Jaarverslag huisartsenpraktijk Beissel en huisartsenpraktijk Van Beek

Transcriptie

1 2013 Jaarverslag huisartsenpraktijk Beissel en huisartsenpraktijk Van Beek 1

2 Inhoudsopgave Voorwoord... 4 Dankwoord... 4 Inleiding... 4 Historie van de praktijken... 4 Profiel van de praktijken... 4 Infrastructuur en organisatie... 5 Locatie van de praktijken... 5 Gebouw... 5 Automatisering... 5 Praktijkorganisatie... 6 De spreekuurorganisatie... 6 Personeel... 9 Samenwerking... 9 WOOD... 9 De uitgangspunten van WOOD:... 9 THOON... 9 POH-GGZ Twente Patiënten Praktijkopbouw huisartsenpraktijk Beissel Praktijkopbouw huisartspraktijk Van Beek Categorale spreekuren Osteoporose Griepvaccinatie en cervixscreening Griepvaccinatie Cervixscreening Verslaglegging en voorlichting Verslaglegging in HIS Privacy Inzage gegevens tijdens waarnemingi Toestemming patiënt Intrekken toestemming Voorlichting Kwaliteitsbeleid Kwaliteitsvisie Visitatie/accreditering

3 1. Verbeterplan protocollen Verbeterplan kindermishandeling Verbeterplan sociale kaart Scholing Opleiding Huisartsopleiding Overlegsituaties Klachtenregeling Veilig incidenten melden (VIM) IJken van het instrumentarium/controleren van de houdbaarheid Jaarplan

4 Voorwoord Dit is het eerste gezamenlijke jaarverslag van huisartsenpraktijken E.W.R. Beissel en P.J. van Beek. Het jaarverslag gebruiken we voor de evaluatie van de praktijkvoering in het afgelopen jaar door de medewerkers van de praktijken. Tevens biedt het jaarverslag ons mogelijkheden om van jaar tot jaar plannen te maken om kleine en grote verbeteringen te bereiken. Dit verslag is ook voor anderen een goede manier om inzicht te krijgen in de werkwijze van onze praktijken. Het NHG streeft ernaar de kwaliteit van het medisch handelen en de praktijkvoering te onderzoeken en waar nodig te bevorderen. Onze praktijken kregen in 2010 de NHG-Praktijkaccreditering. Om de accreditering te behouden worden de praktijken ieder jaar doorgelicht. Verbeteringen worden vastgelegd in een jaarplan en jaarlijks wordt aan de hand van het jaarverslag de stand van zaken onder de loep genomen. De cirkel om kwaliteit te waarborgen en te verbeteren is rond, een cyclus is in gang gezet. Wat is de stand van zaken? Wat pakken we aan en hoe doen we dat? Wat zijn de resultaten? We verwachten dat reflectie op het eigen handelen zich in steeds betere zorg zal vertalen. Het jaarverslag staat op de website Dankwoord Dank gaat uit naar alle praktijkmedewerkers die dit jaar weer met veel betrokkenheid, enthousiasme, inzet en deskundigheid bezig zijn geweest voor de patiënten, maar ook als personeel voor elkaar. We hopen weer op een prettige samenwerking in Inleiding Na 8 jaar plannen smeden en ideeën uitwerken is in september 2012 dan eindelijk de wens van huisartsen E.W.R. Beissel en P.J. van Beek in vervulling gegaan en is het Gezondheidscentrum Oldenzaal in gebruik genomen. Het jaar 2013 was het eerste jaar waarin we als solopraktijken gingen samenwerking in een HOED (Huisartsen Onder Een Dak) en gingen samenwerken in een gezondheidscentrum met heel veel disciplines. Historie van de praktijken Huisartsenpraktijk Beissel is in 1997, overgenomen door E.W.R. Beissel en huisartsenpraktijk Van Beek is gestart in 1989 door de heer P.J. van Beek. Sinds 17 september 2012 zijn de praktijken gevestigd aan de Prins Bernhardstraat 4 BE 5 in Oldenzaal. Profiel van de praktijken De praktijken zijn gevestigd in het Gezondheidscentrum Oldenzaal, in de binnenstad van Oldenzaal, een middelgrote stad in Noordoost-Twente, omringd door kleine plattelandsdorpen als Weerselo, Deurningen, Rossum en De Lutte. De gemiddelde leeftijd van de patiënten is hoog. Dat heeft te maken met de ligging van de praktijk in het centrum van de stad. Veel jonge gezinnen wonen in de buitenwijken en hebben zich laten inschrijven bij de huisartsenpraktijk bij hen in de buurt. De bevolking van het centrum van Oldenzaal is relatief oud. Tevens zijn alle verzorgingshuizen en de meeste woningen voor ouderen in het centrum van Oldenzaal gevestigd. 4

5 In het Gezondheidscentrum zijn de volgende disciplines gevestigd: Apotheek Diëtisten Ergotherapie Fysio- /manuele therapie Huidtherapie Huisartsen Medische diagnostiek Logopedie Algemeen maatschappelijk werk Mondhygiëne Oefentherapie Orthopedische schoentechniek Pedicure Podotherapie Tandartsen Thuiszorg Verloskundige Infrastructuur en organisatie Locatie van de praktijken De praktijken bevinden zich in het centrum van de stad, tegenover het ziekenhuis, op loopafstand van het station. Gebouw Het gebouw is in eigendom van de heer P.Schepers. Elke discipline huurt zijn eigen kamers. De HOED, met twee huisartspraktijken, is gesitueerd op de eerste verdieping, bereikbaar d.m.v. een trap en een lift, met een oppervlakte van ongeveer 250 m 2. Het gezondheidscentrum beschikt over eigen parkeerplaatsen. De toegankelijkheid van het hele gezondheidscentrum, met de daarin gelegen werkruimtes voor diverse disciplines is voor mindervaliden gegarandeerd door de aanwezigheid van een lift, een mindervalidentoilet en brede deuren. Ten behoeve van de privacy zijn in het gebouw de volgende voorzieningen getroffen: De ramen van alle kamers zijn voorzien van verticale luxaflex, die de ramen geheel kunnen afschermen. De spreekkamers liggen aan een gang die, d.m.v. een afgesloten deur, afgescheiden zijn van de wachtkamer. Alle deuren zijn vanaf de buitenkant alleen te openen d.m.v. een toegangscontroler. Het gebouw is elektronisch beveiligd tegen brand en inbraak. Automatisering Onze praktijken zijn geautomatiseerd en werken met het CGM huisartseninformatiesysteem (HIS). Daarvan wordt de medische module en de financieel administratieve module gebruikt. Ten behoeve van de zorg kan er elektronisch worden gecommuniceerd met de drie Oldenzaalse apotheken, het ziekenhuis MST, het laboratorium SHO, collega-huisartsen en de Acutezorgpost. 5

6 Retourberichten worden gekoppeld in het medisch dossier bij de betreffende patiënt door de huisarts of de praktijkmedewerkers. In het HIS wordt geregistreerd middels de SOEP-code: Subjectief, Objectief, Evaluatie en Plan. Daarnaast worden er ICPC-coderingen gegeven tijdens elk consult. (International Classification of Primary Care), en werken we volgens de ADEPD-richtlijn (adequate dossiervorming met het elektronisch patiënten dossier). Met een back-up en een virusscanner wordt voorkomen dat gegevens verminkt worden of veloren gaan. De back-up wordt buiten het gebouw bewaard. Praktijkorganisatie Huisartsenpraktijk Van Beek maakt deel uit van Huisartsengroep 1 Oldenzaal. De artsen die hierin samenwerken zijn: M.Roek, R. Krakers, A.Wagenvoort, H.Dunk, J.Kwee, D.Visschedijk, A.Oostindjer, C. Oostindjer- Bliek en J.Brandenburg. Huisartsenpraktijk Beissel maakt deel uit van Huisartsengroep 2 Oldenzaal. De artsen die hierin samenwerken zijn: H. Bijland, F. Greeven, K. van Halteren, Y. Schilthuis, A. Brouwer/D. Jankowiak, A. van der Werf. Tijdens afwezigheid van de huisarts, kunnen de patiënten voor zaken die niet langer kunnen wachten, terecht bij de dienstdoende waarnemer via de waarneemlijn (Beissel) en (Van Beek). De waarneemlijn rouleert volgens een vast schema. De spreekuurorganisatie Tabel 1 Organisatie van het spreekuur Beissel Type spreekuur Dagdeel Uren Werkdag Ma Di Wo Do Vrij Huisarts, op afspraak POH op afspraak Assist./POH op afspraak Wrattenspreekuur (1 ste maandagmiddag vd maand) s morgens 08:10 uur tot uur s middags 15:30 uur tot 17:00 uur s morgens 08:10 uur tot 11:30 uur s middags 13:30 uur tot 15:00 uur s middags 15:00 uur tot 17:00 uur s middags 14:30 uur tot 16:30 uur Ingreepjes s middags 15:30 uur tot 17:00 uur

7 Tabel 2 Organisatie van het spreekuur van Van Beek Type spreekuur Dagdeel Uren Werkdag Ma Di Wo Do Vrij Huisarts, op afspraak POH somatiek op afspraak POH somatiek op afspraak Assistente op afspraak POH GGZ Matthijs op afspraak s morgens 08:00 uur tot uur s middags 1400 uur tot 16:30 uur s morgens 08:20 uur tot uur s middags 13:00 uur tot 16:00 uur s morgens 08:00 uur tot 11:30 uur s middags 13:00 uur tot 16:50 uur s middags 1300 uur tot 16:30 uur POH GGZ Vera op afspraak Alle consulten zijn op afspraak s morgens 08:00 uur tot 12:30 uur s middags 13:00 uur tot 17:00 uur Telefonische bereikbaarheid: Van huisartsenpraktijk Beissel en van huisartsenpraktijk Van Beek is minimaal één assistent aanwezig om de telefoon te beantwoorden. Van 8.00 tot uur wordt de telefoon beantwoord door de praktijkassistente. Tijdens de lunchpauze worden de patiënten voor medische spoedgevallen m.b.v. een automatische telefonische boodschap doorverwezen naar de waarneemlijn. Naar deze waarneemlijn wordt tevens verwezen op werkdagen tussen 8.00 en uur, indien de praktijk gesloten is vanwege vrij na nachtdienst, vakantie, vrije dagen of cursus. 7

8 In de volgende tabel is de telefonische infrastructuur en bereikbaarheid weergegeven. Tabel 3 Telefonische bereikbaarheid Beissel Aansluiting Nummer Zonder tussenkomst open voor patiënten van/tot Praktijklijn Keuze 3 of geen keuze Spoedlijn Spoedlijn tussen 13:00-13:30 u. Keuze 1 Receptenlijn Op werkdagen: 08:00 uur tot 13:00 uur 13:30 uur tot 17:00 uur (met uitzondering van de donderdagmiddag) Op werkdagen: 08:00 uur tot 13:00 uur 13:30 uur tot 17:00 uur Op werkdagen, tijdens lunchpauze tussen 13:00-13:30 Keuze 2 24 uur per dag/ 7 dagen per week Bij afwezigheid zoals in de vakantieperiode niet Tabel 4 Telefonische bereikbaarheid Van Beek Aansluiting Nummer Zonder tussenkomst open voor patiënten van/tot Praktijklijn Keuze 3 of geen keuze Spoedlijn Keuze 1 Receptenlijn Keuze 2 Op werkdagen: 8.00 uur tot uur uur tot uur (met uitzondering van de vrijdagmiddag) Op werkdagen: 08:00 uur tot 17:00 uur 24 uur per dag/ 7 dagen per week Bij afwezigheid zoals in de vakantieperiode niet 8

9 Personeel In de tabel Praktijkmedewerkers staan alle medewerkers van de praktijk. Tabel 5 Praktijkmedewerkers Naam (voornaam) P.J. van Beek (Hans) I.S.G. Deterink-Krabbe (Ingrid) Functie Huisarts Waarnemend huisarts E. Pol-Lammerink (Esther) Praktijkverpleegkundige M. Frémery (Matthijs) GGZ-verpleegkundige V. Koenderink (Vera) GGZ-verpleegkundige E. Bos-Grondman (Ellen) Doktersassistente H. Kamp-Schulenburg (Heleen) Doktersassistente M. Wegink-Minnen (Mirjam) Doktersassistente R. Böhmer (Ravenna) Doktersassistente S. Olde Riekerink (Stephanie) Doktersassistente E.W.R. Beissel (Ewald) A.Oord (Anke) Huisarts Praktijkondersteuner, doktersassistente M. Reinders (Margit) Praktijkondersteuner, doktersassistente K.Vrielink (Kirsty) Doktersassistente Samenwerking WOOD In de regio is in 2005 een samenwerkingsverband van huisartsen opgericht, genaamd WOOD. De letters staan voor de plaatsen waarin de deelnemende huisartsen praktijk voeren: Weerselo, Oldenzaal, Ootmarsum, Denekamp. De uitgangspunten van WOOD: Het is een samenwerkingsverband van huisartsen dat juridisch is vormgegeven middels een kostenmaatschap. De maatschap bestaat op dit moment uit 16 huisartsen met de mogelijkheid voor uitbreiding. Geïnspireerd en gestimuleerd door verschillende ervaringen met samenwerking, door landelijke ontwikkelingen en om knelpunten te kunnen oplossen door samenwerking, willen de WOODhuisartsen onderlinge samenwerking verder gestalte geven. Hier is echter eind 2013 een einde aan gekomen. THOON THOON is Twentse Huisartsen Onderneming Oost Nederland, en is opgericht in THOON stelt zich ten doel de positie van de huisarts in de (eerstelijns) gezondheidszorg te versterken. Dit laatste probeert THOON te bereiken door het ontplooien van diverse activiteiten zoals: het aanbieden van het werkgeverschap, ondersteunend personeel, samenwerken/onderhandelen met zorgverzekeraars en andere partijen, het aanbieden van administratieve diensten etc. 9

10 De diabeteszorg wordt georganiseerd en uitgevoerd binnen de zorggroep TED (Thoon Eerstelijns Diabeteszorgorganisatie). Eén keer per twee jaar is er een audit met de diabetesconsulent. Zij bespreekt met de praktijkondersteuner alle controles van de diabetespatiënten en geeft ons na afloop de cijfers. TED regelt voor ons de administratie van de diabetespatiënten. TED stuurt rekeningen voor de DBC Diabetes naar de verzekeraars. Maakt oproepen voor het huisartsenlaboratorium (SHO) die de fundusfoto s maakt. TED haalt jaarlijks de gegevens van de diabetespatiënten uit het huisartsinformatiesysteem en wij krijgen de uitkomsten aangeleverd. TED heeft de praktijken die deelnemen aan de DBC diabetes spiegelinformatie gegeven over de diabeteszorg in de praktijk. POH-GGZ Twente De stichting POH-GGZ Twente detacheert praktijkondersteuners voor mensen met psychische problemen. Het is een samenwerking tussen THOON en Mediant. De praktijkondersteuner is van beroep sociaal-psychiatrisch verpleegkundige en werkt als POH-GGZ in de huisartsenpraktijk. Patiënten die met psychische klachten op het spreekuur komen, kunnen door de huisarts naar de GGZ-verpleegkundige verwezen worden. Deze helpt de patiënt bij vraagverheldering en geeft advies over de behandeling van de klacht. Ook weet de praktijkondersteuner de weg binnen de geestelijke gezondheidszorg. Zo wordt de patiënt, als het nodig is, meteen naar de juiste professional doorverwezen. Vaak is de patiënt door enkele gesprekken met de POH-GGZ voldoende geholpen. In onze praktijken zijn is Vera Koenderink en Matthijs Frémery werkzaam. Patiënten Praktijkopbouw huisartsenpraktijk Beissel In de praktijk van Beissel stonden 2872 patiënten ingeschreven. De verdelingen naar leeftijd, geslacht en worden weergegeven in grafieken. Van het totale aantal patiënten in de praktijk bedraagt het percentage kinderen onder de 5 jaar 6,5 % en het percentage patiënten ouder dan 65 jaar 20,5 %: de gemiddelde leeftijd van de patiënten is relatief hoog. Het mobiliteitspercentage was 2,2 %. Tabel 6 Leeftijdsopbouw Beissel Leeftijdsgroep Man Vrouw Totaal Totaal

11 Praktijkopbouw huisartspraktijk Van Beek In de praktijk Van Beek stonden 2726 patiënten ingeschreven. Tabel 7 Leeftijdsopbouw Van Beek Leeftijdsgroep Man Vrouw Totaal Categorale spreekuren In beide praktijken hebben we speciale spreekuren voor diverse aandoeningen. Er zijn drie praktijkondersteuners werkzaam voor somatische (chronische) aandoeningen. Daarnaast hebben de praktijken GGZ-verpleegkundigen in dienst voor de geestelijke gezondheid. Sommige spreekuren worden gehouden door de praktijkassistentes. De praktijken werken volgens protocollen, waarbij NHG-standaarden de leidraad vormen. In 2012 hebben de praktijken het DIT-traject (Diabetes Implementatie Traject), het CIT-traject (COPD en astma Implementatie Traject) en het CRIT-traject (CVRM Implementatie Traject) doorlopen. Door het opzetten van een systematische en gestructureerde organisatie rondom deze patiëntencategorieën hebben we de zorg geoptimaliseerd. Diabetes Totaal De POH-somatiek houdt haar spreekuur voor patiënten met diabetes mellitus. Deze patiënten worden elke drie maanden gecontroleerd (3x door de POH, 1x door de huisarts), om de behandeling, indien nodig, tijdig te kunnen opstarten of bijstellen. Laboratoriumuitslagen worden besproken, de bloeddruk en het gewicht worden gemeten. Gelet wordt op specifieke klachten en lichamelijke aandoeningen die met diabetes te maken (kunnen) hebben en er wordt informatie en adviezen gegeven. CVRM (cardiovasculairisicomanagment) De POH-somatiek houdt ook haar spreekuur voor patiënten met cardiovasculaire risico s. Deze patiënten kunnen in hun voorgeschiedenis hart- en vaatziekten hebben of een hoge bloeddruk en/of een verhoogd cholesterol en/of een gestoorde glucosetolerantie. Tevens 11

12 wordt bij patiënten door zogenaamd case-finding het cardiovasculaire risicoprofiel opgesteld: je kunt dan denken aan patiënten die bij de huisarts komen, met overgewicht, hart- en vaatziekten en/of diabetes in de familie (vader/moeder/broer/zus), patiënten die roken of patiënten met alcoholgebruik. Tijdens het spreekuur worden laboratoriumuitslagen besproken, de bloeddruk en het gewicht gemeten en worden informatie en adviezen gegeven. Astma en COPD Patiënten met de aandoening astma of COPD worden door de POH-somatiek ten minste één keer per jaar opgeroepen voor het maken van een longfunctie en/of geven van inhallatieinstructie. Dit is belangrijk om te kijken of er veranderingen zijn waardoor het beleid zou moeten worden bijgesteld. Tevens wordt er informatie gegeven over de aandoening en worden adviezen gegeven om de klachten eventueel te verminderen of te voorkomen. Stoppen met roken Aan patiënten waarvan bekend is dat ze roken wordt de mogelijkheid geboden om een afspraak te maken voor het stoppen met roken spreekuur. Hier wordt dan uitgebreid navraag gedaan naar de motivatie en wordt er een plan opgesteld om de patiënt zo goed mogelijk te begeleiden tijdens deze periode. Osteoporose Huisartsenpraktijk Van Beek heeft een fractuurpreventie spreekuur. De assistentes werken volgens een protocol. Patiënten met osteoporose die niet onder controle staan van een specialist, worden een keer per jaar opgeroepen. Voorafgaand aan het consult wordt er bloed geprikt. De uitslag wordt tijdens het consult besproken. Verder wordt uitleg gegeven over osteoporose en worden adviezen gegeven met betrekking tot valrisico, beweging en voeding. De nadruk ligt vooral op preventie van fracturen. Door het opzetten van het fractuurpreventie spreekuur en de voortdurende aandacht voor osteoporose zal het niet vaak meer voorkomen dat iemand ten onrechte of te lang een bisfosfonaat gebruikt. We zullen in de toekomst meer aandacht besteden aan patiënten met een verse fractuur. Die worden nu duur behandeld in het ziekenhuis, terwijl dat even goed en goedkoper kan in de huisartsenpraktijk. De praktijk van Van Beek is sinds 2014 betrokken bij de nieuwe DBC fractuurpreventie. Fractuurpreventie is een aandoening die vraagt om een multidisciplinaire aanpak. Nu we in het Gezondheidscentrum Oldenzaal praktijk houden, zal fractuurpreventie een thema van besprekingen over samenwerking worden. Griepvaccinatie en cervixscreening Griepvaccinatie De praktijk voert jaarlijks een griepcampagne waarvoor de oproepen zelf worden verzorgd. Patiënten die tot een risicogroep behoren worden uitgenodigd om zich te laten vaccineren tegen de griep. Cervixscreening In de praktijk wordt het programma cervixscreening uitgevoerd. Wij verzorgen daarvoor de oproepen zelf. Elk jaar worden vrouwen die in dat jaar de leeftijd bereiken van 30, 35, 40, 45, 50, 55 of 60 jaar, 12

13 uitgenodigd voor het laten maken van een uitstrijkje op onze praktijk. Deze vrouwen worden d.m.v. een brief uitgenodigd met daarin de afspraak en een informatiefolder. Als het uitstrijkje is gemaakt, wordt dat in de computer verwerkt. Als een vrouw aangeeft niet deel te willen nemen aan het bevolkingsonderzoek, moet ze zelf een verklaring ondertekenen, waarin staat dat ze niet meer deel wenst te nemen Verslaglegging en voorlichting Verslaglegging in HIS Zoals eerder beschreven maken we in onze praktijken gebruik van het Huisartseninformatiesysteem (HIS), waarop twee in Oldenzaal werkende apotheken zijn aangesloten. Privacy De huisartsenpraktijken volgen de Wet Bescherming Persoonsgegevens. In deze wet staat beschreven hoe onze medewerkers met de patiëntgegevens dienen om te gaan. Alle medewerkers van de praktijk die toegang hebben tot de vertrouwelijke gegevens van het HIS hebben een zwijgplichtovereenkomst. Iedere praktijkmedewerker heeft een eigen toegangscode en een UZI-pas voor het HIS. Hiermee krijgt men een bij de functie passende toegang tot delen van het HIS en een bijpassende autorisatie gegevens te muteren. Inzage gegevens tijdens waarnemingi Ten behoeve van de waarneming tijdens afwezigheid gedurende de vakantie, ziekte en nascholing van de eigen huisarts hebben collega-huisartsen wel toegang tot de gegevens van de patiënt. Ten behoeve van de waarneming tijdens avond-, nacht- en weekenddiensten heeft de acutezorgpost wel toegang tot de gegevens van die patiënten die toestemming hebben gegeven voor inzage van hun gegevens d.m.v. het opt-in-formulier. Toestemming patiënt Vanaf 1 januari 2013 is voor het beschikbaar stellen van noodzakelijke medische gegevens via de zorginfrastructuur voor raadpleging door andere zorgaanbieders, de uitdrukkelijke toestemming van de patiënt nodig. Deze zogenaamde opt-in-regeling komt voort uit wetgeving ter bescherming van de privacy van de patiënt. Beide huisartspraktijken hebben toestemming aan de patiënt gevraagd om zijn of haar gegevens aan te melden bij de zorginfrastructuur voor raadpleging door andere zorgverleners in het kader van de behandeling. Patiënten kunnen hiervoor mondeling of schriftelijk toestemming geven. In ons HIS hebben we moeten vastleggen of de patiënt toestemming heeft gegeven. Bijna alle ICT-systemen van huisartsen en apotheken zijn inmiddels voorbereid op de opt-in-registratie. De patiënten hebben allemaal per woonverband een opt-in-formulier toegestuurd gekregen. Van de meeste patiënten hebben we al een formulier teruggekregen en zijn de gegevens verwerkt. Intrekken toestemming De patiënt heeft het recht zijn toestemming weer in te trekken. Dat kan bij de zorgaanbieder aan wie toestemming is gegeven. De patiënt kan hiervoor ook terecht bij de VZVZ. De VZVZ informeert dan de betrokken zorgaanbieders en vraagt hun het intrekken van de toestemming te verwerken in het zorginformatiesysteem. 13

14 Als de patiënt erom vraagt kunnen (delen) van het journaal voor waarneming worden afgeschermd: in onze praktijk zijn er enkele patiënten die hier gebruik van maken. Het nog aanwezige papieren patiëntenarchief is van de praktijk van Beissel is opgeslagen in een afsluitbare ruimte. Gegevens van overleden patiënten en uit de praktijk vertrokken patiënten waarvan de gegevens om één of andere reden niet konden worden overgedragen aan de nieuwe huisarts, worden gescand en opgeslagen in de computer. Tevens worden deze gegevens nog bewaard in de archiefkast en dan vernietigd. Voor het vernietigen van privacygevoelige documenten is in de praktijk een papierversnipperaar aanwezig. Voorlichting Deze tabel geeft een beeld van de middelen en methoden die in de praktijk ten behoeve van de patiëntenvoorlichting worden ingezet. Tabel 8 Voorlichting Soort Materiaal Aanwezig Gevelbord met praktijknamen Gevelbord met organisatorische informatie Organisatie Mededelingenbord - Praktijkfolder OrganisatiFolder van de Acute Zorgpost Praktijkwebsite NHG-Patiëntenbrieven NHG-Patiëntenbrieven in het HIS Info thuisarts.nl Medisch Anatomische atlas voor patiëntenvoorlichting Anatomisch demonstratiemateriaal Folders over (functie)onderzoek in het de hal Kwaliteitsbeleid Kwaliteitsvisie Huisartsenpraktijk Beissel en huisartsenpraktijk Van Beek hebben de volgende visie op kwaliteit: 14

15 Werken aan kwaliteit van zorg is voor ons in de huisartsenpraktijken vanzelfsprekend. Maar de kwaliteit van zorg is niet overal even hoog, of is maar beperkt bekend. Daar willen wij meer zicht op krijgen. Daarom is er een toenemende vraag naar het meten en verbeteren van de kwaliteit van zorg. Kwaliteitsindicatoren spelen hier een belangrijke rol bij. Ze geven aan waar de kwaliteit mogelijk tekort schiet. Nader onderzoek moet dan duidelijk maken of dat werkelijk zo is. Kwaliteitsindicatoren zijn niet alleen van toenemend belang voor de huisartsenpraktijken zelf, maar ook voor patiënten, zorgverzekeraars en de Inspectie. De huisartsenpraktijken kunnen het NHG-praktijkaccreditering keurmerk behalen. Dit is een kwaliteitskeurmerk van de Nederlandse Huisartsen Genootschap (NHG). Het keurmerk is in het leven geroepen om bij te dragen aan doorlopende kwaliteitsverbetering in de huisartsenzorg. Wanneer de praktijken het accrediteringstraject met succes heeft doorlopen, krijgen ze het NHGpraktijkaccreditering keurmerk. Dit laat zien dat de huisartsenpraktijken actief werken aan het verbeteren van haar kwaliteit. De praktijken hebben aandacht voor organisatie en praktijkvoering, medisch handelen en het oordeel van de patiënt. Voor deze officiële erkenning zijn de praktijken getoetst op de huidige kwaliteit. Het medisch handelen, de praktijkvoering en de praktijkorganisatie zijn doorgelicht. Met deze informatie zijn plannen opgesteld om de kwaliteit nog verder te verbeteren. We hebben een beleidsplan geschreven. Met dit plan willen we met elkaar een beeld schetsen van hoe wij de komende drie jaren het beleid voor onze organisatie vorm willen geven. De focus zal daarbij liggen op de deelgebieden kwaliteit, veiligheid en klantvriendelijkheid. Visitatie/accreditering Beide praktijken zijn in 2010 gestart met het proces van NHG-praktijkaccreditatie. NHG staat voor Nederlands Huisartsen Genootschap. Dit is de wetenschappelijke vereniging van huisartsen en heeft als doel een wetenschappelijk verantwoorde beroepsuitoefening door de huisartsen te bevorderen. Het accreditatieproces houdt in dat wij bezig zijn met kwaliteitsverbetering. Dit is een continu proces met jaarlijkse verbeterplannen en een jaarlijkse controle op het bereiken van afgesproken einddoelen. Daarnaast wordt de praktijk ook jaarlijks getoetst op een groot aantal landelijk vastgestelde kwaliteitseisen (de zogenaamde minimumeisen) op het gebied van patiëntveiligheid, bereikbaarheid, hygiëne, goede klachtenafhandeling e.d. De mening van de patiënt wordt tevens meegenomen in het gehele proces. In 2010 en 2011 werden beide praktijken officieel geaccrediteerd. Jaarlijks vindt een audit plaats, waarmee de accreditatie verlengd kan worden. Het accreditatieproces heeft ertoe geleid dat er veel aandacht is voor het maken en updaten van protocollen en procedures, zowel op praktijkorganisatorisch als medisch inhoudelijk gebied. Deze afspraken werden beschikbaar gesteld aan alle medewerkers van de praktijk. De volgende verbeterplannen van 2013 zijn geëvalueerd en geborgd. 1. Verbeterplan protocollen De taken die de afzonderlijke praktijken al vast hebben gelegd in protocollen evalueren en tot gezamenlijke protocollen komen.nieuwe protocollen ontwikkelen voor een aantal aan de assistentes en POH gedelegeerde taken. Op deze manier hebben assistentes en POH een eenduidige leidraad om zelfstandig een gedelegeerde taak af te handelen. Het is de bedoeling dat de protocollen een bijdrage leveren aan een goede,verantwoorde en doelmatige zorgverlening. De protocollen kunnen zo nodig worden aangepast aan de individuele wensen van de patiënt. Bij twijfel ten aanzien van de uitvoering van een protocol of in situaties waarin een protocol niet voorziet, overleg je met de huisarts. Afwijken van een 15

16 protocol kan soms noodzakelijk zijn, als je afwijkt van een protocol moet je dat kunnen motiveren. Een protocol is slechts een hulpmiddel en kan en mag nooit de plaats innemen van het eigen denken en handelen van de assistente en POH. Om het werken met deze protocollen het best tot zijn recht te laten komen is het de bedoeling dat de huisarts deze in ieder geval jaarlijks evalueert met zijn assistentes en POH s en dat daar waar nodig wijzigingen worden aangebracht. De protocollen worden samengesteld uit diverse bronnen, waarbij de NHGstandaarden en de NPA- protocollen als leidraad worden gehanteerd. Gestreefd wordt naar een uniforme opbouw en uitvoering. 2. Verbeterplan kindermishandeling In een protocol de werkwijze bij een vermoeden van kindermishandeling beschrijven in de huisartsenpraktijken Beissel en Van Beek. Hierbij sluiten we aan op de Meldcode Kindermishandeling voor artsen van het KNMG. Deze Meldcode Kindermishandeling biedt de huisarts een praktische leidraad voor zijn handelen bij een vermoeden van kindermishandeling. In het protocol is er aandacht voor het signaleren van kindermishandeling, waarbij ook niet-artsen een grote rol kunnen spelen en voor het handelen van de huisarts en de praktijkmedewerkers als kindermishandeling is gesignaleerd. Door alert te zijn op kindermishandeling en door bewust bezig te zijn met het probleem kunnen onze praktijkmedewerkers gemakkelijker kindermishandeling herkennen en dan de nodige stappen nemen. Met behulp van een plan van aanpak kunnen we de verbeteringsdoelen bereiken. 3. Verbeterplan sociale kaart In dit verbeterplan wordt van zoveel mogelijke disciplines waar de huisartsenpraktijk mee te maken de adressen, telefoonnummers, faxnummers en eventuele adressen genoteerd. Het is belangrijk dit protocol gedurende het hele jaar up-to-date te houden om altijd over de meest recente gegevens te beschikken. Scholing Alle medewerkers van beide huisartsenpraktijken volgen diverse nascholingen, die aansluiten bij hun functie. Herhaling en verdieping van diverse onderwerpen zijn belangrijk om de kwaliteit van zorg te kunnen blijven garanderen en/of verhogen. Opleiding De praktijk fungeert als stage/opleidingspraktijk voor de opleiding van huisartsen, praktijkondersteuners en praktijkassistentes. Huisartsopleiding De praktijken van Beissel en Van Beek leiden artsen op tot huisarts. De artsen die bij ons de opleiding volgen zijn al afgestudeerd als arts maar nog niet in een richting gespecialiseerd. Zo'n arts in opleiding heet dan ook een aios (arts in opleiding tot specialist). We hebben bij de nieuwbouw al een extra spreekkamer voor een aios ingericht. De arts in opleiding werkt 4 dagen in de week in onze huisartsenpraktijken en houdt daarbij ook zelfstandig haar/zijn spreekuur. De andere werkdag in de week is de arts op het opleidingsinstituut. De aios werkt op maandag en donderdagmorgen in de praktijk van Beissel en de overige dagen in de praktijk van Van Beek. Het theoretische deel van de opleiding wordt gevolgd aan de huisartsenopleiding van het VUmc. 16

17 We kunnen twee soorten artsen in opleiding hebben: een arts in opleiding tot huisarts of een arts in opleiding tot algemeen militair arts (ama). De huisarts in opleiding kan in het eerste of in het derde jaar van de opleiding een jaar bij ons werken. Voor de ama is de stage van een half jaar bij ons een onderdeel van de opleiding tot een vrij uitgebreid vakgebied. De ama is later bijvoorbeeld arts op een marineschip. De aios tot huisarts wordt later natuurlijk huisarts. De artsen kunnen al wat ervaring hebben opgedaan na hun artsenopleiding of alleen maar de universitaire studie hebben afgerond. In het algemeen is hun werkwijze vooral gevormd in het ziekenhuis. Er is een enorm verschil met ziekenhuis. In de huisartsenpraktijk zien we heel andere aandoeningen, hebben we een heel ander contact met de patiënt en zelfs het denken en redeneren is anders. Overlegsituaties Beide huisartenpraktijken hebben structureel zowel intern als extern diverse overlegmomenten. Klachtenregeling Huisartsenpraktijk Beissel en huisartsenpraktijk Van Beek participeren in de regionale Klachtenregeling van THOON. Daarnaast kent onze praktijk een specifieke eigen procedure, gemaakt en beheerd door Van Beek. Niet alle problemen of klachten zijn meteen mondeling op te lossen. De klacht wordt schriftelijk ingediend en daarmee is het een officiële klacht. Door deze werkwijze hebben de patiënt en de praktijk meer tijd en gelegenheid om de klacht goed te formuleren respectievelijk af te handelen. We zijn de klachtenregeling vanaf maart 2010 gaan gebruiken. De formulieren zijn bij de assistente verkrijgbaar en staan in de computer. Zij wijst de patiënten er bij het uitreiken op, dat ze ook naar een externe klachtencommissie kunnen gaan. Het adres hiervan staat op het formulier dat de patiënt meekrijgt. Dokter Van Beek is de coördinator van de organisatie rondom de klacht. Veilig incidenten melden (VIM) Een belangrijk onderdeel ons interne overleg is het veilig incidenten melden (VIM). Meldingen zijn de belangrijkste bron om veiliger werken. Niet melden=niet leren. VIM bestaat uit een meldsysteem en een procedure om deze meldingen te analyseren en oorzaken weg te nemen, zodat het een leerpunt is voor alle medewerkers. Om veilig te kunnen melden is een veilige cultuur noodzakelijk waarbij het niet gaat om het falen van personen maar om het ontbreken of niet goed functioneren van procedures, afspraken, veiligheidsbarrières. Eens in de zes weken hebben we een incidentenmeldweek. In die week liggen de incidentmeldingsformulieren bij de telefoon en vragen we iedereen om extra alert te zijn en te oefenen met het invullen van de formulieren. Een VIM die spoed vergt, wordt uiteraard eerder behandeld. In de praktijkfolder staat een stukje informatie over de klachtenregeling en het VIM. Ook op de website staat het en bij ieder kennismakingsgesprek wordt de klachtenregeling ter sprake gebracht. De klachtenregeling en de veilige incidentmelding horen bij de minimumeisen van de praktijkaccreditering. IJken van het instrumentarium/controleren van de houdbaarheid Het ijken van het instrumentarium vindt jaarlijks plaats. 17

18 Jaarplan 2014 In 2014 hebben we ons tot doel gesteld om verschillende protocollen te schrijven. Onderwerp Doel Acties Planning Scholing Protocol anafylaxie en shock Protocol Triage in de praktijk Verbeterplan accidenten Alle medewerkers zijn op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen Bijhouden scholingsmogelijkheden en juiste scholing volgen Hele jaar Op de juiste wijze handelen Schrijven protocol Maart 2014 Adequate afhandeling van patiëntenvragen op basis van risico-inschatting. Bij alle medewerkers is bekend hoe te handelen bij Prik- / bijt- /snij- en spataccidenten. Schrijven protocol Mei 2014 Schrijven verbeterplan Juni 2014 Fractuurpreventie Op de juiste wijze handelen Schrijven protocol Mei 2014 Accreditatie Het keurmerk behouden en gericht werken aan kwaliteitsverbetering volgens de nieuwe normen Evalueren oude verbeteringsplannen en werken aan de nieuwe landelijk vastgestelde normen HOED Samenwerking bevorderen Gezamenlijke besprekingen 1 keer per maand Huisartsenopleiding Patiëntenparticipatie Opleiden van de opvolgers van de praktijkhouders Feedback van de patiënten krijgen Gaat in 2013 van start In samenwerking met de huisartsprestatiemonitor Hele jaar Heel 2014 Vanaf maart en verder Vanaf 1 mei en verder 18