Albron een positief perspectief voor alle betrokkenen. Referentie Manual ISO 26000

Transcriptie

1 Al Albron een positief perspectief voor alle betrokkenen Referentie Manual ISO Versie: maart 2018

2 INHOUD 1 INLEIDING Albron Albron en MVO ISO en MVO Prestatieladder Definitie MVO binnen Albron MVO in visie en strategie MVO in de branche 5 2 SCOPE EN GELDIGHEIDSDUUR 7 3 DE ZEVEN KERNPRINCIPES 8 4 MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID EN STAKEHOLDERS Erkennen van MVO en het betrekken van belanghebbenden Het betrekken van stakeholders 17 5 DE KERNTHEMA S VAN MVO Inleiding op de kernthema s Significantie bepalen (onderwerpen die het meest essentieel zijn) 18 6 INTEGRATIE VAN MVO IN DE ORGANISATIE Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer Due diligence Visie, missie, beleid en strategie Prioriteren van MVO onderwerpen Ontwikkelen bewustzijn en competentie Integreren van MVO in besturingsprocessen, systemen en procedures Communicatie en rapportage Monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties Selecteren van MVO initiatieven en instrumenten 25 BIJLAGE 1 Zelfverklaring 27 BIJLAGE 2 Referentiematrix 28 Voor meer informatie over MVO en ISO bij Albron kunt u contact opnemen met: Ineke Snijders manager Kwaliteit Ineke.snijders@albron.nl

3 1 INLEIDING 1.1 Albron Albron bedenkt, bouwt en beheert foodconcepten met een verhaal. Voor bedrijven en overheden, op scholen en universiteiten, in ziekenhuizen en zorginstellingen, op evenementen en in dag- & verblijfsrecreatie. Met een omzet van 285 miljoen (2017), een gezond rendement en circa medewerkers die op bijna locaties in Nederland werkzaam zijn. Met als basis een groot gevoel voor gastvrijheid, lekker, gezond en duurzaam eten & drinken, aantoonbare betrokkenheid, het vertrouwen in stevige samenwerkingen en de durf om dingen anders te doen. Die optelsom biedt opdrachtgevers meerwaarde met financieel voordeel, hun gasten een warm welkom, medewerkers een prettige werkgever, leveranciers een sterke partner en de maatschappij een organisatie die vorm geeft aan de toekomst. Zo creëren we al ruim 100 jaar waardevolle momenten vanuit een positief perspectief voor alle betrokkenen. Een ideële achtergrond Stichting Albron is ontstaan door een fusie van de Stichting Albron Capelle en de Stichting Albron Utrecht. Deze stichtingen kennen hun oorsprong in de historie van de twee rechtsvoorgangers van het huidige Albron, te weten B.R.N. uit Rotterdam en Service One Catering uit Utrecht. Beide organisaties zijn eind 19e begin 20e eeuw begonnen vanuit een ideële achtergrond met het opzetten en runnen van koffiehuizen. Voorkomen van alcoholmisbruik was toen de belangrijkste drijfveer. En hoewel vandaag de dag dergelijke doelstellingen geen onderdeel meer uitmaken van de statuten, blijven aandacht en inzet voor gezondheid en welzijn van mensen binnen en buiten Albron belangrijke thema's en waarden binnen het huidige bedrijf. Onze kernwaarden zijn: Gastvrij, een warm welkom voor iedereen Betrokken, duurzaam, met aandacht, mensgericht en gedreven Durf, wij combineren lef met realisme Vertrouwen, wederzijds vertrouwen in de samenwerking tussen onze opdrachtgevers, gasten, medewerkers en partners Albron is sinds oktober 2016 verbonden met Facilicom. Facilicom Group is als grote, van origine Nederlandse facilitaire totaaldienstverlener actief in vestigingen in Nederland, België, Engeland en Frankrijk. Facilicom biedt werkgelegenheid aan ruim medewerkers met een omzet van ca. 1,2 miljard. Facilicom is onder meer actief in de branches schoonhouden, beveiliging, bedrijfscatering, facilitair management, bouw en installatie, horecadiensten en zorg & welzijn. Het bedrijf levert voor steeds meer opdrachtgevers combinaties van diensten, gebundeld in een geïntegreerd pakket. Sinds de oprichting in 1966 is het hoofdkantoor gevestigd te Schiedam. 3

4 1.2 Albron en MVO ISO en MVO Prestatieladder De ISO is de richtlijn voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. Wij hanteren de ISO CD Guidance on Social Responsibility en de MVO Prestatieladder, als kapstok voor ons MVO-beleid en uitvoering. ISO is gebruikt om voort te bouwen op bestaand beleid en initiatieven, met als doel om volledig te zijn en standaardisatie te leveren. Albron heeft gekozen om ISO en de MVO Prestatieladder te gebruiken omdat dit: Een goede kapstok biedt om MVO-informatie te verschaffen aan belanghebbenden; een breed gedragen standaards zijn; - ISO 26000, voortbouwt op bestaande initiatieven zoals Global Compact en GRI; - MVO Prestatieladder, voortbouwt op bestaande initiatieven zoals de ISO certificeringen; - Albron ondersteunt bij het nastreven van (SDG) doelen en hun koploperspositie op MVO Definitie MVO binnen Albron Er worden wereldwijd verschillende termen voor hetzelfde onderwerp gebruikt, zoals Maatschappelijk Verantwoord ondernemen (MVO), Duurzaam ondernemen, Corporate Social Responsibility (CSR) en Social Reponsibility. Bij Albron spreken we over duurzamer ondernemen en gaan we uit van de onderstaande definitie, die is gebaseerd op de internationaal geaccepteerde definitie van MVO binnen ISO 26000: De verantwoordelijkheid van organisaties voor de impact van hun beslissingen en activiteiten op de maatschappij en het milieu, door transparant en ethisch gedrag dat: - bijdraagt aan duurzame ontwikkeling, gezondheid en maatschappelijke welvaart; - rekening houdt met de verwachtingen van belanghebbenden; - voldoet aan relevante wet- en regelgeving en in lijn is met internationale standaarden en richtlijnen; - is geïntegreerd door de organisatie en naar partners (binnen de invloedsfeer) MVO in visie en strategie In het beleid is de MVO visie en strategie van Albron opgenomen. Maatschappelijk verantwoord of duurzamer ondernemen betekent voor iedere organisatie iets anders. Iedere organisatie wordt met andere vraagstukken geconfronteerd, heeft een ander producten- en dienstenaanbod, heeft een ander type medewerker in dienst of andere strategische prioriteiten. Duurzamer of maatschappelijk verantwoord ondernemen is niets nieuws voor ons. We werken al ruim 100 jaar vanuit interesse, respect en oprechtheid voor de mensen om ons heen. Deze persoonlijke betrokkenheid is de basis voor onze manier van zaken doen. Onze overtuiging hierbij is dat investeren in People en Planet, op korte of langere termijn, ook resulteert in Profit. Door optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden die wij als eten en drinken specialist onder het dak van derden hebben, krijgt ons duurzamer ondernemen inhoud, invloed én impact. 4

5 Inhoud door onze eigen activiteiten op het gebied van samenleving (binnen en buiten Albron), natuur en milieu (flora, fauna en klimaat) kwaliteit en gezondheid (van gasten en onszelf). Invloed door ons -alle Albron ers samen- bewust te zijn van de noodzaak en kansen van duurzamer ondernemen. Impact doordat we ook leveranciers, opdrachtgevers en gasten ondersteunen bij hun eigen bijdragen aan een betere wereld. Als grote dienstverlener onder het dak van anderen, komt Albron over de vloer bij meer dan duizend locaties en een groot aantal opdrachtgevers. Ons assortiment is afkomstig van honderden verschillende leveranciers en daarmee bedienen we dagelijks een kwart miljoen gasten. Al deze mensen met wie wij in aanraking komen, willen we met onze activiteiten inspireren om zelf ook duurzamer te ondernemen en te leven. Op deze manier kunnen we samen veel meer resultaat boeken dan wanneer we alleen voor onszelf bezig zouden zijn met maatschappelijk verantwoord ondernemen. Dit noemen we de MVO-multiplier : vermenigvuldig het effect van je eigen activiteiten en ervaringen door deze te delen met anderen. Albron hanteert de internationale ISO norm om haar bestaande MVO-werkwijze te verbeteren en om maatschappelijke verantwoordelijkheid verder in de organisatie te integreren. Het managen van stakeholdereisen en verwachtingen op resultaat staat hierbij centraal. Wij gebruiken de MVO Prestatieladder om ons managementsysteem voor MVO te toetsen en onze maatschappelijke betrokkenheid en duurzame ontwikkeling zo veel mogelijk concreet, objectief en aantoonbaar te maken. Dat doen wij aan de hand van drie hoofddoelstellingen: - Lekkerder, gezonder en duurzamer eten en drinken tegen een betaalbare prijs. - Inclusief ondernemen met vitale en gemotiveerde medewerkers. - Verminderen van onze impact op het milieu en voorkomen van onnodige verspilling van voedsel MVO in de branche Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is niet nieuw voor de horeca- en cateringbranche. Diverse bedrijven nemen in toenemende mate hun verantwoordelijkheid. Zij worden hierin aangemoedigd door klanten en andere stakeholders. Branche breed zien we dat in meer of mindere mate de zelfde thema s worden benoemd. Thema s benoemd door anderen in de sector en/of door klanten zijn: People aspecten: - Arbeidsveiligheid; - Voedselveiligheid - Medewerkerswelzijn; - Gezondheid; - Duurzamer ketenbeheer (o.a. mensenrechten); - Maatschappelijke betrokkenheid. Planet aspecten: - Energieverbruik en transport; - CO2 emissie / carbon footprint; - Afval; - Waterverbruik; - Grondstoffen; - Duurzame consumptie; - Voedselverspilling. 5

6 Profit aspecten: - Verantwoord winst behalen; - Transparantie. Albron wil op deze thema s ook haar verantwoordelijkheid nemen. De MVO Prestatieladder omvat de bovenstaande thema s, voegt hier nog een aantal thema s aan toe en werkt ze uit. De ladder biedt een integrale kapstok om met MVO aan de slag te gaan en tevens inhoud te geven aan de genoemde thema s. 6

7 2 SCOPE EN GELDIGHEIDSDUUR Dit rapport loopt gelijk met de certificering van de MVO prestatieladder en wordt drie jaarlijks herzien en indien nodig aangepast. Naam van de organisatie Albron B.V. Belangrijkste activiteiten (merken, producten en/of diensten) van de organisatie Albron is een Foodservice bedrijf met catering, horeca en retail, waar dagelijks ruim Albron'ers klaar staan voor ruim gasten. Met een hoofdkantoor in De Meern, en circa 1000 restaurants in Nederland en België. Locatie van het hoofdkantoor De Meern, Nederland. Divisies, werkmaatschappijen, dochterondernemingen etc. Onderdelen van de organisatie waarop de zelfverklaring van toepassing is Albron B.V. met al haar dochterondernemingen en bedrijfsonderdelen: - Ten aanzien van eigendom en bestuur: ISO is volledig geïmplementeerd in Albron B.V. - Ten aanzien van de economische relaties: Albron erkent de invloed die Albron heeft op die partijen waar we door middel van onze economische relaties invloed kunnen uitoefenen, hieronder verstaan we onze klanten, leveranciers en medewerkers. - Ten aanzien van de juridische politieke bevoegdheid: Albron erkent de invloed die Albron heeft op die partijen waar we door middel van onze juridische en politieke bevoegdheid invloed op kunnen uitoefenen, hieronder verstaan we onze medewerkers. - Ten aanzien van de publieke opinie: Albron erkent de invloed die Albron heeft op alle partijen die we middels onze website, marketing en andere uitingen bereiken. 7

8 3 DE ZEVEN KERNPRINCIPES Binnen de ISO richtlijn zijn er zeven algemene MVO-principes die het fundament vormen voor maatschappelijk verantwoord handelen. Albron beschouwt alle zeven principes van de ISO richtlijn (het afleggen van rekenschap; transparantie, ethisch gedrag; respect voor belangen van stakeholders; respect voor rechtsorde; respect voor internationale gedragsnormen en respect voor mensenrechten) als relevant voor haar ondernemen en heeft deze in haar gedragscodes, richtlijnen en gedragsregels verwerkt. Onderstaand wordt aangegeven op welke wijze Albron invulling geeft aan het principe. Vraag 1: het afleggen van rekenschap Wij leggen rekenschap af over de effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie. In het bijzonder over eventuele negatieve effecten en maatregelen die we hebben genomen om herhaling te voorkomen. Wij leggen rekenschap af over gevoerd beleid aan de Raad van Commissarissen van Albron BV. Door middel van een zelfverklaring en de referentiemanual en jaarverslag legt Albron maatschappelijke verantwoording af. Daarnaast is er Specifieke verslaglegging op contact- en communicatiemomenten met stakeholders. Ons integraal kwaliteitsmanagementsysteem gebaseerd op ISO 9001 (PARAAT), waarin diverse systemen (zoals milieuzorgsysteem ISO 14001, ISO 18001, en MVO Prestatieladder) zijn ondergebracht. Een belangrijk onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem is de verbetersystematiek. Vraag 2: transparantie a) Doel, aard en plaats van de activiteiten. Wij communiceren over het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten via onze website, klanten- en consumentenmagazine, brochures en pers. Daarnaast zijn we bereikbaar voor vragen en opmerkingen per telefoon en . b) De identiteit van een eventueel meerderheidsbelang in de activiteit van de organisatie. Er is geen sprake van meerderheidsbelangen. c) De manier waarop besluiten tot stand komen, worden geïmplementeerd en beoordeeld, met inbegrip van de definitie van de rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verschillende functies van de organisatie: Bevoegdheden van directieleden zijn opgenomen in het KvK register. Op de website staat de bestuursstructuur weergegeven. Het organogram van Albron is opgenomen in de bijlage van GRI. Daarnaast communiceren we over belangrijke besluiten via de nieuwssectie op de website, persberichten en andere publicaties. d) Normen en criteria aan de hand waarvan de organisatie haar eigen prestaties met betrekking tot maatschappelijke evaluaties evalueert. Wij meten onze eigen prestaties aangaande milieu, sociale en ethische aspecten middels opgestelde KPI s, die zijn geformuleerd en waarop actief wordt gemonitord. Hierover wordt gerapporteerd op de website in ons jaarverslag en GRI en waar relevant in publicaties, persberichten en contactmomenten met stakeholders. 8

9 e) Prestaties betreffende relevante en significante onderwerpen op het gebied van maatschappelijke verantwoordelijkheid. Wij geven op onze website inzicht in de prestaties betreffende relevante en significante onderwerpen. Dit wordt op onderdelen aangevuld met aparte stakeholder gerichte informatie, gecommuniceerd via publicaties en persberichten en contactmomenten met stakeholders. f) De herkomst, bedragen en besteding van fondsen. Ons jaarverslag (op basis van integrated reporting) wordt jaarlijks op onze website gepubliceerd. Het financiële jaarverslag, waarin de herkomst, bedragen en besteding zijn opgenomen is, opvraagbaar via de website van de Kamer van Koophandel. g) De bekende en waarschijnlijke effecten van besluiten en activiteiten op de stakeholders, de maatschappij, de economie en het milieu. Bij significante effecten vindt een terugkoppeling plaats naar de stakeholders die het betreft. Daarnaast wordt in meer algemene termen gecommuniceerd de website, focusdagen, round-tables, leveranciersdag en andere diverse contactmomenten met stakeholders. h) Stakeholders en de criteria en procedures die worden gebruikt om hen te identificeren, te kiezen en bij de organisatie te betrekken. Wij hebben een stakeholderplan opgesteld waarin staat beschreven op welke wijze we onze stakeholders identificeren. Als onderdeel van dit stakeholderplan zijn naar de vereisten van de ISO en de MVO Prestatieladder de volgende documenten opgesteld (in beheer bij de afdeling Kwaliteit): 1. Jaarlijkse stakeholder dialoog 2. Selectie stakeholders 3. Koppeling van stakeholders aan de indicatoren 4. Materialiteitsmatrix, met een koppeling van ambities/plannen Vraag 3: ethisch gedrag Albron streeft er naar ethisch te handelen. Dit houdt in dat het gedrag van Albron is gebaseerd op oprechtheid, rechtvaardigheid en integriteit. Deze waarden impliceren zorg voor mensen, dieren en het milieu en verplichting om het effect van haar activiteiten en besluiten op de belangen van stakeholders aan de orde te stellen. Albron maakt zich hard om ethisch gedrag te bevorderen op de volgende punten en wijze: a) Identificeren en bekendmaken van kernwaarden en principes. Wij streven voortdurend naar een positief perspectief voor alle betrokkenen met als kernwaarden vertrouwen, betrokken, veelkleurig en durf. Onze missie is waarde toevoegen aan de kernactiviteiten van onze klanten en het creëren van waardevolle momenten in het dagelijks leven van onze gasten. Tijdens werk, uitgaan studeren of aangewezen op zorg. In ons MVO beleid zijn de 7 principes van ISO verwerkt zijn. Wij communiceren deze actief door de stakeholderdialoog aan te gaan, door deelname aan overleg en discussie binnen brancheverenigingen, bekendmaking via het magazine, op de website, in het jaarverslag, persberichten en publicaties en contactmomenten met stakeholders. b) Ontwikkelen en gebruiken van bestuursstructuren die helpen om ethisch gedrag binnen de organisatie te bevorderen, bij besluitvorming en interactie met anderen. Albron betrekt via communicatie en opleiding medewerkers actief bij MVO. Daarnaast heeft Albron een interne gedragscode en huisregels. Albron heeft de OESO richtlijnen ondertekend, waarmee zij o.a. de UN Universele Verklaring van de Rechten van de Mens. Bij indiensttreding ondertekenen medewerkers onze gedragscode. Leveranciers dienen de inkoopvoorwaarden te ondertekenen, waarin de Code of Conduct is 9

10 opgenomen. Albron kent een klokkenluidersregeling en bij niet naleven van de gedragscode worden sancties genomen. c) Normen van ethisch gedrag identificeren, aannemen en toepassen, die geschikt zijn voor haar doelstellingen en activiteiten en in overeenstemming zijn met de principes die zijn geschetst in ISO Zie vraag 3b. Albron onderschrijft de UN Universele Verklaring van de Rechten van de Mens. d) Het naleven van de normen van Albron om ethisch gedrag aan te moedigen en te steunen. Zie vraag 3b. e) Het definiëren en bekendmaken van de normen van ethisch gedrag die worden verwacht van haar bestuursstructuur, medewerkers, leveranciers, contractanten en indien van toepassing, van haar eigenaar en managers, in het bijzonder van degenen die de mogelijkheid hebben, met behoud van de plaatselijke culturele identiteit, de waarden, cultuur, integriteit, strategie en activiteiten van de organisatie en mensen die namens haar handelen, in belangrijke mate te beïnvloeden. Zie vraag 3b. Vastlegging door middel van o.a. de interne gedragcode en huisregels, de inkoopvoorwaarden (food, non-food en lokale leveranciers) en in dialoog met de stakeholders. Communicatie: van de interne gedragscode en huisregels bij indiensttreding en diverse interne bijeenkomsten en contactmomenten met stakeholders. f) Belangenconflicten in de hele organisatie, die anders zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag, voorkomen of op lossen. Albron streeft er naar belangenconflicten zoveel mogelijk te voorkomen door het creëren van een prettige werksfeer en daarnaast door middel van het communiceren van de interne gedragscode, huisregels en inkoopvoorwaarden naar interne en externe stakeholders over de ethische normen van het bedrijf. g) Het instellen en onderhouden van toezicht- en beheersingsmechanismen om ethisch gedrag te monitoren, te ondersteunen en te versterken. Albron heeft een interne gedragscode en huisregels met daarin aandacht voor ethisch handelen. Albron onderschrijft hierin o.a. de UN Universele Verklaring van de Rechten van de Mens. Bij niet naleven van deze gedragscode worden sancties genomen. Albron gebruikt zowel voor situaties binnen als buiten Nederland een inkoopbeleid, inkoopcriteria, algemene inkoopvoorwaarden en (toelatings)-audit leveranciers gebaseerd op internationaal erkende normen. h) Het instellen en onderhouden van mechanismen om het rapporteren van onethisch gedrag zonder vrees of vergelding mogelijk te maken. Het melden van vermeende misstanden kan via de website van Albron (o.a. vragen en opmerkingen over het MVO beleid en de invloedssfeer van Albron worden gevraagd op de website en in het MVO magazine). Albron heeft een vertrouwenspersoon gericht op de eigen medewerkers. Tevens is er ook Arbo- en fraudemeldpunt. Daarnaast heeft Albron een medezeggenschap raad en creëert in het algemeen een professionele werksfeer waarin misstanden aan de kaak gesteld kunnen worden, ondersteund door onze kwaliteitsmanagementsystemen. Het aankaarten en afhandelen van schendingen betreffende mensenrechten, corruptie, eerlijke handel, omkoping, eigendomsrechten en discriminatie gebeurt via de reguliere verbetersystematiek in het managementsysteem. 10

11 i) Situaties waarin lokale wet- en regelgeving; hetzij niet bestaat of conflicteert met ethisch gedrag, te herkennen en aan de orde te stellen. Albron gebruikt zowel voor situaties binnen als buiten Nederland een inkoopbeleid, inkoopcriteria, algemene inkoopvoorwaarden en (toelatings-)audit leveranciers gebaseerd op internationaal erkende normen. j) Het aannemen en toepassen van internationaal erkende normen van ethisch gedrag bij de uitvoering van onderzoek t.a.v. mensen. Dit soort onderzoek wordt niet uitgevoerd binnen de scope van de activiteiten van Albron. k) Het welzijn van dieren te respecteren, met inbegrip van het scheppen van behoorlijke omstandigheden voor het houden, fokken, laten werpen, transporteren en gebruiken van dieren als de organisatie door haar besluiten en activiteiten het leven en bestaan van dieren beïnvloedt. Albron heeft respect voor dierenwelzijn en dierenwelzijn is waar relevant een onderwerp van dialoog met onze leveranciers. Vraag 4: respect voor stakeholder belangen a) Identificeren van stakeholders. Albron heeft haar stakeholders geïdentificeerd. Zie voor een verdere uitwerking hiervan de antwoorden op de volgende vragen, ons duurzaamheid- en GRI verslag op de website. Albron heeft een stakeholderplan opgesteld waarin staat beschreven op welke wijze zij haar stakeholders identificeert en betrekt. Als onderdeel van dit stakeholderplan zijn naar de vereisten van de ISO (en de MVO Prestatieladder) de volgende documenten opgesteld (in beheer bij de manager Kwaliteit): 1. Albron stakeholder dialoog Selectie stakeholders 3. Koppeling van stakeholders aan de indicatoren 4. Koppeling van ambities/plannen n.a.v. dialoog aan de indicatoren b) Erkennen van belangen evenals de wettelijke rechten van stakeholders, er gepaste waardering voor te hebben en te reageren op door stakeholders geuite bezorgdheid. Albron erkent de belangen en rechten van stakeholders, heeft hier waardering voor en reageert op door stakeholders geuite bezorgdheid. De manier waarop de omgang met stakeholders binnen Albron is geregeld is beschreven in het MVO beleid en in het Stakeholderplan van Albron. c) Onderkennen dat sommige stakeholders de activiteiten van de organisatie in belangrijke mate kunnen beïnvloeden. Albron onderkent de mogelijke invloed van stakeholders. De manier waarop de omgang met stakeholders binnen Albron is geregeld, is beschreven in het MVO beleid en in het Stakeholderplan van Albron. d) Vaststellen van het relatieve vermogen van stakeholders om in contact te komen met en betrokken te raken bij de organisatie en de organisatie te beïnvloeden, en daarmee rekening te houden. Albron voert een open stakeholderdialoog en maakt het voor stakeholders mogelijk om zowel structureel als op spontane momenten met ons bedrijf in contact te komen. De manier waarop de omgang met stakeholders binnen Albron is geregeld, is beschreven in het MVO beleid en in het Stakeholderplan van Albron. 11

12 e) Rekening te houden met het verband tussen de belangen van haar stakeholders en de brede verwachtingen van de maatschappij t.a.v. duurzame ontwikkeling, evenals met de aard van de relatie van de stakeholder met de organisatie (zie ook Handleiding). Albron houdt rekening met de belangen van stakeholders. De manier waarop de omgang met stakeholders binnen Albron is geregeld, is beschreven in het MVO beleid en in het Stakeholderplan van Albron. f) Rekening te houden met de opvattingen van stakeholders wier belangen waarschijnlijk worden beïnvloed door een besluit of activiteit, zelfs als zij geen formele rol spelen in het bestuur van de organisatie of zich niet bewust zijn van deze belangen. Albron houdt rekening met de opvattingen van stakeholders en benadert ook stakeholders die hier niet zelf om vragen proactief. De manier waarop de omgang met stakeholders binnen Albron is geregeld, is beschreven in het Stakeholderplan van Albron. Vraag 5: respect voor rechtsorde Albron accepteert dat respect voor rechtsorde verplicht is en geeft aan de uitwerking daarvan invulling op de volgende wijze a) Albron voldoet aan wettelijke eisen in alle rechtsgebieden waarin de organisatie actief is, zelfs als die wet- en regelgeving niet adequaat ten uitvoer wordt gebracht. We hebben het voor ons van toepassing zijnde wettelijke en juridische kader in kaart, kennis wordt up to date gehouden en we zorgen dat we hier te allen tijde minimaal aan voldoen. Dit is vastgelegd in het register wet- en regelgeving en tevens geregeld en vastgelegd in de diverse managementsystemen. b) Te bewerkstelligen dat betrekkingen en activiteiten in overeenstemming zijn met bedoelde en toepasselijke wettelijke kader. We hebben het voor ons van toepassing zijnde wettelijke en juridische kader in kaart, kennis wordt up to date gehouden en we zorgen dat we hier te allen tijde minimaal aan voldoen. Dit is vastgelegd in het register wet- en regelgeving en tevens geregeld en vastgelegd in de diverse managementsystemen. c) Op de hoogte te blijven van alle wettelijke verplichtingen. Kennis van wettelijke verplichtingen wordt up to date gehouden, dit is geregeld in het managementsysteem van Albron. Dit wordt o.a. ingevuld door opleiding, training en het actief bijhouden van actuele ontwikkelingen middels contact met de branchevereniging en andere lidmaatschappen. d) Periodiek te beoordelen of Albron toepasselijke wet- en regelgeving naleeft. Middels interne controle, geregeld in het management systeem en daarnaast wordt het voldoen aan wet- en regelgeving getoetst middels in- en externe audits. Vraag 6: respect voor internationale gedragsnormen a) In situaties waarin de wet of de implementatie ervan niet zorgt voor adequate bescherming van het milieu of de maatschappij behoort een organisatie ernaar te streven dat op zijn minst internationale gedragsnormen worden gerespecteerd. Albron neemt internationale verdragen in acht en opereert tevens in lijn met de geldende wet en regelgeving. Dit houdt in dat in landen waar lokale wetgeving of de implementatie hiervan geen minimale standaarden op het gebied van milieu en sociale zaken waarborgt, Albron naar internationale normen handelt. 12

13 Albron hanteert zowel voor situaties binnen als buiten Nederland een inkoopbeleid, algemene inkoopvoorwaarden en (toelatings)audits voor leveranciers en inkoopcriteria gebaseerd op internationaal erkende normen. b) In landen waar de wet of de implementatie ervan conflicteert met internationale gedragsnormen behoort een organisatie ernaar te streven dergelijke normen zoveel mogelijk te respecteren. Albron neemt internationale verdragen in acht en opereert tevens in lijn met de geldende wet en regelgeving. Dit houdt in dat in landen waar lokale wetgeving of de implementatie hiervan geen minimale standaarden op het gebied van milieu en sociale zaken waarborgt, Albron naar internationale normen handelt. Albron streeft ernaar te allen tijde te handelen naar de eigen principes, waarin de ISO principes zijn geïntegreerd. Dit is opgenomen in de ondertekende directieverklaring. Waar dit conflicten oplevert volgen in afstemming met betrokkenen en de directie passende acties. c) In situaties waar de wet of de implementatie ervan conflicteert met internationale gedragsnormen, en waar het niet navolgen van normen belangrijke gevolgen zou kunnen hebben, behoort een organisatie in de mate waarin dit haalbaar en passend is, de aard van haar betrekkingen en activiteiten binnen dat rechtsgebied te heroverwegen. Albron neemt internationale verdragen in acht en opereert tevens in lijn met de geldende wet en regelgeving. Dit houdt in dat in landen waar lokale wetgeving of de implementatie hiervan geen minimale standaarden op het gebied van milieu en sociale zaken waarborgt, Albron naar internationale normen handelt. Albron streeft ernaar te allen tijde te handelen naar de eigen principes, waarin de ISO principes zijn geïntegreerd. Dit is opgenomen in de ondertekende directieverklaring. Waar dit conflicten oplevert volgen, in afstemming met betrokkenen en de directie, passende acties. d) Een organisatie behoort wettelijke mogelijkheden en kanalen te overwegen om te proberen relevante organisaties en autoriteiten te bewegen een dergelijk conflict op te lossen. Binnen haar invloedssfeer gaat Albron de dialoog aan met betrokkenen met de middelen die zij daarvoor ter beschikking heeft. Albron kan hier alleen een indirecte invloed op uitoefenen. Albron hanteert zowel voor situaties binnen als buiten Nederland een inkoopbeleid, algemene inkoopvoorwaarden, (toelatings-)audits voor leveranciers en inkoopcriteria gebaseerd. Waar dit conflicten oplevert volgen in afstemming met betrokkenen en de directie passende acties. e) Een organisatie behoort te vermijden medeplichtig te worden aan de activiteiten van een andere organisatie die niet in overeenstemming zijn met internationale gedragsnormen. Albron streeft ernaar te allen tijde te handelen naar de eigen principes, waarin de ISO principes zijn geïntegreerd. Waar dit conflicten oplevert volgen, in afstemming met betrokkenen en de directie, passende acties. Dit is opgenomen in de diverse managementsystemen en het MVO beleid. Albron hanteert zowel voor situaties binnen als buiten Nederland een inkoopbeleid, algemene inkoopvoorwaarden, (toelatings-)audits voor leveranciers en inkoopcriteria gebaseerd. Waar dit conflicten oplevert volgen in afstemming met betrokkenen en de directie passende acties. Vraag 7: respect voor mensenrechten a) De rechten die zijn beschreven in de het in Universal Declaration of Human Rights te respecteren en zo mogelijk te bevorderen. 13

14 Albron respecteert mensenrechten en onderkent dat mensenrechten universeel en van groot belang zijn. Mensenrechten worden gerespecteerd zoals beschreven in de internationale verklaring voor de rechten van de mens. De ILO-normen zijn ondertekend. Dit is tevens opgenomen in de directieverklaring van Albron en het MVO beleid van Albron en uitgewerkt in het inkoopbeleid met o.a. de inkoopvoorwaarden en de (toelatings-)audits voor leveranciers, de gedragsregels voor derden en het HR beleid met de interne gedragscode en de huisregels. In situaties waar mensenrechten niet beschermd zijn handelt Albron proactief. b) Te respecteren dat deze rechten universeel zijn dat wil zeggen dat zij ondeelbaar van toepassing zijn in alle landen, culturen en situaties. Albron respecteert mensenrechten en onderkent dat mensenrechten universeel en van groot belang zijn. Mensenrechten worden gerespecteerd zoals beschreven in de internationale verklaring voor de rechten van de mens. De ILO-normen zijn ondertekend. Dit is tevens opgenomen in de directieverklaring van Albron en het MVO beleid van Albron en uitgewerkt in het inkoopbeleid met o.a. de inkoopvoorwaarden en de (toelatings-)audits voor leveranciers, de gedragsregels voor derden en het HR beleid met de interne gedragscode en de huisregels. In situaties waar mensenrechten niet beschermd zijn handelt Albron proactief. c) In situaties waarin mensenrechten niet worden beschermd, stappen te ondernemen om mensenrechten te respecteren en te vermijden misbruik te maken van deze situaties. In situaties waar mensenrechten niet beschermd zijn handelt Albron proactief door, binnen de invloedssfeer, de dialoog op te zoeken met leveranciers en zo nodig derden. Het HR beleid en MVO beleid, de (toelatings-)audits voor leveranciers en directieverklaring, in overeenstemming met de principes uit ISO zijn hierbij leidend. Als dit niet tot gewenste resultaten leidt worden correctieve acties uitgevoerd. d) In situaties waar de wet of de implementatie hiervan niet voorziet in adequate bescherming van mensenrechten, zich te houden aan het principe van respect voor internationale gedragsnormen. In situaties waar mensenrechten niet beschermd zijn handelt Albron proactief door, binnen de invloedssfeer de dialoog op te zoeken met leveranciers en zo nodig derden. Het HR beleid en MVO beleid, de (toelatings-)audits voor leveranciers en directieverklaring, in overeenstemming met de principes uit ISO zijn hierbij leidend. Als dit niet tot gewenste resultaten leidt worden correctieve acties uitgevoerd. 14

15 4 MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID EN STAKEHOLDERS 4.1 Erkennen van MVO en het betrekken van belanghebbenden Het identificeren van belanghebbenden staat centraal wanneer een organisatie actief met MVO aan de slag gaat. Belanghebbenden zijn organisaties of individuen die een of meerdere belangen hebben bij beslissingen die een organisatie neemt of activiteiten die zij uitvoert. De relatie tussen belanghebbenden kan verschillende vormen aannemen en kan zowel formeel als informeel zijn. Belangen van deze organisaties of individuen zijn gerelateerd aan claims, dit kunnen verschillende type claims zijn zoals: gehoord willen worden, financiële zaken, juridisch zaken, gezondheid et cetera. Vraag 8: stakeholderidentificatie Albron heeft geïdentificeerd wie haar stakeholders zijn. Vraag 9: waaruit blijkt de stakeholderidentificatie? Albron heeft een stakeholderplan opgesteld waarin staat beschreven op welke wijze zij haar stakeholders identificeert en betrekt. Als onderdeel van dit stakeholderplan zijn naar de vereisten van de ISO (en de MVO Prestatieladder) de volgende documenten opgesteld (in beheer bij de manager Duurzamer Ondernemen): 1. Albron stakeholder dialoog Selectie stakeholders 3. Koppeling van stakeholders aan de indicatoren 4. Koppeling van ambities/plannen n.a.v. dialoog aan de indicatoren In het duurzaamheids- en GRI verslag wordt hier jaarlijks over gerapporteerd. Vraag 10: categorieën stakeholders die relevant zijn voor de organisatie. Er is een overzicht met de stakeholders opgesteld welke in het beheer is van de afdeling Kwaliteit. Stakeholders van Albron uit de volgende categorieën zijn geïdentificeerd (zoals aangemerkt in de Ontwerp NPR Zelfverklaring) - Klanten - Opdrachtgevers - Leveranciers - Medewerkers - Samenwerking-partners - Concurrenten - Overheden - NGO s - Brancheorganisaties - Externe woordvoerders - Media - Onderzoekinstellingen - Overig Vraag 11: wijze waarop dat is onderzocht. Albron heeft zich bij deze exercitie de volgende vragen gesteld: - Tegenover wie heeft Albron wettelijke verplichtingen? - Wie zou positief of negatief kunnen worden beïnvloed door de besluiten of activiteiten van Albron? - Wie zal waarschijnlijk ongerustheid uiten over besluiten en activiteiten van Albron? 15

16 - Wie is in het verleden ingeschakeld toen soortgelijke aangelegenheden moesten worden behandeld? - Wie kan de organisatie helpen specifieke effecten aan de orde te stellen? - Wie kan het vermogen van de organisatie om haar verantwoordelijkheden na te komen te beïnvloeden? - Wie zou worden benadeeld indien hij wordt uitgesloten van betrokkenheid? - Wie in de waardeketen wordt geraakt? Met de antwoorden op deze vragen is een lijst opgesteld van stakeholders. Albron heeft bij de identificatie van haar belangrijkste stakeholders tevens meegewogen het feit of een beoogde actieve dialoog zinvol en praktisch haalbaar is. Deze exercitie is uitgevoerd door de manager Duurzamer Ondernemen en de manager Kwaliteit. Vervolgens is bekeken met welke stakeholders al contact is en met welke nog niet, hoe dit kan worden belegd of gecontinueerd. Vraag 12: wat is de uitkomst? 16

17 De uitkomst van stakeholder identificatie is een overzicht met de stakeholders welke in het beheer is van de afdeling Kwaliteit. Albron heeft een stakeholderplan opgesteld waarin staat beschreven op welke wijze zij haar stakeholders identificeert en betrekt. Als onderdeel van dit stakeholderplan zijn naar de vereisten van de ISO (en de MVO Prestatieladder) de volgende documenten opgesteld (in beheer bij de manager Kwaliteit): 1. Albron stakeholder dialoog Selectie stakeholders 3. Koppeling van stakeholders aan de indicatoren 4. Koppeling van ambities/plannen n.a.v. dialoog aan de indicatoren 4.2 Het betrekken van stakeholders Vraag 13: waarbij betrekt de organisatie haar stakeholders? Albron stelt bij al haar activiteiten haar stakeholders centraal. In de praktijk betekent dit dat stakeholders worden betrokken bij het vormgeven van het MVO beleid; middels de stakeholderdialoog over het MVO beleid en de onderwerpen daarbinnen. Bij beslissingen die specifieke stakeholdergroepen raken, wordt contact opgenomen met de betreffende stakeholders. Vraag 14: op welke wijze is dat gedaan? Het betrekken van stakeholders gebeurt in een continue dialoog waarbij alle beschikbare en realiseerbare communicatiekanalen worden ingezet. De keuze hiervoor is afhankelijk van de relatie met de stakeholders en loopt van persoonlijke gesprekken tot communicatie via website en bijeenkomsten. De communicatie met stakeholders over MVO gebeurt op hoofdlijnen op diverse manieren: - De gestructureerde manier van het contacteren van stakeholders voor een persoonlijk gesprek - Op continue basis via de reguliere contacten van o.a. de verkoop en inkoopactiviteiten. - Bijeenkomsten of round-table gesprekken. Als uitkomst van ieder gesprek worden mogelijke acties genoteerd waaraan via de manager Kwaliteit in overleg met de betreffende eindverantwoordelijke wordt besproken en acties worden vastgesteld. Allr resultaten van stakeholdergesprekken worden middels de Management Review aan de directie gerapporteerd. De directie beslist vervolgens jaarlijks in hoeverre de bevindingen moeten worden doorgevoerd in: - Het erkennen van nieuwe indicatoren, nieuwe aandacht voor indicatoren, - aanscherpen van het MVO beleid of onderdelen hiervan, - Het aanpassen van bestaande communicatie-uitingen over MVO, - Het ontwikkelen en aanbieden van nieuwe product- en dienstenoplossingen. In 2011 is voor het eerst op een gestructureerde manier contact gezocht met stakeholders. Op basis van de bovenstaande criteria zijn stakeholders geselecteerd en is een eerste ronde van persoonlijke gesprekken gevoerd. Van al deze bijeenkomsten is een verslag gemaakt. De stakeholders, hun duurzaamheid verwachtingen, en eventuele vervolgafspraken en acties worden weergegeven in een totaaloverzicht. Afhankelijk van de gehanteerde vorm wordt er een mondelinge of schriftelijke terugkoppeling gegeven aan de stakeholders. Uitkomsten van gesprekken worden gebruikt om het MVO beleid van Albron vorm te geven en aan te scherpen. 17

18 5 DE KERNTHEMA S VAN MVO 5.1 Inleiding op de kernthema s De MVO-kernthema s, of aandachtsgebieden op het terrein van MVO zijn in ISO zeer uitgebreid beschreven. Deze zelfverklaring is samenvatting van de wijze hoe de kernthema s zijn geïmplementeerd binnen Albron. In ons duurzaamheids- en GRI verslag wordt jaarlijks de actuele situatie gerapporteerd. Relevantie bepalen (onderwerpen die het meest van toepassing zijn). De ISO richtlijn geeft aan dat alle kernthema s relevant zijn voor iedere organisatie (en de accenten hierbinnen per organisatie uiteraard zullen verschillen), maar niet alle 37 onderwerpen die daaronder vallen. Een organisatie dient die onderwerpen als relevant te beschouwen die kunnen optreden bij de eigen activiteiten en besluiten van de organisatie dan wel bij andere organisaties binnen de waardeketen en invloedssfeer en effect kunnen hebben op stakeholders en duurzame ontwikkeling Vraag 15: aandachtspunten die zijn gebruikt voor het bepalen van relevantie. Bij Albron zijn beide aandachtspunten gebruikt; d.w.z. dat bij het bepalen welke onderwerpen relevant zijn voor Albron is zowel is gekeken naar de eigen activiteiten en besluiten van de organisatie als naar onderwerpen die kunnen optreden bij andere organisaties binnen de waardeketen en invloedssfeer. Vraag 16: andere aandachtspunten voor het bepalen van relevantie. Voor het bepalen van de relevantie zijn, uitgaand van de bovengenoemde aandachtspunten, de volgende criteria gebruikt: - Is er een relatie met de activiteiten van Albron - Is er een relatie met de verwachtingen van haar belanghebbenden. - Is er een relatie met de activiteiten en invloedssfeer van Albron in de keten. Vraag 17: stakeholders die zijn betrokken bij het bepalen van relevantie. Bij het bepalen van de relevantie, als ook significantie wordt gewerkt met de al verzamelde informatie en beschikbare kennis van diverse personen binnen Albron ten aanzien van welke onderwerpen stakeholders belangrijk vinden. Het karakter van een open dialoog leent zich er niet voor om bij de stakeholdergesprekken de onderwerpen één voor één langs te gaan. Albron heeft bij de stakeholdergesprekken vooral geluisterd naar de thema s die de stakeholders spontaan noemen en heeft vanuit daar verder gevraagd. De bepaling van relevantie en significantie is hierna waar nodig nog aangepast. Vraag 18: relevante onderwerpen. Albron heeft de bovenbeschreven criteria en uitgangspunten en werkwijze gehanteerd. Zie ook de materialiteitsmatrix in het duurzaamheidsverslag. 5.2 Significantie bepalen (onderwerpen die het meest essentieel zijn) In ISO wordt aangegeven dat een organisatie, aan de hand van een set criteria, een selectie van de meest significante MVO onderwerpen kan maken. Onderwerpen die gewoonlijk als belangrijk worden beschouwd zijn niet-naleving van de wet, tegenstrijdigheid met internationale gedragsnormen, potentiële schendingen van mensenrechten, werkwijzen die leven of gezondheid in gevaar kunnen brengen en werkwijzen die het milieu ernstig kunnen schaden. 18

19 Vraag 19: gebruikte criteria voor het bepalen van significantie. - De criteria die voor Albron gehanteerd zijn om de significantie van de relevante onderwerpen te bepalen zijn: - De omvang van het effect van het onderwerp op stakeholders en op duur-zame ontwikkeling. - Het potentiële effect van actie of van achterwege blijven van actie op het onderwerp. - De mate van betrokkenheid van stakeholders de verwachtingen die zij hebben t.a.v. het onderwerp. - Vraag 20: andere gebruikte criteria. Naast de bovengenoemde criteria is gekeken naar het mogelijke effect van de actie ten opzichte van de middelen die nodig zijn voor implementatie. Voor het beoordelen van de mate waarin het criterium van belang is, zijn de gradaties 1 tot en met 5 gehanteerd: Zowel voor de stakeholders als voor Albron. Zie materialiteitsmatrix in de colofon van het duurzaamheidsverslag. Vraag 21: betrokken stakeholders Zie vraag 25. Bij het bepalen van de relevantie, als ook significantie is gewerkt met de al beschikbare kennis van diverse personen binnen Albron (manager Kwaliteit) ten aanzien van welke onderwerpen stakeholders belangrijk vinden. Daarnaast zijn de onderwerpen besproken in de stakeholderdialoog die Albron voert. Vraag 22: significante onderwerpen. Zie materialiteitsmatrix. Het gehele overzicht is in beheer bij de manager Kwaliteit. 19

20 6 INTEGRATIE VAN MVO IN DE ORGANISATIE De integratie van MVO in een organisatie is een proces dat bestaat uit meerdere stappen, deze stappen worden beschreven in de ISO richtlijn. Het resultaat van het doorlopen van deze stappen is de integratie van MVO in de belangrijkste bedrijfsprocessen. 6.1 Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer Vraag 23: wijze van analyse van de invloedssfeer. De manager Kwaliteit van Albron analyseert haar invloedssfeer, in samenwerking met betrokken afdelingen. In combinatie met de geïdentificeerde stakeholders en de geïdentificeerde relevante en significante onderwerpen is gekeken hoe Albron hierop invloed kan uitoefenen. Vraag 24: situaties waaraan invloed wordt ontleend en daadwerkelijk uitgeoefend. Albron gebruikt alle soorten situaties, gerelateerd aan eigendom en bestuur, economische relatie, juridische/politieke bevoegdheid en de publieke opinie om invloed uit te oefenen. Voorbeelden van hoe hierin in verschillende situaties uiting aan wordt gegeven (invloed is uitgeoefend) zijn het aandacht vragen voor issues in contacten met leveranciers, bij de eigen medewerkers en de dialoog met de betrokken overheden. Vraag 25: stakeholders in de invloedssfeer (in de waardeketen en daarbuiten). Er is een overzicht met de stakeholders opgesteld welke in het beheer is van de manager Kwaliteit. - Klanten - Medewerkers - Partners - Leveranciers - Overheden - NGO s - Brancheorganisaties - Externe woordvoerders - Media - Onderzoeksinstellingen Vraag 26: methoden om invloed uit te oefenen en die gebruikt zijn door Albron. - Instellen van contractuele bepalingen en stimulansen - Openbare verklaringen door de organisatie - Betrekken van de gemeenschap, politieke leiders of andere stakeholders - Nemen van investeringsbeslissingen - Delen van kennis en informatie - Uitvoeren van gezamenlijke projecten - Stimuleren van good practices - Vormen van partnerschapen met brancheverenigingen, organisaties en andere. 20

21 Vraag 27: voorbeelden van methoden om invloed uit te oefenen. Voorbeelden van manieren waarop Albron haar invloed uit probeert te oefenen zijn: De Albron multiplier (onderdeel van het MVO beleid, zie ook vraag 3a); het aansturen van leveranciers door middel van inkoopvoorwaarden, leveranciersaudit en evaluatie gesprekken; het op gang brengen van keteninitiatieven (zie voor een overzicht van keteninitiatieven de manager Kwaliteit), gedragsregels voor derden, waar mogelijk deelnemen in branche-initiatieven; het proactief aandragen van duurzaamheidoplossingen bij opdrachtgevers; daarnaast actieve kennisverspreiding door presentaties, deelname aan congressen etc. 6.2 Due diligence Vraag 28: wijze van toepassen van gepaste zorgvuldigheid. Albron voert een periodieke due diligence analyse uit op haar eigen activiteiten en op de keten op basis van een vastgestelde set criteria (mogelijke risico s gerelateerd aan MVO indicatoren). Deze betreft een inventarisatie, risicotypering, en te nemen beheersmaatregelen. De analyse is ondergebracht in de risk management module binnen het PARAAT systeem, ondersteund door de aanwezige managementsystemen (ISO 9001, ISO en OHSAS 18001). Vraag 29: componenten van gepaste zorgvuldigheid die worden meegenomen. De volgende componenten worden meegenomen: - Beoordelen of Albron met gepaste zorgvuldigheid haar beleid toepast - Beoordelen van de risico s en beheersmaatregelen in het proces. - Beoordelen mogelijke imagoschade voor Albron, door beleid en/of uitvoering van werkzaamheden van een leverancier en/of partner - Vaststellen van passende acties om de negatieve effecten van haar besluiten en activiteiten aan te pakken. Vraag 30: Hoe past de organisatie gepaste zorgvuldigheid toe in haar invloedssfeer? Albron past in haar invloedssfeer gepaste zorgvuldigheid toe. Met leveranciers wordt een actieve dialoog gevoerd aan de hand van inkoopvoorwaarden en performancegesprekken. Ook het is beleid dat Albron hanteert om op een zorgvuldige wijze om te gaan met haar klanten een voorbeeld van gepaste zorgvuldigheid binnen de invloedsfeer. Tevens heeft Albron een due diligence systematiek opgezet, waarbij in overnametrajecten duurzaamheidonderwerpen (zoals mensenrechten) worden meegenomen. Hieronder vallen met name ook de overnametrajecten binnen de catering waarin medewerkers door Albron worden overgenomen. Ook Albron s kwaliteitsmanagementsystemen dragen bij aan een zorgvuldige omgang met alle betrokkenen. Vraag 31: Negatieve effecten op stakeholders die zijn geïdentificeerd. Tot op heden heeft Albron nog geen negatieve effecten geconstateerd anders dan die in de gebruikelijke verbetersystematiek kunnen worden opgelost. 6.3 Visie, missie, beleid en strategie Vraag 32: wijze waarop MVO vertaald is in haar visie, missie, beleid, strategie en/of gedragscode(s). Zie duurzaamheid-en GRI verslag. Vraag 33: het resultaat van dit proces. Het resultaat van het doorlopen traject is volledige integratie van ISO principes in de organisatie. 21

22 De 7 principes van ISO26000 zijn binnen de bij Albron gehanteerde normen en procedures geborgd en maken onderdeel uit van het besluitvormingsproces. 6.4 Prioriteren van MVO onderwerpen Vraag 34: wijze waarop de organisatie de prioriteit van (acties voor) MVO onderwerpen vaststelt. Volgens de ISO richtlijn kan het voor een organisatie zinvol zijn om prioriteiten vast te stellen voor de implementatie van significante onderwerpen. Mogelijke criteria die worden genoemd 1 en die voor Albron zijn gehanteerd zijn: - De huidige prestaties van de organisatie m.b.t. het naleven van de wet, internationale (gedrags)normen, state of the art en best practice. - Of het onderwerp in belangrijke mate van invloed kan zijn op het vermogen van de organisatie om aan belangrijke doelstellingen te voldoen. - Gerelateerd zijn aan het voldoen van wetgeving of codes of potentiële schendingen van mensenrechten. - De potentiële effecten van de actie in vergelijking tot de middelen die zijn vereist voor implementatie. - De tijd die nodig is om de gewenste resultaten te bereiken. - Of er een belangrijke kostenimplicatie is als het onderwerp niet snel wordt aangepakt. - Van groot belang zijn voor belanghebbenden, vooral voor klanten. - Eenvoudig en snel zijn te implementeren, wat invloed kan hebben op toenemend bewustzijn over en motivatie voor acties met betrekking tot verantwoordelijkheid binnen de organisatie. Voor het beoordelen van de mate waarin het criterium prioriteit heeft, zijn tevens de volgende drie gradaties gehanteerd: 1 Laag 2 Middel 3 Hoog Jaarlijks wordt hierover gerapporteerd in ons duurzaamheid-en GRI verslag en Fira rapport. Vraag 35: onderwerpen die prioriteit hebben. Zie materialiteitsmatrix en bovengenoemde rapportages. Vraag 36: acties n.a.v. prioritaire onderwerpen. Zie vraag 35t. 6.5 Ontwikkelen bewustzijn en competentie Vraag 37: wijze waarop de organisatie bewustzijn creëert voor MVO. Albron voert een continue dialoog met zowel interne als externe stakeholders, ondersteund door aandacht voor MVO in allerlei communicatiekanalen, zoals bespreking in het afdelingsoverleg, communicatie via het personeelsblad, intranet, de website, deelname aan congressen, debatten etcetera. Vraag 38: wijze waarop de organisatie de benodigde competenties voor MVO identificeert en ontwikkelt. Identificatie en ontwikkeling van competenties die nodig zijn om MVO in de organisatie te integreren is onderdeel van de functieprofielen binnen Albron. Voor interne ontwikkeling van competenties wordt dit ingevuld door trainingen en opleiding en communicatie via eerder 1 De criteria zijn gebaseerd op ISO Guidance on Social Responsibility. 22