Deel 4: Communiceren in de praktijk. Netwerk jij mee?

Transcriptie

1 Deel 4: Communiceren in de praktijk Netwerk jij mee?

2 4.1. Algemene communicatieprincipes: Lijn je doelgroep duidelijk af Wie wil je bereiken met je boodschap? De ene doelgroep kan sterk verschillen van de andere. Het is belangrijk de doelgroep duidelijk af te lijnen om er vervolgens boodschap en communicatiemiddelen optimaal op af te stemmen. Voorbeelden van doelgroepen: - Langdurig werklozen - Kort geschoolden - Jongeren in de vakantieperiode - Werkzoekende arbeidsgehandicapten - Werkzoekenden uit het hele zorggebied - Allochtone werkzoekenden - Mensen op zoek naar een klusjesman of vrouw - Iedereen in je gemeente of stad Definieer je doelstelling Wat wil je bereiken met je communicatie? Je communicatieboodschap zal veel gemakkelijker vorm krijgen wanneer je een duidelijk gedefinieerde communicatiedoelstelling hebt. Denk hier dus goed over na. Voorbeelden van doelstellingen: - Je wil werkzoekenden aansporen naar een jobbeurs te komen die je organiseert. - Je wil arbeidsgehandicapten informeren over de diensten die ze bij de Werkwinkel vinden. - Je wil KMO-werkgevers informeren over de rol die de Werkwinkel kan spelen bij het aanwerven van nieuwe werknemers. - Je wil mensen die op zoek zijn naar hulp in het huishouden informeren over hoe de Werkwinkel hen kan helpen 42

3 Kruip in de huid van je doelgroep Tracht je steeds in te leven in het standpunt van diegene die je boodschap zal zien en/of horen. Wat zijn zijn of haar noden? Welke informatie vindt hij of zij interessant en welke niet. Hou hierbij in het achterhoofd dat datgene wat interessant is vanuit het standpunt van de Werkwinkel, niet noodzakelijk interessant is vanuit het standpunt van de klant. Zaken waar jij misschien wild enthousiast over bent, kunnen slechts bijzaak lijken voor de klant. Voorbeelden: NIET GOED: De Werkwinkel heeft een bevoorrechte positie in de arbeidsmarkt. Zij herbergt alle diensten die werken rond werk in een gemeente of stad. Daarom is de Werkwinkel dé uitgelezen organisatie om een jobbeurs te organiseren. GOED: Wil je werkgevers ontmoeten die vacatures hebben openstaan? Aarzel dan niet om langs te komen op de jobbeurs die de Werkwinkel voor jou organiseert. Beperk je tot één kernboodschap Wat wil je vertellen? Vaak heb je tientallen zaken in gedachten die je aan je doelgroep wil vertellen. Je moet echter keuzes maken. Voor efficiënte en effectieve communicatie geldt als vuistregel dat je jezelf best beperkt tot 1 kernboodschap. Probeer geen 5 verschillende boodschappen mee te geven in je communicatie. Dat leidt tot verwarring. Eenvoudige taal voor alle mensen De communicatie van de Werkwinkel moet toegankelijk zijn voor iedereen. Hou je teksten zo eenvoudig mogelijk. Dat leest veel makkelijker en sneller, en daar is iedereen mee gebaat. Tips: - Haal complex samengestelde woorden uit elkaar. - Splits ingewikkelde zinnen in kortere zinnen. - Beperk je tot één kerngedachte per zin. - Vermijd een opeenstapeling van korte, gelijklopende zinnetjes. 43

4 - Wissel langere en kortere zinnen af. - Laat de lezer niet te lang wachten op de kern van uw zin door een te lange aanloop. - Vermijd woorden die je ontleent aan andere talen als er een goed Nederlands synoniem voorhanden is. - Vermijd vaktermen of licht ze toe. - Leg afkortingen uit de eerste keer dat je ze gebruikt. Voorbeelden: NIET GOED: ATB begeleidt werkzoekenden met een arbeidshandicap die een extra duwtje in de rug nodig hebben naar de arbeidsmarkt omdat voor hen de kansen op arbeidsmarktintegratie beperkter zijn en ook zij recht hebben op een volwaardige job. GOED: ATB (ArbeidsTrajectBegeleiding) begeleidt werkzoekenden met een arbeidshandicap. Voor hen zijn de kansen op de arbeidsmarkt beperkter. Toch hebben ook zij recht op een volwaardige job. ATB geeft hen een duwtje in de rug. Kom niet belerend over Mensen willen niet opgezadeld worden met een negatief gevoel wanneer zij de communicatie van de Werkwinkel zien. Gevoelens van onbegrip, ontmoediging, betweterigheid, agressie, enz. worden al te makkelijk opgewekt. Vermijd dus om belerend over te komen. Dit schrikt mensen af. Tip: Probeer zoveel mogelijk het werkwoord moeten te vermijden, en gebruik kunnen in de plaats. Voorbeeld: NIET GOED: Wanneer je zonder werk zit, moet je jezelf inschrijven als werkzoekende. GOED: Wanneer je zonder werk zit, kan je jezelf inschrijven als werkzoekende. Voor heel wat werkzoekenden is dit zelfs verplicht. 44

5 Lokale informatie = belangrijk Je grootste troef als vestigingsverantwoordelijke van de Werkwinkel is dat je informatie kan communiceren die lokaal relevant is. Speel deze troef uit. Probeer de lokale relevantie van je communicatie zo groot mogelijk te maken. Hoe weet je of je informatie lokaal relevant is? - Informatie is NIET lokaal relevant > wanneer men die informatie zonder problemen kan overnemen in de communicatie van een andere Werkwinkel - Informatie IS lokaal relevant > wanneer men die informatie moeilijk kan overnemen in de communicatie van een andere Werkwinkel Contactadressen Laat altijd je visitekaartje achter zodat mensen gemakkelijk de weg naar de Werkwinkel vinden. Ga er niet zomaar vanuit dat men de Werkwinkel kent, laat staan dat men weet waar die is gelegen of hoe die bereikbaar is. Vermeld altijd: - Je adres - Telefoonnummer - URL van de deelsite Eventueel kan ook de naam van een medewerker vermeld worden, wanneer de medewerker in kwestie daar geen problemen mee heeft. Laat je teksten nalezen Je weet pas of je tekst duidelijk en verstaanbaar is geschreven, wanneer een aantal mensen de tekst hebben gelezen en hem goed beoordelen. Afstemmen met de centrale Projectcel kan altijd Afstemmen met de centrale Projectcel kan je heel wat moeite besparen. Een telefoontje of een kan je met reuzensprongen vooruit helpen. 45

6 Aftoetslijstje: - Misschien bestaat er relevante ervaring in een andere Werkwinkel m.b.t. jouw communicatieprobleem - Misschien is er centraal materiaal voorradig - Misschien kan je samenwerken met andere Werkwinkels rond een bepaald onderwerp Contact: Projectcel Werkwinkels Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw Paviljoenstraat Brussel Tel. & de communicatieverantwoordelijken binnen de Projectcel kan je rechtstreeks bereiken op hun persoonlijk telefoonnummer en adres. Bart Roelandt bart.roelandt@werkwinkel.be Peter Cousaert peter.cousaert@werkwinkel.be Jughmans Ann ann.jughmans@vvsg.be Tel:

7 4.2. Hoe begin je te schrijven? Een goede communicatieboodschap is geen opstel. Bij een opstel begin je met de eerste zin, volg je gewoon de loop van je gedachten, en eindig je met de laatste zin. Voor een communicatieboodschap ga je best niet op die manier tewerk. Hoe bouw je een communicatieboodschap op voor de Werkwinkel? Stap 1: Probleemstelling Vertrek altijd vanuit een probleemstelling die de klant ervaart, en waar de Werkwinkel een oplossing voor biedt. Zo grijp je meteen de interesse van de klant, omdat dit een punt van herkenning is voor hem of haar. Stap 2: Oplossing die de Werkwinkel aanbiedt Daarop weid je uit over de oplossing die de Werkwinkel biedt voor het probleem waar de klant zich mee geconfronteerd ziet. Zo dwing je jezelf enkel relevante informatie over de Werkwinkel te communiceren, en de klant die informatie te besparen die voor hem of haar niet interessant is. Stap 3: Schrijf titels en tussentitels die het ganse verhaal vertellen Titels en tussentitels moeten op zich een leven kunnen leiden. Ze moeten kernachtig samenvatten waarover het gaat. Vaak lezen mensen enkel de titels. Deze moeten na het lezen kunnen weten waarover het gaat. Stap 4: Wat de klant kan ondernemen Vertel vervolgens wat de klant kan ondernemen; van informatie opvragen tot binnenstappen in de Werkwinkel in zijn buurt. Laat ook de nodige contacten en adressen achter om hem hiertoe in staat te stellen. 47

8 MINDER GOED: Opsteltekst: DE WERKWINKEL In de Werkwinkel vind je alles over en voor werk bij jou in de buurt. Er zitten mensen klaar om je op allerlei manieren te helpen. Je vindt er een compleet team, met iedereen die in jouw stad of gemeente werkt rond werk. De partners van de Werkwinkel kennen de weg in jouw streek en helpen je vooruit. Heel persoonlijk, heel praktisch en helemaal gratis. En dat allemaal op één makkelijk bereikbaar adres. Je bent er altijd welkom. Eigenlijk kan je voor alle informatie of hulp bij het zoeken naar een job terecht bij de Werkwinkel. Wanneer je werkt zoekt kan je er jezelf (opnieuw) inschrijven als werkzoekende. Voor heel wat werkzoekenden is dit zelfs verplicht. Je kan ook vacatures bekijken. In de Werkwinkel vind je alle beschikbare jobs in jouw streek. Verder vind je er informatie over bedrijven en de jobs die ze aanbieden, hulp bij het schrijven van sollicitatiebrieven, enz. Ook als je een handicap hebt kan je bij de Werkwinkel terecht. Ze helpen je zoeken naar een gepaste job. Verder kan je ook informatie over allerhande opleidingen vinden bij de Werkwinkel. In de Werkwinkel krijg je een overzicht van de opleidingen bij jou in de buurt, bij een opleidingsorganisatie of in een bedrijf. Wanneer je vb. niet goed kan werken met de computer, dan verhelpen we dit met een korte kennismakingscursus. Ook als je niet op zoek bent naar een job vind je heel wat interessant informatie en diensten rond werk in de werkwinkel. Zo vind je er informatie over hoe je iets kan bijverdienen via dienstencheques, over loopbaanonderbreking of tijdskrediet, enz. Of ben je misschien op zoek naar een poetshulp, of iemand die klusjes opkapt in de tuin? Ook daarvoor kan je terecht bij de Werkwinkel. Tot slot vind je in de Werkwinkel ook computers die je gratis kan gebruiken. Zo kan je alle informatie vinden die nuttig is bij het zoeken naar een job. En kan je niet zo goed met een computer werken? Geen probleem. De Werkwinkel-medewerkers helpen je graag verder. In de werkwinkel nemen ze de tijd om je verder te helpen. Ze kijken wat de beste aanpak is in jouw situatie en bieden je daarbij alle mogelijke hulp. Je kan er op ieder moment binnen stappen voor advies en ondersteuning. Met de werkwinkel ben je snel aan de slag. Wil je meer weten? Stap dan vandaag de Werkwinkel bij jou in de buurt nog binnen. 48

9 BETER: Communicatieboodschap: EEN JOB BIJ JOU IN DE BUURT? MET DE WERKWINKEL ZET JE DE EERSTE STAP. Zoek je werk, wil je een opleiding volgen of zoek je hulp bij het solliciteren? Dan moet je bij de Werkwinkel zijn. Daar vind je alles over en voor werk bij jou in de buurt. De partners van de Werkwinkel kennen de weg in jouw streek en helpen je vooruit. Heel persoonlijk, heel praktisch en helemaal gratis. Je bent er altijd welkom. Als je zonder werk zit, een tijdje thuis hebt gezeten of net van school komt, moet je bij de Werkwinkel zijn. Daar zitten mensen klaar om je op allerlei manieren te helpen. Een compleet team, met iedereen die in jouw stad of gemeente werkt rond werk. Wat voor hulp je ook nodig hebt, je krijgt die op één adres. Dé oplossing voor jou! In de Werkwinkel nemen ze de tijd om je verder te helpen. Ze kijken wat de beste aanpak is in jouw situatie en bieden je daarbij alle mogelijke hulp. Je kan er op ieder moment binnen stappen voor advies en ondersteuning. Met de Werkwinkel ben je snel aan de slag. Ga snel naar de Werkwinkel om je (her) in te schrijven als werkzoekende Dat helpt je vlugger aan het werk. Voor sommige werkzoekenden is het zelfs verplicht. om vacatures te bekijken Je vindt er alle beschikbare jobs in jouw streek op een rij. voor hulp en advies bij het zoeken naar een job Van informatie over bedrijven en de jobs die ze aanbieden tot het maken van een plan, hulp bij het schrijven van sollicitatiebrieven of sollicitatietips Heb je een handicap, dan helpt de werkwinkel je een gepaste job te vinden. 49

10 om een geschikte opleiding te vinden Je krijgt informatie over opleidingen waarmee je verder komt. Bij jou in de buurt en daarbuiten, bij bedrijven Ook kun je een computercursus volgen. Na afloop mag je de computer een maand mee naar huis om te oefenen. voor het antwoord op al je vragen over werk Bijvoorbeeld over bijverdienen via dienstencheques, loopbaanonderbreking of tijdskrediet om gebruik te maken van de computer Voor het schrijven van sollicitatiebrieven, jobs zoeken op het internet, online solliciteren. Natuurlijk krijg je daarbij alle hulp die je nodig hebt. Ook voor poets- en kluswerk Wil je werken als hulp in de huishouding of kleine karweitjes in huis of aan de tuin opknappen? Of zoek je juist iemand die dat tegen een redelijke betaling doet? Ook dat regelt de Werkwinkel. Kom langs voor meer informatie. Meer weten? Stap vandaag nog de Werkwinkel binnen bij jou in de buurt! Werkwinkel Heusden-Zolder Marktplein 9 bus Heusden-Zolder Tel.: Fax.: wwheusdenzolder@werkwinkel.be 50

11 4.3. Fotografie Echte mensen... Werk en de Werkwinkel moet voor iedereen bereikbaar zijn. Om de herkenbaarheid te vergroten kiezen we voor echte, alledaagse mensen, waarmee de klanten van de Werkwinkel zich kunnen identificeren.... die positief in beeld komen... De Werkwinkel biedt haar klanten oplossingen als antwoord op hun problemen. De focus ligt op de oplossing en de toekomst van de klant, niet op het huidige probleem. Beelden moeten een positieve uitstraling hebben.... in een arbeids- of werkcontext... In de Werkwinkel vind je alles over werk. Beelden die gebruikt worden in de Werkwinkel-communicatie moeten zich bij voorkeur in een arbeids- of werkcontext afspelen.... en inspirerend zijn. De klanten van de Werkwinkel moeten zich kunnen herkennen in de beelden, maar tegelijkertijd moeten ze er een wenselijk beeld van zichzelf in zien. De beelden moeten inspirerend zijn. Voorbeeld van een prototype-beeld 51

12 Opletten met foto s! Foto s maken je communicatie heel aantrekkelijk. Nochtans moet je goed opletten bij het gebruik van foto s. Je kan immers niet zomaar om het even welke foto gaan gebruiken. Op heel veel foto s moet je immers auteursrechten betalen. Als je dus bestaande foto s wil gebruiken, zorg er dan voor dat je weet of hier rechten moeten worden op betaald of niet. Als je het niet weet, gebruik je de foto beter niet, om problemen te vermijden. Wanneer je zelf foto s gaat trekken hoef je jezelf uiteraard geen zorgen te maken over het betalen van auteursrechten. Dit neemt niet weg dat voorzichtigheid ook hier geboden is. Wanneer je mensen fotografeert, moet je immers hun toestemming hebben om de foto waarop zij worden afgebeeld te publiceren. Hou dus ook dit in je achterhoofd bij het gebruiken van foto s. Wat als je niets van fotografie kent? Het is niet de bedoeling dat jij als communicatieverantwoordelijke een professioneel fotograaf wordt. Indien je geen bekwaamheid in huis hebt om zelf foto s te gaan nemen, kan je altijd een beroep doen op de centrale fotodatabank. In deze databank vind je onder meer een foto van elke Werkwinkel en tal van andere foto s van allerlei situaties. Deze foto s kan je gebruiken. De centrale fotodatabank vind je op: Werkwinkel Extranet > Werking > WW-Communicatie (in opbouw) 52

13 4.4. Communicatiemiddelen TELEFOON Wanneer gebruik je de telefoon? De telefoon gebruik je dag in dag uit, ook voor niet-promotionele boodschappen. Een lijst opsommen van de situaties waarin je de telefoon kan gebruiken is onmogelijk. Zolang je doelgroep niet te groot is, en je iedereen kan bereiken, is de telefoon altijd een interessant medium. Begroeting bij een gesprek op het algemeen nummer Een klant belt naar het algemeen nummer wanneer die algemene informatie wil of wanneer die niet in het bezit is van een rechtstreeks nummer. Begroeting: Goedemorgen/middag/avond, Werkwinkel X, met voornaam. Waarmee kan ik u helpen? Begroeting bij een gesprek op het rechtstreeks nummer Een klant belt naar een rechtstreeks nummer wanneer die informatie wenst over een specifieke dienst. Begroeting: Goedemorgen/middag/avond, naam partner in de Werkwinkel X, met voornaam. Waarmee kan ik u helpen? Je geeft in dit geval dus wél eerst de naam van de partnerorganisatie, dan die van de Werkwinkel. Tip: Klink opgewekt en beleefd. Telefoongesprekken boezemen heel wat mensen angst in. Een opgewekte stem en een beleefde en vriendelijke houding aan de lijn nemen die angst weg. 53

14 BRIEVEN Wanneer gebruik je een brief? Met een brief kan je relatief veel informatie meegeven. Je kan daarenboven vrij kort op de bal spelen. Een brief die je vandaag op de post doet, valt in principe morgen in de bus bij de bestemmeling. 1ste zin = de zin van de waarheid Zorg ervoor dat je de lezer raakt. Begin niet met algemeenheden, maar met heel concrete boodschappen. Zo begint je brief sterk o Ben je op zoek naar een job dicht bij huis? o Vind jij ook nergens vacatures die op zoek zijn naar jouw profiel? o Wil je jezelf bijscholen? Kort Hou de brief zo kort mogelijk. Mensen lezen geen ellenlange brieven. PS: Gebruik ook een PS waarin je de essentie van de boodschap vermeldt. Het PS wordt vaak als eerste gelezen. Contactgegevens Laat altijd je contactgegevens achter. 54

15 Tips: - Je kan ook het adres met de hand schrijven, dit maakt het extra persoonlijk - Zet alles op één kant. De achterzijde wordt minder snel gelezen Tips en aanwijzingen voor de aanmaak van drukwerk. - Je kan ook het adres op de enveloppe met de hand schrijven: dit verhoogt de aandacht met 50%! DRUKWERK 5. Omslag Amerikaans formaat 229mm x 114mm (73% van ware grootte) ^^8mm ^ 11,5mm ^ ^ 50,8mm ^ 55

16 Wanneer gebruik je ? vervult in essentie dezelfde functie als een brief. Daarenboven is het nog goedkoper en sneller dan een brief. Vraag vooraf toestemming Mensen krijgen heel veel ongewenste s. Als Werkwinkel wil je liever niet dat je klant jouw s als ongewenst beschouwt. Vraag dus eerst toestemming aan je klant om hem per te contacteren. Onderwerpveld: persoonlijke relevantie Zorg dat je in je onderwerpveld al een persoonlijke betrokkenheid creëert. Zo maak je het meeste kans dat je wordt geopend. Gebruik een gestandaardiseerd onderschrift De bedoeling van een gestandaardiseerd elektronisch onderschrift is tweedelig. In de eerste plaats maakt het steeds duidelijk tot welke Werkwinkel-partner je behoort. Ten tweede zorgt het voor éénvormigheid in de communicatie, namelijk iedereen gebruikt dezelfde afsluiting. s versturen vanuit een algemeen adres Voornaam Naam Functie Werkwinkel X Adres Telnr URL s versturen vanuit een persoonlijk adres Voornaam Naam Functie Partnerorganisatie Werkwinkel X Adres Telnr URL 56

17 WEBSITE Wanneer gebruik je een (deel)website? In principe kan iedere vestigingsverantwoordelijke een deelsite aanmaken voor zijn plaatselijke Werkwinkel. Bied lokaal relevante informatie Een deelsite dient als aanvulling op, en niet als alternatief van de hoofdsite, van de Werkwinkel. Vermijd dus overlappende informatie met de hoofdsite. Voorbeelden van informatie die je op je deelsite zet: - Info over de eigen Werkwinkel: openingsuren, initiatieven, enz. - Info over de gemeenten in het zorggebied Actualiseer je informatie De inhoud van je deelsite moet steeds juist zijn. Daarom is het heel belangrijk op regelmatige basis je informatie te actualiseren. Overdonder je bezoekers niet met informatie Het is niet de bedoeling een boek te schrijven op je deelsite. Te veel informatie wordt toch niet gelezen. Het is beter je bezoekers te laten weten waar ze meer te weten kunnen komen, dan op alle mogelijke vragen een antwoord te proberen bieden. Laat je bezoekers doorklikken Probeer zoveel mogelijk links te creëren met de originele informatie op het net. Zo hoef je zelf niet al te veel inhoud te (her)schrijven. Wees zuinig met opmaak Te veel opmaakmogelijkheden leiden tot wansmaak. Wees daarom zuinig met het gebruik van verschillende kleuren, lettertypes, enz. 57

18 Laat je inspireren door bestaande deelsites Zowel qua structuur, als qua inhoud kan je ideeën opdoen bij andere bestaande deelsites. Zo hoef je zelf het warm water niet opnieuw uit te vinden. Enkele vuistregeltjes om gevonden te worden door zoekmachines - Zoekmachines zoeken in de eerste plaats op sleutelwoorden. Zorg er dus voor dat de teksten op je deelsite die sleutelwoorden vermelden waarop je wil gevonden worden. Aan woorden in titels wordt een groter gewicht gegeven. Hou dit dus in je achterhoofd bij het schrijven ervan. - Het regelmatig actualiseren van de inhoud op je site geeft je bij sommige zoekmachines (o.a. Google) een hogere positie in de zoekresultaten. - Zoekmachines beoordelen of andere websites jouw site interessant vinden. Zorg dus voor links naar je deelsite op websites van de gemeentes in je zorggebied, plaatselijke partnerorganisaties, enz. Contact: Projectcel Werkwinkels Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw Paviljoenstraat Brussel Tel. & de communicatieverantwoordelijken binnen de Projectcel kan je rechtstreeks bereiken op hun persoonlijk telefoonnummer en adres. Bart Roelandt bart.roelandt@werkwinkel.be Peter Cousaert peter.cousaert@werkwinkel.be Jughmans Ann ann.jughmans@vvsg.be Tel:

19 FOLDERS Wanneer gebruik je een folder? In een folder kruipt heel wat geld en tijd. Daarom is het wijs zuinig om te gaan met dit medium. Tip: Wij adviseren om enkel een folder te ontwikkelen voor het bekendmaken van je dienstverlening. Opbouw van je folder: Adressen en Logo s partners Voorblad openingsuren Foto en Diensten Diensten inleidend tekstje 59

20 Wat doe je met je folder? - De folder leg je in je Werkwinkel aan het onthaal en geef je aan alle bezoekers die niet vertrouwd zijn met de diensten van de Werkwinkel. - De folder kan ook bijgevoegd worden bij communicatie per brief van de Werkwinkel of van partners. - De folder kan ook uitgedeeld worden op externe activiteiten van de Werkwinkel zoals jobbeurzen. Enkel voor het uiteenzetten dienstverlening? Wil je toch een folder gebruiken voor het overbrengen van andere boodschappen, overloop dan eerst het volgende prioriteitenlijstje: 1. Stel je de vraag of andere media niet beter geschikt zijn om je boodschap over te brengen. 2. Stem af met de centrale Projectcel of er niet al een folder bestaat voor hetgeen je wil communiceren. 3. Ga pas dan van start met het ontwikkelen van een eigen folder. Praktisch Het sjabloon vind je terug op het extranet: Werkwinkel Extranet > Werking > WW-Communicatie Papierformaten: Wij raden papierformaat A4 aan. Teksten en foto s veranderen of invoegen: Neem hiervoor iemand onder de arm die vertrouwd is met grafische programma s. 60

21 STROOIBILJET Wanneer gebruik je een strooibiljet? Voor het bekendmaken van diensten en/of activiteiten die eerder van voorbijgaande aard zijn. Wat zet je op een strooibiljet? Zet er niet te veel op. Beperk je tot de essentie: (voor) wie, wat, waar, wanneer Wat doe je met je strooibiljetten? Strooibiljetten kan je in je Werkwinkel leggen of uitdelen, maar je kan ze ook uitdelen op plaatsen waar je de doelgroep kan bereiken (vb: een markt). Niet op de openbare weg gooien Niemand wil natuurlijk dat zijn strooibiljet op de grond wordt gegooid. Vermeld op je pamflet niet op de openbare weg gooien alstublieft. Dit om te vermijden dat je achteraf verplicht wordt strooibiljetten, die op de grond werden gegooid, op te ruimen. Werkwinkel info Jobbeurs Op zoek naar werk? Donderdag 9 maart, 10u tot 19u Cultuurcentrum Stroming Weststraat Evergem-Sleidinge Meer info: Werkwinkel Evergem Spoorwegstraat Evergem wwevergem@werkwinkel.be Tel: Fax: Niet op de openbare weg gooien. 61

22 AFFICHES Wanneer gebruik je affiches? Affiches gebruik je om activiteiten in de nabije toekomst aan te kondigen. Gemakkelijk aan te maken Standaarden voor affiches, die kunnen opgehangen worden in de eigen Werkwinkel, worden centraal aangeleverd. Op deze affiches kan je dan een blanco blad hangen met de betreffende informatie. Werkwinkel info Zet niet te veel op een affiche Een affiche moet leesbaar zijn van op een afstand. Zet dus niet te veel informatie op je affiche. De belangrijkste informatie = (voor) wie, wat, wanneer, waar 62

23 ADVERTENTIES Wanneer gebruik je advertenties? Advertenties zijn heel duur, en er kruipt behoorlijk wat werk in. Daarom adviseren wij dit medium slechts in een beperkt aantal gevallen te gebruiken. Advertenties gebruik je in drie gevallen: - Aankondigen (her)opening van een Werkwinkel - Aankondigen jobbeurs - Aankondigen opendeurdag Een vast sjabloon Om de uniformiteit van de Werkwinkel te garanderen gebruiken we een vast sjabloon voor advertenties. Daarin kan je je informatie kwijt. Vergeet je adres niet! In het vaste sjabloon van de advertentie kan telkens het adres worden gewijzigd naargelang de Werkwinkel(s) die de advertentie publiceert. Vergeet dit niet. Ook als de jobbeurs ergens anders plaatsvindt. Mensen moeten kunnen weten waar ze jou kunnen vinden. Lokaal Een lokale Werkwinkel communiceert lokaal. Daarom adviseren we dé twee lokale media bij uitstek in Vlaanderen: De Streekkrant/De Weekkrant en Passe-Partout. Deze media laten een sterke geografische focus toe met hun lokale edities. 63

24 Hoe ga je tewerk? - Je advertentie aanmaken: Het sjabloon voor de advertentie is centraal beschikbaar op het extranet: Werkwinkel Extranet > Werking > WW-Communicatie Teksten aanpassen: Neem hiervoor iemand onder de arm die vertrouwd is met grafische programma s. - En daarna: Voor de volgende stappen contacteer je best de lokale media zelf. Zij helpen je verder m.b.t.: o De edities waarin je best kan verschijnen om geografisch het gepaste publiek te bereiken. o De praktische regeling m.b.t. het doorgeven van de grafische documenten. Contactadressen: Centrale Zetel De Streekkrant Meiboomlaan Roeselare Tel Fax streekkrant@roularta.be (regionale kantoren vind je op de website Regie Passe-Partout A. Gossetlaan Groot-Bijgaarden Tel.: 02/ Fax: 02/ regie@passe-partout.be 64

25 DE PERS Wanneer gebruik je de pers? De pers gebruik je wanneer je iets nieuws te vertellen hebt dat de buitenwereld kan interesseren. Dit medium kan uitstekende publiciteit zijn voor je Werkwinkel. De pers heeft twee grote troeven in huis. Het is een medium dat een grote geloofwaardigheid geniet en het is goedkope publiciteit voor jouw Werkwinkel. Duid één persverantwoordelijke aan per Werkwinkel Dit wordt meteen de woordvoerder. Hij controleert alle informatie die naar de pers gaat, en staat de pers te woord indien nodig. Dit kan de vestigingsverantwoordelijke zijn of een andere werknemer van de Werkwinkel. Het is belangrijk een vast aansprekingspunt te hebben. Persbericht of persconferentie? Persconferentie: - Journalisten hebben vaak héél drukke agenda s. Organiseer dus enkel een persconferentie wanneer dit voor de journalist een echte meerwaarde betekent. Een persconferentie kan een meerwaarde betekenen wanneer je onuitgegeven cijfers bekendmaakt, je (audio)visueel materiaal presenteert, er voorname sprekers uitgenodigd zijn, enz. Hou een persconferentie dus voor écht belangrijke zaken. Persbericht: - Een persbericht gebruik je wanneer er niet echt een meerwaarde ligt in het afzakken naar jouw persconferentie of wanneer de nieuwswaarde kleiner is. Breng per persbericht slechts één boodschap Hou je hier strikt aan, ook al is dit niet altijd makkelijk. Wanneer je toch meerdere boodschappen wil brengen, is het beter meerdere persberichten op te stellen dan meerdere boodschappen in één persbericht te steken. 65

26 Zorg voor nieuwswaarde Zorg ervoor dat je met iets nieuws komt, vb. een opmerkelijke prestatie, een nieuwe actie, een impressionant cijfer,... Vergeet ook niet lokale relevantie te bieden. Dit vergroot de kans dat je bericht wordt opgenomen in lokale media. Voorbeelden van mogelijke onderwerpen: - Je organiseert een jobbeurs - Je zette een sterke prestatie neer met je Werkwinkel, en je wil dit in de schijnwerpers zetten. - Eén of meerdere werknemers bedachten een innovatief idee dat de dienstverlening van de Werkwinkel aanzienlijk kan verbeteren. Dit idee wordt nu gerealiseerd. Hou een medialijst bij Je moet uiteraard weten waar je journalisten kan bereiken. Hou een adresboek bij met de namen van journalisten die voor jou belangrijk kunnen zijn, hun adres, , telefoon, enz. Schrijven van een persbericht - Vermeld bovenaan in grote letters: PERSBERICHT - Schrijf daaronder een kop die het nieuws samenvat - Vermeld plaats en datum - Bouw de alinea s als volgt op: o De kern van het nieuws in de eerste alinea o Toelichting in de tweede en volgende alinea s o Laat onderaan je contactgegevens achter o Beperk je persbericht tot één A4-tje Ezelsbruggetje: 5 x W + H (wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe) - Schrijf geen reclame, maar feitelijke informatie - Doe het werk voor de journalist. Die neemt vaak nieuws integraal over als het begrijpelijk is en de aandacht oproept. Hou het dus eenvoudig. - Maak duidelijk wie de afzender is - Laat twee anderen het bericht nalezen 66

27 Tip: Ga er niet zomaar vanuit dat journalisten de Werkwinkel kennen. Voeg dus nog een A4 tje toe waar je uitlegt wat de Werkwinkel is. Let wel, hier komt geen nieuws. Dit is enkel achtergrondinformatie. 67

28 68

29 Praktische tips voor het organiseren van een persconferentie: - Organiseer de persconferentie best in je eigen Werkwinkel. - Bereid de persconferentie goed voor. Over elk onderwerp kan je honderd vragen bedenken. Maak je de antwoorden daarop eigen. Dat geeft je rust en vertrouwen in de goede afloop van de bijeenkomst. - Laat je medewerkers in je organisatie ook nadenken over onverwachte vragen die zouden kunnen gesteld worden, zodat je er zeker een antwoord op klaar hebt. - Laat de persconferentie niet langer duren dan een uur. - Begin de bijeenkomst met het nieuws te vertellen en geef daarna gelegenheid tot vragen stellen. - Verwaarloos geen enkele journalist. Hou er rekening mee dat sommigen na afloop nog even apart met jou willen praten. - Zorg voor duidelijke naambordjes op tafel voor degenen die tijdens de persconferentie namens je organisatie het woord voeren. - Vraag je bij elke uitspraak af tot welke krantenkop die kan leiden. - Zorg voor een uitgebreide persmap, met daarin een persbericht, achtergrondinformatie, en evt. een foto (vrij voor publicatie). - Stuur de persmap toe aan journalisten die je graag had ontmoet, maar die toch ontbraken. - Hou de stukjes bij die je persconferentie opleveren. 69

30 JOBBEURZEN Wanneer een jobbeurs? Mensen komen naar jobbeurzen wanneer ze op zoek zijn naar een job. Je neemt deel aan of organiseert een jobbeurs als je jobs ter beschikking hebt voor mensen die naar die jobbeurs komen. Wanneer je die mensen dus niet kan vooruit helpen, ga je of organiseer je het beter niet. Geen handelsbeurzen of jaarmarkten We willen liever niet op handelsbeurzen of jaarmarkten gaan staan omdat deze niet in een werkcontext passen. Op een handelsbeurs of jaarmarkt kan een verkeerde perceptie gecreëerd worden van de Werkwinkel. Standopbouw Op een jobbeurs komt het er steeds op aan de geest van de Werkwinkel te blijven uitstralen, zowel in de standopbouw als in de benadering van klanten. Er zijn in Vlaanderen genoeg stands aanwezig. Neem dus contact op met de centrale Projectcel om er eentje te reserveren. Tijdens een jobbeurs ben je één van velen Een jobbeurs wordt georganiseerd voor of door meerdere partners. Dit heeft zijn voordelen omdat je de taken kan verdelen. Maar dit impliceert ook mogelijke nadelen. Het komt erop aan assertief genoeg te zijn. Zorg er dus bijvoorbeeld voor dat je logo bij gezamenlijk promotiemateriaal prominent genoeg aanwezig is of dat je niet ergens in een hoekje wordt weggeduwd met je stand. 70

31 ORGANISEREN van een jobbeurs: Aftoetslijstje: Organisatie: - Instellen projectgroep - Bepalen doelstellingen jobbeurs - Vaststellen relevante doelgroepen - Identificeren mogelijke werkgevers - Opstellen begroting - Kostenbewaking - Uitwerken draaiboek - Uitnodigen werkgevers - Uitnodigen werkzoekenden - Regelmatige communicatie (intern en extern) over stand van zaken - Analyse en evaluatie van jobbeurs - Opvolging jobbeurscontacten Bekendmaking: - Eventueel aanmaken aparte website beurs - Selectie communicatiemiddelen uit dit communicatieboek Standen: - Locatie vastleggen - Definitieve inschrijvingen afronden - Inschatten benodigde oppervlakte - Indelen standplaatsen - Eventueel huur van voorzieningen (elektriciteit, telefoon, enz.) en inrichting (panelen, video, enz.) - Decoratie - Apparatuur (pc, modem, telefoon) - Catering (extern of zelf doen) Beurscoördinatie: - Keuze beurscoördinator en overige medewerkers die op de jobbeurs alles mee in goede banen zullen leiden - Opstellen roulatieschema - Regelen maaltijden - Voorbereiden bezoekersregistratie - Instructie medewerkers - Regelmatig interne informatie en motivering medewerkers 71

32 Drukwerk: - Inventarisatie bestaand documentatiemateriaal - Speciaal voor de beurs te ontwikkelen drukwerk (vb: bijbestellen folders) - Badges en visitekaartjes standbemanning - Uitnodigingen - Documentatiemap en/of persmap DEELNEMEN aan een jobbeurs: Praktische tips: - Om nachtmerries te vermijden stel je best een takenlijstje op met de taken die dienen te gebeuren, en het materiaal dat je daarvoor nodig hebt. - Toets af of er extra verzekeringen moeten worden afgesloten. - Vaak moeten teksten aangemaakt worden voor een beurscatalogus, vergeet dit niet. Ook voor de internetsite van de beurs of voor een beursbulletin moeten vaak teksten worden aangeleverd. - Vergeet geen maaltijden te regelen voor je standmedewerkers. - Zorg voor een gestructureerd registratiesysteem van de bezoekers aan je stand. - Inventariseer je bestaand communicatiemateriaal en identificeer specifieke noden voor de beurs. 72

33 OPENDEURDAGEN Wanneer gebruik je opendeurdagen? Op een opendeurdag wil je jouw publiek laten kennismaken met de verschillende diensten die je te bieden hebt. Een opendeurdag werkt drempelverlagend. Mensen die anders niet langskomen in je Werkwinkel komen al eens makkelijker een kijkje nemen. Deze dag is een uitgelezen kans om de sympathie van je publiek te winnen. Respecteer de privacy De privacy van de werkzoekenden moet gerespecteerd worden. Ga dus niet meteen naam en adres gaan vragen. Doe dit liever in een later stadium. Blijf een WERKwinkel Opendeurdagen zijn geen kermissen. Je kan gerust een hapje en een drankje aanbieden, maar het mag geen attractie worden. Het is niet de rol van de Werkwinkel om voor animatie te zorgen, maar wel informatie te verschaffen. Tips voor het organiseren van een opendeurdag: - Leg de datum goed op voorhand vast, en breng je doelpubliek tijdig op de hoogte. - Geef je opendeurdag een zo groot mogelijke bekendheid. - Installeer verschillende ontvangstbalies om lange files te vermijden. - Maak er een feest van. Versier je Werkwinkel, verras je klanten met een originele attentie,... Maar blijf een WERKwinkel. - Praat met je bezoekers. Veel organisatoren van een opendeurdag hebben het zo druk met organiseren dat ze hun bezoekers niet zien staan. Met een goede organisatie kan je dit vermijden. 73

34 RELATIEGESCHENKEN Wanneer gebruik je relatiegeschenken? Relatiegeschenken bied je aan klanten of relaties aan bij een belangrijk contact. Dit kan de eerste ontmoeting zijn, het vinden van een job, enz. Wij beperken ons tot balpennen Om een totale kakofonie van relatiegeschenken te vermijden beperken wij ons voorlopig tot het uitdelen van balpennen met het logo van de Werkwinkel erop. Wil je absoluut toch een ander relatiegeschenk weggeven? Neem dan even contact op met de centrale Projectcel. Contact: Projectcel Werkwinkels Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw Paviljoenstraat Brussel Tel. & de communicatieverantwoordelijken binnen de Projectcel kan je rechtstreeks bereiken op hun persoonlijk telefoonnummer en adres. Bart Roelandt bart.roelandt@werkwinkel.be Peter Cousaert peter.cousaert@werkwinkel.be Jughmans Ann ann.jughmans@vvsg.be Tel:

35 NAAMPLAATJES Wanneer gebruik je naamplaatjes? Wij adviseren om je medewerkers binnen de Werkwinkel zoveel mogelijk een naamplaatje te laten dragen. Dit verhoogt hun herkenbaarheid voor klanten. Zo hebben zij onmiddellijk een aansprekingspunt wanneer ze de Werkwinkel binnenstappen. Naamplaatje Kan ik je helpen? Melissa 75

36 ANDERE COMMUNICATIEMIDDELEN Heb je andere ideeën om op lokaal vlak te communiceren over je Werkwinkel, neem dan contact op met de centrale Projectcel, en we kunnen er eens over praten. Contact: Projectcel Werkwinkels Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw Paviljoenstraat Brussel Tel. & de communicatieverantwoordelijken binnen de Projectcel kan je rechtstreeks bereiken op hun persoonlijk telefoonnummer en adres. Bart Roelandt bart.roelandt@werkwinkel.be Peter Cousaert peter.cousaert@werkwinkel.be Jughmans Ann ann.jughmans@vvsg.be Tel:

37 VRAGEN OVER DRUKWERK Hoe kan ik tijd besparen? Werk met de sjablonen die je worden aangeboden op het extranet. Je hoeft dan enkel nog aantrekkelijke foto s te maken en de teksten te schrijven. Werk je met een drukker, dan zal hij je ongetwijfeld graag helpen met een professionele opmaak. Heb je nog vragen? Contacteer de centrale Projectcel. Hoe lang duurt het voordat drukwerk klaar is? Voor een folder op een formaat van een A4 moet je rekenen op maximaal 5 werkdagen. De inkt moet immers drogen voordat de folders gevouwen kunnen worden. Vraag aan je drukker of hij alvast de enveloppen levert, dan kan je al beginnen met de adressen erop te schrijven. Je ziet: tijdig inplannen is een noodzaak. Hoe komen foto s het best tot hun recht? Probeer niet te veel te fotograferen, kies liever voor close-ups zeker als je mensen in beeld brengt. Zorg ook voor dynamiek in je foto s, de klassieke staatsieportretten waarbij iedereen op een rij staat, trekken de aandacht niet. Probeer altijd mensen in beeld te brengen, want mensen kijken graag naar mensen. Hoe kan ik de kosten zoveel mogelijk beperken? Probeer zoveel mogelijk samen te drukken waardoor je makkelijker korting kunt bedingen. 77