gemeentebestuur . DigiD. SUWI. Jaarverslag privacyen informatieveiligheid. Team Beleid en Projecten Gemeenteraad van Purmerend datum 3 april 2018

Transcriptie

1 gemeentebestuur PURMEREN *+ Team Beleid en Projecten Gemeenteraad van Purmerend uw brief van uw kenmerk ons kenmerk datum 3 april 2018 ondennerp Verantwoording BAG en BGT 2017 Geachte leden van de raad, Hierbij bieden wij u de verantwoordingsrapportages 2017 aan met betrekking tot het Bestuur en Beheer van: r Basisregistraties Adressen en Gebouwen;. Basisregistratie Grootschalige Topografie. Deze rapportages zijn opgesteld in het kader van het traject Eenduidige Normatiek Single lnformation Audit (ENSIA). Met ingang van het jaar 2017 gaan alle gemeenten op eenduidige wijze verantwoording afleggen over de basisregistraties en informatieveiligheid. De beide rapportages gaan over de kwaliteit en procesuitvoering van deze basisregistraties en niet over informatieveiligheid of privacy. De door onze gemeente behaalde scores zijn als volgt: Onderdeel BAG BGT Borging van het proces Tijdigheid van de mutaties Volledigheid van de gegevens Juistheid van de gegevens TOTAAL 70 van van van van van van van van van van 150 Naar onze mening is dit een goed resultaat. Er bestaat momenteel nog geen vergelijkingsmateriaal met andere bronhouders. ln de rapportages worden interne maatregelen ter verbetering aangegeven. Naast deze twee rapportages zult u de volgende rapportages ontvangen:. DigiD. SUWI. Jaarverslag privacyen informatieveiligheid. Wij vertrouwen u hiermee vold Burgemeester en wethouders van de einformeerd te hebben rmerend, eester bijlage(n): twee behandeld door: H inkel telefoon Q bezoekadres stadhuis: postadres: Purmersteenweg 42 Postbus AA Purmerend telefoon fax: website: www. purm erend.nl

2 Vera ntwoo rd i n gs ra pportage Beheer en Bestuur Basrsre gistratie Adressen en Gebouwen - ( I qrri L,.r 'Í atj a;,l-t" tt {a'.- t t.l I 't: t Gemeente Purmerend Datum vaststelling rapportage : Datum collegebesluit vaststelling : Datum agendering gemeenteraad b't4-øt8 5kih5yln.caz9a3de 1 6c-7e68-4e8f-ba3f- 4ea7 c1 c Pag.1 van 13

3 lnhoud 1. Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). 1.1 Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BAG 1.2 Het belang van de BAG Leeswijzer. 2 Bestuurlijke verantwoording Ovezichtsdiagram 2.2 Verbetermaatregelen 3 Zelfevaluatie Borging processen 3.2 Tijdlgheid 3.3 Volledigheid 3.4 Juistheid SkihSyln.caz9a3de 1 6c-7e68-4e8f-ba3f- 4ea7 c1 c Pag.2 van 13

4 1. Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) De BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) is onderdeel van het stelselvan basisregistraties. Gemeenten zijn bronhouders van de BAG. Zij zijn verantwoordelijk voor het opnemen van de gegevens in de BAG en voor de kwaliteit ervan. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Vooziening (BAGLV). Het Kadaster beheert de BAGLV en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. De BAG bevat informatie over: panden, verblijfsobjecten, standplaatsen, ligplaatsen, nummeraanduidingen, openbare ruimtes en woonplaatsen. De attributen die hierbij horen zijn onder andere naam, huisnummer, status, oppervlakte, geometrie, bouwjaar en gebruiksdoel. De BAG bevat deze gegevens van heel Nederland. 1.1 Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BAG ln de wet BAG zijn de taken en bevoegdheden van de betrokken partijen beschreven. Kwaliteitsborging is beschreven in de Regeling Zelfcontrole. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken op grond van de Wet BAG. Deze rapportage is opgesteld op basis van de jaarlijkse zelfevaluatie zoals beschreven in de Regeling Zelfcontrole BAG om horizontaal verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over de uitvoering van de Wet BAG en om verticaal verantwoording af te leggen aan het Ministerie van lnfrastructuur en Milieu, als formeel toezichthouder. 1.2 Het belang van de BAG De BAG is een belangrijk onderdeel van het stelsel van basisregistraties. ln deze basisregistraties zijn de belangrijkste gegevens vezameld die de overheid nodig heeft om haar werk te doen. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens, namen en adressen van bedrijven en eigenaren van percelen, WOZ waarden. ln verschillende wetten is de kwaliteit van deze gegevens gewaarborgd. Deze registraties zijn essentieel voor een goede dienstverlening van de overheid. Ze z n van groot belang voor openbare orde en veiligheid, het toekennen van uitkeringen en vergunningen, belastingheffing, afvalinzameling en bestrijding van fraude. 1.3 Leeswijzer De rapportage start met de bestuurlijke verantwoording (hoofdstuk 2), waarin op hoofdlijnen de staat van de BAG in deze gemeente is beschreven met aandacht voor de tekortkomingen en door te voeren verbetermaatregelen. Vervolgens wordt op hoofdlijnen (2.1) een overzicht gegevens van de gemeentelijke score op de voor de BAG belangrijke kwaliteitscriteria borging proces, tijdigheid, volledigheid en juistheid. Vervolgens worden (2.2) per kwaliteitscriterium de door te voeren verbetermaatregelen beschreven. ln hoofdstuk 3 is tot slot de zelfevaluatie opgenomen. Hierin wordt rubrieksgewijs per vraag de gemeentelijke beantwoordin g weergegeven. 5ki h5yl n. caz9a 3de 1 6c-7e6 8-4e8f-ba3f- 4ea7 cl c Pag. 3 van 13

5 2 Bestuurlijke verantwoording Deze rapportage is opgesteld op basis van de jaarlijkse zelfevaluatie zoals beschreven in de Regeling Zelfcontrole BAG om horizontaal verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad. Deze vragenlijst is onderverdeeld in vier blokken: r Blokl borging proces: is de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd in de organisatie?. Blok 2 tijdigheid: worden de mutaties in de BAG binnen de daartoe verplichte termijnen doorgevoerd?. Blok 3 volledigheid: worden alle objecten, die voldoen aan objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is in de registratie opgenomen? o Blok 4 juistheid: wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens? Blokl "borqinq proces": De formatiecapaciteit is voldoende om de kwaliteit te waarborgen. Bij extra projecten is er extra capaciteit nodig. Toekomstige projecten zijn kwaliteitsverbetering en taxeren op gebruiksoppervlakte. De relatie BAG-BGT is nog niet formeel beschreven. Mandaatregeling naar functie wordt opnieuw tegen het licht gehouden. Ook komen er wijzigingen in de Wet BAG per (BAG 2.0.), die meegenomen gaan worden. Blok 2 ioheid BAG kadaster dashboard (actualiteit percentage ligt boven de 95). Dit houdt in dat de gemeente aan de tijdigheid voldoet. De drie belangrijkste añruijkingsreden zijn: a a Statussen "in ondezoek" en/of "geconstateerd" duren te lang. BAG-beheer is afhankelijk van procedures van andere afdelingen. Status "in gebruik niet ingemeten" duurt te lang. Achterstanden bij de verwerking van metingen moeten worden ingelopen. Blok 3 vollediqheid: Team WH is de grootste leverancier van brondocumenten voor de BAG. Communicatie vindt plaats middels rapportages, s en raadplegen in de vergunningen applicatie. Automatisch berichtenverkeer vanuit de vergunningen applicatie naar BAG-beheer leidt tot betere borging van de communicatie. lnterne terugmeldingen worden niet altijd als terugmelding verwerkt, maar als meldingen. Dit komt de volledigheid ten goede. 5 ki h 5 yl n. caz 9 a 3 de 1 6 c-7 e6 8-4e 8f- ba 3f- 4 ea7 c 1 c Pag. 4 van 13

6 Blok 4 iuistheid: Uitval kwaliteitsdashboard wordt elke maand gecontroleerd en waar kan gecorrigeerd. BAG- WOZ beheer is één team en er is met BRP een jaarlijkse controle op inschrijving en gebruik van adressen. De relatie BAG - BGT moet nog meer vorm krijgen. Verbeterpunt op juistheid is controle op attribuutgegevens uit de brondocumenten. 2.1 Overzichtsdiagram ln onderstaand diagram valt te zien hoe door de gemeente over het algemeen wordt gescoord met betrekking tot de verschillende aspecten rond de BAG. ln de rapportage komen de verschillende ondenruerpen nog nadrukkelijk aan de orde. Waar relevant worden de verbetermaatregelen vermeld. Onderdeel Deelscore Borging proces Deelscore Tijdigheid Deelscore Volled ig heid Deelscore Juistheid Puntentotaal BAG lijst Waarde Purmerend BAc 2. I Over ichtcdiagram?rxr o Cl a! {, L tu Ê IXJ Weãrde Purn erend Deel corc ç Puntsntotåal BAG llþt O DeElscore T[dlgtrcl O Deelscore Jutsttreld I Deeiscore Borging proces I Ðeelscore Vol dlghetd Bovenstaand diagram dient de deelscore en de totaalscore van de bronhouder te reflecteren 5 kih 5yl n. caz9a3de 1 6c-7e6 8-4eBf-ba 3f- 4ea7 c1 c Pag. 5 van 13

7 2.2 Verbetermaatregelen Op basis van de uitgevoerde evaluatie van de BAG heeft ons college besloten de volgende verbetermaatregelen door te voeren :! \,l..;lil(1,. i rj;i,:rlrlrlrlr:irrlii,lrr, iir,l,r)'rlliìrìrì r';: l(io) frrlirrl ltì:.rìr') '/()llrilrtil lr iì!, r.),v/o)rì1lrì o'iliì ril]1, t,'r,v ;; l1ji1,r)i i' \/';l i,i {ifi lf'\1r:i liir"r rv r1i1li,)r'r iirr'i1ir.t1r i.1ì Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces Verbetermaatregelen ten aanzien van Tijdigheid iverbetermaatregelen ten aan z en van lvolled gne d Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid Vr, iilùìii1) r'ìlilrii:tlilrir].(tlif ilf ) r,l Mandaatbesluit m.b.t. het ondertekenen i.o. + sloopbrondocumenten natte handtekening proces BAG-BGT formeel beschrijven. Geconstateerde ondezoeken en definitieve geometrie vraagt extra aandacht. Terugmeldingen interà Periodieke controle objectkenmerken 5kih5yln. caz9a3de 1 6c-7e68-4e8f-ba3f -4ea7 c1 c Pag.6 van 13

8 3 Zelfevaluatie 3.1 Borging processen Met onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd is in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BAG-gerelateerde activiteiten en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren, uit het volgens wettelijke regels inmeten van definitieve geometrie en uit het kunnen overleggen van voor de BAG gebruikte brondocumenten. il,,t, li,r t ]il1 i r i;1r1 '1 j; r1,:/; ì i r1r l,l7l/41 ; ; ; rti1..,1,' rf i r,r r r,t itl I.',1ii; lt; ll;ri u rr:,rrj irlirl irlr,t rlr.jlrll i ril trjlir,r) ifril;ì irlti:,;,tltiiìirl:1, 1. ls de voor het beheervan de BAG toegewezen formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit? 2. ls de vervanging voor het beheer van de BAG zodanig geregeld dat de kwaliteit van de registratie (inclusief de tijdige venruerking van brondocumenten) is gerruaarborgd? 3. Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG beschreven? Toelichting op gegeven antwoord 4. Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG bekend? 5. Worden de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG minimaal één keer per jaar geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd? Ja: De formatie-capaciteit is voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BAG. Voor extra projecten, zoals de overgang van taxeren naar gebruiksoppervlakte is extra capaciteit nodig. Ja: Bij añrezigheid van een functionaris worden BAG-gerelateerde activiteiten tijdig overgenomen. Het overnemen van elkaars werk is geregeld. Hiervoor wordt een aparte applicatie gebruikt. Ja: De procesbeschrijvingen zijn op schrift gesteld en reflecteren de feitelijke uitvoering van de BAG-gerelateerde processenl De huidige procesbeschrijving gaat over de relatie BAG-WOZ. De relatie BAG-BGT wordt onderkend, maar is nog niet formeel beschreven. Ja: De processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG zijn bij alle betrokken functionarissen bekend. De volgende bijeenkomsten zorgen hiervoor: Kadaster regio overleg, bijeenkomsten King, Samenwerking regio overleggen. lntern is hierover een terugkoppeling. Daarnaast worden door de medewerkers cursussen gevolgd. Ja Elk trimester de Marap (management rapportage), Kwaliteitsoverleggen met de Skih5yln.caz9a3de I 6c-7e68-4e8f-ba3f -4ea7 c1 c Pag.7 van 13

9 6. Vindt het inmeten van definitieve geometrie plaats met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd? 7. Beschikt de gemeente over een actueel delegatie- en mandaatbesluit waarin alle relevante taken en bevoegdheden uit de Wet BAG zijn belegd? 8. ls het proces zo ingericht dat elke wijziging van de levenscyclus van een pand of verblijfsobject in het terrein tijdig wordt opgevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG? regio en intern BRP en WH. Jaarlijks evaluatie met Waterland en OVERgemeenten. Maandelijks Dashboard kadaster Ja: Alle definitieve geometrie voor panden is ingewonnen met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd. Wij hebben eigen landmeters in dienst en die werken volgens een instructie document, zie bijlage. Nee De gemeente beschikt over een actueel delegatie- en mandaatbesluit waarin alle relevante taken en bevoegdheden uit de Wet BAG zijn belegd, zie bijlage. Bij controle is wel ontdekt dat de brondocumenten start bouw, verbouwing gereed, melding gebruiksgereed i/o ondertekend worden. Verder de sloopmeldingen en sloop afgerond zijn niet ondertekend met natte handtekening. Ja: Er worden voldoendé Oeneersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging van een levenscyclus in het terrein wordt gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG. Alle meldingen komen van afdeling vergunningen. Als aanvulling wordt start bouw gekoppeld aan het uitzetten van nieuwbouw door de landmeters. Dagelijkse rapportage uit het vergunningensysteem met wekelijks een controle rapportage. Het bestand wordt jaarlijks gecontroleerd op status. 5kih5yln.caz9a3de 1 6c-7e68-4eBf-ba3f- 4ea7 c1 c Pag. I van 13

10 8AC 3. 1 Eorging Frrlcess.n o Þrccntage geborgd Farcantage nlet geùorgd Bovenstaand diagram toont hoe de BAG is geborgd in de organisatie 5kihSyln.caz9a3de 1 6c-7e68-4e8f-ba3f- 4ea7 c1 c Pag. 9 van 13

11 3.2 Tijdigheid ln de kwaliteitsmonitor is een trendanalyse opgesteld over de periode van 1 juli 2016 tot en met 30 juni 2017 voorafgaande aan het invullen van de evaluatie voor de verwerking van de brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumenten en de bijbehorende mutatiedatum. Worden mutaties in de BAG binnen de daartoe verplichte termijn doorgevoerd? 1. Neem de actualiteit voor het tijdvak 1 juli 2016 Um 30 juni 2017 zoals deze in de BAG-kwaliteitsmonitor zijn opgenomen in ogenschouw. De toetsing heeft betrekking op de tijdige venrverking van brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumentdatum en de bijbehorende mutatiedatum worden vergeleken. Antwoord a Het actualiteitspercentage ligt in alle maanden boven ofop de 95. Zie maandoverzichten achter in de toelichting hiernaast. 3.3 Volledigheid Met onderstaande vragen is getoetst of alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie worden opgenomen. Dit moet blijken uit het venn erken van BAG-relevante vergunningen in de registratie, uit een tijdige en correcte afhandeling van terugmeldingen en uit een jaarlijkse controle van de registratie op volledigheid. Worden alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen? 1. Worden alle BAG-relevante objecten waarvoor vergunningen zijn verleend in de reg istratie opgenomen? 2. Worden alle terugmeldingen behandeld conform de voorschriften? (afhandeling binnen twee werkdagen óf binnen twee werkdagen het attribuut waarover gerede twijfel bestaat in onderzoek zetten) Antwoord Ja: Alle BAG-relevante objecten waarvoor vergunningen zijn verleend, worden verwerkt in de BAG-registratie. Afdeling vergunningen levert alle aanvragen omgevingsvergunning voor mutaties voor alle BAG relevante objecten per mail. De vergunningen krijgen we vanuit de vergunningenapplicatie. Nee Alle externe terugmeldingen worden behandeld conform de voorschriften. lnterne terugmeldingen leiden niet altijd tot het in onderzoek plaatsen. 5 ki h 5yl n. caz9a 3de 1 6c-7e6 8-4eBf-ba 3f- 4ea7 c1 c Pag. 10 van 13

12 Worden alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen? 3. Wordt het resultaat van het onderzoek dat volgt op de terugmelding gemeld aan degene dle de terugmelding heeft gedaan? 4. Wordt jaarlijks gecontroleerd of de registratie volledig is? Antwoord Ja Het resultaat van het onderzoek indien afgerond wordt altijd gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan. Ja Jaarlijks worden de volgende controles uitgevoerd: -Statussen -Luchtfotovergelijking -BAG vs WOZ (oppervlakte, bouwjaren) -Controle eigen werkvoorraad EAG 3.3 Volledigheid * Percentage volledþ I Percentage niet volþdþ 5 ki h 5yl n. caz9a3de 1 6c-7e68-4e8f-ba3f- 4ea7 c1 c Pag.11 van 13

13 3.4 Juistheid Met onderstaande vragen is getoetst of op reguliere basis kwaliteitsbeheer wordt uitgevoerd over de juistheid van de gegevens. Dit moet blijken uit een periodieke controle naar de juistheid van de objectkenmerken, uit het doornemen en zo nodig corrigeren van uitval in het kwaliteitsdashboard, uit controle en afstemming met andere (basis)registraties, uit een eenduidige relatie tussen register en registratie en uit het opnemen van een wijziging in de levenscyclus van pand of verblijfsobject in de registratie. Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens? 1. Wordt de juistheid van de objectken periodiek gecontroleerd? 2. Wordt de uitval die in het kwaliteitsdashboard wordt gesignaleerd maandelijks doorgenomen en indien nodig gecorrigeerd? 3. ls er controle en afstemming met andere (basis)reg istraties? Toelichting op gegeven antwoord 4. Zijn de in de BAG gebruikte brondocumenten terug te vinden in het fusieke en/of digitale archief? merken inee Antwoord Nog niet gedaan. Staat in de planning voor 1e kwartaal2018. Ja: Maandelijks worden signaleren doorgenomen en waar nodig gecorrigeerd. Het wordt maandelijks gecontroleerd en bijgehouden, zie link. Ja: Minimaal eens per jaar wordt een, controle uitgevoerd tussen de BAG en de gemeentelijke basisregistraties op fouten en inconsistenties. Er is jaarlijks controle BRP m.b.t. gebruiksfunctie. De mutaties in de BAG worden gelijktijdig venryerkt in de WOZ (één afdeling) en maandelijks met het BAGextract gecontroleerd en in geval van nieuwbouw venverkt. Nu de BGT in beheer is gegaan wordt het terug meld proces tussen BGT en BAG vorm gegeven. Ja: Alle in de registratie vermelde brondocumenten zijn vindbaar in het fysieke en/of digitale archief van de bronhouder.,brondocumenten worden op papier met een : nattê handtekening ondertekend en vervolgens op papier en digitaal opgeslagen in het archief. ln 2018 m.b.t. afdeling vergunningen komt hier een wijziging in. Geen natte handtekening meer (in voering nieuw zaaksysteem). 5 ki h 5y I n. ca z 9 a 3 d e 1 6 c-7 e6 8-4e 8f- b a 3f- 4 ea7 c 1 c Pag.12 van 13

14 EÀG 3.4Juisthsid Oru OPE rcantaga þbt rcenhge nletþþt SkihSyln.caz9a3de 1 6c-7e68-4e8f-ba3f-4ea7 c1 c Pag. 13 van 13

15 Ve rantwoord i n gs rapportage Beheer en Bestuur Basisre g i strati e G rootsc h a I i g e To pog rafi e ), t/ )' â rl rl,l tl,, Bronhouder Purmerend Datum vaststelling rapportage: Datum college burgemeester en wethouders Datum agendering gemeenteraad: 5-q - *tb CASA-# v3- Verantwoord i n gsrapportage_bgt 20 I 7_Pu rm erend. DOCX Pag.1 van 16

16 CASA-# v3- Verantwoord i n gsrapportage_bgt _Purm erend. DOCX Pag.2 van 16

17 Inhoud 1 Het belang van de Basisregistratie Grootschalige Topografie 1. 1 Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). 1.2 Onderdeel van het stelsel van basisregistraties Als verantwoordelijk bronhouder BGT... 2 Bestuurlijke verantwoording Overzichtsdiagram 2.2 V erbetermaatregelen Zelfevaluatie Borging processen 3.2 Tijdigheid Volledigheid Juistheid ,,.4,' CASA-# v3- Verantwoord in gsrapportage_bgt 20 I 7_Pu rm erend. DOCX Pag.3 van 16

18 I Het belang van de Basisregistratie Grootschalige Topografie 1.1 Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) is een gedetailleerde (in vaktaal: grootschalige) digitale kaart van heel Nederland. Daarin worden alle objecten als gebouwen, wegen, water, spoorlijnen en groen op een eenduidige manier vastgelegd. Het doel van de BGT is: de hele overheid gebruik laten maken van dezelfde basisgegevens over de grootschalige topografie van Nederland. Als alle overheidspartijen in Nederland werken met dezelfde gegevens, dan zorgt dat voor: o een betere dienstverlening aan burgers en bedrijven, want de gegevens zijn altijd actueel en betrouwbaar; o administratieve lastenverlichting, want het kost bedrijven en burgers minder tijd en minder moeite om gegevens aan te leveren;. een betere samenwerking binnen de overheid, want eenduidige afspraken over gegevens maken eenvoudige uitwisseling mogelijk; o kostenbesparing, want minder fouten, minder inwinnen en minder com mun icatieproblemen zorgen voor m inder kosten. 1.2 Onderdeel van het súelsel van basisregistraties De BGT is een belangrijk onderdeel van het stelsel van basisregistraties. Basisregistraties maken eenmalig inwinnen en meervoudig gebruik mogelijk. Door de gegevens in de BGT eenduidig op te slaan, zijn ze herbruikbaar voor alle overheidsorganisaties die deze gegevens nodig hebben. Opnieuw inwinnen of intekenen van dezelfde gegevens is dus niet meer nodig. 1.3 Als verantwoordelijk bronhouder BGT De taken op grond van de Wet BGT worden door de bronhouders in medebewind uitgevoerd. Met deze rapportage legt het dagelijks bestuur over deze uitvoering horizontaal verantwoording af aan het algemeen bestuur. Deze rapportage wordt hier naast ook gebruikt om verticaal verantwoording af te leggen aan het ministerie van lnfrastructuur en Milieu, als formeel toezichthouder. CASA-# v3- Verantwoord i n gsrapportage-bgt 20 I 7-Pu rm erend. DOCX Pag.4 van 16

19 2 Bestuurlijke verantwoording Deze rapportage is opgesteld op basis van de zelfevaluatie BGT als onderdeel van ENSIA (Eenduidige Normatiek Single lnformation Audit) 2017 is het proefjaar voor de zelfcontrole via de ENS A-systematiek voor de BGT. Hoewel deelname aan de zelfcontrole BGT in 2017 formeel nog niet verplicht is, zijn alle bronhouders verzocht dit jaar al meedoen. Op die manier kunnen bronhouders ervaring opdoen en kan de zelfcontrole geëvalueerd en verbeterd worden. De vragenlijst zelfevaluatie BGT is onderverdeeld in vier blokken: o Blokl borging proces: is de uitvoering van de Wet BGT structureel geborgd in de organisatie?. Blok 2 tijdigheid: worden de mutaties in de BGT binnen de daartoe verplichte termijnen doorgevoerd?. Blok 3 volledigheid: worden alle objecten, die voldoen aan objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is in de registratie opgenomen? o Blok 4 juistheid: wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens? Blokl "boroinq proces": De formatiecapaciteit is voldoende om de kwaliteit te waarborgen. De processen zijn vastgesteld. Knelpunten in de uitvoering, met name in de relatie BGT- BOR (Beheer Openbare Ruimte) en het doorgeven van mutaties vanuit de organisatie naar de BGT-functionarissen, zijn geëvalueerd en er wordt aan oplossingen gewerkt. Mandaatregeling wordt ingevoerd. Blok 2 tiidioheid: BGT mutaties die bij de beheerders gemeld worden, worden binnen de vereiste termijnen ingewonnen en venrerkt. Blok 3 vollediqheid: Het doorgeven van wijzigingen in de buitenruimte door de desbetreffende verantwoordelijken aan de BGT-functionaris blijft een punt van zorg. Door koppeling van beheersystemen, en het vergroten van de bewustwording van de eigen rol in het proces van mutatiemelden binnen de gehele organisatie, zal dit verbeterd worden. Het venverken van terugmeldingen is geborgd. De veruverkingstermijn van 1 werkdag voor de terugmelding achten wij niet reëel en staat ook landelijk ter discussie. De interne venverking wordt binnen 5 dagen wordt gerealiseerd. De snelheid van venruerking in het landelijke systeem is afhankelijk van externe factoren.. CASA-# v3- Verantwoord i n gsrapportage_bgt _Pu rm erend. DOCX Pag.S van l6

20 Blok 4 iuistheid: Kwaliteitsbeheer op de koppeling met de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) wordt doorlopend uitgevoerd. Afstemming met de WOZ is in opbouw. We gebruiken hiervoor momenteel eigen controlelijsten en volgen op dit punt de landelijke ontwikkelingen. Kwaliteitsbeheer in de koppeling met de BOR is deels aanwezig en wordt in de toekomst uitgebreid. Een advies hierover is in de maak. Tevens zijn we hierbij afhankelijk van de ontwikkelingen op het gebied van de in gebruik zijnde beheersysteem bij BOR. Het kwaliteitsdashboard BGT van het kadaster is in opbouw en bevat op dit moment 2 onderdelen, waarop geen uitval is. Wij denken mee in de doorontwikkeling van het dashboard. En zullen in de toekomst de uitval op nieuwe onderdelen in het dashboard controleren en corrigeren. 2.1 Overzichtsdiagram ln onderstaand diagram valt te zien hoe door de bronhouder over het algemeen wordt gescoord met betrekking tot de verschillende taken rond de BGT op sturings- of governance niveau. ln de rapportage komen de verschillende ondenrverpen nog nadrukkelijk aan de orde. Waar relevant worden initiatieven en/of maatregelen aangekondigd. i ;)t 1,rl i, 11,ì {rr,,i I Deelscore Borging proces Deelscore Tijdigheid Deelscore Volled ig heid Deelscore Juistheid Puntentotaal BGT lijst 'l'\1. 1,,tr,rr,l ) r r Ll I rl r,ì [i]ìiiir ) r,l rìl CASA-# v3- Verantwoord i n gsrapportage_bgt _Purm erend. DOCX Pag.6 van 16

21 EGT 2.L Ovrr:irhsdiågr m 1S5 '1t0 {, -. E r;) í ü u fl5$ Â, = 25 0 I Pumer*ot al O Dssl core Volledþheld I Dssþcore Tl Olgheld _ :: Waarde Purmererd D*rl core I a Oeel core EÕrg ng FroêE Dool csre Julttho d =a! Bovenstaand diagram dient de deelscore en de totaalscore van de bronhouder te reflecteren CASA-# v3- Verantwoordingsrapportage_BGT _Purmerend. DOCX Pag.7 van 16

22 2.2 Verbeterm aatregelen Op basis van de uitgevoerde evaluatie van de BGT heeft ons college besloten de volgende verbetermaatregelen door te voeren :.i,i',,.,,''.';iìj i;;i.,1, lrlì ì(,tr,fflj1)ìi,,l,,jrì':ì1,'l : it',,i.,1].ri,lii' r/;,111 rifi tii ì "iiir, ",r,r.tr1lìi.:l.irr.)rir)ìil;i. Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces Verbetermaatregelen ten aanzien van Actualiteit Er wordt gewerkt aan het beter bijhouden van de koppeling tussen BGT en BOR objecten. Het objectbeheer BOR wordt herzien en beter belegd/geborgd. De bewustwording van de eigen rol in het proces van mutatiemelden zal worden vergroot binnen de gehele organisatie. Een advies hierover is in de maak. Er zijn geen verbetermaatregelen noodzakelijk. Verbetermaatregelen ten aanzien van :Volledigheid Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid De BGT is volledig. Toch wordt niet de maximale score gehaald. Dit komt door het niet voldoen aan de ven rerkingstermijn voor terugmeldingen van 1 werkdag. Deze termijn achten wij niet reëel en staat ook landelijk ter discussie. Er zijn geen verbetermaatregelen voorzien;. Vanaf 2018 wordt de jaarlijkse luchtfotosignalering uitgebreid van alleen panden en bouwwerken naar ook overige BGT objecten. CASA-# v3- Verantwoord i n gsrapportage_bgt_20 I 7_Pu rm erend. DOCX Pag.8 van 16

23 3. ZelÍevaluatie 3.1 Borging processen Met onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BGT structureel geborgd is in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BGT-gerelateerde activiteiten en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren, uit het volgens wettelijke regels inmeten van definitieve geometrie en uit het kunnen overleggen van voor de BGT gebruikte bewijsmiddelen. ':'ill: l Iiirlr,r,,1'r1 Ili;I.!/.,lir,'i,ir''J li,';j'.ì t ì..j,i,r't:i.),:ìr ',1.,1,ii,,'1:,: i,i.t,l ajl,,,'lr),',,1,ìi ìi1..;,iir,:,',,r j';i l,r,';,',,, 1r,1] : 1. ls de voor het beheer van de BGT toegewezen formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kw liteit? 2. ls de vervanging voor het beheer van de,bgt zodanig geregeld dat de kwaliteit van de registratie is gewaarborgd? Toelichting op gegeven antwoord 3. Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BGT beschreven? Toelichting op gegeven antwoord Ja: De formatie-capaciteit is voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BGT, Ja: Bij afwezigheid van een functionaris, wo rden BGT-g e relateerde activiteiten tijd ig :overgenomen. Alle rollen zijn dubbel belegd Met 2 landmeters en 2 bgt-beheerders, die elkaars taken kunnen overnemen bij afirvezigheid, is de continuiïeit gewaarborgd Ja: De procesbeschrijvingen zijn op schrift gesteld en reflecteren de feitelijke uitvoering van de BGT-gerelateerde processen. Zie bijgevoegde procesbeschrijving. 4. Zijn de processen die invloed hebben op Ja: De processen die invloed hebben op de de kwaliteit van de BGT bekend? kwaliteit van de BGT zijn bij alle betrokken functionarissen bekend. Toelichting op gegeven antwoord 5. Worden de processen die invloed hebben Nee op de kwaliteit van de BGT minimaal eenmaal jaarlijks geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd? Voor het beheren van de BGT Purmerend en rbeemster, zijn 2landmeters en 2 bgtbeheerders struciureel beschikbaar. CASA-# v3- Verantwoordingsrapportage_BGT 201 7_Purmerend.DOCX 'Van alle in de BGT opgenomen objecten hebben wij in ons BGT objectenhandboek beschreven, wie er verantwoordelijk is voor (het op de hoogte zijn van) mutaties aan deze robjecten. De verantwoordelijken zijn op de hoogte van hun rol in het doorgeven van mutaties aan de BGT-functionarissen. Op deze wijze borgen rwij acualiteit en juistheid.,overige processen zijn ook opgenomen in de procesbeschrijving en het Handboek BGT. Pag.9 van 16

24 Toelichting op gegeven antwoord 6. Vindt het inmeten van de BGT-objecten plaats met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd? 7. Beschikt de organisatie over een actueel delegatie- en mandaatbesluit waarin alle relevante taken en bevoegdheden uit de Wet BGT zijn belegd? De processen zijn recent geëvalueerd en naar aanleiding van de vastgestelde knelpunten wordt er een verbeteradvies opgesteld. Verder worden de processen opnieuw geëvalueerd wanneer daar aanleiding toe is. Dit zal niet met een vaste jaarlijkse frequentie gebeuren. Ja: Alle geometrie voor BGT-objecten is ingewonnen met de geometrische kwal iteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd. De vereiste en indien van toepassing gewenste (hogere) kwaliteit is opgenomen in het objectenhandboek (zie bijlage). De wijze van inwinning wordt hierop afgestemd (terrestrisch, stereokarteren, puntobject meting in cyclorama's). Daarnaast hebben wij de Afbakenings- en inwinningsregels BGT vastgelegd (zie bijlage). Purmerend beschikt over eigen landmeetkundige voorzieningen en expertise voor nauwkeurige terrestrische inwinning. Nee Deze zal nog toegevoegd moeten worden. Dit wordt spoedig opgepakt. CASA-# v3- Verantwoordingsrapportage_BGT Purmerend.DOCX Pag.10 van 16

25 BGT 3.1 Earging FFtrE*rsen 7l O F rcentapgrôorgrl O P ccñhgsl*tgrücgrl Bovenstaand diagram toont hoe de BGT is geborgd in de organisatie CASA-# v3- Verantwoord i n gsrapportage_bgt 20 I 7_Purm erend. DOCX Pag.11van 16

26 3,2 Tijdigheid 1. ls het proces zo ingericht dat elke relevante wijziging van een BGT-object in het terrein tijdig wordt opgevolgd door een bijbehorende mutatie in de BGT? Toelichting op gegeven antwoord Ja: Er worden voldoende beheersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging van een BGT-object in het terrein wordt gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BGT. Van alle in de BGT opgenomen objecten hebben wij in ons BGT objectenhandboek beschreven, wie er verantwoordelijk is voor (het op de hoogte zijn van) mutaties aan deze objecten. De verantwoordelijken zijn op de hoogte van hun rol in het doorgeven van mutaties aan de BGT-functionarissen. Op deze wijze borgen wij acualiteit en juistheid. Overige processen zijn ook opgenomen in de procesbeschrijving en het Handboek BGT. Door een koppeling met BOR wordt er via de beheersystemen direct mutaties aan beheerde objecten gecommuniceerd met de BGTbeheerder. Ook kunnen interne medewerkers mutaties en onjuistheden doorgeven met het interne terugmeldformulier. CASA-# v3- Verantwoordingsrapportage-BGT Purmerend.DOCX Pag.12 van 16

27 3.3 Volledigheid Met onderstaande vragen is getoetst of alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie worden opgenomen. Dit moet blijken uit een tijdige en correcte afhandeling van terugmeldingen en uit een jaarlijkse controle van de registratie op volledigheid. vljlt,tll;1,'r',ilii,: 'iiíiill;ir.íìir')ìit,.,,;i,,r,,i 1i,,'iìr,.,i.,ìi,ilN,;t,.'\,rir',,,/i,),,)il,rl,'il,li,;l';.iii.i lji1, " r".rrì,i,/i.,r:;,li:\ir',,trl iil jr il,l ;lìi.rì,ìll i,1,',1ii-trr't, i.r',. ii;',,i,,, 'r'i,, f ìti;il,r.ìlf',,,,ìl,l,,j lr.,' 1;1jrììiì:r) 1. Worden alle BGT-relevante objecten Ja: Alle BGT-relevante objecten waarvan het waarvan het bestaan bekend mag worden bestaan bekend is, worden venruerkt in de verondersteld, in de registratie opgenomen? BGT-registratie. Toelichting op gegeven antwoord 2. Worden alle terugmeldingen behandeld Nee conform de voorschriften? (Hoofdstuk 6 Wet BGT),Toelichting op gegeven antwoord Van alle in de BGT opgenomen objecten hebben wij in ons BGT objectenhandboek beschreven, wie er verantwoordelijk is voor (het op de hoogte zijn van) mutaties aan deze objecten. De verantwoordelijken zijn op de hoogte van hun rol in het doorgeven van mutaties aan de BGT-functionarissen. Op deze wijze borgen wij acualiteit en juistheid. Overige processen zijn ook opgenomen in de procesbeschrijving en het Handboek BGT. Alle terugmeldingen worden behandeld conform de voorschriften, met uitzondering van het houden aan de venrverkingstermijn van 1 werkdag. Het kan voorkomen dat er meer tijd verstrijkt tussen de melding en het muteren danwel in onderzoek zetten van het object. Dit heeft te maken met de beschikbaarheid van de verantwoordelijke functionaris Tevens heeft dit te maken met de veruverkingstijd die er zit tussen het aanpassen van een gegeven in de eigen registratie, en het aanbieden van deze mutaties aan de Landelijke Voorziening. Mutaties worden periodiek maar niet dagelijks verzonden naar de Landelijke Voorziening. De afhandelingstijd van terugmeldingen is nu maximaal 1 maand, in de toekomst (wanneer automatisch berichtenverkeer is gerealiseerd en de huidige kinderziektes'in de keten'zijn opgelost) kunnen we dit terugbrengen naar 1 week. CASA-# v3- Verantwoordingsrapportage_BGT 201 7_Purmerend.DOCX Pag.13 van 16

28 Wij zijn van mening dat verwerking binnen 1 werkdag niet realistisch is. 3. Wordt het resultaat van het onderzoek dat volgt op de terugmelding gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan? 4. Wordt jaarlijks gecontroleerd of de registratie volledig is? Het aantal terugmeldingen is tot dusver zeer gering. (8 stuks in 2017) Ja De melder krijgt een na afhandeling van de terugmelding. Ja Dit gebeurt inmiddels al voor panden en overige bouwwerken middels een jaarlijkse mutatiesignalering in de luchtfoto. Voor overige objecten wordt vanaf 2018 een vergelijkbare sig naleri n g period iek uitgevoerd BGT 3"3 wlledigheid ;NI O Psrcsntagn nþt volledþ O Percentrga volledþ CASA-# v3- Verantwoordingsrapportage_BGT Purmerend. DOCX Pag.14 van 16

29 3.4 Juistheid Met onderstaande vragen is getoetst of op reguliere basis kwaliteitsbeheer wordt uitgevoerd over de juistheid van de gegevens. Dit moet blijken uit een periodieke controle naar de juistheid van de objectkenmerken, uit het doornemen en zo nodig corrigeren van uitval in het kwaliteitsdashboard en uit controle en afstemming met andere (basis)registraties. Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens? 1. Wordt de juistheid van de objectkenmerken periodiek gecontroleerd? 2. ls er controle en afstemming met andere (basis)registraties? Toelichting op gegeven antwoord 3. Heeft u de processen in beeld die mutaties veroorzaken en maakt u jaarlijks of tweejaarlijks gebruik van een luchtfoto om gemiste mutaties toch te signaleren en te venruerken? Antwoord Nee De objectkenmerken worden bij invoeren in de registratie geacht juist ingevoerd te worden. Daarnaast wordt er door middel van de koppeling met BOR een extra controle op de juistheid van de kenmerken uitgevoerd. Wijzien geen mogelijkheid om een volledige controle op juistheid van de objectkenmerken (periodiek) uit te voeren. Ja: Minimaal eens per jaar wordt een controle uitgevoerd tussen de BGT en de basisregistraties BAG en WOZ op fouten en inconsistenties. Controle en afstemming met de BAG is een doorlopend proces. Controle en afstemming met de WOZ is gestart, en loopt op dit moment via de BAG (voor panden) en via controlelijsten (voor overige bebouwing). Tevens is er een actualisering van de WOZ gepland in het aankomende jaar. Zie ook stroomschema mutaties basisregistraties Ja: De processen die mutaties veroorzaken zijn in beeld en er wordt jaarlijks of tweejaarlijks gebruik gemaakt van een luchtfoto om gemiste mutaties alsnog te signaleren en te ven rerken. De processen die mutaties veroorzaken zijn beschreven in het objectenhandboek, de procesbeschrijving en het Handboek BGT. De jaarlijkse luchtfotomutatie is uitgevoerd voor panden en overige bouwwerken en zal vanaf 2018 ook periodiek worden uitgevoerd voor alle overige BGT-relevante objecten. CASA-# v3- Verantwoord ingsrapportage_bgt _Purmerend. DOCX Pag.15 van 16

30 IGT 3.{fuirtheid 3it 67 o t Jlúrt ltllrtfuþt CASA-# v3- Verantwoord i n gsrapportage_bgt _Pu rm erend. DOCX Pag.16 van 16