Commissie J&B - 20/09/2017

Transcriptie

1 Commissie J&B - 20/09/2017 Aanwezig 1 Verontschuldigd 1 Agenda 1 Verslag 1 Hesjes ed 1 Acties: Oswald en Bart 2 Sollicitatiegesprekken 2 Actie: Oswald 3 Dreamday 3 Acties: Marc 3 Topspel 3 YEO 4 Acties: Bart, Marc, Sylvain, Freddie, alle leden 4 Drugpreventie 4 Varia 5 Volgende vergadering 5 Aanwezig Oswald DB, Paul Sm, Sylvain VH, Freddie DK, Bart L, Marc B Verontschuldigd Mieke G Agenda 1. Verslag Bart Lelie 2. Hesjes ed Contactpersoon: Oswald. zie bijlages: overzicht stock, verkoop, begeleidende brief

2 Deze zijn doorgegeven aan Bart B voor de boekhouding. Vermoedelijk 20 hesjes tekort op basis van gratis hesjes geleverd aan de gemeente destijds. Is geen drama en vergt geen verdere acties. - covers: nog veel in stock, geen actie - hesjes: merk Mapel, 3.47 /stuk. Nog 31 in stock ex bijbestellen. Bedrag meedelen aan bestuur. - helmen: merk Padel. Nog 2 in stock. Gezien de media vragen naar bevestiging veiligheidscertificaat van de helmen en dit opnemen in de begeleidende brief. 100 bestellen. Liefst 1 kleur. - klik bandjes: melding dat eerste klikbandjes minder goed zichtbaar zouden zijn; mogelijk door het grote logo van Patrick VH; voorstel geen extra logo en witte achtergrond met blauw logo rotary alleen. Bart bestelt 500 ex. De klikbandjes leveren een kleine winst op: kostprijs nieuwe bestelling 0.65, verkoop 1. - bestellingen worden door Oswald aan de scholen gevraagd via . Bart stelt voor om dit te vereenvoudigen met een google form. Hierdoor hoeven de scholen enkele het formulier in te vullen en te verzenden. Dit genereert een spreadsheet voor Oswald om in te werken en kan automatisch feedback gegeven worden aan de scholen. De link moet dan in de begeleidende brief komen. Bart zal Oswald helpen. - fotosessie: steeds een succes. Vergeet de Rotary banner/vlag niet. Nieuwe datum vastleggen op een vrijdag namiddag (betere tijd voor de scholen). Oswald contacteert de fotografen en de gemeente. Acties: Oswald en Bart Oswald mailt begeleidende brief naar Bart. Bart voegt google form toe en legt Oswald uit hoe hij de onderliggende spreadsheet kan gebruiken. Oswald vraagt Patrick VH of hij nog sponsort voor de hesjes. Bart bestelt fluo klikbandjes bij witte, brede bandjes met blauw logo rotary. Oswald maakt afspraak voor fotosessie (op een vrijdagnamiddag 15.45): school, fotografen, gemeente. Oswald bestelt 1000 hesjes na contact met Patrick voor eventueel logo. Bart meldt bestuur dat uitgegeven zal worden voor de stock voor J&B. Er wordt dit jaar 1000 return verwacht. Oswald bestelt 100 helmen, 1 kleur en vraagt bevestiging veiligheid van de helmen en noteert dit in de begeleidende brief. Oswald vraagt Bart B om terug te storten aan Kleitheuvel omdat ze 2x betaald hebben. 3. Sollicitatiegesprekken Contactpersoon: Oswald School: Maricolen. Onze leden hebben in se niet de nodige expertise en zijn niet dagelijks bezig met sollicitaties. De vraag is wat de school precies van ons verwacht. De meeste studenten studeren verder en gaan dus niet onmiddellijk solliciteren. Tips over solliciteren vind je

3 tegenwoordig overal. De sollicitatiebrief oefenen ze op school. Wat is het doel van deze sollicitatiegesprekken? We zouden experts kunnen zoeken en de gesprekken laten afnemen? Dit vraagt wel meer werk en is misschien niet nodig voor de school. Louter figuranten zijn in een soort optreden is misschien ook niet echt nuttig? Voorstel: Actie: Oswald Oswald bevraagt de nood bij de school en wat zij precies van ons verwachten. 4. Dreamday Contactpersoon: Paul is hier als niet lid van de commissie en voor de overdracht naar een lid van zijn Dreamday taken. School: Atheneum. Contactpersoon hier: dhr Kristof Heyndrickx gsm: Paul heeft spreadsheets met gegevens van de vorige jaren en een netwerk van bedrijven. Hij is bereid om de nieuwe verantwoordelijke te begeleiden, maar de effectieve taken zouden door de nieuwe persoon uitgevoerd moeten worden. Dit behelst enkele overlegmomenten met de school, Katrien De Kesel als experte en werk aan het vinden van stageplaatsen (dit kan je ook tijdig delegeren). Het is van belang om zo snel mogelijk de lijst van de school te krijgen met het overzicht van de verwachte stageplaatsen. Onze commissie is te klein en bevat slechts 6 leden. Oswald heeft al meerdere taken, Bart is inkomend voorzitter, Freddie is commissievoorzitter en volgend jaar als past-voorzitter in zijn laatste jaar J&B. Mieke is als schoolhoofd in een andere school niet ideaal qua perceptie van neutraliteit. Sylvain is YEO. Marc is derhalve een logische kandidaat, maar hij zit in 2 commissies. Marc zal volgende week aangeven of hij hiertoe bereid is en of hij uit de golfcommissie stapt. Bart neemt als inkomend voorzitter mee dat leden NIET in twee commissies mogen zetelen en dat J&B wel een heel intensieve commissie is en dus meer leden vereist. Er komt een evaluatiemoment van de vorige editie. Verslagen van de studenten liggen bij Paul. Is er nood aan een nieuwe strategie? Katrien DK wordt geapprecieerd en evolueert mooi mee. De twee getuigenissen van studenten waren eveneens in orde. Opnieuw doen? De topics voor de Dreamday 2018 zouden in oktober vastgelegd moeten zijn. Acties: Marc 5. Topspel Dit gaat samen met drugpreventie. Contactpersoon: Paul Sm, Kris L en Johan Maertens Zij zetelen in de werkgroep jeugd in de gemeente samen met vertegenwoordigers van de scholen. Een nieuwe video is uitgebracht op youtube: Dit hoort slechts zijdelings bij J&B. Wij worden als commissie op de hoogte gehouden. Er is een 6 jarig contract getekend door onze club met de gemeente en de scholen. Dit is het 3e jaar. Budgetten zijn vastgelegd. 1 pakket van topspel kost Er kunnen nog

4 pakketten bij besteld worden door de scholen. Ook nieuwe leerkrachten dienen opgeleid te worden via De Sleutel. Geen acties, wel volgen. 6. YEO Contactpersoon: Sylvain Nu zaterdag is het accreditatiedag: Freddie en Sylvain gaan naar Ghislenguin. Het is wat theorie en het geeft de kans de verantwoordelijken van de jeugduitwisseling te spreken (Gigi, Danielle, ). Liefst in het Frans. Doel: verkrijgen van een inbound in vanaf september. Wij doen niet mee voor uitwisseling in januari. Het dossier van onze outbound (kleindochter Yvan) is zo goed als rond voor Er zijn nog wat papieren die niet vlotten. Sylvain trekt zich dit verder aan. Sylvain meldt ook dat er al 3 gastgezinnen bereid zijn om een inbound op te vangen in Inbounds voor Vlaanderen blijven moeizaam. Samengevat: wij krijgen de leftovers vanuit Wallonië. Er zijn ook nauwelijks inbounds die Nederlands ambiëren. Naast YEP, is er ook nog HEP en SEP. HEP: holiday exchange programs: Bart heeft dit vorig jaar wat opgevolgd en via Filip DK is Raphael uiteindelijk met een HEP naar de USA gegaan. Marc vraagt om die EPs eens in een powerpoint voor te stellen aan de leden. Bart en Marc zullen hiervoor samenkomen. Voor elkeen van de commissie: check regelmatig de site van het district: Hier komen binnenkort de mogelijke HEPs voor Inschrijven moet voor december 2017 dus we moeten snel zijn en onze leden tijdig informeren. Bart vraagt feedback van de outbound Hannah Decock en Raphael Meuleman. Acties: Bart, Marc, Sylvain, Freddie, alle leden Alle leden: checken Sylvain: inbound zoeken, dossier outbound in orde brengen Sylvain: Hannah Decock uitnodigen eind oktober of begin november (check een SV in onze agenda) voor presentatie. Freddie: Filip vragen om Raphael uit te nodigen ivm de HEP. Eventueel op dezelfde datum als Hannah? Bart en Marc: bijeenkomen voor een ppt over de EPs. Eventueel op dezelfde datum? 7. Drugpreventie zie puntje 5.

5 8. Varia Bart: - Mexico aardbevingen: Andrea en Valeria s families maken het goed; recente aardbeving van deze week wordt wel nog bevraagd - ZZG: rotary club mexico via Valeria inlichten dat ZZG eventueel kan helpen. Opletten voor invoerkosten ed. Rc Maldegem kan faciliteren. - schooltassen wegen te zwaar: mogelijkheid om een ludieke actie op de markt te doen met wegen van de schooltassen, afleveren van rode kaarten en de data doorgeven aan de schooldirectie? ter bespreking op volgende vergadering. Freddie: het zou interessant zijn om een inventaris te hebben van de leeftijden van de kinderen en kleinkinderen van onze leden. 9. Volgende vergadering maandag 6 november: bij Oswald. Wij danken Freddie en Martine voor hun gastvrijheid en de heerlijke hapjes!