Aan de gemeenteraad. Geachte leden van de raad,

Transcriptie

1 Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon Aan de gemeenteraad Behandeld door E.P. Graafstal Doorkiesnummer Onderwerp Aanbieding BMC-rapport Museum Bijlage(n) Rapport BMC Hoge Woerd Beleidsveld Erfgoed en monumenten, forten en torens Geachte leden van de raad, Door middel van deze brief willen wij u informeren over de uitkomsten van een onlangs door adviesbureau BMC uitgevoerd onderzoek naar het functioneren van Museum Hoge Woerd binnen het grotere verband van Castellum Hoge Woerd en over enkele knelpunten die uit deze evaluatie naar voren zijn gekomen. Het rapport van BMC constateert dat het museum op basis van de huidige middelen weliswaar uiterst efficiënt functioneert, mede door de grote inzet van vrijwilligers, maar zich geconfronteerd ziet met een sterk toenemende vraag vanuit onder meer onderwijs en georganiseerd groepsbezoek. Ondertussen geeft het aanstaande UNESCO-Werelderfgoed van de Romeinse grens (2021) aanleiding tot reflectie op het potentiële bereik van Castellum Hoge Woerd. Het BMC-rapport omvat daarom ook enkele scenario s voor de toekomstige ontwikkeling van het museum. Inleiding In augustus 2015 is Castellum Hoge Woerd in Leidsche Rijn opengegaan voor het publiek. Het Castellum biedt een bijzondere programmacombinatie op een bijzondere plek in een bijzonder gebouw: op de Hoge Woerd hebben een wijktheater, een stadsboerderij, een museum en een horecavoorziening onderdak gevonden in een eigentijdse herbouw van het Romeinse fort dat hier tussen 40 en 400 na Chr. stond. Hoewel alle vier partijen hun eigen bedrijfsvoering hebben en ook ieder hun eigen huurovereenkomst met UVO, de eigenaar van het gebouw, presenteren zij zich aan de buitenwereld met succes als één plek, met een gecombineerde programmering op het gebied van Cultuur, Natuur en Milieu, en Erfgoed. Dit komt onder meer tot uitdrukking in een gezamenlijke huisstijl en branding. Waar de erfgoedpresentatie en -programmering opereert onder de naam Museum Hoge Woerd, zo presenteert het wijktheater, waarvan de bedrijfsvoering valt onder Stichting Theater Kikker, zich als Podium Hoge Woerd, en heet de stadsboerderij met haar duurzaamheidsprogramma, gerund door Stichting Utrecht Natuurlijk, hier Steede Hoge Woerd. De collectie, presentatie en programmering van Museum Hoge Woerd richten zich op het erfgoed en de archeologie van het gebied Leidsche Rijn, waarvan de Romeinse grens (limes) uiteraard een van de hoofdthema s is. Kroonjuweel van de collectie is het Romeinse schip De Meern 1 met zijn inventaris. Daarnaast is het Castellum zelf, en in het bijzonder het circuit over de wallen, een troefkaart, die wordt ingezet als venster op een garnizoensstadje aan de Romeinse grens in ons land. In een van de

2 kwadranten van het fort, tenslotte, wordt het verhaal verteld over 3000 jaar wonen en werken in het hart van Nederland, op basis van 20 jaar archeologisch onderzoek in Leidsche Rijn. Omdat alle kennis en vondsten van dit onderzoek worden beheerd door de gemeentelijke afdeling Erfgoed, die in dezen ook officieel depothouder is, ligt het voor de hand dat de erfgoedcomponent van Castellum Hoge Woerd wordt verzorgd door dit gemeentelijke onderdeel. Totstandkoming van het Castellum De archeologische presentatie in het Castellum is van aanvang af opgezet als onderdeel van een grotere, gecombineerde voorziening voor het stadsdeel Leidsche Rijn. Zo ging het Integraal programma van eisen (sept. 2009) nog uit van een bescheiden à autonome bezoekers van de archeologische exposities. Ook het educatieve programma was aanvankelijk voornamelijk gericht op het lokale niveau. Met deze uitgangspunten werd in 2007 door de raad een bedrag van 0.17 mln structureel beschikbaar gesteld voor het beheer van een Archeologisch museum Leidsche Rijn. Terwijl in de jaren werd gewerkt aan het ontwerp van het Castellum, is ook de organisatievorm onderwerp van studie geweest. Hierbij zijn verschillende niveaus van integratie verkend. In 2014 werd duidelijk dat de drie programmapartners van het Castellum zouden gaan functioneren als zelfstandige entiteiten binnen een multifunctionele accommodatie, waarbij iedere partij verantwoordelijk zou zijn voor een eigen deelexploitatie. Om recht te doen aan deze nieuwe uitgangspunten stelde de gemeenteraad, voorafgaand aan de opening van het Castellum, in 2015 additioneel 0.24 mln beschikbaar voor het beheer van wat inmiddels was gaan heten Museum Hoge Woerd. De verwachting was dat met deze middelen voorzien kon worden in een sobere en doelmatige exploitatie van het museale onderdeel van het Castellum. Aanleiding tot het BMC-onderzoek Het Castellum is sinds augustus 2015 twee jaar in exploitatie geweest. Daarnaast is in september jongstleden fase 3 van de ontwikkeling van Museum Hoge Woerd afgerond met de plaatsing van een aantal originele meubelstukken en kajuitdelen op het Romeinse schip. Daarmee is de basispresentatie compleet opgeleverd volgens het oorspronkelijke concept uit 2012 en ook binnen het daarvoor gereserveerde budget, waaronder ruim aan bijdragen van fondsen. De eerste twee exploitatiejaren, inclusief de volledige realisatie van de expositie, zijn mogelijk gebleken binnen de middelen die uw raad hiertoe in 2015 beschikbaar stelde. Om een beter beeld te hebben van het huidige functioneren en de toekomstige mogelijkheden van het museum is aan adviesbureau BMC gevraagd een evaluatie te doen van het operationeel beheer en het functioneren van de museale component van Castellum Hoge Woerd. Een evaluatie was ook nodig omdat het Castellum als gebouw bijzondere eisen stelt op het gebied van beheer en gebruik. In dit verband mag gewezen worden op de bijzondere constellatie waarbinnen de partijen samenwerken. Voor het facilitair gebouwbeheer, voor de verhuur van ruimten en voor de gezamenlijke programmering en communicatie hebben Podium, Steede en Museum Hoge Woerd de taken steeds zoveel mogelijk belegd bij die partij die hiertoe van nature het best geëquipeerd is, dit alles gecoördineerd door een gezamenlijk directieteam. Binnen deze constructie ligt het bijvoorbeeld voor de hand om het vrijwilligersbeleid en de coördinatie van de balie, die grotendeels wordt bemensd door vrijwilligers, te beleggen bij het Museum, temeer omdat het Museum voor de verzorging van zijn rondleidingen en schoolbezoeken ook in hoge mate steunt op vrijwilligers. Het mag duidelijk zijn dat het Museum binnen de samenwerking van het Castellum hiermee een belangrijke taak vervult.

3 In de eerste twee jaren van openstelling heeft het Castellum jaarlijks ongeveer gasten en bezoekers mogen ontvangen, van wie een groot deel ook de exposities hebben bezocht. Inmiddels begint het Castellum ook een vaste plek in te nemen in het curriculum van veel scholen in de regio. Ook groepsbezoeken vanuit het hele land doen in toenemende mate een beroep op de beschikbare menskracht van de vaste staf en vrijwilligers. Met name bij het georganiseerde school- en groepsbezoek beginnen inmiddels de grenzen van wat het Museum in zijn huidige bezetting aankan, in beeld te komen. Het Museum behaalt zijn huidige bereik, dat steeds meer scholen in de regio, steeds meer bezoekersgroepen uit de rest van het land en ook steeds meer buitenlandse bezoekers van Utrecht omvat, met een beperkte inzet op het vlak van marketing en communicatie. Voor een deel past dit in de opzet van het Castellum primair als wijkvoorziening, voor een deel is dit ook een bewuste keuze geweest, omdat volgens plan pas in de loop van dit jaar de meertalige ontsluiting van de collectie via audiotour en smartphone gereed zal komen. Tegelijk dient zich hiermee sinds enige tijd de vraag aan of het Museum ook in de toekomst voornamelijk op het niveau van het stadsdeel moet blijven functioneren en programmeren. Toekomstige ontwikkelingen Ondertussen hebben het erfgoedveld en de wereld van het (erfgoed-)toerisme sinds het ontwerp van Castellum Hoge Woerd niet stil gestaan. Zo neemt in het curriculum van veel scholen erfgoededucatie inmiddels een vaste plek in. In toerisme en leisure doen ervaringen en samengestelde proposities zoals juist Castellum Hoge Woerd die biedt, het goed. Op dit moment zijn veel grotere steden, met name in de randstad, bezig na te denken over hun toeristisch profiel en aanbod, mede in het licht van de piekbelastingen en spreidingsproblematiek die elders worden waargenomen. Ook voor het Castellum, en met name Museum Hoge Woerd, nodigt dit uit tot reflectie. Daarbij is het goed om te anticiperen op toekomstige ontwikkelingen. In het erfgoedveld valt bijvoorbeeld te wijzen op de trend van toenemende publieksparticipatie en citizen science. Een treffend voorbeeld daarvan is het succes van het landelijke netwerk van ArcheoHotspots, waarvan het Utrechtse filiaal sinds begin vorig jaar met succes functioneert als onderdeel van Museum Hoge Woerd, ondersteund door Landschap Erfgoed Utrecht en een groot aantal vrijwilligers. Een belangrijke aanstaande ontwikkeling is ook de voorgenomen voordracht van de Romeinse limes als UNESCO Werelderfgoed (volgens planning van het ministerie van OC&W in 2020, geplande nominatie in 2021). Met het Waterliniemuseum (en de visualisatie van het Romeinse fort Fectio) in Bunnik, DomUnder op het Domplein en Castellum Hoge Woerd aan de westkant van de stad, heeft de Utrechtse regio de potentie om zich op termijn te ontwikkelen tot een van de hoofdportalen voor de beleving van het nieuwe Werelderfgoed. Vorig jaar is Museum Hoge Woerd, naast het Archeon in Alphen aan den Rijn en het Valkhofmuseum in Nijmegen, door de projectleiding van de Werelderfgoednominatie gevraagd mee te denken over de realisatie van een gemeenschappelijke informatiemodule over het Werelderfgoed van de limes. Analyse van knelpunten en kansen De ervaringen van de eerste twee exploitatiejaren, de bijzondere samenwerking tussen de partners van het Castellum alsook de recente trends en toekomstige ontwikkelingen in het erfgoedveld vormden tezamen aanleiding voor een tussentijdse evaluatie van Museum Hoge Woerd. Daarvoor is een beroep gedaan op adviesbureau BMC, dat een grote staat van dienst heeft op het vlak van de analyse van culturele instellingen. Nadrukkelijk was de opdracht om te kijken naar zowel eventuele knelpunten als onbenutte kansen. Onderdeel van de opdracht was ook om te komen met een aantal scenario s, op

4 basis waarvan in de komende college- en raadsperiode consolidatie dan wel bijstelling zou kunnen plaatsvinden. Door middel van deze brief bieden wij u de bevindingen van het BMC-onderzoek, uitgevoerd in januari-maart jl., aan. Het rapport bevat onder meer een uitvoerige analyse van de bedrijfsvoering van Museum Hoge Woerd. Gewezen mag worden op het grote belang van de vrijwillige inzet voor het functioneren van het museum: de uren die door vrijwilligers worden ingezet aan de balie en bij de verzorging van groeps- en schoolbezoeken, vertegenwoordigen een economische waarde van Belangrijk acht het college ook de conclusie dat het Museum Hoge Woerd in zijn huidige opzet een van de meest kosten-efficiënte archeologische musea van Nederland is. Dat het rapport een aantal inmiddels gerezen knelpunten en (vooralsnog) onbenutte kansen in beeld zou brengen, lag in de lijn der verwachting dat was ook een van de redenen voor dit onderzoek. Zo moet Museum Hoge Woerd op dit moment pas op de plaats maken waar het aankomt op het aantal schoolbezoeken en groepsrondleidingen; met de huidige staf en vrijwilligersgroep is de maximale capaciteit inmiddels in zicht aan het komen. Ook de coördinatie en bemensing van de balie betekent een aanzienlijke belasting van de kleine museumstaf. Tegelijkertijd is de rol van de balie als schakelpunt bij calamiteiten, ontruimingen, etc. op advies van de BHV-adviseur ondertussen opgewaardeerd en is er aanleiding om na te denken over gedeeltelijke professionalisering van dit onderdeel. Het overall-beeld van de bedrijfsvoering is er een van soberheid en maximale efficiëntie; hier en daar signaleert het rapport dat de rek eruit is. Ook signaleert het rapport de grote potentie van het Museum en in bredere zin ook het Castellum in het kader van het toekomstige Werelderfgoed van de limes. Het assemblage van het schip en zijn inventaris is van internationale allure en verdient een prominentere plek op de lijst van Utrechtse cultuurtoeristische attracties. Tot nu toe is op het vlak van marketing en communicatie terughoudend geopereerd en heeft het Museum zich beperkt tot zijn primaire taak als onderdeel van het Castellum als voorziening op het niveau van het stadsdeel Leidsche Rijn, d.w.z. voornamelijk als lokaal/regionaal archeologisch bezoekerscentrum. De vraag is nu of het wenselijk is om deze focus ook in de komende jaren vast te houden. Scenario s Tegen deze achtergrond komt het BMC-rapport met drie mogelijke scenario s. Het eerste scenario komt neer op het toekomstbestendig maken van het Museum in zijn huidige budget. Volgens de analyse van BMC zal dit enkele ingrepen vragen in de bedrijfsvoering om op termijn overbelasting van de verhoudingsgewijs kleine museumstaf te voorkomen. Dit betekent onder meer dat een maximum zal moeten worden gezet op het aantal schoolbezoeken en groepsbezoeken. Mogelijk zal ook gekeken moeten worden naar de openstelling van het Museum (nu dinsdag t/m zondag). In ieder geval zal geen extra inspanning kunnen worden gedaan op het vlak van marketing & communicatie alsook aanvullende programmering. Het BMC-rapport waarschuwt echter dat dit op termijn dood in de pot kan betekenen. Een tweede scenario komt erop neer dat het museum voor de komende vijf jaar bestendig wordt gemaakt in zijn huidige openstelling en met een stedelijk/regionaal bereik. Hiervoor is een aanvullend jaarlijks budget van noodzakelijk. Knelpunten kunnen dan worden weggewerkt zodat de huidige, efficiënte wijze van werken kan worden gecontinueerd en er wordt ingezet op het bereiken van meer publiek, waaronder (middelbare) scholieren uit de stad en de regio. De reeds geplande regionale visitor-hub voor het werelderfgoed van de Romeinse limes past in dit profile; de ArcheoHotspot (nu nog een tijdelijk project) zou in deze opzet kunnen worden gecontinueerd.

5 In Scenario 3 zou het Museum (en daarmee het Castellum als geheel) kunnen uitgroeien tot een cultureel icoon met een nationale uitstraling passend bij de groeiambities van de stad. Er wordt werk van gemaakt om Museum Hoge Woerd met zijn unieke tentoonstelling nationaal en ook internationaal op de kaart te zetten, onder meer door een aanzienlijke impuls op het vlak van marketing en door een verrijking van de programmering, ook in zomer- en andere vakantieperioden. De presentatie wordt structureel op een passend kwaliteitsniveau gebracht én gehouden. In dit model is ook ruimte voor afschrijving en vervanging op termijn van de bestaande collectie. In dat geval is een extra jaarlijkse impuls van nodig. Directe maatregelen In de BMC-rapportage wordt aandacht gevraagd voor verbetering van het toezicht op de collectie van het Romeinse schip en zijn inventaris, met name buiten openingstijden van het Museum (di.-zo uur). Op grond hiervan nemen wij maatregelen. Aan de ene kant worden fysieke maatregelen genomen in de vorm van het afsluitbaar maken van de omloop rond het schip en de bovenverdieping van het paviljoen. De voorbereidingen hiervoor zijn inmiddels begonnen. Vooruitlopend op realisatie hiervan is gezorgd voor personele inzet ter bewaking. Na realisatie van de fysieke maatregelen kan deze inzet wellicht weer worden afgebouwd. Met name de bewaking brengt niet-begrote kosten met zich mee, die afhankelijk van hun omvang zullen worden gerapporteerd in de 2e bestuurlijke rapportage. Over de toekomstige ontwikkeling van Museum Hoge Woerd zal, wellicht op basis van de door BMC geschetste scenario s, een keuze moeten worden gemaakt in de komende college- en raadsperiode. Wij vertrouwen erop u hiermee voor dit moment voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht, de secretaris, de burgemeester, In het ambtelijke Overdrachtsdossiers Gemeenteraadsverkiezingen 2018 wordt op pagina reeds verwezen naar Museum Hoge Woerd, het middenscenario 2 kan overeen komen met een deel van het indicatieve bedrag voor de beleidsambitie Utrecht Erfgoed voor Iedereen.