in die skool ʼn 8 van 12

9 begrotingsbestuurder te hê. Hierdie begrotingsbestuurders moet oor die verwagte finansiële behoeftes kommentaar lewer ten einde die beheerliggaam met die samestelling van die begroting te help. Dit is egter ook belangrik dat daardie bestuurders medeverantwoordelikheid vir die bestuur van die begroting aanvaar nadat dit goedgekeur is. 2. Ons beveel aan dat die begrotingsvergadering met die ouers reeds voor die einde van Oktober gehou word. Daar moet immers genoeg tyd wees om dieselfde jaar nog ʼn verdere vergadering te belê indien die ouers om een of ander rede nié die begroting die eerste keer goedkeur nie. In hierdie verband is dit belangrik om daarop te let dat indien die begroting nié goedgekeur word nie, beheerliggame in werklikheid nie uitgawes mag aangaan en skoolgeld mag hef in die jaar waarvoor die begroting bedoel is nie. 3. Ons beveel aan dat die skool se begrotingsproses so ver moontlik in die skool se finansiële beleid uiteengesit word. 4. ʼn Belangrike aspek van die hele begrotingsproses is dat die finansiële komitee die begrotingsbestuurders jaarliks met betrekking tot die proses moet oplei. Hierdie opleiding behoort op die jaarlikse evaluasie-en-beplanningsvergadering te volg wat elke beheerliggaam na regte moet hou. 5. Vermy ʼn item soos diverse in die begroting. Paul Colditz Hoof- uitvoerende beampte Kopiereg voorbehou 9 van 12

10 BESLUIT VAN 'N VERGADERING VAN OUERS VAN LEERDERS VERBONDE AAN (naam van skool), gehou op (datum) DAAR WORD SOOS VOLG BESLUIT: 1. Dat skoolgeld ooreenkomstig die bepalings van artikel 38 en 39(1) van die Suid-Afrikaanse Skolewet (hierna die Skolewet ) vasgestel en gehef sal word. 2. Dat die begroting, soos wat die beheerliggaam voorstel, goedgekeur word, en dat die beheerliggaam gemagtig word om tekorte wat op begrote bedrae vir bepaalde begrotingsitems ontstaan, uit oorskotte aan te vul wat by ander items kan ontstaan, mits die totale begroting nie sonder goedkeuring van ʼn ouervergadering oorskry word nie. 3. Dat die voorgestelde aanstelling van bykomende personeel, en betalings ingevolge artikel 38A van die Skolewet, goedgekeur word. 4. Dat die skoolgeld betaalbaar sal wees ooreenkomstig die begroting wat deur die beheerliggaam voorgelê is. 5. Dat die volle uitstaande skoolgeld onmiddellik opeisbaar en betaalbaar word indien enige paaiement nie teen die betaaldag betaal is nie. 6. Dat alle ouers verplig sal wees om skoolgeld te betaal, tensy hulle ooreenkomstig die bepalings van die Skolewet, enige toepaslike regulasies én hierdie besluit van sodanige betaling vrygestel is. 7. Dat ouers wat aanvoer dat hulle nie skoolgeld kan betaal nie, en daarom op algehele, gedeeltelike of voorwaardelike vrystelling van betaling van skoolgeld aanspraak maak [hierna die aansoeker(s) ], ingevolge artikel 39(4) van die Skolewet, die regulasies wat daarin beoog word én hierdie besluit by die beheerliggaam om sodanige vrystelling moet aansoek doen. 8. Dat die aansoeker die beheerliggaam op oorwig van waarskynlikheid moet oortuig dat hy/sy op enige sodanige vrystelling geregtig is. 10 van 12

11 9. Dat die aansoeker se aansoek: 9.1 skriftelik moet geskied in die vorm wat toepaslike regulasies voorskryf; 9.2 die totale jaarlikse en maandelikse bruto inkomste en uitgawes uiteensit van die aansoeker self, enige ander persoon/persone wat ingevolge die Skolewet as ouer(s) van die betrokke leerder(s) in aanmerking kom, en enige ander verdiener in die huishouding, met stawende dokumente waar moontlik; 9.3 die bates (teen markwaarde) en laste van die aansoeker moet uiteensit, met stawende dokumente waar moontlik; 9.4 die samestelling van die aansoeker se gesin moet uiteensit; 9.5 moet aandui of daar om algehele, gedeeltelike of voorwaardelike vrystelling van betaling van skoolgeld aansoek gedoen word; en 9.6 elke moontlike tersaaklike feit moet bevat wat die aansoeker ter ondersteuning van die aansoek wil aanvoer. 10. Dat die beheerliggaam geregtig sal wees om sodanige inligting aan te vra of in te samel as wat na die oordeel van die beheerliggaam nodig is vir die regverdige en billike beoordeling van ʼn aansoek om vrystelling van betaling van skoolgeld. 11. Dat geen aansoek om vrystelling wat nié aan die voorskrifte van hierdie besluit voldoen, oorweeg sal word nie, tensy die beheerliggaam oortuig kan word van buitengewone omstandighede wat die nienakoming van die prosedure regverdig. 12. Dat die beheerliggaam geregtig sal wees om die bevoegdheid om ʼn aansoek om vrystelling, soos wat hierbo bedoel word, te ontvang, te oorweeg en te beslis, aan ʼn komitee van die beheerliggaam te delegeer. 13. Dat die aansoeker binne sewe dae ná die besluit van die komitee skriftelik daarvan in kennis gestel sal word. 14. Dat ʼn aansoeker wat hom/haar veronreg voel deur ʼn beslissing van ʼn komitee van die beheerliggaam, soos wat in paragraaf 12 bedoel word, geregtig sal wees om binne sewe dae ná ontvangs van die uitslag van sy/haar aansoek skriftelik na die beheerliggaam te appelleer. Die appèl sal nie deur die beheerliggaam van die hand gewys word sonder dat die aansoeker geleentheid gebied is om mondelings aangehoor te word nie. 11 van 12

12 15. Dat, behoudens ʼn aansoeker se reg om ingevolge artikel 40(2) van die Skolewet na die Departementshoof van Onderwys te appelleer, die beheerliggaam se beslissing finaal sal wees. 16. Dat die enigste maatstaf waarvolgens die komitee van die beheerliggaam sal oordeel of enige tipe vrystelling verleen sal word of nie, die aansoeker se voldoening aan die vrystellingskriteria sal wees, soos dit verskyn in die Skolewet en enige toepaslike regulasies wat daarkragtens uitgevaardig is. 17. Dat hierdie besluit nie die ouer óf die skool daarvan weerhou om ʼn ooreenkoms aan te gaan om skoolgeld op ʼn ander wyse te betaal as wat hierin voorgeskryf word nie. 18. Dat die beheerliggaam geregtig sal wees om sodanige vrystellingsvoorwaardes as wat redelik geag kan word, aan ʼn aansoeker op te lê. 12 van 12