De burger gehoord? Evaluatie van de bezwarencommissies

Transcriptie

1 Rekenkamercommissies ViP+ De burger gehoord? Evaluatie van de bezwarencommissies EINDRAPPORT - deelrapport Evaluatie van de bezwarencommissies Onderzoek Klachten, bezwaar en beroep Rekenkamercommissie Barneveld/Leusden/Zeewolde Maart 2008

2 Rekenkamercommissies ViP+ blad 2 van 96 COLOFON De zes gemeenten Barneveld, Leusden, Nijkerk, Renswoude, Scherpenzeel en Woudenberg hebben vanuit het samenwerkingsverband Vallei-in-Perspectief (ViP) gezamenlijk drie lokale rekenkamercommissies opgezet. Per 1 september 2005 zijn de drie Rekenkamercommissies Barneveld/Leusden, Nijkerk en Renswoude/ Scherpenzeel/Woudenberg van start gegaan. Deze commissies hebben een gemeenschappelijk externe voorzitter en twee gemeenschappelijk ambtelijk secretarissen/onderzoekers. De secretarissen zijn gedetacheerd bij de gemeente Barneveld. Daarnaast bestaat elke commissie uit twee externe leden. De commissies zijn geïnstalleerd voor de duur van drie jaar. Aan het einde van deze periode besluiten de betrokken gemeenten of de Rekenkamercommissies in de huidige vorm worden voortgezet. Per 1 januari 2006 heeft de gemeente Zeewolde zich aangesloten bij de commissie Barneveld/Leusden. De Rekenkamercommissie Barneveld/Leusden/Zeewolde bestaat uit de heer drs. J.P.P. van Dort cmc (voorzitter), de heer drs. R. Kamphues en de heer dr. J.G.W. Scheltinga (lid). De Rekenkamercommissie wordt ondersteund door de ambtelijk secretarissen/onderzoekers mevrouw drs. B.C.J. Does en mevrouw drs. P.R. van Putten.

3 Rekenkamercommissies ViP+ blad 3 van 96 Inhoudsopgave Voorwoord 5 Hoofdstuk 1 Inleiding en vraagstelling Inleiding onderzoek Doel van het onderzoek Onderzoeksaanpak Leeswijzer.. Hoofdstuk 2 Bevindingen bezwarencommissie collegebesluiten. 2.1 Toetsing uitgangspunten bezwarencommissie collegebesluiten. 2.2 Het functioneren van de commissie. Hoofdstuk 3 Bevindingen bezwarencommissie raadsbesluiten Toetsing uitgangspunten bezwarencommissie raadsbesluiten Het functioneren van de commissie. Hoofdstuk 4 Benchmarks Benchmark Soest, Noordoostpolder en Heusden Benchmark Leusden, Nijkerk en Zeewolde. Hoofdstuk 5 De bezwaarschriftenprocedure ervaren door burgers Inleiding 5.2 Ervaringen van burgers met de bezwaarschriftenprocedure.... Hoofdstuk 6 Conclusies en aanbevelingen Conclusies 6.2 Aanbevelingen.. Bestuurlijke reactie college burgemeester en wethouders Nawoord Rekenkamercommissie BIJLAGEN Bijlage 1 Bevindingen werkwijze bezwarencommissie collegebesluiten Bijlage 2 Bevindingen werkwijze bezwarencommissie raadsbesluiten Bijlage 3 Samenstelling bezwarencommissies Bijlage 4 Literatuurlijst Bijlage 5 Respondenten interne interviews Bijlage 6 Werkwijze bezwarencommissie collegebesluiten Bijlage 7 Tabellen Bijlage 8 Benchmark Soest, Noordoostpolder en Heusden Bijlage 9 Benchmark Barneveld, Leusden, Nijkerk en Zeewolde Bijlage 10 Best practices Bijlage 11 Afkortingen lijst afdelingen

4 Rekenkamercommissies ViP+ blad 4 van 96

5 Rekenkamercommissies ViP+ blad 5 van 96 Voorwoord Gemeenten leggen zich steeds meer toe op het verbeteren van de relatie met de burger. Meer aandacht voor de informatievoorziening, communicatie en de dienstverlening zijn bekende speerpunten. Gemeenten voeren klanttevredenheidsonderzoeken uit en ontwikkelen interactief beleid. Zo ook in Barneveld. Toch blijft de relatie tussen de gemeente en de burger die van een gedwongen keuze: een burger kan voor zijn gemeentelijke producten niet gaan shoppen. Hoogstens kan hij verhuizen naar een andere gemeente met een aansprekender dienstverleningsconcept of met lagere tarieven. Maar dat is niet reëel. De gemeente en zijn inwoners zijn dus aan elkaar gebonden. Daarnaast blijft er natuurlijk altijd een spanningsveld bestaan tussen de burger in zijn rol als consument en de gemeente als uitvoerder van wet- en regelgeving. De Rekenkamercommissie heeft nu onderzoek uitgevoerd naar twee onderdelen van deze relatie tussen burger en gemeente: hoe gaat de gemeente om met de klachten en de bezwaarschriften van inwoners? Ontevreden burgers, die zich onbegrepen voelen of het gemeentelijk beleid niet kunnen plaatsen, en die geen mogelijkheid hebben om over te stappen naar een andere gemeente. Juist deze groep is relevant, omdat de gemeente kan leren van binnengekomen klachten en bezwaren en het gemeentelijk beleid of de organisatie daarop kan aanpassen. Daarnaast geldt vaak dat mensen geneigd zijn negatieve ervaringen eerder door te geven dan neutrale of positieve ervaringen. De wijze waarop de gemeente omgaat met klachten en bezwaarschriften is een factor van belang in de beeldvorming van burgers over de gemeente. Ons onderzoek is erop gericht het gemeentelijk proces voor de behandeling van klachten en bezwaarschriften te verbeteren. De Rekenkamercommissie heeft daarvoor het onderzoek in Barneveld in twee delen uitgevoerd: een onderzoek naar de behandeling van bezwaarschriften en een onderzoek naar de behandeling van klachten. Over beide onderzoeken zijn aparte rapportages opgesteld. Dit deelrapport bevat het onderzoek naar de behandeling van bezwaarschriften in de gemeente Barneveld. Op verzoek van het college van burgemeester en wethouders is het onderzoek uitgevoerd vanuit het perspectief de huidige twee bezwarencommissies van de gemeente te evalueren. De Rekenkamercommissie spreekt de wens uit dat dit onderzoek voor de gemeente een stimulans is om verder invulling te geven aan behandeling van bezwaarschriften in de gemeente. Ongeveer anderhalf jaar na afronding van dit onderzoek wil de Rekenkamercommissie kijken in welke mate de aanbevelingen uit dit rapport zijn overgenomen en ingevoerd in de organisatie. Het onderzoek is uitgevoerd door mevr. ir. F.T. van de Vlierd (onderzoekscoördinator, lid Rekenkamercommissie Nijkerk), de heer drs. J.P.P. van Dort cmc (voorzitter van de Rekenkamercommissie) en de ambtelijk secretarissen mevr. drs. B.C.J. Does en mevr. drs. P.R. van Putten. Tot slot wil de Rekenkamercommissie de gemeente Barneveld en het adviesbureau Leeuwendaal bedanken voor hun medewerking aan dit onderzoek. Drs. J.P.P. van Dort Voorzitter Rekenkamercommissies ViP+

6 Rekenkamercommissies ViP+ blad 6 van 96

7 Rekenkamercommissies ViP+ blad 7 van 96 Hoofdstuk 1 Inleiding en vraagstelling 1.1 Inleiding onderzoek De gemeente Barneveld kent twee bezwarencommissies: één voor de bezwaarschriften tegen besluiten van het college en de burgemeester en één voor bezwaarschriften tegen raadsbesluiten. De eerste commissie bestaat uit ambtenaren en een wethouder, allen van de eigen organisatie. De tweede uit eigen raadsleden en een externe voorzitter. In het coalitieakkoord van de gemeente Barneveld staat dat de coalitiepartijen een onderzoek naar c.q. evaluatie van de bezwarencommissie van college en raad willen houden. Verder geeft een doorlichtingsrapport van de afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning (BMO) uit 2006 aan dat de samenstelling en de werkwijze van de bezwarencommissie(s) opnieuw kunnen worden bezien. Enerzijds vanwege de belasting die de huidige werkwijze met zich mee brengt, anderzijds gezien het feit dat bezwarencommissies van veel gemeenten inmiddels bestaan uit externe leden (geen deel uitmakend van het gemeentelijke bestuursorgaan van de gemeente/niet werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente). Het college van B&W heeft de Rekenkamercommissie verzocht om deze evaluatie uit te voeren. Onderzoek Barneveld Onderzoek alle ViP+- gemeenten De Rekenkamercommissie is ingegaan op het collegeverzoek de bezwarencommissies te evalueren, mede omdat de Rekenkamercommissies ViP+ in 2007/2008 een onderzoek wilden uitvoeren naar klachten, bezwaarschriften en beroepszaken in de gemeenten Barneveld, Leusden, Nijkerk en Zeewolde over de periode (in de gemeenten Renswoude, Scherpenzeel en Woudenberg is alleen sprake van een benchmark op kengetallen). Daardoor is in Barneveld het onderzoek naar bezwaarschriften en beroepszaken, anders dan in de andere ViP+-gemeenten, mede uitgevoerd vanuit het perspectief de bestaande bezwarencommissies te evalueren. Het onderzoek naar deze evaluatie van de bezwarencommissies geeft de raad een beeld van het functioneren van de bezwaarschriftenprocedure in de organisatie en meer specifiek over haar eigen rol in de bezwarencommissie raadsbesluiten. Dit deelrapport bevat de bevindingen van dit onderzoek. Het deelrapport 'Klachten' bevat de bevindingen van de Rekenkamercommissie over de klachtenbehandeling in de gemeente Barneveld. 1.2 Doel van het onderzoek Het doel van het onderzoek is inzicht te krijgen in het functioneren van de bezwarencommissie collegebesluiten 1 en de bezwarencommissie raadsbesluiten 2 in de gemeente Barneveld. De probleemstelling van dit onderzoek luidt: Hoe functioneren de bezwarencommissies van de gemeente Barneveld? 1 In dit rapport hanteert de Rekenkamercommissie de term bezwarencommissie collegebesluiten, voor de commissie die bezwaarschriften tegen besluiten van het college en de burgemeester behandelt. 2 In dit rapport hanteert de Rekenkamercommissie de term bezwarencommissie raadsbesluiten, voor de commissie die bezwaarschriften tegen besluiten van de raad behandelt.

8 Rekenkamercommissies ViP+ blad 8 van 96 De bijbehorende onderzoeksvragen zijn: 1. Wat zijn in de gemeente Barneveld de inhoudelijke kaders voor het functioneren van de bezwarencommissies? (verdeeld naar de uitgangspunten: transparantie, volledige heroverweging, communicatie met de burger, zeefwerkfunctie, doorwerking in de organisatie) 2. Hoe worden de kaders in de praktijk gebracht (effectiviteit)? 3. Hoe functioneren de bezwarencommissies in de praktijk? a. Hoe ziet de tijdsbesteding van de commissies eruit? (voorbereidingstijd, frequentie bijeenkomsten e.d.) b. Wat is de afhandelingstermijn? Wat zijn redenen voor overschrijdingen? c. Wat zijn de kosten van de bezwarencommissies? (voorzover gegevens beschikbaar) 4. Hoe ervaren burgers de bezwaarschriftenprocedure? a. Wat vindt de burger van de informatievoorziening aangaande de procedure? b. Wat vindt de burger van de afhandeling (termijn, informatievoorziening gedurende de procedure, de hoorzitting, snelheid van afhandeling na de beslissing)? 1.3 Onderzoeksaanpak De Rekenkamercommissie evalueert de bezwarencommissies op een aantal uitgangspunten die van belang zijn in een bezwaarschriftenprocedure. Deze uitgangspunten heeft de Rekenkamercommissie opgesteld op basis van de Awb, de tweede evaluatie van de Awb en vakliteratuur. Kader 1 Bezwaarschriftenprocedure Algemene wet bestuursrecht Op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is de bezwaarschriftenprocedure in bijna alle gevallen een verplicht traject voor toegang tot de rechtbank (beroep). De bezwaarschriftprocedure van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is niet alleen bedoeld om de burger rechtsbescherming te bieden door de juistheid van een besluit door een bestuursorgaan aan de orde te stellen. Het is ook bedoeld om het bestuursorgaan in de gelegenheid te stellen het primaire besluit te heroverwegen en eventuele fouten te herstellen, zonder dat daar een rechter aan te pas hoeft te komen. Anders dan de rechter dient het bestuursorgaan zich bij deze heroverweging niet te beperken tot de rechtmatigheid van het primaire besluit, maar moet het ook aandacht besteden aan beleidsaspecten voor zover de wet daartoe de ruimte biedt (Handreiking Bezwaarschriftprocedure Algemene wet bestuursrecht). Voordat een bestuursorgaan op het bezwaar beslist, stelt het belanghebbenden in de gelegenheid te worden gehoord (art. 7:2) door het bestuursorgaan zelf (art. 7:5) of door een adviescommissie (art. 7:13). Tegen de beslissing op het bezwaar kan beroep worden ingesteld bij de rechter (art 7:1). Voordat de uitgangspunten zijn vastgesteld en door de Rekenkamercommissie zijn gebruikt voor de evaluatie, zijn zij voor een second opinion voorgelegd aan een juridisch adviesbureau met brede ervaring in evaluaties van bezwarencommissies.

9 Rekenkamercommissies ViP+ blad 9 van 96 Kader 2 Uitgangspunten onderzoek De uitgangspunten waarop de Rekenkamercommissie toetst zijn: Transparantie: duidelijke structuur/procedure voor alle betrokkenen. Volledige heroverweging 3 : Het bezien van het besluit in zijn volle omgang 4. Communicatie met de burger: voorlichting, volledigheid hiervan, bejegening. Zeefwerkfunctie: voorkomt de bezwaarschriftenprocedure dat burgers in beroep gaan? Doorwerking in de organisatie: De mate waarin besluiten op bezwaarschriften leiden tot veranderingen in de organisatie, beleid(sregels) of in de uitvoering. De onderzoeksvragen en uitgangspunten gevisualiseerd: Figuur 1 Onderzoeksvragen en uitgangspunten onderzoek De inhoudelijke kaders van de bezwarencommissies/uitgangspunten: - transparantie - volledige heroverweging - communicatie met de burger - zeefwerkfunctie - doorwerking in de organisatie EFFECTIVITEIT De toepassing van de kaders in de praktijk: - transparantie - volledige heroverweging - communicatie met de burger - zeefwerkfunctie - doorwerking in de organisatie Het functioneren van de bezwarencommissies in de praktijk: - tijdsbesteding/kosten - afhandelingstermijn - eenduidigheid - samenstelling 3 De term heroverweging komt uit art. 7:11, lid 1 Awb: "Indien het bezwaar ontvankelijk is, vindt op grondslag daarvan een heroverweging van het bestreden besluit plaats". Aan deze term is het woord 'volledig' toegevoegd, omdat zowel uit de totstandkoming van de wet als inmiddels ook uit jurisprudentie blijkt dat in de bezwaarschriftprocedure zowel rechtmatigheids- als beleidskwesties aan de orde kunnen komen. 4 Dat betekent dat de volgende vragen moeten worden beantwoord: Is wet- en regelgeving wel goed toegepast? Is het besluit wel redelijk, gelet op beleid en de omstandigheden? Zijn er nieuwe feiten in het bezwaarschrift naar voren gebracht die er toe leiden dat het bestuursorgaan anders zou moeten besluiten? Bij de beslissing op bezwaar en dus ook bij het advies dat de basis vormt van deze beslissing speelt de volledigheid van de heroverweging. De Rekenkamercommissie beziet de mate van heroverweging vanuit het advies van de bezwarencommissies aan het bestuursorgaan. Daarbij wordt ook gekeken in hoeverre de samenstelling van de bezwarencommissie van invloed is op de mate van volledige heroverweging.

10 Rekenkamercommissies ViP+ blad 10 van 96 De Rekenkamercommissie heeft het onderzoek als volgt uitgevoerd: 1. Documentenonderzoek Studie van relevante documenten, zoals verordeningen, procedurebeschrijvingen, jaarverslagen, afdelingsplannen en andere relevante stukken van de gemeente Barneveld. Ook de relevante landelijke wet- en regelgeving is hierbij betrokken. 2. Interviews De Rekenkamercommissie heeft interviews gehouden met de voorzitters, secretarissen en leden van de bezwarencommissies 5. Ook zijn aanvullende interviews gehouden met het verantwoordelijke afdelingshoofd voor de procedures en met de burgemeester ter afsluiting. 3. Dossieronderzoek Aanvullend op de interviews zijn zestien dossiers (dertien dossiers met bezwaarschriften op collegebesluiten zeven van de afdeling Ruimte, Bouwen en Wonen (RBW), drie van de afdeling Verkeer en Infrastructuur (V&I) en drie van de afdeling Werk, Zorg en Inkomen (WZI) en drie dossiers met bezwaarschriften op raadsbesluiten) bestudeerd om te toetsen in hoeverre deze dossiers de bevindingen uit de interviews ondersteunen. Voorts zijn twee beroepszaken van de afdeling WZI en één beroepszaak van de afdeling RBW bekeken. De secretaris van de Rekenkamercommissie heeft voorts een hoorzitting bijgewoond van de bezwarencommissie collegebesluiten. 4. Ervaringen van burgers Via een steekproef onder de indieners van bezwaarschriften heeft de Rekenkamercommissie ook de beleving van burgers met de bezwaarschriftenprocedure onderzocht. Het gaat om bezwaarmakers die in de eerste helft van 2007 een bezwaarschrift bij de gemeente indienden. In totaal zijn twaalf indieners van bezwaarschriften telefonisch geënquêteerd. 5. Vergelijking met vergelijkbare gemeenten De gemeenten Soest, Noordoostpolder en Heusden 6 hebben meegewerkt aan een benchmark bij deze evaluatie door gemeentelijke documenten over de eigen bezwaarschriftenprocedures ter beschikking te stellen en mee te werken aan een telefonisch interview. 6. Second opinion juridisch adviesbureau Alvorens ze vast te stellen, heeft de Rekenkamercommissie de uitgangspunten van toetsing, de vragenlijst voor de interviews, en het concept-rapport voorgelegd aan een juridisch adviesbureau voor toetsing en advies. Tevens zijn enkele bezwaarschriftendossiers aan het bureau voorgelegd ter beoordeling van de mate van volledige heroverweging door de commissies. Dit bureau heeft veel ervaring met evaluaties van bezwarencommissies. 7. Vergelijking met ViP+-gemeenten Tenslotte heeft de Rekenkamercommissie nog een benchmark uitgevoerd waarbij de bezwaarschriftenbehandeling in Barneveld wordt vergeleken met drie andere ViP+-gemeenten (Leusden, Zeewolde en Nijkerk). Afbakening onderzoek De Rekenkamercommissie heeft zich een beeld gevormd van het functioneren van de twee bezwarencommissies in de jaren 2004 tot 2006 (deze onderzoeksperiode geldt ook voor het ViP+-brede onderzoek van de Rekenkamercommissies naar klachten, bezwaarschriften en beroep in alle ViP+-gemeenten). Zaken over aansprakelijkheidsstelling, belasting- en WOZzaken, planschadeprocedures en bezwaarschriften/ beroepszaken op het gebied van interne personele aangelegenheden zijn buiten beschouwing gelaten. 5 Drie van de zeven raadsleden die lid zijn van de bezwarencommissie voor raadsbesluiten zijn geïnterviewd, de overigen hebben telefonisch of per kunnen reageren op de vragenlijst en de verslagen. 6 Dit zijn vergelijkbare gemeenten, waarmee Barneveld in het verleden al eerder benchmarks heeft uitgevoerd.

11 Rekenkamercommissies ViP+ blad 11 van Leeswijzer In hoofdstuk 2 van dit rapport heeft de Rekenkamercommissie haar bevindingen opgenomen ten aanzien van de bezwarencommissie collegebesluiten. Hoofdstuk 3 van dit rapport bevat de bevindingen ten aanzien van de bezwarencommissie raadsbesluiten. Vervolgens behandelen wij in hoofdstuk 4 twee benchmarks. Eén benchmark bevat een vergelijking van de bezwarencommissies in Barneveld met die van drie vergelijkbare gemeenten (Soest, Noordoostpolde01 en Heusden). In de tweede benchmark wordt de bezwaarschriftenprocedure in Barneveld vergeleken met drie ViP+ gemeenten (Leusden, Nijkerk en Zeewolde). Daarna volgt in hoofdstuk 5 de uitgebreide beschrijving van de ervaringen van burgers met de bezwaarschriftenprocedure van de gemeente. Tenslotte zijn in hoofdstuk 6 de conclusies en aanbevelingen van dit onderzoek opgenomen.

12 Rekenkamercommissies ViP+ blad 12 van 96

13 Rekenkamercommissies ViP+ blad 13 van 96 Hoofdstuk 2 Bevindingen bezwarencommissie collegebesluiten 2.1 Toetsing uitgangspunten bezwarencommissie collegebesluiten Belanghebbenden die in Barneveld een bezwaarschrift indienen tegen een collegebesluit of een besluit van de burgemeester worden gehoord door het bestuursorgaan zelf (art.7:5 Awb). De werkwijze van horen ligt niet vast in een aparte gemeentelijke regeling of huishoudelijk reglement, maar staat beschreven in een collegevoorstel uit 1993 over de installatie van de commissies en een voorstel uit 1994 over een evaluatie (zie bijlage 6). Deze collegevoorstellen zijn niet bekend bij medewerkers die daarna in dienst zijn getreden. De werkwijze van horen staat op hoofdlijnen verder beschreven in de jaarverslagen van de bezwarencommissies (sinds 1999), waarin ook staat dat de gemeente de uitgangspunten van de Awb voor vormvereisten, termijnen, behandeling van het bezwaarschrift en de beslistermijn hanteert. Twee afdelingen hebben voor hun rol bij bezwaarschriften een eigen procedurebeschrijving opgesteld. In de volgende tabel heeft de Rekenkamercommissie de inhoudelijke kaders 7 voor het functioneren van de bezwarencommissie collegebesluiten (verdeeld naar de uitgangspunten: transparantie, volledige heroverweging, communicatie met de burger, zeefwerkfunctie en doorwerking in de organisatie) afgezet tegen haar bevindingen ten aanzien van het in de praktijk brengen van deze kaders. Dit is gebeurd op basis van de interviews in de organisatie (de interne interviews), het documenten-/dossieronderzoek en de interviews met burgers over hun ervaringen met de bezwaarschriftenprocedure 8. De Rekenkamercommissie beantwoordt hiermee de onderzoeksvragen één en twee. In Bijlage 1 staan de bevindingen van de Rekenkamercommissie uitvoerig beschreven per uitgangspunt. 7 Gebaseerd op de collegevoorstellen uit 1993/1994 en de procesbeschrijving in de jaarverslagen. 8 In hoofdstuk 5 zijn de uitgebreide ervaringen van de geïnterviewde burgers opgenomen.

14 Rekenkamercommissies ViP+ blad 14 van 96 Tabel 2.1: uitgangspunten evaluatie: inhoudelijke kaders versus het in de praktijk brengen van deze kaders Uitgangspunten evaluatie Transparantie: duidelijke structuur/procedure. Inhoudelijke kaders Werkwijzebeschrijving bezwarencommissie collegebesluiten Zodra een bezwaarschrift is ontvangen, wordt door het bestuursorgaan de volledige behandeling aan de commissie overgedragen. De commissie maakt een keuze in wijze van behandeling: - een hoorzitting; - bij kennelijk niet ontvankelijk of kennelijk gegrond bezwaarschrift geen hoorzitting; - zoeken naar minnelijke schikking. De secretaris bereidt de hoorzitting voor, maakt het verslag van de hoorzitting en verwerkt de mening van de commissie in een advies aan het bestuursorgaan. Het advies bevat ook een verslag van de hoorzitting. Hierbij werkt de secretaris voor de commissie, en deze werkzaamheden vallen dus niet onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd. Toepassing kaders in de praktijk Bevindingen werkwijze bezwarencommissie in de praktijk - Ter voorbereiding op de behandeling van een ingediend bezwaarschrift in de bezwarencommissie stelt de secretaris van de commissie een memo op met onder andere een inleiding, toelichting op het primaire besluit, toelichting op het bezwaarschrift, aspecten ter overweging en eventuele vragen. In de memo wordt volgens sommige respondenten toch enigszins al richting gegeven. - Als een bezwaarschrift te laat wordt ingediend ontvangt de indiener standaard een brief waarin wordt verzocht om aan te geven wat de reden van de termijnoverschrijding is. De Rekenkamercommissie heeft deze brief ook in twee dossiers met termijnoverschrijding aangetroffen. Mede ingegeven door jurisprudentie 9 wordt de te late indiening echter bijna nooit verschoonbaar geacht. Maar volgens de respondenten wordt in deze situaties meestal wel gekeken naar het primaire besluit en mogelijke alternatieve oplossingen. In de twee dossiers met termijnoverschrijding was hiervan echter geen sprake. Vanwege de beperkte steekproef heeft de Rekenkamercommissie niet verder in de praktijk getoetst of de organisatie naar alternatieve oplossingen zoekt bij bezwaarschriften met termijnoverschrijdingen. - Bij één afdeling gaan de stukken bij niet-ontvankelijke bezwaarschriften niet langs de commissie. De afdeling maakt dan zelf een voorstel met het advies het bezwaarschrift niet-ontvankelijk te verklaren en af te zien van het horen van bezwaarden en stuurt dit naar het college. De bezwarencommissie wordt hierin niet betrokken en wordt hierover niet geïnformeerd. - De commissie adviseert zelden om een bezwaarschrift kennelijk ongegrond te verklaren (en dus geen hoorzitting te houden), omdat zij toch bijna altijd een indiener wil horen. - Bezwaarmakers kunnen de stukken van het dossier voorafgaand aan de hoorzitting inzien. De voorbereidende memo van de secretaris en de pleitnotitie/het verweerschrift van de vakafdeling liggen daar niet bij. 9 De rechtbank is hierin strikt: bij een eventuele beroepsprocedure wordt het besluit van een gemeente om een bezwaarschrift bij termijnoverschrijding als nog ontvankelijk te verklaren als nog ongedaan gemaakt bij termijnoverschrijding die niet verschoonbaar is.

15 Rekenkamercommissies ViP+ blad 15 van 96 vervolg Transparantie - Uit de interne interviews blijkt dat de hoorzittingen in principe openbaar zijn. Burgers kunnen verzoeken om een gesloten zitting, maar volgens de respondenten zijn burgers hier waarschijnlijk niet van op de hoogte en worden zij door de gemeente hierop niet actief gewezen. De hoorzittingen aangaande bezwaarschriften over sociale zaken zijn altijd gesloten. De inwoner wordt hierop gewezen. - Uit de interne interviews komt naar voren dat de voorzitter bij aanvang van de hoorzittingen zichzelf en de commissie, het doel en de onafhankelijkheid introduceert. De Rekenkamercommissie constateert dat bij de door haar bijgewoonde hoorzitting de introductie van de commissie en de onafhankelijkheid niet plaatsvond. Ook in de hoorverslagen van de onderzochte dossiers wordt deze toelichting niet altijd genoemd. Eén geïnterviewde burger zegt ook geen toelichting tijdens de hoorzitting te hebben ontvangen (twee van de twaalf gesproken burgers hebben een hoorzitting gehad; de andere burger kan zich niet meer herinneren of hij wel/niet een toelichting heeft ontvangen). De commissie hoort de indiener van het bezwaarschrift. Ook de ambtenaar die het bestreden besluit heeft voorbereid mag het woord voeren. Maar deze ambtenaar maakt nadrukkelijk geen deel uit van de commissie. Evt. kan de vakafdeling als zij een andere mening heeft, dit op papier zetten. Dit wordt bijgevoegd bij het advies. Het advies gaat naar het bestuursorgaan. - Tijdens de hoorzittingen is zichtbaar dat de behandelend ambtenaar geen onderdeel uitmaakt van de commissie. - Afhankelijk van welke afdeling de secretaris levert, ondertekent het afdelingshoofd van de vakafdeling (als de secretaris van de vakafdeling is) of het afdelingshoofd BMO (als de secretaris een BMO-jurist is) het collegevoorstel met het advies van de bezwarencommissie aan het college. Bij één afdeling gaat het advies vervolgens, voordat het naar het college gaat, ook langs de vakwethouder. Uit het onderzoek blijkt dat het via deze weg mogelijk is aanpassingen in het advies aan het college aan te brengen, buiten de bezwarencommissie om. - In het besluit van het college en in de beschikking naar de indiener van het bezwaar wordt geen melding gemaakt van het advies van de bezwarencommissie. In de beschikking wordt het besluit wel beargumenteerd op basis van de argumenten uit het advies van de commissie, maar dit advies is niet als zodanig herkenbaar op de beschikking. De indiener krijgt wel het verslag van de hoorzitting toegestuurd (het advies van de commissie is niet in het verslag opgenomen omdat het formuleren van het advies na de hoorzitting plaatsvindt).

16 Rekenkamercommissies ViP+ blad 16 van 96 Volledige heroverweging: het bezien van het besluit in zijn volle omgang. Ingediende bezwaarschriften worden overgedragen aan de commissie. Volledige heroverweging niet nader beschreven. Over de samenstelling: Per bezwaarschrift varieert de samenstelling van de commissie. Uitgangspunt is: - Voorzitter: een wethouder. Deze behandelt geen zaken die zijn eigen portefeuille aangaan: in deze gevallen treedt een andere wethouder op als voorzitter; - Secretaris: een ambtenaar die niet betrokken was bij het primaire besluit waartegen het bezwaarschrift is ingediend (in principe een jurist van de afdeling BMO. Alleen de afdelingen Ruimte, Bouwen en Wonen (RBW), Vastgoed en Infrastructuur (V&I) en Werk, Zorg en Inkomen (WZI) zorgen voor een eigen secretaris); - Een derde lid, ook niet betrokken bij het primaire besluit (afdeling BMO als deze geen secretaris levert, anders een ambtenaar van de betrokken afdeling). - De commissie beoordeelt procedure en inhoud. De Rekenkamercommissie stelt vast op basis van de onderzochte dossiers dat de overweging van de commissie niet slechts juridisch van aard is, maar ook oplossingsgericht. Het besluit wordt in voldoende mate in volle omvang getoetst, waarbij uit een enkel onderzocht dossier wel blijkt dat de commissie heeft nagelaten door te vragen. De commissie laat in haar adviezen zien dat zij zowel kijkt naar de toegepaste regelgeving als oordelend over de bezwaren naar de redelijkheid van het besluit. Het juridisch adviesbureau die de dossiers mede heeft beoordeeld onderschrijft dit oordeel. - Uit het onderzoek blijkt dat de oplossingsgerichte houding van de commissie mede komt door de huidige samenstelling van de commissie, waarbij de huidige wethouder een belangrijke rol speelt in het zoeken naar oplossingen. - De huidige voorzitter zit ook de hoorzittingen voor over bezwaarschriften op besluiten uit eigen portefeuille. Dit wijkt af van de werkbeschrijving. De geïnterviewde betrokkenen uit de organisatie vinden het niet onjuist dat een bestuurder, die deel uitmaakt van de bezwarencommissie, mede-adviseert over de heroverweging van een bezwaarschrift op een collegebesluit uit eigen portefeuille. Het is daarna immers aan het voltallige college om gebruikmakend van het advies van de commissie het bestreden besluit te heroverwegen. - Enkele respondenten stellen dat de mate van onafhankelijkheid bij de interne bezwarencommissies niet ter discussie staat, het gaat immers om bestuurlijke heroverweging. Het past volgens hen in de gedachte dat het bestuursorgaan nog eens een keer goed nadenkt over het eerder genomen besluit en daarmee heroverweegt zoals in de Awb gesteld. Uit de interviews met de bezwaarmakers blijkt dat burgers de mate van onafhankelijkheid van de commissies wel ter discussie stellen: 50% van de geïnterviewden (zes van de twaalf) geeft om die reden de voorkeur aan een commissie bestaande uit externe leden. - De voorzitter is burger- en oplossingsgericht tijdens de hoorzitting. Dit wordt door één van de twee burgers die een hoorzitting heeft gehad niet onderschreven. - De ambtelijk secretarissen vinden dat zij zich in bezwaarschriftenprocedures onafhankelijk kunnen opstellen tegenover collega s. Het is onduidelijk of dit in de praktijk werkelijk zo is, omdat uit het onderzoek blijkt dat het in enkele gevallen mogelijk is dat het

17 Rekenkamercommissies ViP+ blad 17 van 96 vervolg Volledige heroverweging afdelingshoofd en de wethouder wijzigingen in de adviezen van de bezwarencommissie aanbrengen. Communicatie met de burger: voorlichting, volledigheid, bejegening Niet nader beschreven. - Volgens de eigen organisatie beklagen burgers zich niet of nauwelijks over de samenstelling van de commissie. Daarbij wordt wel opgemerkt dat burgers nauwelijks weten hoe de besluitvorming werkt en de rol van een ieder daarin. Een juridisch adviseur van een burger maakt nog wel eens een kritische opmerking over de samenstelling, aldus de gemeente. Uit de interviews met de bezwaarmakers blijkt dat burgers wel degelijk kritisch zijn over de samenstelling van de commissie. De helft van de geïnterviewden (zes van de twaalf) geeft de voorkeur aan een commissie bestaande uit externe leden. - De gemeente licht burgers voor via internet, productenfolders en de bezwaarschriftenclausule in beschikkingen over de bezwaarschriftenprocedure maar vermeldt daarbij niet het doel van de procedure en de rol en samenstelling van de bezwarencommissie. - De gemeente informeert de indiener niet schriftelijk wanneer de beslissing op het bezwaarschrift voor vier weken verdaagd wordt (wanneer beslissing binnen 6 weken niet haalbaar is) of wanneer vervolgens de termijn van 10 weken verstreken is. Wel komt de termijnafhandeling impliciet aan de orde bij contacten tussen indiener en gemeente. - De gemeente geeft in de uitnodigingsbrief voor de hoorzitting aan de burgers niet aan wat het doel is van de bezwaarschriftenprocedure of rol van de bezwarencommissie, ook vermeldt zij niet altijd: - de samenstelling van de commissie; - dat men niet verplicht is te verschijnen op de hoorzitting, met het verzoek om contact op te nemen bij niet verschijnen; - de mogelijkheid tot laten bijstaan of door een gemachtigde te laten vertegenwoordigen. In de uitnodigingsbrief vermeldt de gemeente wel altijd dat stukken ter inzage liggen (met uitzondering van de stukken van Werk, Zorg en Inkomen; vanwege het persoonlijke karakter worden die stukken opgestuurd) en dat de burger bij vragen contact op kan nemen. - De secretarissen geven aan dat wanneer burgers telefonisch contact opnemen zij een toelichting geven op de procedure en burgers aanraden naar de zitting te komen. Tevens benadrukken zij in dit gesprek de laagdrempeligheid van de zitting.

18 Rekenkamercommissies ViP+ blad 18 van 96 vervolg Communicatie - De gemeente geeft geen voorlichting aan burgers over de vergoeding van kosten op basis van het Proceskostenbesluit 10. Zeefwerkfunctie: voorkomt de bezwaarschriftenprocedure dat burgers in beroep gaan? Niet nader beschreven. - Een burger krijgt tijdens de hoorzitting voldoende tijd voor het eigen verhaal en aan het einde gaat de voorzitter na of alles helder is voor de burger. Niet alle gesproken burgers die een hoorzitting hebben gehad zijn het hiermee eens (1 eens, 1 oneens). - De gemeente vermeldt in de brief bij het besluit over het bezwaarschrift dat burgers contact kunnen opnemen bij vragen. De gemeente verricht geen verdere nazorg: behalve het versturen van het besluit, neemt zij niet zelf contact op met de burger om te vragen of het besluit duidelijk is. Wel vermeldt de beschikking dat het mogelijk is beroep in te stellen en wordt de beroepsbijsluiter bijgevoegd. - In de voorlichting hanteert de gemeente de term 'bezwarencommissie', terwijl dit niet een commissie is in de zin van art. 7:13 Awb, maar horen door het bestuursorgaan zelf. - De respondenten denken dat de zeef werkt. Het aantal beroepszaken ervaart men als beperkt. Een hoorzitting leidt volgens de respondenten tot meer begrip en acceptatie en overtuiging dat verder beroep geen zin heeft. Ook wordt opgemerkt dat door burgers een hogere drempel wordt ervaren om naar de rechtbank te gaan. - Gemiddeld leiden 36% van de bezwaarschriften die in Barneveld ongegrond worden verklaard tot een beroepszaak in 2004 tot en met Van de 59 beroepszaken over 2004 tot en met 2006 verklaarde de rechter er negen gegrond (15%) en een zelfde aantal ongegrond (15%) 11. De afdelingen RBW en WZI nemen het grootste aantal beroepszaken voor hun rekening. 10 Als uit de bezwaarschriftenprocedure blijkt dat de gemeente een onrechtmatige beslissing heeft genomen, bestaat op basis van het Proceskostenbesluit de mogelijkheid tot vergoeding van (een deel van) bepaalde kosten. De burger dient hiertoe voorafgaand aan de beslissing op het bezwaar een verzoek in te dienen (art Awb). 11 De rest was niet-ontvankelijk (10%), werd ingetrokken (14%), was nog in behandeling (44%) of er werd hoger beroep aangetekend (1%). (De cijfers zijn afgerond.)

19 Rekenkamercommissies ViP+ blad 19 van 96 Doorwerking: de mate waarin besluiten op bezwaarschriften leiden tot veranderingen in de organisatie, beleid(sregels) of in de uitvoering. Niet nader beschreven. - In de organisatie is weinig vastgelegd over de doorwerking van de bezwaarschriften in de organisatie en de rol van de bezwaarschriften bij kennisoverdracht en kwaliteitsontwikkeling. Vanuit de organisatie wordt opgemerkt dat de doorwerking in de praktijk wel plaatsvindt, maar nog niet systematisch. - Bij de afdeling WZI worden beleidsregels gewijzigd als de besluiten op bezwaarschriften daartoe aanleiding geven. Ook vinden op deze afdeling steekproeven van dossiers plaats in het kader van kwaliteitscontrole. Bij de andere afdelingen vindt de doorwerking van bezwaarschriften niet systematisch plaats.

20 Rekenkamercommissies ViP+ blad 20 van Het functioneren van de commissie In deze paragraaf gaat de Rekenkamercommissie in op haar bevindingen ten aanzien van de aard van de bezwaarschriften, het aantal beroepszaken, de tijdsbesteding/kosten van de commissie, de termijnoverschrijdingen en mogelijke compensatie hierbij, de eenduidigheid in werkwijze en tenslotte de visie van de respondenten uit de organisatie op de samenstelling van de commissie. De Rekenkamercommissie beantwoordt daarmee onderzoeksvraag drie. Bezwaarschriften: aard van de onderwerpen In onderstaande grafiek zijn de bezwaarschriften per afdeling weergegeven (voor absolute aantallen verwijzen wij naar tabel 2 in bijlage 7), om inzicht te krijgen in de aard van de onderwerpen waartegen bezwaar wordt gemaakt. Een verdere onderverdeling naar aard is niet mogelijk, omdat de organisatie geen gedetailleerdere registratie bijhoudt 12. Het grootste aandeel van de ingediende bezwaarschriften heeft betrekking op ruimte, bouwen en wonen (2004: 52%; 2005: 47%; 2006: 56%), gevolgd door bezwaarschriften op werk, zorg en inkomen (2004: 29%, 2005: 39%; 2006: 31%). De bezwaarschriften op het gebied van bestuur en managementondersteuning, milieu en reiniging, onderwijs, jeugd en sport, publiekszaken, vastgoed en infrastructuur en cultuur nemen een veel kleiner aandeel voor hun rekening. Grafiek 2.1: bezwaarschriften per afdeling 2004 t/m 2006 bestuur en managementondersteuning beheer openbare ruimte cultuur milieu en reiniging onderwijs,jeugd en sport publiekszaken ruimte,bouwen en wonen vastgoed en infrastructuur werk,zorg en inkomen Bron: jaarverslagen bezwarencommissies 2004 t/m 2006 Beroepszaken Over 2004 tot en met 2006 stelden 59 bezwaarmakers beroep in, dat is gemiddeld twintig beroepszaken per jaar. Dit betekent dat gemiddeld ongeveer 36% van de bezwaarschriften die in Barneveld ongegrond worden verklaard (over 2004 t/m 2006 werden 164 bezwaarschriften ongegrond verklaard) leiden tot een beroepszaak. 12 De cijfers in de jaarverslagen tonen het aantal bezwaarschriften per afdeling en niet het aantal bezwaarschriften per type beschikking/gemeentelijke product, zoals bijvoorbeeld het aantal bezwaarschriften ingediend op een kap- of bouwvergunning. In de jaarverslagen is ook geen informatie beschikbaar of er tegen een beschikking meerdere bezwaarschriften zijn ingediend.

21 Rekenkamercommissies ViP+ blad 21 van 96 Van de 59 beroepszaken over 2004 tot en met 2006 verklaarde de rechter er negen gegrond (15%) en een zelfde aantal ongegrond (15%). Zie tabel 2.2 voor de overige cijfers. De afdelingen RBW en WZI nemen het grootste aantal beroepszaken voor hun rekening. Tabel 2.2: aantal beroepszaken 2004 t/m Totaal 2004 t/m 2006 ongegrond gegrond niet-ontvankelijk ingetrokken nog in behandeling aan het eind van dit jaar hoger beroep 1 1 Totaal Bron: jaarverslagen bezwarencommissies 2004 t/m 2006 Tijdsbesteding/kosten Volgens de respondenten uit de organisatie is de werkwijze voor de afhandeling van bezwaren de laatste jaren geprofessionaliseerd, met jaarverslagen en de gemeenschappelijke agenda (in Outlook) voor het inplannen voor het horen van de indieners van de bezwaarschriften. Via de gemeenschappelijke agenda kunnen de secretarissen zittingen snel inboeken. Met ingang van 2005 zijn er vaste dagdelen gereserveerd voor hoorzittingen (1 middag in oneven weken en 1 ochtend in even weken) 13. Zo hoeven de secretarissen niet te wachten tot er een bepaald minimum aan zittingen zijn, want de wisselende secretarissen en behandelend ambtenaren kunnen snel aanschuiven en weer terug naar hun werkplek. De voorzitter, secretarissen (behalve één) en 'derde' leden schrijven geen tijd, maar hebben de volgende schattingen gegeven per behandeling van een bezwaarschrift: - voorzitter: gemiddeld zo n 1,5 tot 2 uur; - secretaris: 15 uur (door twee secretarissen genoemd) tot uur (door één secretaris genoemd); - derde lid: gemiddeld 1 tot 1,5 uur. Het is niet mogelijk deze uren af te zetten tegen een bepaalde norm. In het afdelingsplan van de afdeling BMO staan wel urenramingen opgenomen 14 die de drie juristen kwijt zijn aan de behandeling van bezwaar- en beroepschriften, maar dit betreffen aannames (niet op basis van tijdregistraties) en hierin zitten ook de uren voor de behandeling van de bezwaarschriften over raadsbesluiten. Het rapport 'Doorlichting afdeling BMO' uit 2006 vermeldt dat de behandeling van de bezwaarschriften een relatief groot deel van het takenpakket van de afdeling BMO vormt (zie kader). 13 Procedure hoorzitting bezwaarschriften. 14 Voor 2004, 2005 en 2006 zijn 225 uren per jaar geraamd voor ondersteuning van de commissie bezwaarschriften door BMO. De omschreven activiteiten zijn: lid commissie voor het betreffende bezwaarschrift, toetsen aan algemene juridische beginselen en overnemen behandeling bezwaarschrift van de vaksectoren c.q. afdelingen.

22 Rekenkamercommissies ViP+ blad 22 van 96 Uit: Rapport Doorlichting afdeling BMO, gemeente Barneveld, BMC Het rapport constateert dat het voeren van het secretariaat van de bezwarencommissie door BMO niet tot de primaire taken van de centrale juristen behoorden en de laatste jaren als werkzaamheden erbij zijn 'ingeslopen'. Daar waar verwacht mag worden dat de functionele afdelingen het secretariaat voeren en de BMO-juristen als derde lid deelnemen, is de praktijk anders. Daar waar een vakafdeling geen eigen juridische kennis heeft, treedt een BMO-jurist op als secretaris. De behandeling van bezwaarschriften vormt een relatief groot deel van het takenpakket. Later concludeert het rapport dat ze het organisatorisch en juridisch consequent achten om het secretariaat van de bezwarencommissies bij BMO te positioneren. De commissie maakt verder zelf bijna geen externe kosten voor nader onderzoek. Nader onderzoek vindt voor het grootste deel intern plaats en komt ten laste van het afdelingsbudget. Termijnoverschrijdingen De beslistermijn van de Awb (art 7:10 - zes weken met een verdagingsmogelijkheid van vier weken) is in het jaar 2004 tot en met 2006 in ruim de helft van de bezwaarschriftzaken niet gehaald. De gemeente behandelde in % van de bezwaarschriften op collegebesluiten niet op tijd, in 2005 was dat percentage 64% en in %. De in de Awb gestelde termijn van afhandeling is een termijn van orde, er zijn geen sancties bij het niet afhandelen van het bezwaarschrift binnen de door de Awb gestelde termijn. Tabel 2.3: beslistermijnen van de in 2004 t/m 2006 ingediende en behandelde bezwaarschriften < 10 weken 41% 36% 48% 10 weken 6 maanden 32% 45% 47% 7-9 maanden 14% 10% 1% maanden 7% 2% 4% > 12 maanden 6% 7% - Bron: jaarverslagen bezwarencommissies 2004 t/m 2006 De interne respondenten noemen de volgende redenen voor de overschrijding van de termijn: - Gebrek aan capaciteit; - Lage prioriteitstelling van de afhandeling van bezwaarschriften; - Termijnbewaking vanuit BMO nog onvoldoende (vanuit hun juridische controlfunctie); - Tijd die nodig is voor bemiddeling/reparaties. Na het versturen van de ontvangstbevestiging van een bezwaarschrift (binnen één dag) zijn er minimaal twee weken nodig om een hoorzitting te plannen, in verband met de afspraak dat bezwaarden ten minste twee weken voor de zittingsdatum worden uitgenodigd. Vaak duurt het langer dan twee weken omdat er voorwerk moet worden gedaan, en de interne memo van de secretaris één week voor de hoorzitting moet worden aangeleverd zodat de hele commissie alle stukken kan lezen. Uit de interne interviews komt naar voren dat de hoorzittingen goed worden voorbereid. Hierop is volgens de eigen organisatie geen tijdwinst meer te behalen. Na de zitting duurt het minimaal drie tot vier weken voor het definitieve besluit door het college is genomen. Er gaat geen brief uit naar de burger dat de zes weken-termijn niet gehaald wordt. De bezwaarschriften worden in principe chronologisch afgewerkt, maar de respondenten zeggen ook te kijken ook naar de urgentie van de bezwaarschriften, of reageren op burgers die aan de bel trekken. De Rekenkamercommissie heeft dit in de praktijk niet verder onderzocht.

23 Rekenkamercommissies ViP+ blad 23 van 96 (Financiële) compensatie bij overschrijding termijnen Er speelt binnen de organisatie geen discussie over mogelijke financiële compensatie bij het overschrijden van termijnen door de gemeente. Er wordt gesteld dat een financiële compensatie alleen zou moeten gelden als de overschrijding van de termijn voor aantoonbare schade zorgt, die anders niet was ontstaan. Ook is gezegd dat bij grote overschrijdingen per geval wel gekeken wordt of dit van invloed is/kan zijn op de coulance van de gemeente. De Rekenkamercommissie heeft dit niet verder onderzocht. Eenduidigheid in werkwijze Op afdelingen met meerdere secretarissen bespreken deze onderling de adviezen en beschikkingen van elkaar. De juristen van de afdeling BMO kijken ook of de bezwarencommissie in de verschillende samenstellingen eenduidig werkt. Er wordt gesteld dat er procedure-afspraken zijn over de uitnodiging, de organisatie van de zitting en de verplichtingen vanuit de gemeente (wel vormvrij), en er is een format opgesteld voor het advies. Verschillen tussen afdelingen die de Rekenkamercommissie constateert zijn: - Adviezen van de bezwarencommissie doorlopen op verschillende wijze de organisatie: Bij bijna alle afdelingen gaat het door de secretaris opgesteld advies van de bezwarencommissie naar het derde lid (BMO) en de voorzitter voor een paraaf, voor het via het afdelingshoofd (voor mogelijk contrair advies) naar het college gaat. Bij één afdeling parafeert alleen het afdelingshoofd het definitieve advies, het gaat niet meer langs de commissieleden. - Wanneer er in een bezwaarschriftenprocedure geen hoorzitting wordt gehouden, dan doorlopen de stukken op verschillende wijze de organisatie. Bij bijna alle afdelingen gaan de stukken via de secretaris langs de commissie en de behandelende afdeling, voordat de stukken naar het college gaan. Bij één afdeling gaan de stukken niet langs de leden van bezwarencommissie wanneer er geen hoorzitting wordt gehouden. - De uitnodigingen voor de hoorzittingen zijn verschillend per afdeling. De brieven vermelden niet allemaal dezelfde onderdelen (zie tabel 1 Dossieronderzoek, aangeleverde gemeentelijke documenten bij Communicatie in Bijlage 1). - De organisatie gaat verschillend om met het toesturen van stukken aan indieners: bij één afdeling (WZI) ontvangt de bezwaarde het rapport dat ten grondslag ligt aan het primaire besluit (het betreft een rapport uit zijn eigen persoonlijke dossier). Bij andere afdelingen liggen de stukken ter inzage op het gemeentehuis. Samenstelling commissie Het rapport 'Doorlichting afdeling BMO' geeft aan dat de organisatie zou kunnen overwegen de samenstelling van de bezwarencommissie opnieuw te bezien. Zie kader hieronder. Uit: Rapport Doorlichting afdeling BMO, gemeente Barneveld, BMC Overwogen zou kunnen worden de samenstelling en werkwijze van de bezwarencommissie(s) opnieuw te bezien. Naast de belasting die de huidige werkwijze met zich meebrengt, is vandaag de dag in veel gemeenten met betrekking tot de (onafhankelijke) bezwarencommissies geregeld dat de leden geen deel uit maken van een gemeentelijk bestuursorgaan van de gemeente en dat deze niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente. Er is wel steeds sprake van een ambtelijk secretariaat. Uit de interne interviews komt naar voren dat de respondenten uit de eigen organisatie tevreden zijn over de huidige samenstelling van de commissie. De betrokkenheid van de leden is groot, en de lijnen met de organisatie zijn kort en informeel. Er is niet of niet direct behoefte aan extra materiedeskundigen. Daarnaast stelt één respondent dat de Awb zich sterk richt op de heroverweging : denk nog eens goed na, leer ervan. Om dat idee van de Awb goed vorm te

24 Rekenkamercommissies ViP+ blad 24 van 96 geven is gekozen voor de interne commissie. In deze interviews wordt ook gesteld dat daardoor de mate van onafhankelijkheid bij de interne bezwarencommissie niet ter discussie staat, het gaat immers in de bezwaarschriftenprocedure om heroverweging door het bestuursorgaan zelf. Niet alle bezwaarmakers die de Rekenkamercommissie heeft geïnterviewd zijn het hiermee eens (zes van de twaalf geïnterviewden geeft de voorkeur aan een commissie van externe leden om de onafhankelijkheid te waarborgen). In hoofdstuk vijf van dit rapport leest u hier meer over. De Rekenkamercommissie heeft de respondenten uit de eigen organisatie gevraagd naar hun mening over een gemengde commissie. De bevindingen: - Door enkele respondenten is positief gesproken over een gemengde commissie. Daarbij kwam naar voren dat een extern derde commissielid zou passen in de commissie als kundige sparringpartner van de eigen organisatie, zij het dan dat deze persoon niet een jurist hoeft te zijn (om het star toetsen aan de regels te voorkomen) maar wel juridische kennis moet bezitten met bestuurlijke/gemeentelijke (vakinhoudelijke) achtergrond. - Ook werd nagedacht over een externe voorzitter als eventuele optie, omdat men denkt dat de gemeente bij een externe voorzitter meer kan vastleggen over het functioneren van de voorzitter. Daarnaast zou een externe voorzitter makkelijker aanspreekbaar zijn op zijn functioneren (als dit is vastgelegd) dan een eigen wethouder. - Hoewel een externe commissie relatief onafhankelijker is, zien de respondenten de volgende nadelen hierin (twee respondenten hebben ervaring met een externe commissie): langere lijnen met de organisatie; ambtelijk secretaris krijgt een dominante rol; een interne voorzitter heeft meer speelruimte om oplossingen te bereiken (een externe voorzitter staat meer tegenover het college); grotere tendens om met de burger mee te gaan met mogelijke buitenwettelijke adviezen; meer aandacht voor procedures/formeler; neiging om te zoeken naar faalpuntjes waarbij de rechtmatigheid de overhand krijgt; het zijn vaak goedwillende juristen, maar voor de geringe vergoeding gaan zij ook niet altijd op nader onderzoek uit; bij een interne commissie heb je veel sneller zicht op eventuele fouten in het primaire proces. Bij een externe commissie kom je daar pas achter bij het jaarverslag.

25 Rekenkamercommissies ViP+ blad 25 van 96 Hoofdstuk 3 Bevindingen bezwarencommissie raadsbesluiten 3.1 Toetsing uitgangspunten bezwarencommissie raadsbesluiten De bezwarencommissie raadsbesluiten heeft een onafhankelijk voorzitter (art 7:13 Awb: maakt geen deel uit van en is niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan). Daarnaast kan iedere fractie in de raad (in 2007 zeven fracties) zich vertegenwoordigen door een raadslid in de bezwarencommissie. Tijdens een hoorzitting moeten minimaal twee commissieleden (raadsleden) aanwezig zijn. De ambtelijk secretaris van de commissie is een jurist van de afdeling Bestuurs en Managementondersteuning (BMO). De werkwijze van deze commissie ligt vast in de 'Verordening inzake de behandeling van bezwaarschriften van de raad' (per 1 juli 2006). Deze verordening vervangt het voorgaande die is ingesteld per 1 januari De werkwijze van de commissie is verder niet vastgelegd in een huishoudelijk reglement/procedurebeschrijving of iets dergelijks. De Rekenkamercommissie constateert dat niet bij alle respondenten bekend is dat de oude verordening uit '94 opnieuw in gewijzigde vorm is vastgesteld in Volgens de verordening van 2006 worden de voorzitter en de leden benoemd door de raad en treden zij af op de dag van het aftreden van de raad. De huidige leden van de commissie (en hun plaatsvervangers) zijn in april 2006 benoemd bij raadsbesluit. De Rekenkamercommissie merkt op dat de voorzitter geen bericht heeft ontvangen (formeel noch informeel) of, per wanneer en tot wanneer hij herbenoemd is. Het blijkt dat de voorzitter officieel niet is (her)benoemd, omdat destijds al gesproken werd over wijziging van de samenstelling van de commissie waardoor de voorzittersrol onzeker was. In de volgende tabel heeft de Rekenkamercommissie de inhoudelijke kaders 16 voor het functioneren van de bezwarencommissie raadsbesluiten (verdeeld naar de uitgangspunten: transparantie, volledige heroverweging, communicatie met de burger, zeefwerkfunctie en doorwerking in de organisatie) afgezet tegen haar bevindingen ten aanzien van het in de praktijk brengen van deze kaders. Dit is gebeurd op basis van de interviews in de organisatie (de interne interviews), het documenten-/dossieronderzoek en de interviews met burgers over hun ervaringen met de bezwaarschriftenprocedure 17. De Rekenkamercommissie beantwoordt hiermee de onderzoeksvragen één en twee. In bijlage 2 staan de bevindingen van de Rekenkamercommissie uitvoerig beschreven per uitgangspunt. 15 Verordening behandeling bezwaar- en beroepschriften bij de gemeenteraad Artikel 1 is verwijderd. Er zijn geen inhoudelijke verschillen (behalve dan dat destijds ook beroepsschriften mogelijk waren). 16 Gebaseerd op Verordening inzake de behandeling van bezwaarschriften van de raad' (1 juli 2006)'. 17 In hoofdstuk 5 zijn de uitgebreide ervaringen van de geïnterviewde burgers opgenomen.