INTERNE NOTA: EXTERNE PREVENTIEDIENSTEN - MAXIMUMFACTUUR

Transcriptie

1 Koninklijke Federatie van Belgische Transporteurs en Logistieke Dienstverleners Fédération Royale Belge des Transporteurs et des Prestataires de Services Logistiques Königlicher belgischer Verband der Transportunternehmen und der Logistikdienstleister INTERNE NOTA: EXTERNE PREVENTIEDIENSTEN - MAXIMUMFACTUUR Bron: VBO, circulaire 20 maart 2017 Samenvatting De leden vinden hierbij een nota met achtergrondinformatie en een actiemiddel voor individuele bedrijven m.b.t. hun factuur voor prestaties van de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk waarbij ze zijn aangesloten. Het gaat o.a. om het principe van de maximumfactuur zoals verwoord in het akkoord van de Groep van 10 van 31 januari 2015 dat de garantie geeft dat de totaalfactuur voor de individuele werkgever in 2016 en 2017 niet zal stijgen ten opzichte van 2014, tenzij de stijging komt door extra prestaties of door een toename van het personeelsbestand. Er wordt reeds maanden onderhandeld om tot een oplossing te komen voor deze problematiek. Vooralsnog werd er geen akkoord bereikt en intussen werden de eindafrekeningen voor het jaar 2016 reeds verstuurd, met heel wat vragen en klachten tot gevolg. Het VBO blijft bereid tot verder constructief overleg en hoopt dat er spoedig een oplossing wordt gevonden die voor alle partijen aanvaardbaar is. In afwachting van een collectief akkoord (in de vorm van een convenant tussen de sociale partners en de sector) zien we ons evenwel genoodzaakt u te informeren over de mogelijkheden die u als ondernemer nu al zelf kan aanwenden om zo uw belangen te vrijwaren. Daarnaast worden ook de mogelijkheden voor betwisting van de factuur toegelicht. Achtergrondinfo Wettelijke basis Sinds 1 januari 2016 is een nieuwe tariefregeling van kracht is voor de prestaties van de externe diensten voor preventie en bescherming op het werk. De jaarlijkse bijdrage voor de externe dienst voor preventie en bescherming waarbij u bent aangesloten, is in principe een verplichte bijdrage die wettelijk bepaald is in het KB van 27 november 2015 tot wijziging van het KB van 27 maart 1998 betreffende de externe diensten voor preventie en bescherming op het werk wat betreft de tarifering (hierna KB Tarifering). Artikel 13/2 van het KB Tarifering bepaalt dat de bijdrage verschuldigd is per werknemer die geregistreerd is bij een werkgever via Dimona (of ingeschreven is in het personeelsregister) gedurende een volledig kalenderjaar, ongeacht zijn arbeidsregime (voltijds, deeltijds). Voor een werknemer die geen volledig kalenderjaar bij een werkgever heeft gewerkt, wordt echter Stapelhuisstraat 5 A 1020 Brussel MEMBER OF IRU Rue de L Entrepôt 5A 1020 Bruxelles tel fax febetra@febetra.be Wettig erkende beroepsvereniging Union professionnelle légalement reconnue Gesetzlich anerkannter Berufsverein

2 een prorata-tarief toegepast, wat inhoudt dat de werkgever 1/12e betaalt van het tarief per kalendermaand waarin de werknemer een dagdeel of meer geregistreerd was bij die werkgever. Als er voor deze werknemer een individuele prestatie werd geleverd door de externe preventiedienst (bv. medisch onderzoek), is evenwel voor deze werknemer het volledig bedrag verschuldigd. Tarieven (Art. 13/2, 2) Er zijn vijf tarieven voor bedrijven met meer dan 5 werknemers, en vijf verlaagde tarieven voor bedrijven met 5 of minder werknemers (micro-ondernemingen). Om precies te zijn gaat het om werkgevers die maximum vijf werknemers tewerkstellen op 30 november van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de bijdrage is verschuldigd. Het gaat om minimumtarieven: het is derhalve steeds mogelijk dat een externe dienst hogere tarieven hanteert. De forfaitaire minimumbijdrage bedraagt: 1 41,50 euro in tariefgroep ,50 euro in tariefgroep ,50 euro in tariefgroep ,50 euro in tariefgroep ,00 euro in tariefgroep 5 Voor micro-ondernemingen (werkgevers die maximum vijf werknemers tewerkstellen op 30 november van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de bijdrage is verschuldigd): 1 35,50 euro in tariefgroep ,50 euro in tariefgroep ,00 euro in tariefgroep ,00 euro in tariefgroep ,00 euro in tariefgroep 5 De nieuwe regeling voorziet dus in een berekeningsbasis gekoppeld aan het aantal werknemers en 5 niveaus van forfaitaire minimumbijdragen volgens de economische activiteit van uw onderneming. Helemaal anders dus dan het vorige systeem met een hoge bijdrage voor werknemers onderworpen aan medisch toezicht en een lage bijdrage voor andere werknemers. Het nieuwe systeem bepaalt ook duidelijker de prestaties die de externe dienst moet leveren aan jou als werkgever in ruil voor deze bijdrage. Het nieuwe tariefsysteem laat weliswaar toe om dicht aan te sluiten bij de reële situatie in de verschillende sectoren, maar het systeem is niet perfect omdat de aard van de activiteiten en de organisatie van de preventie op het niveau van de ondernemingen en zelfs binnen eenzelfde economische activiteit niet altijd homogeen is. Om hieraan te verhelpen kwamen de sociale partners in de groep van 10 in hun akkoord van 10 van 31 januari 2015, overeen om het principe van de maximumfactuur in te voeren. Dit principe geeft de garantie dat de totaalfactuur voor de individuele werkgever in 2016 en 2017 niet zal stijgen ten opzichte van 2014, tenzij de stijging te wijten is aan extra prestaties of aan een toename van het personeelsbestand.

3 Takenpakket in ruil voor de forfaitaire bijdrage Welke prestaties de externe dienst moet leveren in ruil voor de forfaitaire minimumbijdrage is afhankelijk van de grootte van het bedrijf, de aanwezige risico s, en de vorming van de preventieadviseur (belast met de leiding) van de interne dienst van de werkgever. A. Werkgevers zonder geschoolde preventieadviseur niveau 1 of 2: het basispakket (Art. 13/3, 1) Voor deze werkgevers is een basispakket vastgelegd dat de externe dienst in ruil voor de minimumbijdrage moet leveren. Alle prestaties moeten worden geleverd binnen het forfait, ook als de reële kostprijs hoger of lager uitvalt dan de betaalde bijdrage voor de betrokken werkgever. Als er prestaties moeten worden uitgevoerd die geen deel uitmaken van het basispakket, mag de externe dienst hiervoor uiteraard wel afzonderlijk aanrekenen, en dit moet gebeuren aan de tarieven voor extra prestaties. 1. Risico-analyse en preventiemaatregelen Opdracht: het actief meewerken aan het opstarten van de risicoanalyse, en het actief meewerken aan het uitvoeren en updaten van de risicoanalyse, evenals het voorstellen van preventiemaatregelen die moeten worden genomen op basis van de risicoanalyse op het niveau van de organisatie in haar geheel, op het niveau van elke groep van werkposten of functies en op het niveau van het individu. Deze tussenkomst moet worden geconcretiseerd in een gemotiveerd beleidsadvies (zie verder) op maat van de onderneming. Sectorbenadering De externe diensten kunnen deze prestaties leveren door gebruik te maken van een gestandaardiseerde werkwijze die sectoraal wordt ontwikkeld, door de sociale partners van deze sector wordt goedgekeurd, en die wordt gemeld aan de bevoegde overheid. Deze werkwijze moet resulteren in een instrument dat toelaat om tenminste de resultaten van de risicoanalyse, de te nemen preventiemaatregelen, de vereiste kwalificaties en opleiding, en de verplichtingen inzake gezondheidstoezicht vast te stellen, zowel op het niveau van de organisatie als op het niveau van elke groep van werkposten of functies (bv. werkpostfiche). Indien nodig moet het worden aangevuld met een benadering tot op het niveau van het individu (bv. als er specifieke eisen zijn, bv. bij anderstalige werknemers, mindervalide werknemers, jongeren of jobstudenten, enz.). De resultaten die voortvloeien uit het gebruik van dit instrument moeten minstens driejaarlijks worden geactualiseerd of aangevuld, evenals bij belangrijke wijzigingen aan functies of werkposten: de externe dienst kan dit uiteraard enkel doen als hij hiervan door de werkgever op de hoogte wordt gebracht. Deze werkwijze moet ten slotte bijdragen tot het opstellen van het gemotiveerd beleidsadvies.

4 2. Gezondheidstoezicht Het uitvoeren van de volgende preventieve handelingen inzake gezondheidstoezicht, met name: Voorafgaande (bij aanwerving) en periodieke gezondheidsbeoordelingen (art. 26 en 30 KB Gezondheidstoezicht), Spontane raadplegingen (art. 37 KB Gezondheidstoezicht), Onderzoeken bij werkhervatting (art. 35 KB Gezondheidstoezicht), Bezoeken voorafgaand aan de werkhervatting (art. 36bis KB Gezondheidstoezicht), Voortgezet gezondheidstoezicht (art. 38 Gezondheidstoezicht). Dit kent momenteel evenwel nog geen concrete toepassing. Onderzoeken in het kader van moederschapsbescherming (art. 9 KB 2 mei 1995 inzake moederschapsbescherming). Bijkomende handelingen zijn niet begrepen in het basispakket (bv. bloed- en urineanalyses uitgevoerd in laboratoria), en kunnen afzonderlijk worden aangerekend volgens de nomenclatuur van geneeskundige verstrekkingen (zie verder bij extra prestaties). 3. Inzagerecht gezondheidsdossier Werknemers hebben recht op inzage in hun gezondheidsdossier bij de externe dienst (art. 91 KB Gezondheidstoezicht): wanneer een werknemer dit dossier wil inkijken, moet de externe dienst kosteloos inzage geven aan de werknemer, binnen vijf werkdagen na de dag van ontvangst van het verzoek tot inzage. 4. Risicoanalyse beeldschermwerk Een vijfjaarlijkse risicoanalyse van beeldschermwerkposten, indien nodig aangevuld met een bevraging van de werknemers of met een ander instrument dat peilt naar de werkomstandigheden en/of eventuele gezondheidsproblemen gerelateerd aan het werken met een beeldscherm. Deze risicoanalyse en de eventuele bevraging zijn inbegrepen in het basispakket. Dit is ter vervanging van de vroegere drie- of vijfjaarlijkse gezondheidsbeoordeling voor beeldschermwerkers. Als uit de bevraging naar voren komt dat er voor een specifieke werknemer mogelijke gezondheidsproblemen zijn als gevolg van het beeldschermwerk, moet deze werknemer worden opgeroepen voor een gezondheidsbeoordeling (art. 7, 1 KB 27 augustus 1993 betreffende het werken met beeldschermapparatuur): dit onderzoek is niet begrepen in het basispakket en moet afzonderlijk worden aangerekend door de externe dienst. 5. Risicoanalyse voedingswaren en opleiding voedselhygiëne Een risicoanalyse om de vijf jaar van elke groep van werkposten of functies, aangevuld met een risicoanalyse op het niveau van het individu, om de risico s inzake welzijn te evalueren die voor de werknemers voortvloeien uit het contact met voedingswaren (art. 25/8 KB 4 augustus 1996 betreffende de bescherming van de werknemers tegen de risico s bij blootstelling aan biologische agentia op het werk). Dit is ter vervanging van de vroegere systematische gezondheidsbeoordeling voor werknemers die in contact komen met voedingswaren. Aanvullend bij deze risicoanalyse, moet de werkgever in samenwerking met de interne en/of externe dienst aan werknemers die in contact komen met voedingswaren ook een adequate

5 opleiding verstrekken over de richtsnoeren en procedures in verband met voedselhygiëne (art. 25/7 KB 4 augustus 1996 betreffende de bescherming van de werknemers tegen de risico s bij blootstelling aan biologische agentia op het werk). Deze risicoanalyse en het meewerken aan de opleiding in verband met voedselhygiëne zijn begrepen in het basispakket. 6. Bijwonen van de vergaderingen van het Comité In overeenstemming met wat bepaald is in artikel 25, 3 KB Comité, moeten de preventieadviseurs van de externe dienst aanwezig zijn telkens er op de agenda een punt staat dat behoort tot hun bijzondere bevoegdheid, bv. bij de bespreking van het globaal preventieplan of het medisch jaarverslag. De werkgever moet de externe dienst uiteraard tijdig een uitnodiging bezorgen. De aanwezigheid is inbegrepen in het basispakket. 7. Bijstand naar aanleiding van een ernstig arbeidsongeval Na elk ernstig arbeidsongeval zoals bepaald in artikel 26, 4 KB Welzijnsbeleid, moet de werkgever van het slachtoffer ervoor zorgen dat het ongeval onmiddellijk door de bevoegde (in dit geval externe) preventiedienst wordt onderzocht, en bezorgt hij binnen de tien dagen volgend op het ongeval een omstandig verslag aan de inspectie TWW (art. 94ter Welzijnswet). Om onmiddellijke herhaling van eenzelfde of een gelijkaardig ongeval te voorkomen, moeten bovendien (indien dat nodig is) de bewarende maatregelen worden genomen die worden voorgesteld door de bevoegde preventieadviseur (art. 94septies, 2 Welzijnswet). Binnen het basispakket heeft een dergelijke werkgever recht op een aantal prestaties, met name het voorstellen van de bewarende maatregelen en het uitvoeren van het ernstig arbeidsongevallenonderzoek, met een maximum van 5 prestatie-uren preventieadviseur. Als een werkgever op één jaar meer dan 5 prestatie-uren preventieadviseur nodig heeft voor het onderzoek van ernstige arbeidsongevallen, worden de bijkomende uren extra gefactureerd, aan de tarieven voor extra prestaties. 8. Opdrachten in het kader van psychosociale aspecten Voor het uitvoeren van de opdrachten m.b.t. psychosociale aspecten die kaderen in de behandeling van een individuele vraag tot informele of formele psychosociale interventie van de werknemer (art. 11, 14 en 15 KB Psychosociale Risico s), moet men een beroep doen op een preventieadviseur psychosociale aspecten van de externe dienst (onder voorbehoud van de eventuele aanwezigheid van een interne vertrouwenspersoon voor de behandeling van de verzoeken tot informele psychosociale interventie). Alle prestaties die in dit kader gebeuren, zitten vervat in het basispakket, tot op het ogenblik dat de identiteit van de werknemer in kwestie wordt meegedeeld aan de werkgever. De prestaties die aan deze mededeling voorafgaan (en dus begrepen zijn in het basispakket), zijn de volgende: de voorafgaande informatie over de mogelijkheden tot interventie (art. 13 KB Psychosociale Risico s); de behandeling van het verzoek tot informele psychosociale interventie (art. 14 KB Psychosociale Risico s); het contact tussen de vertrouwenspersoon en de preventieadviseur psychosociale aspecten (art. 59 en 65 KB Psychosociale Risico s); het verplicht persoonlijk onderhoud voorafgaand aan de indiening van een verzoek tot formele

6 psychosociale interventie (art. 16, 2 KB Psychosociale Risico s); de inontvangstneming van het formele verzoek (art. 17, 2 KB Psychosociale Risico ); de kennisgeving van de aanvaarding of de weigering van het formele verzoek (art. 17, 3 KB Psychosociale Risico s); het informeren van de werknemer en de werkgever in het kader van de indiening van een verzoek tot formele psychosociale interventie met een hoofdzakelijk collectief karakter (art. 19 KB Psychosociale Risico s). Alle prestaties in het kader van de formele psychosociale interventie die volgen op de mededeling aan de werkgever worden afzonderlijk gefactureerd. Door deze aanpak wordt enerzijds geen financiële drempel opgeworpen voor de werknemer om een interventie te vragen (inbegrepen in basispakket). Indien een informele oplossing niet mogelijk is en het tot een formele klacht (interventie) komt, dan volgt een extra factuur. Hiermee wordt voorkomen dat werkgevers met een positief arbeidsklimaat moeten opdraaien voor bedrijven waar er heel wat problemen zijn. Het gaat m.a.w. om een combinatie van solidarisering (informele interventies) en responsabilisering (formele klachten/interventies). Het psychosociale luik van de algemene risicoanalyse (art. 3 en 4 KB Psychosociale Risico s), het advies over de maatregelen die eruit voortvloeien (art. 4 KB Psychosociale Risico s) en de evaluatie van deze maatregelen (art. 8 KB Psychosociale Risico s), met inbegrip van de mededeling van de nodige gegevens aan de preventieadviseur van de interne dienst met het oog op het vervolledigen van het jaarverslag (art. 67 KB Psychosociale Risico s), zijn ook begrepen in het basispakket. Vragen voor specifieke risicoanalyses (bv. de risicoanalyse van een specifieke arbeidssituatie, cfr. art. 6 en 7 KB Psychosociale Risico s) zijn echter niet inbegrepen in het basispakket: daarvoor wordt afzonderlijk worden gefactureerd.

7 9. Onderzoek van de arbeidsplaatsen en werkposten De prestaties zoals bepaald in het basispakket vereisen dat de externe dienst op regelmatige basis de arbeidsplaats(en) onderzoekt, bv. in het kader van het meewerken de risicoanalyse. Voor het opmaken van het beleidsadvies moet de externe dienst uiterlijk binnen de twee jaar volgend op de aansluiting (voor werkgevers die behoren tot de tariefgroepen 3, 4 of 5), en binnen de drie jaar voor werkgevers die behoren tot de tariefgroepen 1 of 2, een onderzoek van de arbeidsplaatsen en werkposten verrichten. Alleszins moet het gemotiveerd beleidsadvies minstens driejaarlijks worden geactualiseerd, dus is dit meteen ook de minimale frequentie te zijn voor het onderzoek van de arbeidsplaatsen en de werkposten, zelfs als er geen bijzondere risico s zijn. 10. Gemotiveerd beleidsadvies (Art. 13/3, 1 en bijlage 2) De externe dienst moet voortaan, als product van haar actieve medewerking aan de risicoanalyse van de werkgever een gemotiveerd beleidsadvies over het preventiebeleid van de werkgever afleveren uiterlijk binnen de vijf jaar na aansluiting van de werkgever bij de externe dienst met als overgangsregeling dat de externe dienst vijf jaar krijgt vanaf 1 januari 2016, dus uiterlijk tot 1 januari 2021, voor de werkgevers die reeds bij hen zijn aangesloten (art. 4 KB Tarifering). Het beleidsadvies is een compleet nieuw element. Het is gericht aan de werkgever en omvat: Een beeld van de risico s in de onderneming, gebaseerd op de risicoanalyse en op andere vaststellingen (bv. plaatsbezoeken, medische onderzoeken, onderzoeken naar aanleiding van arbeidsongevallen, ) Een diagnose van het preventiebeleid: reeds genomen preventiemaatregelen en een opsomming van specifieke tekortkomingen (sterktes-zwaktes) Voorstellen van correctie- en verbetermaatregelen Informatie en/of documentatie: goede praktijken, hulpmiddelen en tools Verder moeten de bestaande beleidsadviezen op geregelde tijdstippen worden geactualiseerd (bv. naar aanleiding van belangrijke aanpassingen aan bepaalde werkposten, naar aanleiding van vaststelling die gedaan zijn tijdens de rondgang van de arbeidsplaats, naar aanleiding van ernstige arbeidsongevallen of psychosociale interventies, e.d.m.), en minstens 1 keer elke drie jaar. Er zijn verschillende stappen te doorlopen om tot het beleidsadvies te komen, nl.: Het verschaffen van een algemene documentatie aan de onderneming over de risico s die verbonden zijn aan de activiteiten van deze onderneming, en eventueel daaraan gekoppelde bekende goede praktijken en preventiemaatregelen. Een onderzoek van de arbeidsplaats(en) en werkposten om de reële situatie binnen de onderneming te kunnen inschatten (cf. supra)

8 Een globale analyse van arbeidsongevallen en incidenten om passende preventiemaatregelen te kunnen voorstellen. Let wel, het gaat niet om een gedetailleerd onderzoek van elk individuele ongeval of incident! Indien nodig aanvullende contactmomenten om het beleidsadvies te vervolledigen (dit kunnen contactmomenten zijn die toch al voorzien waren, bv. bij uitvoering van het gezondheidstoezicht, bij het onderzoek van een ernstig arbeidsongeval, tijdens comitévergaderingen, het geven van een opleiding, enz.). De externe diensten kunnen eventueel gezamenlijk een instrument uitwerken waarop zij dergelijke beleidsadviezen kunnen baseren, maar in elk geval zal het beleidsadvies voor een onderneming concreet aan haar situatie moeten worden aangepast, en mag het niet algemeen en vaag blijven. 11. Online inventaris van prestaties Het online beschikbaar houden van een inventaris van de bij de werkgever uitgevoerde prestaties. Zie ook punt E. B. Werkgevers met geschoolde preventieadviseur niveau 1 of 2: het basispakket (Art. 13/3, 2 en 13/4) Voor werkgevers van groep A ( werknemers, of zeer hoge risico s), B (+500 werknemers of hoge risico s), en C+ (minder dan 200 werknemers, en waarbij de preventieadviseur minstens beschikt over een aanvullende vorming van niveau II) wordt geen basispakket vastgelegd. Voor deze bedrijven geldt dat het bedrag van de forfaitaire minimumbijdrage wordt omgezet in preventieeenheden (PE) die door de werkgever kunnen worden opgenomen via prestaties vanwege de externe dienst. Een preventie-eenheid bedraagt 150 euro: dit bedrag houdt rekening met de gemiddelde kostprijs per door het personeel van een externe dienst gepresteerd uur (totale loonkost en overheadkosten, zoals ondersteunende diensten, werkingskosten, ICT, enz., inbegrepen). We leggen er de nadruk op dat het een preventie-eenheid betrekking heeft op een effectieve prestatie van 1 uur. Prestaties kunnen in principe niet aangerekend worden via een forfaitair aantal preventie-eenheden (bv 2 PE voor een bedrijfsbezoek). Voor het aanrekenen van de prestaties van het personeel van de externe dienst worden de volgende wegingsfactoren toegepast: Preventieadviseur arbeidsveiligheid: 1 PE Preventieadviseur-arbeidsgeneesheer: 1,25 PE Preventieadviseur ergonomie: 1 PE Preventieadviseur arbeidshygiëne: 1 PE Preventieadviseur psychosociale aspecten: 1 PE Assistent-preventieadviseur (niveau 2): 0,75 PE Verpleegkundige die de arbeidsgeneesheer bijstaat: 0,75 PE

9 De preventie-eenheden moeten bij voorrang worden besteed aan de verplichte opdrachten in het kader van het gezondheidstoezicht en aan de opdrachten van de preventieadviseur psychosociale aspecten (behalve als de werkgever intern over een preventieadviseur psychosociale aspecten beschikt). Als er preventie-eenheden overblijven na aanrekening van bovenvermelde verplichte prestaties, dan kunnen deze worden gebruikt voor andere prestaties die door de externe dienst worden geleverd. Deze prestaties moeten verband houden met het preventiebeleid van de onderneming. Zijn de preventie-eenheden opgebruikt vooraleer alle verplichte prestaties inzake gezondheidstoezicht en psychosociale aspecten zijn geleverd, dan moet de externe dienst niettemin garanderen dat deze verplichte prestaties alsnog worden uitgevoerd. In dat geval worden deze prestaties wel afzonderlijk aangerekend aan de werkgever, volgens de tarieven voor extra prestaties. Met het oog op het goed inplannen en benutten is de online inventaris van de uitgevoerde prestaties die de dienst ter beschikking moet houden van de werkgever natuurlijk een onmisbaar instrument. Zie hiervoor punt E. C. Tarieven voor extra prestaties (Art. 13/6) Met het oog op transparantie wordt er eveneens een tarief bepaald voor prestaties die worden geleverd buiten het forfait. Het tarief voor deze extra prestaties bedraagt: Hetzij 77,53 euro per prestatie wanneer het gaat om prestaties in het kader van het gezondheidstoezicht Hetzij een tarief per uur wanneer het gaat om prestaties in het kader van het gezondheidstoezicht of om opdrachten inzake risicobeheer, waarvan de eenheidsprijs 115,00 euro bedraagt, dat wordt aangerekend aan de hand van dezelfde wegingsfactoren per discipline als bij de preventie-eenheden Dit tarief wordt toegepast: Wanneer bij werkgevers van groep D en C- prestaties worden geleverd die niet zijn opgenomen in het basispakket (bv. metingen, ernstige arbeidsongevallenonderzoeken boven de 5 prestatie-uren, formele psychosociale interventies nadat de werkgever op de hoogte is gebracht, andere (grondige) onderzoeken die door de werkgever worden gevraagd, bv. in het kader van ergonomie of psychosociale risico s). Wanneer bij werkgevers van groep A, B en C+ verplichte prestaties worden geleverd na uitputting van de preventie-eenheden (bv. er is meer gezondheidstoezicht nodig dan gedekt wordt door de forfaitaire minimumbijdrage omdat er veel spontane raadplegingen en voorafgaande gezondheidsbeoordelingen zijn geweest), of wanneer er bijkomende prestaties moeten worden geleverd door de externe dienst en er geen preventie-eenheden meer overblijven waaraan deze prestaties kunnen worden toegerekend (bv. gezondheidstoezicht bij beeldschermwerk, ernstig arbeidsongevallenonderzoek, bijwonen van de comité-vergaderingen, enz.). Men kan er aldus voor kiezen om prestaties in het kader van het gezondheidstoezicht aan te rekenen per prestatie, dan wel in uurtarieven te rekenen. Het verdient aanbeveling om de wijze van factureren vooraf in de overeenkomst tussen werkgever en externe dienst overeen te komen.

10 D. Facultatief aan te rekenen bedragen (Art. 13/5) De externe dienst kan daarnaast nog een aantal extra zaken aanrekenen aan de werkgever, maar dit is niet verplicht. Deze bedragen dienen wel duidelijk en afzonderlijk op de factuur te worden vermeld. Het gaat bv. om: Controles en metingen die een laboratoriumanalyse vergen Analyses, radiologische onderzoeken of tests in het kader van de opdrachten gezondheidstoezicht: deze worden gefactureerd aan de tarieven die vermeld zijn in de nomenclatuur van gezondheidsprestaties van het RIZIV Reële verplaatsingskosten van preventieadviseurs en personen die hen bijstaan Dossierkosten E. Online inventaris van de prestaties (Art ) Opdat een werkgever steeds een duidelijk overzicht zou hebben van de prestaties die een externe dienst gedurende het jaar voor hem heeft geleverd, zal de externe dienst voortaan op elektronische wijze een inventaris moeten bijhouden, die door de werkgevers op elk moment kan worden geraadpleegd. Deze inventaris bevat een aantal gegevens die per prestatie worden bijgehouden: datum en duur van de prestatie naam van de betrokken preventieadviseur(s) en zijn deskundigheid beschrijving van de prestatie, en desgevallend de reglementaire bepaling die ze oplegt adviezen en besluiten naargelang het geval, de eisen opgelegd door de specifieke methodes die bij het uitvoeren van de prestatie werden gebruikt waar van toepassing: kostprijs uitgedrukt in preventie-eenheden Specifiek voor de werkgevers met geschoolde preventieadviseur van niveau 1 of 2 dient deze inventaris ook de kostprijs uitgedrukt in preventie-eenheden te bevatten, zodat duidelijk is hoeveel preventie-eenheden er reeds zijn opgebruikt, en hoeveel saldo er nog over blijft. F. Betalingsregeling Het koninklijk besluit legt niet langer een regeling op voor de betaling van de bijdragen zelf, van de voorschotten of van de tijdstippen waarop de betaling juist moet gebeuren. Het wordt dus overgelaten aan de partijen om te bepalen wanneer en op welke wijze er betaald zal worden. G. Factuur betwisten Als u van mening bent dat de jaarlijkse bijdrage die u d.m.v. de eindafrekening voor 2016 wordt gevraagd niet in verhouding staat tot de dienstverlening van uw externe dienst, omdat de geleverde prestaties niet voldoen aan wat men redelijkerwijs kan verwachten van de externe dienst in ruil voor de forfaitaire minimumbijdrage of omdat er helemaal geen prestaties zijn geleverd het afgelopen jaar, kan u de factuur betwisten. Let wel: als u de factuur betwist, moet u ook voldoende bewijs hebben van uw betwisting. Ga dus eerst na of u kan aantonen dat er geen of onvoldoende prestaties werden geleverd.

11 Als u de factuur betwist, doet u dat best via een aangetekend schrijven gericht aan uw externe dienst. In uw betwisting dient u artikel 13/8 van het KB tarifering te vermelden ( De werkgever stelt de externe dienst schriftelijk in gebreke indien deze dienst de prestaties bedoeld in artikel 13/3 niet heeft uitgevoerd. Indien de externe dienst kennelijk in gebreke blijft om zijn prestaties alsnog uit te voeren, is de werkgever de forfaitaire minimum-bijdrage bedoeld in artikel 13/2 niet verschuldigd ). In dat artikel is namelijk bepaald dat het niet leveren van de prestaties door de externe dienst, terwijl de werkgever wel zijn bijdragen heeft betaald en verder zijn reglementaire en contractuele verplichtingen nakomt, in feite een contractuele wanprestatie uit maakt. Wanneer blijkt dat de externe dienst manifest tekortschiet door de prestaties die hij moet leveren in ruil voor de forfaitaire bijdrage, niet te leveren, dan kan de werkgever derhalve deze externe dienst in gebreke stellen (bij voorkeur via aangetekend schrijven). Als de externe dienst na deze aanmaning nog steeds niet optreedt, en dus in gebreke blijft om zijn prestaties alsnog uit te voeren, dan is de werkgever de forfaitaire minimumbijdrage (bv. voor het volgende jaar als hij vooraf heeft betaald, of voorschotten heeft betaald) niet verschuldigd. Let wel op voor de termijn waarbinnen u de factuur kan protesteren. Deze termijn kan expliciet bepaald zijn in de algemene voorwaarden van de overeenkomst met uw externe dienst. U vindt deze voorwaarden desgevallend op de achterzijde van uw factuur of als bijlage bij de factuur, of deze voorwaarden kunnen als aparte documenten bijgevoegd zijn bij de afsluiting van het contract. Als blijkt dat er in de algemene voorwaarden niet wordt gesproken van een bepaalde termijn, mag u er van uitgaan dat het om de redelijke termijn gaat.

12 H. Actiemiddel maximumfactuur: te volgen stappen Alvorens gebruik te maken van het actiemiddel onder de vorm van een schrijven aan uw externe preventiedienst is het noodzakelijk om een aantal elementen te controleren. Is er daadwerkelijk een stijging van de eindfactuur m.b.t t.o.v. de totaalfactuur 2014? De stijging is niet te wijten aan extra prestaties of een toename van het personeelsbestand? (U kan uw forfaitaire bijdrage berekenen aan de hand van de tariefgroep en het aantal werknemers, rekening houdend met het pro-rata systeem) Uw preventie-eenheden zijn nog niet opgebruikt? (Als uw onderneming werkt met het systeem van preventie-eenheden) In dat geval heeft u immers een besteding gegeven aan de hogere kost. Nog bij dezelfde dienst aangesloten als in 2014? Werden de wettelijk en/of contractueel voorziene prestaties uitgevoerd? Indien dit niet het geval is kan u de factuur ook betwisten.

13 Modelbrief (aan te passen naar eigen goeddunken volgens uw specifieke situatie) Aan de directie van (naam en adres preventiedienst) Geachte, Bij het nazien van de eindfactuur met betrekking tot 2016 die we van u mochten ontvangen, viel ons op dat er een substantiële stijging is t.o.v. de vorige jaren zonder dat dit te wijten is aan een toename van ons personeelsbestand of extra door ons gevraagde prestaties. Wij beroepen ons daarom op het principe van de maximumfactuur. De betaling van facturen die wij reeds hebben ontvangen of nog zullen ontvangen doet geen afbreuk aan dat principe. Als trouwe klant rekenen wij op uw constructieve medewerking om tegemoet te komen aan onze gerechtvaardigde verzuchtingen. Wij zijn als werkgever bereid om elke redelijke inspanning te overwegen die het welzijn van onze werknemers effectief ten goede komt. Mocht blijken dat aan de extra hoger vermelde kost een zinvolle invulling kan gegeven worden via prestaties die tot jullie dienstenpakket behoren dan zijn wij bereid om dit te bekijken. Indien een zinvolle invulling niet mogelijk is of indien we er niet op wensen in te gaan, dan vragen we een andere compenserende oplossing. Graag hadden we hierover zo snel mogelijk een contact.