Werkingsverslag 2013 Vlaamse Sportfederatie vzw

Transcriptie

1 Interne organisatie Professionele medewerkers VSF Team Werkingsverslag 2013 Vlaamse Sportfederatie vzw Geraldine Mattens Algemeen en juridisch directeur Sophie Cools Directeur Sport Wouter Braeckman Projectmedewerker Grace Hellinckx Medewerker Communicatie en lay-out Tim Lamon Medewerker Sport voor Allen Leen Magherman Beleidsmedewerker Hannelore Poissonnier Administratief medewerkster Professionele medewerkers Dynamo Project Team Pieter Hoof Coördinator Lien Berton clubondersteuner Dynamo Project Jan Inghels Administratief medewerker Yves Van Ginneken clubondersteuner Dynamo Project Professionele medewerker EU Sport Link Philippe De Witte EU Projects Officer Professionele medewerker Project Multimove Sofie De Bock Projectmedewerker Multimove

2 Sociale Maribel medewerkers in de federaties Sociale Maribel medewerkers in dienst bij VSF en tewerkgesteld bij sportfederaties: Carlo Agnello: 0,5 VTE bij de Vlaamse Tafeltennisliga vzw Kirsten Bogaerts: 0,5 VTE bij de Bond voor Lichamelijke Opvoeding vzw (uit dienst op 1/02/2013) Inge Calliauw: 0,5 VTE bij de Vlaamse Traditionele Sporten vzw (uit dienst op 9/01/2013) Lydia Colijn: 0,5 VTE bij de Vlaamse Zwemfederatie vzw Linda De Ridder: 0,5 VTE bij de Koninklijke Belgische Korfbalbond Vlaamse Liga vzw (uit dienst op 1/02/2013 aangeworven door KBKB) Corey Lapaige: 1 VTE bij de Vlaamse Internationale Volksspelen vzw (uit dienst op 1/02/2013 aangeworven door de VIV) Danny Perdaen: 0,5 VTE bij de Vlaamse Schietsportkoepel vzw An Van Honsté: 1 VTE bij de Vlaamse Atletiekliga vzw Lieven Van Nieuwenhove: 1 VTE bij de Vlaamse Wielrijdersbond vzw Josefien Van Peteghem: 0,5 VTE bij de Vlaamse Atletiekliga vzw Raad van Bestuur Willy Pennoit voorzitter Vlaamse Atletiekliga vzw Sonja Deneyer ondervoorzitter USF Gymnastiek Federatie Vlaanderen vzw Werner Van Ingelgem ondervoorzitter RSF Vlaamse Wielrijdersbond vzw (ontslag op 25/03/2013) Reinold Borré ondervoorzitter OSV /penningmeester Vlaamse Organisatie voor Internationale (ontslag op 25/03/2013) Volksspelen vzw Freddy De Nert bestuurder / ondervoorzitter RSF Gezinssportfederatie vzw Lieve De Schrijver bestuurder S-Sport Federatie vzw Lode Grossen bestuurder Vlaamse Zwemfederatie vzw Josse Lambrix bestuurder Bond voor Lichamelijke Opvoeding vzw Corey Lapaige bestuurder Vlaamse Internationale Volksspelen vzw (Benoemd - 25/03/2013) Koen Umans bestuurder Vlaamse Basketballiga vzw Guido Van Alsenoy bestuurder / Ondervz OSV / PM Vlaamse Traditionele Sporten vzw Patrick Van Coillie bestuurder Federatie Dans en Sport vzw (Benoemd en ontslagnemend sinds 8/11/2013) Eric Willemsens bestuurder Vlaamse Rugbybond vzw Martine Verheyen bestuurder FROS Amateursportfederatie vzw Lies Vlamynck bestuurder Vlaamse Liga Paardensport vzw De raad van bestuur vergaderde 11 maal in 2013.

3 Woonden de vergaderingen eveneens bij: Geraldine Mattens Sophie Cools Algemeen en juridisch directeur Directeur Sport Dagelijks Bestuur Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, de ondervoorzitters en de penningmeester. Willy Pennoit voorzitter Vlaamse Atletiekliga vzw Sonja Deneyer ondervoorzitter USF Gymnastiek Federatie Vlaanderen vzw Freddy De Nert ondervoorzitter RSF Gezinssportfederatie vzw Guido Van Alsenoy ondervoorzitter OSV /penningmeester Vlaamse Traditionele Sporten vzw Het dagelijks bestuur vergaderde 6 maal in 2013 Woonde de vergaderingen eveneens bij: Geraldine Mattens Sophie Cools Algemeen en juridisch directeur Directeur Sport Algemene Vergadering In de loop van 2013 werd één gewone Algemene Vergadering gehouden, op 25 maart Rekeningnazichters Rik Moerman Falos vzw Daniël Tiré Vlaamse Liefhebbersvoetbalbond vzw Cellenwerking In het kader van de operationalisering van de steunpunt- en belangenbehartigingstructuur van de VSF werd door de algemene vergadering in 2007 besloten om voor wat betreft de behartiging van de deelsectorbelangen te werken met drie cellen: cel Unisportfederaties, cel recreatieve sportfederaties en cel organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding. Hierin worden de deelsectorbelangen besproken en de standpunten bepaald per cel. Gezamenlijke standpunten betreffende de sectorbelangen kunnen worden besproken binnen het Intercellenoverleg. Hierin zitten de afgevaardigden van de verschillende cellen rond de tafel om het standpunt voor te bereiden naar de raad van bestuur toe. In 2013 vergaderden alle cellen driemaal. Voornaamste agendapunten: provinciale werking en afdelingen, decreet lokaal sportbeleid, decreet sportfederaties.

4 WERKINGSVERSLAG 2013 N.v.d.r.: Elke bijsturing van de doelstellingen en acties staan in dit werkingsverslag in het geel gemarkeerd. In dit werkingsverslag vertrekken we, per strategische doelstelling, vanuit de geformuleerde acties per operationele doelstelling. Per actie geven we de evaluatie, conclusie en eventuele bijsturingen weer. Na het bespreken van alle acties wordt de opvolging van het meetplan van de operationele doelstelling besproken. Na het rapporteren over alle operationele doelstellingen per strategische doelstelling, wordt ook een analyse op het niveau van de strategische doelstelling zelf gedaan door een opvolging van het strategisch meetplan. Volgende acht beleidsthema s werden in het beleidsplan afgebakend om de werking van VSF te structureren. 1. Sportbeleid (SB) 2. Management van de sportfederatie (MAN) 3. Sport voor Allen (SVA) 4. Topsport (TS) 5. Vrijwilligersbeleid (VB) 6. Ethisch Verantwoord Sporten (EVS) 7. Medisch Verantwoord Sporten (MVS) 8. Sportclubondersteuning (SCO) In het beleidsplan hebben we bepaalde acties sterk opgesplitst per beleidsdomein. Zo komt regelmatig één bepaalde actie acht keer terug met die nuance dat het toegepast wordt op een ander beleidsdomein. Dit blijkt nu bij de eerste rapportering een nutteloze en weinig realistische opsplitsing te zijn die zowel het beleidsplan als het rapporteringsverslag onnodig verzwaart. Er is namelijk geen verschillende aanpak voor die acties tussen de beleidsdomeinen wat maakt dat de rapportering over deze acties identiek is voor de verschillende beleidsdomeinen. Gezien deze vaststelling hebben we ervoor gekozen, ook om te bewaken dat het beleidsplan een gebruiksinstrument is en blijft, om deze acties te groeperen tot één actie met de melding dat deze voor de verschillende beleidsthema s geldt. Dit geven we weer door in de tabelvormige rapportering een extra kolom te integreren waarin de code voor de beleidsthema s waarop de actie van toepassing is, te vermelden. In bovenstaand overzicht van de beleidsthema s, kan ook een overzicht van deze afkortingen worden gevonden. In het geval een actie niet specifiek gericht is op één of meerdere beleidsthema s, geven we dit de code van AW (algemene werking).

5 Je zou het verschil moeten zien tussen volgende soorten acties: een actie die 1x/jaar moment in 2013 voorkomt en daarna is afgelopen indien correct afgerond een actie die 1x/jaar moment in 2013 voorkomt maar die wel jaarlijks terugkomt 1. Algemene werking VSF Strategische doelstelling 1 SD1: Tegen Eind 2016 heeft de VSF een efficiënt personeelsbeleid geïmplementeerd Operationele doelstelling 1 / SD1-OD1: Eind 2016 is het personeel voor 80% tevreden Overzicht acties 2013 en relatie met de doelstelling Actie BT Evaluatie + suggesties Conclusie Bijsturingen SD1-OD1: In 2013 evalueert de VSF doorlopend de toereikendheid van haar ICT pakket en stuurt ze bij daar waar nodig (doorlopend) AW In 2013 evalueerde de VSF haar verschillende websites, haar hosting en de werking van haar servers. Wat betreft de websites, bleek vooral dat het besturingssysteem (back-end) van de websites niet gebruiksvriendelijk en bijgevolg arbeidsintensief was voor het personeel. Bovendien bleek de informatieverstrekking op de websites voor de leden en voor andere stakeholders niet altijd even bereikbaar. Voor een aantal projectwebsites bleek er een Wat betreft de websites besloot de VSF dat zowel haar hoofdwebsite als enkele van haar projectwebsites aan vernieuwing toe waren. Er werden offertes opgevraagd, en de opdracht werd toegewezen. In 2013 ging de nieuwe hoofdwebsite van VSF online. Een aantal projectwebsites werden door eigen personeel omgezet van Joomla naar Drupal systemen,

6 SD1-OD1: In 2013 onderzoekt de VSF de mogelijkheid tot invoering van een systeem van thuiswerk (1x per jaar juni 2013) AW De VSF onderzocht de arbeidsrechtelijke mogelijkheden in verband met thuiswerk en deed ook bij het personeel een bevraging rond thuiswerk. beveiligingsprobleem te zijn, waardoor o.a. de websites van Spoka, Sportac en Laagdrempelige sportclub gehackt werden. Wat betreft hosting en servers, bleek dat er bij het personeel vraag was naar meer uitgebreide mogelijkheden wat betreft opslagruimte en toegang van op afstand. Deze vernieuwingen moeten in de toekomst het personeel toelaten om op een meer efficiente manier te werken, hetgeen tot meer tevredenheid in het werk zal leiden. In september 2013 besloot de Raad van Bestuur van de VSF op suggestie van de directie om voor bepaalde functies thuiswerk toe te laten. Er die veel veiliger blijken te zijn. Voor de hosting en servers besloot de VSF te veranderen van leverancier, om ook daar van uitgebreidere functies te kunnen genieten in de toekomst, zoals o.a. de toegang tot de gedeelde documenten van op afstand (cfr. ook in functie van invoering thuiswerk). Er werden offertes opgevraagd, de opdracht werd toegewezen in 2013 en de operationalisering zal in 2014 worden gefinaliseerd. Deze actie komt in 2014 opnieuw voor en wordt zelf niet bijgestuurd in het JAP Nog geen bijsturingen nodig. Deze actie is in 2013 voltooid en komt niet meer terug in 2014.

7 De VSF onderzocht de mogelijkheid tot thuiswerk voor bepaalde functies en voerde in het najaar van 2013 een systeem van thuiswerk in. Er werd met de betrokken personeelsleden afgesproken om per kwartaal het thuiswerk te evalueren, zowel op vlak van te behalen output tijdens het thuiswerk als op vlak van het thuiswerk zelf (hoe wordt het ervaren door het personeelslid zelf). Eerste evaluatie vindt plaats in najaar werd besloten om voor de directie één dag per week thuiswerk toe te laten, en voor bepaalde beleidsfuncties 2 dagen in de maand thuiswerk toe te laten. Elke betrokken medewerker geeft op het einde van de maand zijn planning voor thuiswerk (data + targets) door voor de daaropvolgende maand. Er wordt per kwartaal met elke medewerker een evaluatie van het thuiswerk gepland. SD1-OD1: In 2013 houdt de VSF met elk van haar medewerkers een functioneringsgesprek (1x per jaar juni 2013) AW Er werd niet met elke medewerker een functioneringsgesprek gevoerd. Aangezien het systeem pas in het laatste kwartaal van 2013 werd ingevoerd, is het te vroeg om bepaalde conclusies te trekken over de impact van het thuiswerk op de tevredenheid en efficiëntie van het personeel. De realiteit wijst uit dat een functionerings- en evaluatiegesprek vaak een gelijkaardige inhoud hebben. Daarnaast is er veel bilateraal contact 1x per jaar combinatie functionerings/evaluatie gesprek Bijsturing JAP 2014:

8 tussen medewerker en leidinggevende, waardoor een half jaarlijks evaluatieof functioneringsgesprek te veel blijkt qua tijdsinvestering. SD1-OD1: in 2014 houdt de VSF met elk van haar medewerkers een functionerings- en evaluatiegesprek (1x per jaar december 2014) SD1-OD1: In 2013 houdt de VSF met elk van haar medewerkers een evaluatiegesprek (1x per jaar december 2013) SD1-OD1: In 2013 evalueert de VSF haar verloningspakket per functie (1x per jaar december 2013) AW AW Met elke medewerker werd een evaluatiegesprek gevoerd in De VSF begon eind 2013 aan een evaluatie van de verloningspakketten maar zal deze oefening verder zetten in 2014 met de nieuwe bestuursploeg De realiteit wijst uit dat een functionerings- en evaluatiegesprek vaak een gelijkaardige inhoud hebben. Daarnaast is er veel bilateraal contact tussen medewerker en leidinggevende, waardoor een half jaarlijks evaluatieof functioneringsgesprek te veel blijkt qua tijdsinvestering. Verdere evaluatie nodig in x per jaar combinatie functionerings/evaluatie gesprek Bijsturing JAP 2014: cfr. hoger Voltooiing van de actie in 2014 Bijsturing JAP 2014: nieuwe actie: SD1-OD1: In 2014 rond de VSF de evaluatie van de verloningspakketten per functie af en stuurt desgevallend de verloningspakketten bij

9 (1x jaar september 2014) SD1-OD1: In 2013 organiseert de VSF een actieve teambuilding activiteit voor al haar medewerkers (1x per jaar juni 2013) AW 17 juni 2013 werd een actieve teambuilding georganiseerd in Gent waaraan alle personeelsleden hebben deelgenomen. Een jaarlijkse actieve teambuilding met het personeel draagt bij tot de tevredenheid van het personeel Deze actie komt in 2014 opnieuw voor en wordt zelf niet bijgestuurd in het JAP Opvolging meetplan SD1-OD1 Definitie indicator Meetnorm Meetbron(nen) Meetwijze Meetfrequentie 1 keer per jaar Meetmoment(en) Juni Meeteigenaar/meetbewaker Algemeen directeur Resultaten effectmeting Tevredenheid: Er wordt gestreefd naar 80% tevredenheid bij elk personeelslid. De graad van tevredenheid wordt gemeten rekening houdend met de volgende criteria: inhoud takenpakket, expertise / kennis i.f.v. takenpakket, opleidingsmogelijkheden, loonpakket, flexibiliteit uurroosters, samenwerking met de collega s, werkomgeving, materiaal. 80% tevredenheid bij elk personeelslid Resultaten functioneringsgesprekken De algemeen directeur heeft 1 keer per jaar een functioneringsgesprek met elk personeelslid en hanteert hiervoor een vast gesprekssjabloon waarin bovenvermelde criteria aan bod komen. Elk personeelslid kan hierbij, in voorbereiding op het gesprek, in het sjabloon zijn tevredenheidsgraad per gemeten onderdeel meegeven. Hiervan wordt dan een gemiddeld tevredenheidspercentage genomen. Uit de evaluatiegesprekken die werden gevoerd blijkt dat de tevredenheid van het personeel op 80% zit. Tijdens de evaluatiegesprekken bleek dat er reeds tevredenheid bestaat bij het personeel over de takenpakketten en de (flexibele) werkomstandigheden. De vraag naar een mogelijkheid tot thuiswerk kwam wel bij enkele medewerkers. De VSF is op deze vraag ingegaan, na analyse van de mogelijkheden van een systeem van thuiswerk.

10 Het nieuw systeem van thuiswerk werd bij de betrokken medewerkers reeds een eerste maal afgetoetst in De reacties waren neutraal tot positief. De teambuilding werd enkel kwalitatief geëvalueerd. De medewerkers waren positief tot zeer positief. Evolutie van de meetcijfers Aangezien 2013 het eerste meetjaar was van de beleidsperiode, kan hier nog geen evolutie over verschillende jaren worden gegeven. Dit zal vanaf 2014 wel kunnen. Evaluatie en bijsturing In 2014 zal i.f;v. de eerstkomende evaluatiegesprekken (die een combinatie van functionerings- en evaluatiegesprek zullen worden en 1 x per jaar zullen doorgaan) een nieuw gesprekssjabloon ontwikkeld worden waarbij ook gepeild wordt naar de tevredenheidsscores. Door alle jaren deze scores te vragen, worden evoluties ook duidelijk. Er zijn ondertussen wel al een aantal dingen aangepast die al een effect kunnen gehad hebben op tevredenheid sinds invoering nieuw BP (nieuwe website, thuiswerk, ).

11 Operationele doelstelling 2 / SD1-OD2 Vanaf 2014 voert de VSF haar opleidingsplan uit voor haar medewerkers. Overzicht acties 2013 en relatie met de doelstelling Actie BT Evaluatie + suggesties Conclusie Bijsturingen SD1-OD2: In 2013 werkt de VSF een algemeen stramien uit voor het opleidingsplan voor haar medewerkers (1x jaar juni 2013) AW In het najaar van 2013 is een eerste versie van een sjabloon opleidingsplan voor medewerkers opgemaakt. De inhoud dient nog verder op punt gezet te worden. De actie werd niet afgerond in 2013 en wordt uitgesteld naar juni Bijsturing JAP 2014: SD1-OD2: In 2014 finaliseert de VSF het algemeen stramien voor het opleidingsplan voor haar medewerkers (1x jaar juni 2014) SD1-OD2: In 2013 werkt de VSF op basis van het eerder uitgewerkte algemene stramien, een opleidingsplan per functie uit voor haar medewerkers (1x jaar december 2013) AW De actie werd niet voltooid in 2013 Het uitwerken per functie is nog niet opgestart. De actie werd niet afgerond in 2013 en wordt uitgesteld naar juni Bijsturing JAP 2014: SD1-OD2: In 2014 werkt de VSF op basis van het eerder uitgewerkte algemene stramien, een opleidingsplan per

12 functie uit voor haar medewerkers (1x jaar juni 2014) Opvolging operationeel meetplan SD1-OD2 Indicator(en) Definitie indicator 1. Is er een opleidingsplan? 2. Is er een opleidingsplan per functie? 3. Wordt het opleidingsplan uitgevoerd? Opleidingsplan: is een tool om het competentiebeheer in de organisatie te stroomlijnen. Met haar competentiebeheer wil de VSF er voor zorgen dat zij de medewerkers heeft met de juiste kennis, vaardigheden en attitudes. Het is de rode draad voor haar personeelsbeleid: voor het aantrekken, inzetten, evalueren en ontwikkelen van medewerkers. De VSF wil de ontwikkeling van haar medewerkers vorm geven aan de hand van een opleidingplan. Dat moet haar helpen om de leer- en opleidingsinspanningen in haar organisatie stap voor stap te realiseren. Het opleidingsplan zal de VSF toelaten om op een gestructureerde manier te bepalen welke opleidingen en acties nodig zijn, hoe ze deze best aanpakt en inplant, en hoe ze deze uiteindelijk opvolgt en evalueert. Een gefundeerd opleidingsplan is de basis voor een volwaardig opleidingsbeleid waarmee de VSF de efficiënte werking van haar organisatie mee wil ondersteunen. Meetnorm 1. Er komt een opleidingsplan per functie (100%) 2. Het opleidingsplan per functie wordt toegepast (100%) Nu: 0% want er is geen volwaardig opleidingsplan conform de definitie Meetbron(nen) Meetwijze Meetfrequentie 1. Per actieve functie binnen de VSF bestaat er een document waarin het opleidingsplan voor deze functie is opgenomen 2. Er wordt een sociale balans bijgehouden (cfr. model Sociare) waarin de stand van zaken van de uitvoering van het opleidingsplan per functie wordt bijgehouden 1. Er wordt per functie een document opgesteld en bijgehouden waarin het opleidingsplan is opgenomen 2. De stand van zaken van de uitvoering van het opleidingsplan per functie wordt bijgehouden in het modeldocument van Sociare voor het bijhouden en invullen van de sociale balans. 1. Eind 2013 wordt eenmaal gemeten of het opleidingsplan per

13 Resultaten effectmeting Wegens tijdsgebrek werd deze doelstelling nog niet volledig gehaald in Er is een algemeen stramien van opleidingsplan, maar dit moet nog verder verfijnd worden in Het opleidingsplan per functie was er niet eind 2013 en moet dus voltooid worden in Evaluatie en bijsturing Er kan nog geen evaluatie van deze doelstelling gemaakt worden, aangezien ze nog niet voltooid werd in Opvolging strategisch meetplan SD1 Volgens het meetplan van de Strategische doelstelling 1, gebeurt de meting 1 maal per beleidsperiode, in juni 2016.

14 Strategische doelstelling 2 / SD2: Tegen eind 2016 heeft de VSF haar interne werking op een procesmatige manier uitgebouwd. Operationele doelstelling 1 SD2-OD1: Eind 2016 past de VSF voor 4 aspecten van haar interne werking (ver)nieuw(d)e processen toe Actie BT Evaluatie + suggesties Conclusie Bijsturingen SD2-OD1: In 2013 ontwikkelt de VSF een AW De VSF ontwikkelde in 2013 een kennismanagementstrategie om kennis in de organisatie te bewaren, te delen en te communiceren (1x jaar december 2013) kennismanagementstrategie, gekoppeld aan de oefening die in 2013 gemaakt werd in verband met het nieuwe systeem van servers en gedeelde schijven voor de medewerkers. SD2-OD1: Met het oog op de bestuursverkiezingen in 2014, maakt de VSF een overzicht van de competenties, de bevoegdheden en de interne en externe communicatiestrategie voor haar bestuur (1x jaar december 2013) De strategie, waarbij in een eerste fase vooral gefocust werd op een uniforme wijze van digitale stockage van kennis en informatie, werd deels ontwikkeld maar dient verder vorm te krijgen wat betreft de overdracht (delen) van kennis AW Het overzicht werd gemaakt De bevoegdheidsverdeling en interne en externe communicatiestrategie dienen concreter opgenomen te worden in het HHR Er dient een extra actie toegevoegd te worden aan het JAP 2014 om de strategieontwikkeling te vervolledigen: SD2-OD1: In 2014 ontwikkelt de VSF een plan om de aanwezige kennis in de organisatie optimaal te delen onder haar medewerkers (1x jaar december 2014) Het HHR zal bij het aantreden van de nieuwe bestuursploeg in april 2014 worden bijgewerkt i.f.v. het gemaakte overzicht.

15 De actie werd voltooid in 2013 en komt niet meer terug in SD2-OD1: De VSF werkt in 2013 een stijlgids uit waarin haar medewerkers alle gestandaardiseerde communicatierichtlijnen terugvinden (1x jaar maart 2013) AW De stijlgids werd wegens langdurige afwezigheid van de communicatiemedewerker (zwangerschap) niet afgewerkt in De stijlgids dient in 2014 verder afgewerkt te worden De actie werd niet afgerond in 2013 en wordt uitgesteld naar juni Bijsturing JAP 2014: SD2-OD1: De VSF evalueert in 2013 haar bestaande communicatiekanalen en stuurt ze bij daar waar nodig (1x jaar maart 2013) AW De VSF evalueerde in 2013 haar bestaande communicatiekanalen Uit de evaluatie bleek dat er nood was aan een nieuwe website, waardoor de missie, doelstellingen en werking van de VSF beter gecommuniceerd zou worden naar de leden en externe doelpubliek. SD2-OD1: De VSF werkt in 2014 de stijlgids met gestandaardiseerde communicatielijnen verder af (1x jaar juni 2014) De nieuwe website werd ontwikkeld in 2013, geen verdere bijsturingen nodig. De actie werd voltooid in 2013 en komt niet meer terug in SD2-OD1: De VSF vertaalt in 2013 haar communicatieplan in praktische draaiboeken per communicatiekanaal (1x jaar juni 2013) AW Deze vertaalslag is gebeurd voor de back end van de nieuwe website, voor de nieuwsbrief en voor de VSF Nieuwsflash. Het bestaan van deze draaiboeken blijkt essentieel opdat alle personeelsleden op een efficiënte manier aan de slag kunnen met de Geen verdere bijsturing nodig, enkel up to date houden van de draaiboeken

16 communicatiekanalen. Ook in functie van kennismanagement (bij vervanging personeelslid) blijkt dit een goed instrument te zijn. De actie werd voltooid in 2013 en komt niet meer terug in Opvolging operationeel meetplan SD2-OD1 Indicator(en) Definitie indicator Meetnorm Meetbron(nen) Meetwijze Meetfrequentie Aantal nieuwe of vernieuwde processen i.f.v. interne werking VSF. Proces: is een verzameling van gerelateerde, gestructureerde activiteiten of taken. In een organisatie verloopt alles volgens een aantal afgesproken routines. Processen hebben alles met routines te maken. Het proces maakt zichtbaar via welke routines het werk verloopt. In procesmanagement gaat het om de bewuste keuze om de organisatie via deze processen te sturen en te beheersen. De proceskaders zijn wel slechts een hulpmiddel, geen dogma. Binnen deze kaders moet er maximale vrijheid zijn voor de professionele deskundigheid, zodat de creativiteit en het vakmanschap van de medewerker gewoon kan blijven bestaan. De voordelen van het werken met processen zijn: - Een toename van effectiviteit en efficiëntie - Een hogere overdraagbaarheid - Een betere beheersbaarheid - Een groter lerend en verbeterend vermogen Er zijn tegen eind 2016 vier (ver)nieuw(d)e processen Draaiboeken interne werking VSF Opmaak tabel met (ver)nieuw(d)e processen Opmaak stand van zaken 1 keer per jaar Resultaten effectmeting (Ver)nieuw(d) proces in 2013 Voltooid In verdere ontwikkeling Kennismanagement X

17 Overzicht competenties, bevoegdheden en communicatiestrategie RvB Stijlgids communicatierichtlijnen Evaluatie en bijsturing communicatiekanalen Vertaling communicatieplan in draaiboeken X X X X Evaluatie en bijsturing De VSF lijkt op schema om tegen 2016 voor vier aspecten van haar interne werking (ver)nieuw(d)e processen toe te passen. Er is een kleine bijsturing op niveau van de acties nodig (voltooiing van een aantal acties van 2013 in 2014). Op niveau van de operationele doelstelling lijkt geen bijsturing nodig te zijn.

18 Operationele doelstelling 2 / SD2-OD2: Tegen eind 2016 investeert de VSF in een kwaliteitsverhoging van minstens 1 intern proces Actie BT Evaluatie + suggesties Conclusie Bijsturingen SD2-OD2: In 2013 evalueert de VSF haar intern proces onthaal nieuwe medewerker (1x jaar maart 2013) AW De checklist onthaal nieuwe medewerker werd geëvalueerd. De bestaande checklist voldoet en behoeft geen verdere bijsturing Geen bijsturingen nodig De actie werd voltooid in 2013 en komt niet meer terug in SD2-OD2: In 2013 evalueert de VSF haar interne communicatie strategie (huisstijl) (1x jaar maart 2013) AW De evaluatie van de interne communicatie strategie werd opgestart maar nog niet voltooid in Wegens tijdelijk uitvallen van de medewerker communicatie (wegens zwangerschapsverlof) werden nog geen conclusies getrokken uit deze evaluatie in Het vervolg van deze actie, met name de conclusies en eventuele bijsturingen die uit de evaluatie zouden blijken, zal geïmplementeerd worden in Bijsturing JAP 2014: SD2-OD2: In 2013 evalueert de VSF haar interne personeelsgids (1x jaar juni 2013) AW Wegens verschuiving van prioriteiten werd geen evaluatie doorgevoerd van de interne personeelsgids Nog niet opgestart SD2-OD2: De VSF finaliseert de evaluatie van haar interne communicatiestrategie (huisstijl) (1x jaar juni 2014) De actie wordt uitgesteld naar Bijsturing JAP 2014:

19 SD2-OD2: In 2013 evalueert de VSF haar intern evaluatieproces (1x jaar september 2013) AW Het evaluatieproces werd geëvalueerd Er werd geconcludeerd dat een half jaarlijks functioneringsgesprek in combinatie met een halfjaarlijks evaluatiegesprek niet opportuun zijn SD2-OD2: In 2014 evalueert de VSF haar interne personeelsgids en stuurt deze bij daar waar nodig blijkt (1x jaar juni 2014) Er zal voortaan één evaluatiegesprek per jaar per medewerker worden georganiseerd, waarbij het functioneren ook zal besproken worden. De actie werd voltooid in 2013 en komt niet meer terug in SD2-OD2: In 2013 analyseert de VSF de webstatistieken van haar verschillende online communicatiekanalen (4x jaar maart juni september december 2013) AW De analyse van de webstatistieken werd gedaan in 2013 Uit o.a. de analyse van de webstatistieken van haar website, is gebleken dat de VSF toe was aan een nieuwe website, waardoor de communicatiedoelstellingen naar de leden en externe publieksgroepen, beter zouden bereikt kunnen worden. De VSF ontwikkelde in 2013 een nieuwe website, waardoor een betere informatiedoorstroming mogelijk wordt. Deze actie werd voltooid in 2013, maar komt jaarlijks terug.

20 SD2-OD2: In 2013 onderzoekt de VSF de mogelijkheid tot implementatie van een Content Management Softwarepakket (CMS) voor het beheer van haar online communicatiekanalen (1x jaar maart 2013) Naar aanleiding van de opmaak van de nieuwe website en het nieuwe back-end systeem werd de mogelijkheid tot CMS onderzocht Het beheer van de online communicatiekanalen werd geïntegreerd in de opmaak van het nieuwe website systeem Geen bijsturingen nodig De actie werd voltooid in 2013 en komt niet meer terug in Opvolging operationeel meetplan SD2-OD2 Indicator (en) De kwaliteit wordt gemeten met het oog op de vaststelling van een kwaliteitsverhoging binnen minstens één intern proces. Hiervoor worden per proces doelstellingen (bv. qua snelheid, qua kostprijs, ) bepaald. Definitie indicator Kwaliteitsverhoging organisatieproces: Eerste stap is de structuur van een organisatie vastleggen, om te begrijpen wat er gebeurt, daarna kan er quality control of kwaliteitsbeheersing gebeuren. Dus eerst moet er voor een stabiele output gezorgd worden. Daarna is het de bedoeling die stabiele output te verbeteren, door deze naar een ander niveau van kwaliteit/fouten te brengen. Dit is verbetermanagement of een verbeterprogramma. Door teams van medewerkers via kleine projecten te laten samenwerken wordt gezocht naar een nieuw, verbeterd niveau van kwaliteit van het betreffende proces. Meetnorm Tegen 2016 is de kwaliteit van één intern proces verhoogd. Meetbron(nen) Het meten gebeurt op basis van Key performance indicators (streefcijfers per proces) Meetwijze Via een matrix worden de streefcijfers vergeleken met de reële cijfers i.f.v. de doelstellingen van een proces. Er zal hiervoor een pre- en een postmeting gebeuren om de kwaliteitsverhoging te kunnen vaststellen. Meetfrequentie 1 keer per jaar Meetmoment(en) December Meeteigenaar/meetbewaker Directie Resultaten effectmeting Het meetplan voor deze OD werd nog niet volledig uitgewerkt, waardoor nog geen matrix kan worden voorgelegd. De evolutie van de kwaliteit van de interne processen zal vanaf 2014 gemeten worden via de vooropgestelde matrix.

21 Operationele doelstelling 3 / SD2-OD3: Tegen eind 2016 investeert de VSF in een efficiëntiewinst binnen minstens 1 intern proces Actie BT Evaluatie + suggesties Conclusie Bijsturingen SD2-OD3: In 2013 evalueert de VSF de efficiëntie van haar databeheerssysteem (1x jaar juni 2013) AW nvt Deze evaluatie werd wegens de opbouw van de nieuwe website en van een daaraan gekoppeld nieuw databeheerssysteem, uitgesteld naar Deze actie wordt uitgesteld naar Bijsturing JAP 2014: SD2-OD3: In 2013 onderzoekt de VSF de mogelijkheid tot implementatie van een Costumer Relationship Softwarepakket (CRS) voor het beheer van haar klanten- /ledenbestand (1x jaar maart 2013) AW De VSF onderzocht, naar aanleiding van de opbouw van haar nieuwe website, de mogelijkheid tot implementatie van een CRS Conclusie was dat er nood was aan een efficiënter klanten- en ledenbeheer, geïntegreerd in de backend van de nieuwe website SD2-OD3: In 2014 evalueert de VSF de efficiëntie van haar nieuw databeheerssysteem (1 x jaar december 2014) Een performanter klantern en ledenbeheerssysteem werd geïntegreerd in de back-end van de nieuwe websites van Dynamo Project en VSF De actie werd voltooid in 2013 en komt niet meer terug in 2014.

22 Opvolging operationeel meetplan SD2-OD3 Indicator(en) De efficiëntie wordt gemeten met het oog op de vaststelling van een efficiëntiewinst binnen minstens één intern proces. Hiervoor worden per proces doelstellingen (bv. qua snelheid, qua kostprijs, ) bepaald. Definitie indicator Efficiëntiewinst: een proces wordt efficiënter als het ten opzichte van (een) bepaalde norm(en) weinig middelen gebruikt. Deze middelen kunnen betrekking hebben op tijd, inspanningen of geld. Meetnorm Tegen 2016 is er efficiëntiewinst voor minstens één intern proces. Meetbron(nen) Het meten gebeurt op basis van Key performance indicators (streefcijfers per proces) Meetwijze Via een matrix worden de streefcijfers vergeleken met de reële cijfers i.f.v. de doelstellingen van een proces. Er zal hiervoor een pre- en een postmeting gebeuren om de efficiëntiewinst te kunnen vaststellen. Meetfrequentie 1 keer per jaar Meetmoment(en) December Meeteigenaar/meetbewaker Directie Resultaten effectmeting Het meetplan voor deze OD werd nog niet volledig uitgewerkt, waardoor nog geen matrix kan worden voorgelegd. De evolutie van de kwaliteit van de interne processen zal vanaf 2014 gemeten worden via de vooropgestelde matrix. Opvolging strategisch meetplan SD2 Volgens het meetplan van de Strategische doelstelling 2, gebeurt de meting 1 maal per beleidsperiode, in juni 2016.

23 Strategische doelstelling 3 / SD3: Tegen eind 2016 heeft de VSF haar financiële slagkracht geoptimaliseerd Operationele doelstelling 1 / SD3-OD1: Vanaf 2013 bestendigt en optimaliseert de VSF jaarlijks haar reeds bestaande inkomsten Actie BT Evaluatie + suggesties Conclusie Bijsturingen SD3-OD1: In 2013 bewaakt de VSF haar inkomsten uit lopende structurele subsidiëring door de betreffende Vlaamse subsidiestromen in relatie met de periodieke Vlaamse begrotingscontroles van nabij op te volgen (2x jaar maart september 2013) AW VSF had hiertoe diverse contacten met de overheid (Bloso, departement CJSM en kabinet Sport). De decretale ondersteuning voor de vier basisopdrachten van VSF bleef in 2013 gegarandeerd (ook na begrotingsaanpassingen) en ook voor 2014 biedt de begroting Sport de nodige garanties. In de loop van 2013 werd de financiering van het Dynamo Project overgeheveld naar de decretale opdrachten van VSF, met ingang vanaf 1 januari Actie werd naar behoren uitgevoerd. Beoogde resultaten werden gerealiseerd. Geen bijsturingen nodig Deze actie werd voltooid voor 2013, maar komt jaarlijks terug. SD3-OD1: In 2013 bewaakt de VSF haar inkomsten uit lopende partner- en sponsorovereenkomsten door deze overeenkomsten te verlengen (1 x jaar maart 2013) AW 2014 De samenwerking met 1 partner werd verlengd in De samenwerking met de tweede partner werd in de loop van 2013 beëindigd, maar er werd een nieuwe samenwerkingsovereenkomst afgesloten met een gelijkaardige partner en voor eenzelfde bedrag. Met één partnerschap bleek de samenwerking niet meer opportuun te zijn, daar een andere potentiële partner een interessanter partnerschap aanbood voor de toekomst. Geen bijsturingen nodig Deze actie werd voltooid voor 2013, maar komt jaarlijks terug.

24 SD3-OD1: In 2013 bewaakt de VSF haar inkomsten uit lidgelden door aan ledenbinding en werving te doen (doorlopend) AW De VSF leed in 2013 geen verlies van bestaande leden in 2013 en wierf 2 nieuwe leden De bestaande partnerschappen dienen continu geëvalueerd te worden, en getoetst te worden aan andere opportuniteiten op de markt. De dienstverlening van VSF naar haar leden toe zorgt voor een fidelisering van de leden en trekt ook nieuwe leden aan. Geen bijsturingen nodig Deze actie werd voltooid voor 2013, maar komt jaarlijks terug. SD3-OD1: In 2013 bewaakt de VSF haar inkomsten uit betalende dienstverlening door haar opleidingsaanbod minstens naar een break-even te leiden (2 x jaar juni en december 2013) AW Het resultaat uit de VSF bijscholingen was niet verlieslatend in De huidige organisatie van het opleidingsaanbod laat de VSF toe om break-even te blijven Er zijn geen inhoudelijke bijsturingen van de actie nodig. Wel nood aan het aanpassen van de meetfrequentie van 2x per jaar naar doorlopend Deze actie werd voltooid voor 2013, maar komt jaarlijks terug. SD3-OD1: In 2013 bewaakt de VSF haar inkomsten uit betalende dienstverlening door actief promotie te voeren voor haar abonnementsformule voor het VSF Magazine (4 x jaar maart juni september december 2013) AW De VSF plaatste de abonnementsformule voor haar Magazine meerdere malen in de aandacht via haar verschillende communicatiekanalen en schreef ook alle sportdiensten opnieuw aan in verband met haar abonnementsformule. Hierbij werd een proefexemplaar bezorgd en een flyer. Het aantal abonnementen steeg van 15 in 2012 naar 17 in Het blijkt echter dat de interesse voor de abonnementsformule Er zijn geen inhoudelijke bijsturingen van de actie nodig.

25 SD3-OD1: In 2013 bewaakt de VSF haar inkomsten uit financiële opbrengsten door te opteren voor de beste spaarformules op de financiële markt (doorlopend) AW Er werd een marktonderzoek gedaan bij verschillende (online) banken in verband met de verschillende spaar- en beleggingsformules echter vooral wordt gewekt door promotie te maken met de laatste editie van december of de eerste editie van januari, omdat abonnees dan meteen voor een heel jaar het Magazine kunnen ontvangen. Promotie in maart en juni lijken dan ook overbodig te zijn. De huidige situatie op de markt en het voorzichtige beleggersprofiel van de VSF wezen uit dat de bestaande spaarformule de beste bleef. Wel nood aan het aanpassen van de promotiemomenten naar 2 x per jaar, in december en in januari. Deze actie werd voltooid voor 2013, maar komt jaarlijks terug. Geen bijsturingen nodig Deze actie werd voltooid voor 2013, maar komt jaarlijks terug. Opvolging operationeel meetplan SD3-OD1 Indicator(en) Er wordt gemeten of de bestaande inkomsten minstens gegarandeerd blijven. Definitie indicator Bestaande inkomsten: Dit zijn de inkomsten uit volgende bronnen: - Inkomsten uit structurele subsidiëring: Bloso, Maribel, VIA en VIVO. - Inkomsten via lopende partner- of sponsorovereenkomsten - Inkomsten via lidgelden - Inkomsten via betalende dienstverlening VSF Meetnorm Minstens een status quo van de bestaande inkomsten, rekening houdend met een jaarlijkse indexering van gemiddeld 2%. Meetbron(nen) Jaarrekening Meetwijze Via een Excel bestand worden de inkomsten van jaar X vergeleken met de resultaten van jaar X-1. Meetfrequentie Trimestrieel wordt een prognose gemaakt en 1x per jaar wordt de definitieve meting gedaan. Meetmoment(en) Maart Juni September December

26 Meeteigenaar/meetbewaker Algemeen directeur + RvB Resultaten effectmeting De inkomsten van de VSF zijn stabiel gebleven in Evaluatie en bijsturing De VSF dient haar bestaande inkomsten permanent te monitoren en werk te maken van fidelisering van haar klanten en partners. Met de overheid, die de grootse financieringsbron voor de VSF voorstelt, dient de VSF in permanent overleg te blijven om de bestaande inkomsten te garanderen. Operationele doelstelling 2 / SD3-OD2: Tegen eind 2016 heeft de VSF 2 extra alternatieve financieringsbronnen Actie BT Evaluatie + suggesties Conclusie Bijsturingen SD3-OD2: In 2013 onderzoekt de VSF op AW De VSF evalueerde haar verschillende welke manier ze haar online zichtbaarheid communicatiekanalen in functie van de kan vergroten met het oog op het verbetering van de online zichtbaarheid aantrekken van nieuwe partners en sponsors (1x jaar juni 2013) SD3-OD2: In 2013 onderzoekt de VSF de mogelijkheden tot uitbreiding van haar AW Er werd in 2013 onderzocht welke betalende dienstverlening kon toegevoegd worden. Uit de evaluatie bleek dat de VSF nood had aan een nieuwe website, waaruit de missie, doelstellingen en dienstverlening van de VSF beter naar voren zou komen en dus de VSF ook aantrekkelijker zou maken voor potentiële partners. Verder bleek de integratie van sociale media in de communicatiekanalen van VSF een must. Het betalende opleidingsaanbod werd uitgebreid. De VSF ontwikkelde een nieuwe website, en integreerde Facebook, Twitter en LinkedIn in haar communicatiekanalen. Deze actie werd voltooid voor 2013 en komt niet meer terug in Vanaf 2014 zal de betalende dienstverlening van

27 portfolio aan betalende dienstverlening (2 x jaar juni december 2013) Dynamo Project geïntegreerd worden in de inkomsten van VSF. Deze actie werd voltooid voor 2013 en komt niet meer terug in SD3-OD2: In 2013 werkt de VSF een publicatie uit waarin haar externe publieksgroepen de werking, doelstellingen en realisaties van de VSF leren kennen (1x jaar september 2013) AW Er werd een pocketversie van het VSF beleidsplan uitgewerkt. Met de vernieuwde website, bereikt de VSF de externe publieksgroepen op een veel duidelijkere manier, zodat geen verdere uitwerking van een publicatie nodig is. Geen verdere uitwerking van een publicatie, buiten de pocketversie van het beleidsplan nodig. Deze actie werd voltooid voor 2013 en komt niet meer terug in SD3-OD2: In 2013 onderzoekt de VSF hoe ze haar betalende dienstverlening kan ontsluiten naar externe publieksgroepen (1x jaar december 2013) AW Er werd onderzocht via welke (online) kanalen de betalende dienstverlening van VSF kan ontsloten worden. Via de nieuwe website, de sociale media en linkedin kan de betalende dienstverlening van VSF naar externen bekend gemaakt worden. Geen bijsturingen nodig, ontsluiting gebeurt intussen reeds via voormelde kanalen. Deze actie werd voltooid voor 2013 en komt niet meer terug in 2014.

28 Opvolging operationeel meetplan SD3-OD2 Indicator(en) Definitie indicator Er wordt gemeten of er nieuwe, alternatieve financieringsbronnen zijn, die de financiële slagkracht van de VSF versterken. Alternatieve financieringsbron: Dit zijn andere bronnen van inkomsten dan de reeds bestaande. Dit kan gaan om inkomsten uit nieuwe partner- / sponsorovereenkomsten, nieuwe projectsubsidies, inkomsten uit nieuwe (vormen) van betalende dienstverlening, Er zijn minstens 2 extra alternatieve financieringsbronnen ten opzichte van de huidige inkomstenbronnen. Resultatenrekening Via een Excel bestand worden de inkomstenbronnen opgelijst. Trimestrieel wordt een prognose gemaakt en 1x per jaar wordt de definitieve meting gedaan. Meetnorm Meetbron(nen) Meetwijze Meetfrequentie Meetmoment(en) Maart Juni September December Meeteigenaar/meetbewaker Algemeen directeur + RvB Resultaten effectmeting In 2013 boorde de VSF nog geen alternatieve financieringsbronnen aan, hetzij een beperkte inkomst uit deelname van externe publieksgroepen aan het VSF opleidingsaanbod. Evaluatie en bijsturing De VSF dient in 2014 verder op zoek te gaan naar alternatieve financieringsbronnen om de vooropgestelde doelstelling tegen 2016 te halen. Uit de acties en evaluaties van 2013, blijkt dat deze financieringsbronnen vooral zullen moeten gezocht worden in partnerschappen en uitbreiding van het opleidingsaanbod. Verdere uitbreiding van de portfolio aan betalende dienstverlening blijkt momenteel geen realistische optie te zijn. Opvolging strategisch meetplan SD3 Volgens het meetplan van de Strategische doelstelling 3, gebeurt de meting 1 maal per beleidsperiode, in juni 2016.

29 2. Opdracht 1 Vertegenwoordiging Strategische doelstelling 4 / SD4: Tegen eind 2016 heeft de VSF een sterke vertegenwoordiging van de sportfederatiesector gerealiseerd Operationele doelstelling 1 / SD4-OD1: Vanaf 2013 heeft de VSF tweemaal per jaar formeel overleg met de Vlaamse overheid Actie BT Evaluatie + suggesties Conclusie Bijsturingen SD4-OD1: In 2013 neemt de VSF het initiatief om in overleg te gaan met de SB De VSF had formele overlegmomenten met het Departement CJSM over het opzetten van een Dit overleg resulteerde in de ondersteuning van EU Het overleg met de overheid in het kader Vlaamse overheid inzake de voorbereiding ondersteuningsplatform voor het Vlaamse Sport Link in de schoot van EU Sport Link gaat van het Vlaamse sportlandschap op het komende Europese sportbeleid (2x jaar maart 2013 december 2013) sportlandschap inzake het toekomstige EU sportbeleid van de VSF 2-maandelijks door. Deze actie werd voltooid voor 2013, maar komt jaarlijks terug. SD4-OD1: In 2013 neemt de VSF het initiatief om in overleg te gaan met de Vlaamse overheid inzake de evaluatie van het decreet op de sportfederaties, zoals voorzien in de Beleidsnota Sport (1x jaar maart 2013) SB De VSF zat op 5 juni samen met de overheid (kabinet Sport, Bloso, dep CJSM) i.v.m. de tweede rond van de evaluatie van het decreet sportfederaties. De VSF was actief aanwezig op het rondetafeldebat op 3 december. Daarnaast startte de VSF een interne denkoefening op (najaar 2014). Noodzaak aan blijvende aandacht en blijvend overleg. Deze actie dient ook in 2014 opnieuw opgenomen te worden. Bijsturing JAP 2014: SD4-OD1: In 2014 neemt de VSF het initiatief om in overleg te gaan met de Vlaamse

30 overheid inzake de evaluatie van het decreet op de sportfederaties (doorlopend) SD4-OD1: In 2013 neemt de VSF het initiatief om in overleg te gaan met de Vlaamse overheid inzake de uitvoering van het decreet op de sportfederaties (2x per jaar maart 2013 september 2013) SD4-OD1: In 2013 neemt de VSF het initiatief om in overleg te gaan met de Vlaamse overheid inzake de implementatie van het nieuw decreet Lokaal Sportbeleid (2x jaar juni 2013 december 2013 SB SB De VSF had enkele keren overleg met het Bloso en kabinet Sport omtrent de uitvoering van het decreet op de sportfederaties. In maart had de VSF een globaal overleg over de dotatie sportfederaties. Onder andere op basis van dat overleg, besliste de minister om extra financiën te investeren in de FO jeugdsport vanaf Toen bijvoorbeeld eind juni bleek dat er een correctiefactor op de personeelssubsidies 2012 zou moeten worden toegepast (via het saldo 2012) ondernam de VSF daartoe actie, zowel ten aanzien van het kabinet (overleg 1 juli), als ten aanzien van het Vlaams Parlement. Positief resultaat: extra input financiële middelen voor uitvoering decreet. VSF zat twee keer samen met de dossierverantwoordelijke van de afdeling subsidiëring van het Bloso om de specifieke interpretaties van het decreet lokaal sportbeleid, en de voorlopige implementatie, te bespreken. Specifiek wat betreft de subsidiëring van provinciale sportfederaties is er meermaals contact geweest tussen VSF en het kabinet. Pas eind 2013 werd duidelijk dat dit dossier Noodzaak aan blijvende aandacht en blijvend overleg Pas in 2014 kan een eerste stand van zaken opgemaakt worden, al zal dat nog vroeg zijn. Continue overleg met afdeling subsidiëring blijft noodzakelijk. Wat betreft de financiering/subsidiëring van provinciale Geen bijsturingen nodig Deze actie werd voltooid voor 2013, maar komt jaarlijks terug. Geen bijsturingen nodig Deze actie werd voltooid voor 2013, maar komt jaarlijks terug.

31 SD4-OD1: In 2013 neemt de VSF het initiatief om in overleg te gaan met de Vlaamse overheid inzake (gezamenlijke) initiatieven in het kader van de ondersteuning van de leden sportfederaties inzake management van de federatie (2x jaar maart 2013 december 2013) SD4-OD1: In 2013 neemt de VSF initiatief om met de Vlaamse Overheid in overleg te gaan over de uitvoering van het Actieplan Sport voor Allen (4x jaar maart 2013-juni 2013-september 2013-december 2013) MAN SVA financieel een verlies betekent voor de sportfederatiesector. Voorjaar 2014 verspreidde de VSF een visietekst aan de sportdiensten omtrent de invulling van het nieuw decreet Lokaal sportbeleid. Eind 2012 maakte de VSF een nota project officials op. Met de nota wou de VSF enerzijds aandacht voor de problematieken rond officials (tekort, respect, ) en anderzijds projectmiddelen vragen om hierrond met de federaties aan de slag te gaan. Er kwam geen financiering vanuit de overheid, maar de VSF ging met haar federaties toch aan de slag. Verschillende initiatieven vanuit het Actieplan SvA werden in 2013 opgestart of voortgezet. Strategische structuren - Etnisch Culturele Minderheden (18/02 en 5/11) - Armoede (opstart 21/11) - G-sport - Senioren (18/01 en 29/11 + operationele werkgroepvergaderingen) In elke strategische cel is een VSF-medewerker vertegenwoordigd. Het permanent overlegorgaan sportpromotie werd in 2013 aangekondigd. Tim Lamon, Ilse Arys (GymFed) en Micha Vanlessen (FROS) zullen vanaf 2014 de sportfederaties hierin vertegenwoordigen. sportfederaties zal de VSF ook in 2014 nog de nodige inspanningen leveren. Beoogd resultaat grotendeels verwezenlijkt, zonder overleg met Vlaamse overheid en met een individueel (VSF) initiatief. De VSF heeft initiatief genomen op de voor haar meest prioritaire actiepunten van het Actieplan SVA. Geen bijsturingen nodig Deze actie werd voltooid voor 2013, en komt niet meer terug in In 2014 zou het algemeen SVA platform opnieuw samengeroepen worden. De VSF moet haar afvaardiging hier absoluut in bewaken. Bijsturing JAP 2014: SD4-OD1: De VSF neemt het initiatief om in overleg te gaan met de Vlaamse overheid inzake de mogelijke heropstart van het algemeen platform SVA

32 Ook andere actiepunten werden uitgevoerd, al dan niet na overleg tussen VSF en de overheid. Bv. onderzoek naar semi-agoraal statuut van de sportbegeleiders, oproep bovenlokale sportinfrastructuur, voor de beleidsperiode (1x jaar september 2014) SD4-OD1: In 2013 neemt de VSF het initiatief om met de Vlaamse Overheid in overleg te gaan over de uitvoering van het Topsportactieplan Vlaanderen (2x jaar juni 2013 december 2013) SD4-OD1: In 2013 neemt de VSF het initiatief om in overleg te gaan met de Vlaamse overheid in het kader van (gezamenlijke) initiatieven inzake ondersteuning van de leden sportfederaties op het vlak van vrijwilligersbeleid (2x per jaar maart 2013 september 2013) TS VB De VSF drong in 2013 aan op een vergadering van de stuurgroep topsport, omtrent de stand van zaken van het Topsportactieplan III. Eind 2012 maakte de VSF een nota project officials op. Met de nota wou de VSF enerzijds aandacht voor de problematieken rond officials (tekort, respect, ) en anderzijds projectmiddelen vragen om hierrond met de federaties aan de slag te gaan. Er kwam geen financiering vanuit de overheid, maar de VSF ging met haar federaties toch aan de slag. Aangezien de stuurgroep topsport opnieuw moest samengesteld worden, liet dit (heel) lang op zich wachten. In 2013 werd geen samenkomst meer gerealiseerd. VSF was wel vertegenwoordigd in de task force topsport die concrete uitvoering geeft aan het Topsportactieplan III. Lode Grossen( GymFed) is voor VSF vertegenwoordigd in de task force, die 11 keer samen kwam in I.v.m. project officials: beoogd resultaat grotendeels verwezenlijkt, zonder overleg met Vlaamse overheid en met een individueel (VSF) initiatief. Geen bijsturingen nodig Deze actie werd voltooid voor 2013, maar komt jaarlijks terug Geen bijsturingen nodig Deze actie werd voltooid voor 2013, maar komt jaarlijks terug

33 SD4-OD1: In 2013 neemt de VSF het initiatief om met het Team MVS in overleg te gaan in het kader van de behoeftegerichte ondersteuning van de sportfederaties inzake EVS (4x jaar maart juni september december 2013) SD4-OD1: In 2013 neemt de VSF het initiatief om met het Team MVS in overleg te gaan in het kader van de behoeftegerichte ondersteuning van de sportfederaties inzake MVS (4x jaar maart juni september december 2013) SD4-OD1: In 2013 neemt de VSF het initiatief om in overleg te gaan met de Vlaamse overheid inzake de toekomst van het Dynamo Project na afloop van de EVS MVS SCO De VSF zat 4 keer samen met het Team MVS in functie van enerzijds ondersteuning van sportfederaties (vnl. via ICES) en anderzijds het Gezond en Ethisch Sporten decreet. De gesprekken resulteerden in: - Betere afstemming werking ICES op behoeften federaties - Opname van financiering van een ondersteuningscentrum EVS in het GES-decreet - Aanpassen van de decretale verplichtingen van sportfederaties inzake EVS VSF zat in keer samen met Team MVS in functie van de generieke richtlijn sportmedische keuring. Op 18 juni organiseerde de VSF samen met Team MVS/Departement CJSM en De Vlaamse Vereniging voor Sport en Keuringsartsen een infosessie gezond sporten. Met het project Risicovechtsportplatform ondersteunt de VSF risicovechtsportfederaties in hun werking, beleid en kwaliteitsstreven. Dit project kwam tot stand dankzij ondersteuning van en overleg met het Departement CJSM. In 2013 zat de VSF meerdere keren samen hieromtrent. De VSF ging meerdere malen in overleg met de Vlaamse overheid inzake de evaluatie van de proeftuin Dynamo Project en de verdere verankering van het project na oktober Blijvend opvolgen in 2014, met aandacht voor duidelijke communicatie over nieuw GES-decreet Samenwerking VVSK verliep niet optimaal. Gemaakte afspraken werden niet opgevolgd. Beslissing 2014: ofwel duidelijke opvolging gemaakte afspraken, ofwel geen samenwerking meer. Het Dynamo Project werd structureel verankerd als vijfde decretale opdracht van VSF. Geen bijsturingen nodig Deze actie werd voltooid voor 2013, maar komt jaarlijks terug Geen bijsturingen nodig Deze actie werd voltooid voor 2013, maar komt jaarlijks terug Geen bijsturing nodig. Deze actie werd voltooid in 2013, en komt in 2014 niet meer terug.