Themahandleiding: Einde jaar begin nieuw jaar Fronter 92

Transcriptie

1 Themahandleiding: Einde jaar begin nieuw jaar Fronter 92 Dit document is gemaakt door Fronter as fronter.com. Het document mag alleen gekopieerd of digitaal verspreid worden volgens contract of in overeenstemming met Voorwoord... 2 Belangrijke informatie... 2 Wat gebeurt er wanneer de Nieuw Jaar Volledige Import draait?... 2 Stappen in het proces... 3 Eerste Stap: Opruimen en opschonen... 3 Tweede Stap: Archiveren ruimtes... 4 Derde Stap: Acties na de Nieuw Jaar MIS data import... 7 Handmatig aangemaakte ruimtes Version control

2 Voorwoord In deze handleiding kijken we naar de routines rondom het einde van een studiejaar en het begin van een nieuw jaar. Sommige installaties hebben een MIS (Management Information System). Het is mogelijk om een integratie met dit administratief system te maken zodat ook ruimtes automatisch worden aangemaakt en leden hierin toegevoegd. De verschillende mogelijkheden worden beschreven in deze handleiding. Fronter biedt ook de mogelijkheid om een ruimte te kopiëren en een ruimte te Exporteren/Importeren. Dit is een toepassing welke kan worden gebruikt wanneer ruimtes handmatig worden aangemaakt. Fronter wordt continu verder ontwikkeld en verbeterd. Het is daardoor mogelijk dat er verschillen bestaan tussen de handleiding en de applicatie. Deze handleiding is geschreven voor Fronter versie 92. Oslo, augustus 2009 Steve Henderson/Steinar Hov/Ingun Vaglid Belangrijke informatie De scholen die een import uit hun administratieve systeem draaien moeten deze import eerst uit zetten voordat ze een schooljaar kunnen eindigen. Fronter adviseert het stopzetten van de import van data totdat je wil dat de ruimtes voor het volgende schooljaar gemaakt moeten worden. Zorg ervoor dat de Administratieve afdeling van de school geïnformeerd is over de gevolgen van het overzetten van groepen naar het nieuwe schooljaar en dat dit effect heeft op de lidmaatschappen in Fronter. Het uitzetten van de dataimport in Fronter: 1. Log in Fronter in als Beheerder 2. Klik op Beheer 3. Klik op Toepassingen 4. Klik op "Fronter integratie Setup" 5. Zet een vinkje naast de school met de integratie 6. Klik op "Deactiveren" Wat gebeurt er wanneer de Nieuw Jaar Volledige Import draait? Het uitgangspunt is: Voor alle nieuwe groepen in het MIS systeem wordt een nieuwe ruimte aangemaakt in Fronter. Waar de groep ID (intern ID van de groep in het MIS system) hetzelfde blijft vergeleken met het voorgaande jaar, worden geen ruimtes aangemaakt en de 2

3 bestaande ruimtes worden dat bevolkt met de relevante groep in het nieuwe jaar. In de praktijk: Voor het grootste deel van de scholen zal het de import van hun MIS een nieuw groep ID meegeven aan alle groepen. De Nieuw Jaar import zal dan een nieuwe set klaslokalen maken. Vanwege dit scenario heeft Fronter een nieuwe set met opties gemaakt om scholen te helpen om met deze situatie om te gaan. De documentatie die volgt is vooral bedoeld om aanwijzingen te geven over het gebruik van de opties en waarom. Stappen in het proces Wanneer het eind van het schooljaar nadert is het belangrijk dat scholen een proces van drie stappen in gang zetten: Opschonen van de ruimtes Ruimtes archiveren Na de Nieuw Jaar import, selecteren van de relevante opties om nieuwe ruimtes die zijn gemaakt te activeren. Eerste Stap: Opruimen en opschonen Wanneer je een ruimte wilt archiveren, hergebruiken of gebruiken als een sjabloonruimte voor andere studentgroepen in het volgende schooljaar is het aan te raden de ruimte op te ruimen. Zoals je voorbereidingen treft voor het volgende schooljaar in een fysieke ruimte door deze op te ruimen, vitrines up to date te maken enz. moet je een zelfde proces doorlopen in Fronter. Voor alle scholen is het opruimen en opschonen een geadviseerde stap en zou moeten worden gedaan voor de import van nieuwe data uit het MIS in September. Dit zou, waar nodig, inhouden: Verwijderen inhoud welke niet langer nodig is Leeg maken van prullenbakken De-activeren toetsen/inlevermappen waar geen einddatum was ingesteld Forums sluiten Nuttige bestanden opslaan in bronruimtes voor toekomstig gebruik. Sluiten of verwijderen van handmatig gemaakte ruimtes die niet langer nodig zijn (onthoud dat alle bestanden in de ruimte op het moment dat deze wordt verwijderd ook verwijderd worden. Dus kopieer alles van waarde eerst naar een andere ruimte of exporteer de ruimte om een backup op de harde schijf van de computer op te slaan). Wanneer je klaar bent met opruimen kan je ervoor kiezen de ruimte te hergebruiken of te archiveren. Het archiveren van een ruimte is aan te raden wanneer de MIS import een nieuwe set Groep ID s maakt en daarmee een set nieuwe klaslokalen. Het wordt niet aangeraden wanneer Groep ID s hetzelfde blijven omdat dezelfde groepen worden 3

4 geherimporteerd met hetzelfde Groep ID zodat ze de gearchiveerde ruimte weer heropenen. Tweede Stap: Archiveren ruimtes Fronter heeft een nieuwe en veelomvattende functionaliteit geïntroduceerd voor een flexibele aanpak voor het beheren van gebruikers en ruimtes. Er komt een optie beschikbaar binnen Alle ruimtes in het ruimtekeuzemenu met de naam Gearchiveerde ruimtes. Vanuit Alle ruimtes kunnen beheerders de ruimtes selecteren die ze willen archiveren. Eenmaal gearchiveerd zijn deze ruimtes alleen zichtbaar onder het tabblad Gearchiveerde ruimtes. Ruimtes die gearchiveerd zijn, zijn alleen toegankelijk voor leden of hen die op leesniveau iets hebben bijgedragen in de ruimte. Studentportfolio s bevatten nog steeds de data uit de gearchiveerde ruimtes en hun bijdragen zijn nog steeds zichtbaar. De groepen met studenten in gearchiveerde ruimtes worden bevroren zodat er geen veranderingen in ruimtelidmaatschap plaats kan vinden. De studenten hebben leesrechten voor de bronnen. Een van de belangrijkste redenen voor het archiveren van ruimtes is dat ze in een tijdelijke archiveringsstaat verkeren terwijl beheerders en ruimte eigenaren beslissingen kunnen nemen over het omgaan met nieuwe ruimtes in het systeem. Het wordt aangeraden om je bestaande automatisch aangemaakte ruimtes aan het eind van de periode, of in ieder geval voor de Nieuw Jaar import van het MIS, te archiveren. Een ruimte die gearchiveerd is kan terug naar normaal worden gezet door simpel op De-archiveer ruimte: 4

5 Je krijgt een overzicht van de verschillende leden in de ruimte: De gedearchiveerde ruimte zal nu als volgt in de lijst met ruimtes komen te staan: En de leden worden allemaal in één groep samengevoegd met leesrechten: 5

6 Wanneer je per ongeluk een ruimte archiveert en deze terug moet zetten, moet je de ruimtetitel aanpassen. Om de automatische groep update in stand te houden moet de groep worden toegevoegd aan de ruimte. De juiste toegangsrechten moeten dan ook weer worden gegeven. Toegang studenten to bijdragen in Gearchiveerde Ruimtes Studente moeten toegang hebben tot bijdragen uit het verleden in de gearchiveerde ruimtes. In Mijn Portfolio, is een nieuw aanvinkhokje te vinden met de naam Haal ook uit Gearchiveerde ruimtes. Wanneer het hokje is aangevinkt zal de ruimtelijst (dropdown menu) ook alle gearchiveerde ruimtes bevatten. Alle gearchiveerde ruimtes worden getoond in de lijst met de naam van de ruimte + (Gearchiveerd). Een lijst van de bijdragen van de student wordt getoond op dezelfde manier als bijdragen in open ruimtes worden getoond in het portfolio. Wanneer je op een bijdrage klikt uit een gearchiveerde ruimte wordt deze geopend als Alleen Lezen. Wanneer de bijdrage in een open ruimte is opgeslagen, maar de gebruiker is niet langer lid van de ruimte, dan kan de gebruiker zijn of haar bijdragen niet zien. De student moet dan als lid worden toegevoegd aan de ruimte om de bijdragen te zien. Het importeren van data toestaan in Fronter: Wanneer je wilt dat de veranderingen voor het nieuwe schooljaar actief worden, activeer je de import weer in Fronter door het volgende te doen: 6

7 1. Login in Fronter als Beheerder 2. Klik op Beheer 3. Klik op Toepassingen 4. Klik op "Fronter integratie Setup" 5. Zet een vinkje naast de school met de integratie 6. Klik op "Activeren" Je moet dan een volledige export uit het MIS system draaien en deze zal s nachts Fronter updaten. Wanneer je dit wilt kan je ook direct een update draaien door het hokje naast de integratie aan te vinken en Nu Uitvoeren aan te klikken om de data te importeren. Derde Stap: Acties na de Nieuw Jaar MIS data import De volledige import genereert nieuwe ruimtes waar de Groep ID s veranderd zijn. In deze nieuwe ruimtes zijn de leden voor het Nieuwe Jaar automatisch lid gemaakt. Ruimtes die opnieuw zijn geïmporteerd met bestaande Groep ID s worden gevuld vanuit het vorige jaar met leden voor het Nieuwe Jaar. Nieuwe Ruimtes: Deze ruimtes verschijnen in het ruimtekeuzemenu zoals normaal, maar omdat ze nog niet eerder gebruikt zijn, moeten ze worden geactiveerd door de Ruimte Eigenaar of Beheerder. Gebruikers zullen deze ruimtes niet binnen kunnen gaan voordat de ruimte geactiveerd is. Wanneer de Ruimte Eigenaar of Beheerder de ruimtes binnen gaan krijgen ze de volgende 4 opties om te activeren: Activeer Opties: GEBRUIK DEZE RUIMTE ALS EEN BLANCO RUIMTE Houd de ruimte als een nieuwe ruimte met leden zoals in de import gedefinieerd. (De ruimte wordt gemaakt met het standaard pakket met toepassingen en de leden. Er zal geen inhoud in de ruimte staan.) KOPIEER UIT RUIMTE Haal de inhoud uit een andere ruimte. De gegenereerde ruimte heeft lidmaatschap zoals in de Nieuw Jaar import gedefinieerd. Deze optie haalt alle toepassingen en inhoud uit de ruimte 7

8 waaruit gekopieerd wordt. De oude ruimte wordt niet veranderd. (Dit kopieert dus de inhoud van de oude ruimte naar de nieuwe ruimte.) a. Houd in gedachten dat de oude ruimte blijft bestaan. b. De ruimte van waaruit wordt gekopieerd kan ook een gearchiveerde ruimte zijn. c. Je kan alleen kopiëren uit ruimtes waar je lid van bent met eigenaarrechten (dit geldt ook voor beheerders). In gevallen waarin de leerkracht de oude ruimte gebruikt als kopie, zijn ze ook eigenaar in het volgende schooljaar. Dit is dus alleen een issue wanneer iemand uit een ruimte wilt kopiëren waar hij/zij in het voorgaande jaar geen eigenaar van was of nooit eigenaar is geweest. d. De nieuwe ruimtenaam blijft hetzelfde; de oude ruimtenaam wordt niet meegekopieerd. De ruimtenaam kan veranderd worden. e. Student bijdrages worden niet meegekopieerd aangezien de studenten niet langer toegang hebben tot de nieuwe kopie van de ruimte. KOPIËER RUIMTE DOOR HET OPHALEN VAN EEN "FRONTER INTERNE RUIMTE EXPORT" ZIP-BESTAND Wanneer je deze nieuwe export/import optie gebruikt, zullen bestanden gemaakt met Fronter toepassingen zoals Homapages, Pagina s, Artikelen en Leerpaden hetzelfde blijven in de import. (Kopieert toepassingen, structuur en inhoud behalve de bijdragen van studenten uit een ruimte welke geëxporteerd is met Fronter Interne Export) *NIEUW* Het is nu mogelijk om een ruimte te exporteren met pagina s, artikelen en leerpaden in het ene gebouw en deze vervolgens te importeren in hetzelfde gebouw of een ander Fronter gebouw. Wanneer je in dezelfde installatie weer importeert, behoudt de ruimte zijn originele eigenaar, wanneer je hem in een ander Fronter gebouw importeert wordt degene die de import uitvoert de nieuwe eigenaar. Belangrijke opmerking: Het is alleen mogelijk om ruimtes te importeren welke in dezelfde of eerdere versies van Fronter geëxporteerd werden, startent met Fronter91. Voorbeelden: F91 ruimtes kunnen in F92 worden geïmporteerd. F92 ruimtes kunnen NIET worden geïmporteerd in F91. VERPLAATS DE LEDEN NAAR DEZE GROEP: Deze optie vervangt de nieuwe ruimte met de inhoud van een andere ruimte. De door de import gemaakte ruimte heeft al de juiste gebruikers als lid. Je kan alleen een ruimte samenvoegen als je zelf ruimte eigenaar bent (dit geldt ook voor beheerders). De bronruimte heeft de inhoud. Deze optie voegt de groepen in de aangemaakte ruimte samen naar de bronruimte en update de relaties van 8

9 het MIS. (Dit verplaatst dus de leden van de nieuwe ruimte naar de oude ruimte en deze ruimte wordt nu door het MIS geupdate.) a. In dit scenario wordt de nieuwe ruimte verwijderd aangezien het lidmaatschap aan de oude ruimte is toegevoegd. b. De oude ruimtenaam blijft, maar kan worden veranderd zonder gevolgen voor de gebruikers updates c. Dit kan een betere optie zijn wanneer er geen duplicaat nodig is het voorkomt het moeten maken van een beslissing wat er met de ruimtes die over blijven moet gebeuren, zoals bij de KOPIEER RUIMTE optie. d. De oude leden van de ruimte worden verwijderd wanneer de samenvoeging plaatsvindt met een gearchiveerde ruimte, de leden hebben dan geen toegang meer tot hun bijdragen. e. Het is mogelijk, wanneer je dat zou willen, om meerdere ruimtes samen te voegen zodat meerdere groepen toegang krijgen tot dezelfde ruimte. Wanneer een ruimte met een andere is samengevoegd kan dit ook weer ongedaan worden gemaakt. Selecteer Bewerk eigenschappen in de ruimte en selecteer in het menu onderaan: De ruimte kan nu worden gevonden in de lijst van Alle ruimtes als een inactieve ruimte. 9

10 Een opmerking over Handmatig aangemaakte ruimtes: Handmatige ruimtes worden niet getroffen door de nieuw jaar activiteiten. Het is daarom aan te raden om de groepslidmaatschappen van deze ruimtes na te lopen bij het begin van een nieuw jaar of nog wel de juiste groepen toegang hebben tot deze ruimtes. Normale routines moeten plaatsvinden voor het opruimen van deze ruimtes. Handmatige ruimtes kunnen ook worden gearchiveerd wanneer nodig. Een opmerking over Kopieer Ruimte: De Kopieer Ruimte functionaliteit is niet gelimiteerd tot de Begin van het Jaar procedure. Deze functie kan ook in de loop van het jaar gebruikt worden en helpt bij problemen met het kopiëren van ruimtes met pagina s, links en afbeeldingen. Handmatig aangemaakte ruimtes Ruimtes die handmatig zijn gemaakt kunnen worden gemaakt vanuit niets als een kopie van een bestaande ruimte (1) door een zip-bestand te importeren (2) (1) Hier selecteer je de bestaande ruimte in de dropdown lijst (2) Wanneer je een ruimte wilt importeren moet het zip-bestand eerst worden gemaakt met de optie Fronter Interne Ruimte Export: In de Ruimte pagina selecteren we Exporteer: Daarna selecteren we de juiste exporteer optie: 10

11 Zoals eerder genoemd neemt deze export onder andere Pagina s, Leerpaden, interne links en forums mee. Version control Version Date Description Person responsible EOY / SOY Steinar Hov 92-NL Nederlandse vertaling Mark Schiedon QA Review Date Approved by Comments Ingun Vaglid Checked and corrected 11