Whitepaper Onderhoud & Service. Wat te doen tijdens onderhoud & service van overheaddeuren

Transcriptie

1 Whitepaper Onderhoud & Service Wat te doen tijdens onderhoud & service van overheaddeuren IDD-Parts BV 2018

2 Wat te doen tijdens onderhoud & service van overheaddeuren? Om te beginnen eerst een praktijkvoorbeeld: Inleiding Een van uw klanten belt: Onze overheaddeur heeft een storing. Een van de veren is kapot en moet onmiddelijk vervangen worden. Gelukkig heeft u uw administratie op orde en ziet u gelijk om welke deur en veren het gaat. Dus u gaat gelijk aan de slag: nieuwe veren bestellen, ophalen en direct naar de klant. U vervangt de veren en controleert of er nog andere onderdelen zijn die u preventief kunt vervangen. Tot slot test u of de deur voldoet aan de normeringen en noteert alles in het onderhoudslogboek. En het allerbelangrijkste: uw klant is enorm tevreden en kan weer verder met zijn bedrijfsproces. Bovenstaande is een voorbeeld van een ideale situatie. Helaas is voor veel kleine en middelgrote onderhouds- en service bedrijven de organisatie van het onderhoud en de efficiënte planning en administratie die daarbij hoort vaak een grote uitdaging. Zeker wanneer het aantal deuren in onderhoud toeneemt. Met dit whitepaper helpen wij u hier graag mee. Belangrijk is om te realiseren waarom het onderhoud van overheaddeuren zo belangrijk is en welke kansen dit u als onderhoudsbedrijf biedt. Daarnaast krijgt u een overzicht van wat te doen tijdens een onderhoudsbeurt. En als laatste en misschien wel het allerbelangrijkste gaan we in op de organisatie van het onderhoud en welke tools hiervoor beschikbaar zijn. 2

3 1. Waarom (preventief) onderhoud en service van overheaddeuren en docking systemen? 1.1. Europese wet- en regelgeving Binnen de Construction Products Directive (89/106/EEC) en Construction Products Regulation (No 305/ 2011) is vastgelegd aan welke normen overheaddeuren en docking systemen moeten voldoen. Veiligheid staat namelijk voorop. De meeste fabrikanten zorgen er dan ook voor dat producten voldoen aan de normeringen en dat de deur in het ITTR is opgenomen (zie ook Whitepaper Veiligheidsnormen: Bedreiging of Kans ). En volgens nationale en Europese wet- en regelgeving is het verplicht om overheaddeuren en docking systemen minimaal 1x per jaar te laten onderhouden en inspecteren door een professional Onderhoud is een enorme kans! (Preventief) onderhoud en service van overheaddeuren is een enorme kans. Hiermee voorkomt u storingen aan overheaddeuren, zorgt u voor een maximale levensduur van de deur en wordt veiligheid van werknemers en bezoekers gegarandeert. U voorkomt ook hoge kosten die met een storing gepaard gaan zoals stilstand van de bedrijfsvoering. Daarnaast: is uw klant en dus de eindgebruiker van de deur zich steeds beter bewust van service, levensduurkosten en veiligheid. is de eindgebruiker zich bewust van de stilstandtijd van zijn bedrijf als gevolg van storing aan een deur. schrijven zoals hierboven al aangegeven de Europese en CE-normen (EN 13241) voor dat overheaddeuren, afhankelijk van het gebruik, regelmatig moeten worden geïnspecteerd en onderhouden om een veilige werking te garanderen. Maar ook om de toegeschreven waarden en klassen (ITTR) te garanderen. richten grote deurbedrijven zich steeds meer op service, niet alleen voor hun eigen deuren, maar ook voor deuren die door anderen zijn geplaatst. Dit zijn misschien ook wel uw deuren. nemen bedrijven die betrokken zijn bij totaal gebouwbeheer ook de service van overheaddeuren (en waar van toepassing: de levering van nieuwe deuren) in hun pakket op. hebben steeds meer overheaddeuren een elektrische aandrijving. En steeds meer bestaande handmatig bediende deuren worden alsnog uitgerust met elektrische aandrijvingen. 3

4 2. Wat te doen tijdens onderhoud? Nu we helder hebben waarom onderhoud en service van overheaddeuren en docking systemen zo belangrijk is en welke kansen u dit biedt, is het tijd om in kaart te brengen wat u moet doen en waar u op moet letten Redenen servicebezoek Een servicebezoek aan een overheaddeur is nooit hetzelfde. De ene keer gaat het om reparaties, het (preventief) vervangen van onderdelen of het oplossen van storingen. De volgende keer gaat het om het upgraden van oude deuren of het verbeteren van bestaande deuren. Daarnaast heeft de praktijk uitgewezen dat onderstaande redenen de belangrijkste redenen voor een servicebezoek zijn: 1. Paneel beschadigd. Meestal op industriële overheaddeuren, het onderste paneel moet worden vervangen nadat het is geraakt door een heftruck of vrachtwagen. 2. Storing E-aandrijving. Eindschakelaars, volledig uitvallen van de aandrijving, batterijen zender, vervanging moederbord, etc. 3. Torsieveren uit balans of gebroken. De deur is niet correct uitgebalanceerd. Veren moeten opnieuw worden opgespannen. Of veren moeten worden vervangen, inclusief de geactiveerde veerbreukbeveiliging (eenmalig te gebruiken!) 4. Kabel is gebroken of laat slijtage zien. Kabel moet worden vervangen en zo nodig moet de kabelbreukbeveiliging ook worden vervangen (eenmalig te gebruiken!) 5. Rail-/looprolsysteem beschadigd of moet worden gesmeerd. Onvoldoende onderhoud. 4

5 2.2. Organisatie onderhoud en service Om u te helpen bij een efficiënte organisatie en planning van de overheaddeuren en docking systemen die u in onderhoud heeft, hebben wij een stappenplan opgesteld. Stap 1: Onderhoudscontract/ servicepakket Biedt een onderhoudscontract of servicepakket aan bij de verkoop van uw deuren. Onderhoudsbezoeken zijn ook eenvoudig te plannen in het laagseizoen, zodat u uw personeel in deze periode ook aan het werk kunt houden. Leg daarnaast alle gegevens per klant, overheaddeur etc vast in een database zodat u weet welke deuren u in onderhoud heeft. En een onderhoudscontract geeft u een kans een goede relatie op te bouwen met uw klant. Plan in ieder geval 1x per jaar een servicebezoek. Stap 2: Training monteurs Een getrainde servicemonteur is uw ambassadeur op locatie! Niet alleen technisch geschikt voor de taak, geef hem ook een commerciële training in wat hij wel en niet moet zeggen. Zorg daarnaast voor een trainingsprogramma voor uw servicepersoneel. Organiseer bijvoorbeeld vergaderingen waar problemen worden besproken zodat monteurs van elkaar kunnen leren. Dit is ook een mooi moment om monteurs te trainen in nieuwe producten en ontwikkelingen. Creëer een certificeringprogramma voor uw monteurs of voor de monteurs van uw dealers. En zorg ervoor dat verkoop en service van elkaar op de hoogte zijn. Stap 3: Inspectielijst Gebruik een inspectielijst tijdens uw service- en onderhoudsbezoek. Hiermee weet u zeker dat u alle onderdelen hebt gecontroleerd. Waar nodig kunt u dan onderhouds- en reparatiewerkzaamheden uitvoeren. De checklist kunt u bijvoorbeeld indelen in de volgende hoofdcategorieen (zie de bijlage voor de uitgebreide versie van de checklist): 1. Deurblad 2. Loopdeur 3. Rails en looprollen 4. Hefsysteem 5. Bediening U kunt hiervoor ook de online planningstool PLANDR ( gebruiken. Dit is een online deurendatabase waarin u snel en eenvoudig uw after-sales service kunt structureren en organiseren. Hiermee heeft u al uw klantgegevens, afspraken en planning overzichtelijk bij elkaar. 5

6 Stap 4: Zorg voor bekendheid bij potentiële klanten Zorg voor bekendheid van uw bedrijf bij potentiële klanten. Voorbeelden zijn: 1. Een duidelijke naamlabel of- sticker op alle nieuwe deuren die u installeert. 2. Geef de klant een gebruiksaanwijzing met uw naam en servicenummer. 3. Plaats advertenties in uw regio. 4. Vermeld duidelijk op uw website dat u een reparatie- en onderhoudsservice biedt en maak dit laagdrempelig. Stap 5: Goede bereikbaarheid Een succesvolle organisatie van uw service- en onderhoud van overheaddeuren valt of staat met een goede bereikbaarheid. Een kapotte deur of een storing veroorzaakt in ieder geval een verstoring van de werkzaamheden of in sommige gevallen zelfs stilstand binnen een organisatie. Voor uw klant is het enorm belangrijk dat de deur zo snel mogelijk weer functioneert. Daarom is een optimale bereikbaarheid, 24 uur per dag, 7 dagen per week, 365 dagen per jaar van belang. Zowel via als via een telefoonnummer. Een snelle levering geldt uiteraard ook voor de levering van de onderdelen zoals veren, panelen en hardware die u nodig heeft voor de reparatie. IDD-Parts doet er alles aan om u daarin zo snel en goed mogelijk te ondersteunen en te beleveren via de webshop Zowel met producten als met technische ondersteuning. Stap 6: Professionele presentatie Zorg voor een professionele houding en presentatie bij de klant. En zorg er ook voor dat uw medewerkers weten wat u van hen verwacht en dat zij uw organisatie op een professionele manier vertegenwoordigen. Denk hier bij aan: 1. Een schone en georganiseerde servicebus met uw naam erop. 2. Een monteur in uw bedrijfskleding geeft een professionele indruk. 3. Zorg ervoor dat u op tijd bent. Of bel als u vast zit in het verkeer. 4. Zet het gebied af met tape of hekken. Hiermee laat u zien dat u veiligheid serieus neemt. Stap 7: Opvolging Neem na reparatie contact op met uw klant om te zien of hij tevreden is met de door u geleverde werkzaamheden. Er kan sprake zijn van enige ontevredenheid die u wilt oplossen. Hiermee laat u zien dat u echt begaan bent met uw werk! Biedt daarnaast altijd garantie aan op de onderdelen die u hebt vervangen of gerepareerd. 6

7 2.3 Hoe bepaalt u uw uurtarief? Klanten kunnen schrikken van het uurtarief dat u rekent voor een service- of onderhoudsbeurt. Zorg daarom dat u deze kunt uitleggen. Service-uurtarief = compensatie voor: - werknemer van hoger niveau - serviceauto met voorraad reserveonderdelen - voorraad reserveonderdelen (geen snel lopende producten) in uw magazijn - gespecialiseerde training & onderwijs - extra gezondheids- en veiligheidskosten - speciale gereedschappen voor service op locatie - hogere verzekering voor aansprakelijkheid, ongevallen - overuren zijn duurder (en komen vaak voor bij service) - een monteur heeft minder effectieve uren per dag - wachturen op locatie - administratie: offerte, bevestiging, rapport, vervolg - servicepersoneel op kantoor - servicereclame en marketing - risico als gevolg van garantie op verricht werk - En natuurlijk normale kosten als afschrijving, belastingen, etc. 3. Ondersteuning 3.1 Technische ondersteuning 24/7/365 Bij IDD-Parts kunt u terecht voor het bestellen van al uw spare parts, vervangingspanelen, reparatieveren en elektrische onderdelen. 24 uur per dag, 7 dagen in de week, 365 dagen per jaar. En niet alleen via de webshop ook telefonisch staan wij altijd voor u klaar. U krijgt daarnaast kosteloos uitgebreide ondersteuning en kunt met al uw technische vragen bij ons terecht: van identificatie van het paneel tot de montage en installatie van een motor en besturing. 7

8 3.2 Online tools Naast de webshop bieden wij online ook nog een aantal tools die u als klant gratis mag gebruiken Zoals al eerder genoemd kunt u voor een efficiente planning en organisatie van al uw onderhouds- en reparatiewerkzaamheden de online planningstool gebruiken. Dit is een online deurendatabase waarin u snel en eenvoudig uw after-sales service kunt structureren en organiseren. Hiermee heeft u al uw klantgegevens, afspraken en planning overzichtelijk bij elkaar. PLANDR is een online platform, waar u: zich registreert als klant alle deuren die u in onderhoud heeft invoert in een database iedere deur een unieke identiteit geeft met een: deurcode deurafmetingen, -merk, -paneel, -automatisering, etc. deurlocatie en contactgegevens van de eigenaar overige kenmerken en details een eigen agenda krijgt waarin alle deuronderhoud en reparatiemomenten worden gepland toegang heeft tot standaard online in te vullen inspectierapporten per deur eenvoudig een rapportage kunt aanmaken voor uw klant, inclusief toegevoegde foto s van onderdelen of reparaties snel bestellijsten kunt aanmaken voor directe aankoop van onderdelen in de webshop van IDD-Parts de benodigde onderdelen direct online kunt bestellen de beschikking heeft over een grote hoeveelheid handleidingen en templates voor onderhoudscontracten. PLANDR is beschikbaar als online portal en is geschikt voor gebruik op desktop, laptop, tablet en smart phone. U kunt dus altijd en overal toegang krijgen tot uw PLANDR deurendatabase. Met PLANDR heeft u laagdrempelig en eenvoudig de kans om uw after-sales service aanpak te structureren en te organiseren. Hiermee vergroot u de kans om serieus genomen te worden door ook grotere eindgebruikers van industriële deuren en docking systemen. Uw after-sales omzet zal groeien doordat u nu echt regulier gepland onderhoud uitvoert en efficiënt reparaties verricht PLANDR+ De app PLANDR+ ondersteunt installateurs, monteurs en after-sales service in het herkennen van geïnstalleerde veren op locatie. Deze app helpt u snel en in 6 eenvoudige stappen met het bepalen van de juiste vervangingsveer. Binnenkort wordt de app uitgebreid met een nieuwe functionaliteit. Hiermee is het ook mogelijk om te bepalen welk type liftsysteem u nodig heeft voor een specifiek gebouw en de opening van de deur. Beschikbaar in de App en Google Play Store. 8

9 Bijlage: Inspectielijst 1. Deurblad: - Deurbladsecties binnen- en buitenzijde - Deurbladverstijvers - Venster/ beglazing - Handgreep - Grendel/ slot 2. Loopdeur: - Scharnieren - Deurdranger - Slot - Loopdeurschakelaar 3. Rails en looprollen: - Zijscharnieren - Rolhouders - Looprollen - Bodemconsoles - Looprails - Looprailbevestiging - Veerbuffers 4. Hefsysteem: - Veren - Veerbalans - Veerbreukbeveiliging - Kabelbreukbeveiliging - Staalkabels - Kabeltrommels - Assen - Lagerplaten - Askoppeling - Veiligheidstrekset 5. Bediening: - Trektouw - Kettingtakel - Elektrische aandrijving - Bekabeling - Onderloopbeveiliging - Zelftest voor onderloopbeveiliging - Overige accessoires en system 9

10 Marchandweg ML Barneveld T: E: